QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHĐT ngày Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp) /8/2016 Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định việc soạn thảo, ban hành văn hành chính; quản lý xử lý văn bản; quản lý sử dụng dấu văn thư; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ Quy chế áp dụng thống đơn vị, tổ chức Trường Đại học Đồng Tháp Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư, lưu trữ Trưởng phịng Hành - Tổng hợp giúp Hiệu trưởng quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ phạm vi trường trực tiếp tổ chức, thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trường Đại học Đồng Tháp Trưởng Phòng, Ban, Khoa, Trung tâm, Thư viện đơn vị khác trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp (sau gọi tắt Trưởng đơn vị) chịu trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hành Nhà nước Trường, chức năng, thẩm quyền đơn vị Cán bộ, công chức, viên chức lao động hợp đồng (sau gọi tắt công chức, viên chức) thuộc Trường Đại học Đồng Tháp trình giải công việc giao phải thực nghiêm túc Quy chế quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Điều Tổ chức văn thư, lưu trữ Trường Đại học Đồng Tháp Chuyên viên văn thư Phịng Hành - Tổng hợp trực tiếp thực công tác văn thư, lưu trữ Trường (sau gọi tắt Văn thư Trường Lưu trữ Trường) hồ sơ, tài liệu lưu trữ có sử dụng dấu Trường hồ sơ, tài liệu lưu trữ khác theo yêu cầu Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp bố trí phận văn thư, lưu trữ (sau gọi tắt Văn thư đơn vị Lưu trữ đơn vị) thực quy định Quy chế phạm vi thẩm quyền, chức cấu, tổ chức máy đơn vị a) Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp có tư cách pháp nhân, dấu riêng bố trí phận cán văn thư, lưu trữ chuyên trách phù hợp với cấu tổ chức, máy biên chế đơn vị Hiệu trưởng phê duyệt; lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ Lưu trữ đơn vị b) Các đơn vị khơng có dấu riêng bố trí cán kiêm nhiệm làm cơng tác văn thư, lưu trữ lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định Lưu trữ Trường Điều Tin học hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Tích cực ứng dụng cơng nghệ thơng tin, tin học hóa cơng tác quản lý văn thư, lưu trữ, xây dựng sở liệu lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quản lý khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu, giảng dạy Trường Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Hình thức văn hành Văn hành Trường Đại học Đồng Tháp ban hành gồm định (cá biệt), quy chế, quy định, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, thơng báo, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Điều Thể thức văn kỹ thuật trình bày văn Ký hiệu văn hành tên viết tắt đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp quy định Phụ lục I Quy chế Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trường Đại học Đồng Tháp thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ mẫu hướng dẫn từ Phụ lục II đến Phụ lục IV Quy chế Văn hành thuộc Trường Đại học Đồng Tháp ban hành sử dụng phông chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode (Times New Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Đồng Tháp quy định tên viết tắt Phòng, Ban, Khoa, Trung tâm, Thư viện đơn vị khác theo cấu, tổ chức máy đơn vị, áp dụng thể thức, kỹ thuật trình bày văn hành phù hợp theo hướng dẫn Phụ lục Quy chế áp dụng phạm vi thẩm quyền, nội đơn vị Điều Soạn thảo văn Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn (sau gọi tắt đơn vị chủ trì soạn thảo) Các văn gửi nước, tổ chức, cá nhân người nước (văn đối ngoại), kể tài liệu Fax phải đồng ý Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp Đơn vị chủ trì soạn thảo văn chịu trách nhiệm tính pháp lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhận văn bản; chủ động tham vấn ý kiến đơn vị có liên quan Trường báo cáo đề xuất Hiệu trưởng cho phép tham vấn ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan Trường; nghiên cứu tiếp thu ý kiến (nếu có), tổng hợp hoàn chỉnh thảo Khi hoàn thành thảo, cán trực tiếp soạn thảo Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo ký tắt vào vị trí kết thúc nội dung văn sau dấu (./.) Đối với văn quan trọng phải ký tắt cuối trang Điều Trình duyệt thảo; sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Khi trình duyệt thảo, đơn vị chủ trì soạn thảo phải có Phiếu trình xử lý cơng việc theo mẫu hướng dẫn Phụ lục V Quy chế kèm theo hồ sơ văn bản, tài liệu liên quan Hồ sơ trình duyệt gồm có: a) Phiếu trình xử lý cơng việc Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình đích danh Hiệu trưởng Trường Người có thẩm quyền cao giải cơng việc Phiếu trình có nội dung: Căn để trình tóm tắt nội dung trình, ý kiến đơn vị liên quan có (gồm ý kiến khác vấn đề trình), ý kiến đề xuất đơn vị chủ trì soạn thảo kèm theo Dự thảo văn trình duyệt (nếu có) b) Văn hành quy phạm pháp luật sử dụng làm trình c) Ý kiến đơn vị liên quan đến vấn đề trình (nếu có) d) Bản tổng hợp ý kiến giải trình nội dung dự thảo văn (nếu có) e) Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan Hồ sơ trình duyệt chuyển cho Phịng Hành - Tổng hợp chuyển qua Bộ phận Thư ký Lãnh đạo Trường để kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký, tham mưu nội dung cần ký nháy cuối dịng “Nơi nhận” trước trình Lãnh đạo Trường ký duyệt, ban hành văn Trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng yêu cầu Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo trình trực tiếp để duyệt Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký văn trước phát hành văn Bản thảo văn phải Lãnh đạo Trường ký duyệt văn Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa thảo duyệt, đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo phải trình Lãnh đạo Trường ký văn xem xét, định Điều Đánh máy, nhân bản, phát hành Văn đơn vị chủ trì soạn thảo phải đánh máy sẽ, rõ ràng, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp thảo văn Lãnh đạo viết tay giao cho văn thư đánh máy việc đánh máy văn phải nguyên văn thảo, thể thức trình bày Nếu phát có sai sót chưa rõ ràng người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo người chủ trì duyệt thảo Khi đánh máy, nhân phải giữ bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Trường, đảm bảo không để lộ thông tin trường hợp cho người khơng có trách nhiệm biết Văn thư nhân số lượng “Nơi nhận” gửi đến nhiều nơi nhận mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị chủ trì soạn thảo bổ sung phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư Việc nhân văn mật Trưởng phịng Hành - Tổng hợp Trưởng đơn vị định thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước Thời gian phát hành không 02 làm việc văn đủ điều kiện phát hành Trường hợp văn có độ khẩn có ý kiến đạo phát hành gấp Lãnh đạo Trường, Trưởng phòng Hành - Tổng hợp Văn thư phải phát hành Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo kiểm tra chịu trách nhiệm tính pháp lý, nội dung, thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, mức độ khẩn, độ mật, đối tượng nhận văn ký tắt trước trình Lãnh đạo Trường ký duyệt, ban hành Phịng Hành - Tổng hợp Thư ký Lãnh đạo Trường có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định điểm Điều Quy chế Đối với văn trình trực tiếp, Lãnh đạo Trường ký ban hành, Văn thư kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, thủ tục ban hành trước phát hành Trường hợp cần bổ sung, sửa chữa thảo duyệt, đơn vị chủ trì soạn thảo phải trình lại Lãnh đạo Trường ký văn xem xét, định tuân thủ theo quy trình Điều Quy chế Điều 11 Thẩm quyền ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định văn riêng phân công phụ trách lĩnh vực ủy quyền cụ thể Hiệu trưởng gồm có: a) Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp b) Các Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng phân công phụ trách lĩnh vực ủy quyền cụ thể, thẩm quyền ký ghi ký thay (KT HIỆU TRƯỞNG) c) Trưởng phịng Hành - Tổng hợp Trưởng đơn vị Hiệu trưởng giao ký số văn cụ thể, thẩm quyền ký ghi thừa lệnh (TL HIỆU TRƯỞNG) d) Trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng ủy quyền ký số văn cụ thể, thẩm quyền ký ghi thừa ủy quyền (TUQ HIỆU TRƯỞNG) e) Trường hợp cần thiết, người ký thừa lệnh văn hành ủy nhiệm để cấp phó người đứng đầu ký thay; chức vụ ghi văn ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức, không ghi lại