TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

TRUNG TÂM TIN HỌC TỈNH QUẢNG TRỊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Phần hướng dẫn dành cho Văn thư) Quảng Trị 2017 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị MỤC LỤC Thao tác đăng nhập vào phần mềm QLVB HSCV Đăng nhập từ địa http://vb.xxxx.quangtri.gov.vn Đăng nhập từ trang thông tin điện tử tỉnh Error! Bookmark not defined Các thao tác chủ yếu văn thư A Các chức menu “Văn thư” I Thao tác nghiệp vụ tiếp nhận văn đến Hướng dẫn thao tác Vào sổ công văn đến a Trường hợp tiếp nhận văn giấy qua đường công văn b Trường hợp văn đến gửi qua đường truyền mạng Thao tác chuyển xử lý văn 11 Thao tác cất văn 12 Cất toàn văn 13 Xóa văn điện tử 14 II Thao tác nghiệp vụ ban hành văn 15 Vào sổ công văn 16 a Trường hợp văn thư tạo văn 16 b Trường hợp vào “sổ công văn đi” văn chuyên viên nội quan gửi đến 19 Gửi cơng văn quan ngồi 21 Chuyển văn nội quan (Sử dụng tab “Chuyển nội bộ”) 22 Gửi văn tới văn thư đơn vị trực thuộc quan (sử dụng tab “Gửi nội bộ”) 23 Cất văn 24 Cất toàn văn 25 Xóa văn (Sử dụng tab “Xố VBĐT”) 26 III Tìm kiếm in văn 26 Tìm kiếm, in ấn, thu hồi công văn đến 26 a In sổ văn đến 26 b Tìm kiếm văn đến 27 c Thu hồi văn đến 28 Tìm kiếm, in ấn cơng văn 29 a In sổ văn 29 b Tìm kiếm văn 31 B Các chức menu “Xử lý” 31 Gửi thông báo 32 Nhận thông báo 34 C Các chức menu “Bảng tin” 37 Đọc thông báo chung 38 2.Cập nhật, xóa lịch họp, lịch cơng tác tuần, tháng, năm 38 a Cập nhật lịch họp, lịch công tác tuần, tháng, năm 38 b Xóa lịch họp, lịch công tác tuần, tháng, năm 41 Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Tài liệu hướng dẫn dành cho văn thư ) Thao tác đăng nhập vào phần mềm QLVB HSCV Người dùng đăng nhập theo cách sau: Đăng nhập từ địa http://xxxx.quangtri.gov.vn Chú ý: xxxx: tên viết tắt đơn vị Ví dụ: địa sử dụng phần mềm QLVB HSCV sở Tài là: http://vb.stc.quangtri.gov.vn Người dùng thuộc đơn vị sử dụng địa truy cập đơn vị Thao tác sau: Mở cửa sổ trình duyệt web Gõ địa truy cập đơn vị địa (Address Bar) trình duyệt web Sau nhấn phím Enter Cửa sổ phần mềm QLVB HSCV xuất Người dùng nhập tên truy cập mật cung cấp -> nhấp chọn “Đăng nhập” để vào sử dụng phần mềm: Ví dụ: hình ảnh giao diện đăng nhập vào phần mềm QLVB HSCV huyện Đakrông với địa http://vb.dakrong.quangtri.gov.vn: Nhập truy cập mật -> nhấp chọn “Đăng nhập” Hình 1- Giao diện đăng nhập phầm mềm QLVB&HSCV Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Sau đăng nhập với hai cách trên, giao diện phần mềm Quản lý văn Hồ sơ cơng việc sau: Hình 2- Giao diện phầm mềm QLVB&HSCV Các thao tác chủ yếu văn thư: Chức văn thư hỗ trợ đắc lực cho thao tác nhận văn từ bên gửi vào, xử lý sơ bộ, chuyển văn tới người có liên quan, nhận văn chuyên viên nội quan gửi đến, ban hành văn đến đơn vị có liên quan Các chức văn thư bao gồm: - Tiếp nhận văn - Phát hành văn - Theo dõi, in ấn, tìm kiếm hệ thống sổ sách văn thư - Cập nhật lịch họp; lịch tuần, tháng, năm Chú ý: Trên giao diện phần mềm, văn thư quyền vào menu gồm: Menu “Văn thư”: thực thao tác với văn đi, đến Menu “Xử lý”: thực nhận thông báo gửi thông báo nội quan Menu “Bảng