Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ

12 3.4K 9
Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ

BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 2345 /QĐ-BTNMT Hà Nội, ngày 06 tháng 11 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Mơi trường BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001 Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Căn Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000 Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Căn Nghị định số 25/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng năm 2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài ngun Mơi trường Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay Quyết định số 652/2003/ QĐ-BTNMT ngày 26 tháng năm 2003 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường Điều Bộ trưởng, Thứ trưởng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: BỘ TRƯỞNG - Như Điều 3; - Văn phịng Chính phủ; - Bộ Nội vụ; - Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn TNCSHCM, Hội cựu chiến binh quan Bộ, Đảng ủy khối quan Bộ Tài nguyên Mơi trường Phạm Khơi Ngun TP Hờ Chí Minh; - Website Bộ; - Lưu: VT, VP (VTLT).L70 BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-BTNMT ngày tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường Quy chế áp dụng thống tất đơn vị thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường Điều Trách nhiệm thực Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động (sau gọi tắt cán bộ, công chức) thuộc Bộ Tài nguyên Môi trường q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định khác có liên quan Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm tổ chức đạo, kiểm tra quản lý công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường theo quy định Nhà nước Bộ Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức đạo, kiểm tra quản lý công tác văn thư - lưu trữ đơn vị theo quy định hành Nhà nước Bộ Các Vụ, Thanh tra Bộ bố trí cán làm công tác văn thư - lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm; đơn vị lại tổ chức bố trí cán phận văn thư - lưu trữ chuyên trách đơn vị(sau gọi tắt văn thư) Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường phải thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Quy chế công tác bảo mật Bộ Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức; Bản gốc văn thảo cuối người có thẩm quyền duyệt từ hình thành văn bản; Bản văn hồn chỉnh nội dung thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị nhau; Bản lưu văn thư văn có chữ ký trực tiếp (chữ ký tươi) người có thẩm quyền; Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ chính; Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính; Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định; Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức cá nhân; Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định; 10 Văn gồm định, thông tư, cơng văn, báo cáo, tờ trình, thơng báo, phiếu báo, giấy mời, cơng điện, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản, hợp đồng, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, đơn thư khiếu nại, tố cáo loại khác; 11 Văn số văn dạng tệp tin máy tính; 12 Văn văn Bộ đơn vị thuộc Bộ ban hành, gửi nội gửi quan, đơn vị khác; 13 Văn đến văn quan, đơn vị khác ban hành, gửi đến Bộ đơn vị thuộc Bộ; 14 Văn mật văn có nội dung bí mật đóng dấu theo mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật”, đóng dấu A, B, C; 15 Văn gấp văn có nội dung cần giải nhanh đóng dấu theo mức độ: “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” văn người có thẩm quyền ghi chữ “Gấp” (trên văn phiếu xử lý văn bản); 16 Cơ sở liệu văn tập hợp hệ thống trích yếu văn tệp văn đính kèm máy tính 17 Phơng lưu trữ toàn khối tài liệu lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường, không phân biệt thời gian, xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật làm tài liệu Đơn vị phân loại nhỏ tài liệu lưu trữ phông đơn vị bảo quản 18 Lưu trữ hành phận lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ đơn vị thuộc quan, tổ chức 19 Lưu trữ lịch sử quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành ng̀n tài liệu khác Điều Tin học hố cơng tác văn thư - lưu trữ Chánh Văn phịng Bộ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm xây dựng tổ chức thực kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư - lưu trữ; tổ chức khai thác triệt để, có hiệu sở liệu văn đầu tư nâng cấp, ứng dụng phần mềm phù hợp để sử dụng thống đơn vị thuộc Bộ Văn thư có trách nhiệm quét văn đến có số đến văn phát hành (trừ văn mật) vào sở liệu văn số, theo phân cấp thẩm quyền quản lý xử lý văn Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều Nội dung cơng tác văn thư Công tác văn thư hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước Nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý xử lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý sử dụng dấu Điều Soạn thảo, phát hành, văn Phông chữ sử dụng để soạn thảo văn Bộ đơn vị trực thuộc Bộ phông chữ Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode) Ký hiệu văn bản, tên viết tắt đơn vị trực thuộc Bộ, thể thức trình bày văn bản, thể thức văn bản, quy định kiểu, cỡ chữ văn thực thống theo mẫu Phụ lục 1, 2, 3, 4, Mẫu số loại văn hành thơng dụng quy định Phụ lục Mẫu văn thức gửi nước, tổ chức quốc tế tổ chức, cá nhân nước quy định Phụ lục 7, Các văn phải viết tiếng Việt có dịch tiếng nước tương ứng nơi nhận văn để giao dịch Các cơng văn, tài liệu mang tính chất trao đổi thơng tin khơng thức thư cá nhân liên quan đến cơng việc viết tiếng nước tương ứng thứ tiếng thông dụng khác (Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây Ban Nha) thuận lợi cho việc trao đổi thông tin Trường hợp khơng thiết phải có dịch tiếng Việt Đối với văn quy phạm pháp luật, thực theo Quy chế xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật thuộc lĩnh vực tài nguyên môi trường ban hành kèm theo Quyết định số 21/2007/QĐ-BTNMT ngày 10 tháng 12 năm 2007 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường Mẫu văn quy phạm pháp luật quy định Phụ lục Mẫu phiếu trình quy định Phụ lục 10 Đối với loại văn khác, Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Văn phịng Bộ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, nhân bản, làm thủ tục để phát hành văn bảo quản lưu Khi phát văn sai thể thức nội dung, Văn phòng Bộ trả lại đơn vị soạn thảo để bổ sung hồn chỉnh có văn đính văn phát hành Văn trình Lãnh đạo Bộ ký thức phải có chữ ký tắt Thủ trưởng đơn vị trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng, chuyên viên đơn vị soạn thảo văn phải ký tắt Đối với đơn vị có dấu riêng, văn trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành phải có chữ ký tắt lãnh đạo đơn vị trình chữ ký tắt lãnh đạo Văn phòng lãnh đạo phận hành đơn vị Thẩm quyền ký văn thực theo Quy chế làm việc Bộ Tài nguyên Môi trường ban hành kèm theo Quyết định số 2092/QĐ-BNTMT ngày 20 tháng 10 năm 2008 Bộ Tài nguyên Môi trường Số lượng cần ban hành người ký văn định Ký văn không dùng bút chì, mực đỏ, mực dễ phai màu để ký Đóng dấu dùng mực đỏ theo quy định Nhà nước Phải ghi rõ họ tên, chức vụ người ký văn Việc ghi học hàm, học vị trước họ tên người ký sử dụng văn thơng thường mang tính chất giao dịch đối ngoại, không sử dụng văn quản lý hành nhà nước Sao văn gờm ba loại: Sao y chính, trích lục (trừ văn có cấp độ mật A, B, C… thực theo quy định riêng Nhà nước) Lãnh đạo Bộ định văn Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ văn quan cao cấp Bộ; Lãnh đạo Văn phòng định văn Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ văn Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Trưởng phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ định văn lại Thể thức văn quy định Phụ lục Những ý kiến ghi bên lề văn phiếu trình sử dụng quan, khơng chép, chuyển phát ngồi quan Bộ Trường hợp ý kiến ghi bên lề cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu thức với quan, cá nhân quan Bộ phải thể chế văn hành Điều Quản lý văn Tất văn “Đến” văn “Đi” Bộ (hoặc đơn vị thuộc Bộ) phải thống đăng ký Văn thư