Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn văn bản docx

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com TÀI LIỆU Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản - 1 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Mục lục Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? 3 Mục đích sử dụng 4 Yêu cầu hệ thống 5 Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản .6 Chương 2. Module quản lý thư mục .36 Chương 3. Module quản lý tin tức 39 Chương 4. Module quản trị hệ thống .43 - 2 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? - Nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn. - Quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học - Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin - Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu - Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị - Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thường. - Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn. - Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị - 3 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Mục đích sử dụng - Giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí - Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào. - Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo tính an toàn và bảo mật. - Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính… - Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết của một chương trình quản lý. - Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện - 4 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Yêu cầu hệ thống Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt • Máy tính CPU tương đương Pentium 4 trở lên • RAM tối thiểu 128MB • Hệ điều hành Windows 2000/XP/2003 • SQL 2000 Server. - 5 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản Module này gồm các mục sau: Quản lý công văn đi Quản lý công văn đến Quản lý công danh mục dự án Quản lý hợp đồng Đăng ký công văn đi Các mục trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu sử dụng Màn hình đăng nhập Giao diện màn hình chính gồm 3 phần: Menu trái, Menu phải, và nội dung ở giữa - 6 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Cây thư mục Dùng để tổ chức các loại tài liệu theo cấu trúc thư mục nhằm tìm kiếm phân loại nhóm tài liệu. Giúp người sử dụng đơn giản hóa việc tìm kiếm và tổ chức thông tin khoa học. - 7 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Bạn có thể thêm bớt, sửa, xóa các mục theo nhu cầu sử dụng của đơn vị mình - 8 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com I. Quản lý công văn gồm: 1 Quản lý công văn đi 2 Quản lý công văn đến 3 Quản lý quyết định 4 Quản lý thông báo 5 Văn bản nội bộ - 9 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com 6 Tài liệu ISO 7 Hồ sơ thực hiện ISO 8 Hợp đồng 9 Văn bản khác 10 Văn bản cá nhân 11 Quản lý dự án Quản lý công văn đi +. Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan. +. Lưu chuyển dự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo. +. Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, các phiếu xin ý kiến… +. Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật. +. Cấp số đi cho văn bản đi: Mỗi văn bản khi được phát h ành đều có số việc cấp số có thể tự động hoặc do văn thư cấp +. Phát hành văn: Hệ thống chương trình hỗ trợ việc trao đổi qua mail, nếu đơn vị nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống. Giao diện của quản lý công văn đi : - 10 - [...]... trên cùng của cửa sổ chính là công văn bạn đang mở ở dạng nào (Công văn Đến) - Bên tay trái là tạo mới và năm làm việc hiện tại - Tổng số bản ghi: Tổng tất cả các bản ghi của công văn đến - Thanh ngang màu xanh: hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của công văn đó cuối là ngày tháng tạo công văn Giao diện của quản lý công văn đến - 18 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch... www.webdong.com - Tạo mới: tạo nhập một công văn khác với đầy đủ nội dung Mở từng mục để xem nội dung - 19 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Các mục Quản lý quyết định Quản lý thông báo Văn bản nội bộ Tài liệu ISO Hồ sơ thực hiện ISO Hợp đồng Văn bản khác Văn bản cá nhân - 20 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch... xóa - 16 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Quản lý công văn đến Nhập văn bản trực tiếp hoặc nhập qua may scanner, nhập qua fax hoặc lưu trực tiếp từ email Cũng giống như quản lý công văn đi: quản lý công văn đến cũng có giao diện và các chức năng như màn hình cập nhật có phần thông tin chung, 1 hoặc nhiều lưới dữ liệu đi kèm... thế bạn cũng có thể nhóm các Công văn đến, đi, quyết định… theo các nhóm khác như: theo Tuần làm việc, Vụ việc, Khối phát hành, Loại tài liệu, Lĩnh vực, Địa chỉ lưu Các mục khác như: Công văn đi, Quyết định, Thông báo, Văn bản nội bộ, Văn bản hành chính, Tài liệu ISO, Hợp đồng, Văn bản khác cũng thực hiện nhóm tương tự như thao tác ở Công văn đến - 30 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189...CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Trên cùng là tạo mới, công văn đi, năm làm việc, bộ lọc công văn, tổng số bản ghi, từng tháng làm việc… - Năm làm việc: hiển thị năm làm việc hiện tại - Công văn đi: Bạn đang làm việc với công văn đi - Lọc công văn: đưa ra kết quả muốn tìm kiếm (nói ở phần dưới) - Tổng số bản ghi: liệt... bạn cũng nhập tương tự - 22 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Cũng như quản lý công văn đến: Việc quản lý công văn đi cũng gồm có các chức năng: Màn hình cập nhật thông tin gồm một hoặc nhiều lưới thông tin và thanh công cụ thể hiện các chức năng : files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng thái công văn, … (hình dưới) Bên tay trái... phải là phần nội dung chi tiết Khi bạn muốn xóa bạn di chuột vào chữ Xóa Khi bạn muốn sửa bạn di chuột vào chữ Sửa Hoặc bạn muốn xem thì di chuột vào chữ Xem Nếu có files đính kèm thì bạn di chuột vào files Các thao tác của quản lý công văn đi cũng giống hệt như quản lý công văn đến Bạn có thể xem cách nhập thông tin của quản lý công văn đến Các thông tin trong mục tin tức bạn hãy vào mục quản trị... Nhập dữ liệu cho quản lý công văn đi Bấm chuột vào tạo mới giao diện mở ra: như hình dưới bạn hãy nhập đầy đủ thông tin cho chúng - 13 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Để nhập dữ liệu cho phần dưới đây được thuận tiện thì trước hết bạn nên nhập dữ liệu cho phần quản trị thông tin danh mục (xem ở phần dưới).Khi đã nhập dữ liệu. .. 14 bản ghi trong tháng 12 của năm 2008 + Trên thanh ngang màu xanh hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của mỗi công văn đó và ngày tháng tạo công văn + Dưới gồm có 3 ô: ô1 ghi số công văn, ký hiệu, ngày, người ký, người tạo công văn, ghi chú Ô2 là ô tương ứng với ô1 Ô3 đưa ra nội dung trích yếu + Thanh công cụ hiển thị các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng thái công văn, …... khi đó tất cả các công văn đến trong tháng 10 sẽ mở ra và đó chính là kết quả mà bạn đang muốn tìm - 25 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Trên đây là toàn bộ số công văn đến trong tháng 10, nếu bạn muốn Xem hoặc Sửa hoặc Xoá chi tiết công văn nào bạn chỉ cần nhấn chuột vào chữ Xem, Sửa, hoặc Xoá trên mỗi công văn đó Trong trường . công văn gồm: 1 Quản lý công văn đi 2 Quản lý công văn đến 3 Quản lý quyết định 4 Quản lý thông báo 5 Văn bản nội bộ - 9 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O. Module này gồm các mục sau: Quản lý công văn đi Quản lý công văn đến Quản lý công danh mục dự án Quản lý hợp đồng Đăng ký công văn đi Các mục trên có thể