Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long

UBND TỈNH QUẢNG NINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG –––––––––––– Số: 386/QĐ-ĐHHL CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc –––––––––––––––––––––––– Quảng Ninh, ngày 22 tháng năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Thủ tướng Chính phủ quy định công tác văn thư; Căn Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Luật Bảo vệ bí mật nhà nước Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm /2020 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn Quyết định số 2551/QĐ-UBND ngày 12 tháng năm 2016 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Đại học Hạ Long; Quyết định số 555/QĐ-UBND ngày 20 tháng 02 năm 2020 Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh việc kiện toàn cấu tổ chức trường Đại học Hạ Long; Theo đề nghị Trưởng phịng Hành - Quản trị QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định "Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long" Điều Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký thay Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long ban hành kèm theo Quyết định số 202/QĐ-ĐHHL ngày 15/4/2016 Hiệu trưởng trường Đại học Hạ Long Điều Trưởng phòng, khoa, trung tâm, cán viên chức người lao động Trường Đại học Hạ Long chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - HT, PHT; - Lưu: VT, HCQT KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Trần Trung Vỹ UBND TỈNH QUẢNG NINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long (Ban hành kèm theo Quyết định số: 386 /QĐ-ĐHHL ngày 22 tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Đại học Hạ Long) –––––––––––––––––––––– Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư hoạt động lưu trữ đơn vị phòng, khoa trung tâm (sau gọi đơn vị) thuộc Trường Đại học Hạ Long Quy chế áp dụng thống tất đơn vị, cá nhân thuộc trường Đại học Hạ Long tập thể, cá nhân liên quan Điều Nội dung công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Cơng tác lưu trữ bao gồm: Thu nhập, quản lý, bảo quản sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động đơn vị thuộc Trường Điều Trách nhiệm cá nhân, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Hiệu trưởng đạo thực quy định công tác văn thư, lưu trữ; đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Trưởng phịng Hành - Quản trị giúp Hiệu trưởng thực chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp đạo, tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ Trường theo quy định hành Trưởng đơn vị thuộc Trường có trách nhiệm triển khai thực cơng tác văn thư, lưu trữ đơn vị theo quy chế hành Cá nhân thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ thuộc Trường: a) Văn thư Trường có nhiệm vụ: - Đăng kí, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát văn đi; - Tiếp nhận, đăng kí văn đến; trình, chuyển giao văn đến; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; - Quản lý sổ đăng kí văn bản; - Quản lý việc sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Trường theo quy định b) Lưu trữ Trường có nhiệm vụ: - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu; thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Lập kế hoạch tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định Hiệu trưởng Mỗi cán bộ, viên chức q trình giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm Quy chế quy định hành nhà nước văn thư, lưu trữ Điều Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long Văn thư, lưu trữ Trường phận thuộc phịng Hành - Quản trị, có nhiệm vụ giúp trưởng phịng quản lý tổ chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Trường theo quy định hành Các đơn vị thuộc Trường thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Quy chế theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động lĩnh vực văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Trường Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý sử dụng văn có độ mật (Tuyệt mật, tối mật, mật) theo quy định Cán bộ, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định Chương II SOẠN THẢO, KÍ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành bao gồm văn có tên loại quy định Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Cơng tác văn thư (sau gọi tắt Nghị định 30/2020/NĐ-CP), gồm: Nghị quyết, định, thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư cơng Hình thức văn gồm có văn giấy văn điện tử Điều Thể thức kĩ thuật trình bày văn Thể thức văn kĩ thuật trình bày văn thực theo quy định Phụ lục I II phần A Quy chế theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kĩ thuật trình bày; Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống thơng tin quản lý điện tử cập nhật thông tin cần thiết Khi phát sai sót cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm ban hành văn bản) cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống thông tin quản lý điện tử, Văn thư Trường chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn để sửa đổi, bổ sung theo quy định Cá nhân giao soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao; Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao (trừ trường hợp cá nhân Hiệu trưởng trực tiếp giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản) Điều Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực phân công Trưởng đơn vị giao kí thừa lệnh) ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực phân công/ủy quyền Trưởng đơn vị giao kí thừa lệnh) xem xét, định Điều 10 Kiểm tra văn trước ban hành Trưởng đơn vị giao soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật nội dung văn Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn phải thông qua phận pháp chế thuộc Phòng Tổ chức - Thanh tra - Pháp chế lấy ý kiến mặt pháp lý văn quy định Quyết định 78/QĐ-ĐHHL ngày 09/02/2017 Ban hành quy định hoạt động pháp chế trường Đại học Hạ Long (gồm: Đề án, quy chế, quy định nội trường Đại học Hạ Long; Quyết định Hiệu trưởng trường Đại học Hạ Long; Hợp đồng Trường tham gia kí kết; Tờ trình, cơng văn có nội dung đề nghị, giải thích với quan nhà nước có thẩm quyền; văn khác có ý kiến đạo Hiệu trưởng) trước trình lãnh đạo ký ban hành 4 Bộ phận văn thư Trường phải kiểm tra lại thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản, phát sai sót báo lại cho cá nhân, đơn vị soạn thảo văn xem xét, điều chỉnh theo quy định; chịu trách nhiệm nội dung kiểm tra Điều 11 Ký ban hành văn Hiệu trưởng ký văn Trường ban hành Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng văn thuộc lĩnh vực Hiệu trưởng phân công phụ trách (theo Quyết định phân công nhiệm vụ Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng hành) Trong trường hợp cần thiết, Hiệu trưởng uỷ quyền cho số Trưởng đơn vị ký thừa uỷ quyền văn Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Hiệu trưởng uỷ nhiệm cho Trưởng số đơn vị ký thừa lệnh số văn hành chun mơn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ theo phạm vi phân công Việc phân cấp thẩm quyền ký ban hành văn thừa lệnh Hiệu trưởng đóng dấu Trường có định riêng Trưởng phịng Hành - Quản trị thừa lệnh Hiệu trưởng ký văn triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp phạm vi Trường; đăng ký dấu Trường; giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký y, lục, trích sao; ký giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, viên chức phạm vị, lĩnh vực phân công phụ trách, giấy giới thiệu phải ghi rõ tên, chức vụ, nội dung công tác, thời hạn giá trị phải đăng ký lấy số, vào sổ phịng Hành - Quản trị Trưởng đơn vị thừa lệnh ký, ban hành văn hành chun mơn, nghiệp vụ uỷ nhiệm để cấp phó ký thay trường hợp cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ giao Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn Trường ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai màu Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 12 Trình tự quản lý văn Tất loại văn Trường Đại học Hạ Long ban hành gọi văn Văn đi, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải đăng ký theo trình tự sau: a) Cấp số, thời gian ban hành văn bản; b) Đăng ký văn đi; c) Nhân bản, đóng dấu dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn giấy); ký số (đối với văn điện tử); d) Phát hành, theo dõi việc chuyển phát văn đi; đ) Lưu văn Điều 13 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Trường năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn Trường năm, thống văn giấy văn điện tử vào sổ đăng ký Văn thư Trường quản lý Mỗi loại văn cấp số theo loại sổ văn Hiệu trưởng quy định phân loại hệ thống văn Trường Việc cấp số, thời gian ban hành văn thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Đối với văn mật đi: phải đăng kí vào hệ thống sổ riêng theo hướng dẫn Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước Điều 14 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ đăng ký văn phận Văn thư Trường Văn thư Trường đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Văn đăng kí Hệ thống thông tin quản lý điện tử in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng kí theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 15 Nhân bản, đóng dấu, ký số dấu mức độ mật, khẩn Nhân bản, đóng dấu văn giấy: a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn bản; b) Việc đóng dấu thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Kí số văn điện tử: Thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 16 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư Trường phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính công văn Chuyển phát văn cho đơn vị, cá nhân a) Chuyển phát văn cho đơn vị, cá nhân Trường - Đối với văn giấy: Việc chuyển phát văn thực phận Văn thư Đơn vị nhận văn chuyển phát phải ký vào sổ đăng ký công văn đến Văn thư phải ghi vào sổ công văn đến đơn vị - Đối với văn điện tử: Bộ phận Văn thư nơi nhận văn để chuyển văn cho đơn vị, cá nhân qua Hệ thống thông tin quản lý điện tử; cá nhân không đăng nhập vào Hệ thống thơng tin quản lý điện tử trưởng đơn vị quản lý trực tiếp chuyển tới cho cá nhân b) Chuyển phát văn cho quan, tổ chức Trường - Đối với văn giấy: + Văn Văn thư người giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Khi chuyển phát văn bản, phải yêu cầu người nhận ký vào sổ Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo quy định Nhà nước + Chuyển phát nhanh văn qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ Mẫu sổ việc ghi sổ theo quy định Nhà nước 7 - Đối với văn điện tử: Bộ phận văn thư nơi nhận văn để chuyển tới quan, tổ chức Hệ thống thông tin quản lý điện tử c) Đối với văn hành cần phổ biến rộng rãi cho đơn vị, cán bộ, việc chức biết để thực hiện, Nhà trường gửi qua hệ thống thông tin quản lý điện tử Trường Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư Trường thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Điều 17 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư Trường phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống thông tin quản lý điện tử nhà trường Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 18 Trình tự quản lý văn đến Văn đến, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý tập trung, thống phận văn thư