tin”: thực việc cập nhật lịch họp, lịch công tác tuần, tháng, năm… quan A Các chức menu “Văn thư” I Thao tác nghiệp vụ tiếp nhận văn đến Nhận văn văn thư quan đơn vị bên ngồi gửi đến, vào sổ cơng văn đến chuyển đến lãnh đạo xử lý văn Chức  Vào sổ công văn đến Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị  Chuyển xử lý văn đến Hướng dẫn thao tác Để thực thao tác với văn đến, giao diện nhấp chọn menu “Văn thư” -> chọn “Tiếp nhận” (hình 3) Hình 3: Giao diện tiếp nhận văn đến Cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử” xuất gồm ba phần (hình 4): - Phần “Chưa vào sổ (VB nhận qua mạng)”: ngăn chứa văn điện tử văn thư quan gửi đến chưa vào sổ công văn đến - Phần “Chưa vào sổ (VB tạo mới)”: ngăn chứa văn mà văn thư tự tạo chưa vào sổ công văn đến - Phần “Đã vào sổ”: ngăn chứa văn vào sổ công văn đến chưa chuyển đến Lãnh đạo xử lý Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Các chức cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử” Ngăn chứa văn cần xóa Ngăn chứa văn quan gửi đến Ngăn chứa văn văn thư tự tạo Ngăn chứa văn vào sổ cơng văn đến Hình - Cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử” Trong cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử” gồm tab chính: Tạo VBĐT: có chức để tạo văn đến Chuyển: có chức chuyển văn lưu vào sổ công văn đến tới lãnh đạo xử lý Cất VB: có chức loại bỏ văn đến vào sổ công văn chọn khỏi cửa sổ tiếp nhận không chuyển lãnh đạo phân xử lý văn Cất tồn bộ: có chức loại bỏ tồn văn đến vào sổ công văn khỏi cửa sổ tiếp nhận không chuyển lãnh đạo phân công xử lý VB Xố VBĐT: có chức xoá văn điện tử mà văn thư tự tạo trường hợp chưa vào sổ công văn đến * Trường hợp văn thư đơn vị trực thuộc nhận văn Sao lục: VB Lãnh đạo UBND huyện Sao lục chuyển ý kiến đạo Hình – VB Sao lục từ Lãnh đạo UBND huyện chuyển Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Vào sổ công văn đến a Trường hợp tiếp nhận văn giấy qua đường công văn Với trường hợp văn thư phải tạo lập văn điện tử từ văn giấy (Văn giấy quét vào máy tính (Scan) đính kèm với văn điện tử) Tạo lập văn điện tử: - Trên giao diện phần mềm, nhấn chọn menu “Văn thư” -> “Tiếp nhận” (hình 3) Giao diện cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử” xuất hiện: Nhấp chọn “Tạo VBĐT” (hình 6): Ký hiệu để nhận biết trạng thái văn Hình 6: Giao diện tạo VB điện tử - Màn hình tự động hiển thị trang văn điện tử mẫu (hình 7): Có phần: Thông tin chung Sổ công văn đến + Thơng tin chung: bao gồm nội dung thơng tin trích yếu nội dung, số văn bản, quan ban hành, công văn đến + Sổ công văn đến: Nhập thông số vào Sổ công văn bao gồm: Ngày đến, Ngày hết hạn xử lý (nếu cần), Sổ CV đến, Số đến Sau nhập đầy đủ thông tin vào mục thông tin chung, sổ công văn đến, đính kèm văn Scan (nhấp chọn “Browse” để đính kèm nội dung tồn văn) nhấp chọn “Lưu” -> “Vào SCV Đến” -> “Quay về” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 7: Nhập thơng tin van đến Chú ý: Sau vào sổ công văn đến, văn nằm ngăn “Đã vào sổ” cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử”-> Văn thư chuyển Văn vào sổ đến Lãnh đạo xử lý b Trường hợp văn đến gửi qua đường truyền