TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS(Dành cho Văn thư)

SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG TPHCM *** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS (Dành cho Văn thư) SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM TP.HCM, 2010 Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM MỤC LỤC 1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS 1.2.TRANG CHỦ 1.2.1.Thanh Nhắc việc 1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn 1.3.VĂN BẢN ĐẾN 1.3.1.Sổ văn đến 1.3.2.Nhập bút phê 14 1.3.3.Nhập văn đến 14 1.3.4.Báo cáo 15 1.3.5.Thống kê 15 1.3.6.Tra cứu 16 1.4.VĂN BẢN ĐI 17 1.4.1.Sổ văn cá nhân 17 1.4.2.Sổ văn quan 22 1.4.3.Soạn văn cá nhân 24 1.4.4.Phát hành 24 1.4.5.Xem xét 25 1.4.6.Báo cáo 26 1.4.7.Tra cứu 26 1.4.8.Phân quyền 26 1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ 26 1.5.1.Sổ văn nội 26 1.5.2.Soạn văn nội 28 1.5.3.Trả lời 28 Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM 1.5.4 Báo cáo 29 1.5.5.Tra cứu 29 1.5.6.Phân quyền 29 1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC 29 1.6.1.Danh mục hồ sơ công việc 29 1.6.2.Lập hồ sơ công việc 32 1.6.3.Báo cáo 32 1.6.4.Phân quyền 32 1.7.BIỂU MẪU 34 34 1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS - Mở trình duyệt web Internet Explorer - Gõ vào địa (Address) địa trang web: http:///edms Ví dụ: http://10.188.148.3/edms (tùy theo đơn vị khác nhau) - Gõ tên truy cập mật (do phòng tin học cấp)  nhấn phím Enter nút “Đăng nhập” 1.2.TRANG CHỦ Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM 1.2.1.Thanh Nhắc việc  Văn đến - Chờ giải quyết: Văn nơi khác gởi đến chờ xử lý - Quá hạn: Văn chưa giải hết hạn xử lý – theo hạn xử lý văn (Hạn tuỳ theo nội quan quy định)  Văn - Chờ phát hành: Những văn gửi đến chờ văn thư cho số phát hành - Đang xem xét: Những văn người khác gửi đến cho bạn chờ bạn cho ý kiến - Đã trả lời: Những văn gửi xem xét, cho ý kiến trả lời  Văn nội - Chờ trả lời: Những văn nội phòng ban gởi đến chờ bạn trả lời  Hồ sơ công việc - Chưa hồn tất: Những hồ sơ cơng việc chưa hồn tất 1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM Để biết tình hình xử lý văn mình, bạn xem mục “Tổng hợp tình hình xử lý văn bản” Trang chủ Chọn thông tin cần tổng hợp theo chuyên viên hay phòng ban, loại văn bản, khoảng thời gian 1.3.VĂN BẢN ĐẾN 1.3.1.Sổ văn đến  Thêm văn đến Khi nhận văn đến, văn văn giấy, văn thư cần scan văn thành file lưu máy bắt đầu tiến hành thêm văn đến để lưu hệ thống - Trên menu chọn “Văn đến”  “Sổ văn đến” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Trong hình “Danh sách văn đến”, nhấn vào nút “Thêm mới” để thêm văn đến - Màn hình “Nhập văn đến” hiển thị, văn thư nhập thông tin văn đến Lưu ý: thơng tin có dấu (*) thơng tin bắt buộc phải nhập, cịn mục khơng có khơng nhập khơng - Click vào “Tài liệu đính kèm” để đính kèm file văn đến (đã scan) phòng ban khác gởi đến vào hệ thống, hộp thoại “Upload file” xuất hiện: Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Sau nhập hồn tất thơng tin văn đến, bạn nhấn nút lệnh để lưu văn - Màn hình “Chuyển xử lý” hiền thị, bạn thực thao tác chuyển văn đến người cần chuyển (xem mục bên dưới) Lưu ý: Đối với văn đến chuyển file qua đường hệ thống, văn hiển thị hình “Danh sách văn đến” văn thư không cần thêm mà tiến hành xem xử lý văn  Các thao tác xử lý văn đến - Xem danh sách văn đơn vị, phòng ban khác gởi đến cửa sổ bên - Để xử lý văn bản, trước hết bạn phải tiếp nhận văn bản, check chọn văn cần xử lý nhấn nút “Tiếp nhận” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Tiếp theo, nhấn chuột vào Số văn văn cần xem (ví dụ 5/CVDEN-VP) để xem thơng tin chi tiết văn Màn hình thơng tin chi tiết văn hiển thị, click vào “File toàn văn” để xem nội dung văn - Sau xem nội dung xong, tùy vào tính chất cơng việc bạn mà bạn thực thao tác tiếp theo:  Xử lý văn o Click vào nút lệnh có biểu tượng cột “Xử lý”, hình “Báo cáo kết xử lý” hiển thị Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM o Nhập nội dung xử lý văn vào mục “Nội dung báo cáo” o Nếu