Quyết định Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị tin học, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa

Quyết định Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị tin học, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa

ỦY BAN NHÂN DÂN

TỈNH THANH HOÁ

SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: / SGTVT-VP Thanh Hoá, ngày tháng 12 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH V/v Ban hành Quy chế quản lý, sử dụng thiết bị tin học, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa

GIÁM ĐỐC SỞ GTVT THANH HÓA

Căn cứ Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Căn cứ Quyết định số: 685/QĐ-UBND ngày 02/3/2007 của UBND tỉnh Thanh Hóa về việc ban hành quy định phân công, phân cấp quản lý tổ chức bộ máy và cán bộ công chức;

Xét đề nghị của ông Chánh Văn phòng Sở,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế quản lý, sử dụng mạng

tin học nội bộ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa”

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2012.

Điều 3 Các ông Chánh Văn phòng Sở, trưởng các phòng thuộc Sở, các Ông/

Bà có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

Nơi nhận : GIÁM ĐỐC

- Lãnh đạo Sở;

- Các phòng thuốc Sở;

- Lưu: VP.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG MẠNG TIN HỌC NỘI BỘ, PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CƠ QUAN VĂN PHÒNG SỞ GTVT THANH HÓA (Kèm theo Quyết định số: /SGTVT-VP ngày tháng 11 năm 2011)

I - QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Đối tượng áp dụng

Áp dụng đối với các đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại cơ quan văn phòng Sở GTVT Thanh Hóa

Điều 2 Giải thích từ ngữ

Mạng tin học nội bộ (LAN) gồm: hệ thống các máy chủ, máy trạm, máy

in các thiết bị mạng và đường truyền

Tài nguyên mạng: bao gồm các cơ sở dữ liệu (CSDL) dùng chung và các thiết bị mạng

Các thiết bị mạng bao gồm: thiết bị kết nối (HUB, SWICH, MODEM )

và đường truyền

Tài khoản: gồm tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TDOffice)

Hồ sơ công việc: là một tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân

Văn bản đến: là tất cả các văn bản, giấy tờ, bản điện tử gửi đến cơ quan (Văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến; Văn bản nhận được từ con đường bưu điện, mạng Internet; Văn bản, giấy tờ do cá nhân mang về từ hội nghị)

Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện quản lý, điều hành các công việc theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng liên quan

Điều 3 Mục đích của Quy chế

Quy chế về quản lý, sử dụng mạng tin học nội bộ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc nhằm điều chỉnh các đối tượng sử dụng mạng tin học nội

bộ, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đúng mục đích và hiệu quả Tạo điều kiện để cán bộ, công chức khai thác thông tin phục vụ công tác chuyên môn và nâng cao trình độ

* Việc quản lý, sử dụng mạng tin học, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc bao gồm các nội dung:

a- Bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt trong ngày làm việc

c- Xác định quyền truy cập khai thác tài nguyên mạng cho cán bộ, công chức

d- Bảo mật thông tin nội bộ

e- Quy định nghĩa vụ, quyền hạn, trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình khai thác, sử dụng tài nguyên mạng tin học

II- CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ Điều 4 Quy tắc hoạt động của mạng tin học nội bộ

a- Máy chủ phục vụ việc truy cập thông tin của các máy trạm liên tục trong giờ hành chính và ngoài giờ hành chính theo yêu cầu của Lãnh đạo Sở

b- Các máy trạm có trách nhiệm chia sẻ tài nguyên và được truy cập khai thác tài nguyên mạng

Mỗi tài khoản hàng ngày phải đăng nhập ít nhất 02 lần/ ngày, vào đầu giờ buổi sáng và cuối giờ buổi chiều để nhận chỉ thị của Lãnh đạo Sở phân công giải quyết công việc Riêng tài khoản của Văn thư phải mở liên tục trong giờ hành chính

c- Thường xuyên chạy chương trình diệt virut cho máy vi tính, mọi đĩa mềm, đĩa CD, các dữ liệu từ cổng USB khi đưa vào máy, hoặc ghi các file dữ liệu từ các trang website, email phải thực hiện quy trình quét, diệt virut Đặc biệt không nháy kép để chạy trực tiếp từ thiết bị USB, các đường link được gửi mà chưa biết rõ ràng nơi gửi

d- Việc khai thác tài nguyên mạng theo nguyên tắc, người phụ trách lĩnh vực nào, được khai thác thông tin về lĩnh vực đó

Điều 5 Trách nhiệm của Lãnh đạo Sở

a- Quán triệt và chỉ đạo thống nhất tổ chức triển khai thực hiện tới tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan về việc sử dụng các chức năng của phần mền quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong tác nghiệp để hỗ trợ công tác điều hành, quản lý, trao đổi thông tin và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính

* Đối với Lãnh đạo được phân xử lý văn bản đến: Thường xuyên đăng nhập vào phần mềm TDOffice để nhận và phân phối văn bản cho các phòng