tên đơn vị tổ chức, ví dụ: TL HIỆU TRƯỎNG KT TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHĨ TRƯỞNG PHỊNG f) Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Hội đồng, Ban Chỉ đạo thuộc lĩnh vực, phạm vi hoạt động chức danh lãnh đạo Ban Hội đồng người ký văn - Hội đồng, Ban Chỉ đạo không phép sử dụng dấu Trường Đại học Đồng Tháp ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó; TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu tổ chức) (Chữ ký, dấu tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Trường hợp Ban, Hội đồng Hiệu trưởng cho phép sử dụng dấu Trường Đại học Đồng Tháp người ký văn ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó, đồng thời chữ ký ghi chức danh lãnh đạo Trường; TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Trường) HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Nguyễn Văn A KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Trường) PHÓ HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Trần Văn B - Trường hợp văn Hội đồng Ban Chỉ đạo ban hành mà lãnh đạo Trường Đại học Đồng Tháp làm Trưởng ban Chủ tịch Hội đồng lãnh đạo đơn vị thuộc Trường làm Phó Trưởng ban Phó Chủ tịch Hội đồng chức danh người ký văn ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Trường) PHÓ HIỆU TRƯỞNG Trần Văn B KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Trường) TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ Lê Văn C Tên học hàm, học vị, danh hiệu danh dự viết tắt, sau liền có dấu chấm (.) Trong trường hợp có từ học hàm, học vị, danh hiệu trở lên chữ viết tắt viết liền sau dấu chấm (.), chữ viết tắt cuối sau dấu chấm (.) có dẩu cách đến họ tên đầy đủ người ký văn Thứ tự trình bày học hàm, học vị, danh hiệu sau: học hàm - học vị - danh hiệu Ví dụ: TS Nguyễn Văn A PGS.TS Trần Văn B ThS Lê Văn C GS.TS.NGUT Nguyễn Văn A Khơng sử dụng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu để ký văn Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 12 Quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến a) Văn đến trường từ nguồn phải qua Văn thư Trường làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký xử lý theo quy định Trường hợp văn đến Lãnh đạo Trường xử lý, đủ điều kiện để phát hành chưa đăng ký Văn thư đơn vị chủ trì soạn thảo đăng ký văn đến Văn thư trước làm thủ tục phát hành theo quy định b) Văn đến ngồi hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, Bộ phận trực quan có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an tồn bàn giao đầy đủ cho Văn thư vào đầu sáng ngày làm việc tiếp theo; văn khẩn phát thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì phải báo cáo Trưởng phịng Hành – Tổng hợp để xử lý kịp thời c) Đối với văn đến đường fax mạng tin học, Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số trang, nơi gửi, nơi nhận; trường hợp phát có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn phận có liên quan Các văn xử lý theo quy trình văn Đơn vị chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm bổ sung văn (nếu có) vào hồ sơ lưu theo quy định Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Loại bì văn thư khơng bóc bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” dấu “Chỉ người có tên bóc bì” ghi đích danh đơn vị, cá nhân nhận; b) Loại bì văn thư bóc gồm tất loại bì văn đến khác Khi bóc bì cần ý: - Các bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời - Không làm hư hại để sót văn bì, kiểm tra đối chiếu văn với số, ký hiệu ghi bì; phát có sai sót, nhầm lẫn văn gửi đến không địa phải báo lại gửi trả lại quan gửi văn Trong trường hợp cần thiết, văn thư lập biên bản, đồng thời báo cáo Trưởng phịng Hành – Tổng hợp xử lý - Đối với văn đến có kèm theo Phiếu gửi, phải đối chiếu văn với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi gửi trả cho nơi gửi - Đối với văn có dấu hỏa tốc hẹn giờ, đơn thư khiếu nại, văn cần kiểm tra, xác minh, văn thư từ nước ngồi gửi đến, văn có ngày phát hành gửi cách xa ngày nhận (trên 30 ngày), bì văn có độ mật, độ khẩn số ký hiệu không thống ngồi bì văn cần giữ lại bì đính kèm văn để theo dõi Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến, đăng ký văn đến quét văn vào chương trình