QUY CHẾCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ(Ban hành kèm theo Quyết định số QĐCHUCA ngày 22017)Chương INHỮNG QUY ĐỊNH CHUNGĐiều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụngQuy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Công ty TNHH MTV Lâm nghiệp và Dịch vụ Chúc A (sau đây gọi tắt là Công ty) để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Quy chế được áp dụng đối với các phòng chuyên môn Công ty, trạm bảo vệ rừng và bộ phận trực thuộc (sau đây gọi tắt là bộ phận).Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty.Điều 2. Giải thích từ ngữ1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Công ty bao gồm tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Công ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Công ty, bộ phận.3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Công ty phát hành.4. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Công ty ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Công ty ban hành.7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.8. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Công ty, bộ phận hay của một cá nhân.11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của công ty, bộ phân hay cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của công ty.14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
UBND TỈNH HÀ TĨNH CÔNG TY TNHH MTV LÂM NGHIỆP&DV CHÚC A CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CHUCA ngày /2/2017) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo Công ty TNHH MTV Lâm nghiệp Dịch vụ Chúc A (sau gọi tắt Công ty) để thực chức nhiệm vụ Quy chế áp dụng phịng chun mơn Công ty, trạm bảo vệ rừng phận trực thuộc (sau gọi tắt phận) Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Công ty; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành q trình hoạt động Cơng ty Điều Giải thích từ ngữ Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ Công ty bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành Công ty để thực chức năng, nhiệm vụ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến Công ty, phận Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) Công ty phát hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Công ty ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hồn chỉnh nội dung, thể thức văn Cơng ty ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 10 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ Công ty, phận hay cá nhân 11 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc công ty, phân hay cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 12 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 13 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động công ty 14 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu Công ty việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ phòng ban, phận; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức: Trưởng phịng Tổ chức giúp Giám đốc Cơng ty trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Công ty, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho phịng chun mơn, phận Trách nhiệm Trưởng phịng chun mơn, phận Trưởng các phịng chun mơn, người đứng đầu phận có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Công ty văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán phòng ban, phận phải thực nghiêm túc quy định Công ty văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Công ty phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các hình thức văn Cơng ty phận ban hành bao gồm: Quyết định (cá biệt), Nghị quyết, Thơng báo, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Cơng văn, Quy chế, Quy định, Quy trình, Giấy chứng nhận, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đường, Giấy biên nhận hồ sơ, Giấy báo giá, y chính, thư gửi khách hàng, … Điều Thể thức văn Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Giám đốc Công ty giao cho phòng ban, phận cán soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Phịng ban, phận cán giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với Giám đốc Công ty tham khảo ý kiến phịng ban, phận cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Giám đốc Công ty phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo phịng chuyên môn, phận cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Lãnh đạo Cơng ty ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Trưởng phòng Tổ chức trực tiếp giao nhiệm vụ Văn thư kiểm tra lại lần cuối thể thức kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn trước làm thủ tục ban hành Nếu phát có sai sót phải kịp thời thơng báo cho cá nhân, phòng, phận đơn vị giao trách nhiệm soạn thảo để chỉnh sửa, ký lại văn trước ban hành phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 10 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, Quy chế làm việc Công ty Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Giám đốc Cơng ty ký tất văn Công ty ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Khơng dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Việc y chính, lục trích lãnh đạo Cơng ty định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát ngồi Cơng ty ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo Công ty ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến Công ty phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 Bộ Nội vụ Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến, kể đơn thư cá nhân, tổ chức gửi đến Công ty phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến ngồi làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Lãnh đạo Cơng ty, Trưởng phịng Tổ chức để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, phịng ban, phận, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo Công ty; theo thời hạn yêu cầu nơi gửi văn theo quy định pháp luật Khi nhận văn đến, vào nội dung, lãnh đạo phịng, ban phận trực thuộc Cơng ty cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải đúng, kịp thời theo thời hạn yêu cầu, trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc Công ty Đồng thời báo cáo xin ý kiến vấn đề khó khăn giải phận chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty giải văn đến bị sai sót, khơng quy định Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải Trưởng phịng Tổ chức có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Lãnh đạo Cơng ty tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thơng báo cho phịng ban, phận liên quan Điều 17 Trình tự giải văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Ghi số văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung Công ty Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Ghi ngày, tháng văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Điều 19 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, Công ty quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực theo phương pháp cổ truyền (đăng ký số) đăng ký máy tính Điều 20 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng đấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Cơng ty tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang Điều 21 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư Công ty tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) phát văn Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc b) Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận c) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho phịng ban, phận, cá nhân Cơng ty cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; d) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư Công ty 01 lưu hồ sơ cơng việc Bản gốc lưu Văn thư Cơng ty phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Điều 23 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Công ty cần xây dựng phần mềm quản lý