TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP E-OFFICE

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP E-OFFICE Hà Nội, 2020 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Trang 2/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Đặc điểm hệ thống Đối tượng người dùng .9 Mô tả tài liệu Cách đăng nhập chương trình .9 4.1 Đăng nhập 4.2 Thoát khỏi hệ thống .10 4.3 Cập nhật thông tin 10 Cấu trúc chương trình 11 Các chức dùng chung 12 6.1 Thêm liên tiếp 12 6.2 Sửa ghi 12 6.3 Xem thông tin ghi 12 6.4 Xóa ghi 13 6.5 Tìm kiếm ghi 13 6.6 Ẩn/ ghi 13 6.7 Xem thông báo hệ thống 15 PHẦN II NGHIỆP VỤ VĂN BẢN 15 Văn đến 15 1.1 Thêm văn đến/ nội (Văn thư) 15 1.2 In sổ văn (Văn thư) .17 1.3 Ý kiến xử lý văn (Văn thư đơn vị) 18 1.4 Thông tin luân chuyển 20 1.5 Thu hồi văn 20 1.6 Trả lại văn .21 1.7 Lưu thư mục cá nhân 21 1.8 Quản lý công việc 22 1.9 Cập nhật trạng thái người dùng 22 Văn 23 2.1 Thêm văn 23 2.2 Cấp số văn 24 2.3 Luân chuyển văn 25 Trang 3/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành 2.4 Lưu thư mục cá nhân 26 2.5 Góp ý văn 26 2.6 Quản lý công việc 27 2.7 Thu hồi văn 27 2.8 In sổ (Văn thư) 28 Văn dự thảo 28 3.1 Thêm văn .28 3.2 Danh sách văn bản/ văn chưa xử lý/ xử lý .30 3.3 Đưa ý kiến xử lý 30 3.4 Reply ý kiến xử lý 31 3.5 Trình lãnh đạo 31 3.6 Duyệt/ Từ chối/ Hủy duyệt 32 3.7 Chuyển phát hành/ Kết thúc 33 PHẦN III QUẢN LÝ CÔNG VIỆC .34 Công việc 34 4.1 Thêm công việc 34 4.2 Danh sách công việc 35 4.3 Giao việc tiếp 35 4.4 Cập nhật thành phần tham gia .35 4.5 Ý kiến xử lý 36 4.6 Cập nhật trạng thái công việc 37 4.7 Đánh giá công việc 37 4.8 Yêu cầu làm lại 37 4.9 Cập nhật thời gian thực tế cho công việc 38 Ủy quyền (Lãnh đạo) 38 PHẦN IV HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ 40 Quản lý phòng họp 40 6.1 Quản lý danh mục phòng họp 40 6.2 Quản lý thông tin đặt phòng 42 Quản lý đặt xe 46 7.1 Quản lý danh mục xe 46 7.2 Quản lý thông tin đặt xe 47 PHẦN V THÔNG BÁO NỘI BỘ 50 Trang 4/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Danh bạ 50 Thông báo 51 PHẦN VI TÀI LIỆU DÙNG CHUNG 52 10 Hồ sơ công việc 52 10.1 Thêm hồ sơ công việc 52 10.2 Danh sách hồ sơ công việc 53 11 Thư viện tài liệu 54 11.1 Biểu mẫu 54 11.2 Danh mục tài liệu 55 11.3 Tài liệu 56 PHẦN VII THƯ MỤC CÁ NHÂN 58 12 Văn 58 13 Tài liệu 59 13.1 Danh mục tài liệu 59 13.2 Tài liệu 59 14 Lịch cá nhân 61 15 Chát nội 62 PHẦN VIII BÁO CÁO THỐNG KÊ 65 16 Báo cáo thống kê văn đến 65 16.1 Báo cáo chi tiết tình hình xử lý văn đến 65 16.2 Báo cáo tình hình xử lý văn đến đơn vị 66 17 Báo cáo thống kê văn 67 17.1 Thống kê văn 67 17.2 Thống kê tổng hợp văn 67 PHẦN IX QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 68 18 Cơ cấu tổ chức 68 18.1 Đơn vị, phòng ban 68 18.2 Nhóm đơn vị 72 19 Tài khoản 74 19.1 Quản lý vai trò hệ thống 74 19.2 Chức danh 76 19.3 Quản lý người dùng 79 Trang 5/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành 19.4 20 Nhóm người dùng 85 Danh mục 86 20.1 Danh mục động 86 20.2 Cơ quan gửi, nhận .89 20.3 Loại văn 90 20.4 Sổ văn 91 21 Log hệ thống 92 22 Cấu hình hệ thống 93 Trang 6/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành CÁC PHIÊN BẢN Phiên Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT STT Thuật ngữ/Viết tắt Ý nghĩa NSD Người sử dụng HDSD Hướng dẫn sử dụng VB Văn CSDL Cơ sở liệu CNTT Công nghệ thông tin BLĐ Ban Lãnh đạo TÀI LIỆU THAM KHẢO STT Tên tài liệu Nguồn Ghi Trang 7/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿*䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿+䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿,䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿-䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿.䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿࿿267䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿8䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿9䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿:䨄䷯࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿;䨄℣࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿< ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿AЀⓦ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿B䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿C䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿D䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿E䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿K䨄ᐡ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿L䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿M䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿N䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿O䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿U䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿V䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿W䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿X䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿Y䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿_ᚐ䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿`䨄▗࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿a䨄ອ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ bcd ijklmn stuvwx ~ ƯĐăâêô ằẳẵắ ặầẩẫấ ẽéẹềểễ ĩíị óọồổ ỗố ợùủũú ứựỳỷỹý ࿿࿿࿿࿿࿿࿿ė䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿Ę䨄ᾞ࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿ę䨄䨄࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿࿿•-••▪• • Đặc điểm hệ thống Hệ thống phát triển Web Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống: Thống tin học hố quy trình hoạt động tác nghiệp, hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải công việc doanh nghiệp để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, công chức Xây dựng hệ thống kho VB điện tử, khắc phục cách tình trạng cát thơng tin, cung cấp thông tin VB phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý, cán chun mơn cách thuận tiện, xác, đầy đủ kịp thời Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng công cụ CNTT, bước tạo thói quen làm việc mơi trường mạng sử dụng thơng tin điện tử, bên cạnh nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá quy trình xử lý thơng tin, giải công việc cán bộ, công chức với hỗ trợ hiệu phần mềm hoạt động mạng, bước góp phần thực cải cách hành Quản lý tồn văn quan bao gồm văn đến, văn đi, văn nội bộ, văn dự thảo, thực gửi nhận VB với quan, tổ chức, cá nhân bên bên ngồi thơng qua mơi trường mạng Quản lý tồn liệu phát sinh trình luân chuyển xử lý văn bao gồm phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, ý kiến trao đổi góp ý q trình xử lý văn hệ thống mạng Tạo lập quản lý hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại tồn q trình xử lý hồi báo văn hệ thống mạng Tạo lập quản lý loại báo cáo tình hình luân chuyển, quản lý xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp lãnh đạo cán quan Chuẩn hóa, tạo lập lưu trữ thơng tin danh mục nhằm quản lý đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn hỗ trợ việc phân xử lý loại văn theo thẩm quyền giải Hỗ trợ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ Tích hợp với thành phần khác có liên quan hệ thống thông tin quan nhà nước nhằm trao đổi thơng tin 10 Đơn giản hố quy trình, giảm thời gian xử lý cơng việc, tiết kiệm chi phí hành quản lý chặt chẽ tiến trình giải thủ tục góp phần nâng cao hiệu cơng tác cải cách hành 11 Xây dựng hệ thống kho văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thơng tin, cung cấp thông tin văn hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu lãnh đạo, cán quản lý cán chun mơn nhanh chóng, xác, đầy đủ kịp thời Trang 8/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Đối tượng người dùng Văn thư Thư