phần mềm quản lý văn ghi sổ theo dõi a) Việc đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến đăng ký văn đến phải thực ngày làm việc, chậm ngày làm việc Riêng Văn đến có đóng dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận b) Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) c) Đối với bì văn mật, bì có ghi “Chỉ người có tên bóc bì” ghi đích danh đơn vị nhận, Văn thư đóng dấu “Đến” ngồi bì, ghi số ngày đến, đăng ký theo thơng tin ghi ngồi bì chuyển cho người có tên bì Những văn gửi đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải trừ trường hợp có ý kiến Lãnh đạo Trường Trường hợp nội dung văn đến không thẩm quyền, chức đơn vị Trưởng đơn vị cá nhân giao xử lý phải kịp thời báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo Trường giao xử lý công việc Điều 13 Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến: a) Sau kiểm tra, đăng ký vào phần mềm quản lý sổ Văn thư, văn đến kịp thời trình Lãnh đạo Trường kèm Phiếu giao xử lý văn đến theo mẫu Phụ lục VI Quy chế theo quy trình sau: - Văn thư trình Trưởng phịng Hành - Tổng hợp đề xuất xử lý để trình Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực theo phân cấp ủy quyền Hiệu trưởng xem xét, duyệt - Sau có ý kiến đề xuất Trưởng phịng Hành - Tổng hợp, Văn thư trình Lãnh đạo Trưởng Văn thư phơ tơ Phiếu giao xử lý văn đến có ý kiến đạo Lãnh đạo Trường lưu theo dõi chuyển đến đơn vị giao xử lý; đồng thời nhập ý kiến đạo vào sổ lưu trữ công văn; Các văn gấp phải chuyển đến Lãnh đạo Trường xử lý, đảm bảo thời hạn ghi văn b) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo nặc danh, Văn thư phải giữ nguyên bì đính kèm đơn, thư trình Hiệu trưởng Trường c) Đối với văn mật, Văn thư đăng ký vào sổ thơng tin ghi bì vào sổ đăng ký văn mật trình Hiệu trưởng Trường Trường hợp Hiệu trưởng trường đồng ý cho bóc bì Văn thư bóc bì mở sổ đăng ký văn mật Chuyển giao văn đến sau có ý kiến Lãnh đạo Trường a) Sau có ý kiến đạo Phiếu giao việc xử lý văn đến Hiệu trưởng đăng ký thông tin bổ sung vào phần mềm quản lý văn sổ theo dõi; Văn thư chuyển văn đến cho đơn vị chủ trì xử lý đơn vị phối hợp có (khơng q 02 làm việc kể từ nhận lại văn bản) - Thời gian chuyển văn đến cho đơn vị: buổi sáng từ đến 11 giờ; buổi chiều từ 14 đến 16 - Đối với văn khẩn văn có ý kiến đạo giải gấp Lãnh đạo Trường, Văn thư phải báo cáo Trưởng phịng Hành - Tổng hợp chuyển kịp thời đến đơn vị giao chủ trì xử lý văn b) Việc chuyển giao văn đến phải bảo đảm xác đối tượng Người nhận văn phải ký nhận vào sổ Đối với văn đến đóng dấu “Thượng khẩn” “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), cần ghi rõ thời gian chuyển Điều 14 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến đơn vị chủ động phối hợp tham vấn ý kiến đơn vị liên quan cần Đơn vị chủ trì soạn thảo hồn thành việc xử lý văn đến cách nhanh chóng, kịp thời thời hạn cụ thể Hiệu trưởng đạo Đối với văn có ghi mốc thời gian giải ghi văn đơn vị giao chủ trì soạn thảo hồn thành việc xử lý văn đến cách nhanh theo mốc thời gian ghi văn Trường hợp xét thấy khơng thể hồn thành công việc, phải báo cáo Hiệu trưởng để kịp thời xử lý Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo phải thực theo quy định Luật Khiếu nại Luật Tố cáo Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Bộ phận Văn thư chịu trách nhiệm đôn đốc, quản lý tình hình giải văn đến Văn thư chịu trách nhiệm theo dõi, hàng tuần có báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn đến Điều 15 Quản lý văn Tất văn Nhà trường đơn vị trực thuộc Trường phát hành phải quản lý theo trình tự sau: Trước thực thủ tục phát hành, Văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, thẩm quyền ký; ghi số, ngày, tháng năm ban hành đăng ký vào phần mềm quản lý sổ; nhân bản; đóng dấu quan dấu mật, khẩn (nếu có) theo quy định Điều 22 Quy chế này; phát có sai sót, phải báo cáo Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo để kịp thời xử lý Văn Nhà trường đơn vị trực thuộc đánh số liên tục theo hệ thống số chung (trừ Quyết định đánh số riêng) riêng đơn vị Văn thư quan thống quản lý Số văn ghi chữ số, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Việc đánh số Quyết định thực đánh số văn khác Cụ thể: a) Ngày, tháng, năm văn ngày, tháng, năm văn ký ban hành viết chữ số Ả Rập; ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước b) Nếu văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ 02 phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã trang Phụ lục c) Văn phụ lục gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở đánh số thứ tự chữ số; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục Chuyển phát văn a) Văn sau đủ điều kiện phát hành, Văn thư chuyển phát theo quy định điểm Điều Quy chế Trường hợp chuyển phát nhanh, văn chuyển đến nơi nhận Fax chuyển qua mạng sau phải gửi đến nơi nhận b) Văn phát hành sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn khác c) Văn gửi cho đơn vị, cá nhân nội quan chuyển trực tiếp đến nơi nhận có ký nhận người nhận văn Văn gửi qua bưu điện phải có ký nhận nhân viên bưu điện Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn a) Đối với văn mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết b) Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng Hành - Tổng hợp Trưởng đơn vị để xử lý kịp thời Lưu văn a) Mỗi văn phát hành phải lưu 02 bản: gốc lưu Văn thư phải kèm theo phơtơ Phiếu trình Tờ trình xử lý cơng việc; lưu hồ sơ đơn vị chủ trì soạn thảo văn b) Bản gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký c) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định Quy chế d) Bản lưu văn mật quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 16 Quản lý, cấp Giấy đường, Giấy giới thiệu Giấy đường, Giấy giới thiệu phải quản lý thống Văn thư sổ phần mềm quản lý văn theo quy định Giấy giới thiệu phải đánh số lưu Mẫu số 8: Giấy mời họp Trường Đại học Đồng Tháp BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Số: /TM-ĐHĐT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đồng Tháp, ngày tháng năm 20… THƯ MỜI Về việc…………………………………… (1) Kính gửi: (2) (3) trân trọng kính mời: Ơng (bà) (2) Tới dự (5) Thời gian: Địa điểm: / (6) Nơi nhận: - ; - ; - ………; - Lưu: VT, (7) (8) (9) HIỆU TRƯỞNG (10) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung giấy mời; (2) Tên quan, tổ chức, cá nhân mời; (3) Tên đơn vị ban hành mời; (4) Tên (nội dung) họp, hội nghị, hội thảo,…; (5) Chữ ký tắt cán trực tiếp soạn thảo Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo; (7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản; (8) Ký hiệu người đánh máy (9) Chữ ký nháy Thư ký Lãnh đạo Trường (10) Thẩm quyền ký Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký thay (KT.) Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn ký Thừa lệnh (TL.) Mẫu số 9: Phiếu báo Văn phòng Trường Đại học Đồng Tháp phát hành BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM /PB-ĐHĐT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đồng Tháp, ngày tháng năm 20… PHIẾU BÁO Về (1) Kính gửi: (2) Theo Thông báo số … ngày … tháng … năm … , Lãnh đạo trường giao cho đơn vị nghiên cứu dự thảo văn góp ý gửi Phịng Hành Tổng hợp để tổng hợp trình Lãnh đạo trường Đến nay, Phịng Hành Tổng hợp chưa nhận dự thảo văn góp ý Quý đơn vị Đề nghị Quý đơn vị khẩn trương dự thảo văn góp ý gửi Phịng Hành - Tổng hợp trước ngày … tháng … năm … để tổng hợp trình Lãnh đạo trường./ (3) Nơi nhận: - ; - ; - Lưu: VT, HCTH (4) (5) TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HC-TH (6) (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung Phiếu báo; (2) Cơ quan, đơn vị nhận Phiếu báo (đôn đốc, nhắc việc); (3) Chữ ký tắt cán trực tiếp soạn thảo; (4) Ký hiệu người đánh máy (5) Chữ ký nháy Thư ký Lãnh đạo Trường (6) Thẩm quyền ký Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng ký thay (KT.) 10 Phụ lục V BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP PHIẾU GIAO XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Số công văn đến: ……………… Ngày đến: … / …/…… Nội dung………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Đề xuất Trưởng phòng HC-TH Chỉ đạo Hiệu trưởng Phụ lục VI MẪU VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN GIAO NỘP, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ Mẫu số 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ Mẫu trình bày “Tờ nhan đề mục