Trường thực theo trình tự sau: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 19 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư Trường kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung nhà trường cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đối với văn điện tử a) Văn thư Trường phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống thông tin quản lý điện tử Trường; b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận Văn thư báo cáo lãnh đạo Trường để thực trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn Điều 20 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư Trường nhà trường khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ văn đến Hệ thống thông tin quản lý điện tử a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP b) Đăng ký văn đến Hệ thống thông tin quản lý điện tử Trường Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống, cập nhật trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP 9 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 21 Trình, chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn thư, văn đến phải kịp thời trình Hiệu trưởng Nhà trường đạo giải quyết, chuyển cho đơn vị, cá nhân xử lý Trường hợp khẩn, mật (hoả tốc) trình ngay, trực tiếp Căn vào nội dung văn đến, chức nhiệm vụ đơn vị, cá nhân trực thuộc, Hiệu trưởng ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Sau có ý kiến đạo giải quyết, văn đến chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống thông tin quản lý điện tử: Văn thư trình văn điện tử đến Hiệu trưởng đạo giải Hệ thống Hiệu trưởng ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 22 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Phịng Hành - Quản trị hàng ngày theo dõi tình hình xử lý văn đến đơn vị, cá nhân (trên phần mềm hệ thống thông tin quản lý điện tử sổ văn đến), đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Mục SAO VĂN BẢN Điều 23 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy 10 b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP Điều 24 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý Điều 25 Thẩm quyền văn Hiệu trưởng định việc văn Trường ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Điều 26 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị thuộc Trường làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP Điều 27 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị thuộc Trường b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc 11 Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thông tin quản lý điện tử thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 28 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ nhà trường Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Trường phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (Bao gồm loại: hồ sơ có thời hạn bảo quản hồ sơ vĩnh viễn) 02 “Biên 12 giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP Đơn vị nộp lưu tài liệu Lưu trữ Trường giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử Đơn vị thực lưu trữ hồ sơ, tài liệu Hệ thống thông tin quản lý điện tử; đồng thời thực phân quyền hồ sơ cơng việc cho phận Văn thư Trường theo dõi, phối hợp quản lý sử dụng theo quy định Đơn vị nộp lưu Danh mục hồ sơ, tài liệu, mục lục hồ sơ, tài liệu theo mẫu Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP văn thư Trường Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; tiếp nhận thực quản lý hồ sơ theo quy định Điều 29 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường 1.Trách nhiệm Hiệu trưởng Hàng năm Hiệu trưởng Nhà trường có trách nhiệm đạo xây dựng danh mục hồ sơ Nhà trường, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc Trường Trách nhiệm Trưởng phịng Hành - Quản trị a) Tham mưu giúp Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường đơn vị thuộc Trường b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường (thuộc phịng Hành - Quản trị) Trách nhiệm đơn vị, cá nhân thuộc Trường - Trưởng đơn vị: chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị (hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ năm trở lên) Lưu trữ Trường - Cán bộ, viên chức: có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; đảm bảo yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp vào Lưu trữ Trường quản lý theo đơn vị - Trường hợp đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải Hiệu trưởng đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho phận Lưu trữ Trường Thời hạn giữ lại không năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu - Cán bộ, viên chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác (cả hồ sơ, tài liệu giấy điện tử) cho đơn vị để đơn vị tiếp tục giao quản lý, theo dõi thực Lưu trữ theo quy định 13 Chương IV QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ Điều 30 Quản lý dấu 1.Trưởng phịng Hành - Quản trị chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng dấu thiết bị lưu khóa bí mật (chữ ký số) Trường quản lý dấu đơn vị trực thuộc Trường Trưởng đơn vị có dấu riêng chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng quản lý, sử dụng dấu đơn vị Con dấu, chữ ký số Trường giao cho nhân viên Văn thư quản lý sử dụng Nhân viên văn thư giao sử dụng bảo quản dấu, chữ ký số chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng, Trưởng phịng Hành - Quản trị trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu Văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu chữ ký số phải bảo quản an tồn phịng làm việc văn thư Trường Trường hợp cần đưa dấu chữ ký số khỏi Trường phải đồng ý Hiệu