TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

BỘ TƯ PHÁP  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Dành cho cán quản trị) Hà Nội - 2020 Mục lục I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG Mục đích – ý nghĩa Đăng nhập/ đăng xuất hệ thống 2.1 Đăng nhập 2.2 Đăng xuất Các thao tác thực chung 3.1 Sửa 3.2 Xem chi tiết 3.3 Xóa 3.4 Tìm kiếm, Lọc2 II 2 2 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Quản lý đơn vị/ phòng ban Quản lý vai trò Quản lý quyền Quản lý menu Quản lý danh mục Log hệ thống Quản lý tham số hệ thống 3 Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp PHẦN I GIỚI THIỆU Mục đích Thực Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hành nhà nước; đồng thời hỗ trợ quan/ đơn vị quản lý công việc kịp thời hiệu trình làm việc Phần mềm Quản lý văn xây dựng nhằm tạo môi trường làm việc chung, thống tất đơn vị/cá nhân thuộc Bộ (bao gồm Lãnh đạo đơn vị, Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành chính, Lãnh đạo phịng/ban/trung tâm chun viên đơn vị) công tác tiếp nhận, phân phối, đạo, điều hành, quản lý, trao đổi xử lý văn môi trường mạng Đăng nhập/ đăng xuất hệ thống 2.1 Đăng nhập - Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần cấp tài khoản đăng nhập với tên mật truy cập - Khi cấp quyền, người dùng đăng nhập theo bước sau:  Bước 1: Mở trình duyệt Chrome FireFox máy tính, nhập địa chương trình vào address  Bước 2: Hiển thị hình đăng nhập, người dùng nhập tên đăng nhập mật cấp  Bước 3: Nhấn Đăng nhập ấn Enter Chương trình hiển thị hình làm việc tương ứng với vai trò tài khoản đăng nhập  Lưu ý: Sau lần đăng nhập, người dùng cần cập nhật lại thơng tin cá nhân/ mật cho xác 2.2 Đăng xuất Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp - Để kết thúc trình làm việc hệ thống thoát khỏi tài khoản sử dụng để đăng nhập tài khoản khác, người dùng cần click chọn chức Đăng nhập lại/ Đăng xuất (ở góc bên phải hình): Các thao tác thực chung 3.1 Sửa  Để tiến hành sửa ghi, thực theo bước sau:  Bước 1: Trên danh sách, chọn đối tượng cần sửa, click vào nút Sửa  Bước 2: Form Sửa thông tin hiển thị, người dùng thực cập nhật thông tin cần sửa, lưu ý trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Bước 3: Chọn Cập nhật Cập nhật & Gửi - để lưu thông tin sửa đổi, Đóng - Thực đóng form 3.2 Xem chi tiết  Để tiến hành xem thông tin đối tượng bất kỳ, kích đúp vào dịng có chứa đối tượng Màn hình xem chi tiết đối tượng hiển thị 3.3 Xóa  Để tiến hành xóa đối tượng, thực theo bước sau:  Bước 1: Trên danh sách, chọn đối tượng cần xóa, kích nút Xóa  Bước 2: Trên thơng báo xác nhận xóa, chọn Tiếp tục để xóa đối tượng khỏi hệ thống chọn Hủy để hủy bỏ thao tác xóa 3.4 Tìm kiếm, Lọc  Tìm kiếm bản: Thực tìm kiếm theo số tiêu chí như: Năm, tìm kiếm nhanh, số đến, số ký hiệu, cần thực hiện:  Bước 1: Trên danh sách, nhập vào điều kiện tìm kiếm khu vực tìm kiếm đầu danh sách (điều kiện thay đổi tương ứng với danh sách chọn)  Bước 2: Nhập điều kiện tìm kiếm, ấn Enter, chương trình hiển thị danh sách kết tương ứng danh sách bên  Tìm kiếm nâng cao: Để tiến hành tìm kiếm, lọc đối tượng theo tiêu chí, cần thực hiện:  Bước 1: Trên danh sách, kích link Tìm kiếm  Bước 2: Màn hình tìm kiếm hiển thị tiêu chí tìm kiếm tương ứng với danh sách làm việc Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 3: Người dùng thực tìm kiếm theo đối tượng chọn, chương trình hiển thị danh sách kết tương ứng danh sách bên PHẦN II CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Quản lý đơn vị/ phịng ban a) Mục đích: Cho phép người dùng quản lý đơn vị hệ thống b) Các bước thực hiện:  Bước 1: Chọn menu Quản trị hệ thống  click chuột phải vào đơn vị cần thực thay đổi thông tin, mà hình hiển thị:  Bước 2: Click chọn thao tác xử lý o Tạo đơn vị con: Thêm đơn vị phòng ban trực thuộc đơn vị chọn o Sửa đơn vị: Thay đổi thông tin đơn vị o Xóa đơn vị: Xóa đơn vị o Thay đổi trạng thái hoạt động: Chuyển đổi trạng thái hoạt động đơn vị( Không hoạt động đơn vị để mờ)  Bước 3: Cập nhật trường thông tin hợp lệ -> Cập nhật Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp Quản lý vai trị a) Mục đích: Cho phép người dùng quản lý, thêm/sửa/xóa danh sách vai trị (nhóm người dùng) tồn hệ thống b) Thêm Vai trò  Bước 1: Chọn menu Quản trị hệ thống  Danh mục chức  Quản lý vai trò  Bước 2: Chọn Thêm Màn hình hiển thị form Thêm vai trị phía bên phải sau:  Bước 3: Nhập đầy đủ thơng tin vai trị vào form thêm Các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập Lưu ý: Tích chọn Quyền tương ứng vai trò  Bước 4: Bấm Cập nhật để lưu thơng tin Vai trị cần thêm vào CSDL; Bấm Nhập lại để làm tất trường thông tin form; Bấm Đóng lại để đóng form thêm