TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 21.4

CTY TNHH ĐIỆN TOÁN THÁI MINH  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 21.4 Thông tin liên hệ: Email: qltv214@gmail.com ĐT: 07106 529 049 – 0988 116 214 Tài liệu lưu hành nội Hậu Giang, tháng 12 năm 2016 Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang MỤC LỤC PHẦN 1: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN THƯ VIỆN 1.1: Khai báo thông tin 1.2:Quản trị hệ thống 1.2.1: Hướng dẫn xóa liệu 1.2.2: Hướng dẫn Sao lưu liệu PHẦN 2: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN DANH MỤC 2.1: Danh mục dùng chung 2.2: Danh mục thư viện 2.2.1 Hướng dẫn khai báo Kho tài liệu 2.2.2 Danh mục sưu tập số 2.2.3 Danh mục phân loại 19 dãy .9 2.2.4 Danh mục chuyên đề - chủ điểm .9 2.2.5 Danh mục nhà cung cấp 2.3: Hướng dẫn quản lý viết trang OPAC .10 PHẦN 3: HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP THÔNG TIN BẠN ĐỌC 12 3.1: Thiết lập Tổ môn 12 3.2: Hướng dẫn xem danh sách giáo viên toàn trường .16 3.3: Danh mục lớp học .17 3.3.1: Nhập học sinh vào hệ thống 17 3.3.2: Nhập nhiều học sinh vào lớp học 19 3.3.3: Nhập toàn học sinh vào nhiều lớp học 20 3.4: Danh sách học sinh – in thẻ HS, GV 23 3.4.1: Danh sách học sinh .23 3.4.2: In thẻ HS 23 3.4.3: In thẻ GV 25 PHẦN 4: HƯỚNG DẪN NHẬP SÁCH 26 4.1 Hướng dẫn tạo phiếu nhập sách 26 4.2 Hướng dẫn nhập sách 26 4.3 Hướng dẫn đăng ký số cá biệt 27 Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 4.4 Hướng dẫn in Phiếu Biên bàn giao 27 4.5 Hướng dẫn nhập sách file excel 28 PHẦN 5: HƯỚNG DẪN HỒI CỐ DỮ LIỆU SÁCH VÀO PHẦN MỀM 31 PHẦN 6: HƯỚNG DẪN IN CÁC LOẠI NHÃN - PHÍCH 34 A Hướng dẫn in nhãn 34 B Hướng dẫn in phích .36 PHẦN 7: HƯỚNG DẪN TRA CỨU TÀI LIỆU 38 PHẦN 8: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 39 A Tạo sưu tập .39 B Tạo phiếu nhập chi tiết tài liệu điện tử .40 PHẦN 9: HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ BẠN ĐỌC 43 A Checkin (Ghi nhận lượt sử dụng thư viện) 43 B Mượn Đọc chỗ 43 C Mượn nhà 43 PHẦN 10: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU .46 10.1: Quản lý kho .46 10.2: Hướng dẫn quản lý hỏng, sách 46 10.3: Hướng dẫn lập phiếu lý tài liệu .52 PHẦN 11: BÁO CÁO THỐNG KÊ .57 11.1: Hướng dẫn xuất sổ ĐKCB kho sách 57 11.2: Hướng dẫn xuất sổ tổng quát 59 Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang PHẦN 1: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN THƯ VIỆN 1.1: Khai báo thơng tin Giải thích: Cập nhật thơng tin thư viện trường học Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD đăng nhập vào phần mềm nhấp chọn Hệ thống (1), chọn tiếp Khai báo (2) Màn hình hiển thị sau: Bước 2: NSD nhập thông tin vào khung số (3) Sau hoàn tất, NSD nhấp chọn Cập nhật (4) để lưu lại thông tin Lưu ý: Các phần thông tin Tên Cán phụ trách Ban Giám hiệu phụ trách sử dụng từ danh sách giáo viên Vì vậy, sau cập nhật danh sách giáo viên, NSD chọn thơng tin Cán tương ứng 1.2:Quản trị hệ thống Giải thích: Hướng dẫn NSD Xóa Sao lưu liệu máy tính Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD nhấp chọn Hệ thống (1), chọn tiếp Quản trị (2) Bước 2: NSD nhấp