trưởng chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu, chữ ký số b) Chỉ giao dấu, chữ ký số cho người khác phép văn Hiệu trưởng lập biên bàn giao c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn văn Trường có chữ ký người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mịn biến dạng, chữ ký số có vấn đề, Văn thư phải báo cáo Trưởng phịng Hành - Quản trị Hiệu trưởng để làm thủ tục cấp lại Trường hợp dấu, chữ ký số bị mất, Hiệu trưởng phải báo cáo quan công an nơi xảy dấu, chữ ký số lập biên giải theo quy định Điều 31 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy Hiệu trưởng quy định đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật 14 Thiết bị lưu khóa bí mật Trường Đại học Hạ Long sử dụng để ký số văn điện tử Trường ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương V CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 32 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hàng năm, đơn vị thuộc Trường nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo Danh mục hồ sơ Lưu trữ Trường theo quy định Cán Lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ theo Danh mục hồ sơ ban hành Hướng dẫn đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập hồ sơ, mục lục nộp lưu Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Điều 33 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu Trường phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ 1.Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ (phông lưu trữ tồn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động đơn vị) Tài liệu đơn vị chỉnh lý xếp riêng biệt b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động đơn vị Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; 15 d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Điều 34 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức, quy định bộ, ngành khác thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên ngành Bộ phận Lưu trữ Trường có nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu để Hiệu trưởng ban hành sau có ý kiến thẩm định đơn vị Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ Điều 35 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tham mưu cho Hiệu trưởng mục lục hồ sơ giữ lại bảo quản danh mục tài liệu hết giá trị để loại tiêu hủy Thành phần Hội đồng bao gồm: - Phó Hiệu trưởng phụ trách công tác văn thư lưu trữ: Chủ tịch Hội đồng - Trưởng phịng Hành - Quản trị: Phó Chủ tịch Hội đồng - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên - Cán Lưu trữ Trường: Ủy viên kiêm thư ký Trong trường hợp cần thiết, Phó Hiệu trưởng phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ đề xuất với Hiệu trưởng xem xét, định mời thêm chuyên gia, đại diện đơn vị khác có liên quan để tham gia Hội đồng Phương thực làm việc Hội đồng: - Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; - Thông qua biên bản, đề nghị Hiệu trưởng xem xét, định Điều 36 Huỷ tài liệu hết giá trị Sau có văn trả lời quan chuyên môn công tác lưu trữ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu trình Hiệu trưởng định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Việc tiêu hủy tài liệu phải thực theo quy định phải đáp ứng yêu cầu sau: 16 a) Chỉ phép tiêu hủy tài liệu sau có định văn Hiệu trường Trường; b) Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu; c) Việc tiêu hủy tài liệu phải lập biên có xác nhận người thực việc tiêu hủy tài liệu phòng Hành - Quản trị d) Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ Trường thời hạn 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu, gồm có: - Danh mục tài liệu hết giá trị (Mẫu theo Phụ lục 1); - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (Mẫu theo Phụ lục 2); - Tờ trình Hiệu trưởng việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Quyết định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Mẫu theo Phụ lục 3); - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Mẫu theo Phụ lục 4); - Văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị quan có thẩm quyền (Mẫu theo Phụ lục 5); - Quyết định hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng (Mẫu theo Phụ lục 6); - Biên bàn giao tài liệu hết giá trị người quản lý kho Lưu trữ người thực tiêu hủy hết tài liệu (Mẫu theo Phụ lục 7); - Biên việc hủy tài liệu hết giá trị (Mẫu theo Phụ lục 8) Điều 37 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Phòng Hành - Quản trị có trách nhiệm tổ chức thực giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào quan Lưu trữ cấp Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Những hồ sơ, tài liệu Trường không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử bảo quản Kho lưu trữ Trường Lưu trữ đơn vị hết thời hạn bảo quản làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định pháp luật Mục BẢO QUẢN, SỬ DỤNG HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 38 Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trưởng đơn vị có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu đơn vị chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ Trường Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải nộp tập trung bảo quản kho Lưu trữ Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn gọn gàng, dễ di chuyển, dễ khai thác hồ sơ, tài liệu 17 Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức theo quy định thời hạn khác có quan quản lý chuyên ngành ban hành Phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm thực cơng việc sau: a) Trưởng phịng Hành - Quản trị: - Chỉ đạo thực quy định bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; - Thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, bảo mật kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu hồ sơ, lưu trữ b) Cán bộ, viên chức Lưu trữ Trường: - Bố trí, xếp khoa học hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Lập quản lý sổ sách để theo dõi, kiểm tra, quản lý tài liệu lưu trữ Trường; - Thực chế độ bảo quản thường xuyên tài liệu kho: Kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Kịp thời báo cáo, đề xuất với Trưởng phòng để đề xuất với Hiệu trưởng có biện pháp xử lý vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ phạm vi quản lý Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định hành Điều 39 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Các đơn vị, cá nhân Trường đơn vị, cá nhân khác Trường sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác Đơn vị, cá nhân Trường muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có văn đề nghị Trưởng đơn vị Đơn vị, cá nhân ngồi Trường có nhu cầu khai thác, sử dụng phải có văn phịng Hành - Quản trị đề nghị trình Hiệu trưởng duyệt Điều 40 Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ a) Sử dụng tài liệu phòng lưu trữ b) Cho mượn sau đồng ý phịng Hành - Quản trị Thời hạn cho mượn không 15 ngày Trường hợp mang tài liệu khỏi Trường phải Hiệu trưởng duyệt đồng ý 18 c) Cung cấp tài liệu lưu trữ có đồng ý trưởng phịng Hành - Quản trị phải nộp lệ phí theo quy định Điều 41 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hiệu trưởng định cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc độ Mật theo đề nghị trưởng phịng Hành - Quản trị Các tài liệu có độ tối mật trở lên thực theo quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước Trưởng phịng Hành - Quản trị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ (khơng có dấu độ mật giải mật) Điều 42 Quản lý việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Phịng Hành - Quản trị chịu trách nhiệm: a) Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định hành b) Xây dựng Nội quy Phòng tra cứu tài liệu lưu trữ Trường Nội quy Phòng tra cứu bao gồm nội dung cần quy định sau: - Thời hạn phục vụ; - Các giấy tờ người khai thác, sử dụng tài liệu cần xuất trình; - Những vật dụng khơng mang vào phịng Lưu trữ; - Khơng tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép; - Thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan (Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ Trường) Bộ phận lưu trữ Trường: a) Thực quy định, nội quy làm việc; tạo điều kiện thuận lợi cho người khai thác, sử dụng tài liệu b) Phục vụ kịp thời, đối tượng, yêu cầu khai thác, sử dụng c) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trường người khai thác, sử dụng tài liệu d) Quản lý, ghi chép tất sổ sách theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ e) Kiểm tra số lượng, tình trạng hồ sơ, tài liệu giao cho người khai thác, sử dụng tài liệu nhận lại hồ sơ, tài liệu g) Kịp thời phát đề xuất xử lý hành vi vi phạm trình khai thác, sử dụng tài liệu Người sử dụng, khai thác tài liệu phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy sử dụng, khai thác tài liệu lưu trữ Trường, quy định pháp luật Không thay đổi nội dung, hình thức hồ sơ, tài liệu Chương VI KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT 19 Điều 43 Khen thưởng 1.Kết xây dựng, soạn thảo ban hành văn bản, thực quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ tiêu chí thi đua xem xét, đánh giá, công nhận thành tích đơn vị, cá nhân hàng năm Phịng Hành - Quản trị chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan, định kỳ hàng tháng, hàng năm có tổng hợp, đánh giá chất lượng soạn thảo ban hành văn Trường, việc thực quy chế công tác văn thư, lưu trữ, báo cáo Hiệu trưởng Hội đồng thi đua Điều 44 Kỷ luật Tập thể, cá nhân vi phạm Quy chế quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trữ gây hậu nghiêm trọng tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật truy cứu trách nhiệm theo quy định hành pháp luật Chương VII TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 45 Chế độ báo cáo thống kê, tổng hợp Văn thư nhà trường định kỳ năm đột xuất lập báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Trưởng đơn vị có trách nhiệm gửi báo cáo thống kê tổng hợp năm đột xuất công tác văn thư, lưu trữ theo đơn vị phòng Hành - Quản trị Báo cáo định kỳ năm gửi trước ngày 10 tháng 01 năm sau báo cáo đột xuất gửi qua văn thư Trường để tổng hợp Điều 46 Tổ chức thực Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế Trưởng phịng Hành - Quản trị có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra đơn vị thực Quy chế Trong q trình thực có vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, đơn vị, cá nhân phản ánh phòng Hành - Quản trị để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Hiệu trưởng xem xét, định./ KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Trần Trung Vỹ ... NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẠ LONG Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Trường Đại học Hạ Long (Ban hành kèm theo Quy? ??t định số: 386 /QĐ-ĐHHL ngày 22 tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường. .. vị) thuộc Trường Đại học Hạ Long Quy chế áp dụng thống tất đơn vị, cá nhân thuộc trường Đại học Hạ Long tập thể, cá nhân liên quan Điều Nội dung công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư bao... hành văn Trường, việc thực quy chế công tác văn thư, lưu trữ, báo cáo Hiệu trưởng Hội đồng thi đua Điều 44 Kỷ luật Tập thể, cá nhân vi phạm Quy chế quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trữ