Bộ (hoặc Văn thư đơn vị thuộc Bộ) Văn phịng Bộ trình Lãnh đạo Bộ (hoặc Văn phịng, Bộ phận Văn thư - Lưu trữ đơn vị thuộc Bộ trình Lãnh đạo đơn vị) văn đăng ký chịu trách nhiệm văn “Đi” “Đến” đăng ký Đối với văn “Đến”: a) Tất văn gửi đến Bộ đơn vị thuộc Bộ hình thức (đường bưu điện, Fax, Telex, Email, Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên nhận về) tiếp nhận làm thủ tục đăng ký văn “Đến” Văn thư Trong trường hợp gấp, Fax, Telex Email xử lý văn đến để bảo đảm thời gian, sau phải có văn để bảo đảm tính pháp lý b) Văn thư Bộ có nhiệm vụ nhận, bóc bì tất văn đến (trừ trường hợp văn mật thực theo điểm d khoản này, trường hợp bì gửi đích danh tổ chức, cá nhân ghi rõ “chỉ người có tên bì thư bóc”, “gửi tận tay người nhận” đăng ký theo dõi chuyển tên người nhận bì chuyển phận thư ký Lãnh đạo Bộ) Việc làm thủ tục tiếp nhận văn “Đến” theo trình tự sau: - Phân loại văn theo mức độ “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” theo tính chất quan trọng văn - Đóng dấu, ghi số văn “Đến” - Đăng ký thông tin cần thiết quét văn vào chương trình quản lý văn - Trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ để ghi ý kiến xử lý - Sau Lãnh đạo Văn phòng Bộ xử lý, Văn thư Bộ nhận lại văn bản, nhập ý kiến đạo lãnh đạo Văn phòng vào Chương trình quản lý hờ sơ cơng việc gửi theo địa Lãnh đạo Văn phịng có ý kiến Đối với văn Lãnh đạo Bộ xử lý, Văn thư chuyển Phịng Tổng hợp để trình Lãnh đạo Bộ - Sau có ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ, Phịng Tổng hợp có trách nhiệm nhập ý kiến đạo Lãnh đạo Bộ vào sở liệu văn chuyển lại Văn thư để gửi theo địa Lãnh đạo Bộ có ý kiến Các văn gấp cần phải chuyển đến người có thẩm quyền xử lý để bảo đảm thời hạn ghi văn c) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, người bóc bì phải giữ lại bì đính kèm thư, trình người có thẩm quyền giải Thanh tra Bộ, Tổng cục, Cục tổ chức tổ chức theo dõi, cập nhật quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo giao xử lý trực tiếp tiếp nhận để xử lý theo thẩm quyền d) Đối với văn mật, lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ bóc trực tiếp đăng ký vào sổ văn mật, không nhập vào sở liệu văn máy tính Sau vào sổ, văn mật phải cho vào bì dán kín chuyển người có thẩm quyền giải đ) Trường hợp văn gấp có hẹn đến, gửi đến quan ngồi hành phận thường trực bảo vệ phòng Quản trị thuộc Văn phịng Bộ ghi lại số văn bì, tên quan gửi báo cáo Lãnh đạo Văn phịng bì thư gửi Lãnh đạo Bộ, bì thư quan Trung ương, Tỉnh uỷ, Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; báo cáo lãnh đạo Phòng Văn thư - Lưu trữ bì thư khác để có ý kiến xử lý Các văn khác gửi đến quan ngồi hành chính, nhân viên thường trực có trách nhiệm tiếp nhận bảo quản để bàn giao cho Văn thư vào đầu làm việc ngày làm việc hôm sau Đối với văn “Đi”: a) Bản thảo văn “Đi” đơn vị trình Lãnh đạo Bộ phải chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền; tuân thủ theo quy định pháp luật; bảo đảm xác, rõ ràng, đơn nghĩa, đủ ý theo thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy định Quy chế b) Tài liệu trình Lãnh đạo Bộ phải gửi kèm theo phiếu trình (theo mẫu quy định Phụ lục 10) đăng ký trình Văn thư Bộ Văn thư Bộ nhận tài liệu trình, vào sổ theo dõi gửi Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Phòng Tổng hợp kiểm tra thể thức, nội dung văn bản, xin ý kiến chữ ký tắt Lãnh đạo Văn phịng trình Lãnh đạo Bộ Sau Lãnh đạo Bộ xử lý, Phòng Tổng hợp nhận lại tài liệu trình, chuyển Văn thư để trả đơn vị trình c) Văn “Đi” có chữ ký thức cấp có thẩm quyền, đơn vị đăng ký phát hành Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ để kiểm tra thể thức văn lần cuối trước đăng ký số, nhân bản, đóng dấu phát hành d) Sau phát hành văn bản, Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phịng Bộ có trách nhiệm nhập thông tin cần thiết quét văn “Đi” vào sở liệu văn đ) Đối với văn quy phạm pháp luật, văn cần thông báo rộng rãi đến tổ chức, cá nhân có liên quan Lãnh đạo Bộ ký ban hành sau văn phát hành, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm gửi văn số đến Báo Tài nguyên Môi trường để đăng tải trang thông tin điện tử Bộ e) Bản lưu văn thư lưu Văn thư Bộ, đơn vị soạn thảo lưu kèm theo hờ sơ cơng việc Văn “Đi” phải chuyển ngày, chậm ngày làm việc hôm sau Những văn gấp phải chuyển sau đóng dấu bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận theo yêu cầu Số “Đến” “Đi” văn đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho văn ngày làm việc năm kết thúc số văn cuối ngày làm việc cuối năm Đối với văn gửi nước, tổ chức quốc tế tổ chức, cá nhân người nước ngoài, kể tài liệu FAX phải đồng ý Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo đơn vị trực thuộc Bộ Đơn vị soạn thảo văn chịu trách nhiệm nội dung thể thức văn Tất FAX phải lưu nơi quản lý máy FAX Trường hợp gửi FAX máy tính in để Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ Lãnh đạo đơn vị duyệt trước gửi FAX Người quản lý máy FAX phải lập hồ sơ theo dõi văn FAX đến có trách nhiệm nộp lưu sổ theo dõi vào phận lưu trữ Bộ chậm ngày 10 tháng 01 năm sau Thủ tục gửi văn máy FAX phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ quy định sau: a) Văn Lãnh đạo Bộ yêu cầu fax, phải có ý kiến Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng Bộ; văn thủ trưởng đơn vị thuộc khối quan Bộ yêu cầu fax phải có chữ ký tắt Lãnh đạo đơn vị ý kiến Lãnh đạo Văn phòng b) Việc quản lý tài liệu đơn vị có máy FAX riêng thủ trưởng đơn vị quy định theo Quy chế Trách nhiệm quản lý văn “Đi” “Đến” a) Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm tổ chức việc quản lý văn “Đi” “Đến” Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ b) Chánh Văn phòng Trưởng phịng Hành đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm tổ chức quản lý văn “Đi” “Đến” đơn vị Cán chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ đơn vị thuộc Vụ, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ hàng ngày nhận văn Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, báo cáo Lãnh đạo đơn vị, đăng ký theo dõi việc giải văn “Đến” đơn vị, làm thủ tục văn “Đi”, nhập ý kiến đạo Lãnh đạo đơn vị vào sở liệu văn bản, giúp Thủ trưởng đơn vị lập danh mục hồ sơ, phối hợp với cán bộ, công chức đơn vị thực việc lập hồ sơ, gửi văn số thức Văn thư Bộ công việc khác liên quan đến công tác văn thư - lưu trữ đơn vị theo quy định Nhà nước Bộ Điều Công tác lập hồ sơ Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm đạo tổ chức, hướng dẫn việc lập danh mục hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ khối quan Bộ Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, Trưởng phịng Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm đạo tổ chức lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Cán bộ, công chức xử lý công việc phải lập hồ sơ công việc theo quy định; hờ sơ phải phản ánh q trình giải công việc Các văn hồ sơ phải xếp khoa học, hợp lý thể mối liên hệ văn tiến trình giải công việc Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành, lưu trữ lịch sử theo quy định Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Nguyên tắc, phương pháp lập danh mục hồ sơ lập hồ sơ theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều Quản lý sử dụng dấu Quản lý dấu a) Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm quản lý dấu Bộ dấu Văn phòng Bộ Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quản lý dấu đơn vị b) Khi đơn vị có định sáp nhập chia tách thành đơn vị giải thể đơn vị cũ phải nộp dấu cho Vụ Pháp chế sau 10 ngày kể từ ngày định có hiệu lực thi hành c) Vụ Pháp chế có trách nhiệm thu hồi dấu cũ phối hợp với đơn vị làm thủ tục xin khắc dấu d) Khi nét dấu bị mòn bị biến dạng, người quản lý sử dụng dấu phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị để làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo quan công an địa phương, lập biên báo cáo Lãnh đạo Bộ, đồng thời phối hợp xử lý theo quy định pháp luật đ) Thủ trưởng đơn vị cán văn thư giao quản lý, sử dụng dấu chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu Sử dụng dấu a) Người giao giữ dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn b) Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 – 1/4 chữ ký phía trái Trường hợp đóng dấu nhầm, khơng đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ c) Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gờm nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục d) Khi đóng dấu văn bản, tài liệu khơng có lưu văn thư (hợp đờng, biên nghiệm thu giấy chứng nhận…), cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 10 Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị Hồ sơ, tài liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu kết thúc giai đoạn văn thư, giải xong xếp thành hồ sơ tập trung bảo quản, quản lý kho lưu trữ Điều 11 Tổ chức lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường Hệ thống lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường tổ chức theo nguyên tắc tập trung thống phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ thuận tiện cho công tác quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, bao gồm lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ (sau gọi lưu trữ Bộ) lưu trữ đơn vị thuộc Bộ Lưu trữ Bộ có chức giúp Lãnh đạo Bộ Chánh Văn phòng Bộ thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác lưu trữ Bộ đơn vị thuộc Bộ 3 Lưu trữ đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm lưu giữ, quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ Bộ, lưu trữ lịch sử theo quy định Điều 12 Trách nhiệm tổ chức thực công tác lưu trữ Văn phịng Bộ có trách nhiệm quản lý nhà nước công tác lưu trữ, đạo nghiệp vụ lưu trữ đơn vị thuộc Bộ; trao đổi quan hệ với lưu trữ cấp lưu trữ bộ, ngành; quản lý kho lưu trữ Bộ thực nội dung nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, nộp tài liệu cho lưu trữ quốc gia theo quy định Nhà nước; tiếp nhận quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc Bộ khơng có tổ chức lưu trữ Tổ chức lưu trữ đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu thực giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc đơn vị quản lý vào Lưu trữ Nhà nước theo yêu cầu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Bộ Điều 13 Chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu Các đơn vị, cá nhân lưu giữ hồ sơ, tài liệu việc giải xong có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ với thời hạn sau: a) Một năm kể từ cơng việc kết thúc tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, ứng dụng công nghệ; b) Sáu tháng sau toán dự án tài liệu liên quan đến trình chuẩn bị, phê duyệt thực dự án, gồm định phê duyệt chủ trương đầu tư dự án, phê duyệt dự án, thiết kế kỹ thuật, dự toán, phê duyệt hờ sơ mời thầu, phê duyệt tốn c) Một tháng tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu vật mang tin khác; d) Hồ sơ cán bộ, hồ sơ tra Vụ Tổ chức cán bộ, Thanh tra Bộ quản lý giao nộp vào lưu trữ có đề nghị Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Chánh Thanh tra Bộ; đ) Cán bộ, công chức trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu lưu giữ cho đơn vị công tác Cán bộ, công chức nhận định bàn giao hồ sơ, tài liệu đơn vị xác nhận Cán bộ, công chức không sử dụng hồ sơ, tài liệu quan vào mục đích cá nhân đem sang quan, đơn vị khác; e) Trường hợp đến thời hạn nộp hồ sơ mà đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để khai thác, đơn vị phải báo cáo cho lưu trữ biết văn bản, thời hạn giữ lại không năm kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp hờ sơ, tài liệu Đơn vị có hờ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu quy định Phụ lục 10, 11, loại thành 02 bản, đơn vị nộp lưu giữ bản, Lưu trữ Bộ giữ Điều 14 Quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị sáp nhập, chia tách giải thể Trường hợp nhiều đơn vị sáp nhập vào đơn vị khác thành lập đơn vị hờ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ Bộ, tài liệu chưa giải xong đơn vị tiếp nhận Trường hợp đơn vị chia thành nhiều đơn vị hờ sơ, tài liệu giải xong đơn vị cũ chuyển vào Lưu trữ Bộ lưu trữ đơn vị cấp trên; tài liệu chưa giải xong thuộc chức đơn vị đơn vị tiếp nhận Trường