QĐ so 415- Quy che cong tac van thu luu tru Truong DHNT

10 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 11 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức, cá nhân 12 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 13 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ trường, Lưu trữ lịch sử 14 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động đơn vị, cá nhân Trường 15 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 16 Lưu trữ trường nơi lưu trữ tất văn bản, tài liệu Trường, kho Lưu trữ trường đặt Thư viện Trường Giám đốc Thư viện có trách nhiệm tổ chức, quản lý cơng tác lưu trữ theo quy định Nhà nước Quy chế Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Những hoạt động công tác văn thư lưu trữ Trường có liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước phải thực theo quy định Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Thơng tư 12/2002/TT-BCA Bộ Công an quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, Thơng tư 33/2015/TT-BCA hướng dẫn Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn Trường ban hành hình thức văn hành Văn hành quy định Điểm 2, Khoản 2, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2012 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư bao gồm: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, cam kết, thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công" Điều Thể thức văn Thể thức văn hành thực theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn thực sau: Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Ban Giám hiệu giao cho đơn vị viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn Đơn vị viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn Trong trường hợp dự thảo văn cần xin ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan phải đề xuất với Hiệu trưởng tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh văn bản; trình duyệt dự thảo văn Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Lãnh đạo Trường phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị viên chức giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra thể thức chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt nhỏ, gọn vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo Trường ký ban hành Thư ký Văn phòng Ban Giám hiệu giúp Lãnh đạo Trường kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Nhà trường Điều Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, theo văn ủy quyền Hiệu trưởng chức nhiệm vụ đơn vị Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Hiệu trưởng ký tất văn Trường ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 10 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV 3 Việc y chính, lục, trích văn lãnh đạo Trường, lãnh đạo đơn vị định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát Trường ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo Trường ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 11 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Trường phải quản lý tập trung Văn thư Trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư Trường, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Điều 12 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến Trường phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 13 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư Trường tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo Trường để xử lý 4 Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn nhập vào phần mềm quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Điều 14 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, Văn thư Trường trình Hiệu trưởng (qua Văn phòng Ban Giám hiệu) để xin ý kiến giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn vào ý kiến đạo giải Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng ủy quyền, Văn thư Trường đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo đến địa liên quan; theo dõi, đôn đốc đơn vị cá nhân thực Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Điều 15 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo Trường; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Văn thư Trường có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Trưởng Phòng TCHC Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Trưởng Phòng TCHC báo cáo Lãnh đạo Trường tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến thông báo cho đơn vị liên quan Điều 16 Trình tự giải văn Tất văn phải qua phận Văn thư Trường để thực thủ tục hành quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu Trường dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 17 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn bản, đăng ký văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư Trường kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo Trưởng phòng TCHC xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư Trường Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Văn mật đánh số đăng ký riêng Đăng ký văn Lập sổ đăng ký văn đi, gồm: sổ văn đi, sổ văn mật Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn nhập phần mềm quản lý văn Trường Điều 18 Nhân bản, đóng dấu Trường, dấu đơn vị Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư Trường b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Đóng dấu a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Trường, tên đơn vị tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Điều 19 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư Trường, Văn thư đơn vị tiến hành cơng việc sau phát hành: Lựa chọn bì; Viết bì; Vào bì dán bì; Văn thư Trường đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc b) Đối với văn "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Văn thư Trường Văn thư Trường giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân, đơn vị Trường cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đ) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư Trường, văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn b) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận Văn thư Trường phải báo cáo với Trưởng đơn vị liên quan (qua văn thư đơn vị) để xử lý Điều 20 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư Trường (hết thời hạn quy định bàn giao cho Thư viện để lưu trữ) 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư Trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Văn thư Trường có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định Trường Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 21 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ Trường thực tế cơng việc giao CBVC phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - CBVC có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến cơng việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc CBVC có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, CBVC phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị Trường, đơn vị hình thành hồ sơ b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 22 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ trường Trách nhiệm CBVC a) CBVC phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ trường theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ trường biết phải đồng ý Lãnh đạo Trường thời hạn giữ lại không 02 năm b) CBVC chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Trường làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác c) Nhân viên văn thư, Lưu trữ trường có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ trường theo quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc b) Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán tài liệu xây dựng Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị CBVC phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ trường bên giao tài liệu bên giữ loại Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 23 Quản lý dấu Trưởng Phòng TCHC chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng dấu tròn Trường, dấu tròn đơn vị Trường Các dấu Trường, đơn vị Trường giao cho Văn thư Trường quản lý sử dụng Văn thư Trường có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc Văn thư Trường Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trường phải đồng ý Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc b) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn Hiệu trưởng Khi nét dấu bị mòn biến dạng Văn thư Trường phải báo cáo Hiệu trưởng qua Trưởng Phòng TCHC để làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Trưởng Phòng TCHC phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị Trường có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu theo quy định Điều 24 Sử dụng dấu Văn thư Trường phải tự tay đóng dấu vào văn Trường ban hành Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 25 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ trường Hàng năm, Giám đốc Thư Viện có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ trường, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ đơn vị Trường Điều 28 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật lưu trữ 2011 Điều 29 Hủy tài liệu hết giá trị Thực theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011 Điều 30 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 luật Lưu trữ 2011 Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 31 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ trường cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ trường tập trung bảo quản kho lưu trữ Trường Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Giám đốc Thư viện có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; phối hợp với Trung tâm Phục vụ trường học thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; đề xuất trang bị đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Nhân viên Lưu trữ trường có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 32 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, cơng chức, viên chức trong, ngồi Trường cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi Trường nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo Trường đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo Trường đồng ý Điều 33 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật lưu trữ 2011 Điều 34 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật lưu trữ 2011 Điều 35 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ trường phải có Nội quy phịng đọc Nội quy Phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: 11 a) Thời gian phục vụ độc giả b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Những vật dụng khơng mang vào phịng đọc d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phịng đọc đ) Độc giả khơng tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào Trường; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Trường Nhân viên Lưu trữ trường phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Chương IV KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 36 Khen thưởng xử lý vi phạm Các đơn vị, cá nhân có thành tích cơng tác văn thư, lưu trữ khen thưởng theo quy định Nhà nước Đơn vị, cá nhân vi phạm quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 37 Khiếu nại, tố cáo Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 38 Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Trưởng phòng TCHC Trưởng phòng TCHC giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Nhà trường đồng thời phối hợp với Giám đốc Thư viện tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị Trường Trách nhiệm Trưởng đơn vị (phòng, khoa, viện trung tâm ) Trưởng đơn vị có trách nhiệm triển khai tổ chức thực Quy chế Trường công tác văn thư, lưu trữ tới CBVC đơn vị phân công người giúp Trưởng đơn vị