quyet dinh 142 qd btp ban hanh quy che cong tac van thu luu tru

quyet dinh 142 qd btp ban hanh quy che cong tac van thu luu tru tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án,...

BỘ TƯ PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - Số: 142/QĐ-BTP Hà Nội, ngày 28 tháng 01 năm 2016 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tư pháp; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Xét đề nghị Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Bãi bỏ Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 Bộ trưởng Bộ Tư pháp việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp Điều Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trị, trị - xã hội thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng (để báo cáo; - Các Thứ trưởng (để biết) - Cục VT& LTNN (để phối hợp); - Cổng TTĐT BTP (để đăng tải); - Lưu: VT,LT Đinh Trung Tụng QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số 142/QĐ-BTP ngày 28/01/2016 Bộ trưởng Bộ Tư pháp) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Điều Giải thích từ ngữ Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Điều Kinh phí đảm bảo cho công tác văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ .6 Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều Nhiệm vụ Văn thư quan Điều Nhiệm vụ Văn thư đơn vị Điều Hình thức văn Điều Thể thức văn Điều 10 Soạn thảo văn Điều 11 Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt 10 Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành 10 Điều 13 Ký văn 10 Điều 14 Bản văn 11 Điều 15 Nguyên tắc chung 11 Điều 16 Trình tự quản lý văn đến 12 Điều 17 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 12 Điều 18 Trình, chuyển giao văn đến 12 Điều 19 Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 14 Điều 20 Trình tự giải văn 14 Điều 21 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn 14 Điều 22 Trách nhiệm quy trình đăng ký văn .15 Điều 23 Nhân bản, đóng dấu, chữ ký số dấu mức độ khẩn, mật 15 Điều 24 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 17 Điều 25 Lưu văn 18 Điều 26 Nội dung việc lập hồ sơ công việc yêu cầu hồ sơ lập .18 Điều 27 Trách nhiệm việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 19 Điều 28 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 20 Điều 29 Quản lý dấu 20 Điều 30 Sử dụng dấu, chữ ký số 21 Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ 21 Điều 31 Nhiệm vụ Lưu trữ quan 21 Điều 32 Nhiệm vụ Lưu trữ đơn vị 22 Điều 33 Nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 22 Điều 34 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ lưu trữ 22 Điều 35 Phân loại, chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ 23 Điều 36 Xác định giá trị tài liệu 23 Điều 37 Hủy tài liệu hết giá trị 24 Điều 38 Quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể25 Điều 39 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 25 Điều 40 Bảo quản tài liệu lưu trữ 25 Điều 41 Thống kê tài liệu lưu trữ 26 Điều 43 Thẩm quyền, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan 26 Điều 44 Các hình thức sử dụng tài liệu Lưu trữ quan 27 Điều 45 Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan 28 Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH 28 Điều 46 Khen thưởng xử lý kỷ luật 28 Điều 47 Tổ chức thực 28 Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành quan, đơn vị, tổ chức (sau gọi tắt đơn vị, tổ chức) thuộc Bộ Tư pháp để thực chức năng, nhiệm vụ Quy chế áp dụng thống đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan thuộc Bộ Tư pháp Công tác văn thư bao gồm công việc: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu chữ ký số công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc: Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp Điều Giải thích từ ngữ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm: văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội (kể fax, điện tử, văn mật, văn khẩn) đơn, thư gửi đến đơn vị, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm: văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội (kể văn bản, văn nội bộ, văn mật, văn khẩn) đơn vị, tổ chức phát hành Sổ chuyển giao văn đến Sổ tạo lập Hệ thống phần mềm Quản lý điều hành văn hồ sơ lưu trữ Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động đơn vị, tổ chức phải lập thành hồ sơ điện tử, lựa chọn bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ kỹ thuật công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc đơn vị, tổ chức thành hồ sơ điện tử Số hóa văn việc chuyển đổi liệu từ văn giấy sang liệu số Số hóa văn phải tuân theo quy định pháp luật quy định Bộ việc số hóa văn Ký chữ ký số Hệ thống việc sử dụng thiết bị lưu giữ thông tin chữ ký cá nhân, đơn vị, tổ chức mã hóa phục vụ việc sử dụng dịch vụ chữ ký số kết hợp với chức phần mềm để ký văn điện tử theo thẩm quyền Hệ thống ký trực tiếp lên văn điện tử