ký Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo phịng ban: Trưởng/ phó phịng Chun viên Quản trị hệ thống Mô tả tài liệu Nội dung tài liệu bao gồm phần sau: Phần I – Giới thiệu tổng quan: Giúp người đọc hình dung đặc điểm hệ thống, cấu trúc tài liệu Phần II – Chi tiết chức năng: Hướng dẫn quản trị hệ thống thực chi tiết chức Cách đăng nhập chương trình Đăng nhập Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần cấp tài khoản đăng nhập với tên mật truy cập Khi cấp quyền, người dùng đăng nhập hệ thống theo bước sau: Mở trình duyệt FireFox Chrome máy tính, nhập địa chương trình vào address Trên hình đăng nhập, người dùng nhập tên đăng nhập mật Trang 9/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Tích chọn – Để người dùng hoạt động hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để người dùng khơng cịn hiệu lực khơng hiển thị form liên quan Kích hoạt/Ngừng kích hoạt Tên truy cập Là thông tin để người dùng đăng nhập vào hệ thống Chính tên email Chức danh Chức danh chọn tương ứng với vai trò - quyền hạn người dùng VTCT to (vị trí chức Để xác định vị trí chức vụ cao đơn vị, để đảm bảo nút trình ký khơng hiển thị với vị trí cấp cao vụ to nhất) Ảnh đại diện Kích Kích Hỗ trợ người dùng chọn ảnh cá nhân từ máy tính lên hệ thống để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa ghi, xem thơng tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Chuyển đơn vị cơng tác Mục đích: Hỗ trợ chuyển người dùng sang đơn vị, phòng ban khác Khi cán chuyển công tác sang đơn vị phòng ban mới, người quản trị cấp cao quyền chuyển thông tin cán sang tất phòng ban, đơn vị trực thuộc Trường Đại học Mỏ Địa chất Đối với quản trị cấp đơn vị phép chuyển thơng tin cán sang phịng ban thuộc đơn vị Để Chuyển đơn vị cơng tác, quản trị viên cần thực bước sau: Trên hình danh sách người dùng, tích chọn nút chuyển đơn vị công tác người dùng muốn Hệ thống hiển thị hình chuyển đơn vị cơng tác Trang 80/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Nhập liệu vào trường thơng tin: Đơn vị/ Phịng ban: Chọn thơng tin đơn vị phịng ban mà cán chuyển đến cơng tác Kích để xác nhận việc chuyển đổi đơn vị cán Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Thêm vai trò cho người dùng Mục đích: Một người dùng kiêm nhiệm số chức hệ thống kiêm nhiệm quản lý đặt phòng, đặt xe, thư viện tài liệu… Để Thêm vai trò cho người dùng, quản trị viên cần thực bước sau: Trên hình danh sách người dùng, tích chọn nút người dùng muốn chuyển đơn vị công tác Hệ thống hiển thị hình Thêm vai trị cho người dùng Trang 81/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Người dùng tích chọn vào vai trị hình: Kích để xác nhận việc chuyển đổi đơn vị cán Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Reset mật cho người dùng Mục đích: Cho phép người quản trị thực reset lại mật người dùng mật mặc định Để Reset mật người dùng, quản trị viên cần thực bước sau: Trên hình danh sách người dùng, tích chọn nút chuyển đơn vị công tác người dùng muốn Trang 82/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Hệ thống hiển thị hình Reset mật cho người dùng Người dùng nhập mật mặc định muốn reset cho người dùng Kích để xác nhận việc chuyển đổi đơn vị cán Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Thêm chức danh kiêm nhiệm Mục đích: Khi cán kiêm nhiệm công tác nhiều đơn vị, quản trị cấp cao sử dụng chức Thêm chức danh kiêm nhiệm để gán thông tin người dùng vào đơn vị khác Để thực hiên thao tác thêm chức danh kiêm nhiệm, người quản trị cấp cao cần thực bước sau: Trên danh sách người dùng, Kích nút hình hiển thị giao diện sau Trang 83/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Người dùng nhập thông tin trường hình thêm người dùng có sẵn với trường thông tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý - Hỗ trợ tìm kiếm tên hiển thị người dùng có Tên người