Chọn Thực (3) dòng Làm liệu phần mềm Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang Giao diện phần mềm hiển thị sau: 1.2.1: Hướng dẫn xóa liệu Các số từ đến tương ứng với dòng chức tương ứng sau: Dịng Nút chức Giải thích Thao tác (1) Xóa tồn CSDL Xóa tất kho sách, tất Nhấp Thực thư viện bạn đọc (2) Xóa tồn ấn phẩm Xóa tồn ấn phẩm có Nhấp Thực kho (3) Xóa phiếu nhập tăng Xóa phiếu nhập phần B1: Chọn số phiếu Nhập sách B2: Nhấp thực (4) Xóa phiếu báo Xóa phiếu ghi nhận sách Cty TNHH Điện tốn Thái Minh 07106529049 B1: Chọn số phiếu Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang B2: Nhấp thực (5) Xóa phiếu lý Xóa phiếu lý B1: Chọn số phiếu B2: Nhấp thực (6) Xóa kho ấn phẩm (7) Xóa số ĐKCB theo Xóa tồn số ĐKCB B1: Chọn kho kho kho, giữ lại ấn phẩm B2: Nhấp thực (8) Xóa học sinh theo Xóa tồn học sinh bao B1: Chọn năm học năm học gồm khối lớp B2: Nhấp thực Xóa tồn sách kho B1: Chọn kho ấn phẩm số ĐKCB có B2: Nhấp thực kho 1.2.2: Hướng dẫn Sao lưu liệu Các số từ đến tương ứng với dòng chức tương ứng sau: Dịng Nút chức Giải thích Thao tác (1) Sao lưu toàn Sao lưu bạn đọc, sách Nhấp thực CSDL kho, sổ ĐKCB (2) Sao lưu sổ mượn Sao lưu sổ mượn đối Nhấp nút tương đứng để GV, HS, Theo lớp tượng thực thực (3) Sao lưu kho sách (4) Sao lưu toàn Sao lưu theo chứng từ nhập Nhấp thực Cty TNHH Điện toán Thái Minh Sao lưu ấn phẩm kho B1: Chọn kho với số lượng tên sách số B2: Nhấp thực cụ thể 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang chứng từ sách (5) Sao lưu toàn HS Sao lưu Danh sách HS Nhấp thực (6) Sao lưu toàn Sao lưu Danh sách GV GV Nhấp thực Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang PHẦN 2: HƯỚNG DẪN KHAI BÁO THÔNG TIN DANH MỤC 2.1: Danh mục dùng chung Giải thích: Cập nhật thơng tin chung địa bàn toàn Sở Giáo dục Đào tạo Thao tác thực hiện: NSD nhấp chọn Danh mục (1), chọn tiếp Dùng chung (2) Màn hình hiển thị hình sau: 2.2: Danh mục thư viện Giải thích: Danh mục thiết lập riêng áp dụng thực tế đơn vị Thao tác thực hiện: 2.2.1 Hướng dẫn khai báo Kho tài liệu Bước 1: Tại Danh mục (1), Thư viện (2), NSD nhấp chọn Kho tài liệu (3), thông tin kho tài liệu hiển thị trang bên Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang Bước 2: NSD nhấp chọn Tạo danh mục (4) để thêm kho tài liệu Cửa sổ hình hiển thị sau: NSD nhấp chọn Ký hiệu kho (1), Diễn giải tên kho (2) Ghi (3) có Sau thiết lập xong, NSD nhấp Lưu (4) đóng cửa sổ lại (5) Kho tài liệu hiển thị sau: Để chỉnh sửa thông tin, NSD nhấp chọn biểu tượng chỉnh sửa (1) lưu thông tin lại Để xóa kho tài liệu NSD nhấp chọn dấu trừ (2) kho tài liệu 2.2.2 Danh mục sưu tập số Giải thích: Tạo danh sách chuyên đề mà Thư viện muốn phát triển vốn tài liệu số Thao tác thực hiện: Thao tác thực tương tự mục 3.1 2.2.3 Danh mục phân loại 19 dãy Giải thích: Danh mục phân loại 19 dãy áp dụng cho thư viện trường học Thao tác thực hiện: Thao tác thực tương tự mục 3.1 2.2.4 Danh mục chuyên đề - chủ điểm Giải thích: Tạo danh mục chuyên đề, chủ điểm nằm định hướng hoạt động thư viện Thao tác thực hiện: Thao tác thực tương tự mục 3.1 2.2.5 Danh mục nhà cung cấp Giải thích: Bổ sung danh sách