mạng Để xem văn đến gửi qua đường truyền mạng: giao diện nhấp chọn menu “Văn thư”-> chọn “Tiếp nhận” (hình 8) Khi văn đến gửi qua đường truyền mạng nằm mục “Chưa vào sổ (VB nhận qua mạng)”: Hình Vào sổ văn điện tử gửi qua mạng Nhấp đôi vào mục “Chưa vào sổ (VB nhận qua mạng)” Ở văn quan đơn vị gửi đến xếp theo tên quan ban hành văn đó, nhằm thuận tiện cho văn thư dễ theo dõi Nhấp đôi vào quan ban hành văn Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Lúc để xem thông tin cụ thể văn gửi đến, văn thư đánh dấu vào vng nhỏ nằm phía bên trái văn cần xem sau nhấp chọn “Xem VB” (hình 9) kích đơi vào trích yếu VB Hình Đọc nội dung văn điện tử Sau nhấn nút “Xem VB”, giao diện văn điện tử sau (hình 10): Thơng tin trích yếu văn Nhấp chọn vào file để đọc nội dung tồn văn Hình 10 Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Vào sổ văn đến qua đường truyền mạng: Văn đến qua đường truyền mạng thông tin đơn vị gửi nhập sẳn, Văn thư kiểm tra lại thông tin chung bổ sung vào phần sổ công văn đến - Nhấp chọn “Cập nhật” (hình 11) để nhập thơng tin “Sổ công văn đến” gồm ngày đến, sổ công văn đến, hạn xử lý, số đến bổ sung thơng tin thiếu mục “Thơng tin chung”cho văn - Sau nhấp chọn “Lưu” -> chọn “Vào SCV đến” -> chọn “Quay về” (hình 9): Nhập thơng tin vào sổ cơng văn đến văn thư cho văn Hình 11 *Chú ý: - Sau vào sổ công văn văn đưa vào ngăn “Đã vào sổ” cửa sổ “Tiếp nhận văn đến” xếp theo quan ban hành văn (hình 12): Văn thư chuyển văn vào sổ đến Lãnh đạo đơn vị để Lãnh đạo đơn vị bút phê chuyển văn đến Chuyên viên xử lý kèm theo lời bút phê thời gian xử lý,… Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 10 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Văn lưu vào sổ cơng văn đến xếp theo năm Hình 30 - Nhập thông tin cần thiết liên quan đến văn cần tìm cửa sổ “Sổ cơng văn đến” Sau nhấp chọn “Xem sổ” (hình 31): Nhập thông tin liên quan đến văn cần tìm kiếm Hình 31 Phần mềm tự động tìm kiếm với thông tin văn thư cung cấp hồi đáp lại lưu vào sổ công văn đến c Thu hồi văn đến Với văn đến đến lưu vào sổ công văn đến, muốn thu hồi để gửi lãnh đạo phân xử lý lại, văn thư thực sau: - Vào menu “Văn thư” -> chọn “Sổ cơng văn đến” (hình 28) - Giao diện cửa sổ “Sổ cơng văn đến” xuất hiện, tìm đánh dấu văn cần thu hồi, sau nhấp chọn “Thu hồi” (Hình32): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 28 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 32 *Chú ý: - Sau nhấp chọn “Thu hồi” văn đánh dấu để thu hồi chuyển đến ngăn “Đã vào sổ” cửa sổ “Tiếp nhận văn điện tử” (hình 3) để văn thư chuyển lãnh đạo bút phê xử lý Tìm kiếm, in ấn cơng văn a In sổ văn Để in sổ công văn với văn lưu vào sổ, văn thư thực sau: - Vào menu “Văn thư” -> chọn “Sổ cơng văn đi” (hình 33): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 29 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 33 - Ở cửa sổ “Sổ cơng văn đi”, nhấp chọn “In sổ” - Nhập thông tin ngày đi, số đi, loại sổ cửa sổ xuất hiện, sau nhấp chọn “Chấp nhận” (hình 34): Hình 34 Phần mềm tự động tìm kiếm với thông tin mà văn thư cung cấp xuất file có “.doc” (file word) Khi văn thư in bình thường Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 30 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị b Tìm kiếm văn Khi văn lưu vào sổ cơng văn đi, muốn tìm lại văn đó, văn thư thao tác sau: - Vào menu “Văn thư” -> chọn “Sổ công văn đi” (hình 32) - Giao diện cửa sổ “Sổ cơng văn đi” xuất hiện, nhấp chọn “Tìm kiếm” (hình 35): Hình 35 - Nhập thông tin cần thiết liên quan đến văn cần tìm cửa sổ “Sổ cơng văn đi” Sau nhấp chọn “Chấp nhận” (hình 36): Nhập thông tin liên quan đến văn cần tìm kiếm Hình 36 B Các chức menu “Xử lý” Trong menu “Xử lý” có chức chính: Gửi thơng báo nhận thơng báo (hình 37) Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 31 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Văn thư tạo thông báo gửi cho người quan, ngược lại nhận thơng báo chuyên viên quan gửi đến cho Các chức menu “Xử lý” Hình 37 – Giao diện menu xử lý Gửi thơng báo - Vào menu “Xử lý” -> “Gửi thông báo” (hình 38): Hình 38 - Giao diện cửa sổ “Gửi thơng báo” xuất hiện, nhấp chọn “Tạo mới” (hình 39) : Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 32 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 39 - Nhập thơng tin phần tóm tắt nội dung, nội dung tồn văn, có văn kèm theo nhấp chọn Browse để đính kèm văn Sau nhấp chọn “Lưu” (hình 40): Thơng báo việc … Nhập nội dung thơng báo Hình 40 - Giao diện xuất hiện, chọn “Chuyển” -> đánh dấu người cần gửi thông báo -> chọn “Chấp nhận” (hình 41): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 33 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 41 Thông báo gửi đến cho người chọn Nhận thơng báo Khi có thơng báo mới, trang chủ xuất (hoặc vào menu “Xử lý” > “Nhận thông báo”) để đọc thông báo (hình 42): Nhấp chọn vào để xem thơng báo Hình 42 Sau đó, nhấp đơi vào thơng báo gửi đến để xem nội dung (Hình 43): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 34 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Nhấp chọn vào để xem nội dung thơng báo Hình 43 Cửa sổ nội dung thơng báo xuất sau (hình 44): Nhấp đơi vào để xem nội dung file đính kèm gửi với thơng báo Hình 44 Sau xem nội dung thơng báo, người nhận thơng báo chuyển tiếp thơng báo đến người khác quan, cách nhấp chọn “Chuyển tiếp” -> Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 35 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị đánh dấu người cần chuyển cửa sổ xuất -> nhấp chọn “Chấp nhận” (hình 45): Hình 45 Hoặc sau đọc thông báo xong, người nhận phản hồi lại ngưòi gửi thơng báo cho mình, cách nhấp chọn “Cập nhật” để gõ nội dung phản hồi lại cho người gửi (hình 46): Chọn “Cập nhật” để nhập thông tin phản hồi cho người gửi Hình 46 Khi nhấp chọn “Cập nhật”, giao diện xuất hiện, nhập thông tin phản hồi mục chuyển tiếp nhấp chọn Browse để đính kèm nội dung cần phần hồi, sau nhấp chọn “Lưu”(hình 47): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 36 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Nhập nội dung cần phản hồi vào đây… Có thể nhấp chọn Browse để đính kèm nội dung cần phản hồi Hình 47 Giao diện xuất hiện, nhấp chọn “Phản hồi” để gửi (hình 48): Hình 48 C Các chức menu “Bảng tin” Trong menu “Bảng tin”: văn thư đọc thông