SKKN MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG HỌC

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆMMỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG HỌCA. ĐẶT VẤN ĐỀI. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ trực tiếp cho cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác, bên cạnh đó văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra và thực hiện. Với tính chất đặc thù là một đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị… là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Hiệu trưởng kịp thời nắm bắt được thông tin, chủ trương mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.Hiện nay, rất ít trường được bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách, trong khi đó cán bộ làm công tác văn thư lại chưa được đào tạo, tập huấn nên nghiệp vụ chuyên môn rất hạn chế, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công việc mình làm nên một số nơi hồ sơ vẫn còn bề bộn, chưa được ngăn nắp gọn gàng, rất khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường được giao làm công tác văn thư. Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý tốt các loại công văn đi, đến một cách khoa học, hiệu quả cao. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học”.

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG HỌC A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Cơng tác văn phịng phận thực chức giúp việc, phục vụ trực tiếp cho quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp hoạt động khác, bên cạnh văn phịng nhớ thủ trưởng quan Các vấn đề thơng tin cán văn phịng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Các ý kiến đạo thủ trưởng cán văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra thực Với tính chất đặc thù đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị… nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường phải biết xếp, xử lý thơng tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Hiệu trưởng kịp thời nắm bắt thông tin, chủ trương để có hướng giải cơng việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ Hiện nay, trường bố trí cán làm cơng tác văn thư chun trách, cán làm cơng tác văn thư lại chưa đào tạo, tập huấn nên nghiệp vụ chuyên môn hạn chế, chưa nhận thức tầm quan trọng cơng việc làm nên số nơi hồ sơ bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, khó khăn cho việc tra cứu quản lý Bản thân cán văn phịng trường giao làm cơng tác văn thư Xuất phát từ lý trên, trăn trở làm để quản lý tốt loại công văn đi, đến cách khoa học, hiệu cao Từ đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua mạnh dạn đưa vài ý kiến nhỏ về: “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học” II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Với thực tế tình hình cơng tác văn thư Nhà trường năm gần làm tốt việc quản lý, lưu trữ tài liệu văn bản, hồ sơ, thực hiệu công tác văn thư lưu trữ đáp ứng số yêu cầu sau: Đáp ứng việc tìm kiếm văn cách nhanh chóng, thuận lợi, xác Từ có tác dụng tích cực cơng tác quản lý chung Nhà trường III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU: Khách thể nghiên cứu: Máy tính, sổ cơng văn đi, đến, hịm thư mạng, phần mềm báo cáo Chủ thể nghiên cứu: Tất công văn đi, đến, xếp, lữu trữ văn IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu có hạn nên tơi thực vận dụng năm học (năm học 2015 – 2016, 2016 – 2017, 2017-2018) trường THCS Cổ Đơ, q trình cơng tác bổ sung sau tuần, thân tự nhận xét, rút kinh nghiệm cách tiến hành Nhìn chung thân có tiến cơng tác với lượng thời gian sức lực sử dụng nhất, tiết kiệm B NỘI DUNG SÁNG KIẾN I CƠ SỞ LÝ LUẬN Cơ sở lý luận: Với vai trị nơi tiếp nhận truyền đạt thơng tin, phận văn phòng phải truyền đạt cho nhanh chóng, đầy đủ, xác Nhưng hoạt động nhà trường hàng ngày phận văn phòng phải nhận chuyển khối lượng thơng tin khơng Do phải ghi nhớ đầy đủ xác vấn đề cần thiết, có góp phần giải công việc lúc, kịp thời không trùng lặp Để việc theo dõi, phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch văn cần gửi, lưu giữ cẩn thận trường Yêu cầu chung việc tổ chức công tác thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ phải xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc thực nhanh xác Cơ sở thực tiễn Cơng tác hành Văn thư – Lưu trữ phương tiện giúp Hiệu trưởng thực nhiệm vụ giáo dục nhà trường pháp luật nhà nước, quan điểm, đường lối sách Đảng Đối với nhà trường, cơng tác hành cịn điều kiện để góp phần vào việc thực hiệu cơng tác giáo dục Công tác Văn thư - Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động nhà trường, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết Công tác Văn thư - Lưu trữ công việc thiếu nhà trường, sợi dây mắt xích Ban giám hiệu, giáo viên học sinh suốt thời gian dài việc lưu trữ hồ sơ Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh giáo viên Công tác Văn thư - Lưu trữ học nhà trường nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo tư liệu thống kê… gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục củng cố bổ sung hồ sơ theo thời gian định II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Tình hình thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ trường THCS Cổ Đô vào năm học trước sau: Thực trạng công tác văn thư: Việc tiếp nhận văn đạo hướng dẫn cấp chủ yếu Hiệu trưởng tiếp nhận, việc vào sổ công văn đến không thường xuyên Kỹ thuật trình bày văn chưa thể thức theo Thông tư 01 Nội vụ Việc ban hành văn nhà trường khơng có quản lý đầy đủ sổ Công văn Mỗi phận, cá nhân giao theo lĩnh vực chưa lập hồ sơ công việc Thực trạng công tác lưu trữ: Việc lưu trữ loại hồ sơ công việc văn nhà trường ban hành chưa có hệ thống, cịn nhiều bề bộn, khó khăn Các văn đạo giao cho cá nhân, đoàn thể nhà trường tổ chức thực hiện, sau hồn thành cơng việc phân cơng không lưu trữ quy định Gây mất, hỏng tài liệu, khó khăn cho việc trưa cứu, quản lý III CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN: Để việc theo dõi phối hợp tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thơng tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết lúc điều cần thiết thông tin để theo dõi kịp thời việc thực nhiệm vụ nhà trường Từ tơi tìm tòi, học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm qua thời gian làm việc Văn phòng Huyện ủy để áp dụng với kinh nghiệm làm việc nhà trường Sau thời gian từ chuyển trường nhận cơng tác đến cơng tác văn thư trường hoạt động tốt có hiệu Qua thời gian tìm hiểu, tơi lên kế hoạch phân tích vấn đề cịn hạn chế để từ có hướng giải cụ thể sau: Đối với công tác soạn thảo ban hành văn bản: Là cán giao làm công tác văn thư chưa tham gia học lớp chun mơn nghiệp vụ hành văn phịng nên lúc ban đầu tơi gặp nhiều khó khăn công tác, thân nhận thấy công việc mà phải làm đem lại ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc Với thực tế vừa nêu qua thời gian công tác văn thư nhận thấy: để làm tốt nhiệm vụ cơng tác văn thư, văn phịng địi hỏi người làm cơng tác cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao, hiểu cơng tác văn thư tồn công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật Người làm cơng tác phải động, sáng tạo tâm huyết với nghề, ln nghiên cứu, tìm tịi tài liệu có liên quan đến cơng tác Văn thư lưu trữ như: - Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ nội vụ; - Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 Quốc Hội; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ, - Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngà 22/11/2012 Bộ Nội vụ, Đồng thời giúp Lãnh đạo việc quản lý, đạo kiểm tra, giải công việc nhà trường nhanh chóng, xác, đường lối Đảng, sách, pháp luật nhà nước Góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn Góp phần giữ gìn tài liệu có giá trị lĩnh vực quan nhằm phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài sau Ngồi ra, người làm nhiệm vụ cơng tác văn thư, văn phòng cần phải nắm vững thao tác công tác văn thư là: + Đánh máy cơng văn + Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Nhận cơng văn vào Sổ công văn đến + Nghiên cứu, phân phối, giải theo dõi việc giải công văn đến + Giúp Thủ trưởng sửa chữa văn dự thảo + Trình Thủ trưởng xem lại, ký tên đóng dấu + Vào sổ gửi cơng văn – công văn đến + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Thiết lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ sổ sách Quản lý văn đi, văn đến: Kiểm soát văn đi, đến, chuyển giao ngày theo quy định: 2.1 Tổ chức quản lý tốt công văn đến: Khi có cơng văn chuyển đến, tơi người trực tiếp tiếp nhận, đăng ký vào sổ công văn đến có theo dõi cơng văn đến từ nguồn (Nơi gửi công văn) Kiểm tra sơ có phải cơng văn gửi cho nhà trường khơng phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Công văn đến ghi vào sổ công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) - Thực quy trình văn đến: + Tiếp nhận văn + Phân loại văn + Đăng ký văn đến + Phân phối chuyển giao văn Cụ thể sau: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến * Tiếp nhận văn đến - Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, thân người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến (bảo vệ ngồi hành chính) phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận; - Trường hợp phát thiếu, bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (Đối với bì văn có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), tơi người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải báo cáo người có trách nhiệm (Ban giám hiệu); - Đối với văn đến chuyển phát qua mạng, phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải * Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Các bì văn phân loại xử lý - Loại phải bóc bì: Các bì văn gửi cho trường THCS Cổ Đô - Loại không bóc bì: Các bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức, chuyển trực tiếp cho nơi nhận Đối với văn gửi đích danh cá nhân (Nếu văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký) Việc bóc bì văn mật thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức * Đánh số, vào sổ công văn đến - Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư vào sổ công văn đến Nhà trường, ghi số đến ngày đến Đối với văn đến chuyển qua mạng, với nội dung có liên quan đến nhà trường tơi chụp in giấy vào sổ Công văn đến - Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư (Văn gửi đích danh cho tổ chức đồn thể, đơn vị cá nhân) tơi chuyển trực tiếp cho nơi nhận b Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến * Đăng ký văn đến sổ a) Lập Sổ đăng ký văn đến Căn số lượng văn đến hàng năm nhà trường văn hướng dẫn cấp trên, lập loại sổ đăng ký phù hợp Theo quy định là: - Trường hợp 2000 văn đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn (Trừ văn mật); - Từ 2000 đến 5000 văn đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn đến bộ, ngành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn mật đến; - Trên 5000 văn đến, nên lập sổ đăng ký chi tiết theo nhóm quan giao dịch định Số đăng ký văn mật đến; - Các quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; - Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân lặp thêm Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật Nhà trường đơn vị nghiệp cơng lập, đơn vị hành có số lượng cơng văn khơng nhiều, trường THCS Cổ Đô nên sổ đăng ký lập loại: Số Công văn đến sổ Công văn Trong q trình đăng ký vào sổ, tơi ln đảm bảo số lượng văn đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng - Mẫu Sổ đăng ký văn đến cách đăng ký văn đến CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: … ĐƠN VỊ:………………… Quyển số:……… Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Mẫu sổ Công văn đến Số Ngày tháng đến đến Tác giả (1) (2) (3) Số, ký hiệu Ngày tháng văn (4) (5) Đơn vị Tên loại trích yếu nội người dung nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) c Trình, chuyển giao văn đến * Trình văn đến - Sau đăng ký văn đến, tơi trình Ban giám hiệu xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận - Căn nội dung văn đến; Quy chế làm việc, chức năng, nhiệm vụ kế hoạch năm học nhà trường, kế hoạch cá nhân Hiệu trưởng cho ý kiến đạo, giao Văn thư phân phối văn đến đoàn thể, cá nhân nhà trường giải thời hạn giải văn (nếu cần) Mẫu sổ đăng ký văn đến Ngày đến (1) Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (2) (3) (4) (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) * Chuyển giao văn đến - Căn vào ý kiến phân phối Hiệu trưởng, chuyển văn đến cho tổ chức, đoàn thể cá nhân nhà trường giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn - Khi nhận văn chuyển qua mạng, tơi vào sổ Công văn đến chuyển cho tổ chức, đoàn thể cá nhân nhà trường văn nhận - Căn số lượng văn đến hàng năm nhà trường (dưới 2000 văn bản), lập Sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; d Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến * Giải văn đến - Khi nhận văn đến cá nhân nhà trường có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quy định Những văn đến có nội dung mức độ khẩn phải giải trước - Khi trình Hiệu trưởng xem xét, định phương án giải quyết, phải đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất tập thể, cá nhân * Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tại Trường THCS Cổ Đô, tùy theo chức năng, nhiệm vụ phận mà văn đánh máy in phận văn thư, hay phận khác Ban đầu văn dễ sai qua trình ký, khơng theo quy trình soạn thảo định khơng có thảo, sạch, mà có gốc nên văn dễ sai quy định Do vậy, sau đánh máy, ban đầu công việc kiểm tra văn trình ký, sau vài lần lỗi sai để phận rút kinh nghiệm việc đánh máy in văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Đánh máy xác với thảo duyệt; - In số lượng; - Trình bày thể thức kỹ thuật; - Đánh máy (in) văn thực quy định Ví du: Sai lỗi tả, dùng từ khơng hợp lý, phổ biến sai thể thức kỹ thuật trình bày văn * Ghi số ngày, tháng, năm văn bản: Tất văn đi, hành Trường THCS Cổ Đơ ghi số theo hệ thống số chung Văn thư thống quản lý Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành * Trình ký văn bản: Văn Trường THCS Cổ Đơ trước trình ký kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tất văn tập trung phận văn thư để làm thủ tục trình Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng ký b Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn sổ, mẫu sổ đăng ký văn thực Phụ lục số VII sổ văn theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Nhà trường c Nhân bản, đóng dấu Trường THCS Cổ Đô: * Nhân bản: Văn nhà trường nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn gửi thời gian quy định * Đóng dấu quan: Việc đóng dấu Trường THCS Cổ Đô thực quy định, dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái đóng văn rõ ràng xác, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký Mẫu sổ văn Trường THCS Cổ Đô quy đinh thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm 20… Quyển số: Từ số…………… Đến số……………………… Từ ngày……… Đến ngày Ngày tháng văn (1) Số Ký hiệu (2) Đơn vị Tên loại trích yếu nội dung (3) Người ký (4) Nơi nhận (5) người nhận Số lượng lưu (6) (7) Ghi (8) d Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Trường THCS Cổ Đô: Đối với văn Trường THCS Cổ Đô, sau hoàn thành thủ tục chuyển ngày văn ký (Chậm ngày làm việc kế tiếp) Việc gửi văn đảm bảo khoa học tránh nhầm lẫn, thiếu sót, văn gửi nhanh chóng xác Việc chuyển phát văn Trường THCS Cổ Đô thực sau: Văn sau trình ký, ghi số, đóng dấu đăng ký vào sổ, chuyển giao theo mục nơi nhận văn Văn chuyển thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, có gửi qua mạng internet Văn Trường THCS Cổ Đô chuyển giao trực tiếp cho quan cấp trên: UBND huyện Ba Vì, Phịng Nội vụ, Phịng Tài – Kế hoạch, Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Ba Vì, UBND xã Cổ Đơ,… e Lưu văn Trường THCS Cổ Đô: Theo quy định Nhà nước văn phải lưu Văn thư (Bản gốc) lưu hồ sơ công việc Bản lưu xếp theo thứ tự đăng ký xếp cách khoa học để phục vụ cho việc tra cứu, sử dụng Hết thời gian sử dụng tài liệu Văn thư theo quy định, tập lưu văn phải chuyển vào lưu trữ nhà trường theo chế độ nộp lưu Tại Trường THCS Cổ Đô văn lưu sau xử lý, xếp theo thứ tự, ngắn cặp, túi hồ sơ Sau xếp lên kệ theo thứ tự năm, kèm theo sổ lưu văn trường Nhìn chung việc quản lý tổ chức văn Trường THCS Cổ Đô với quy định Nhà nước, thực đầy đủ nguyên tắc thể tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động quản lý nhà trường Vì cần phải có quy trình cụ thể nguyên tắc để điều hành công tác theo hướng mà nhà nước quy định, mà điển hình Thơng tư 01/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Quản