nhà cung cấp sách để bổ sung hoàn chỉnh cho hóa đơn bổ sung sách Thao tác thực hiện: Thao tác thực tương tự mục 3.1 Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 2.3: Hướng dẫn quản lý viết trang OPAC Giải thích: Hướng dẫn NSD tạo viết hiển thị trang OPAC Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD nhấp chọn Danh mục(1), chọn tiếp Bài viết(2) Bước 2: NSD nhấp chọn mục muốn đăng, ví dụ Tin tức viết(3) sau nhấp Tạo bài(4) Giao diện Soạn viết hình sau, NSD nhập tiêu đề viết(1), tóm tắt(2) có, chọn chủ đề(3) soạn nội dung viết khung(4) NSD sử dụng chức soạn thảo Office Microsoft Word để định dạng nội dung văn Xem thêm hướng dẫn soạn thảo nội dung nâng cao để sử dụng hiệu Sau hoàn tất, NSD nhấp Lưu bài(5) Thông tin tổng quan viết hiển thị dạng danh mục, thứ tự trước sau NSD nhấp biểu tượng chỉnh sửa(1) để chỉnh sửa, nhấp Xóa(2) để xóa viết Nhấp vào biểu tượng Kính lúp(3) để xem viết Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 10 Cửa sổ hình hiển thị ra, NSD nhập thông tin cần thiết khung(1), sau hồn tất nhấp Lưu(2) đóng cửa sổ lại(3) Thông tin phiếu Hỏng hiển thị bên dưới, NSD nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa(1) để chỉnh sửa thông tin phiếu, nhấp Thêm(2) để thêm chi tiết phiếu Nhấp dấu trừ(3) để xóa phiếu Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 47 Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành nhập chi tiết sách bị hỏng Giao diện hình hiển thị sau, NSD nhấp chọn ImportFile Cửa sổ hiển thị lên, NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải mẫu nhập Thông thường file mẫu tải thư mục Download máy tính Sau tải hồn tất, NSD nhấp trực tiếp file để mở lên(2) Thông tin file mẫu hình sau, NSD tiến hành xóa hết liệu mẫu nhập vào số ĐKCB bị hỏng Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 48 Kiểm tra dòng bắt đầu dòng kết thúc Ví dụ trường hợp dịng bắt đầu dòng kết thúc Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 49 Mở lại cửa sổ phần mềm, NSD nhập dòng kết thúc vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) lấy lên file vừa nhập liệu, nhấp Import(3) Thông tin ấn phẩm hiển thị khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) Thốt(6) để trở phần mềm Thơng tin ấn phẩm báo hỏng hiển thị sau: Bước 4: Sau chuyển liệu vào phiếu báo hỏng mất, NSD nhấp chọn hình Máy in để in chi tiết phiếu báo hỏng Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 50 Kết sau in Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 51 10.3: Hướng dẫn lập phiếu lý tài liệu Giải thích: Hướng dẫn NSD lập phiếu lý ấn phẩm Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Thanh lý(2) Bước 2: NSD nhấp chọn Lập phiếu(3) để tạo phiếu Cửa sổ hình hiển thị lên, NSD nhập thơng tin cần thiết vào khung(1), sau hồn tất NSD nhấp Lưu(2) đóng cửa sổ lại(3) Phiếu lý hiển thị hình sau, NSD nhấp Chỉnh sửa(1) để cập nhật thông tin phiếu Nhấp Thêm(2) để nhập chi tiết phiếu Thanh lý, nhấp dấu Trừ(3) để xóa phiếu Cty TNHH Điện tốn Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 52 Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần lý vào phiếu NSD nhấp Nạp dm sách chờ lý(1) để