QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 10/2015/QĐ-UBND Ninh Bình, ngày 15 tháng 05 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP; Căn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước; Căn Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thơng tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Xét đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Ninh Bình Điều Quyết định có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành Điều Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở, Thủ trưởng Ban, ngành, đơn vị nghiệp cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Nội vụ; - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà Nước; - Cục kiểm tra văn QPPL(Bộ Tư pháp); - Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Chánh Văn phòng, PCVP UBND tỉnh; - Cổng Thông tin Điện tử tỉnh, Công báo; MT01/2015 TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Văn Dung QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 10/2015/QĐ-UBND ngày 15/ tháng 05 năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo quan, tổ chức địa bàn tỉnh Ninh Bình để thực chức năng, nhiệm vụ Cơng tác văn thư bao gồm: công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm: công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Quy chế áp dụng Sở, Ban, ngành, đơn vị nghiệp cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã quan, tổ chức khác, cá nhân có liên quan (sau gọi tắt quan, tổ chức) Điều Giải thích từ ngữ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ bao gồm tất quy định chung hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành quan, tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 9 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Chánh Văn phịng Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người phụ trách cơng tác hành (sau gọi chung Chánh Văn phòng) giúp Thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Trách nhiệm Trưởng đơn vị Trưởng đơn vị chức (phòng, ban, ), người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại hình văn sau: Văn quy phạm pháp luật Văn hành Văn chuyên ngành Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngồi Điều Thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn (sau gọi tắt Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP) Văn hành Thực theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (sau gọi tắt Thông tư số 01/2011/TT-BNV) Văn chuyên ngành Thực theo hướng dẫn quan quản lý ngành quy định pháp luật Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo quy định hành Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo quan, tổ chức giao cho đơn vị cơng chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo quan, tổ chức tham khảo ý kiến quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt dự thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo lãnh đạo quan, tổ chức phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình lãnh đạo quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phòng phận pháp chế giúp lãnh đạo quan, tổ chức kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ chức phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 10 Ký văn Các quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho cấp phó ký thay (KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật Các quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: a) Đối với vấn đề quan trọng quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật theo điều lệ tổ chức phải thảo luận tập thể định theo đa số, việc ký văn thực sau: Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách b) Việc ký văn vấn đề khác thực quy định Khoản Điều Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị cấp ký thừa ủy quyền (TUQ.) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Thủ trưởng quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành Trưởng số đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh (TL.) số loại văn hành thơng thường Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ mực dễ phai Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, lục, trích văn lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng quan, tổ chức định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý 5 Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát ngồi quan, tổ chức ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo quan, tổ chức ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan, tổ chức (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Quy chế Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) 3 Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Mẫu dấu “Đến”, Sổ đăng ký văn đến, Sổ đăng ký đơn thư thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (sau gọi tắt Thông tư số 07/2012/TT-BNV) Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận được, Căn vào ý kiến đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp nhận chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Mẫu Phiếu giải văn đến thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, tổ chức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phịng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo quan, tổ chức tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan Điều 17 Trình tự quản lý văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn bản; Đăng ký văn đi; Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Điểm a Khoản 3, Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP đăng ký riêng - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Điểm b, Khoản 4, Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP đăng ký riêng - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 19 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính Đăng ký văn sổ a) Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng b) Mẫu sổ đăng ký văn thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Đăng ký văn sở liệu Văn đăng ký vào sở liệu phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý Điều 20 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật văn Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức thực theo quy định Điều Chương II Nghị đinh số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ ngày 28 tháng năm 2002 Quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu mức độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu “thu hồi” khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước (sau gọi Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)) c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT- BNV Điều 21 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn b) Đối với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường họp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT- BCA Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mục 3: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23 Lập Danh mục hồ sơ Thực theo quy định Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan, tổ chức, thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, năm hồ sơ lên bìa hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, cơng chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ; - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần); - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau liền kề Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 25 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Hằng năm Lãnh đạo quan, tổ chức có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Chánh Văn phòng a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, cơng chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm công chức, viên chức văn thư, lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo quy định Nhà nước Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Quản lý dấu Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) Các dấu quan, tổ chức, dấu đơn vị trực thuộc giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý sử dụng Công chức, viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phịng làm việc cơng chức, viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ chức phải đồng ý người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; b) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cơng chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, tổ chức phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi quan, tổ chức có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 27 Sử dụng dấu Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: a) Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung; b) Đóng dấu trước ký; c) Đóng dấu sẵn giấy trắng; d) Đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo thời hạn quy định Khoản Điều b) Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thơng báo Lưu trữ quan, tổ chức biết phải đồng ý lãnh đạo quan, tổ chức thời gian giữ lại không 02 năm c) Cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ cơng trình tốn người đứng đầu quan, đơn vị trực thuộc cấp sở có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan cấp sở; quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nộp vào Lưu trữ quan cấp huyện b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu như: Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành; Hồ sơ công việc chưa giải xong; Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp chung với hồ sơ đơn vị chủ trì); Các văn bản, tài liệu để biết, để tham khảo Thủ tục giao nhận Khi giao nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan, tổ chức bên giao tài liệu bên giữ 01 Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận tài liệu thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Lưu trữ quan có nhiệm vụ a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu b) Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Hướng dẫn đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” d) Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 29 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh giúp Giám đốc Sở Nội vụ trực tiếp quản lý tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh; thu thập, tiếp nhận tài liệu có giá trị vĩnh viễn hình thành hoạt động quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Các quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm: a) Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật; c) Giao nộp đầy đủ tài liệu, hộp, cặp công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp; d) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 03 bản; quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 lưu trữ vĩnh viễn quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử tỉnh Điều 30 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tôn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan, tổ chức ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật Lưu trữ 2011 Điều 33 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ b) Các quan, đơn vị thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu trữ quan sau có ý kiến thẩm định văn Sở Nội vụ c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định tiêu hủy tài liệu hết giá trị thuộc lưu trữ quan cấp huyện sau có ý kiến thẩm định văn Sở Nội vụ d) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã định tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ cấp xã sau có ý kiến thẩm định văn Phòng Nội vụ cấp huyện Thủ tục, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực theo quy định Khoản 2, 3, 4, Điều 28 Luật Lưu trữ 2011 Điều 34 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành công an, quốc phòng, ngoại giao phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa giải mật tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày 3 Tài liệu chun mơn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn ngành, lĩnh vực khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày quan, tổ chức Mục 2: BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Chánh Văn phịng có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 36 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, cơng chức, viên chức trong, ngồi quan, tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng đồng ý Điều 37 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 Điều 38 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật Lưu trữ 2011  ... lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác. .. Nội vụ QUY? ??T ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quy? ??t định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Ninh Bình Điều Quy? ??t định có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký ban hành Điều Chánh văn phòng... dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo quan, tổ chức địa bàn tỉnh Ninh Bình để thực chức năng, nhiệm vụ Cơng tác văn thư bao gồm: công việc soạn thảo, ban hành văn