Vai trò  Lưu ý: Các cán muốn Sửa/Xóa vai trị, thực bước tương tự mục Các thao tác thực chung Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp Quản lý quyền a) Mục đích: Cho phép người quản trị thêm/sửa/xóa vai trị gán cho tài khoản người dùng b) Thêm quyền gán cho vai trò/người dùng  Bước 1: Chọn chức Quản trị hệ thống  Danh mục chức  Quản lý quyền  Bước 2: Tại giao diện Quản lý Quyền, thực thêm quyền sau: Màn hình form Thêm Quyền hiển thị: Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 3: Nhập đầy đủ thơng tin cần thiết Các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Bước 4: Bấm Cập nhật để lưu thông tin Quyền cần thêm vào CSDL; Bấm Nhập lại để làm tất trường thơng tin form; Bấm Đóng lại để đóng form thêm Quyền  Lưu ý: Các cán muốn Sửa/Xóa quyền, thực bước tương tự mục Các thao tác thực chung Quản lý menu a) Mục đích: Cho người quản trị quản lý thêm/sửa/xóa menu loại trạng thái văn hiển thị hệ thống b) Thêm menu: Để thực chức này, người dùng cần thực thao tác sau đây:  Bước 1: Chọn chức Quản trị hệ thống  Danh mục chức  Quản lý menu  Bước 2: Tại giao diện Quản lý menu, chọn chức Thêm Màn hình form Thêm menu hiển thị: Cơng ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết Các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Bước 4: Bấm Cập nhật để lưu thông tin menu cần thêm vào CSDL; Bấm Nhập lại để làm tất trường thông tin form; Bấm Đóng lại để đóng form thêm menu  Lưu ý: Các cán muốn Sửa/Xóa menu, thực bước tương tự mục Các thao tác thực chung Quản lý danh mục a) Mục đích: Cho người quản trị quản lý thêm/sửa/xóa danh mục dùng chung hệ thống danh mục Chức vụ; Cơ quan ban hành, Loại văn bản; Người ký, Lĩnh vực b) Thêm ghi danh mục: Các danh mục thêm/sửa/xóa thao tác tương tự Để thực chức này, người dùng cần thực thao tác sau đây: Ví dụ thêm Chức vụ:  Bước 1: Chọn chức Quản trị hệ thống  Danh mục chức  Quản lý danh mục  Bước 2: Thông tin loại Danh mục hiển thị cột bên cạnh, chọn Danh mục Thông tin chức vụ Danh sách Thơng tin chức vụ hiển thị hình chính: Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp  Bước 3: Trên danh sách, chọn chức Thêm Màn hình form Thêm chức vụ hiển thị:  Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết Các trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Bước 4: Bấm Cập nhật để lưu thông tin chức vụ cần thêm vào CSDL; Bấm Nhập lại để làm tất trường thông tin form; Bấm Đóng lại để đóng form thêm chức vụ  Lưu ý: Các cán muốn Sửa/Xóa menu, thực bước tương tự mục Các thao tác thực chung Log hệ thống a) Mục đích: Cho người dùng quản trị hệ thống người dùng thuộc Cơ quan, Đơn vị phân quyền quản lý log hệ thống b) Quản lý log: Để thực chức này, người dùng cần thực thao tác sau đây:  Bước 1: Chọn chức Quản trị hệ thống  Danh mục chức  Log hệ thống Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp  Ngồi người dùng xem, xóa cập nhật thông tin log SMS, Log Email, Log đăng nhập cách click vào chức tương ứng Quản lý tham số hệ thống a) Mục đích: Cho người dùng quản trị hệ thống người dùng thuộc Cơ quan, Đơn vị phân quyền thay đổi tham số hệ thống cho quan hay theo đơn vị b) Quản lý tham số hệ thống: Để thực thay đổi tham số hệ thống, Người dùng cần thực thao tác sau đây:  Bước 1: Chọn chức Quản trị hệ thống  Danh mục chức  Quản lý tham số hệ thống  Bước 2: Tại người dùng thay đổi tham số hệ thống như: mail cấu hình thêm tài khoản, quản lý file, cấu hình thêm tài khoản, cấu hình quản lý danh mục, word báo cáo văn đến … menu bên trái  Bước 3: Để thực cấu hình Giao việc nhiều lần cho đơn vị, Chọn đơn vị cần cấu hình chọn Quản lý tham số hệ thống Giao công việc nhiều -> click nút Sửa Màn hình hiển thị:  Bước 5: Thực sửa đổi lại thông tin: o Giá trị cấu hình cấu hình giao việc lần o Giá trị cấu hình cấu hình giao việc nhiều lần Cơng ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp Sau click nút Cập nhật Lưu ý trường có dấu (*) bắt buộc phải nhập  Để thực quản lý tham số hệ thống danh mục lại thao tác tương tự cấu hình tham số Giao việc nhiều lần Cơng ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX 10 ... 3.1 Sửa 3.2 Xem chi tiết 3.3 Xóa 3.4 Tìm kiếm, Lọc2 II 2 2 CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Quản lý đơn vị/ phòng ban Quản lý vai trò Quản lý quyền Quản lý menu Quản lý danh mục Log hệ thống Quản. .. hợp lệ -> Cập nhật Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp Quản lý vai trị a) Mục đích: Cho phép người dùng quản lý, thêm/sửa/xóa danh sách vai trị (nhóm... thực chung Công ty Cổ phần công nghệ Giải pháp SIMAX Hệ thống văn điều hành – Bộ Tư pháp Quản lý quyền a) Mục đích: Cho phép người quản trị thêm/sửa/xóa vai trị gán cho tài khoản người dùng b)