nhận toàn ấn phẩm báo hỏng chuyển vào phiếu lý Nhấp Import file xuất(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thành lý vào phiếu file excel Khi nhấp vào Import file xuất(2), cửa sổ hình hiển thị sau: NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải file excel nhập liệu Thông thường file mẫu tải thư mục Download máy tính Sau tải hoàn tất, NSD nhấp trực tiếp vào file để mở lên(2) Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 53 Thông tin phiếu nhập lý hiển thị hình sau, NSD nhập số ĐKCB cần lý ghi lý có Kiêm tra dòng bắt đầu dòng kết thúc Trường hợp dòng bắt đầu dòng kết thúc Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 54 NSD mở lại cửa sổ hệ thống, nhập dòng kết thúc vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) để lấy lên file liệu vừa nhập nhấp Import(3) Thông tin ấn phẩm lý hiển thị khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) Thoát phần mềm(6) Thông tin phiếu lý hiển thị sau: Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 55 Để in chi tiết phiếu lý, NSD nhấp chọn In phiếu Thông tin chi tiết phiếu lý hình sau: Cty TNHH Điện tốn Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 56 PHẦN 11: BÁO CÁO THỐNG KÊ 11.1: Hướng dẫn xuất sổ ĐKCB kho sách Giải thích: Hướng dẫn NSD xem xuất sổ ĐKCB theo kho sách Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKCB(2) Bước 2: NSD Chọn kho muốn xuất sổ(3) nhấp Thực hiện(4) Thông tin sổ ĐKCB tổng hợp NSD nhấp Xem sổ(5) để xem trực tiếp trình duyệt Hoặc nhấp Xuất file word(6) xuất file excel(7) máy Kết xem sổ ĐKCB trực tiếp trình duyệt(5) hình sau: Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 57 Sổ đăng ĐKCB xuất file word(6): Sổ ĐKCB xuất file excel(7) Tương tự, NSD chọn kho tài liệu khác thực thao tác Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 58 11.2: Hướng dẫn xuất sổ tổng quát Giải thích: Hướng dẫn NSD xuất sổ đăng ký tổng quát Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKTQ(2) Bước 2: NSD nhấp chọn phần muốn xuất(3), chọn Thực hiện(4) Kết tổng hợp hiển thị bên dưới, NSD nhấp Xem sổ(5) để xem trực tiếp trình duyệt, chọn xuất file word(6) file excel(7) Phần nhập tăng xem từ trình duyệt(5) nhu hình sau: Phần nhập tăng sau xuất máy file word(6) Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 59 Phần xuất xem từ trình duyệt(5) Phần xuất xuất file word(6) Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 60 CẤM SAO CHÉP VỚI MỌI HÌNH THỨC Cty TNHH Điện tốn Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 61 ... DẪN TRA CỨU TÀI LIỆU Giải thích: Tra cứu tài liệu có thư viện Thao tác thực hiện: Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Tài liệu có(2) Bước 2: NSD nhập thơng tin cần tìm trường liệu khung(3)... thơng tin lại Để xóa kho tài liệu NSD nhấp chọn dấu trừ (2) kho tài liệu 2.2.2 Danh mục sưu tập số Giải thích: Tạo danh sách chuyên đề mà Thư viện muốn phát triển vốn tài liệu số Thao tác thực hiện:... thiết lập riêng áp dụng thực tế đơn vị Thao tác thực hiện: 2.2.1 Hướng dẫn khai báo Kho tài liệu Bước 1: Tại Danh mục (1), Thư viện (2), NSD nhấp chọn Kho tài liệu (3), thông tin kho tài liệu hiển