Quy che cong tac van thu, luu tru 2016

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHV, ngày tháng năm 2016 Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh) ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành Trường Đại học Vinh để thực chức năng, nhiệm vụ Nhà trường Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng thống tất đơn vị, tổ chức thuộc Trường Đại học Vinh (sau gọi tắt đơn vị trực thuộc) tập thể, cá nhân liên quan Điều Nội dung công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động Trường Đại học Vinh; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ trường; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Trường Đại học Vinh Điều Trách nhiệm quản lý Hiệu trưởng chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trưởng Phịng Hành Tổng hợp có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng thực chức quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp đạo, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Trường theo quy định hành Nhà nước Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức, đạo, kiểm tra quản lý công tác văn thư, lưu trữ đơn vị theo quy định hành công tác văn thư, lưu trữ Cán phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ giúp Trưởng đơn vị quản lý, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Mỗi cán bộ, viên chức trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm chỉnh Quy chế quy định hành Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Điều Tổ chức văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh Văn thư, lưu trữ Trường phận Phịng Hành Tổng hợp, có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng quản lý tổ chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hành, đồng thời thực chức văn thư, lưu trữ Phịng Hành Tổng hợp Các đơn vị trực thuộc phải bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ theo chế độ kiêm nhiệm Điều Trình độ chun mơn, nghiệp vụ cán văn thư, lưu trữ Hàng năm, cán văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh đơn vị trực thuộc Trường; cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Kinh phí dùng cho cơng tác văn thư, lưu trữ sử dụng từ nguồn ngân sách Nhà nước nguồn hợp pháp khác Trường Kinh phí, trang bị thiết bị kỹ thuật chuyên dùng phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ Trường Trưởng Phịng Hành Tổng hợp đề xuất Sử dụng quản lý kinh phí dùng cho hoạt động văn thư, lưu trữ thực theo quy định hành Nhà nước Điều Bảo vệ bí mật cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ phải thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Chương II SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN, SAO VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn hành bao gồm: cơng văn văn có tên loại khác Phụ lục II Quy chế Điều Thể thức, kỹ thuật, phơng chữ trình bày, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày a) Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định b) Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác c) Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn - Khổ giấy Văn hành trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) - Kiểu trình bày Văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) - Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) + Lề trên: cách mép 2cm; + Lề dưới: cách mép 2cm; + Lề trái: cách mép trái 3cm; + Lề phải: cách mép phải 2cm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục I kèm theo Quy chế Điều 10 Quốc hiệu Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng chữ thứ phía trên: "CỘNG HỒ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng chữ thứ hai phía dưới: "Độc lập - Tự - Hạnh phúc" trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (khơng dùng lệnh Underline) Cụ thể: CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Điều 11 Tên quan, đơn vị tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (Bộ Giáo dục Đào tạo) trình bày phía chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, khơng đậm Tên Trường Đại học Vinh trình bày phía chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 2/3 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Trong trường hợp đơn vị trực thuộc trường ban hành văn sử dụng lưu hành nội đơn vị, tên đơn vị đặt canh đường kẻ ngang, trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Phòng Tổ chức Cán Tên viết tắt Trường Đại học Vinh ký hiệu văn ĐHV Tên viết tắt đơn vị trực thuộc áp dụng theo quy định Phụ lục số III ban hành kèm theo Quy chế Điều 12 Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu văn trình bày số 3, cỡ chữ 13, đặt canh đường kẻ ngang tên Trường - Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư phịng