văn dùng phần mềm quản lý văn thống để quản lý văn đi, văn đến Lãnh đạo Cơng ty có trách nhiệm tổ chức đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý văn đơn vị Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26 Quản lý dấu Các dấu Công ty giao cho văn thư quản lý sử dụng Văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc văn thư, phải tự tay đóng dấu lên văn Chỉ đóng dấu lên văn có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều, mực dấu, đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Trường hợp văn thư quan ốm đau vắng Trưởng phòng Tổ chức chịu trách nhiệm cử người làm thay b)Trường hợp cần đưa dấu khỏi Công ty phải đồng ý Giám đốc Công ty phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; c) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng, văn thư phải báo cáo Giám đốc Công ty làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Giám đốc Công ty phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 27 Sử dụng dấu Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Công ty Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ Công ty thực tế công việc giao, cán bộ, nhân viên phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, nhân viên q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ 10 - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, nhân viên phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Công ty, phận hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 25 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty Trách nhiệm cán bộ, nhân viên a) Cán bộ, nhân viên phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ Công ty biết phải đồng ý Lãnh đạo Công ty thời hạn giữ lại không 02 năm; b) Cán bộ, nhân viên chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Công ty cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Công ty làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm cơng việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình tốn - Tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập thành 02 “Danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “ Biên giao, nhận tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao, nộp tài liệu giữ 01 phận lưu trữ hành giữ 01 11 Điều 26 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty Trách nhiệm người đứng đầu Công ty Hàng năm Lãnh đạo Cơng ty có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Công ty; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phòng ban, phận thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Trưởng phòng Tổ chức a) Tham mưu cho người đứng đầu Công ty việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phòng ban, phận trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, nhân viên a) Cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn phịng chun mơn, phận lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty theo quy định Nhà nước Mục THU THẬP, THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY Điều 25 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Hàng năm, Lưu trữ Cơng ty có nhiệm vụ lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu, hướng dẫn phòng, ban, phận chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu lập biên giao nhận tài liệu Điều 26 Chỉnh lý tài liệu xác định giá trị tài liệu Văn thư Cơng ty có trách nhiệm tham mưu giúp Trưởng phòng Tổ chức lập kế hoạch tổ chức chỉnh lý xác định giá trị tài liệu quan sở phối hợp với phòng, ban, phận trực thuộc vào thời điểm Quý IV hàng năm Tài liệu sau chỉnh lý phải đảm bảo yêu cầu sau: - Phân loại lập thành hồ sơ, tài liệu 12 - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy với lưu trữ lịch sử Việc xác định giá trị tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm - Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu - Lập mục lục hồ sơ, tài liệu - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ Quy trình chỉnh lý tài liệu thực theo Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01/6/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều 27 Hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu huỷ tài liệu lưu trữ Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan bao gồm: - Một đ/c Lãnh đạo Công ty làm Chủ tịch Hội đồng; - Đ/c Trưởng phịng làm thành viên; - Bộ phận có tài liệu làm thành viên; - Cán làm công tác lưu trữ làm thành viên Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc định, thành viên Hội đồng xem xét mục lục hồ sơ giữ lại bảo quản kiểm tra thực tế danh mục tài liệu hết giá trị; Hội đồng thảo luận tập thể thống phương án, cuối thông qua biên bản, trình Giám đốc định Giám đốc định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan sau có biên thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn Giám đốc Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thơng tin tài liệu, phải lập biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ phận có tài liệu tiêu huỷ Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản phận có tài liệu tiêu huỷ thời hạn hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ Điều 28 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Tùy theo yêu cầu quan liên quan: Công ty nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử Điều 29 Thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ Việc thống kê hồ sơ lưu trữ thực theo chế độ định kỳ năm 13 Lãnh đạo phòng, ban, phận trực thuộc có trách nhiệm đạo thực việc bảo quản tài liệu lưu trữ đơn vị theo quy định Tất hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan phải đảm bảo an toàn, cẩn thận, giá, kệ, tránh mối mọt, xếp ngăn nắp theo thứ tự mục lục hồ sơ để dễ tìm bảo đảm thống mát, tránh ánh sáng mặt trời rọi trực tiếp vào Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 30 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tất cán bộ, nhân viên trong, quan, đơn vị cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, nhân viên Công ty cần nghiên cứu tài liệu, phải có đề nghị phịng ban, phận phải Trưởng phòng Tổ chức đồng ý Cán bộ, nhân viên ngồi Cơng ty cần nghiên cứu tài liệu, phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu, sử dụng tài liệu phải Lãnh đạo Cơng ty Trưởng phịng Tổ chức đồng ý Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu mục đích riêng, phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư hộ chiếu, phải Lãnh đạo Cơng ty Trưởng phịng Tổ chức đồng ý Điều 31 Thẩm quyền cho phép hình thức tổ chức sử dụng, quản lý tài liệu dự trữ Giám đốc uỷ quyền cho Trưởng phòng Tổ chức kiểm tra thực việc khai thác, sử dụng, chép hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc chức năng, nhiệm vụ phận theo quy định Pháp luật Trừ hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cơng ty thuộc vào bí mật kinh doanh phải có chấp thuận Giám đốc Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty tổ chức cá nhân khai thác, sử dụng với nhiều hình thức như: phục vụ chỗ, mượn nơi làm việc, chép… tuỳ theo tính chất, mức độ quan trọng hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho khai thác, sử dụng với hình thức khác phải có đồng ý người có thẩm quyền theo quy định pháp luật Cán văn thư lưu trữ thực việc khai thác, sử dụng phải mở sổ để quản lý, theo dõi thời gian giao, nhận, tình trạng hồ sơ, tài liệu giao, nhận CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM GIÁM ĐỐC Dương Văn Thắng 14 ... lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác. .. thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Công ty phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chương II CÔNG TÁC... gửi văn có giá trị lưu trữ Điều 22 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư Cơng ty 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư Cơng ty phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Văn thư có