Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

UBND TỈNH SĨC TRĂNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số: 308/QĐ-SVHTTDL Sóc Trăng, ngày 13 tháng năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch _ GIÁM ĐỐC SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ, việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn cơng văn số 260/VTLTNN-NVĐP, ngày 06/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; Căn Quyết định số 213/QĐ-UBND, ngày 19/8/2008 UBND tỉnh Sóc Trăng việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Sóc Trăng; Xét đề nghị Chánh Văn phịng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Sóc Trăng, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định này: Quy chế công tác văn thư lưu trữ Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Phụ lục thể thức văn bản: 2.1 Tên viết tắt ký hiệu Phòng Nghiệp vụ chuyên mơn thuộc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch; Bảng chữ viết tắt tên loại văn quy định thể thức văn bản; 2.2 Mẫu trình bày loại văn bản; Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng Phòng Nghiệp vụ chun mơn đơn vị thuộc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như điều 3; - Phòng VHTT huyện, TP; - Lưu: VT (Đã ký) Nguyễn Tánh UBND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HĨA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Sóc Trăng, ngày tháng năm 2010 QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số 308/QĐ-SVHTTDL, ngày 13/9/2010 Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch (sau gọi chung Sở) áp dụng thống phòng Nghiệp vụ chuyên môn đơn vị trực thuộc Sở - Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Sở; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Sở; quản lý sử dụng dấu - Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Sở Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ - Trách nhiệm Giám đốc Sở có trách nhiệm đạo, kiểm tra, giám sát cơng tác VTLT Sở đơn vị trực thuộc Sở - Trách nhiệm Chánh Văn phòng tham mưu giúp Giám đốc Sở thống quản lý, đạo đầu mối hướng dẫn nghiệp vụ công tác VLTL quan đơn vị trực thuộc Sở; trao đổi quan hệ giao dịch với Sở Nội vụ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh ngành có liên quan cơng tác VTLT - Trách nhiệm Trưởng phịng phịng Nghiệp vụ chun mơn đơn vị trực thuộc Sở: đôn đốc cán công chức thực việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ thuộc phạm vi quản lý, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác VTLT đơn vị - Trách nhiệm cán công chức quan làm việc có liên quan đến cơng văn, tài liệu có trách nhiệm lập hồ sơ việc giao, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Điều Tổ chức, nhiệm vụ VTLT Tổ chức: 1.1/ Văn phịng Sở có phận chuyên trách làm công tác VTLT; 1.2/ Tại đơn vị, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đơn vị, theo định Giám đốc quy định chung pháp luật hành công tác tổ chức cán mà Thủ trưởng đơn vị bố trí đủ số lượng cán làm cơng tác VTLT thuộc Phịng Hành tổng hợp đơn vị Nhiệm vụ văn thư: 2.1/ Thực quy trình văn đi; 2.2/ Thực quy trình văn đến; 2.3/ Sắp xếp, bảo quản phục vụ tra cứu, sử dụng tài liệu trước nộp tài liệu vào lưu trữ quan; 2.4/ Bảo quản sử dụng dấu; 2.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; 2.6/ Thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ báo cáo đột xuất công tác văn thư Nhiệm vụ lưu trữ: 3.1/ Hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc; 3.2/ Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ; 3.3/ Thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ báo cáo đột xuất công tác lưu trữ; 3.4/ Thực định kỳ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo quy định pháp luật; 3.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ; 3.6/ Bảo quản tài liệu lưu trữ kho; 3.7/ Xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; 3.8/ Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho, mua sắm trang thiết bị, dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động lưu trữ Điều Tiêu chuẩn cán làm công tác VTLT: Cán làm công tác VTLT phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành VTLT theo quy định pháp luật Điều Kinh phí đầu tư cho hoạt động VTLT Kinh phí đầu tư cho hoạt động VTLT cấp từ Ngân sách nhà nước; Hàng năm, Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, trang bị thiết bị chuyên dùng, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ tổ chức hoạt động nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu công tác VTLT theo quy định Luật Ngân sách Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác VTLT: Mọi hoạt động nghiệp vụ công tác VTLT Sở đơn vị trực thuộc phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Chánh Văn phịng Sở, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý văn độ “Mật” Cán VTLT có nhiệm vụ bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo Luật định Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn bản: Hình thức văn hành thuộc thẩm quyền ban hành Sở gồm: định (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ phiếu gửi, phiếu chuyển … Điều Thể thức văn bản: CBCC giao soạn thảo ban hành loại văn như: Văn hành chính, văn chuyên ngành phải đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày loại văn nhà nước quy định, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn ( phụ lục ) Điều Soạn thảo văn bản: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo mà lãnh đạo sở, giao cho Phòng nghiệp vụ chuyên môn cán bộ, công chức soạn thảo chủ trì soạn thảo Các Phịng nghiệp vụ chuyên môn cán bộ, công chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Sở, tham khảo ý kiến quan, đơn vị, tổ chức cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều 10 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Các văn Phịng Nghiệp vụ soạn thảo để thơng báo ý kiến kết luận lãnh đạo Sở phải thông qua lãnh đạo Sở trước Thủ trưởng Phòng Nghiệp vụ ký thừa lệnh Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, định Điều 11 Nhân Nhân với số lượng quy định phát hành: 1.1/ Số lượng văn nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư; 1.2/ Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết tham khảo thay cho báo cáo công việc 1.3/ Việc nhân văn mật Thủ trưởng đơn vị định thực theo quy định khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Thủ trưởng phòng Nghiệp vụ soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Chánh Văn phòng phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thủ tục ban hành văn Việc ký tắt văn thực theo quy định hành Giám đốc Sở Điều 13 Ký văn Thẩm quyền ký ban hành văn thực theo Quy chế làm việc Sở, Quy chế làm việc đơn vị Khi ký văn khơng dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 14 Bản văn bản: Các hình thức gồm: y chính, trích lục; Thể thức thực theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP, ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Lãnh đạo Văn phòng ký nhân theo nơi nhận văn có nội dung thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực phân công; Bản y chính, trích sao, lục thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý chính; Khơng sao, chụp, chuyển phát quan ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo Sở lãnh đạo phịng Nghiệp vụ chun mơn ghi bên lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành chính; Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 15 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan ( sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Cán văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào sổ, đăng ký số văn đến Những văn không đăng ký văn thư, đơn vị cá nhân trách nhiệm giải Trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải Đối với fax, chụp lại trước đóng dấu đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu đến Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ quan có trách nhiệm ký nhận báo cáo với lãnh đạo Văn phòng Sở (đối với văn đến Sở) để xử lý Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính Các trường hợp sau cán văn thư không tiếp nhận xử lý: - Văn mà người ký không thẩm quyền; - Văn dấu màu đen (trừ trường hợp fax); Điều 17 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký văn thư, trình lãnh đạo Văn phịng đề xuất trình Ban Giám đốc xin ý kiến xử lý Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư vào sổ sở liệu văn đến máy vi tính, chuyển ý kiến đạo đến phòng Nghiệp vụ thuộc Sở lưu văn thư Việc chuyển giao văn phải đảm bảo nhanh chóng, đối tượng, xác giữ gìn bí mật nội dung văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu văn theo thời hạn quy định lãnh đạo Sở qua bút phê đạo xử lý, giải công văn Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải không 10 ngày làm việc Chánh Văn phịng Sở có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải văn chuyển đến đơn vị; giúp lãnh đạo Sở đơn đốc Phịng Nghiệp vụ xử lý văn giải công việc theo đạo lãnh đạo Sở; hàng tuần báo cáo lãnh đạo Sở tình hình xử lý văn phịng, thơng báo cho phòng họp giao ban định kỳ Điều 19 Trình tự quản lý văn Tất văn quan phát hành (sau gọi chung văn đi) phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn đi; Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 20 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b, khoản 3, mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn mật đánh số đăng ký vào sổ riêng Điều 21 Đăng ký văn Tất văn trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính, ghi ngày, tháng, năm (với số ngày nhỏ mười, tháng nhỏ phải ghi thêm số trước) theo hệ thống chung đơn vị văn thư thống quản lý Điều 22 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Làm thủ tục phát hành văn bản: Phải có sổ ký nhận 1.1/ Lựa chọn bì; 1.2/ Trình bày bì viết bì; 1.3/ Vào bì dán bì; 1.4/ Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn đi: Phải có sổ ký nhận 2.1/ Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, đơn vị; 2.2/ Chuyển giao trực tiếp cho quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài; 2.3/ Chuyển phát văn qua bưu điện; 2.4/ Chuyển phát văn máy fax, qua mạng; 2.5/ Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Phải có sổ ký nhận 3.1/ Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; 3.2/ Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng Điều 23 Lưu văn Mỗi văn phải lưu 02 phụ lục kèm theo (nếu có); 01 lưu văn thư đơn vị 01 lưu hồ sơ công việc chuyên viên Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền xếp theo thứ tự đăng