Hành Tổng hợp Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo (Phụ lục II) chữ viết tắt tên Trường (ĐHV) Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên Trường chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn Chữ viết tắt tên đơn vị trực thuộc Trường theo Phụ lục III Số, ký hiệu văn hành Trường Đại học Vinh ban hành thực sau: - Quy định ghi số, ký hiệu định loại văn có tên loại khác bao gồm: từ "Số" trình bày chữ in thường Sau từ "Số" có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo "/", chữ viết tắt tên loại văn bản, gạch ngang "-", chữ viết tắt tên Trường Đại học Vinh "ĐHV" Ví dụ: Quyết định Số: 01/QĐ-ĐHV Thông tri Số: 02/TT-ĐHV Thông báo Số: 03/TB-ĐHV Chương trình Số: 04/CTr-ĐHV - Cách ghi số, ký hiệu cơng văn bao gồm: từ "Số" trình bày chữ in thường; sau từ "Số" có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo "/", chữ viết tắt (tên) Trường Đại học Vinh "ĐHV", gạch ngang "-", tên viết tắt đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo, khơng dấu cách Ví dụ: Số: 05/ĐHV-CTCTHSSV Số: 06/ĐHV-HCTH Số: 07/ĐHV-KHTC Số: 08/ĐHV-TCCB - Phịng Hành Tổng hợp có trách nhiệm lấy số văn hành Nhà trường xác theo quy định theo phân loại văn hành Điều 13 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày số 4, chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy; đặt canh Quốc hiệu Địa danh ghi văn Trường Đại học Vinh "Nghệ An" Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành phải viết đầy đủ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số phía trước Ví dụ: Nghệ An, ngày 09 tháng 01 năm 2016 Điều 14 Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày ô số 5a; tên loại văn (quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Trích yếu nội dung cơng văn trình bày ô số 5b, sau chữ viết tắt "V/v" (về việc) chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn Ví dụ: Số: 123/ĐHV-TCCB V/v nâng bậc lương năm 2016 Điều 15 Nội dung, bố cục văn Nội dung văn trình bày số Phần nội dung (bản văn) trình bày chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 13 (phần lời văn văn phải dùng cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt từ 0pt đến 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 lines) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), riêng cuối kết thúc dấu phẩy (,) Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết) Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn Trong trường hợp thực cần thiết dùng từ ngữ nước ngồi dùng từ ngun bản; - Chỉ viết tắt từ, cụm từ thông dụng, từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt, chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (đối với luật pháp lệnh ghi tên loại tên luật, pháp lệnh), ví dụ: " quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư"; lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn đó; - Viết hoa văn hành thực theo Phụ lục IV (Viết hoa văn hành chính) Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: - Phần, chương: Từ "Phần", "Chương" số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) phần, chương đặt dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ "Mục" số thứ tự mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số Ả-rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ "Điều", số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu ngoặc đơn ( ) ), chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13), kiểu chữ đứng Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục từ, khoản, điểm trình bày sau: - Phần (nếu có): Từ "Phần" số thứ tự phần trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm Điều 16 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày dưới, đặt canh số 7a; chữ viết tắt "TM.", "KT.", "TL.", "TUQ." quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm Quyền hạn người ký thực sau: a) Trường hợp ký thay thủ trưởng quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt "KT." (ký thay) vào trước chức vụ, sau dấu chấm "." có dấu cách Thẩm quyền ký thay văn người cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi sau: KT HIỆU TRƯỞNG KT TRƯỞNG PHÒNG KT GIÁM ĐỐC b) Trường hợp văn ký thừa lệnh thủ trưởng quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ, sau dấu chấm "." có dấu cách, ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP c) Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt "TUQ." (thừa uỷ quyền) vào trước chữ Hiệu trưởng, sau dấu chấm "." có dấu cách Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức người ký thừa ủy quyền Người ký thừa uỷ quyền không ủy quyền lại cho người khác ký, ví dụ: TUQ HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ Chức vụ người ký a) Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn Văn Hiệu trưởng ký ban hành ghi "Hiệu trưởng", văn ký thay ghi "Phó Hiệu trưởng", khơng ghi lại tên Trường Đại học Vinh; trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành, ví dụ: HIỆU TRƯỞNG KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG b) Chức vụ ghi văn ký thừa lệnh Hiệu trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức tên đơn vị, tổ chức, ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Trường hợp cần thiết, người ký thừa lệnh văn hành ủy nhiệm để cấp phó người đứng đầu ký thay; chức vụ ghi văn ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức, khơng ghi lại tên đơn vị tổ chức, ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG KT TRƯỞNG PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHĨ TRƯỞNG PHỊNG c) Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Hội đồng, Ban Chỉ đạo thuộc lĩnh vực, phạm vi hoạt động chức danh lãnh đạo Ban Hội đồng người ký văn - Hội đồng, Ban Chỉ đạo không phép sử dụng dấu Trường Đại học Vinh ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó; TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu tổ chức) (Chữ ký, dấu tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Trường hợp Ban, Hội đồng Hiệu trưởng cho phép sử dụng dấu Trường Đại học Vinh người ký văn ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó, đồng thời chữ ký ghi chức danh lãnh đạo Trường; - Văn Hội đồng Ban Chỉ đạo ban hành mà lãnh đạo Nhà trường làm Chủ tịch Phó Chủ tịch; Trưởng ban Phó Trưởng ban ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Trường) HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Nguyễn Văn A KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Trường) PHÓ HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Trần Văn B - Trường hợp văn Hội đồng Ban Chỉ đạo ban hành mà lãnh đạo Trường Đại học Vinh làm Trưởng ban Chủ tịch Hội đồng lãnh đạo đơn vị thuộc Trường làm Phó Trưởng ban Phó Chủ tịch Hội đồng chức danh người ký văn ghi sau: TM HỘI ĐỒNG KT TRƯỞNG BAN CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Trường) (Chữ ký, dấu Trường) PHĨ HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C Họ tên người ký văn học hàm, học vị, danh hiệu danh dự (nếu có) trình bày ô số 7b; chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm Tên học hàm, học vị, danh hiệu danh dự viết tắt, sau liền có dấu chấm (.) Trong trường hợp có từ học hàm, học vị, danh hiệu trở lên chữ viết tắt viết liền sau dấu chấm (.), chữ viết tắt cuối sau dấu chấm (.) có dấu cách đến họ tên đầy đủ người ký văn Thứ tự trình bày học hàm, học vị, danh hiệu sau: học hàm - học vị - danh hiệu Ví dụ: TS Nguyễn Văn A ThS Lê Văn C PGS.TS Trần Văn B GS.TS.NGƯT Hồng Văn D Chữ ký người có thẩm quyền trình bày số 7c Điều 17 Dấu đóng văn Dấu Nhà trường trình bày số Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định Việc đóng dấu lên phụ lục kèm văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Trường tên phụ lục Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn Điều 18 Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn có trách nhiệm để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định ghi cụ thể, xác tên quan, tổ chức, cá nhân phần "kính gửi" phần "nơi nhận" văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Văn ký thừa uỷ quyền, ký thay, ký thừa lệnh Thủ trưởng, cấp có thẩm quyền ký phải gửi văn Thủ trưởng cấp để báo cáo: Văn Phó Hiệu trưởng ký phải gửi Hiệu trưởng để báo cáo; Văn Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Hiệu trưởng phải gửi Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng phụ trách để báo cáo Đối với văn có ghi tên loại: Nơi nhận bao gồm từ "Nơi nhận" phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Nơi nhận trình bày số 9a 9b Phần nơi nhận ô số 9a trình bày sau: - Từ "Kính gửi" tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ "Kính gửi" có dấu hai chấm (:); + Nếu công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân (đối tượng cụ thể) từ "Kính gửi" tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dịng, ví dụ: Kính gửi: Bộ Giáo dục Đào tạo Kính gửi: Ơng Nguyễn Văn A + Trường hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên thuộc nhóm đối tượng từ "Kính gửi" tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng, ví dụ: Kính gửi: Uỷ ban nhân dân huyện, thành, thị thuộc tỉnh Nghệ An + Trường hợp công văn gửi hai quan, tổ chức cá nhân trở lên thuộc nhiều nhóm đối tượng khác sau "Kính gửi:" xuống dịng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân thuộc nhóm đối tượng trình bày dòng riêng, đầu dòng cho gạch đầu dòng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng theo chiều dọc với dấu hai chấm (:), ví dụ: Kính gửi: - Các phòng TCCB, KH-TC, HCTH, KH&HTQT; 10 - Chữ ký, họ tên người ký; - Con dấu Trường Đại học Vinh; - Nơi nhận b) Chức danh chữ ký áp dụng theo Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3, Khoản Điều 16 Quy chế này; dấu áp dụng theo Khoản 1, Điều 36 nơi nhận thực theo Khoản 4, Điều 18 Quy chế c) Vị trí trình bày thành phần thể thức trang giấy khổ A4 thực sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO SAO Y BẢN CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Nghệ An, ngày tháng năm ¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯ Số: /SY Nơi nhận: - Ban Giám hiệu; - (tổ chức, đơn vị, cá nhân) ; - Lưu: HCTH, TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HCTH Nguyễn Văn A Điều 22 Soạn thảo văn Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo chịu trách nhiệm trình tự, thể thức, nội dung tính pháp lý văn Phịng Hành Tổng hợp có trách nhiệm rà soát, kiểm tra, nhân bản, làm thủ tục để ban hành văn bảo quản lưu Khi phát văn có sai sót trình tự, thể thức, tính pháp lý nội dung, Phịng Hành Tổng hợp trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo để thực việc sửa chữa theo quy định Đối với văn mắc lỗi sai sót ban hành, đơn vị chủ trì soạn thảo cần văn đính ban hành văn để thay Văn thức gửi nước, tổ chức quốc tế tổ chức, cá nhân người nước phải viết tiếng Việt kèm theo dịch khơng thức tiếng nước tương ứng Các văn bản, tài liệu mang tính trao đổi thơng tin khơng thức viết tiếng nước ngồi tương ứng thứ tiếng thông dụng quốc tế: Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây Ban Nha Trường hợp không thiết kèm theo tiếng Việt Việc soạn thảo văn hành quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu đơn vị giao cho cá nhân, nhóm soạn thảo chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; 14 - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh dự thảo; - Trình duyệt dự thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan; - Bản dự thảo phải trình bày thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc Viết hoa văn theo phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng tên người; viết hoa theo tên địa lý; viết hoa tên quan, tổ chức viết hoa trường hợp khác thực theo Phụ lục IV (Viết hoa văn hành chính) kèm theo Quy chế Điều 23 Kiểm tra văn Đối với văn trình lãnh đạo Trường ký ban hành a) Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình lãnh đạo Trường ký ban hành; trình lãnh đạo Trường ký văn phải kèm theo đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan b) Phịng Hành Tổng hợp, phận Pháp chế có trách nhiệm rà sốt, kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Nhà trường theo quy định Quy chế phải ký nháy vào vị trí cuối "Nơi nhận" Đối với văn Trưởng đơn vị ký thừa uỷ quyền, ký thừa lệnh Hiệu trưởng (quy định Khoản 4, Khoản 5, Khoản Điều 24 Quy chế này) a) Người giao soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình Trưởng đơn vị uỷ quyền thừa lệnh ký ban hành; trình ký văn phải kèm theo đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan b) Phịng Hành Tổng hợp, phận Pháp chế có trách nhiệm rà sốt, kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Nhà trường theo quy định Quy chế phải ký nháy vào vị trí cuối "Nơi nhận" Văn gửi cấp trên, văn lưu trữ phải văn ký trực tiếp người có thẩm quyền (khơng văn photocopy chữ ký) Điều 24 Trách nhiệm thẩm quyền ký văn Người ký ban hành văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung, trình tự, thể thức kỹ thuật trình bày văn ban hành Hiệu trưởng ký văn gửi trường văn vấn đề trọng yếu Trường Trong số trường hợp cụ thể cần thiết, Hiệu trưởng ủy quyền cho Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng văn nói Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng ban hành văn thuộc phạm vi lĩnh vực Hiệu trưởng phân công phụ trách 15 Trong số trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng uỷ quyền cho số Trưởng đơn vị ký thừa uỷ quyền văn Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Hiệu trưởng ủy nhiệm cho Trưởng số đơn vị ký thừa lệnh số văn hành chun mơn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phạm vi phân công Việc phân cấp thẩm quyền ký văn thừa lệnh Hiệu trưởng đóng dấu Trường có định riêng Trưởng Phịng Hành Tổng hợp thừa lệnh Hiệu trưởng ký văn triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp phạm vi Trường; đăng ký dấu Trường, giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký y, lục, trích sao; ký giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức phạm vi, lĩnh vực phân công phụ trách, giấy giới thiệu phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị, nội dung công tác, thời hạn giá trị phải đăng ký lấy số, vào sổ Phòng Hành Tổng hợp Trưởng đơn vị thừa lệnh ký, ban hành văn hành chuyên mơn, nghiệp vụ ủy nhiệm để cấp phó ký thay trường hợp cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ giao Khi ký văn khơng dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ, mực đen loại mực dễ phai màu Điều 25 Nhân Việc nhân phải bảo đảm yêu cầu sau: Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định Khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI, QUẢN LÝ CON DẤU Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 26 Trình tự quản lý văn đến Tất loại văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn mật, gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện chuyển qua mạng Internet, E-mail, Fax đơn, thư gửi đến Trường Đại học Vinh gọi chung văn đến Văn đến, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý tập trung, thống văn thư Trường thực theo trình tự sau: 16 a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến b) Trình, chuyển giao văn đến c) Theo dõi, đơn đốc việc xử lý, giải văn đến Điều 27 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, cán văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận; văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng Internet, E-mail, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Hiệu trưởng Trưởng Phịng Hành Tổng hợp để xử lý Phân loại, xử lý sơ bộ, bóc bì văn đến a) Loại văn khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể Trường; bì văn gửi đích danh người nhận; bì gửi theo chức danh Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Trưởng phịng, Giám đốc, Trưởng trạm, Trưởng ban ; bì văn gửi khoa, đơn vị phòng, ban, trung tâm, trạm ; gửi lãnh đạo đơn vị trực thuộc b) Loại văn cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì gửi Trường Đại học Vinh; lãnh đạo Trường Đại học Vinh c) Đối với bì văn ghi "Mật, Tuyệt mật, Tối mật", việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước d) Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; đ) Khơng gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; e) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; g) Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; h) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu "Đến", ghi số ngày đến - Tất văn đến (bao gồm chính, Fax in qua mạng Internet, E-mail) thuộc loại đăng ký văn thư phải đóng dấu đến; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) 17 - Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm th ủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) - Đối với văn gửi đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu "Đến" mà chuyển cho đơn vị cá nhân có thẩm quyền giải - Dấu "Đến" đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Điều 28 Đăng ký văn đến Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý, theo dõi văn máy vi tính Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn đến sở liệu eOffice máy vi tính Phịng Hành Tổng hợp Điều 29 Trình chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn thư, văn đến phải kịp thời trình Hiệu trưởng Nhà trường qua eOffice để xử lý; trường hợp khẩn, mật trình trực tiếp Căn vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân trực thuộc, văn đến Hiệu trưởng Nhà trường chuyển giao (qua eOffice) tới đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Điều 30 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Phịng Hành Tổng hợp hàng ngày theo dõi tình hình xử lý văn đến eOffice đơn vị, cá nhân, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn ấn định Hàng tháng tổng hợp tình hình xử lý văn đến đơn vị, cá nhân báo cáo Hiệu trưởng Đối với văn đến có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, QUẢN LÝ CON DẤU Điều 31 Trình tự quản lý văn Tất loại văn Trường Đại học Vinh gửi quan, tổ chức, cá nhân gọi chung văn Văn đi, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý thực theo trình tự sau: 18 a) Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; b) Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); c) Đăng ký văn bản; d) Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát qua văn qua eOffice; đ) Đăng tải Website Trường Đại học Vinh (nếu cần); e) Lưu văn Điều 32 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Công tác kiểm tra văn cần tuân thủ theo quy định ghi Điều 23 Quy chế Trước thực công việc cuối để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức, thẩm quyền ký kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Điều 33 Đăng ký văn Văn phải đăng ký vào sổ đăng ký văn đăng nhập sở liệu quản lý, theo dõi văn máy vi tính Khi đăng ký, vào số văn cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn sổ đăng ký văn Phịng Hành Tổng hợp Đăng ký văn sở liệu máy vi tính: sử dụng phần mềm eOffice Đồng thời, thực theo văn quy định hành ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Nhà nước Bộ Giáo dục Đào tạo Điều 34 Ghi số, ngày, tháng văn Ghi số văn a) Tất văn Trường Đại học Vinh, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng, ghi theo hệ thống số chung Trường, phân loại văn vào sổ đăng ký văn thư Trường quản lý b) Việc đánh số văn hành thực theo quy định Điều 12 Quy chế Việc ghi ngày, tháng, năm văn thực theo quy định Điều 13 Quy chế Điều 35 Đóng dấu Trường dấu mức độ khẩn, mật Đóng dấu Trường thực theo quy định Điều 17 Quy chế Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn "Hoả tốc" (kể "Hoả tốc hẹn giờ", "Thượng khẩn" "Khẩn"), độ mật ("Tuyệt mật", "Tối mật" "Mật"), dấu "Tài liệu thu hồi" văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA 19 (A11); Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu "Tài liệu thu hồi" văn thực theo quy định Điều, Khoản Điều 19 Quy chế Điều 36 Chuyển phát văn Lập thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Lập thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì, có độ dày kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua Bì văn mật thực theo quy định khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Trình bày bì viết bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VI ban hành kèm theo Quy chế - Bỏ văn vào bì thư dán bì Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc b) Dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì phải đóng dấu đóng văn bì c) Việc đóng dấu "Chỉ người có tên bóc bì" dấu, chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Chuyển phát văn a) Chuyển giao văn trực tiếp cho đơn vị, cá nhân Trường - Việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư Đơn vị nhận văn chuyển giao phải ghi vào sổ đăng ký công văn đến đơn vị - Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân Trường, văn quan trọng cấp thiết, người nhận văn phải ký nhận vào sổ theo dõi văn thư b) Văn cán văn thư người giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo quy định Nhà nước c) Chuyển phát văn qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo quy định Nhà nước d) Đối với văn hành cần phổ biến rộng rãi cho đơn vị, cán bộ, viên chức biết để thực hiện, Nhà trường gửi qua eOffice e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn đi; 20 b) Đối với văn có đóng dấu "Tài liệu thu hồi", phải theo dõi, thu hồi thời hạn; c) Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải kịp thời báo cáo với Trưởng Phịng Hành Tổng hợp để xử lý Điều 37 Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư Trường 01 lưu hồ sơ công việc Bản gốc lưu Văn thư Trường phải ký trực tiếp, đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật Nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định Nhà trường Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 38 Quản lý dấu Trưởng phòng Hành Tổng hợp chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng dấu Trường quản lý dấu đơn vị trực thuộc Trường Trưởng đơn vị có dấu riêng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng quản lý, sử dụng dấu đơn vị Con dấu Trường giao cho cán văn thư quản lý sử dụng Cán văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Trưởng Phịng Hành Tổng hợp việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc cán văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trường phải đồng ý văn Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc b) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn Hiệu trưởng; Khi nét dấu bị mòn biến dạng, cán văn thư phải báo cáo Trưởng phịng Hành Tổng hợp Hiệu trưởng làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Hiệu trưởng phải báo cáo quan công an nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 21 Điều 39 Sử dụng dấu Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Trường; Chỉ đóng dấu vào văn văn đảm bảo hình thức, thể thức, có đủ 02 chữ ký nháy (theo quy định Khoản 1, Khoản Điều 23 Quy chế này) có chữ ký người có thẩm quyền ký văn bản; Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Mục LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Điều 40 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ Nhà trường thực tế công việc giao, cán bộ, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, viên chức trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Nhà trường đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 41 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trách nhiệm cán bộ, viên chức a) Cán bộ, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn 22 nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ Trường biết phải đồng ý Hiệu trưởng thời hạn giữ lại không 02 năm; b) Cán bộ, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu đơn vị, Nhà trường làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học cơng nghệ: sau 01 năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; c) Tài liệu xây dựng bản: sau 03 tháng kể từ cơng trình toán; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crơ-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, viên chức phải lập 02 mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 biên giao nhận tài liệu Lưu trữ đơn vị Lưu trữ Trường bên giao tài liệu bên giữ loại Điều 42 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng Hàng năm Hiệu trưởng Nhà trường có trách nhiệm đạo xây dựng danh mục hồ sơ Nhà trường; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm Trưởng Phịng Hành Tổng hợp a) Tham mưu Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Phịng Hành Tổng hợp Trách nhiệm cán bộ, viên chức a) Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm cán lưu trữ Cán lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định Nhà nước Chương IV CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU 23 Điều 43 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hàng năm cán lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Điều 44 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu Trường phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (khơng phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động đơn vị Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 45 Xác định giá trị tài liệu Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Trường có nhiệm vụ giúp Trưởng Phịng Hành Tổng hợp xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Hiệu trưởng ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 46 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu Phịng Hành Tổng hợp đề xuất, Hiệu trưởng định, bao gồm: 24 a) Chủ tịch Hội đồng: Trưởng Phịng Hành Tổng hợp người Phịng Hành Tổng hợp ủy nhiệm; b) Phó Chủ tịch Hội đồng: Trưởng Phòng Thanh tra Giáo dục người Phòng Thanh tra Giáo dục ủy nhiệm; c) Thư ký Hội đồng: Cán lưu trữ Trường; d) Các Ủy viên Hội đồng gồm: - Cán bộ, viên chức phịng Hành Tổng hợp phịng Thanh tra Giáo dục; - Đại diện lãnh đạo đơn vị cán phụ trách lưu trữ đơn vị có tài liệu Nhiệm vụ Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Tư vấn cho Hiệu trưởng định mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ trường (nếu có) danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu: a) Từng thành viên Hội đồng xem xét cho ý kiến Mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ trường Danh mục tài liệu hết giá trị để hủy Đối với Danh mục tài liệu hết giá trị: Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); b) Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số Các ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Hiệu trưởng; c) Thơng qua biên trình Hiệu trưởng định Hoạt động Hội đồng xác định giá trị tài liệu chịu đạo trực tiếp Hiệu trưởng Hội đồng tự giải thể sau hoàn thành nhiệm vụ Điều 47 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Hiệu trưởng định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ trường đơn vị Nguyên tắc tiêu hủy tài liệu hết giá trị: a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm thủ tục quy trình quy định Khoản Điều này; b) Tài liệu hết giá trị Lưu trữ trường đơn vị phải Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường thẩm định trước Hiệu trưởng định tiêu hủy c) Khi xét hủy tài liệu hết giá trị, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải đồng thời xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; d) Khi tiêu hủy tài liệu, phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin ghi tài liệu phải lập thành Biên Thủ tục xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ trường: a) Phịng Hành Tổng hợp lập Danh mục tài liệu hết giá trị Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (Phụ lục IX); b) Trình Hiệu trưởng hồ sơ xét tiêu hủy tài liệu hết giá trị, gồm: - Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; 25 - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Danh sách dự kiến thành phần tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp, lấy ý kiến thành viên Hội đồng Danh mục tài liệu hết giá trị; lập Biên nội dung họp có đầy đủ chữ ký thành viên Hội đồng tham dự; hoàn chỉnh Danh mục tài liệu hết giá trị (nếu có yêu cầu); lập hồ sơ trình Hiệu trưởng xem xét định tiêu hủy tài liệu hết giá trị; d) Sau có định văn Hiệu trưởng (Phụ lục X), Phịng Hành Tổng hợp tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị đ) Phịng Hành Tổng hợp lập lưu hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm: - Tờ trình Phịng Hành Tổng hợp trình Hiệu trưởng việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Các phiếu góp ý thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu Danh mục tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng; - Biên việc bàn giao tài liệu hết giá trị (Phụ lục XI); - Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị (Phụ lục XII); - Các tài liệu khác có liên quan (nếu có) Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ trường thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu tiêu hủy Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 48 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cán bộ, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ tập trung bảo quản kho lưu trữ Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Trưởng Phịng Hành Tổng hợp có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ 26 Cán văn thư, lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 49 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, viên chức Trường, Trường cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Cán bộ, viên chức Trường nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Hiệu trưởng Trưởng Phịng Hành Tổng hợp đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Hiệu trưởng Trưởng Phịng Hành Tổng hợp đồng ý Điều 50 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nghiên cứu tài liệu chỗ Sao, chụp tài liệu lưu trữ Xác nhận thông tin liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ để viết cho quan thơng báo chí, viết sách đề tài nghiên cứu khoa học Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Tham gia triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Điều 51 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Hiệu trưởng Nhà trường quy định Luật lưu trữ 2011 quy định khác pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan Trường Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau Nhà trường cho phép phải hồn trả ngun vẹn tài liệu lưu trữ Hiệu trưởng Nhà trường định việc mang tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan để sử dụng nước Điều 52 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Phịng Hành Tổng hợp xây dựng Nội quy Phòng tra cứu tài liệu lưu trữ Trường Nội quy Phòng tra cứu bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ; b) Các giấy tờ cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào phòng tra cứu; d) Quy định thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu; 27 đ) Không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Trường Cán lưu trữ Trường cần lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký tra cứu để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 53 Khen thưởng Kết xây dựng, soạn thảo ban hành văn bản, thực quy định công tác lưu trữ tiêu chí thi đua xem xét, đánh giá cơng nhận thành tích tập thể, đơn vị, cá nhân năm Phịng Hành Tổng hợp chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan, định kỳ hàng tháng, hàng năm có tổng hợp, đánh giá chất lượng soạn thảo ban hành văn Trường, việc thực quy định công tác lưu trữ, báo cáo Hiệu trưởng Hội đồng thi đua Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc việc thực Quy chế Hiệu trưởng xem xét khen thưởng theo quy định Điều 54 Kỷ luật Tập thể, cá nhân vi phạm Quy chế quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ gây hậu nghiệm trọng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật truy cứu trách nhiệm theo quy định hành pháp luật Điều 55 Tổ chức thực Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực quy định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Vinh; Quy chế để xây dựng quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Trưởng phịng Hành Tổng hợp có trách nhiệm tổ chức theo dõi, đơn đốc kiểm tra đơn vị thực Quy chế Điều 56 Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung Quy chế Trong q trình thực hiện, có vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, đơn vị, cá nhân phản ánh Phịng Hành Tổng hợp để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Hiệu trưởng xem xét, định./ 28 ... cần thiết, Hiệu trưởng uỷ quy? ??n cho số Trưởng đơn vị ký thừa uỷ quy? ??n văn Việc giao ký thừa uỷ quy? ??n phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký uỷ quy? ??n không uỷ quy? ??n lại cho người khác... trường theo quy định Quy chế phải ký nháy vào vị trí cuối "Nơi nhận" Đối với văn Trưởng đơn vị ký thừa uỷ quy? ??n, ký thừa lệnh Hiệu trưởng (quy định Khoản 4, Khoản 5, Khoản Điều 24 Quy chế này)... thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Trường Cán lưu