hợp đơn vị giải thể tồn hờ sơ, tài liệu đơn vị phải chuyển giao vào Lưu trữ Bộ lưu trữ cấp Điều 15 Chỉnh lý hồ sơ tài liệu Chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại tài liệu theo phương án khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Nguyên tắc chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu đơn vị chỉnh lý xếp riêng biệt b) Khi phân loại lập hờ sơ phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động đơn vị hình thành tài liệu Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu chỉnh lý để đưa vào kho bảo quản c) Hệ thống hố hờ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu; sở liệu công cụ tra cứu khác để phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ Các bước tiến hành chỉnh lý thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều 16 Xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc xác định giá trị tài liệu bảo quản tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét tư vấn cho Lãnh đạo Bộ Nghiêm cấm cá nhân, đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ hình thức Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu Bộ gờm: - Chánh Văn phịng Bộ làm Chủ tịch Hội đờng - Trưởng phịng Văn thư - Lưu trữ ủy viên thư ký - Đại diện đơn vị có tài liệu ủy viên Hội đờng Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ đề xuất với Lãnh đạo Bộ xem xét, định mời thêm chuyên gia, đại diện quan, đơn vị khác có liên quan Hội đờng xác định giá trị tài liệu hoạt động theo nguyên tắc tập thể biểu theo đa số Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Đơn vị có hờ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy phải trình Bộ trưởng hờ sơ xin tiêu hủy tài liệu, hồ sơ gồm: - Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu - Bản thuyết minh tài liệu xin hủy - Bản kê hồ sơ, tài liệu xin hủy - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu b) Lãnh đạo Bộ ký định thành lập Hội đồng xác định tài liệu hết giá trị c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp tư vấn cho Lãnh đạo Bộ định khối tài liệu xin hủy Những tài liệu hết giá trị Lãnh đạo Bộ định phê duyệt cho hủy Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm tổ chức tiêu hủy theo quy định Nhà nước Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu phải bảo quản Lưu trữ Bộ 20 năm kể từ định tiêu hủy tài liệu có hiệu lực 5 Các loại sách báo, tạp chí, chụp, giấy nháp khơng cịn nhu cầu sử dụng, đơn vị tự hủy thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm việc hủy loại giấy tờ Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu Điều 17 Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm tự bảo vệ an tồn hờ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu trữ Lưu trữ Bộ lưu trữ đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm bố trí đủ kho để bảo quản tài liệu Kho tài liệu lưu trữ phải cao ráo, thống khí, cửa khóa chắn trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phịng chống cháy, nổ, bảo quản an tồn tài liệu tình Hờ sơ, tài liệu phải bảo quản hộp có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ xếp gọn gàng giá để dễ khai thác di chuyển cần thiết Điều 18 Khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng phòng đọc để phục vụ nhu cầu cơng tác Bộ Chánh Văn phịng Bộ, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm quy định nội quy sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ niêm yết phòng đọc tổ chức lưu trữ Cán bộ, công chức người phép khai thác, sử dụng phải chấp hành nội quy khai thác hồ sơ, sử dụng tài liệu lưu trữ quan Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: a) Lãnh đạo Bộ định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu mật b) Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ phạm vi quyền hạn định cho phép sử dụng tài liệu thường Trách nhiệm tổ chức lưu trữ: a) Thực đầy đủ thủ tục quy định, nội quy làm việc, hướng dẫn tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ b) Kiểm tra số lượng tình trạng hờ sơ, tài liệu giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu nhận lại tài liệu người khai thác hồ sơ, tài liệu trả c) Kịp thời phát đề xuất xử lý hành vi vi phạm trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu d) Mở sổ theo dõi định kỳ hàng tháng, quý, tháng, năm, báo cáo Thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ a) Đối với tổ chức, cá nhân nước: - Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích quan, đơn vị phải có giấy giới thiệu cơng văn tổ chức ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu; - Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị, đơn ghi rõ tài liệu cần khai thác, sử dụng có xác nhận tổ chức nơi cơng tác quyền địa phương nơi cư trú, kèm theo chứng minh thư nhân dân trình cấp có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu quy định khoản Điều b) Đối với tổ chức, cá nhân người nước ngoài: - Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích hoạt động quan, đơn vị phải có giấy giới thiệu cơng văn đề nghị tổ chức quản lý người nước tiếng Việt Nam, ghi rõ loại tài liệu mục đích khai thác, sử dụng tài liệu; - Người khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ để phục vụ mục đích cá nhân phải có đơn đề nghị tiếng Việt Nam, có xác nhận tổ chức quản lý người nước ngoài, đơn ghi rõ họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, tài liệu cần khai thác, sử dụng kèm theo hộ chiếu - Có ý kiến chấp thuận Vụ Hợp tác quốc tế, Bộ Tài nguyên Môi trường cấp có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu quy định khoản Điều Lưu đồ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy định Phụ lục 12; phiếu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu quy định Phụ lục 13 Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 19 Kinh phí biên chế cho công tác văn thư - lưu trữ Hàng năm, sở đề xuất đơn vị Vụ Kế hoạch, Vụ Tài xem xét trình Lãnh đạo Bộ cân đối, bảo đảm kinh phí từ ngân sách nhà nước cho công tác văn thư - lưu trữ, bao gờm kinh phí mua sắm trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức đào tạo, tập huấn; nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư - lưu trữ (nghiên cứu xây dựng sở liệu, ngân hàng liệu, tổ chức tập huấn triển khai ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư - lưu trữ Bộ); xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, xếp, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo quy định công việc khác liên quan tới công tác văn thư - lưu trữ Việc sử dụng, quản lý kinh phí thực theo quy định hành Nhà nước Vụ Tổ chức cán chủ trì, phối hợp với đơn vị thuộc Bộ xem xét, trình Lãnh đạo Bộ định biên chế phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ đơn vị để bảo đảm thực công tác văn thư - lưu trữ Bộ Điều 20 Tổ chức thực Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức thực hiện, theo dõi, kiểm tra việc thực Quy chế Văn phòng Bộ định kỳ kiểm tra tồn diện cơng tác văn thư - lưu trữ đơn vị thuộc Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ công tác văn thư - lưu trữ Bộ Trên sở Quy chế quy định hành Nhà nước công tác văn thư - lưu trữ, đơn vị trực thuộc Bộ tổ chức xây dựng ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ đơn vị trước ngày 15 tháng 12 năm 2008 Trong trình thực Quy chế này, có khó khăn, vướng mắc, đơn vị phản ánh Văn phòng Bộ để hướng dẫn thực kịp thời trình Bộ trưởng điều chỉnh, bổ sung./ BỘ TRƯỞNG Phạm Khôi Nguyên ... thực Quy chế Văn phịng Bộ định kỳ kiểm tra tồn diện công tác văn thư - lưu trữ đơn vị thuộc Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ công tác văn thư - lưu trữ Bộ Trên sở Quy chế quy định hành Nhà nước công tác văn. .. quét văn đến có số đến văn phát hành (trừ văn mật) vào sở liệu văn số, theo phân cấp thẩm quy? ??n quản lý xử lý văn Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt... phát hành Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ để kiểm tra thể thức văn lần cuối trước đăng ký số, nhân bản, đóng dấu phát hành d) Sau phát hành văn bản, Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn

Ngày đăng: 17/01/2013, 16:17

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan