TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

TRUNG TÂM TIN HỌC TỈNH QUẢNG TRỊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Phần hướng dẫn dành cho Lãnh đạo – Chuyên viên) Quảng Trị - tháng 3/2016 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị MỤC LỤC HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Dành cho Lãnh đạo – Chuyên viên) Thao tác đăng nhập vào phần mềm QLVB HSCV Người dùng đăng nhập theo cách sau: Đăng nhập từ địa http://xxxx.quangtri.gov.vn Chú ý: xxxx: tên viết tắt đơn vị Ví dụ: địa sử dụng phần mềm QLVB HSCV sở Tài là: http://vb.stc.quangtri.gov.vn Người dùng thuộc đơn vị sử dụng địa truy cập đơn vị Thao tác sau: Mở cửa sổ trình duyệt web Gõ địa truy cập đơn vị địa (Address Bar) trình duyệt web Sau nhấn phím Enter Cửa sổ phần mềm QLVB HSCV xuất Người dùng nhập tên truy cập mật cung cấp -> nhấp chọn “Đăng nhập” để vào sử dụng phần mềm: Ví dụ: hình ảnh giao diện đăng nhập vào phần mềm QLVB HSCV huyện Cam Lộ với địa http://vb.dakrong.quangtri.gov.vn: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Nhập truy cập mật -> nhấp chọn “Đăng nhập” Đăng nhập từ trang thông tin điện tử tỉnh Mở cửa sổ trình duyệt web Gõ địa truy cập http://www.quangtri.gov.vn địa (Address Bar) trình duyệt web Sau nhấn phím Enter Màn hình hiển thị giao diện hình dưới, gõ tài khoản thư điện tử mật cung cấp -> nhấp chọn “Đăng nhập”: Nhập truy cập mật -> nhấp chọn “Đăng nhập” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Giao diện bên trang thông tin điện tử tỉnh xuất hiện, người dùng nhấp chọn vào mục “Quản lý VB & HSCV” để sử dụng phần mềm mà không cần phải đăng nhập lần nữa: Chú ý: Với cách đăng nhập này, người sử dụng cần đăng nhập lần khai thác sử dụng nhiều hệ thống khác Các thao tác chủ yếu trưởng phịng, chun viên: Trên giao diện phần mềm trưởng, phó phịng chun viên quyền vài menu (hình 1): - Menu “Xử lý”: thực thao tác với văn đi, đến; tạo lập, xử lý hồ sơ công việc, trình ký văn bản; gửi, nhận thơng báo nội quan - Menu “Theo dõi”: thực thao tác theo dõi, tìm kiếm văn đi, đến, văn trình, hồ sơ cơng việc, hồ sơ hồi báo; theo dõi tìm kiếm văn gửi, nhận qua mạng - Menu “Bảng tin”: Xem nội dung thông báo chung lãnh đạo gửi đến, xem nội dung lịch tuần, tháng, năm, lịch họp văn thư gửi đến; theo dõi văn bản, báo cáo xuất Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Có thể nhấp chọn vào để xem nội dung loại văn Hình – Giao diện phần mềm A Các chức menu “Xử lý” I Tiếp nhận văn đến - Vào menu “Xử lý” -> chọn “Văn đến” - Cửa sổ “Xử lý văn đến” xuất Nhấn chọn trích yếu văn để đọc xử lý tiếp (hình 2): Nhấn chọn trích yếu để đọc văn Dấu tích cho người dùng biết văn đến chưa đọc Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Nhấn chọn “Trang sau” để xem văn Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình Thơng tin chi tiết văn đến sau (hình 3): Tên file đính kèm Hình Ơng Thái Tăng Hữu người xử lý * Xem phần Thơng tin xử lý văn bản: Người có tên danh sách người xử lý chính, người từ vị trí thứ hai trở nhận văn để biết phối hợp thực Đọc nội dung văn đến - Nhấn chọn vào tên file văn đến đính kèm để xem nội dung (hình 3) - Sau đọc nội dung văn đến xong, người dùng đóng file đính kèm lại * Nếu thấy văn giao khơng lĩnh vực, gửi trả cho người chuyển (hình 4): - Nhấn chọn “Trả lại” - Nhập lý trả lại - Nhấn chọn “OK”, văn tự động chuyển trả lại cho người phân xử lý văn với lý trả lại Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Lý trả lại Hình Các thao tác tiếp nhận văn đến a Đối với người xử lý * Trường hợp người nhận văn trưởng phòng (lãnh đạo) - Sau đọc nội dung văn đến (file đính kèm), đóng file đính kèm lại - Lãnh đạo thực bốn cách xử lý văn đến giống chuyên viên “Bút phê” cho chuyên viên phòng xử lý - Thao tác lãnh đạo “Bút phê” phân công xử lý văn thực sau: - Nhấn chọn trích yếu văn gửi đến để xem nội dung văn - Nếu văn cần chuyển cho chuyên viên xử lý, nhấn chọn “Bút phê” (hình 5): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình Giao diện xuất (hình 6): - Chọn chun viên phịng (người xử lý (người xử lý chọn người), người đồng xử lý (có thể chọn nhiều người)) -> “Chấp nhận” - Cho ý kiến đạo vào mục “Nội dung yêu cầu” - Sau hoàn thành đầy đủ thông tin, nhấp chọn “Chuyển” Nhấn chọn vào biểu tượng để chọn người xử lý Nhấn chọn vào biểu tượng để chọn người đồng xử lý Nhập ý kiến đạo Hình Văn tự động chuyển đến cho chuyên viên chọn Ví dụ: - Để chọn người xử lý chính: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Tích chọn người xử lý Hình - Để chọn người đồng xử lý: Tích chọn người đồng xử lý Hình - Gõ nội dung yêu cầu nhấp chọn “Chuyển”: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình *Chú ý: Trong trường hợp lãnh đạo người trực tiếp xử lý văn đến, lãnh đạo muốn chuyển văn cho chuyên viên nội quan đọc để biết nút “Chuyển để biết” sử dụng Các thao tác chuyển văn cho chuyên viên đọc để biết với nút “Chuyển để biết” thực tương tự thao tác “Chuyển” xử lý: Nhấp chọn “Bút phê” -> Nhập thông tin mục người xử lý chính, người đồng xử lý, nội dung yêu cầu (tương tự hình 6) -> nhấp chọn “Chuyển để biết” Lúc văn chuyển (chuyển để biết) nằm menu “Xử lý” -> “VB nhận để biết” Khi lãnh đạo người trực tiếp xử lý văn đến (người xử lý chính) thao tác xử lý văn tương tự thao tác xử lý văn chuyên viên * Chức lục Văn bản: - Đối tượng sử dụng: Lãnh đạo cấp huyện - Ở cửa sổ Bút phê (Hình 10), Lãnh đạo cấp huyện muốn chuyển ý kiến đạo xuất phát từ VB đến UBND huyện cho phòng, ban, xã, phường, liên quan xử lý Nhấp chọn đơn vị cần chuyển Sao lục -> nhập thông tin yêu cầu -> “Chuyển” or “Chuyển để biết” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 10 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 53 Lúc hồ sơ cơng việc tự động chuyển sang menu “Xử lý” -> “Hồ sơ cơng việc” để người dùng tiếp tục xử lý Chuyển lưu trữ cơng việc hồn thành - Khi công việc ngăn “Công việc hồn thành” khơng cần chuyển xử lý tiếp nữa, người dùng chuyển cơng việc sang lưu trữ để tiện theo dõi, thao tác sau: Tại cửa sổ “Xử lý cơng việc hồn thành”, Nhấp chọn vào công việc muốn chuyển sang lưu trữ để theo dõi (hình 52) Giao diện xuất hiện, nhấp chọn “Cất CV” (hình 54): Hình 54 Cơng việc tự động chuyển xuống lưu trữ xuất menu “Theo dõi” -> “Hồ sơ công việc” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 43 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị VI Hồ sơ hồi báo (HSHB) Lập hồ sơ theo dõi hồi báo Hồ sơ Hồi báo hồ sơ mà người dùng lập từ văn ban hành, nhằm theo dõi việc thực thi văn trả lời văn ban hành Ví dụ: Chun viên A dự thảo cơng văn V/v Điều tra tình hình dịch cúm gia cầm tỉnh Sau văn ban hành, chuyên viên A lập Hồ sơ hồi báo (HSHB) để theo dõi tiến độ thực thi kết điều tra Như vậy, có báo cáo tình hình dịch cúm gia cầm huyện, thị xã gửi (Văn đến), chuyên viên A đưa báo cáo (văn đến) vào HSHB lập Thao tác sau: - Menu “Xử lý” -> nhấp chọn “Hồ sơ công việc” - Nhấp chọn vào Hồ sơ cơng việc có chứa văn dự thảo ban hành - Nhấp chọn “Cập nhật” - Trong mục “Văn ban hành” menu “Theo dõi” Hồ sơ cơng việc đó, nhấp vào biểu tượng văn ban hành để mở văn ra: Nhấp đơi vào văn ban hành để lập hồ sơ hồi báo cho văn Hình 55 - Giao diện xuất (hình 56) - Nhấp