trình thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đơn vị Trách nhiệm Cán viên chức 12 - Các tài liệu khác có liên quan đến thi 24 Hồ sơ kiểm tra, đánh giá, xếp loại giảng viên theo chuẩn nghề nghiệp 25 Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán 26 Hồ sơ công tác bảo vệ trị nội 27 Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ 28 Cơng văn trao đổi công tác tổ chức, cán I.2 TÀI LIỆU LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm 29 - tháng, tháng - Quý, tháng 30 Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức làm việc báo cáo thực 31 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động 32 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm Hồ sơ vụ tai nạn lao động 33 - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng 34 Hợp đồng lao động vụ việc 35 Công văn trao đổi công tác lao động 36 Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức 37 Công văn trao đổi tiền lương 38 Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo I.3 TÀI LIỆU THI ĐUA, KHEN THƯỞNG 39 40 41 42 43 44 45 46 47 Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng Trường Hồ sơ hội nghị thi đua Trường chủ trì tổ chức Kế hoạch, báo cáo cơng tác thi đua, khen thưởng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch Nước Thủ tướng Chính phủ - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng Hiệu trưởng - Hồ sơ khen thưởng người nước ngồi Quyết định Cơng nhận kết phân loại cán viên chức đơn vị theo năm học Quyết định Công nhận danh hiệu thi đua theo năm học Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng 15 năm 10 năm 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm sau chấm dứt Hợp đồng 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm I.4 TÀI LIỆU VỀ VĂN THƯ-LƯU TRỮ Hồ sơ hội nghị công tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ 48 Trường tổ chức 49 Hồ sơ thực cải cách hành 50 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo 51 quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) 52 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu Tập lưu, sổ đăng ký văn Trường 53 - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác 54 Sổ đăng ký văn đến, văn 55 Cơng văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm 20 năm 20 năm 20 năm 20 năm Vĩnh viễn 50 năm 20 năm 10 năm I.5 TÀI LIỆU THANH TRA VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI TỐ CÁO 56 Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 57 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo 58 59 60 61 62 Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Tài liệu hoạt động Ban Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn 15 năm Vĩnh viễn năm II TÀI LIỆU TÀI CHÍNH, KẾ TỐN STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Tập văn tài chính, kế tốn gửi chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm Kế hoạch, báo cáo tài toán 16 Thời hạn bảo quản Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 20 năm năm Vĩnh viễn 10 11 12 13 14 15 - Hàng năm - Tháng, quý, tháng, tháng Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài đơn vị trực thuộc Trường - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ kiểm toán đơn vị trực thuộc Trường - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài Cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn Hồ sơ cơng trình xây dựng Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình Cơng văn trao đổi công tác xây dựng Vĩnh viễn 20 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm năm 10 năm Vĩnh viễn 15 năm 10 năm III TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC, THẠC SĨ, TIẾN SĨ; VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ, KIỂM ĐỊNH, ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG Thời hạn bảo STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu quản III.1 TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC Đến văn Tập văn công tác đào tạo chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành Hồ sơ thành lập cho phép thành lập, cho phép hoạt động đào tạo, Vĩnh viễn đình hoạt động đào tạo, sáp nhập, chia, tách, giải thể đơn vị Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình đào tạo đại học Vĩnh viễn Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng chung Vĩnh viễn mơn lý luận trị để làm tài liệu giảng dạy, học tập Trường Hồ sơ biên soạn lựa chọn, thẩm định, phê duyệt giáo trình để sử Vĩnh viễn dụng làm tài liệu giảng dạy, học tập Trường Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài liệu 20 năm hướng dẫn giảng dạy trình độ đại học Hồ sơ cho phép mở đình hoạt động ngành đào tạo đại học Vĩnh viễn Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo đại học với sở giáo dục nước Vĩnh viễn Hồ sơ cho phép đào tạo liên thông lên trình độ đại học Vĩnh viễn 10 Hồ sơ cho phép đào tạo từ xa Vĩnh viễn 17 11 12 13 14 Hồ sơ cho phép đào tạo văn đại học thứ hai Tài liệu tuyển sinh đại học: - Hồ sơ xác định tiêu tuyển sinh hàng năm - Hồ sơ xây dựng phương án đảm bảo chất lượng đầu vào tuyển sinh - Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh - Hồ sơ đăng ký dự tuyển - Bài thi tuyển sinh thí sinh dự kỳ thi trung học phổ thông quốc gia - Bài thi tổ chức tuyển sinh theo phương thức thi tuyển thi tuyển kết hợp với xét tuyển - Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh Văn phê duyệt danh sách học sinh nhập học phân lớp Bảng điểm tổng hợp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học Tài liệu thi hết học phần: - Hồ sơ phê duyệt kết thi hết học phần 15 - Bài thi hết học phần - Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần 16 Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tài liệu xét công nhận tốt nghiệp đại học: - Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp ĐH; Danh sách tốt nghiệp - Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp 18 - Các đồ án, khóa luận tốt nghiệp + Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên + Không đạt yêu cầu - Bài thi, tài liệu khác có liên quan đến thi, xét tốt nghiệp III.2 TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO THẠC SĨ Hồ sơ cho phép đào tạo, đình tuyển sinh, thu hồi định cho 19 phép đào tạo ngành, chuyên ngành thạc sĩ Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ thạc sĩ với sở giáo dục 20 nước Tài liệu tuyển sinh thạc sĩ: - Hồ sơ xác định tiêu tuyển sinh hàng năm - Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh - Hồ sơ đăng ký dự tuyển 21 - Bài thi - Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh 22 23 Quyết định công nhận học viên cao học Bảng điểm tổng hợp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học 24 Hồ sơ giảng dạy giáo viên 18 Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hết khóa Hết khóa Hết khóa Hết khóa Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm sau tốt nghiệp Hết khóa Hết khóa 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp Tài liệu thi hết học phần: - Hồ sơ xét duyệt kết thi hết học phần 25 - Bài thi - Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần 26 Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần 27 Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập giáo viên học viên Tài liệu công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ - Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ; Danh sách tốt nghiệp - Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ - Hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ - Hồ sơ chấm thẩm định xử lý kết thẩm định luận văn thạc sĩ 28 trường hợp có đơn tố cáo - Luận văn thạc sĩ + Được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên + Khơng đạt u cầu - Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp III.3 TÀI LIỆU VỀ ĐÀO TẠO TIẾN SĨ Hồ sơ cho phép đào tạo, đình tuyển sinh, thu hồi định cho 29 phép đào tạo ngành, chuyên ngành tiến sĩ Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với sở giáo dục 30 nước Tài liệu tuyển sinh tiến sĩ: - Hồ sơ xác định tiêu tuyển sinh hàng năm 31 - Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh - Hồ sơ đăng ký dự tuyển, Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh 33 Quyết định công nhận nghiên cứu sinh, hướng nghiên cứu đề tài nghiên cứu, chuyên ngành, người hướng dẫn thời gian đào tạo nghiên cứu sinh Bảng điểm tổng hợp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học 34 Hồ sơ giảng dạy giáo viên 32 Tài liệu thi hết học phần - Hồ sơ xét duyệt kết thi hết học phần 35 - Bài thi - Tài liệu khác liên quan đến thi hết học phần 36 Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần 19 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn 30 năm 30 năm 30 năm năm năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp 10 năm sau tốt nghiệp 37 Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập giáo viên học viên 38 Báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan nghiên cứu sinh Tài liệu công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ: - Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ; Danh sách nghiên cứu sinh cấp tiến sĩ - Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ - Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp sở - Hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án tiến sĩ cấp trường viện 39 - Hồ sơ việc lấy ý kiến phản biện độc lập luận án tiến sĩ - Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp trường viện - Hồ sơ chấm thẩm định xử lý kết thẩm định luận án tiến sĩ - Luận án tiến sĩ tóm tắt luận án tiến sĩ + Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên + Không đạt yêu cầu - Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp III.4 TÀI LIỆU VỀ VĂN BẰNG, CHỨNG CHỈ năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm năm 40 Hồ sơ chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng Vĩnh viễn 41 Hồ sơ cấp phôi tốt nghiệp cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ Vĩnh viễn 42 Sổ gốc cấp văn tốt nghiệp cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ 43 Sổ cấp văn tốt nghiệp từ sổ gốc 44 Sổ cấp chứng từ sổ gốc Hồ sơ công nhận văn tốt nghiệp cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ 45 sở nước cấp III.5 KIỂM ĐỊNH, ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Đến văn hết hiệu lực thi hành 46 Tập văn công tác kiểm định, đảm bảo chất lượng gửi đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) 47 Kế hoạch chiến lược đảm bảo chất lượng 20 năm 48 Hồ sơ đánh giá ngồi 20 năm 49 Cơng văn trao đổi công tác kiểm định, đảm bảo chất lượng 10 năm D TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Tập văn khoa học công nghệ gửi chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành Hồ sơ việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ Trường 20 Vĩnh viễn Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học Trường tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học đào tạo Vĩnh viễn Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cơng nhận Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn ngành Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ Trường Vĩnh viễn Các báo cáo khoa học chuyên đề Trường thực để tham gia hội thảo khoa học 20 năm 10 Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu Trường 11 Công văn trao đổi công tác khoa học, công nghệ Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên cấp khoa/bộ môn Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên dự xét giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học cấp trường Hồ sơ đánh giá đề tài xét tặng giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học giải thưởng Khoa học công nghệ dành cho giảng viên trẻ sở giáo dục đại học Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên, nghiên cứu viên - Cấp Nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở 12 13 14 15 Vĩnh viễn 20 năm năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm năm 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm E TÀI LIỆU HỢP TÁC QUỐC TẾ STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế Trường chủ trì Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế Trường Vĩnh viễn Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước Vĩnh viễn Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) Vĩnh viễn 21 10 11 12 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Hồ sơ đoàn - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước - Quan trọng - Thông thường Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm F TÀI LIỆU VỀ GIÁO DỤC QUỐC PHÒNG VÀ AN NINH STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Hồ sơ biên soạn, thẩm định chương trình giáo dục quốc phịng an ninh Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng chung mơn giáo dục quốc phịng an ninh để làm tài liệu giảng dạy, học tập Trường Hồ sơ quản lý, sử dụng thiết bị dạy học mơn giáo dục quốc phịng an ninh Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê du yệt tài liệu bồi dưỡng, tài liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục quốc phòng an ninh Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm G TÀI LIỆU VỀ CƠNG TÁC HỌC SINH, SINH VIÊN STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Tập văn công tác học sinh, sinh viên gửi chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành Báo cáo đánh giá, tổng hợp tình hình đạo đức, lối sống học sinh, sinh viên theo thời kỳ năm học Hồ sơ theo dõi, tổng hợp, thống kê đề xuất công tác phát triển Đảng học sinh, sinh viên Hồ sơ khen thưởng công nhận danh hiệu học sinh, sinh viên - Cấp Bộ, cấp tỉnh - Cấp huyện, trường Hồ sơ kỷ luật học sinh, sinh viên - Hình thức kỷ luật khiển trách - Hình thức kỷ luật cảnh cáo - Hình thức đình học tập có thời hạn 22 Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm 15 năm 20 năm - Hình thức buộc thơi học Hồ sơ tổ chức, theo dõi hoạt động liên quan đến hình thành đạo đức, lối sống học sinh, sinh viên Hồ sơ theo dõi, xử lý vấn đề an ninh, trị liên quan đến học sinh, sinh viên Hồ sơ tổ chức tuần sinh hoạt công dân - học sinh, sinh viên đầu khóa, đầu năm, cuối khóa học Vĩnh viễn năm 10 năm năm Hồ sơ tổ chức tư vấn học tập, nghề nghiệp, việc làm cho học sinh, sinh viên năm 10 Hồ sơ cơng tác chăm sóc sức khỏe học sinh, sinh viên năm 11 Hồ sơ quản lý học sinh, sinh viên nội, ngoại trú năm Trả người học sau trường 12 Hồ sơ học sinh, sinh viên 13 Hồ sơ chuyển trường học sinh, sinh viên 14 Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến 15 Hồ sơ xin học lại trường khác 16 Hồ sơ xét cấp học bổng khuyến khích học tập học sinh, sinh viên 10 năm 17 Hồ sơ xét trợ cấp xã hội sinh viên 10 năm 18 Hồ sơ xét miễn, giảm học phí cho học sinh, sinh viên Hồ sơ giải thi đấu thể dục thể thao, văn nghệ học sinh, sinh viên: - Danh sách thí sinh đoạt giải - Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh, sinh viên đoạt giải - Hồ sơ đăng ký dự thi - Các tài liệu khác có liên quan đến giải thi đấu thể dục thể thao, văn nghệ học sinh, sinh viên 10 năm 19 Hết khóa năm Hết khóa Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm năm H TÀI LIỆU VỀ CƠ SỞ VẬT CHẤT, THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Hồ sơ xây dựng phương hướng, sách đầu tư phát triển sở vật chất, thiết bị trường học, khu Giảng đường, phòng thí nghiệm, ký túc xá… Hồ sơ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm sở vật chất, thiết bị trường học, khu giảng đường, phịng thí nghiệm, ký túc xá… Hồ sơ xác định cấu đầu tư, sách đầu tư sở vật chất, thiết bị trường học đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo Hồ sơ xây dựng sở liệu đầu tư phát triển sở vật chất, thiết bị trường học 23 Thời hạn bảo quản Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hồ sơ kiểm tra công nhận thư viện trường học đạt chuẩn Hồ sơ quản lý thư viện: - Các loại sổ sách: Sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đăng ký sách, giáo trình, tạp chí; sổ mượn sách, cho thuê sách, thống kê bạn đọc… - Hồ sơ xây dựng thư viện giáo trình điện tử, sách giáo khoa điện tử, thư viện đề thi, học liệu mở, phần mềm dạy học, thí nghiệm ảo phần mềm mơ phỏng, khai thác sử dụng dạy học dùng mã nguồn mở công nghệ học điện tử - Biên kiểm kê, lý sách, ấn phẩm thư viện Hồ sơ quản lý, theo dõi, sử dụng thiết bị dạy học: - Sổ quản lý thiết bị dạy học + Sổ đăng ký/danh mục thiết bị giáo dục; Sổ nhập tài sản, công cụ, dụng cụ + Sổ cho mượn sử dụng đồ dùng dạy học; Sổ theo dõi tài sản lớp, phịng học mơn - Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định - Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý thiết bị giáo dục, đồ chơi trẻ em 20 năm năm năm năm 20 năm năm 20 năm 20 năm I TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG STT Tên nhóm hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Đến văn hết hiệu lực thi hành Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi chung đến quan Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp ủy Đảng Vĩnh viễn Hồ sơ thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 70 năm Hồ sơ đảng viên 70 năm 10 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm 11 Cơng văn trao đổi công tác Đảng 10 năm 24 Vĩnh viễn 10 năm ... thức kỹ thu? ??t trình bày văn hành Điều So? ??n thảo văn Việc so? ??n thảo văn thực sau: Căn tính chất, nội dung văn cần so? ??n thảo, Ban Giám hiệu giao cho đơn vị viên chức so? ??n thảo chủ trì so? ??n thảo... nhiệm thể thức, kỹ thu? ??t trình bày, thủ tục ban hành văn Nhà trường Điều Ký văn Thẩm quy? ??n ký văn thực theo quy định pháp luật, theo văn ủy quy? ??n Hiệu trưởng chức nhiệm vụ đơn vị Quy? ??n hạn, chức... tin cơng cụ tra cứu chưa phép e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào Trường; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Trường Nhân