Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG V Ệ T NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG ĐỒN Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỐ:6W QĐ-ĐHCĐ Hà Nội, ngày c u tháng? năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Cơng đồn HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HQC CƠNG ĐỒN Căn Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn Nghị định sổ 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ Quy định tiết thỉ hành so điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư; Căn Thông tư sổ 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; Căn Nghị sổ 03/NQ-HĐTĐHCĐ ngày 27/11/2020 Hội đồng trường Trường Đại học Cơng đồn Ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Trường Đại học Cơng đồn; X ét đề nghị Trưởng Ban soạn thảo Quy chế Công tác văn thư Trường Đại học Cơng đồn theo Quyết định sổ 31/QĐ-ĐHCĐ ngày 06/01/2021 Hiệu trưởng QUYÉT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Cơng đồn” Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Các ơng (bà) Trưởng phịng Hành - Tổng hợp, trưởng đơn vị trực thuộc/thuộc Trường, đơn vị cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Chủ tịch HĐT (để b/c); - Các Phó Hiệu trưởng (để biết); - Phòng Thanh tra - Pháp chế; - Lưu: VT QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Cơng đồn (Ban hành kèm theo Quyết định sốb^Engày Olthảng ỹ năm 2021 Hiệu trưởng Trường Đại học Cơng đồn) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Quy chế quy định công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Cơng đồn (sau gọi tắt Trường), bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Trường Quy chế áp dụng đơn vị trực thuộc/thuộc Trường (sau gọi chung đơn vị) quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ Trường Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Văn thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thề thức, kỹ thuật theo quy định Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục vật mang tin hình thành trình giải công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ giáo dục đào tạo quan, đơn vị Tài liệu hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ giáo dục đào tạo Trường, gồm văn giấy; phim, ảnh; băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh; tài liệu điện tử vật mang tin khác Văn hành chỉnh văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức Vãn điện tử văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, đinh dạng theo quy định Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy đinh pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Văn tất loại văn Truông ban hành Văn đến tất loại văn Trường nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến Bản thảo văn viết đánh máy tạo lập phương tiện điện từ hình thành trình soạn thảo văn Bản gổc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực liếp ký ưên văn giấy ký số văn điện tử Bản văn giấy hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 Bản y đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 Bản 'ục đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 Bản trích sao xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập ứong năm Trường 14 Hồ sơ tập họp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành ừong q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ đơn vị cá nhân 15 Lập hồ sơ việc tập họp, xếp văn bản, tài liệu hình thành ừong q trình theo dõi, giải cơng việc đơn vị, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp (lịnh 16 Hồ sơ chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục tập tài liệu chuyên mơn nghiẹp vụ ngành Giáo dục có liên quan với vấn đề, việc, c ối tượng cụ thể có đặc điểm chung 17 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (Hệ thống) hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa công tác soạn thảo, b a n hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường môi trường mạng 18 Văn thư phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư Trường 19 Đăng kỷ văn việc ghi chép cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý ừa tìm văn 20 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ Trường, lưu trữ lịch sử 21 Tài liệu vật mang tin hình thành trĩnh hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác 22 Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu ừữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường họp khơng cịn gốc, thay họp pháp 23 Lưu trữ Trường tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ Trường 24 Lưu trữ lịch sử quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ lưu trữ Trường từ nguồn khác 25 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 26 Lập hồ sơ việc tập họp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 27 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ Trường, lưu trữ lịch sử 28 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài ệu hình thành ừong hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 29 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền đế xác định tài liệu có gia trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 30 Phơng luu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân 31 Bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu :huẩn định nhằm lưu giữ dự phịng có rủi ro xảy tài liệu lưu trữ Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiẹm Trưởng phịng Hành - Tổng họp: giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm ừa, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Trường; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị, cá nhân Trường Trách nhiệm Trưởng đơn vị: triển khai tổ chức thực quy định Trường Vỉ công tác văn thư, lưu trữ Trách nhi ậm cá nhân: a) Văn thư Trường: - Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; - Sắp xếp, b 10 quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; - Quản lý sổ đăng ký văn bản; - Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Trường; loại dấu khác theo quy định; b) Các cá nhân khác: q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cá nhân thực nghiêm túc quy định Trường văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trường phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục THẺ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: nghị quyết, định, quy chế, quy định, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, họp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Điều Thể thửc văn Thể thức văn tập họp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường họp cụ thể đối vói số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần chính: a) Quốc hiệu Tiêu ngữ; b) Tên quan, đơn vị ban hành văn bản; c) Số, ký hiệu văn bản; d) Địa danh thời gian ban hành văn bản; đ) Tên loại trích yếu nội dung văn bản; e) Nội dung văn bản; g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; i) Nơi nhận Ngoài 'hành phân quy định khoản Điêu này, văn có thê bơ sung thành phần khác: a) Phụ lục; b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi luu hành; c) Ký hiệu ng lòi soạn thảo văn số lượng phát hành; d) Địa cc quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư (sau gọi tắt Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) Điều Kỹ th uật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐCP Chữ viết tắt têr loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III kèm theo Ngtiị định số 30/2020/NĐ-CP Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ đơn vị, mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị hcặc cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; phối họp với Phịng Thanh tra Pháp chế để soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hê thống câp nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường họp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Trưởng đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng pháp luật nội dung văn Trưởng đơn vị giao thực công tác pháp chế kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn trước trình ký Điều 11 Ký ban hành văn Hiệu trưởng ký văn Trường phạm vi thẩm quyền quản lý, điều hành Trường theo quy định pháp luật, Quy chế tổ chức hoạt động Trường Hiệu trưởng giao Phó Hiệu trưởng ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước pháp luật Hiệu trưởng văn ký ban hành Trong trường họp đặc biệt, Hiệu trưởng ủy quyền cho trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền số văn Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số Trường Hiệu trưởng giao số Trưởng đơn vị ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Trưởng đơn vị sau Hiệu trưởng giao ký thừa lệnh số loại văn bản, cụ thể: a) Trưởng phịng Hành - Tổng hợp: - Công lệnh, giấy giới thiệu công tác theo kế hoạch Hiệu trưởng phê duyệt; - Giấy giới thiệu cho sinh viên hệ quy liên hệ địa điểm thực hành, thực tập, thực tế, kiến tập, xin số liệu để làm đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận; - Giấy giới thiệu cho học viên cao học, nghiên cứu sinh liên hệ địa điểm xin số liệu để làm đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án; - Giấy giới taiệu thuộc phạm vi hành chính; xác nhận chữ ký; văn triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp phạm vi trường; giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký văn y; - Các văn thuộc phạm vi hành gửi đến đơn vị trực thuộc/thuộc Trường b) Trưởng phòng Đào tạo: - Xác nhận kết học tập sinh viên bậc đào tạo hệ quy, vừa làm vừa học trình độ đại học ừở xuống lóp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn; - Văn vè triển khai công tác dạy - học, lịch thi, thời khóa biểu văn có liên quan đen điều hành dạy - học lóp đào tạo hệ quy, vừa làm vừa học trình độ đại học trở xuống lóp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn c) Trưởng Khoa Sau đại học: - Xác nhận kết học tập học viên cao học nghiên cứu sinh; - Văn triển khai công tác dạy - học, lịch thi, thời khóa biểu văn có liên quan đến điều hành dạy - học lớp đào tạo sau đại học Trường d) Trưởng piòng Tổ chức: - Xác nhận hồ sơ, lý lịch viên chức, người lao động; - Các văn bán triển khai công tác quản lý viên chức, người lao động theo kế hoạch Hiệu trưởng phê duyệt đ) Trưởng phịng Cơng tác sinh viên: - Thẻ sinh viên; - Xác nhận hồ sơ, lý lịch sinh viên học Trường; Xác nhận cho sinh viên làm chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, vay vốn, tạm hoãn nghĩa vụ quân giấy tờ khác Hiệu trưởng yêu cầu; - Giấy mời sinh viên phụ huynh sinh viên đến giải vụ có liên quan đến sinh viên e) Trưởng phòng Tài vụ: - Xác nhận lương, bảo hiểm cho viên chức, người lao động; - Xác nhận học phí cho sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh; - Thông báo mức thu học phí hệ đào tạo Giám đốc Trung tâm trực thuộc/thuộc Trường ký văn thuộc thẩm quyền theo quy định nội Trường quy định pháp luật; theo ủy quyền Hiệu trưởng Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 12 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu Trường, dấu độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số Trường (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 13 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Trường năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn Trường năm, thống văn giấy văn điện tử Văn Trường đánh số theo tên loại văn Trường văn thư thống quản lý Jr?*' Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức :iếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 34 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu Trường phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tie chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phâr loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (khơng phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Trường Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 35 Xác đinh giá tri tài liêu Văn thư có nhiệm vụ giúp Trưởng phịng Hành - Tổng hợp xây dựng Bảng thời h m bảo quản tài liệu trình Hiệu trưởng ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá ừị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ tk ể; b) Xác dint tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Thời hạn bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ giáo dục đào tạo Trường quy đinh cụ thể Phụ lục Quy chế n y ^ ^ 20 Điều 36 Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ giáo dục đào tạo Trường Tài liệu quy định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ giáo dục đào tạo Truông (sau gọi tắt Bảng thời hạn) bao gồm gốc, họp pháp trường họp khơng cịn gốc, theo quy định Phụ lục kèm theo Quy chế Mức xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cụ thể Trường không thấp mức quy định Bảng thời hạn Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử, Trường phải xem xét mức độ đầy đủ phông tài liệu, đồng thời lưu ý đến giai đoạn, thời điểm lịch sử để nâng thời hạn bảo quản tài liệu lên cao so với mức quy định Đối với hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường xem xét, đánh giá để tiêu hủy theo quy định pháp luật Quy chế kéo dài thêm thời hạn bảo quản Đối với hồ sơ, tài liệu chưa quy định Bảng thời hạn, Trường vận dụng mức thời hạn bảo quản nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng Bảng thời hạn để xác định Điều 37 Hôi đồng xác đinh giá tri tài liêu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Hiệu trưởng việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trường, lựa chọn tài liệu lưu trữ lưu trữ Trường để giao nộp vào lưu trữ lịch sử loại tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hiệu trưởng đinh thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng Phó Hiệu trưởng phụ ừách Phịng Hành - Tổng họp; b) Phó Chủ tịch Hội đồng Trưởng phịng Hành - Tổng hợp; c) Thư ký Hội đồng viên chức làm công tác lưu trữ; d) ủ y viên bao gồm: đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu xét tiêu hủy; cá nhân am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức 21 Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hiệu trưởng định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trường, lựa chọn tài liệu lưu trữ lưu trữ Trường để giao nộp vào lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Điều 38 Quy chế Điều 38 Hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng có thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ Trường (trên SC đề xuất Phòng Hành - Tổng hợp) Thủ tục đinh hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Phịng Hanh - Tổng họp lập Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị trình Hiệu trưởng; đề xuất thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; b) Hiệu trưcng định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp để xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị, thuyết mirh tài liệu hết giá trị, xác định giá trị tài liệu; báo cáo kết làm việc với Hiệu trưởng Diễn biến họp ghi thành biên bản; d) Hiệu trưcmg định hủy tài liệu hết giá trị Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thàrh biên Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên bảr họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên huỷ tài liệu hết giá trị Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.^;^^ 22 Điều 39 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Trường nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định pháp luật Điều 40 Việc quản lý tài liệu đơn vị sáp nhập, chia tách giải thể Việc quản lý tài liệu đơn vị sáp nhập, phân chia giải thể quy đinh sau: Nếu nhiều đơn vị sáp nhập vào đơn vị khác đổi thành đơn vị hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ; hồ sơ, tài liệu chưa giải xong đơn vị tiếp nhận quản lý Nếu đơn vị chia tách thành nhiều đơn vị thi hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ nộp lưu vào lưu trữ; hồ sơ, tài liệu chưa giải xong thuộc chức đơn vị đơn vị tiếp nhận Nếu đơn vị giải thể hồ sơ, tài liệu chuyển giao vào lưu trữ Trường Điều 41 Giải mật tài liệu kho lưu trữ Tài liệu mật kho lưu trữ Trường tiến hành giải mật năm lần vào quý I Hiệu trưởng thành lập Hội đồng giải mật tài liệu kho lưu trữ đảm bảo pháp luật quy định Đảng bảo vệ bí mật Nhà nước Kết thẩm định Hội đồng giải