Hướng dẫn xử lý văn bản eoffice

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ VĂN BẢN PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ EOFFICE Quy trình xử lý đối tượng: a Văn thư: Quy trình xử lý đối tượng: a Văn thư: Quy trình xử lý đối tượng: b Người sử dụng văn thư: Quy trình xử lý đối tượng: b Người sử dụng văn thư: Các thao tác xử lý văn bản: a Xử lý văn đến:  Khởi tạo văn đến: Các bước: •Chọn dấu mũi tên sổ xuống bên cạnh nút Văn menu eOffice •Chọn Văn đến Các thao tác xử lý văn bản: a Xử lý văn đến:  Nhập thông tin văn bản: Nhập thông tin sau: Các thao tác xử lý văn bản: a Xử lý văn đến:  Nhập thông tin văn bản:  Trích yếu: ghi trích yếu văn  Cơ quan ban hành: ghi nơi gửi, bạn gõ tay chọn từ danh sách có sẵn  Độ khẩn: chọn mức độ khẩn  Ngày đến/đi: nhập ngày đến/đi văn  Ngày văn bản: nhập ngày văn  Số trang: ghi số trang văn Các thao tác xử lý văn bản: a Xử lý văn đến:  Nhập thông tin văn bản:  Số trang: ghi số trang văn  Sổ văn bản: chọn sổ lưu trữ văn  Số văn đến: chọn cách đánh số văn (tự động tay)  Số ký hiệu: ghi số ký hiệu văn  Loại văn bản: ghi loại văn Các thao tác xử lý văn bản: a Xử lý văn đến:  Nhập thông tin văn bản:  Lĩnh vực: ghi lĩnh vực văn từ danh sách có sẵn  Từ khóa: chọn từ khóa văn  Thuộc nhóm: chọn nhóm văn  Hình thức gửi: chọn hình thức chuyển văn  Đơn vị nhận hồ sơ: chọn đơn vị nhận hồ sơ kèm văn Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Dự thảo văn bản: có cách • Cách 1: soạn thảo nội dung trình soạn thảo sau gắn kèm file vào văn  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Thêm tài liệu  Tìm đến file cần đính kèm văn  Chọn Open để hoàn thành công việc Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Dự thảo văn bản: có cách • Cách 2: soạn trực tiếp ô nội dung cửa sổ Văn Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Nhập thông tin kèm theo văn bản: Sau khởi tạo có dự thảo nội dung, bạn điền thông tin liên quan tới văn bản: Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Nhập thông tin kèm theo văn bản:  Trích yếu: ghi trích yếu văn  Độ khẩn: chọn mức độ khẩn từ combo  Loại văn bản: chọn loại văn  Lĩnh vực: chọn lĩnh vực phân loại văn từ combo  Đơn vị soạn thảo: chọn đơn vị soạn thảo mà bạn thuộc  Thời hạn xử lý: chọn thời hạn xử lý văn bản, dùng để nhắc văn hạn xử lý Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Xem phiên tài liệu kèm theo:  Qua bước xử lý, thay đổi tài liệu kèm theo lưu thành phiên khác  Các bước xem phiên bản:  Mở văn cần xử lý  Nháy chuột phải vào tài liệu kèm theo văn  Chọn tài liệu cần mở  Chú ý: để mở phiên cuối cùng, cần bấm đúp chuột vào tài liệu kèm theo Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Chỉnh sửa văn bản: • Mở văn cần xử lý • Bấm đúp chuột vào file văn đính kèm để mở chỉnh sửa nội dung Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn đi:  Phát hành văn bản: bước cuối trình xử lý văn đi, bước thực văn thư • Mở văn cần phát hành • Chọn • Chọn “Lưu sổ phát hành ngoài” • Nhập thông tin lưu sổ phát hành • Chọn Đồng ý để kết thúc Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Đọc nội dung văn xem ý kiến xử lý: Khi có văn đến cần xử lý, eOffice tự động thông báo (notify) góc hình máy tính • Bấm vào cửa sổ notify trên, giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn • Để đọc nội dung chi tiết văn bản, bạn nháy kép chuột vào văn cần xử lý Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Nhập tài liệu kèm theo văn bản:  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Thêm tài liệu  Tìm đến file cần đính kèm văn  Chọn Open để hoàn thành công việc Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Thêm văn liên quan: Văn liên quan văn có quan hệ mặt nội dung với văn xử lý, ví dụ công văn để trả lời công văn đến văn liên quan  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Thêm văn liên quan  Tìm chọn văn liên quan  Bấm Thêm Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Cho ý kiến xử lý văn bản:  Đọc nội dung văn xem ý kiến xử lý trước  Ghi ý kiến xử lý vào ô ý kiến Chú ý: bạn tạo mẫu ý kiến xử lý dùng lại cho tiện Ghi ý kiến xử lý Mẫu ý kiến Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Chuyển xử lý văn bản:  Chọn  Chọn đối tượng cần chuyển tới  Chọn người xử lý tiếp  Chọn để chuyển tiếp văn Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Lưu văn vào hồ sơ: - Khi khởi tạo văn kết thúc văn đến đi, hệ thống yêu cầu bạn lưu văn vào hồ sơ - Hồ sơ lưu văn hồ sơ có tạo (nếu cần) Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Lấy lại văn xử lý: Khi bạn gửi nhầm địa muốn chỉnh sửa lại nội dung văn chuyển cho người khác, bạn sử dụng tính Lấy lại văn     Mở cửa sổ quản lý văn Chọn tab Văn xử lý Chọn mục Văn vừa xử lý Nháy chuột phải vào văn cần lấy lại, chọn Lấy lại văn Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn đến đi):  Kết thúc xử lý văn bản:  Mở văn cần kết thúc  Bấm vào nút Kết thúc công cụ  Ghi ý kiến xử lý cuối  Lưu văn vào hồ sơ [...]