lục” BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU PHÔNG (tên phông/sưu tập, khối tài liệu nộp lưu) Mục lục số (quyển số): Đồng Tháp, năm 20 Mẫu trình bày phần “Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Hộp/ cặp số (1) Hồ sơ số (2) Tiêu đề hồ sơ (3) Thời gian BĐ-KT (4) Số tờ (5) Ghi (6) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột - Hộp/cặp số: ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu nộp lưu; Cột - Hồ sơ số: ghi số hồ sơ đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ phông; Cột - Tiêu đề hồ sơ: ghi theo tiêu đề hồ sơ mục lục hồ sơ phông; Cột - Thời gian bắt đầu, kết thúc: ghi thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ, ví dụ: 01/01/2016 - 31/12/2016; Cột - Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ; Cột - Ghi chú: ghi thông tin cần ý nội dung hình thức tài liệu có hồ sơ Mẫu trình bày “Tờ kết thúc” TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (ĐVBQ) Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu Mục lục gồm: tờ (được đánh số liên tục từ đến ) , ngày … tháng … năm 200 Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Mẫu số 2: Biên giao nhận tài liệu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đồng Tháp, ngày tháng năm 20… BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn Điều 12 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường ĐH Đồng Tháp; Căn kế hoạch thu thập tài liệu năm … ; Hôm nay, ngày … tháng … năm …., Trường ĐH Đồng Tháp gồm: BÊN GIAO: (tên đơn vị nộp tài liệu) ………………………………………… Đại diện là: 1.Ông (bà) Chức vụ công tác: Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Tên Lưu trữ quan) Đại diện là: Ông (bà): Chức vụ công tác: Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ : …………… Quy mét giá là: …… mét Tình trạng tài liệu giao nộp (mơ tả tóm tắt tình trạng khối tài liệu nộp lưu mức độ phân loại, lập hồ sơ, tình trạng vật lý tài liệu) Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ nộp lưu (tổng số … trang) Biên lập thành hai giá trị, bên giao bên nhận giữ 01 (một) có giá trị ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN Lãnh đạo đơn vị (Chức vụ, chữ ký, họ tên) Người phụ trách lưu trữ (Ký tên, ghi rõ họ tên) Mẫu số 3: Mẫu bảng kê hồ sơ thuộc Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ H p/c p s (1) H s s (2) Tiêu h s (3) Th i gian tài li u (4) S t (5) Ghi (6) Hướng dẫn cách ghi cột: (1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu chữ số Ả Rập Số hộp tài liệu đánh liên tục tồn phơng lưu trữ; (2): Là chữ số Ả Rập đánh cố định cho hồ sơ sau xếp trật tự hồ sơ phông theo phương án phân loại Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng lưu trữ; (3): Ghi theo tên hồ sơ viết lên bìa hồ sơ phiếu tin; (4): Ghi thời gian tài liệu có sớm muộn hồ sơ; (5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên hồ sơ sau xếp đánh số thứ tự; (6): Ghi đặc điểm đáng ý hình thức nội dung tài liệu có hồ sơ Mẫu số 4: Mẫu bảng kê hồ sơ thuộc Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ H p/c p s (1) H s s (2) Tiêu h s (3) Th i gian tài li u (4) S t (5) Th I h n b o qu n (6) Ghi (7) Hướng dẫn cách ghi cột: (1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu chữ số Ả Rập Số hộp tài liệu đánh liên tục tồn phơng lưu trữ; (2): Là chữ số Ả Rập đánh cố định cho hồ sơ sau xếp trật tự hồ sơ phông theo phương án phân loại Số hồ sơ đánh liên tục tồn phơng lưu trữ; (3): Ghi theo tên hồ sơ viết lên bìa hồ sơ phiếu tin; (4): Ghi thời gian tài liệu có sớm muộn hồ sơ; (5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên hồ sơ sau xếp đánh số thứ tự (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên); (6): Ghi số năm cụ thể để lưu giữ hồ sơ kể từ công việc kết thúc hồ sơ hết giá trị; (7): Ghi đặc điểm đáng ý hình thức nội dung tài liệu có hồ sơ Mẫu số 5: Mẫu Danh mục tài liệu hết giá trị DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (Khối) tài liệu: …………… Bó s T ps (1) (2) Tiêu h s ho c t p tài li u (3) Lý h y Ghi (4) (5) Hướng dẫn cách ghi cột: Phông (khối) tài liệu: Ghi tên phông khối tài liệu (1): Ghi thứ tự bó (cặp) tài liệu Số thứ tự ghi liên tục cho phông (hoặc khối) tài liệu (2): Ghi số thứ tự hồ sơ tập tài liệu