dùng hệ thống - Có thể chọn nhiều đơn vị phịng ban kích dấu “x” để bỏ chọn Đơn vị Chức danh - Với vai trò quản trị cấp cao hiển thị tất đơn vị phòng ban Trường Đại học Mỏ - Địa chất - Với vai trò quản trị cấp đơn vị hiển thị phòng ban thuộc đơn vị người dùng thiết lập - Có thể chọn nhiều đơn vị phịng ban kích dấu “x” để bỏ chọn Thay đổi chức danh quyền người dùng hệ thống Kích Cập nhật để xác nhận việc thêm người dùng có sẵn Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Import người dùng Mục đích: Import danh sách người dùng có sẵn vào hệ thống Để import người dùng, quản trị viên cần thực bước sau: Trên hình danh sách người dùng, kích Nhập danh dách người dùng vào mẫu excel vừa tải kích Trang 84/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Người dùng chọn file import vào hệ thống: Kích để xác nhận Kích để hủy bỏ Nhóm người dùng Mục đích: Khi cần gửi văn cơng việc cho nhiều cán thuộc đơn vị, phòng ban khác mà khơng cần chọn nhiều lần người dùng sử dụng chức nhóm người dùng để gom nhóm người dùng hệ thống Vai trò thực hiện: Văn thư đơn vị, Văn thư phòng ban, Quản trị hệ thống Để Nhóm người dùng, người dùng thực bước sau: Truy cập menu Quản trị hệ thống, chọn Tài khoản/ Nhóm người dùng Trên hình danh sách, người dùng kích hình thêm sau: , chương trình hiển thị Người dùng nhập thơng tin trường hình thêm nhóm người dùng với trường thông tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Trang 85/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Tên nhóm người dùng, Mơ Là thơng tin hiển thị danh sách chức liên tả quan - Với vai trò quản trị cấp cao,văn thư hiển thị tất Người dùng Sử dụng Thứ tự Kích người dùng hệ thống - Với vai trò văn thư phòng ban hiển thị người dùng thuộc đơn vị - Có thể chọn nhiều đơn vị phòng ban kích dấu “x” để bỏ chọn Tích chọn – Để nhóm người dùng sử dụng hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để nhóm người dùng khơng cịn hiệu lực khơng hiển thị form liên quan Quyết định vị trí hiển thị ghi danh sách nhóm người dùng form liên quan Thông tin tự động tăng người dùng phép chỉnh sửa để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa ghi, xem thơng tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Danh mục Mục đích: Là nhóm chức hỗ trợ người dùng quản lý tạo danh mục dùng chung toàn hệ thống Danh mục gồm chức sau: Danh mục Cơ quan gửi, nhận Loại văn Sổ văn Trên menu trái, kích chọn Quản trị hệ thống/ Danh mục Danh mục động Mục đích: Hỗ trợ tạo danh mục động, form nhập liệu phát sinh thêm trường thông tin dạng combo, người quản trị cấp cao sử dụng chức thêm danh mục để định nghĩa tên trường liệu Vai trò thực hiện: Quản trị cấp cao Thêm danh mục Để Thêm danh mục, quản trị viên cần thực bước sau: Truy cập menu Quản trị hệ thống, chọn Danh mục/ Danh mục động Trang 86/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Trên hình danh sách, người dùng kích hình thêm sau: , chương trình hiển thị Người dùng nhập thơng tin trường hình thêm danh mục với trường thông tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Tên danh mục, Tên viết Nhập thông tin trường danh mục tắt, Mô tả Chức sử dụng Thứ tự Sử dụng Kích Kích - Quyết định danh mục biên tập sử dụng cho chức tương ứng hệ thống như: Văn đến, Văn đi, Dự thảo, Cơng việc, Chương trình cơng tác, Xử lý kiến nghị - Người dùng thực nhập tên chức kích chọn ghi Quyết định vị trí hiển thị ghi danh sách danh mục form liên quan Thông tin tự động tăng người dùng phép chỉnh sửa Tích chọn – Để danh mục sử dụng hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để danh mục khơng cịn hiệu lực khơng hiển thị form liên quan để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa Trang 87/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành ghi, xem thông tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Thêm liệu cho trường thông tin Để Thêm liệu cho trường thông tin, quản trị viên cần thực bước sau: Sau thêm thành cơng danh mục, người dùng kích vào phần thơng tin highlight (tên danh mục) Trên hình danh sách liệu, người dùng kích thị hình thêm sau: , chương trình hiển Người dùng nhập thơng tin trường hình thêm liệu cho danh mục với trường thông tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Tên danh mục, Tên viết Nhập thông tin trường danh mục giá tắt, Mô tả trị Thứ tự Sử dụng Kích Kích Quyết định vị trí hiển thị ghi danh sách liệu danh mục form liên quan Thông tin tự động tăng người dùng phép chỉnh sửa Tích chọn – Để liệu danh mục sử dụng hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để liệu danh mục khơng cịn hiệu lực khơng hiển thị form liên quan để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa Trang 88/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành ghi, xem thông tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Cơ quan gửi, nhận Mục đích: Khi phát sinh thêm quan gửi - nhận văn bản, người quản trị cấp cao sử dụng chức thêm quan gửi nhận để bổ sung thông tin vào hệ thống Vai trò thực hiện: Quản trị cấp cao Để Thêm Cơ quan gửi nhận, quản trị viên cần thực bước sau: Truy cập menu Quản trị hệ thống, chọn Danh mục/ Cơ quan gửi nhận Trên hình danh sách, người dùng kích hình thêm sau: , chương trình hiển thị Người dùng nhập thơng tin trường hình thêm quan gửi nhận với trường thông tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Tên nơi quan gửi, nhận, Nhập thông tin trường quan gửi Tên viết tắt, Mô tả nhận Thứ tự Sử dụng Kích Quyết định vị trí hiển thị ghi danh sách quan gửi nhận form liên quan Thông tin tự động tăng người dùng phép chỉnh sửa Tích chọn – Để quan gửi nhận sử dụng hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để quan gửi nhận khơng cịn hiệu lực không hiển thị form liên quan để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa Trang 89/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành ghi, xem thông tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Loại văn Mục đích: Khi phát sinh thêm loại văn mới, người quản trị cấp cao sử dụng chức thêm loại văn để bổ sung thơng tin vào hệ thống Vai trị thực hiện: Quản trị cấp cao Để Thêm loại văn bản, quản trị viên cần thực bước sau: Truy cập menu Quản trị hệ thống, chọn Danh mục/ Loại văn Trên hình danh sách, người dùng kích , chương trình hiển thị hình thêm sau: Người dùng nhập thông tin trường hình thêm loại văn với trường thơng tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Tên loại văn bản, Tên viết Nhập thông tin trường loại văn tắt, Mô tả Loại - Quyết định loại văn biên tập sử dụng cho chức tương ứng hệ thống như: Văn đến, Văn - Người dùng thực nhập tên chức kích chọn ghi Thứ tự Quyết định vị trí hiển thị ghi danh sách loại văn form liên quan Thông tin tự động tăng người dùng phép chỉnh sửa Sử dụng Tích chọn – Để loại văn sử dụng hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để loại văn Trang 90/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành không cịn hiệu lực khơng hiển thị form liên quan Kích để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa ghi, xem thơng tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Sổ văn Mục đích: Khi phát sinh thêm sổ văn bản, quản trị đơn vị sử dụng chức thêm sổ văn để bổ sung thơng tin vào hệ thống Vai trị thực hiện: Quản trị đơn vị Để Thêm sổ văn bản, quản trị viên cần thực bước sau: Truy cập menu Quản trị hệ thống, chọn Danh mục/ Sổ văn Trên hình danh sách, người dùng kích hình thêm sau: , chương trình hiển thị Người dùng nhập thông tin trường hình thêm sổ văn với trường thơng tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Tên sổ văn bản, Mô tả, Nhập thông tin trường sổ văn Loại văn Đơn vị - Với vai trò quản trị cấp cao hiển thị tất đơn vị phòng ban Trường Đại học Mỏ - Địa chất Trang 91/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành - Với vai trị quản trị cấp đơn vị khơng chọn thơng tin trường Đơn vị - Có thể chọn nhiều đơn vị phòng ban kích dấu “x” để bỏ chọn Chức - Quyết định loại văn biên tập sử dụng cho chức tương ứng hệ thống như: Văn đến, Văn - Người dùng thực nhập tên chức kích chọn ghi Thứ tự Quyết định vị trí hiển thị ghi danh sách sổ văn form liên quan Thông tin tự động tăng người dùng phép chỉnh sửa Sử dụng Tích chọn – Để sổ văn sử dụng hiển thị form liên quan; Bỏ tích chọn – Để sổ văn khơng cịn hiệu lực khơng hiển thị form liên quan Tích chọn – Để sổ văn sổ mật, nhập văn nhập số trường chương trình u cầu chọn thơng tin trường Độ mật là: Mật, Tối mật, Tuyệt mật Bỏ tích chọn – Để sổ văn biên tập sổ trường Là sổ mật Kích để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa ghi, xem thơng tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Log hệ thống Mục đích: Hỗ trợ người quản trị theo dõi nội dung công việc thời điểm thao tác tất người dùng hệ thống Đối với vai trò quản trị cấp cao xem tìm kiếm nhật ký thao tác tất đơn vị, phòng ban hệ thống Vai trò quản trị cấp đơn vị xem tìm kiếm nhật ký thao tác người dùng thuộc đơn vị Vai trị thực hiện: Quản trị cấp cao, quản trị cấp đơn vị Tra cứu nhật ký hệ thống Để tìm kiếm, người dùng cần thực bước sau: Người dùng truy cập vào Quản trị hệ thống/ Nhật ký hệ thống Trên danh sách ghi, kích Trang 92/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Chương trình mở hình Tìm kiếm, người dùng nhập tiêu chí kết hợp tiêu chí tìm kiếm Sau kích Chương trình thực tìm kiếm hiển thị danh sách kết tương ứng với tiêu chí nhập Kích biểu tượng Xóa để xóa bớt thông tin danh sách Xuất nhật ký hệ thống file excel Để xuất excel, người dùng cần thực bước sau: Người dùng truy cập vào Quản trị hệ thống/ Nhật ký hệ thống Trên danh sách ghi, kích sách để xuất tất nhật ký danh Cấu hình hệ thống Mục đích: Khi có nhu cầu cấu hình thơng tin máy chủ gửi email, sms để gửi thông tin hệ thống, người dùng sử dụng chức cấu hình sms, email để thiết lập thơng tin Vai trị thực hiện: Quản trị cấp cao Để Cấu hình sms, email, quản trị viên cần thực bước sau: Truy cập menu Quản trị hệ thống/ Cấu hình hệ thống/ Cấu hình sms, email Trên hình danh sách, người dùng kích hình thêm sau: , chương trình hiển thị Trang 93/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Người dùng nhập thông tin trường hình cấu hình sms, email với trường thơng tin sau: (Lưu ý: Các trường có dấu * trường bắt buộc phải nhập liệu) STT Tên trường Mục đích - Lưu ý Tên cấu hình Thơng tin tên cấu hình (VD: Email, SMS) Xác định thông tin địa email số điện thoại thực Tên truy cập gửi email sms hệ thống Cổng Là thông tin cổng địa email Mật Là thông tin mật địa email thực gửi hệ thống Máy chủ gửi email Là thông tin máy chủ địa email thực gửi hệ thống Url Url ảnh Là địa web services danh cho cấu hình gửi sms Là thơng tin đường link ảnh baner đơn vị gửi email Kích để xác nhận việc thêm ghi với nội dung biên tập Kích để Xóa tất liệu nhập trường Kích để hủy bỏ thêm Lưu ý: Cách sử dụng chức năng: Thêm liên tiếp, Sửa ghi, xem thơng tin ghi, xóa ghi, tìm kiếm ghi, Ẩn/ Hiện ghi người dùng xem hướng dẫn sử dụng chi tiết Mục: Các chức dùng chung Trang 94/ 94 .. .Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Trang 2/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Đặc điểm hệ thống... xử lý văn Người phối hợp Là người dùng phối hợp xử lý văn ban với người xử lý Trang 19/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Hạn xử lý Khi bút phê, Lãnh đạo nhập thêm ngày tháng Hạn xử lý văn. .. kích vào tiêu đề văn muốn cấp số Trang 24/ 94 Tài liệu HDSD Quản lý văn điều hành Trên hình thơng tin chi tiết, chọn Vào sổ cho văn bản, lựa chọn thông tin sổ văn tương ứng Sau cấp số, văn trở thành