Đặc biệt Phân định rõ phòng xử lý chính và các phòng phối hợp xử lý.

b- Quyết định mức độ phổ biến các loại văn bản đến và văn bản đi: loại không phổ biến (Mật), loại phổ biến rộng rãi

c- Xử lý các trường hợp vi phạm Quy định

Điều 6 Quản trị viên mạng tin học (gọi tắt là quản trị mạng) có nhiệm

vụ:

a- Bảo đảm hoạt động thông suốt cho hệ thống mạng trong giờ hành chính; lập sổ theo dõi và định kỳ kiểm tra, bảo dưỡng máy chủ, máy trạm, các thiết bị mạng, đề nghị sửa chữa, bổ sung kịp thời cho hệ thống mạng

b- Bảo đảm an toàn, an ninh, bảo mật thông tin mạng

c- Cập nhật các phiên bản mới nhất về các chương trình diệt virut

c- Hướng dẫn, theo dõi, quản lý sử dụng tài nguyên trên mạng (máy in, cơ

sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng )

d- Định kỳ thực hiện sao lưu dữ liệu, tránh mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra

Điều 7 Trách nhiệm của Văn thư

a- Quản lý việc khai thác, sử dụng đối với văn bản đi và văn bản đến b- Cập nhật đầy đủ các văn bản đến và văn bản phát hành, lưu trữ theo chương trình ứng dụng phần mền quản lý văn bản và hồ sơ công việc (TDOffice) phục vụ công tác khai thác sau này

Điều 8 Trách nhiệm của cán bộ, công chức

a- Mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm tự bảo quản, sử dụng đúng mục đích và hiệu quả máy vi tính do cơ quan trang bị Không được tự ý cài đặt hoặc

gỡ bỏ các phần mềm trên máy vi tính

Khi máy vi tính có sự cố phải báo về Văn phòng biết để có biện pháp khắc phục, không tự động đưa người ngoài cơ quan vào sử dụng, sửa máy hoặc đưa máy ra khỏi cơ quan để sửa chữa

Trong quá trình sử dụng, vì lý do chủ quan gây hư hỏng máy vi tính và thiết bị kèm theo người sử dụng phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Sở

b- Hàng ngày cán bộ, công chức phải mở máy vi tính (đăng nhập vào phần mềm TDOffice) để xử lý công việc theo đúng quy trình và đúng chức năng nhiệm vụ được giao Hết giờ làm việc phải tắt máy và tắt các thiết bị kèm theo

c- Cán bộ, công chức được truy cập, in sao các dữ liệu và sử dụng các tài nguyên mạng liên quan đến công việc của cá nhân và phòng chuyên môn

Đối với mạng Internet, cán bộ, công chức không được truy cập vào các trang website có nội dung không lành mạnh các trang game online gây ảnh hưởng đến an toàn hệ thống mạng trong cơ quan.

d- Định kỳ cập nhật và chạy chương trình diệt virut cho máy vi tính, phối hợp với Quản trị mạng diệt những virut mà chương trình bình thường không diệt được

e- Định kỳ sao lưu dữ liệu của cá nhân đề phòng mất dữ liệu khi có sự cố xảy ra đối với hệ thống mạng

f- Không ngừng học hỏi nâng cao hiểu biết về máy vi tính, sử dụng thành thạo máy vi tính, tin học văn phòng và các ứng dụng trên máy, mạng internet …, chủ động xử lý các lỗi nhỏ trong quá trình sử dụng máy vi tính

Điều 9 Chế độ bảo mật

Thực hiện nghiêm ngặt chế độ bảo mật trong hoạt động hàng ngày như sau:

a- Không để người ngoài cơ quan sử dụng máy vi tính của cơ quan

b- Đặt mật khẩu cá nhân và thay đổi mật khẩu thường xuyên để quyền truy cập được an toàn Đặt chế độ nghỉ màn hình khi không làm việc

c- Cán bộ, công chức không được tự ý gửi tài liệu của cơ quan qua web mail, qua mạng Internet, không được tiết lộ các thông tin bí mật của cơ quan

Điều 10 Chế độ thông tin báo cáo

Hàng tháng, Quản trị mạng giúp Văn phòng tổng hợp tình hình hoạt động của mạng tin học, tình hình sử dụng các tài nguyên mạng, tình hình truy cập thông tin qua Internet, qua mạng diện rộng của UBND tỉnh, báo cáo, đề xuất giải pháp quản lý có hiệu quả mạng tin học với Lãnh đạo Sở

III- QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC Điều 11 Tiếp nhận văn bản đến

Văn thư tiếp nhận văn bản đến vào sổ đến và chuyển Lãnh đạo phân xử lý

- Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm QLVB&HSCV, Văn thư vào mục văn bản đến điện tử để kiểm tra văn bản do các cơ quan, đơn vị gửi đến

và vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản

- Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống hoặc qua hệ thống thư điện tử của tỉnh tại http://mail.thanhhoa.gov.vn, văn thư vào mục văn bản đến để cập nhật đầy đủ những thông tin của văn bản đến và đính kèm file (File văn bản được quét bằng mày quét thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin dọc,.pdf ), trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng lớn tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án, ), Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho các đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ

Điều 12 Duyệt và phân xử lý văn bản đến

Lãnh đạo phân xử lý văn bản thực hiện Duyệt nội dung văn bản và phân xử

lý cho phòng hoặc chuyên viên trực tiếp Xử lý chính và phân Phối hợp xử lý

(nếu có).

Trường hợp Lãnh đạo phân xử lý bận công tác không thể thực hiện chức

năng này trên phần mềm thì có thể ủy quyền cho Văn thư (Văn phòng) phân xử

lý văn bản đến theo nội dung đã duyệt theo hình thức truyền thống

Điều 13 Xử lý hồ sơ công việc

1 Mở hồ sơ: Từ Phiếu yêu cầu, Văn bản đến do lãnh đạo cơ quan phân hoặc xuất phát từ sự cần thiết trong nhiệm vụ được giao, chuyên viên xử lý chính mở hồ sơ (xử lý văn bản đến hay soạn thảo văn bản đi) để trình phát hành văn bản đi hoặc mở hồ sơ xử lý công việc để trình kế hoạch triển khai công việc theo danh mục đề mục công việc Tên hồ sơ nên đặt sao cho sát với nội dung công việc và dễ hiểu

2 Xử lý hồ sơ: Chuyên viên xử lý chính theo dõi – xử lý hồ sơ công việc, phối hợp xử lý (nếu cần), tập hợp văn bản xử lý, văn bản liên quan, đính kèm tệp văn bản vào mục Văn bản dự thảo phát hành; trình duyệt nội dung văn bản cho lãnh đạo phòng

3 Kiểm duyệt hồ sơ: Trưởng phòng kiểm duyệt hồ sơ của phòng, duyệt nội dung Văn bản dự thảo phát hành hoặc trả lại cho chuyên viên xử lý chính

LĐ Phân

xử lý

Đơn vị

Xử lý chính

LĐ phụ trách

Chuyên viên

Xử lý chính

Chuyên viên Phối hợp XL

Đơn vị Phối hợp XL

Sơ đồ luồng văn bản đến

Điều 14 Phát hành văn bản

1 Lãnh đạo cơ quan hàng ngày vào Hồ sơ công việc để duyệt nội dung Phiếu trình ký (nếu có), duyệt nội dung văn bản Dự thảo phát hành hoặc trả về chuyên viên xử lý chính hay người kiểm duyệt – Trưởng phòng (nếu chưa đạt), Chỉnh sửa văn bản dự thảo (nếu cần) và Ký – phát hành văn bản đi

2 Văn thư hàng ngày vào mục Văn bản chờ phát hành thực hiện rà soát, kiểm tra thể thức văn bản theo chức năng nhiệm vụ để cấp số, vào sổ và chuyển phát hành văn bản

Điều 15 Theo dõi tình trạng văn bản đến và hồi báo.

1 Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo phòng có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến của các phòng, chuyên viên xử lý chính, chuyên viên phối hợp xử lý thông qua chức năng Trạng thái của Phiếu yêu cầu và luồng xử lý văn bản

2 Chuyên viên xử lý chính khi gửi văn bản kiểm duyệt hoặc ý kiên phối hợp có thể điền vào chức năng Đơn vị hồi báo, thời hạn hồi báo cho từng văn bản gửi đi để theo dõi các văn bản phúc đáp

3 Khi nhận văn bản phúc đáp từ các đơn vị hồi báo chuyên viên xử lý chính chuyển văn bản hồi báo vào Hồ sơ công việc để trình duyệt

IV- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16 Tổ chức thực hiện

Văn phòng chủ trì đôn đốc, hướng dẫn các phòng thực hiện đúng quy chế Theo rõi và đánh giá quá trình thực hiện của các cá nhân, đơn vị Kết quả đánh giá được lấy làm một trong những tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm

duyệt

Trưởng phòng Kiểm duyệt

Chuyên viên

Xử lý chính

Đơn vị, Chuyên viên Phối hợp XL

VB đi

LĐ phụ trách

Sơ đồ luồng văn bản đi

Trưởng các phòng phổ biến quy chế đến từng cán bộ công chức, viên chức thuộc phòng thực hiện nghiêm túc quy chế

Điều 17 Khen thưởng, kỷ luật

Cá nhân, đơn vị thực hiện tốt Quy chế được khen thưởng theo quy định của Quy chế thi đua khen thưởng nội bộ của Sở

Cá nhân, tập thể nào làm trái với các quy định của Quy chế và các quy định của pháp luật có liên quan thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của quy chế, pháp luật hiện hành

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề xuất Văn phòng Sở để cùng phối hợp thực hiện.

GIÁM ĐỐC

(Đã ký)

Trịnh Tuấn Sinh