báo chung lãnh đạo gửi đến cho toàn thể quan; cập nhật lịch họp, lịch công tác tuần, tháng, năm; xem lại văn bản, báo cáo gửi Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 37 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Các chức menu “Bảng tin” Hình 49 Đọc thông báo chung Để đọc thông báo chung lãnh đạo gửi đến, thao tác sau: Nhấp chọn menu “Bảng tin” -> chọn “Thông báo chung” Nhấp đôi vào thông báo mà lãnh đạo gửi đến để xem nội dung 2.Cập nhật, xóa lịch họp, lịch cơng tác tuần, tháng, năm a Cập nhật lịch họp, lịch công tác tuần, tháng, năm Các thao tác cập nhật lịch họp; lịch công tác tuần, tháng, năm giống Văn thư nhấp chọn menu “Bảng tin” nhấp chọn lịch cụ thể muốn cập nhật Ví dụ: Để cập nhập lịch họp, thao tác sau: Nhấp chọn “Bảng tin” -> chọn “Lịch họp” (hình 49) Giao diện cửa sổ “Lịch họp” xuất hiện, nhấp chọn “Tạo mới” (hình 50): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 38 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 50 Nhập thơng tin liên quan mục “Thơng tin tóm tắt”, nhấp chọn “Browse” để đính kèm văn có tài liệu liên quan kèm theo họp Sau nhấp chọn “Lưu” -> chọn “Quay về” (hình 51): Nhập thông tin liên quan đến họp Nhấp chọn “Browse” để đính kèm văn Hình 51 Sau nhấp chọn “Lưu”, lịch họp tự động chuyển đến tất người quan Để cập nhật lịch tuần, thao tác sau: Nhấp chọn “Bảng tin” -> chọn “Lịch họp” Giao diện cửa sổ “Lịch công tác tuần” xuất hiện, nhấp chọn “Tạo mới” (hình 52): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 39 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 52 Giao diện xuất hiện, giao diện văn thư nhập chi tiết công việc ngày tuần soạn sẳn lịch cơng tác MS word sau đính kèm file word để phát hành Với trường hợp văn thư nhập chi tiết công việc ngày: Nhập đầy đủ thông tin mục “Thơng tin tóm tắt”, “Nội dung” cửa sổ “Lịch công tác tuần”, nhấp chọn “Lưu” -> chọn “Quay về” (hình 53): Hình 53 Với trường hợp đính kèm file word: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 40 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Nếu soạn sẳn lịch công tác word, để đính kèm file word đó, văn thư tích chọn vào “Đính kèm file Word” mục “Thơng tin tóm tắt” Khi giao diện xuất sau Nhập thông tin vào mục “Thông tin tóm tắt” nhấp chọn “Browse” để đính kèm file word chứa nội dung lịch cơng tác Sau nhấp chọn “Lưu” -> chọn “Quay về” (hình 54): Hình 54 Chọn Browse để đính kèm file nội dung lịch công tác tuần *Chú ý: Sau nhấp chọn “Lưư”, lịch công tác tự động chuyển đến cho người quan b Xóa lịch họp, lịch cơng tác tuần, tháng, năm Văn thư xố lịch họp, lịch cơng tác tuần, tháng, năm Khi muốn xóa lịch văn thư vào menu “Bảng tin” nhấp chọn lịch cần xố Ví dụ: Xố lịch cơng tác tuần, thao tác sau: Nhấp chọn menu “Bảng tin” -> chọn “Lịch công tác tuần” Giao diện cửa sổ “Lịch công tác tuần” xuất hiện: đánh dấu lịch tuần cần xoá -> nhấp chọn “Xoá” -> chọn “OK” (hình 55): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 41 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 55 *Chú ý: Thao tác xố lịch họp, lịch cơng tác tháng, năm thực tương tự Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 42