trước ban hành văn đưa lên lưu trữ sở liệu Hệ thống Bộ phận Văn thư thuộc Phịng Tổ chức - Hành chính, Văn phịng Bộ gọi tắt Văn thư quan Cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung Văn thư đơn vị 10 Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ gọi tắt Lưu trữ quan Cán bộ, công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ đơn vị, tổ chức thuộc Bộ gọi chung Lưu trữ đơn vị 11 Trong trường hợp văn trích dẫn Quy chế có thay thế, sửa đổi bổ sung áp dụng theo văn thay thế, sửa đổi bổ sung có hiệu lực thi hành Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm: Giúp Bộ trưởng quản lý thống công tác văn thư, lưu trữ Bộ, bao gồm: a) Xây dựng tổ chức thực đề án, chương trình, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; b) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; c) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; d) Chỉ đạo việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan theo quy định; đ) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ; e) Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức thực quy định Bộ, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, tổ chức Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Tổng hợp - Hành chính) đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ đơn vị, tổ chức Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực đầy đủ nhiệm vụ quy định Quy chế Điều Kinh phí đảm bảo cho cơng tác văn thư, lưu trữ Kinh phí đảm bảo cho cơng tác văn thư, lưu trữ Bộ lấy từ kinh phí hoạt động Bộ Kinh phí đảm bảo cho cơng tác văn thư, lưu trữ đơn vị có tài khoản, dấu riêng lấy từ kinh phí hoạt động đơn vị Việc quản lý sử dụng kinh phí bảo đảm cho cơng tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định hành Điều Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Việc quản lý, sử dụng tài liệu mật thực theo quy định Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Quyết định số 18/2004/QĐ-TTg ngày 12/02/2004 Thủ tướng Chính phủ Danh mục bí mật nhà nước độ tối mật thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Tư pháp Cán bộ, công chức, viên chức thuộc Bộ không cung cấp thông tin văn xử lý quan Bộ, bút tích ý kiến giải công việc Lãnh đạo Bộ Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc Bộ cho tổ chức, cá nhân khơng có trách nhiệm biết Chương II CƠNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: NHIỆM VỤ CỦA VĂN THƯ Điều Nhiệm vụ Văn thư quan Tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn đến a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin văn đến quan Bộ vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ trước chuyển giao cho Văn thư đơn vị; b) Đối với văn đến gửi tên riêng phòng, ban, cá nhân đơn vị, tổ chức cập nhật thơng tin vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ trước chuyển giao cho Văn thư đơn vị Trình Chánh Văn phịng Bộ văn đến gửi Lãnh đạo Bộ giải Theo dõi tiến độ giải văn đến Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn trước phát hành In, chuyển điện tử ký số, phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Bộ theo đường công văn thông tin điện tử Văn Bộ phát hành sau Văn thư quan nhận điện tử đính kèm cập nhập đầy đủ thông tin vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ theo quy định Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ; quản lý văn lưu Văn thư quan Cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức cử cơng tác sau người có thẩm quyền phê duyệt Bảo quản, sử dụng dấu, chữ ký số quan Bộ, dấu, chữ ký số Văn phòng Bộ loại dấu khác theo quy định pháp luật Giao nộp tài liệu, sổ sách văn thư vào Lưu trữ quan thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc 10 Thực nhiệm vụ khác liên quan đến công tác văn thư Chánh Văn phòng Bộ giao Điều Nhiệm vụ Văn thư đơn vị Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin văn nhận từ Văn thư quan văn gửi trực tiếp đến đơn vị vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ trước chuyển văn đến Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành - Tổng hợp) chuyển cho phịng, ban, cá nhân đơn vị theo ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị, tổ chức a) Đối với văn đến gửi cho phòng, ban trực thuộc đơn vị, tổ chức: - Nếu văn dạng điện tử phải đính kèm vào tệp chứa nội dung toàn văn văn Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ; - Nếu văn dạng giấy tiến hành số hóa đính kèm nội dung văn vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ trước bàn giao văn gốc cho Thủ trưởng đơn vị, tổ chức phòng, ban, cá nhân trực tiếp xử lý theo đạo lãnh đạo đơn vị, tổ chức; b) Trường hợp chuyển bì ghi đích danh tên đơn vị, tổ chức cá nhân, Văn thư đơn vị cập nhật trường thông tin đầu vào tương ứng với thơng tin ghi bì Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ trước chuyển cho phòng, ban cá nhân ghi đích danh Chuyển văn đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải theo ý kiến đạo Thủ trưởng đơn vị, tổ chức Làm thủ tục phát hành theo dõi văn đơn vị, tổ chức đơn vị, tổ chức Văn thư quan a) Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn trước phát hành; b) Đối với văn đơn vị, tổ chức trực tiếp phát hành, nhận văn có chữ ký thức Thủ trưởng đơn vị, tổ chức chữ ký số đơn vị, tổ chức, cá nhân, Văn thư đơn vị có trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn trước phát hành; Cập nhật thông tin liên quan đến văn vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ, yêu cầu đơn vị, tổ chức, cá nhân giao xử lý văn gửi kèm điện tử để phát hành văn theo quy định; c) Đối với văn Văn thư quan phát hành, nhận văn ban hành có chữ ký thức người có thẩm quyền phải gửi kèm điện tử cho Văn thư quan trước phát hành; d) Kiểm tra, giám sát đảm bảo văn dạng điện tử đơn vị, tổ chức người có thẩm quyền phê duyệt xác thực chữ ký số trước phát hành Lưu, xếp quản lý văn phục vụ tra cứu văn đơn vị, tổ chức a) Làm đầu mối gửi, theo dõi, đôn đốc văn điện tử lên “Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp” mục “Văn chờ ban hành” Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ Riêng văn có gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ gửi thêm địa email: vpb@moj.gov.vn; b) Sau 01 (một ngày) làm việc, văn Văn thư quan gửi đến đơn vị, tổ chức cập nhật Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ mà Văn thư đơn vị khơng có ý kiến phản hồi việc thiếu văn coi đơn vị, tổ chức nhận văn Văn thư quan gửi đến Quản lý, sử dụng dấu theo quy định Mục 2: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn Bộ bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội ban hành hoạt động quản lý, đạo, điều hành giải công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Bộ quy định Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 nhằm thực nhiệm vụ giao Điều Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật: Thực theo quy định Thông tư số 25/2011/TTBTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Văn hành chính: Thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thỏa thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Văn tổ chức Đảng thực theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng Thể thức văn tổ chức Đoàn Thanh niên thực theo Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20/5/2009 Văn phịng Trung ương Đồn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế Điều 10 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Đơn vị cá nhân giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo đơn vị, tổ chức tham khảo ý kiến đơn vị, tổ chức cá nhân khác có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh dự thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều 11 Duyệt dự thảo, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn đơn vị có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng Bộ có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Bộ tình hình, tiến độ kết giải văn đến đơn vị, tổ chức để thông báo, nhắc nhở, đôn đốc đơn vị, tổ chức giải văn đến tiến độ Điều 20 Trình tự giải văn Tất văn Bộ, đơn vị, tổ chức thuộc Bộ phát hành phải quản lý theo trình tự sau đây: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (nếu có); Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Điều 21 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư quan, Văn thư đơn vị kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót báo cáo người có thẩm quyền xem xét, giải Ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Tất văn quan, đơn vị, tổ chức ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm theo hệ thống số, ký hiệu, ngày, tháng, năm quan, đơn vị, tổ chức Văn thư quan, Văn thư đơn vị thống quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng; - Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 22 Trách nhiệm quy trình đăng ký văn Văn thư quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm đăng ký số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn nơi nhận văn vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, đơn vị, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật phải đăng ký riêng Điều 23 Nhân bản, đóng dấu, chữ ký số dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định nơi nhận văn Nếu gửi văn đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị, tổ chức soạn thảo văn phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư quan, Văn thư đơn vị; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến đơn vị, tổ chức, cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn Không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo; c) Việc nhân thực sau: Văn thư quan chịu trách nhiệm nhân văn Lãnh đạo Bộ ký ban hành; Văn thư đơn vị, tổ chức chịu trách nhiệm nhân văn đơn vị, tổ chức ký ban hành; d) Văn thư quan, Văn thư đơn vị bảo mật nội dung văn nhân phát hành; đ) Đối với văn ký chữ ký số, phần nơi nhận phải liệt kê đầy đủ nơi nhận nhân bản; e) Việc nhân văn mật thực theo ý kiến đạo người có thẩm quyền thực theo quy định Khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu Văn thư quan, Văn thư đơn vị sử dụng dấu a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định; b) Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người có thẩm quyền định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên đơn vị, tổ chức ban hành văn tên phụ lục; c) Việc đóng dấu giáp lai văn bản, phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, dấu không 05 trang Chữ ký số Chữ ký số quan, đơn vị, tổ chức văn sử dụng văn người có thẩm quyền ký Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ) văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành b) Việc đóng dấu mức độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; c) Vị trí đóng dấu mức độ khẩn, dấu mức độ mật dấu phạm vi lưu hành (trả lại sau họp, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) văn thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều 24 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư quan, Văn thư đơn vị thực a) Đối với văn giấy: vào bì; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) b) Đối với văn điện tử: - Vào sổ đính kèm điện tử ký số Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ, gửi đến nơi nhận; - Dùng hộp thư điện tử đơn vị, tổ chức có đính kèm tệp điện tử ký số, gửi đến nơi nhận (nếu có) Chuyển phát văn Văn thư quan, Văn thư đơn vị thực a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành chậm sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ký văn bản; b) Đối với văn khẩn phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành chính; c) Văn phải đăng ký vào Sổ gửi bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra ký nhận vào sổ; d) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ Văn thư đơn vị phải cập nhật Hệ thống phần mềm Quản lý văn điều hành hồ sơ lưu trữ để trình Lãnh đạo đơn vị; đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển máy fax chuyển qua mạng phải gửi để quan hữu quan lưu vào hồ sơ công việc; e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ Thơng tư số 12/2002/TT- BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư quan, Văn thư đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Sổ theo dõi việc chuyển phát văn c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư quan, Văn thư đơn vị phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) để xử lý Điều 25 Lưu văn Đối với văn Văn thư quan phát hành: Mỗi văn phải lưu 03 (ba) bản: Bản gốc lưu Văn thư quan, lưu Văn thư đơn vị 01 lưu hồ sơ công việc Đối với văn Văn thư đơn vị phát hành: Mỗi văn phải lưu 02 (hai) bản: Bản gốc lưu Văn thư đơn vị 01 lưu hồ sơ công việc Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng văn lưu thực theo quy định hành Văn thư quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Lãnh đạo Bộ Văn thư đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu đơn vị, tổ chức Mục 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Điều 26 Nội dung việc lập hồ sơ công việc yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ đơn vị, tổ chức thực tế công việc phân công, Văn thư đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, cơng chức, viên chức phân công giải công việc Trong trình giải cơng việc mình, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp tục đưa văn có liên quan vào hồ sơ mở b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan đến cơng việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để xếp theo trình tự thời gian diễn biến cơng việc cho thích hợp c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi giải xong công việc, hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu vào hồ sơ loại văn trùng thừa, tư liệu, sách báo không cần thiết khỏi hồ sơ; - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn cán bộ, cơng chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 27 Trách nhiệm việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trách nhiệm Thủ trưởng đơn vị, tổ chức Hàng năm, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ đơn vị, tổ chức; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị, tổ chức thuộc phạm vi quản lý Chánh Văn phịng (Trưởng phịng Tổng hợp - Hành chính) đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có trách nhiệm: a) Tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị, tổ chức trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Cán bộ, công chức, viên chức đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định hành Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào Lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức phải có đề nghị văn phải đồng ý Chánh Văn phòng Bộ, thời hạn giữ lại không 01 năm c) Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, tổ chức cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu đơn vị, tổ chức làm tài liệu riêng mang sang đơn vị, tổ chức khác Trách nhiệm Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị Văn thư đơn vị, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, cơng chức, viên chức đơn vị lập hồ sơ cơng việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị, Lưu trữ quan theo quy định Điều 28 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, sổ sách văn thư phải giao nộp vào Lưu trữ quan thời hạn 01 (một) năm, kể từ ngày công việc kết thúc; b) Đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học cơng nghệ (gồm báo cáo phúc trình, biên nghiệm thu đề tài nghiệm thu): Sau năm, kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; c) Đối với tài liệu xây dựng bản: Sau 03 (ba) tháng, kể từ cơng trình tốn; d) Đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 (ba) tháng, kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu: Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị, bên giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập 02 (hai) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 (hai) Biên giao, nhận tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị giữ 01 (một) bên giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) Mục 5: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 29 Quản lý dấu Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý, sử dụng dấu, chữ ký số Bộ Tư pháp Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc Bộ có dấu riêng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc quản lý sử dụng dấu chữ ký số đơn vị, tổ chức Các dấu, chữ ký số đơn vị, tổ chức phải giao cho Văn thư quan, Văn thư đơn vị quản lý sử dụng Người giao quản lý, sử dụng dấu, chữ ký số chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, tổ chức việc quản lý sử dụng dấu, chữ ký số đơn vị, tổ chức có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu, chữ ký số phải quản lý, sử dụng phòng làm việc Trường hợp cần đưa dấu, chữ ký số khỏi đơn vị, tổ chức phải đồng ý Thủ trưởng đơn vị, tổ chức phải chịu trách nhiệm việc quản lý, sử dụng dấu chữ ký số; b) Không giao dấu, chữ ký số cho người khác, trừ trường hợp đồng ý văn người có thẩm quyền Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều, đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu phải thực theo quy định Khi nét dấu bị mòn biến dạng, chữ ký số không sử dụng được, người giao quản lý, sử dụng dầu, chữ ký số phải báo cáo Thủ trưởng đơn vị, tổ chức làm thủ tục đổi dấu, thu hồi chữ ký số Trường hợp dấu, chữ ký số bị mất, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức phải báo cho Cục Công nghệ thông tin quan Công an nơi xảy dấu, chữ ký số để lập biên Điều 30 Sử dụng dấu, chữ ký số Chỉ ký chữ ký số đóng dấu vào văn hình thức, thể thức có ý kiến người có thẩm quyền Khơng đóng dấu văn khơng hình thức, thể thức theo quy định Người giao quản lý, sử dụng dấu, chữ ký số phải tự kiểm tra trước đóng dấu vào văn đơn vị, tổ chức Khơng đóng dấu, ký chữ ký số vào giấy khơng có nội dung, trước người có thẩm quyền ký văn có chữ ký người không thẩm quyền Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: NHIỆM VỤ CỦA LƯU TRỮ Điều 31 Nhiệm vụ Lưu trữ quan Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng, quản lý hồ sơ Lưu trữ quan; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho đơn vị, tổ chức thuộc Bộ; hướng dẫn đơn vị, tổ chức chuẩn bị hồ sơ nộp vào Lưu trữ quan lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” theo quy định Ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ Giao nộp hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu quan Bộ vào Lưu trữ lịch sử Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ gửi Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Điều 32 Nhiệm vụ Lưu trữ đơn vị Thực áp dụng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Bộ Thu thập hồ sơ đến hạn nộp lưu; phân loại, chỉnh lý, thống kê, xếp hồ sơ bảo quản, tổ chức sử dụng hồ sơ đơn vị, tổ chức; xác định thời hạn bảo quản; loại tài liệu hết giá trị đơn vị, tổ chức, lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử Lựa chọn hồ sơ thuộc diện nộp lưu trình người có thẩm quyền phê duyệt để giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định Báo cáo thống kê sở, thống kê tổng hợp công tác lưu trữ theo quy định Mục 2: CÔNG TÁC THU THẬP, PHÂN LOẠI, CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 33 Nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Cán bộ, công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi cơng việc đơn vị, tổ chức có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác khác, học tập thực nhiệm vụ nước ngồi phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm đơn vị, tổ chức theo quy định Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm đạo việc lập, bảo quản hồ sơ giao nộp hồ sơ đơn vị, tổ chức vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định Điều 34 Trách nhiệm giao, nhận hồ sơ lưu trữ Hàng năm, Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm: a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức; b) Phối hợp với đơn vị, tổ chức kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn đơn vị, tổ chức chuẩn bị hồ sơ giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; d) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ theo thủ tục quy định Thủ tục giao, nhận hồ sơ: a) Khi nhận hồ sơ cá nhân giao nộp, Văn thư đơn vị phải lập thành 02 (hai) Mục lục hồ sơ nộp lưu, có ký nhận Văn thư đơn vị người giao nộp; b) Khi tiếp nhận hồ sơ đơn vị, tổ chức giao nộp, Lưu trữ quan kiểm tra hồ sơ lập Biên giao, nhận hồ sơ có chữ ký xác nhận Lưu trữ quan đại diện đơn vị, tổ chức giao nộp hồ sơ; c) Biên giao, nhận hồ sơ lập thành 02 (hai) bản, bên giao hồ sơ giữ 01 (một) bản, Lưu trữ quan giữ 01 (một) Điều 35 Phân loại, chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu lưu trữ Chánh Văn phòng Bộ đạo việc phân loại, chỉnh lý tài liệu khối đơn vị, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm đạo, tổ chức việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi đơn vị, tổ chức quản lý Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ giao nộp vào kho lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức Việc phân loại, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu phải thực theo quy định Luật lưu trữ Điều 36 Xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị việc xác định: - Hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu quy định sau: a) Cơ quan Bộ: - Chánh Văn phòng Bộ: Chủ tịch; - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu huỷ: Uỷ viên; - Trưởng phòng Lưu trữ Bộ: Thư ký - Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên b) Các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ: - Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Tổng hợp - Hành chính) đơn vị, tổ chức: Chủ tịch; - Đại diện phịng, ban có tài liệu huỷ: Uỷ viên; - Lưu trữ đơn vị, tổ chức: Thư ký; - Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị (nếu có): Ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị hủy tài liệu hết giá trị Điều 37 Hủy tài liệu hết giá trị Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; b) Căn ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức định việc hủy tài liệu hết giá trị; c) Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm tổ chức hủy tài liệu hết giá trị quan, đơn vị theo định Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị, tổ chức; d) Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu giám sát đại diện Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị phải lập thành biên bản; đ) Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng; - Tờ trình Bản thuyết minh kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Văn đề nghị thẩm định đơn vị, tổ chức có tài liệu hết giá trị; - Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; - Quyết định huỷ tài liệu; - Biên bàn giao tài liệu hủy; - Biên huỷ tài liệu hết giá trị e) Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 38 Quản lý hồ sơ, tài liệu đơn vị, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải thể Trường hợp đơn vị, tổ chức chia, tách thành nhiều đơn vị, tổ chức hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị, tổ chức cũ chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định Đối với hồ sơ, tài liệu chưa giải xong thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức đơn vị, tổ chức tiếp nhận Trường hợp nhiều đơn vị, tổ chức sáp nhập vào đơn vị, tổ chức khác thành lập đơn vị, tổ chức hồ sơ, tài liệu giải xong đơn vị, tổ chức cũ phải chuyển giao cho Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định Đối với hồ sơ tài liệu chưa giải xong thuộc chức năng, nhiệm vụ đơn vị, tổ chức đơn vị, tổ chức tiếp nhận Trường hợp đơn vị, tổ chức giải thể tồn hồ sơ, tài liệu đơn vị, tổ chức phải giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị để tiến hành phân loại, chỉnh lý theo quy định Điều 39 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử thực theo quy định Luật lưu trữ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ Mục 3: BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, GIAO NỘP TÀI LIỆU Điều 40 Bảo quản tài liệu lưu trữ Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn giao nộp vào Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ quan, đơn vị, tổ chức Hồ sơ, tài liệu phải bảo quản hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ xếp giá để thuận tiện khai thác di chuyển cần thiết Kho lưu trữ phải đặt địa điểm thơng thống, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng, dầu chất dễ cháy khác Kho lưu trữ phải xây dựng chắn, trang bị đầy đủ thiết bị phòng, chống cháy, nổ theo tiêu chuẩn quy định Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định hành Điều 41 Thống kê tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan có trách nhiệm tổng hợp báo cáo thống kê công tác lưu trữ hàng năm, đột xuất theo quy định pháp luật yêu cầu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo thống kê (theo mẫu Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) Lưu trữ quan trước ngày 30 tháng 12 hàng năm báo cáo đột xuất theo yêu cầu Lưu trữ quan Điều 42 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ đơn vị có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc Việc giao, nhận tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực theo quy định Luật lưu trữ Mục 4: TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 43 Thẩm quyền, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan Thẩm quyền giải yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan a) Bộ trưởng cho phép cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học tập, cơng tác nước ngồi cho phép tổ chức, cá nhân nước ngồi sử dụng tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp (trừ tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật Bộ tài liệu quý, khác); b) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán giải yêu cầu xin cung cấp thông tin cá nhân cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ nghỉ hưu cá nhân có đơn u cầu; c) Chánh Văn phịng Bộ giải cho cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc lĩnh vực công tác đơn vị khác (trừ quy định điểm a, b khoản này) có văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị, tổ chức cá nhân; d) Trưởng Phòng Lưu trữ, Văn phòng Bộ giải cho cán bộ, công chức, viên chức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc lĩnh vực công tác đơn vị có văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị, tổ chức cá nhân Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan a) Cán bộ, công chức, viên chức có nhu cầu mang tài liệu phục vụ cơng tác, học tập nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có văn đề nghị Văn đề nghị phải có ý kiến Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, trình Bộ trưởng xem xét, định; b) Cán bộ, công chức, viên chức quan Bộ nghỉ hưu có yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân phải có đơn đề nghị, trình Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán xem xét, giải quyết; c) Cán bộ, cơng chức, viên chức quan Bộ có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác phải xuất trình Thẻ cơng chức, viên chức Giấy chứng minh nhân dân cho Lưu trữ quan Trường hợp mượn hồ sơ, tài liệu nghiên cứu phòng làm việc mượn hồ sơ tài liệu đơn vị, tổ chức khác mục đích cơng vụ phải có văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trình Chánh Văn phịng Bộ phê duyệt Thời gian mượn không 02 (hai) ngày phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ d) Lưu trữ quan có trách nhiệm đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Điều 44 Các hình thức sử dụng tài liệu Lưu trữ quan Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan Giới thiệu tài liệu lưu trữ Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Điều 45 Quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan Việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan thực theo Quyết định số 912/QĐ-VP ngày 17/6/2015 Chánh Văn phòng Bộ ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ quan Bộ Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 46 Khen thưởng xử lý kỷ luật Đơn vị, tổ chức, cá nhân có thành tích cơng tác văn thư, lưu trữ khen thưởng theo quy định pháp luật Đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm quy định Quy chế quy định khác pháp luật công tác văn thư, lưu trữ tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 47 Tổ chức thực Văn phịng Bộ có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực Quy chế báo cáo Lãnh đạo Bộ Cục Cơng nghệ thơng tin có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, cấp mới, thu hồi, gia hạn chữ ký số đơn vị, tổ chức, cá nhân Thủ trưởng đơn vị, tổ chức có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư pháp tới cán bộ, công chức, viên chức đơn vị, tổ chức Cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh Quy chế Khuyến khích đơn vị, tổ chức, cá nhân sử dụng chữ ký số./ ... (để phối hợp); - Cổng TTĐT BTP (để đăng tải); - Lưu: VT,LT Đinh Trung Tụng QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quy? ??t định số 142/ QĐ -BTP ngày 28/01/2016 Bộ trưởng... phải thực nghiêm túc quy định Quy chế quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực đầy đủ nhiệm vụ quy định Quy chế Điều Kinh... nhiệm vụ giao Điều Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật: Thực theo quy định Thông tư số 25/2011/TTBTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thu? ??t trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