mật định Hiệu trưởng, toàn tài liệu liên quan đến trình giải mật phải lập hồ sơ đầy đủ quản lý theo chế độ lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Tài liệu giải mật, giảm độ mật, gia hạn độ mật phải đóng dấu xác nhận Mục BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC s DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 42 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Trường viên chức, người lao động tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ Trường tập trung bảo quản kho lưu trữ Trường Kho lưu trữ phải được^> 23 trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Trưởng phịng Hành - Tổng họp có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiêt bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù họp với loại tai liệu lưu trữ Viên chức vấn thư, lưu trữ Trường có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trũ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình 1ài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 43 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức trong, Trường cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, cơng chức, viên chức ngồi Trường nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Hiệu trưởng đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng mini thư nhân dân hộ chiếu phải Hiệu trưởng đồng ý Điều 44 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ Trường, lưu trữ lịch sử Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Điều 45 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hiệu trưcng quy định pháp luật quy chế Trường để quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ lưu trữ Trường 24 Hiệu trưởng định việc mang tài liệu lưu trữ lưu trữ Trường nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ Trường để sử dụng nước Điều 46 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Phịng Hành - Tổng họp chịu trách nhiệm: a) Ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường; b) Phục vụ kịp thời, đối tượng theo yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền duyệt; c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường; quy định pháp luật Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ người sử dụng tài liệu; d) Lập quản lý loại sổ sách để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Người sử dụng tài liệu Trường phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường; quy định pháp luật có liên quan Quy ché khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn tài liệu; khơng viết, tẩy xố, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu hồ sơ Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 47 Hiêu • lưc • thi hành Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều 48 Trách nhiệm thi hành Phòng Hành - Tổng họp đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ theo Quy chế Trong trình thực Quy chế này, phát sinh vướng mắc, cá nhân, đơn vị phản ánh với Hiệu trưởng (qua Phịng Hành - Tổng hợp) để xem xét, định 25 TS ă!ê Ji/tem fi' 3(m f Phụ lục BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀÌ LIỆU CHUN MƠN NGHIỆP vụ VÈ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỦA TRƯỜNG (Kèm theo Quyết định số: /QĐ-ĐHCĐ ngày tháng năm 2021 Hiệu trưởng Trường Đại học Cơng đồn) TT T ê n n h ó m h sơ , tà i liệu T h i h ạn Đ ơn vị bảo quản lư u tr ữ Theo hiệu lực văn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 10 năm 10 năm Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư 10 năm Văn thư 10 năm Văn thư 10 năm 20 năm Văn thư Văn thư Vĩnh viễn 20 năm Văn thư Văn thư I T À I L I Ê U C H U N G V Ê G I Á O D Ụ C V À Đ À O T Ạ O Tập văn quy đ ịn l, hướng dẫn công tác giáo dục đào tạo gửi chung đến Trường (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng trinh cấp có thẩm quyền ban hành định hướng, phương hướng, sách phát triển giáo dục đào tạo Trường Hồ sơ xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát Iriển giáo dục đào tạo dài hạn, năm, hàng năm Trường Hồ sơ xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành chiến lược, quy hoạch vùng trọng điểm giáo dục đào tạo Trường Hồ sơ quy hoạch mạng lưới sở giáo dục hệ thống giáo dục quốc dân Hồ sơ xây dựng ban hành trình cấp có thấm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật hoạt động giáo dục đào tạo Trường Hồ sơ xây dựng, quản lý, tố chức thực đề án, chương trình mục tiêu, dự án chuyên mô giáo dục đào tạo Trường Kế hoạch nhiệm vụ nỉm học; báo cáo tình hình thực kế hoạch nhiệm vụ năm học Trường Kế hoạch đào tạo khóa học, năm học; báo cáo tống kết năm học, khóa học lưu báo cáo liên quan đến đào tạo gửi quan quản lý nhà nước có thẩm quy ỉn Trường 10 Báo cáo đánh giá, tông hợp giáo dục câp học nước qua thời kỳ năm học Trường 11 Số liệu thống kê giáo (lục hàng năm, nhiều năm Trường 12 Hồ sơ hội nghị, hội thao giáo dục đào tạo Trường - Hội nghị tổng kết - Hội nghị sơ kết - Hội thảo khoa học - Hội thảo góp ý xây dựng tài liệu Hồ sơ tập huấn chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhà giáo cán 13 quản lý sở giáo dục Trường Hồ sơ lớp đào tạc bồi dưỡng nâng cao trình độ học vấn, nghề nghiệp 14 theo chương trình Bộ Giáo dục Đào tạo quy định Trường 15 Hồ sơ tổ chức triển lãm giáo dục đào tạo Trường 16 Hồ sơ kiếm tra holt động giáo dục đào tạo Trường 17 Hồ sơ tra hc ạt động giáo dục đào tạo Trường - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác 26 18 Công văn trao đổi giáo dục đào tạo Trường n T A I LEỆU V Ề Đ À O 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 Hồ sơ giảng dạy giảng viên (nếu có) 41 Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Văn thư Văn thư Văn thư Vĩnh viễn p QLKH Vĩnh viễn p QLKH 20 năm p QLKH Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hết khóa Văn thư Văn thư Văn thư p ĐT Hết khóa p ĐT Hết khóa Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp p ĐT p ĐT p ĐT p ĐT Tài liệu thi hết học phần - Bài thi hết học phần - Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần 40 Văn thư TẠO ĐẠI HỌC Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập cho phép thành lập Trường Hồ sơ thành lập cho phép thành lập, cho phép hoạt động đào tạo, đình hoạt động đào tạo, sáp nhập, chia, tách, giải thể Trường Hồ sơ phê duyệt chủ trương thành lập cho phép thành lập phân hiệu Trường Hồ sơ thành lập cho phép thành lập, cho phép hoạt động đào tạo, đình hoạt động đào tạo phân hiệu Trường Hồ sơ thành lập hội đồng trường bổ nhiệm chủ tịch hội đồng trường Hồ sơ công nhận xếp hạng Trường Hồ sơ xây dựng, thấm định, ban hành chương trinh đào tạo đại học Trường Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng chung mơn lý luận trị để làm tài liệu giảng dạy, học tập Trường Hồ sơ biên soạn lựa chọn, thẩm định, phê duyệt giáo trình để sử dụng làm tài liệu giảng dạy, học tập Trường Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài liệu hướng dẫn giảng dạy trình độ đại học Trường Hồ sơ cho phép mở đình hoạt động ngành đào tạo đại học Trường Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo đại học với sở giáo dục nước Hồ sơ cho phép đào tạo liên thơng lên trình độ đại học Trường Hồ sơ cho phép đào tạo từ xa Trường Hồ sơ cho phép đào tạo văn đại học thứ hai Trường Tài liệu tuyển sinh đại học Trường - Hồ sơ xác định tiêu tuyển sinh hàng năm - Hồ sơ xây dựng phương án đảm bảo chất lượng đầu vào tuyển sinh - Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh - Hồ sơ đăng ký dự tuyển - Bài thi trường tổ chức tuyển sinh theo phương thức thi tuyển thi tuyển kết họp với xét tuyển - Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh Trường Văn phê duyệt danh sách học sinh nhập học phân lớp Bảng điểm tổng họp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học - Hồ sơ phê duyệt kết thi hết học phần (nếu có) 39 10 năm Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần Sổ ghi đầu Báo cáo thực tập tốt nghiệp 27 10 năm sau tốt nghiệp Hết khóa Hết khóa 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp p KTĐBCL p KTĐBCL p KTĐBCL p ĐT p ĐT p ĐT 42 Tài liệu xét công nhận ;ốt nghiệp đại học - Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp đại học; Danh sách tốt nghiệp - Hồ sơ xét công nhận tốt oghiệp - Các đồ án, khóa luận tốt nghiệp + Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên + Không đạt yêu cầu - Bài thi - Các tài liệu khác có liên quan đến thi, xét tốt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp 20 năm năm năm năm p ĐT p ĐT Vĩnh viễn K SĐH Vĩnh viễn K SĐH Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tôt nghiệp Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp K SĐH K SĐH Khoa p p p p ĐT ĐT ĐT ĐT m TÀI LIỆU V È ĐÀO TẠO THẠC s ĩ 43 44 45 Hồ sơ cho phép đào tạo, đình tuyến sinh, thu hồi định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành thạc sĩ Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ thạc sĩ với sở giáo dục nước Tài liệu tuyển sinh thạ; sĩ - Hồ sơ xác định tiêu uyển sinh hàng năm - Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyển sinh - Hồ sơ đăng ký dự tuyển - Bài thi - Các tài liệu khác liên qi an đến tuyển sinh 46 Quyết định công nhận học viên cao học 47 Bảng điểm tổng hợp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học 48 Hồ sơ giảng dạy giác viên 49 - Bài thi - Tài liệu khác có liên quan đến thi hết học phần 51 52 K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH Tài liệu thi hết học phần - Hồ sơ xét duyệt kết quề thi hết học phần 50 K SĐH Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm tra, điểm thi, điểm học phần Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập giáo viên học viên Tài liệu công nhận tố nghiệp cấp thạc sĩ - Quyết định công nhận tot nghiệp cấp thạc sĩ; Danh sách tốt nghiệp - Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp thạc sĩ - Hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ - Hồ sơ chấm thẩm định xử lý kết thẩm định luận văn thạc sĩ trường hợp có đơn tổ cáo - Luận văn thạc sĩ + Được hội đồng đánh giá đạt yêu cầu trở lên + Không đạt yêu cầu - Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp IV TÀI LIỆU VÊ ĐÀO TẠO TIẾN s ĩ 28 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH Vĩnh viễn Vĩnh viễn 30 năm K SĐH K SĐH K SĐH 30 năm K SĐH 30 năm năm năm K SĐH K SĐH K SĐH 53 54 55 Hồ sơ cho phép đào tạo, đình tuyển sinh, thu hồi định cho phép đào tạo ngành, chuyên ngành tiến sĩ Hồ sơ cho phép liên kết đào tạo trình độ tiến sĩ với sở giáo dục nước Tài liệu tuyến sinh tiến sĩ - Hồ sơ xác đinh tiêu tuyến sinh hàng năm - Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển; Điểm chuẩn tuyến sinh - Hồ sơ đăng ký dự tuyển - Các tài liệu khác liên quan đến tuyển sinh 56 57 Quyết định công nhận nghiên cứu sinh, hướng nghiên cứu đề tài nghiên cứu, chuyên ngành, người hướng dẫn thời gian đào tạo nghiên cứu sinh Bảng điểm tổng họp kết học tập theo học kỳ, năm học, khóa học 58 Hồ sơ giảng dạy giáo viên Vĩnh viễn K SĐH Vĩnh viễn K SĐH Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm sau tôt nghiệp năm sau tốt nghiệp K SĐH K SĐH Vĩnh viễn K SĐH Vĩnh viễn năm sau tốt nghiệp K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH 59 Tài liệu thi hết học phần - Hồ sơ xét duyệt kết thi hết học phần - Bài thi - Tài liệu khác liên quan đến thi hết học phần 60 61 62 63 Bảng điểm học phần bao gồm điểm kiểm ưa, điểm thi, điểm học phần Sổ theo dõi tình hình giảng dạy, học tập giáo viên học viên Báo cáo chuyên đề, tiểu luận tổng quan nghiên cứu sinh Tài liệu công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ - Quyết định công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ; Danh sách nghiên cứu sinh cấp tiến sĩ - Hồ sơ xét công nhận tốt nghiệp cấp tiến sĩ - Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ cấp sở - Hồ sơ đề nghị bảo vệ luận án tiến sĩ cấp trường viện - Hồ sơ việc lấy ý kiến phản biện độc lập luận án tiến sĩ - Hô sơ đánh giá luận án tiên sĩ câp trường viện - Hồ sơ chấm thẩm định xử lý kết thấm định luận án tiến sĩ - Luận án tiến sĩ tóm tắt luận án tiến sĩ + Được Hội đồng đánh giá đạt yêu cầu ưở lên + Không đạt yêu cầu - Tài liệu khác có liên quan đến xét tốt nghiệp V T À I L IỆ U V Ê N G H I Ê N 64 cứu KHOA HỌC CỦA K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH K SĐH Vĩnh viễn K SĐH Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn K K K K K K Vĩnh viễn năm năm K SĐH K SĐH K SĐH năm p QLKH SĐH SĐH SĐH SĐH SĐH SĐH sv, G V , N C V Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên cấp khoa/bộ môn gồm: - Quyết định Hiệu trưởng giao triển khai đề tài NCKH sinh viên - Báo cáo kết nghiên cứu đề tài (sản phẩm); - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu đề tài NCKH sinh viên - Biên hội đồng khoa học nghiệm thu đề tài NCKHSV cấp Khoa 29 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp 10 năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp năm sau tốt nghiệp kèm theo danh sách đề nghị xét giải cấp trường; 65 Hồ sơ đánh giá đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên dự xét giải thưởng sinh viên nghiên ciru khoa học cấp trường, gồm: - Báo cáo kết nghiên cứu đề tài (sản phẩm); - Biên hội đồng khoa học nghiệm thu đề tài NCKHSV cấp Khoa kèm theo danh sách đề nghị xét giải cấp trường; - Quyết định thành lập hội dồng nghiệm thu đề tài NCKHSV cấp Trường; - Biên hội đồng khoa 1ỌC nghiệm thu đề tài NCKHSV cấp Trường; - Quyết định công nhận đễ tài NCKHSV đạt giải cấp Trường - Quyết định chọn đề tài tham gia giải thưởng NCKHSV cấp Bộ 66 Hồ sơ đánh giá đề tài xét tặng giải thưởng Sinh viên nghiên cứu khoa học giải thưởng Khoa học công nghệ dành cho giảng viên trẻ sở giáo dục đại học, gcm: - Công văn Nhà trưòng gửi Bộ Giáo dục Đào tạo (vụ Khoa học, Công nghệ Môi trường - Bộ Giáo dục Đào tạo); - Báo cáo kết nghiêri cứu đề tài (sản phẩm) theo mẫu quy định Giải thưởng cấp Bộ - Thông tin kết nghiên cứu đề tài gửi dự Giải thưởng; - Thơng tin Sinh viên chị i trách nhiệm thực đề tài - Phiếu chuyển tiền kinh ohí dự thi Giải thưởng 67 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học giảng viên, nghiên cún viên - Cấp Nhà nước, gồm: + Thuyết minh + Quyết định/Hợp đồng ị iao khốn chun mơn KHCN + Quyết định thành lập hỏi đồng nghiệm thu + Biên hội đồng nghiệm thu + Quyết định/Giấy chứng nhân công nhận kết đề tài + Biên lý hợp dồng + Báo cáo kết đề tài - Cấp bộ, ngành, gồm: + Thuyết minh + Quyết định/Hợp đồng giao khốn chun mơn KHCN + Quyết định thành lập h ậi đồng nghiệm thu + Biên hội đồng ngh ệm thu + Quyết định / Giấy chứng nhân công nhận kết đề tài + Biên lý họp lồng + Báo cáo kết đề tài - Cấp sở, gồm: + Quyết định triển khai dề tài + Họp đồng giao khoán dề tài + Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu + Biên hội đồng nghiệm thu + Biên lý họp đồng giao khoán + Báo cáo kết đề tài VI TÀI LIỆU VÊ GIÁO DỤC QC PHỊNG VÀ AN NINH Hồ sơ biên soạn, thẩm đ nh chương trình giáo dục quốc phịng an ninh 68 69 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt giáo trình sử dụng chung mơn giáo dục quốc phòng an n nh để làm tài liệu giảng dạy, học tập 30 10 năm p QLKH Vĩnh viễn p QLKH Vĩnh viễn p QLKH Vĩnh viễn p QLKH Vĩnh viễn p QLKH Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn p ĐT 70 71 72 73 74 sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân Hồ sơ xây dựng, thấm định, ban hành chương trình giảng dạy GDQPAN Hồ sơ thẩm định, sản xuất thiết bị dạy học mơn giáo dục quốc phịng an ninh Hồ sơ quản lý, sử dụng thiết bị dạy học mơn giáo dục quốc phịng an ninh Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu bồi dưỡng, tài liệu hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục quốc phòng an ninh Hồ sơ hội thao giáo dục quốc phòng an ninh - Danh sách thí sinh đoạt giải - Sổ cấp giấy chứng nhận học sinh đoạt giải - Hồ sơ đăng ký dự thi - Bài thi - Các tài liệu khác có liên quan đên hội thao Vĩnh viễn p ĐT 20 năm p ĐT 10 năm p ĐT 10 năm p ĐT 10 năm Vĩnh viễn năm năm năm p p p p p ĐT ĐT ĐT ĐT ĐT V II T À I L I Ệ U V Ê K I Ê M Đ Ị N H C H Â T L Ư Ợ N G G IÁ O D Ụ C 75 Hồ sơ thẩm định kết đánh giá chất lượng giáo dục cấp giấy chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục sở giáo dục, chương trình đào tạo 20 năm p KTĐBCL V III T À I L I Ệ U V Ê V Ă N B Ấ N G , C H Ứ N G C H Ỉ 76 77 78 79 80 81 82 83 Hồ sơ chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng Vĩnh viễn Hồ sơ cấp phôi tốt nghiệp cao đắng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ Hồ sơ cấp phôi chứng hệ thống giáo dục quốc dân Sỗ gốc cấp văn tốt nghiệp cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ Sổ cấp văn tốt nghiệp từ sổ gốc Sổ gốc cấp chúng hệ thống giáo dục quốc dân Sổ cấp chứng từ số gốc Hồ sơ công nhận văn tốt nghiệp trung cấp, cao đắng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ sở nước cấp Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn p ĐT K.SĐH p ĐT p ĐT p ĐT K.SĐH p ĐT p ĐT p ĐT K.SĐH IX T À I L I Ệ U V È H Ọ C P H Í , H Ọ C B Ơ N G , C H Í N H S Á C H H Ồ T R Ợ NGƯỜI HỘC 84 85 86 87 88 89 90 Hồ Hồ Hồ Hồ Hồ Hô Hồ sơ xét cấp học bổng khuyến khích học tập sinh viên sơ xét cấp học bổng sách sinh viên hệ cử tuyển sơ xét cấp học bổng trường sinh viên sơ xét trợ cấp học bống Chương trình học bống Cơng đồn sơ xét trợ cấp xã hội sinh viên sơ xét miên, giảm học phí cho sinh viên sơ xét cấp kinh phí hỗ trợ chi phí học tập sinh viên 10 năm 10 năm 05 năm 05 năm 10 năm 10 năm 10 năm p p p p p p p CTSV CTSV CTSV CTSV CTSV CTSV CTSV X T À I L I Ệ U V Ê C Ô N G T Á C H Ọ C S I N H , S IN H V I Ê N 91 92 93 94 Báo cáo đánh giá, tổng họp tình hình đạo đức, lối sống sinh viên theo thời kỳ năm học Hồ sơ theo dõi, tống họp, thống kê đề xuất công tác phát triển Đảng sinh viên Hồ sơ khen thưởng công nhận danh hiệu sinh viên - Cấp Bộ, cấp tỉnh - Cấp trường Hồ sơ kỷ luật sinh viên - Hình thức kỷ luật khiến trách - Hình thức kỷ luật cảnh cáo 31 Vĩnh viễn p CTSV 10 năm p CTSV 20 năm 10 năm 10 năm 15 năm p p p p p p CTSV CTSV CTSV CTSV CTSV CTSV - Hình thức đình học lập có thời hạn - Hình thức buộc học 95 Hồ sơ tổ chức, theo dõi c ác hoạt động liên quan đến hình thành đạo đức, lối sống sinh viên 96 Hồ sơ theo dõi, xử lý vấn đề an ninh, trị liên quan đến sinh viên 97 Hồ sơ tổ chức tuần sinh hoạt công dân - học sinh, sinh viên đầu khóa, đầu năm, cuối khóa học 98 Hồ sơ tổ chức tư vấn học tap, nghề nghiệp, việc làm cho học sinh, sinh viên 99 Hồ sơ công tác chăm sóc sức khỏe sinh viên 100 Hồ sơ quản lý sinh viên r ội trú 101 Hồ sơ quản lý sinh viên r goại trú 102 Hồ sơ chuyển trường sinh viên 103 Hồ sơ giải thi đấu thó dục thể thao, văn nghệ sinh viên - Danh sách thí sinh đoạt giải - Số cấp giấy chứng nhận sinh viên đoạt giải - Hồ sơ đăng ký dự thi - Các tài liệu khác có liên quan đến giải thi đấu thể dục thao, văn nghệ sinh viên 20 năm Vĩnh viễn p CTSV p CTSV năm p CTSV 10 năm p CTSV năm p CTSV năm năm năm năm p CTSV p Y tế p QLSVNT p CTSV Hết khóa p ĐT Vĩnh viễn Vĩnh viễn năm BM.TDTT BM.TDTT BM.TDTT năm BM.TDTT Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư năm Văn thư Vĩnh viễn Văn thư năm Văn thư Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn năm Văn thư Văn thư Văn thư Văn thư X I T À I L I Ệ U V È Đ À O T Ạ O V Ớ I N Ư Ớ C N G O À I 104 Hồ sơ ký kết Hiệp định, Thỏa thuận họp tác việc tiếp nhận lưu học sinh nước vào Việt Nam học tập 105 Hồ sơ thành lập, cấp g chứng nhận đăng ký hoạt động, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, cấp lại g phép thành lập, chấm dứt hoạt động, thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện sở giáo dục nước Việt Nam 106 Hồ sơ cho phép thành lập, cho phép hoạt động giáo dục, đình tuyển sinh, chấm dút hoạt độn Ị giáo dục, giải thể, chia, tách, sáp nhập, họp sở giáo dục có vốn đáu tư nước ngồi Việt Nam 107 Hồ sơ cho phép mở phân hiệu, cho phép hoạt động giáo dục phân hiệu sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngồi Việt Nam 108 Hồ sơ bố sung, điều chỉn! hoạt động giáo dục, ngành đào tạo, mở rộng quy mô, đối tượng tuyển si ìh, điều chỉnh nội dung, chương trình giảng dạy sở giáo dục phân hiệu sở giáo dục có vốn đầu tư nước Việt Nam 109 Hồ sơ phê duyệt đề án gia hạn đề án, đình tuyển sinh chấm dứt chương trình liên kết đí tạo với nước ngồi trình độ trung cấp, cao đẳng sư phạm, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ 110 Hồ sơ tuyến sinh học n rớc ngân sách nhà nước 111 Hồ sơ không trúng tuyen ứng viên dự tuyến học nước ngân sách nhà nước 112 Hồ sơ tuyến sinh học nước học bống Hiệp định học bổng khác 113 Hồ sơ không trúng tuyền ứng viên dự tuyển học nước học bổng Hiệp định :ác học bổng khác 114 Hồ sơ lưu học sinh Việt Nam học tập nước tiếp nhận nước 115 Hồ sơ lưu học sinh nước vào học sở giáo dục Việt Nam 116 Hồ sơ tuyển chọn chuyên gia giáo dục làm việc nước 117 Hồ sơ không trúng tuyen ứng viên dự tuyến chọn chuyên gia giáo dục 32 làm việc nước 118 Hồ sơ chuyên gia giáo dục làm việc nước tiếp nhận nước 119 Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng, kiểm tra, thi cấp chứng bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn du học 120 Hồ sơ cấp giấỵ chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học 121 Danh sách thống kê hàng năm lưu học sinh Việt Nam học tập nước ngồi có sử dụng ngân sách nhà nước nước Vĩnh viễn Văn thư Vĩnh viễn Văn thư 20 năm Văn thư 20 năm Văn thư Vĩnh viễn p TC Vĩnh viễn p TC 20 năm p TC Vĩnh viễn p TC Vĩnh viễn p TC Vĩnh viễn p TC năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn p TC P.TC p TC p TC Vĩnh viễn p TC Vĩnh viễn p TC Vĩnh viễn p TC 20 năm Vĩnh viễn p TC p TC Vĩnh viễn p TC Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm năm năm năm p p p p p p TC TC TC TC TC TC 20 năm năm năm năm 10 năm p p p p p TC TC TC TC TC X II T À I L I Ẹ U V Ề C Ô N G T Á C N H À G IÁ O , C Á N B ộ Q U Ả N L Ý C S Ở G IÁ Ỏ D Ụ C 122 Hồ sơ xây dựng ban hành quy hoạch, kế hoạch phát triến viên chức, nhà giáo, cán quản lý sở giáo dục 123 Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm 124 Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt tài liệu dùng chung, sách hướng dẫn giảng dạy, tài liệu bồi dưỡng, học liệu phục vụ công tác bồi dưỡng viên chức, nhà giáo cán quản lý sở giáo dục 125 Hồ sơ Hội đồng chức danh giáo sư sở thấm định, đề nghị xét cơng nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư 126 Hồ sơ Hội đồng chức danh giáo sư ngành, liên ngành thấm định, đề nghị xét công nhận đạt tiêu chuẩn chức danh giáo sư, phó giáo sư 127 Hồ sơ Hội đồng chức danh giáo sư nhà nước thẩm định định công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư 128 Hồ sơ cá nhân đăng ký xét công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư 129 Hồ sơ bố nhiệm chức danh giáo sư, phó giáo sư 130 Hồ sơ miễn nhiệm chức danh giáo sư, phó giáo sư 131 Hồ sơ hủy bỏ công nhận đạt tiêu chuấn chức danh giáo sư, phó giáo sư 132 Hồ sơ Hội đồng cấp sở thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú 133 Hồ sơ Hội đồng cấp Bộ thẩm định, đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú 134 Hồ sơ Hội đồng Nhà nước thấm định, trình cấp có thấm quyền định tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú 135 Hồ sơ cá nhân đề nghị xét tặng danh hiệu nhà giáo nhân dân, nhà giáo ưu tú 136 Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm 137 Hồ sơ giao nhiệm vụ bồi dưỡng cấp chứng bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý giáo dục 138 Hồ sơ thi giảng viên dạy giỏi, cán quản lý giỏi cấp trường - Quyết định công nhận, danh sách giảng viên, cán quản lý đạt danh hiệu - Sáng kiến đạt giải cấp sở - Hô sơ đăng ký dự thi - Bài thi, thực hành - Các tài liệu khác có liên quan đến thi 139 Hồ sơ tổ chức thi thăng hạng cho nhà giáo - Danh sách trúng tuyển, Báo cáo kết - Hồ sơ đăng ký dự thi - Bài thi - Các tài liệu khác có liên quan đến thi 140 Hồ sơ kiểm tra, đánh giá, xếp loại viên chức, người lao động theo vị trí việc làm 33 SỞ V Ậ T C H Ắ T , T H IÊ T B Ị Hồ sơ xây dựng phương l ương, sách đầu tư phát triến sở vật chất, thiết bị trường học, k ĩu đại học, phịng thí nghiệm trọng điểm Hồ sơ xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm, hàng năm sở vật chất, thiết bị trường học, khu đại học, phịng thí nghiệm trọng điểm Hồ sơ xác định cấu đầu tư, sách đầu tư sở vật chất, thiết bị trường học Hồ sơ xây dựng công bố tiêu chuẩn sở sở vật chất, thiết bị trường học Hồ sơ xây dụng đề nghị cấp có thấm quyền cơng bố tiêu chuấn quốc gia sở vật chất, thiết bị trường học Hồ sơ xây dụng sở d ĩ liệu đầu tư phát triển sở vật chất, thiết bị trường học Hồ sơ kiểm tra công rihận thư viện trường học đạt chuấn Hồ sơ sở giáo dục quản lý thư viện XĨTT T À I L IỆ U V Ê C 141 142 143 144 145 146 147 148 - Các loại sổ sách: sổ đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đăng ký giáo trình, tạp chí; sổ mượn sách, cho th sách, thống kê bạn đọc - Biên kiểm kê, lý sách, ấn phẩm thư viện 149 Hồ sơ sở giáo dụo quản lý, theo dõi, sử dụng thiết bị giáo dục - Sổ quản lý thiết bị giác dục + Sổ đăng ký/danh mục thiết bị giáo dục; sổ nhập tài sản, công cụ, dụng cụ + Số cho mượn sử d-ỉng đồ dùng dạy học; số theo dõi tài sản lớp, phòng học môn - Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định - Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý thiết bị giáo dục Vĩnh viễn p HCTH Vĩnh viễn p HCTH Vĩnh viễn p HCTH Vĩnh viễn p HCTH Vĩnh viễn p HCTH Vĩnh viễn p HCTH 20 năm p HCTH năm p TTTL năm p TTTL 20 năm p HCTH năm p HCTH 20 năm 20 năm p HCTH p HCTH Vĩnh viễn p HCTH 10 năm p HCTH năm p HCTH X IV T À I L I Ệ U V É C Ô N G N G H Ẹ T H Ô N G T I N T R O N G Q U Ả N L Ý G IÁ O D Ụ C , D Ạ Y V À H Ọ C 150 Hồ sơ xây dựng chiến lược, sách, kế hoạch dài hạn, hàng năm ứng dụng công nghệ thôr g tin quản lý giáo dục dạy học 151 Hồ sơ tuyển chọn, thẩm định, ban hành danh mục sản phẩm công nghệ thông tin dùng ngành giáo dục: giáo trình tài liệu, sách tham khảo, chương trình giảng dạy, chương trình đào tạo bồi dưỡng giảng viên cán quản lý giáo dục, nội dung chương trình học trực tuyến 152 Hồ sơ xây dựng thư viện giáo trình điện tử, sách giáo trình điện tử, thư viện đề thi, học liệu mơ, phần mềm dạy học, thí nghiệm ảo phần mềm mô phỏng, khai thác sử dụng dạy học dùng mã nguồn mở công nghệ học điện tử X V T A I L IỆ U V Ê Đ 153 154 155 156 157 158 159 a O t o NGẲN h n Kế hoạch giao nhiệm vạ Tống Liên đồn Chương trình đào tạo ngắn hạn Quyết định mở lớp Quyết định công nhận lốt nghiệp, cấp chứng Quyết định khen thưởng Sổ ký nhận chứng Biên họp Hội đồng, lịch học, lịch thi, thi, phiếu chấm 34 Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn Sau năm TN p p p p p p ĐT ĐT ĐT ĐT ĐT ĐT p ĐT ... đến cơng tác văn thư, lưu trữ, cá nhân thực nghiêm túc quy định Trường văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trường phải... thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công. .. công tác văn thư, lưu trữ Trường; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị, cá nhân Trường Trách nhiệm Trưởng đơn vị: triển khai tổ chức thực quy định Trường Vỉ công tác