lý sử dụng tốt phần mềm báo cáo: Là cán văn thư thời kỳ công nghệ thơng tin pháp triển, địi hỏi người cán văn thư ngồi việc có kiến thức chun mơn nghiệp vụ cịn phải có kiến thức cơng nghệ thơng tin Biết sử dụng máy tính lợi thế, văn giấy tờ thực máy tính, phần mềm phần mềm ESAM, EMIS, phổ cập, … Hầu hết giao dịch với quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thực qua giao dịch đường truyền Internet Hệ thống lưu văn theo cách truyền thống, người cán văn thư cịn lưu văn tài dạng sơ đồ năm học, loại công văn, cấp đạo nội dung công việc máy Điều thuận lợi cho việc quản lý tra cứu văn bản, giúp công tác đạo Ban giám hiệu nhanh chóng, xác Lập hồ sơ công việc công tác lưu trữ nhà trường a Hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc thể công việc cá nhân, tổ chức nhà trường thực theo trình từ bắt đầu đến kết thúc Hồ sơ công việc nhiều, đầy đủ thể hoạt động nhà trường thực toàn diện, hiệu Do đó, địi hỏi khơng cán làm công tác văn thư mà tổ chức, đoàn thể, cá nhân nhà trường phải lập hồ sơ cơng việc thuộc lĩnh vực Người lập hồ sơ công việc cần trả lời câu hỏi sau: Khái niệm hồ sơ gì: - Là tập hợp văn có liên quan đến nhau, hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyễn tắc phương pháp định Hồ sơ công việc gì? - Là tập hợp văn hình thành q trình giải cơng việc từ lúc hình thành đến kết thúc, phận, cá nhân giải công việc, lưu tạm thời sau hoàn thành chuyển đến lưu trữ quan Lý phải lập hồ sơ công việc? - Thông tin việc có tính đơn lẻ, tồn nhiều dạng khác - Minh chứng cho hoạt động thực tế xảy - Cơ sở cho giải công việc trước mắt lâu dài - Là cơng cụ kiểm sốt lãnh đạo - Tăng tính khoa học, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp - Là quy định bắt buộc nhà nước Hồ sơ công việc cần lập nào? - Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ; - Xác định hồ sơ cần lập + Cuối năm, văn thư, phận tự dự kiến hồ sơ thuộc phần công việc cần phải lập năm; + Căn vào nhiệm vụ chủ yếu giao đảm nhận, CB, GV, NV cần xác định nhóm hồ sơ hồ sơ cần lập năm; + Thông thường nhiệm vụ lớn nhóm hồ sơ Trong cơng việc, nhiệm vụ cụ thể hồ sơ (Nếu q trình giải cơng việc hình thành nhiều tài liệu) Ví dụ: Cán bộ, nhân viên giao nhiệm vụ phụ trách công tác tuyển sinh, xét tốt nghiệp, y tế, Đoàn - Đội, CB, GV, NV xác định nhóm hồ sơ cần lập hồ sơ tuyển dụng để lập hồ sơ cơng việc mình,… + Sau nộp cho Tổ trưởng chuyên môn, Ban Giám hiệu kiểm tra, xem xét, sửa đổi, bổ sung hoàn chỉnh danh mục hồ sơ đơn vị (bộ phận) chuyển lưu trữ nhà trường; Trong q trình thực có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế có cơng việc giải phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ tổ chức cá nhân tổ chức cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ Nhà trường - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu mà có liên quan q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại hội hội nghị, hội thảo,… đảm bảo toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, không để bị thất lạc - Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra lại mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ; Loại bỏ văn trùng, nháp tư liệu tham khảo xét thấy khơng cần đưa vào hồ sơ (nếu có); Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Sau thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu hồ sơ đưa vào hồ sơ -> Sắp xếp thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định thứ tự cho văn bản, tài liệu hồ sơ chặt chẽ, tra tìm văn bản, tài liệu dễ dàng, nhanh chóng + Theo thời gian: Là xếp văn bản, tài liệu có hồ sơ theo thời gian ban hành văn bản, văn ban hành trước xếp trước, văn ban hành sau xếp sau; + Theo tầm quan trọng tác giả: Là xếp văn tác giả cấp trước, đến văn cấp -> Áp dụng xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhiều tài liệu nhiều tác giả đề cập đến vấn đề (sự việc); + Theo trình giải cơng việc: Là xếp văn đề xuất, đặt vấn đề lên trước đến vấn đề giải cuối văn kết thúc vấn đề -> Áp dụng cho hồ sơ việc cụ thể; + Theo thứ tự văn bản: Là xếp văn có số nhỏ trước, văn số lớn sau -> Áp dụng để xếp văn bản, tài liệu tập lưu công