cần đính kèm văn nhấp vào mục tài liệu đính kèm (phần hướng dẫn đính kèm hướng dẫn trên) o Nếu bạn người cuối xử lý văn đến chọn mục tình trạng xử lý “Đã hồn tất” Nếu có phận khác xử lý chọn “Đang xử lý” o Nếu văn cần yêu cầu bạn phải soạn thảo văn khác để trả lời: bạn nhấn vào nút lệnh “Xử lý”  nhấn nút lệnh “Soạn VB trả lời” (xem tiếp mục Soạn văn phần tiếp theo) o Nếu muốn lưu văn vào Hồ sơ công việc chọn nút “Lưu vào HS_CV” hình lưu hồ sơ công việc lên o (Check chọn vào “Chọn” sau nhấn nút chấp nhận Chương trình tự động trả hình trước đó) o Sau nhấn nút “Lưu” - Khi văn xử lý hoàn tất, muốn xem văn xử lý nhấn chọn “Đã xử lý” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 10 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Kết thúc việc chuyển văn Và bạn thấy văn bạn lúc đầu hiển thị mục “Khởi thảo” chuyển qua mục “Trình xem xét” Nghĩa lúc văn chuyển qua người mà bạn chọn Việc lại bạn đợi bút phê lãnh đạo (xem mục tiếp theo)  Xem bút phê người khác - Màn hình Danh sách văn hiển thị hình Lưu ý văn bút phê, trả lời cột “Trả lời” có biểu tượng Ví dụ hình bên dưới, văn thứ trả lời Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 20 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Tiếp theo, để xem nội dung bút phê lãnh đạo, bạn click vào “Số kí hiệu” văn (màu đỏ) Ví dụ hình trên, văn thứ có số kí hiệu “CVDI10080000072” - Màn hình thơng tin chi tiết văn hiển thị hình Để xem nội dung bút phê lãnh đạo, bạn click chuột vào tên lãnh đạo người mà bạn muốn xem bút phê mục “Quy trình cơng văn đi” (bên trái hình) Click vào Nội dung bút phê File đính kèm (file ký chỉnh sửa, bổ sung) Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 21 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM Lưu ý: Nếu lãnh đạo duyệt ký vào văn bản, lãnh đạo đính kèm file gởi cho bạn Lúc bạn download file ký vào chức “Sửa” để thay file toàn văn mà lúc đầu bạn soạn thảo 1.4.2.Sổ văn quan Ghi nhận văn phát hành vào hệ thống để lưu trữ - Nhấn chọn “Văn đi” – Xem menu lề - Nhấn chọn “Nhập văn đi” – Xem cửa sổ phía trái Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 22 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Nhấn vào nút “Thêm mới”, nhập thơng tin vào bảng dưới: - Chọn File đính kèm (nếu có) – Cách đính kèm File hướng dẫn phần Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 23 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM - Chọn nơi nhận có danh sách – Như hướng dẫn - Nhấn vào nút “Lưu phát hành” 1.4.3.Soạn văn cá nhân Chức tương tự chức thêm phần sổ văn cá nhân 1.4.4.Phát hành Khi lãnh đạo chuyên viên gởi văn đến văn thư cho số phát hành Trong mục “Nhắc việc” “Trang chủ” thông báo cho văn thư Click vào “Văn đi” / “Chờ phát hành” menu chọn “Văn đi”, chọn chức “Phát hành” Để phát hành văn bản, bạn thực sau: - Click vào biểu tượng cột “T/N” để tiếp nhận văn cần phát hành - Nhấn vào hình bút chì cột “Xử lý” để phát hành văn Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 24 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM - Màn hình bên xuất hiện, bạn chọn sổ văn đi, hệ thống tự động cho số phát hành - Nhấn nút lênh để phát hành văn ? Lưu ý: Trước phát hành, văn thư cần kiểm tra văn đính kèm thơng tin cần xác - Nhấn vào nút “Khơng Phát hành” phát sai sót, u cầu nơi gởi bổ sung hồ sơ - Nhấn vào nút “Hủy” văn sai nghiêm trọng, hay văn không quan trọng không cần phát hành 1.4.5.Xem xét Chức để quản lý văn người khác gởi cho bạn - Vào menu Văn  Xem xét Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 25 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Click “Tiếp nhận” để tiếp nhận văn - Xem nội dung văn thực thao tác tương tự xử lý văn đến 1.4.6.Báo cáo Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn 1.4.7.Tra cứu Tương tự mục văn đến tra cứu thông tin cho văn 1.4.8.Phân quyền Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn 1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ 1.5.1.Sổ văn nội Văn nội văn lưu hành nội phòng ban, đơn vị Màn hình sổ văn nội gọi mặc định bạn vào mục văn nội nên hình Sổ văn nội hình văn nội  Thao tác soạn văn nội - Trên menu chọn “Văn nội bộ”  chọn chức “Soạn văn nội bộ” - Màn hình “Soạn văn nội bộ” hiển thị hình dưới, bạn nhập Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 26 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM thông tin văn (tương tự soạn văn đi) Lưu chuyển người - Chuyển văn Chỉ lưu trữ hệ thống Tiếp theo, để lưu văn vào hệ thống bạn lưu ý: o Nếu văn để lưu trữ hệ thống không chuyển cho người khác bạn nhấn vào nút để lưu văn Lúc văn lưu hệ thống hiển thị mục “Lưu trữ” o Nếu muốn lưu gửi văn đến người khác bạn nhấn chọn nút Tiếp theo, nhấn vào nút để chuyển văn đến người khác  Chuyển văn nội đến lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban khác Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 27 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM Thực thao tác chuyển tương tự chuyển văn 1.5.2.Soạn văn nội Chức tương tự nút Thêm văn nội 1.5.3.Trả lời Khi lãnh đạo, chuyên viên gởi văn nội cho bạn, bạn vào chức “Trả lời” để xem xử lý - Trên menu chọn “Văn nội bộ”  chọn chức “Trả lời” Hoặc click vào “Trang chủ”  “Nhắc việc”  “Văn nội bộ”  “Chờ trả lời” - Màn hình “Xem xét văn nội bộ” hiển thị hình - Nhấn vào hình có mũi tên đỏ cột T/N trước văn nội muốn xem để tiếp nhận văn - Nhấn vào hình cột tồn văn để xem nội dung văn - Nhấn vào hình bút chì cột “Xử lý” để xử lý văn nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 28 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Nhập nội dung trả lời vào ô “Nội dung trả lời” - Nhấn vào “Tài liệu đính kèm” để gởi kèm File văn (Thao tác gởi kèm File hướng dẫn phần trên) - Nhấn vào hình tam giác màu đen xuống “Tình trạng”, chọn tình trạng văn – “Đã hồn tất” “Đang xử lý” - Nhấn vào nút “Lưu” để lưu vào hệ thống - Nhấn vào nút “Trở về” - Kết thúc thao tác xử lý văn nội 1.5.4 Báo cáo Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn nội 1.5.5.Tra cứu Tương tự mục văn đến tra cứu thông tin cho văn nội 1.5.6.Phân quyền Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn nội 1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC Hồ sơ cơng việc có chức bìa chứa hồ sơ, dùng để phân loại lưu văn vào 1.6.1.Danh mục hồ sơ cơng việc - Trên menu, nhấn chọn “Hồ sơ công việc” - Nhấn chọn “Lập hồ sơ mới” (trong menu bên trái) Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 29 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM o Nhậpcác thơng tin hồ sơ nhấn nút “Lưu” để lưu hồ sơ công việc o Nhấn vào nút “Trở về” để kết thúc - Chỉnh sửa, xố hồ sơ cơng việc o Nếu muốn sửa đổi thơng tin hồ sơ nhấn vào hình bút chì cột “Sửa” Sau chỉnh sửa xong nhấn chọn nút “Cập nhật” o Nếu muốn xóa hồ sơ cơng việc, click vào “X” cột “Xóa” - Thu thập văn vào hồ sơ: o Click vào biểu tượng cột “Chỉnh lý” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 30 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM o Check chọn loại văn cần bổ sung vào hồ sơ “Văn đến” hay “Văn đi” hay “Văn khác” o Nếu muốn thêm văn vào hồ sơ cơng việc click vào o Màn hình danh sách văn hiển thị, bạn check chọn văn muốn bổ sung vào hồ sơ nhấn nút nút Sau chọn xong, bạn nhấn Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 31 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM - Xóa văn khỏi hồ sơ cơng việc: nhấn chọn hồ sơ cột “Chọn”, sau Nhấn vào chữ lề bên phải 1.6.2.Lập hồ sơ công việc Tương tự nút thêm hồ sơ công việc mục danh mục hồ sơ công việc 1.6.3.Báo cáo Tương tự chức báo cáo văn đến 1.6.4.Phân quyền Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 32 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM Tương tự chức phân quyền văn đến Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 33 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM 1.7.BIỂU MẪU - Là danh sách biểu mẫu phịng tin học cập nhật lên (Ví dụ: Mẫu đơn xin nghỉ phép, Hợp đồng lao động, …) - Nếu muốn cập nhật thêm biểu mẫu danh sách gởi biểu mẫu cho phịng tin học để cập nhật thêm - Nhấn chọn chữ “Biễu mẫu” – Xem menu phía hình Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Văn thư 34