chọn “Hồ sơ hồi báo” để lập hồ sơ hồi báo cho văn - Nhập tên hồ sơ hồi báo -> nhấp chọn “OK” (hình 56): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 44 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 56 - Nhập thông tin cửa sổ “Hồ sơ theo dõi hồi báo” bao gồm: thông tin mục “Theo dõi hồi báo” Số đơn vị cần hồi báo, Số đơn vị hồi báo, Đơn vị cần hồi báo, Đơn vị hồi báo thông tin cần thiết mục “Thơng tin chung” Sau nhấp chọn “Lưu” để lưu thông tin vừa nhập vào hồ sơ theo dõi hồi báo -> nhấp chọn “Quay về” (hình 57): Hình 57 Chuyển hồ sơ hồi báo sang ngăn lưu trữ - Người dùng đưa hồ sơ hồi báo sang ngăn lưu trữ Khi số đơn vị hồi báo số đơn vị cần hồi báo, để kết thúc hồ sơ theo dõi hồi báo, thao tác sau (hình 58): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 45 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị - Tại cửa sổ “Xử lý hồ báo” ( vào menu “Xử lý” -> nhấp chọn “Hồi báo”) (hình 58 ) - Nhấp chọn tên cơng việc hồ sơ hồi báo hoàn thành cần chuyển sang lưu trữ: Nhấp chọn tên công việc hồ sơ hồi báo cần lưu trữ Hình 58: Cửa sổ “Xử lý hồ báo” - Giao diện “Hồ sơ theo dõi hồi báo” xuất hiện, nhấp chọn “Hồn thành” (hình 59 ): Hình 59 Khi nhấp chọn “Hồn thành”, hồi sơ hồi báo tự động chuyển sang menu “Theo dõi” -> “Hồi báo” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 46 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị VII Nhận thông báo Trường hợp nhận thông báo Khi có thơng báo chun viên nội quan gửi đến, trang chủ xuất “Tin mới” (hình 60): Nhấp chọn vào để xem thơng báo Hình 60 Hoặc vào menu “Xử lý” -> “Nhận thông báo” để đọc thông báo Cửa sổ “Nhận thông báo” xuất hiện, Cửa sổ “Nhận thơng báo” xuất hiện, nhấn chọn vào trích yếu thông báo gửi đến để xem nội dung (hình 61): Nhấp chọn vào để đọc nội dung thơng báo Hình 61 Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 47 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Cửa sổ “Thơng báo nội bộ” xuất sau (hình 62): Nhấp đơi vào để xem nội dung file đính kèm gửi với thơng báo có Hình 62 Sau xem nội dung thông báo, người nhận thông báo chuyển tiếp thơng báo đến người khác quan, cách nhấp chọn “Chuyển tiếp” -> đánh dấu người cần chuyển cửa sổ xuất -> nhấp chọn “Chấp nhận” (hình 63): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 48 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 63 Hoặc sau đọc thơng báo xong, người nhận phản hồi trở lại ngưịi gửi thơng báo cho mình, cách nhấp chọn “Cập nhật” để gõ nội dung phản hồi lại cho người gửi (hình 64): Chọn “Cập nhật” để nhập thơng tin phản hồi cho người gửi Hình 64 Khi nhấp chọn “Cập nhật”, giao diện xuất hiện, nhập thông tin phản hồi mục chuyển tiếp nhấp chọn “Browse” để đính kèm nội dung cần phản hồi -> nhấp chọn “Lưu”(hình 65): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 49 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Nhập nội dung cần phản hồi vào đây… Hình 65 Có thể nhấp chọn “Browse” để đính kèm nội dung cần phản hồi Giao diện xuất hiện, nhấp chọn “Phản hồi” để gửi (hình 66): Hình 66 - Các chun viên tạo lập thơng báo gửi cho thành viên quan Xố thơng báo đọc Khi đọc xong nội dung thơng báo, người dùng xố cách: - Trên cửa sổ “Nhận thông báo” (Vào menu “Xử lý” -> nhấp chọn “Nhận thơng báo”) (hình 61) Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 50 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị - Đánh dấu thơng báo cần xố -> nhấp chọn “Xố” (hình 67): Hình 67 VIII Gửi thông báo 1.Tạo gửi thông báo Để tạo thông báo gửi đi, người dùng thao tác sau: - Vào menu “Xử lý” -> nhấp chọn “Gửi thông báo” Giao diện xuất sau (hình 68): Các ký hiệu để nhận biết loại thơng báo Hình 68 Nhấp chọn “Tạo mới” Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 51 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Giao diện xuất hiện, nhập thông tin phần tóm tắt nội dung, nội dung tồn văn, có văn kèm theo nhấp chọn “Browse” để đính kèm văn -> nhấp chọn “Lưu” (hình 69): Thông báo việc … Nhập nội dung thông báo Hình 69 Giao diện xuất hiện: Nhấp chọn “Chuyển” -> đánh dấu người cần gửi thông báo -> chọn “Chấp nhận” (hình 70): Hình 70 Thơng báo gửi đến cho người chọn Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 52 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Xố thơng báo gửi Tại cửa sổ “Gửi thơng báo”, người dùng xố thơng báo chưa gửi (nằm ngăn “Đang soạn”) thông báo gửi (nằm ngăn “Đã gửi”), thao tác sau: - Tại cửa sổ “Gửi thông báo” (menu “Xử lý” -> nhấp chọn “Gửi thơng báo”) (hình 68) - Đánh dấu thơng báo cần xố -> nhấp chọn “Xố” (hình 71): Hình 71 Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 53 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị B Các chức menu “Theo dõi” Các chức menu chủ yếu hỗ trợ cho người dùng tìm kiếm lại theo dõi văn đi, đến, hồ sơ cơng việc, văn trình, hồ sơ hồi báo mà trước người dùng chuyển lưu trữ Ngồi ra, người dùng theo dõi tất văn gửi nhận qua mạng: Các chức menu “Theo dõi” Hình 72 Các chức menu “Theo dõi”: - Văn đến (người xử lý): Theo dõi, tìm kiếm văn gửi đến cho người sử dụng thời - Văn đến (loại văn bản): Theo dõi, tìm kiếm văn theo loại sổ - Văn đi: Theo dõi, tìm kiếm văn ban hành (văn chuyển nội bộ) - Văn dự thảo: Theo dõi, tìm kiếm văn dự thảo người sử dụng thời dự thảo - Hồ sơ công việc: Theo dõi hồ sơ công việc người dùng tạo lập trạng thái xử lý xử lý - Văn trình + Phiếu trao đổi: Theo dõi phiếu trao đổi người sử dụng thời tạo lập người khác gửi đến cho người sử dụng thời + Phiếu trình: Theo dõi phiếu trình người sử dụng thời tạo lập người khác trình đến cho người sử dụng thời - Hồi báo: Theo dõi văn hồi báo Khi muốn tìm kiếm văn bản, người dùng nhấn chọn vào menu “Theo dõi” -> sau nhấp chọn ngăn chứa văn cần tìm Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 54 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị C Các chức menu “Bảng tin” Trong menu “Bảng tin”, người dùng đọc thơng báo chung lãnh đạo quan gửi đến, theo dõi lịch công tác tuần, lịch công tác tháng, lịch công tác năm lãnh đạo văn thư cập nhật Ngồi người dùng theo dõi tìm kiếm văn bản, báo cáo xuất bản: Các chức menu “Bảng tin” Hình 73 - Để đọc thơng báo chung lãnh đạo gửi đến, người dùng thao tác sau: Vào menu “Bảng tin” -> nhấp chọn “Thông báo chung” Cửa sổ “Thông báo chung” xuất hiện, nhấp chọn vào thông báo cần đọc: Nhấp chọn vào thông báo cần đọc Hình 71 Cửa sổ “Thơng báo nội bộ” xuất - Đọc tóm tắt nội dung thơng báo - Nhấp đơi vào file đính kèm để đọc nội dung thông báo: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 55 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Nhấp chọn vào file đính kèm để đọc nội dung thơng báo Hình 73 - Tương tự để xem lịch công tác tuần văn thư cập nhật, người dùng thao tác sau: Vào menu “Bảng tin” -> nhấp chọn “Lịch công tác tuần” Cửa sổ “Lịch công tác tuần” xuất hiện, nhấp đơi vào lịch cần xem (hình 74): Nhấp đơi vào lịch cần xem Hình 74 Đọc nội dung lịch cơng tác tuần, sau nhấp chọn “Thốt” (hình 75): Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 56 Trung tâm Tin học tỉnh Quảng Trị Hình 75 Người dùng thực tương tự thao tác đọc lịch công tác tháng, năm Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Hồ sơ công việc 57