văn nhà trường - Lập mục lục văn bản: Mục lục văn thống kê văn có hồ sơ xếp đánh số tờ, nhằm cố định thứ tự văn hồ sơ; việc lập mục lục văn để quản lý chặt chẽ văn hồ sơ; lập mục lục văn cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn MỤC LỤC VĂN BẢN STT Số, ký hiệu VB Ngày, tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB Tờ số Ghi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) - Thực việc kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ: Căn để kiểm tra: Danh mục hồ sơ yêu cầu hồ sơ; + Nếu thấy số lượng hồ sơ chưa đủ, chất lượng hồ sơ chưa đạt yêu cầu, Hiệu trưởng đôn đốc nhắc nhở CB, CC, VC bổ sung, hồn thiện hồ sơ; + Nếu hết năm mà cơng việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau b Công tác lưu trữ nhà trường - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Theo quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ tổ chức, đoàn thể, cá nhân vào lưu trữ nhà trường 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, đặc thù nhà trường hoạt động theo năm học, công tác lưu hồ sơ trường THCS Cổ Đô thực vào cuối năm học kể từ ngày công việc kết thúc; - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan Là tất văn liên quan tới công việc giải từ bắt đầu đến kết thúc, kèm phụ lục văn tài liệu liên quan như: ảnh, địa mềm, địa cứng,… - Thủ tục nộp lưu + Khi nộp lưu tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” + Và “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu”, tổ chức, đoàn thể, cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan giữ loại IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN Qua thời gian thực đề tài, công tác Văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp, hiệu Đối với công tác ban hành văn bản: Đảm bảo văn vào số công văn đi, kỹ thuật trình bày văn theo quy định Thơng tư 01 Bộ Nội vụ, văn kiểm tra, trình ký, đóng dấu ban hành theo quy định Đối với công tác quản lý công văn đến: Thực quản lý công văn đi, đến quy định, cập nhật vào sổ theo dõi - Đối với văn đến sau vào sổ theo dõi công văn đến chuyển tới Ban giám hiệu, xin ý kiến đạo văn thư chuyển đến phận trực tiếp giải công việc Cụ thể: Trước thực hiện: sổ công văn đến chưa đến 100 Sau thực hiện: năm học 2016-2017 số lượng công văn đến 786, năm học 2017-2018 gần 700 văn đạo gửi đến nhà trường - Đối với văn Được thực theo quy định kỹ thuật trình bày, sau kiểm tra, trình ký, đóng dấu ban hành Văn lưu văn thư theo thể loại văn theo thời gian Cụ thể: Khi chưa thực hiện, năm học vài chục văn đi, số trùng lặp nhiều, số ko theo quản lý chung Gây mát, khó khăn quản lý, tra cứu Sau thực hiện, năm học gần đây: Nặm học 2016-2017: có 138 văn đánh số, 100 văn khác không cần đánh số ban hành Năm học 2017-2018: có gần 100 văn đánh số, 100 văn khác không cần đánh số ban hành Việc lập hồ sơ công việc: Hiểu tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc, tập thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường sau giải cơng việc giao có ý thức việc lữu trữ hồ sơ phụ trách Việc lưu trữ hồ sơ công việc giúp công tác quản lý hoạt động hiệu Cụ thể: Khi chưa thực đề tài: Số hồ sơ công việc vẻn vẹn chưa đến 10 hồ sơ, hồ sơ thiếu nhiều văn đạo kế hoạch thực nhà trường ban hành Sau thực đề tài: Năm 2016 – 2017: 30 hồ sơ công việc lập lưu trữ Năm 2017-2018: số lượng lên gần 40 hồ sơ lập lưu trữ Số lượng hồ sơ tăng lên đáng kể, hồ sơ đảm bảo đủ từ văn đạo hướng dẫn đến báo cáo kết Qua lần kiểm tra đoàn kiểm tra: + Bộ Giáo dục kiểm tra công tác dạy thêm – học thêm + Ban đạo thực Quy chế dân chủ Huyện Ba Vì kiểm tra việc thực Quy chế dân chủ nhà trường + Đồn kiểm tra tồn diện Phịng Giáo dục làm việc trường + Phòng Nội vụ kiểm tra công tác công vụ nhà trường Các đoàn kiểm tra đánh giá cao việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng, lưu trữ, hồ sơ sổ sách nhà trường Việc ứng dụng hiệu công nghệ thông tin vào công tác văn thư Trong trình làm việc thân tự học tham gia đầy đủ lớp tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cơng nghệ thơng tin Phịng Giáo dục, Phòng Nội vụ tổ chức Qua bổi bồi dưỡng, tập huấn kiến thức hiệu cho cơng việc mà tơi giao, cịn giúp tơi đạt thành tích cao số thi ngành phát động Cụ thể: Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao, năm học 2017-2018 tham gia ngày Hội công nghệ thông tin Huyện Ba Vì, chọn tham gia Ngày hội CNTT thành phố Hà Nội vinh dự đạt giải Cấp Huyện giải Nhất cấp Thành phố Có thành tích này, tạo thêm động lực, tình u với nghề, để thực cơng việc cách hiệu Giâir Giải Hội thi Kỹ sư dụng CNTT dành cho nhân viên cấp Huyện Giải Hội thi Kỹ sư dụng CNTT dành cho nhân viên cấp Thành phố C KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ: Bài học kinh nghiệm: Thưa đồng chí, qua thời gian cơng tác chưa lâu, tơi chưa có kinh nghiệm nhiều nên chưa dám đưa phương pháp tối ưu Song, thiết nghĩ hiệu công tác văn thư – lưu trữ lớn năm học qua Bản thân tự thấy để thành công công tác văn thư – lưu trữ, người cán văn thư cần phải: - Cập nhật văn hướng dẫn cấp liên quan đến công tác văn thư lưu trữ - Khơng ngững học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, trình độ cơng nghệ thơng tin - Nhận thức đầy đủ vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ, thấy hết vai trị, trách nhiệm việc phối hợp, vận động, tuyên truyền tới cán bộ, giáo viên tầm quan việc lập hồ sơ công việc lữu trữ hồ sơ - Hình thành thói quen ngăn nắp, cẩn thận cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn lúng túng - Đồng thời, người cán văn thư phải động, sáng tạo, nhiệt tình, tâm huyết cơng việc Với đồng tin công tác văn thư – lưu trữ nhà trường đạt hiệu cao góp phần tích cực vào hoạt động nhà trường Đề xuất, khuyến nghị: Để xác định đề tài thực đạt hiệu quả, thân tơi có số ý kiến sau: - Đối với Sở - Phòng Giáo dục & đào tạo: + Cần mở thêm số lớp tập huần, tổ chức chuyên đề, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư, công nghệ thông tin giúp cho công tác văn đạt hiệu cao + Cung cấp cho nhà trường thêm văn hướng dẫn, tài liệu có liên quan đến cơng tác văn thư - lưu trữ để đồng hoạt động văn thư lưu trữ toàn huyện + Bổ sung thêm chế độ, có hình thức chuyển đổi ngạch bậc nhân viên làm công tác văn thư kiêm nghiệm, văn thư hợp đồng lâu năm - Đối với tổ chức, cá nhân nhà trường: + Cần phối hợp chặt chẽ với cán làm công tác văn thư, có ý thức việc lưu trữ hồ sơ công việc * Trên vài kinh nghiệm nhỏ thân việc nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học góp phần vào việc nâng cao hoạt động giáo dục nhà trường Vấn đề cịn phải đề cập đến nhiều suốt q trình làm việc Có kinh nghiệm tơi xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu, bạn đồng nghiệp yêu quý Trong trình đúc rút kinh nghiệm khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận giúp đỡ chân tình bạn Xin chân thành cảm ơn! D TÀI LIỆU THAM KHẢO: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/2004 Chính phủ Công tác văn thư - Thông tư 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Thông tư số 07/2012/TT/BNV, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu E PHỤ LỤC Nội dung A ĐẶT VẤN ĐỀ Trang I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU IV PHẠM VI VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN B NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM I CƠ SỞ LÝ LUẬN II THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU III CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN 19 C KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 22 I BÀI HỌC KINH NGHIỆM 22 II ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 22 D TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 ... tự thấy để thành công công tác văn thư – lưu trữ, người cán văn thư cần phải: - Cập nhật văn hướng dẫn cấp liên quan đến công tác văn thư lưu trữ - Không ngững học hỏi, nâng cao trình độ chun... nhà trường: + Cần phối hợp chặt chẽ với cán làm cơng tác văn thư, có ý thức việc lưu trữ hồ sơ công việc * Trên vài kinh nghiệm nhỏ thân việc nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học. .. liệu lưu trữ quan giữ loại IV KẾT QUẢ THỰC HIỆN Qua thời gian thực đề tài, công tác Văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp, hiệu Đối với công tác ban hành văn bản: Đảm bảo văn vào số cơng văn đi,