... quét nội dung văn bản  Chọn nút “Chuyển ảnh” để đưa nội dung văn bản đã quét vào văn bản đang xử lý 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Khởi tạo văn bản đi:  Trường hợp 1: Tạo một văn bản đi mới:  Chọn mũi tên bên cạnh nút Văn bản  Chọn Văn bản đi 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Khởi tạo văn bản đi:  Trường hợp 2: Tạo một văn bản đi trả lời văn bản đến:  Chọn... xem phiên bản:  Mở văn bản cần xử lý  Nháy chuột phải vào tài liệu kèm theo văn bản  Chọn tài liệu cần mở  Chú ý: để mở phiên bản cuối cùng, chỉ cần bấm đúp chuột vào tài liệu kèm theo 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Chỉnh sửa văn bản: • Mở văn bản cần xử lý • Bấm đúp chuột vào file văn bản đính kèm để mở và chỉnh sửa nội dung 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:... xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản đến và đi):  Thêm văn bản liên quan: Văn bản liên quan là văn bản có sự quan hệ về mặt nội dung với văn bản đang xử lý, ví dụ như công văn đi để trả lời công văn đến là 2 văn bản liên quan  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Thêm văn bản liên quan  Tìm và chọn văn bản liên quan  Bấm Thêm 2 Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản. .. hoặc muốn chỉnh sửa lại nội dung văn bản đã chuyển cho người khác, bạn có thể sử dụng tính năng Lấy lại văn bản     Mở cửa sổ quản lý văn bản Chọn tab Văn bản đang xử lý Chọn mục Văn bản vừa xử lý Nháy chuột phải vào văn bản cần lấy lại, chọn Lấy lại văn bản 2 Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản đến và đi):  Kết thúc xử lý văn bản:  Mở văn bản cần kết thúc  Bấm vào nút Kết... sổ đang xử lý văn bản đến  Chọn Công văn đi 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Dự thảo văn bản: có 2 cách • Cách 1: soạn thảo nội dung trên một trình soạn thảo bất kỳ sau đó gắn kèm file này vào văn bản  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Thêm tài liệu  Tìm đến file cần đính kèm văn bản  Chọn Open để hoàn thành công việc 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:... Loại văn bản: chọn loại văn bản  Lĩnh vực: chọn lĩnh vực phân loại văn bản từ combo  Đơn vị soạn thảo: chọn đơn vị soạn thảo mà bạn thuộc  Thời hạn xử lý: chọn thời hạn xử lý của văn bản, dùng để nhắc các văn bản quá hạn xử lý 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Xem phiên bản tài liệu kèm theo:  Qua mỗi bước xử lý, sự thay đổi của các tài liệu kèm theo được lưu thành các phiên bản. .. Cho ý kiến xử lý văn bản:  Đọc nội dung văn bản và xem các ý kiến xử lý trước  Ghi ý kiến xử lý vào ô ý kiến Chú ý: bạn có thể tạo ra các mẫu ý kiến xử lý và dùng lại cho tiện Ghi ý kiến xử lý Mẫu ý kiến 2 Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản đến và đi):  Chuyển xử lý văn bản:  Chọn  Chọn đối tượng cần chuyển tới  Chọn người xử lý tiếp  Chọn để chuyển tiếp văn bản đi 2... đi:  Dự thảo văn bản: có 2 cách • Cách 2: soạn trực tiếp trên ô nội dung của cửa sổ Văn bản đi 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Nhập thông tin kèm theo văn bản: Sau khi đã khởi tạo và có dự thảo nội dung, bạn điền các thông tin liên quan tới văn bản: 2 Các thao tác xử lý văn bản: b Xử lý văn bản đi:  Nhập thông tin kèm theo văn bản:  Trích yếu: ghi trích yếu văn bản  Độ khẩn:... bản đi 2 Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản đến và đi):  Lưu văn bản vào hồ sơ: - Khi khởi tạo một văn bản đi hoặc kết thúc một văn bản đến hoặc đi, hệ thống sẽ yêu cầu bạn lưu văn bản vào hồ sơ - Hồ sơ lưu văn bản có thể là hồ sơ đã có hoặc tạo mới (nếu cần) 2 Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản đến và đi):  Lấy lại văn bản đã xử lý: Khi bạn gửi nhầm... diện xử lý văn bản sẽ hiện ra cho phép bạn làm việc với văn bản này • Để đọc nội dung chi tiết của văn bản, bạn hãy nháy kép chuột vào văn bản cần xử lý 2 Các thao tác xử lý văn bản: c Các thao tác chung (văn bản đến và đi):  Nhập tài liệu kèm theo văn bản:  Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Thêm tài liệu  Tìm đến file cần đính kèm văn bản  Chọn Open để hoàn thành công việc 2 Các thao tác xử