ký Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Khái niệm hồ sơ: “ Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản: quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian đặc điểm khác, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; Nội dung việc lập hồ sơ hành: 2.1/ Mở hồ sơ: Căn vào Danh mục hồ sơ đơn vị thực tế công việc giao mà cán bộ, cơng chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa Trong trình giải việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ 2.2/ Thu thập văn đưa vào hồ sơ: - Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp 2.3/ Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán bộ, cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập: 3.1/ Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành hồ sơ; 3.2/ Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải việc; 3.3/ Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều; Điều 25 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: Trách nhiệm cán bộ, công chức: 1.2/ Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở, lưu trữ đơn vị theo thời hạn quy định khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho lưu trữ Sở biết phải đồng ý Thủ trưởng phịng, thời hạn giữ lại khơng q năm; 1.2/ Cán bộ, công chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác, không giữ hồ sơ, tài liệu đơn vị làm riêng mang sang quan, đơn vị khác Thời hạn giao nộp: vào danh mục hồ sơ quan nộp lưu vò lưu trữ quan theo quy định 2.1/ Tài liệu hành sau năm kể từ năm cơng việc kết thúc; 2.2/ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ sau năm kể từ cơng trình nghiệm thu; 2.3/ Tài liệu xây dựng sau tháng kể từ cơng trình tốn; 2.4/ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micrơphim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác sau tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Đơn vị, cán bộ, công chức giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập hai Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu biên giao nhận tài liệu, hai bên giữ loại Điều 26 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chánh, Phó Văn phịng Sở có trách nhiệm đạo, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ Phòng, chuyên viên cá nhân; Các cán cơng chức phịng Nghiệp vụ phân cơng làm nhiệm vụ VTLT phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan; Cán lưu trữ phối hợp với cán cơng chức phịng Nghiệp vụ làm nhiemj vụ công tác VTLT lập hồ sơ hành tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 27 Quản lý sử dụng dấu: Tất loại dấu quan, giao cho nhân viên văn thư chuyên trách quan giữ đóng dấu quan; Nhân viên văn thư không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền, phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống Điều 28 Đóng dấu Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định Đóng dấu văn thức: 3.1/ Văn thư đóng dấu văn thể thức có chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản; 3.2/ Khi dấu đóng lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: 4.1/ Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu trang khoảng 1/3 đường kính dấu; 4.2 Nếu văn bản, phụ lục có từ 02 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Dấu đóng vào khoảng lề phải văn Khi đóng dấu văn bản, tài liệu khơng lấy số văn văn thư phải lập sổ theo dõi riêng Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm lưu trữ quan có trách nhiệm: - Vào khoảng tháng 12 dương lịch hàng năm Cán Lưu trữ lập danh mục hồ sơ cho đơn vị Danh mục hồ sơ có kế thừa danh mục hồ sơ công việc năm trước, bổ sung vấn đề phát sinh dự kiến phát sinh.Trên sở tất CBCC làm việc cơng văn giấy tờ liên quan đến công văn giấy tờ quan phải lập hồ sơ công việc phần phụ trách - Phối hợp với Phòng Nghiệp vụ, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp, thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu“; chuẩn bị kho phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập "Biên giao nhận tài liệu" Điều 30 Chỉnh lý hồ sơ tài liệu Sau tiếp nhận hồ sơ tài liệu, lưu trữ quan có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu, làm công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu có hiệu quả; Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo hướng dẫn Cục văn thư lưu trữ Nhà nước Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: - Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm - Tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy 10 Mẫu UBND TỈNH SÓC TRĂNG SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Số: ……/QĐ-SVHTTDL CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Sóc Trăng, ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) (1) …… …… GIÁM ĐỐC SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH (3) Căn (2) ; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (3) Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (4) GIÁM ĐỐC Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Trích yếu nội dung định (2) Nêu trực tiếp để ban hành định (3) Nội dung văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo văn số lượng (nếu cần) 18 Mẫu quy chế, quy định (ban hành kèm theo định)(*) UBND TỈNH SÓC TRĂNG SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) (1) (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm 20 ) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều Điều Chương Điều Điều Chương Điều Điều ./ 19 GIÁM ĐỐC Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng quy chế, quy định ban hành kèm theo định, bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (1) Trích yếu nội dung quy chế,quy định 20 Mẫu văn khác (được ban hành phê duyệt kèm theo định)(*) UBND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (1) (2) (Ban hành (phê duyệt) kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm 20 … ) (3) / GIÁM ĐỐC Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng văn ban hành phê duyệt kèm theo định chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Ghi tên loại văn ban hành chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (2) Trích yếu nội dung văn (3) Nội dung văn 21 Mẫu : Công văn hành UBND TỈNH SĨC TRĂNG SỞ VĂN HĨA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Số: /SVHTTDL- (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Sóc Trăng, ngày tháng năm 20 V/v … …(2)……… Kính gửi: - ……………………… .…………; - ……………………… .…………; - ………………………… ……… (3) / Nơi nhận: - Như trên; - ; - Lưu: VT, (4) GIÁM ĐỐC Ghi chú: (1) Chữ viết tắt tên đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (2) Trích yếu nội dung công văn (3) Nội dung công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 22 Mẫu : Kế hoạch UBND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HĨA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /KH-SVHTTDL Sóc Trăng, ngày tháng năm 200 KẾ HOẠCH (1) (2) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (3) GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) (Tên người ký) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung văn (2) Nội dung văn (3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 23 Mẫu : Báo cáo UBND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /BC-SVHTTDL Sóc Trăng, ngày tháng năm 200 BÁO CÁO (1) (2) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (3) GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) (Tên người ký) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung văn (2) Nội dung văn (3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 24 Mẫu : Thơng báo UBND TỈNH SĨC TRĂNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TB-SVHTTDL Sóc Trăng, ngày tháng năm 200 THÔNG BÁO (1) (2) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (3) GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) (Tên người ký) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung văn (2) Nội dung văn (3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 25 Mẫu : Tờ trình UBND TỈNH SĨC TRĂNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TTr-SVHTTDL Sóc Trăng, ngày tháng năm 200 TỜ TRÌNH (1) (2) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (3) GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung văn (2) Nội dung văn (3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 26 Mẫu : Thư mời UBND TỈNH SÓC TRĂNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TM-SVHTTDL Sóc Trăng, ngày tháng năm 200 THƯ MỜI (1) (2) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (3) GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) (Tên người ký) Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung văn (2) Nội dung văn (3) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 27 Mẫu 9: Quyêt định mà lãnh đạo Sở làm trưởng (phó) ban SỞ VĂN HĨA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BTC (BCĐ)……………… Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ……/QĐ-(1) Sóc Trăng, ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về việc (2) TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC… Căn (3) ; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (4) Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (5) TRƯỞNG BAN (Chữ ký mẫu dấu Sở) 28 GIÁM ĐỐC SỞ VĂN HÓA THỂ THAO VÀ DU LỊCH (Tên người ký) Ghi chú: (1) Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo (2) Trích yếu nội dung định (3) Nêu trực tiếp để ban hành định (4) Nội dung văn (5) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo văn số lượng (nếu cần) Phô lôc III bảng chữ viết tắt tên loại văn bản, 29 STT I/ 10 11 12 13 14 15 16 17 18 II/ III/ Tên loại văn Văn Quyết định (cá biệt) Thơng báo Chương trình Kế hoạch Phương án Đề án Báo cáo Biên Tờ trình Hợp đồng Giấy chứng nhận Thư mời Giấy giới thiệu Giấy nghỉ phép Giấy đường Giấy biên nhận hồ sơ Phiếu gửi Phiếu chuyển Bản văn Bản y Bản trích Bản lục Các phòng Nghiệp vụ thuộc Sở Văn phòng Phòng NV VH Phòng KHTC Phòng TCCB Phòng NV TDTT Phòng XDNSVH&GĐ Phòng NVDL Thanh tra Chữ viết tắt QĐ TB CTr KH PA ĐA BC BB TTr HĐ CN TM GT NP ĐĐ BN PG PC SY TS SL VP NVVH KHTC TCCB TDTT XDNSVHGĐ NVDL TT 30 ... đốc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch (sau gọi chung Sở) áp... XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Sóc Trăng, ngày tháng năm 2010 QUY CHẾ CƠNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quy? ??t định số 308/QĐ-SVHTTDL,... bảo quản tài liệu lưu trữ cán công chức lưu trữ Cán phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ báo cáo thống kê sở công tác văn thư lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm