QUY CHẾ Về công tác Văn thư, Lưu trữ Trường Đại học Tây Nguyên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác Văn thƣ, Lƣu trữ Trƣờng Đại học Tây Nguyên (Ban hành kèm theo Quyết định số: … …/QĐ-ĐHTN ngày … tháng năm 2017 Hiệu trưởng Trường Đại học Tây Nguyên) Chƣơng I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tƣợng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành Trường Đại học Tây Nguyên để thực chức năng, nhiệm vụ Nhà trường, bao gồm nội dung: a) Công tác văn thư: bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động Trường Đại học Tây Nguyên, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ Trường; quản lý sử dụng dấu; b) Công tác lưu trữ: bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình quản lý, đạo Trường Đại học Tây Nguyên Quy chế công tác văn thư, lưu trữ áp dụng thống tất đơn vị trực thuộc cán viên chức Trường Đại học Tây Nguyên Điều Giải thích từ ngữ Văn tất loại văn bản, bao gồm văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) Trường Đại học Tây Nguyên ban hành Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến Trường Đại học Tây Nguyên Bản thảo văn viết tay đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Trường Đại học Tây Nguyên ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn Trường Đại học Tây Nguyên ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ đơn vị cá nhân 10 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc đơn vị cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 11 Tài liệu lưu trữ trường Đại học Tây Nguyên tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động Nhà trường để lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác đơn vị, tổ chức, cá nhân Trường Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Điều Trách nhiệm công tác văn thƣ, lƣu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trưởng phịng Hành tổng hợp giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ Nhà trường; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc Thủ trưởng đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Nhà trường công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Cán bộ, viên chức q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định Nhà trường văn thư, lưu trữ Điều Tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Trƣờng Đại học Tây Nguyên Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc phịng Hành tổng hợp nơi tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ Trường Đại học Tây Nguyên Các đơn vị trực thuộc phải bố trí cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm đơn vị Điều Kinh phí cho hoạt động văn thƣ, lƣu trữ Kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ Nhà trường bố trí dự tốn ngân sách nhà nước năm sử dụng vào công việc sau: a) Đầu tư trang thiết bị, kỹ thuật chuyên dùng phục vụ công tác văn thư lưu trữ; b) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; c) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng; d) Thực biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ; đ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học vào công tác văn thư, lưu trữ; e) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công việc khác liên quan đến hoạt động văn thư, lưu trữ Việc sử dụng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Trưởng phịng Hành tổng hợp đề xuất thực Điều Bảo vệ bí mật Nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Tây Nguyên phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chƣơng II CÔNG TÁC VĂN THƢ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Trường Đại học Tây Nguyên phép ban hành văn hành bao gồm: cơng văn văn có tên, loại khác kèm theo Phụ lục III Quy chế Điều Thể thức, kỹ thuật trình bày văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Kỹ thuật trình bày văn bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy tính in giấy; văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn Không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Điều Phơng chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn vị trí trình bày Phơng chữ sử dụng trình bày văn đánh máy phông chữ tiếng Việt mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Khổ giấy: văn hành trình bày khổ giấy A4, kích thước 210mm x 297mm; văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5, kích thước 148mm x 210mm giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Kiểu trình bày: văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy A4 (định hướng in theo chiều dài); trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề văn (đối với khổ giấy A4): Lề trên: cách mép từ 20 – 25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20 – 25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 thực theo sơ đồ vị trí thành phần thể thức văn kèm theo (Phụ lục I) Quy chế Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 áp dụng tương tự theo sơ đồ Phụ lục Điều 10 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn hành Quốc hiệu: trình bày ô số 1, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng chữ thứ nhất: “CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng đậm; Dòng chữ thứ hai: “Độc lập – Tự – Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; đặt dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng sử dụng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số 2; chiếm 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan chủ quản cấp trực tiếp (Bộ Giáo dục Đào tạo), trình bày phía chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, không đậm; Tên đơn vị ban hành văn (Trường Đại học Tây Nguyên) trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm, đặt phía tên quan chủ quản cấp trực tiếp; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 2/3 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, cụ thể: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN Số, ký hiệu văn bản: Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên đơn vị ban hành văn a) Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm Từ “Số” trình bày in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt có dấu gạch ngang (-) không cách chữ b) Ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Quy chế (Phụ lục III) chữ viết tắt tên Trường theo bảng chữ viết tắt tên Trường tên đơn vị trực thuộc kèm theo Quy chế (Phụ lục IV), ví dụ: Số: ./QĐ-ĐHTN Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên Trường tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo văn bản, ví dụ: Cơng văn Trường Đại học Tây Nguyên phòng Thanh tra – Pháp chế soạn thảo ghi: Số: ./ĐHTN-TTrPC Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Địa danh ghi văn Trường Đại học Tây Nguyên tên tỉnh Đắk Lắk, ví dụ: Đắk Lắk, ngày 11 tháng 11 năm 2016 Tên loại trích yếu nội dung văn a) Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (Quyết định, Thơng báo, Báo cáo, Tờ trình, ) đặt canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản, đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu nội dung văn có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm cán quản lý b) Đối với cơng văn, trích yếu nội dung trình bày ô số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dịng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 79/ĐHTN-HCTH V/v kiểm tra công tác PCCC năm 2016 Nội dung văn Nội dung văn phải phù hợp với hình thức văn sử dụng; trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; viết tắt từ, cụm từ thông dụng; viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành, tên quan, tổ chức ban hành trích yếu nội dung văn bản, lần viện dẫn cần ghi tên loại, số ký hiệu văn đó; Nội dung văn trình bày số 6; chữ in thường (được dàn hai lề), kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn văn trình bày cỡ chữ); xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa dòng 1,5 dòng (1,5 line) Đối với văn có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), riêng cuối kết thúc dấu phẩy (,) a) Trường hợp nội dung văn bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày sau: Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chương dùng số La Mã Tiêu đề phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Mục: Từ “Mục” số thứ tự mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục trình bày số Ả-rập Tiêu đề mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13 (nếu từ “Mục” trình bày cỡ chữ 13 tiêu đề mục cỡ chữ 12, từ “Mục” trình bày cỡ chữ 14 tiêu đề mục cỡ chữ 13), kiểu chữ đứng, đậm; Điều: Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, cách lề trái default tab, số thứ tự điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; Khoản: Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; Điểm: thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng b) Trường hợp nội dung văn phân chia thành phần, mục, khoản, điểm trình bày sau: Phần (nếu có): Từ “Phần” số thứ tự phần trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Mục: số thứ tự mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm (.) trình bày cách lề trái default tab; tiêu đề mục trình bày hàng với số thứ tự, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; Khoản: số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dòng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; Điểm: thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ, họ tên người ký trình bày ô số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm a) Việc ghi quyền hạn người ký trình bày sau: - Trường hợp ký thay thủ trưởng đơn vị phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu đơn vị, ví dụ: KT HIỆU TRƢỞNG KT TRƢỞNG PHÕNG - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ Hiệu trưởng, ví dụ: TL HIỆU TRƢỞNG - Trường hợp ký thừa ủy quyền phải ghi chữ viết tắc “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ người ủy quyền ký văn bản, ví dụ: TUQ HIỆU TRƢỞNG - Trường hợp văn ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể tên quan, tổ chức, ví dụ TM HỘI ĐỒNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN b) Chức vụ người ký - Chức vụ ghi văn chức vụ thức người ký văn bản; văn Hiệu trưởng ký ban hành ghi “HIỆU TRƯỞNG”, văn Phó Hiệu trưởng giao phụ trách thực cấp phó ký thay cấp trưởng, không ghi lại tên Trường, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ký ban hành, ví dụ: HIỆU TRƢỞNG KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƢỞNG - Chức vụ ghi văn ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Hiệu trưởng phải ghi đầy đủ chức vụ, tên đơn vị ký văn bản, ví dụ: TL HIỆU TRƯỞNG TRƢỞNG PHÕNG CƠNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ HSSV TUQ HIỆU TRƯỞNG TRƢỞNG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG - Chức vụ (chức danh) người ký văn Hội đồng Ban Trường Đại học Tây Nguyên ban hành, Hiệu trưởng cho phép sử dụng dấu Trường, người ký văn ghi chức danh thức theo Quyết định thành lập Hội đồng chức vụ đảm nhiệm Trường, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Trường) TRƢỞNG KHOA KHOA KHTN&CN TS Ngơ Đình Quốc c) Họ tên người ký văn Họ tên, học hàm, học vị người ký văn trình bày số 7b; chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh so với quyền hạn, chức vụ người ký, ví dụ: TS Y Tru Alio PGS-TS Trần Quang Hân e) Chữ ký người có thẩm quyền ký văn trình bày số 7c 10 c) Văn Trường Đại học Tây Nguyên ban hành phải tập trung Văn thư để đăng ký phát hành; việc đăng ký văn thực theo phương pháp đăng ký sổ máy vi tính Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Tất văn Trường Đại học Tây Nguyên ban hành ghi số theo hệ thống số chung Nhà trường Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác b) Văn ký ban hành ngày đăng ký ghi ngày, tháng năm phát hành ngày c) Việc ghi số ngày, tháng, năm văn quy định Khoản 3, Điều 10 Quy chế Đối với văn mật đăng ký ghi số riêng Điều 25 Nhân đóng dấu Trƣờng dấu mức độ khẩn, mật Nhân a) Sau hoàn thành thủ tục đăng ký văn bản, Văn thư vào nơi nhận văn để nhân bản; gửi đến nhiều nơi mà văn khơng liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, tham khảo c) Đối với văn mật, việc nhân văn phải có ý kiến đạo Hiệu trưởng thực theo Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Đóng dấu quan a) Văn sau nhân phải đóng dấu Nhà trường trước phát hành b) Nguyên tắt đóng dấu - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái; dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định 21 - Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Trường Đại học Tây Nguyên tên phụ lục - Đóng dấu giáp lai: văn từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai, dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu khơng q 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Đóng dấu mức độ khẩn - Văn xác định mức độ khẩn sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; tùy theo tính chất, mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định theo độ khẩn cần thiết - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định; Văn thư có trách nhiệm đóng dấu mức độ khẩn tương ứng lên văn trước phát hành b) Đóng dấu mức độ mật - Văn ban hành có nội dung nằm phạm vi quy định Điều Quyết định số 32/2005/QĐ-TTg ngày 07 tháng 02 năm 2005 Thủ tướng Chính phủ Danh mục bí mật Nhà nước độ tối mật ngành giáo dục đào tạo phải đóng dấu “TỐI MẬT” - Văn ban hành có nội dung nằm phạm vi quy định Điều 1, Quyết định số 160/2005/QĐ-BCA(A11) ngày 23 tháng 02 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Công an Danh mục bí mật Nhà nước độ mật ngành giáo dục đào tạo phải đóng dấu “MẬT” - Việc xác định yêu cầu đóng dấu mức độ mật, tối mật, tuyệt mật dấu thu hồi văn có nội dung bí mật Nhà nước phải thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Hiệu trưởng định Điều 26 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn 22 a) Đối với văn phát hành nội bộ, Văn thư chuyển văn vào hòm thư đơn vị tủ đựng cơng văn đặt phịng Văn thư b) Đối với văn chuyển phát cho quan, đơn vị cá nhân Trường phải để văn vào bì, tùy vào độ dày văn mà lựa chọn bì thư phù hợp, gấp văn bỏ vào bì; gấp văn cần ý để mặt giấy có chữ gấp vào trong, dán bì cần ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; viết bì phải đầy đủ, rõ ràng, xác tên đơn vị, cá nhân địa nhận văn c) Trường hợp văn có mức độ khẩn, mật, phải đóng dấu lên bì dấu đóng văn Chuyển phát văn a) Văn sau hoàn thành thủ tục văn thư, phải chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc b) Đối với văn có mức độ khẩn phải phát hành sau hồn thành thủ tục hành c) Việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư Trường Các đơn vị đến nhận văn phải ghi vào sổ giao, nhận công văn để văn thư theo dõi d) Đối với văn giao nhiệm vụ gửi trực tiếp cho đơn vị, cá nhân Trường quan, tổ chức, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đ) Văn chuyển phát qua đường bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra ký nhận vào sổ e) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ; văn cần thông tin rộng rãi đến đơn vị, cá nhân biết thực đăng tải Website Nhà trường f) Đối với văn mật, việc chuyển giao văn thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 23 Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư trường có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại văn bản, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc khơng có người nhận phải báo cho người có thẩm quyền đơn vị soạn thảo văn để xử lý Điều 27 Lƣu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư 01 lưu hồ sơ cơng việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Đối với văn có đóng dấu mức độ mật việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu thực theo quy định hành Bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể Nhà trường Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ TRƢỜNG Điều 28 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ đƣợc lập Nội dung việc lập hồ sơ a) Mở hồ sơ: vào Danh mục hồ sơ Trường Đại học Tây Nguyên, thực tế công việc giao, cán bộ, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ 24 - Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, sách, báo - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu việc lập hồ sơ a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị hình thành hồ sơ Trường Đại học Tây Nguyên; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 29 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào kho Lƣu trữ Trƣờng Trách nhiệm cán bộ, viên chức a) Cán bộ, viên chức phải giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Trường theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ Trường biết phải đồng ý Hiệu trưởng thời hạn giữ lại không 02 năm b) Cán bộ, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Nhà trường cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Nhà trường làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 25 a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn hồn thành tài liệu xây dựng bản; Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, cá nhân có hồ sơ nộp lưu phải thực công việc sau: a) Hoàn chỉnh hồ sơ: kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ, bổ sung tài liệu thiếu, xem xét loại khỏi hồ sơ tài liệu hết giá trị, xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự định; b) Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, lập biên giao nhận tài liệu Mỗi loại 02 bản, Lưu trữ Trường bên giao hồ sơ, tài liệu giữ loại Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào kho Lưu trữ Trường gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ năm trở lên, trừ hồ sơ, tài liệu sau: a) Hồ sơ nguyên tắc; b) Hồ sơ công việc chưa giải xong; c) Các văn bản, tài liệu tham khảo để phối hợp thực không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ cá nhân Điều 30 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lƣu trữ Trƣờng Trách nhiệm Hiệu trưởng Hàng năm Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Nhà trường; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc Trưởng phịng Hành tổng hợp a) Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị 26 Trách nhiệm cán bộ, viên chức a) Cán bộ, viên chức vào nhiệm vụ giao, trình theo dõi, giải cơng việc phải lập hồ sơ cơng việc đó; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy đinh Trách nhiệm viên chức phụ trách văn thư, lưu trữ Hàng năm, Văn thư vào chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Nhà trường lập Danh mục hồ sơ gửi đơn vị; viên chức phụ trách lưu trữ phối hợp với Văn thư hướng dẫn đơn vị, cá nhân lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo thời gian quy định Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 31 Quản lý dấu Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung việc quản lý sử dụng dấu Nhà trường dấu đơn vị trực thuộc Trường Trưởng phòng Hành chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng quản lý sử dụng dấu Trường dấu đơn vị trực thuộc Trường Hiệu trưởng giao quyền quản lý Thủ trưởng đơn vị có dấu riêng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc sử dụng dấu đơn vị; đơn vị Hiệu trưởng giao quyền trực tiếp quản lý dấu, Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý sử dụng dấu đơn vị Trách nhiệm Văn thư a) Chịu trách nhiệm quản lý sử dụng dấu Trường dấu đơn vị trực thuộc Trường (trừ dấu Hiệu trưởng giao cho đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng riêng) b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng Hành tổng hợp việc quản lý sử dụng dấu giao c) Có trách nhiệm thực quy định sau: 27 - Con dấu phải bảo quản phòng làm việc Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trường phải đồng ý văn Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm việc quản lý sử dụng dấu; - Không giao dấu cho người khác chưa đồng ý văn Trưởng phịng Hành tổng hợp; - Khi nét dấu bị mòn, bị biến dạng phải báo cáo với Trưởng phịng Hành tổng hợp để xin ý kiến đạo Hiệu trưởng làm thủ tục đổi dấu; Trường hợp dấu bị mất, phải báo với quan công an nơi dấu để lập biên quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị Khi đơn vị có định chia tách, sáp nhập, giải thể phải thu hồi lại dấu cũ giao nộp cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu làm thủ tục khắc lại dấu Điều 32 Sử dụng dấu Văn thư trường phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Trường Đại học Tây Nguyên ban hành văn bản, giấy tờ đơn vị trực thuộc Trường giao nhiệm vụ quản lý dấu Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền ký văn Khơng đóng dấu trường hợp sau: đóng dấu lên giấy trắng khơng có nội dung, đóng dấu trước ký đóng dấu lên văn người khơng có thẩm quyền ký văn Chƣơng III CÔNG TÁC LƢU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 33 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ Trƣờng Hàng năm, viên chức phụ trách cơng tác lưu trữ Trường có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ đơn vị, cá nhân đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Trường, cụ thể: 28 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với đơn vị, cán bộ, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ; Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo Biểu mẫu 2, Phụ lục V Quy chế này; Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu theo Biểu mẫu 3, Phụ lục V Quy chế Điều 34 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu Trường Đại học Tây Nguyên phải chỉnh lý bảo quản Kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Trường Đại học Tây Nguyên Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu theo trình tự định; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ (Biểu mẫu 4, 5, Phụ lục V Quy chế này) công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liêu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị (Biểu mẫu 6, Phụ lục V Quy chế này) Điều 35 Xác định giá trị tài liệu 29 Bộ phận văn thư, lưu trữ Trường có nhiệm vụ giúp Trưởng phịng Hành tổng hợp xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Hiệu trưởng ban hành sau có ý kiến thẩm định cấp có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; Việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ thực theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Quy định ngành khác Bộ Giáo dục Đào tạo thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên ngành b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 36 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu Nhà trường có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng việc xác định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào kho lưu trữ Trường, lựa chọn tài liệu kho lưu trữ Trường giao nộp vào kho Lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia IV) loại tài liệu hết giá trị Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần Hội đồng xác định tài liệu Trưởng phịng Hành tổng hợp đề xuất, Hiệu trưởng định gồm: a) Chủ tịch Hội đồng: Đại diện Lãnh đạo trường; b) Ủy viên Hội đồng: Trưởng phịng Hành tổng hợp, Trưởng phịng Thanh tra – Pháp chế, đại diện Lãnh đạo đơn vị cá nhân có tài liệu cần xác định giá trị; c) Thư ký Hội đồng: Viên chức phụ trách Lưu trữ Trường Phương thức làm việc Hội đồng xác định giá trị tài liệu a) Từng thành viên Hội đồng xem xét cho ý kiến vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Trường, tài liệu Lưu trữ Trường giao nộp vào Lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia IV) Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị tiêu hủy 30 b) Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc tập thể kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào Biên họp để trình Hiệu trưởng; Hiệu trưởng đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trường, lựa chọn tài liệu Lưu trữ Trường giao nộp vào Lưu trữ lịch sử hủy tài liệu hết giá trị Điều 37 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng có thẩm quyền định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ Trường Thủ tục định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Theo yêu cầu Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hiệu trưởng đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; b) Căn vào ý kiến thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hiệu trưởng định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị: Tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị (Biểu mẫu 7, Phụ lục V Quy chế này); c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Biểu mẫu 8, Phụ lục V Quy chế này)và Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến Nhà trường; đ) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (Biểu mẫu 9, Phụ lục V Quy chế này); e) Biên bàn giao tài liệu hủy (Biểu mẫu 10, Phụ lục V Quy chế này); f) Biên hủy tài liệu hết giá trị (Biểu mẫu 11, Phụ lục V Quy chế này) Nguyên tắt tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo thủ tục quy định Khoản Điều này; 31 b) Khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải lưu Lưu trữ Trường 20 năm, kể từ tài liệu tiêu hủy Điều 38 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lƣu trữ quốc gia IV Tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn Thời hạn nộp lưu: thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu thủ tục giao nộp tài liệu Lưu trữ Trường vào Trung tâm lưu trữ quốc gia IV thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV Trách nhiệm Lưu trữ Trường a) Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn Lưu trữ Trường Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 39 Bảo quản tài liệu lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Trường, cán bộ, viên chức có trách nhiệm lưu giữ, bảo quản đơn vị phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ Trường tập trung bảo quản kho lưu trữ Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết nhằm đảm bảo an toàn cho tài liệu Trưởng phịng Hành tổng hợp có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí diện tích kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực 32 biện pháp phòng cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho Lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Lưu trữ Trường có nhiệm vụ bố trí, xếp khoa học tài liệu kho lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho phải để hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định phục vụ công tác thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 40 Đối tƣợng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu: Tất cả, cán bộ, viên chức Trường Đại học Tây Nguyên khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Các đối tượng đến nghiên cứu sử dụng tài liệu phải đăng ký thông tin vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu a) Cán bộ, viên chức Trường đến khai thác sử dụng tài liệu phục vụ mục đích cơng vụ phải có ý kiến đạo lãnh đạo đơn vị phê duyệt cấp có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu; b) Cán bộ, công chức, viên chức Trường đến nghiên cứu sử dụng tài liệu phục vụ mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu; c) Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân hộ chiếu Điều 41 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Sử dụng tài liệu chỗ Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ để viết sách, báo đề tài khoa học Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Xác nhận thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 33 Điều 42 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Hiệu trưởng quy định Luật lưu trữ văn pháp luật có liên quan quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường: Trưởng phịng Hành tổng hợp có thẩm quyền cho phép cán bộ, cơng chức, viên chức trong, ngồi Trường đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu kho lưu trữ; Hiệu trưởng có thẩm quyền cho phép việc mang tài liệu lưu trữ khỏi kho Lưu trữ Trường để sử dụng nước mang nước để sử dụng Viên chức phụ trách công tác lưu trữ Trường cho phép tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu có phê duyệt cấp có thẩm quyền Cán bộ, công chức, viên chức đến khai thác, sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thơng tin tài liệu có trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu hoàn trả thời gian quy định Điều 43 Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ Phòng Hành tổng hợp phải xây dựng nội quy nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu cần nêu nội dung sau: a) Quy định thời gian phục vụ độc giả; b) Quy định giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Quy định thực thủ tục nghiên cứu, sử dụng tài liệu; d) Quy định sao, chụp tài liệu lưu trữ; đ) Ngoài ra, cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng, chống cháy nổ Nhà trường CHƢƠNG IV KHEN THƢỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM, KHIẾU NẠI TỐ CÁO Điều 44 Khen thƣởng Đơn vị, cá nhân có thành tích cơng tác văn thư, lưu trữ khen thưởng theo quy định pháp luật 34 Điều 45 Xử lý vi phạm Đơn vị cá nhân vi phạm quy định Quy chế quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Điều 46 Khiếu nại, tố cáo Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Cá nhân có quyền tố cáo hành vi vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Việc giải khiếu nại, tố cáo công tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật khiếu nại, tố cáo CHƢƠNG V ĐIỀU KHOẢN THỰC HIỆN Điều 47 Tổ chức thực Trưởng phịng Hành tổng hợp đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định Nhà trường công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Điều 48 Điều khoản thi hành Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Trong q trình triển khai, thực có điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với văn Nhà nước văn thư, lưu trữ HIỆU TRƢỞNG 35 ... biệt, Hiệu trưởng ủy quy? ??n cho Thủ trưởng đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quy? ??n số văn Việc giao ký thừa ủy quy? ??n phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ủy quy? ??n không ủy quy? ??n lại cho người... kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn theo quy định Quy chế phải ký nháy vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 14 Thẩm quy? ??n ký văn Hiệu trưởng có thẩm quy? ??n ký tất văn Trường Đại học Tây Nguyên ban... (13-14), kiểu chữ đứng Quy? ??n hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quy? ??n Quy? ??n hạn, chức vụ, họ tên người ký trình bày số 7a; chức vụ khác người ký trình bày số 7b; chữ viết tắt quy? ??n hạn như: “TM.”,