hết giá trị bó (cặp); (3): Ghi tiêu đề hồ sơ tài liệu hết giá trị Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên (4): Ghi lý hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm, trùng thừa (ghi rõ bị bao hàm trùng với hồ sơ mục lục hồ sơ giữ lại (5): Ghi ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu ghi khác Mẫu số 6: Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối)……………………… Thời gian Phông (khối) tài liệu…………………… I TĨM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu loại nào? (Trong trình chỉnh lý hay tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) Số lượng: - Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý … … mét; - Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản … … mét; - Số lượng tài liệu loại …… mét (bó, gói); - Tỷ lệ loại so với tài liệu giữ lại …… % Thời gian khối tài liệu hết giá trị: - Thời gian bắt đầu: ……… - Thời gian kết thúc: ……… II TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, chụp Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm tài liệu ? Nội dung vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý huỷ Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý huỷ Nhóm tài liệu trùng: Gồm tài liệu gì? Nhóm tư liệu: Gồm loại nào? Nội dung vấn đề gì? Đồng Tháp, ngày…… tháng……năm…… NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH (Họ tên, chữ ký) Mẫu số : Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu TRƯỜNG ĐH ĐỒNG THÁP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Đồng Tháp, ngày … tháng … năm …… BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn Điều 18, 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm 2016 Trường Đại học Đồng Tháp; Căn Quyết định số… ngày… tháng… năm… Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào lúc….giờ… ngày…tháng…năm…, Tại …………………… Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường gồm có: …/… người Vắng… /… người Chủ toạ:……………… Thư ký:……………… Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu …… Sau nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị Phông (khối) …………………………… kiểm tra thực tế, thành viên Hội đồng có ý kiến sau: 1…………………… 2…………………… 3…………………… Chủ toạ họp thống kết luận: Đề nghị giữ lại tập (hồ sơ) tài liệu số:……………, nêu lý (nếu có) Đề nghị…… (người đứng đầu quan) xem xét, định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm Hội đồng thơng qua biên họp, với ý kiến trí… /… người Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… / Các ủy viên Hội đồng có mặt: (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); (họ tên, chức danh, chữ ký); THƯ KÝ HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) Mẫu số : Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Số: /QĐ-ĐHĐT Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………, ngày……tháng…….năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP Căn Điều 28 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Đồng Tháp ban hành theo định số 269/QĐ-ĐHĐT, ngày 09/5/2013 ; Căn Quy chế công tác văn thư, lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm 2016 Trường Đại học Đồng Tháp; Căn … … (văn có ý kiến Sở Nội vụ Đồng Tháp); Theo đề nghị Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, QUYẾT ĐỊNH Điều Tiêu hủy … bó (tập) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) … (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị) Điều Giao cho Trưởng phịng Hành chính- Tổng hợp thực việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật Điều Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu đơn vị hữu quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT,… HIỆU TRƯỞNG (chữ ký, dấu) Họ tên Mẫu số : Biên bàn giao tài liệu hết giá trị BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………, ngày……tháng…….năm…… BIÊN BẢN Bàn giao tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số …… ngày … tháng … năm … Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào lúc … Tại (nơi huỷ)………………………………………… Chúng gồm: Bên giao: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… Bên nhận: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… Cùng giao nhận khối tài liệu hết giá trị để tiêu hủy sau: - Tên Phông (khối) tài liệu: …………………………………………… - Số lượng: ……… bó (tập) theo Danh mục tài liệu hết giá trị Hai bên giao nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi Danh mục Biên lập thành hai bản: bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Họ tên, ký) Mẫu số 10 : Biên tiêu hủy tài liệu hết giá trị BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………, ngày……tháng…….năm…… BIÊN BẢN Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số … ngày … tháng … năm … Hiệu trưởng Trường Đại học Đồng Tháp việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … Tại (nơi hủy)………………………………………… Chúng gồm: 1……………………………., đơn vị…………………………………… 2……………………………., đơn vị…………………………………… 3……………………………., đơn vị…………………………………… 4……………………………., đơn vị…………………………………… Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) ……… ………………………………………………………………………………… Số lượng tài liệu tiêu hủy …………………… mét Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, xén nhỏ…) ………………… Chúng hủy hết số tài liệu ghi Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định Biên lập thành hai bản: quan có tài liệu tiêu hủy giữ bản, đơn vị thực tiêu hủy tài liệu giữ bản./ ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ TIÊU HỦY TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY (Họ tên, ký) Xác nhận đơn vị Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) 10 Phụ lục VII BẢNG THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO CỦA CÁC KHOA, PHÒNG, TRUNG TÂM STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐƠN VỊ LƯU THỜI HẠN LƯU TRỮ (1) I (2) (3) Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn Hồ sơ xin mở mã ngành đào tạo: (Tờ trình xin mở mã ngành, đề án thuyết minh, định cho phép mở mã ngành, …) Hồ sơ tuyển sinh, mở lớp (văn mở lớp, định công nhận kết tuyển sinh, định công nhận kết kiểm tra cấp chứng chỉ, danh sách trúng tuyển, danh sách nhập học, hợp đồng đào tạo, …) Hồ sơ tốt nghiệp : (Danh sách xét TN, Quyết định công nhận TN, ) Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT Hồ sơ chấm luận văn thạc sỹ; Bảng điểm tổng hợp tồn khóa bậc đào tạo; QĐ cơng nhận kết kiểm tra cấp chứng chỉ; Vĩnh viễn Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Phòng KT & BĐCLĐT; TT BDNG; TT NN&TH Vĩnh viễn (bằng in file) Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Vĩnh viễn (bằng in file Vĩnh viễn (4) Phòng ĐT SĐH; Phòng KT & BĐCLĐT; TT NN&TH Sổ cấp phát văn bằng, chứng chỉ; Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; TT NN&TH Chương trình đào tạo; Khung chương trình; Đề Phịng ĐT SĐH; cương chi tiết; Quyết định ban hành danh mục Phòng ĐT; Các Khoa học phần kế hoạch dạy học; Chuẩn đầu Hồ sơ kiểm định chất lượng đào tạo (Báo cáo tự P KT& BĐCLĐT đánh giá, tự đánh giá chương trình, đánh giá ngồi) Các quy định quản lý đào tạo; Phòng ĐT SĐH; Báo cáo khóa đào tạo Phịng ĐT; Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn II Tài liệu lưu theo khóa học Các loại biên Hội đồng TS; Học kết thúc mơn học Phịng KT&ĐBCLĐT Hết khóa học Hồ sơ đăng ký dự thi; Hồ sơ xét tuyển, tuyển sinh; Bài thi TS thí sinh trúng tuyển Phịng ĐT SĐH; Phịng KT&ĐBCLĐT Hết khóa học Các Khoa đào tạo Hết khóa học III Đề cương mơn học Tài liệu lưu trữ có thời hạn Sổ giao nhận đề thi, thi, bảng điểm Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Phòng KT&ĐBCLĐT năm Hồ sơ tổ chức thực tập tốt nghiệp Phòng ĐT; Các Khoa năm Đồ án, khóa luận TN, báo cáo thực tập Các Khoa năm sau TN Hồ sơ tổ chức thi học phần (CQ, KCQ) Phòng ĐT SĐH; Phòng ĐT; Phòng KT & BĐCLĐT năm sau TS Bài thi hết học phần, tiểu luận, tập lớn Phòng KT&BĐCLĐT; Các Khoa năm sau thi Bảng điểm thi kiểm tra thường kỳ , thi kết thúc học phần Phòng KT & BĐCLĐT; Khoa năm sau TN Danh sách cấp phát loại chứng (GDTC, GDQP) Phòng ĐT năm sau TN; lưu file Bài thi TS thí sinh khơng trúng tuyển Phòng Đào tạo năm sau thi Hồ sơ sinh viên (Bản sao) Phòng CTSV năm sau TN Ký hiệu viết tắt: TS: tuyển sinh; TN: tốt nghiệp; GDTC: giáo dục thể chất; GDQP: giáo dục quốc phòng Phòng ĐT SĐH: Phòng Đào tạo Sau Đại học Phòng ĐT: Phòng Đào tạo Phòng KT & BĐCLĐT: Phịng Khảo thí Bảo đảm chất lượng đào tạo TT BDNG: Trung tâm Bồi dưỡng nhà giáo TT NN&TH: Trung tâm Ngoại ngữ Tin học