Hướng dẫn sử dụng module quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Hướng dẫn sử dụng module quản lý văn bản và hồ sơ công việc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

( Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)

Hà Nội, 2011

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC

(Tài liệu dành cho Quản trị hệ thống)

MỤC LỤC

PHẦN I - GIỚI THIỆU 3

I GIỚI THIỆU CHUNG 3

II GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH 4

1 Các phần chính của màn hình làm việc 4

2 Các nút tiện ích hay sử dụng 5

3 Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu 6

PHẦN II – DANH MỤC 8

I CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ 8

1 Giới thiệu chung 8

2 Quản trị người dùng 8

2.1 Người sử dụng 8

2.2 Nhóm người sử dụng 15

3 Quản trị hệ thống 18

3.1 Thông tin hệ thống 18

3.2 Đặt lại tham số hệ thống 22

3.3 Sao lưu dữ liệu 22

3.4 Thông tin tra cứu dữ liệu 23

3.5 Hòm thư nhận văn bản 24

3.6 Quản trị banner 25

PHẦN I - GIỚI THIỆU

I GIỚI THIỆU CHUNG

Module Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc được xây dựng trên nền Lotus Domino 6.x.

Module Quản lý VB&HSCV được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý có hiệu quảcác quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tintại các cơ quan hành chính Các qui trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông quacác qui trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng

Module QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, cáchoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và tại các cơ quan đơn vị cáccấp thông qua việc quản lý và theo dõi các VB đi và đến; xử lý VB, giải quyết công việcthông qua HSCV của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội

bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan

Tại mỗi cơ quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm các chức năng chính sau:

 Chức năng quản lý các VB đi/đến, thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổchức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng

 Chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ côngviệc của cơ quan thông qua mạng LAN

 Chức năng giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc trên mạngthông qua HSCV

 Chức năng theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo

 Chức năng kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban chuyênmôn

 Chức năng hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ

 Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin

 Chức năng thống kê và in ấn báo cáo

 Các chức năng quản trị hệ thống

Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn bản đến, Hồ sơ công việc, Văn bản dự thảo, Phiếutrình, Xử lý công việc, Văn bản đi

Phạm vi sử dụng của Module: Tất cả các phòng, bộ phận tham gia qui trình xử lý văn bản

và hồ sơ công việc và tuỳ theo chức năng của từng đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên,Lãnh đạo, Quản trị hệ thống

II GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH

Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm

và theo một số quyền do người quản trị cấp Người Quản trị có thể tạo thêm bớt nhóm người

sử dụng cũng như quyền sử dụng của nhóm hay của người dùng

Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình

Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer 6.0 trở lên (IE 6.0) truy cậpvào địa chỉ:

http://<Tên máy chủ>[:<Cổng>]/<Tên chương trình>

Trong đó:

 Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm

 Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http của Domino

 Tên chương trình: Là tên của Hệ phần mềm TDOffice (Tên này được đặt khi cài đặt

chương trình)

Giao diện đăng nhập chương trình như sau:

Tại hộp thoại Đăng nhập hệ thống người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mậtkhẩu đã được cấp

1 Các phần chính của màn hình làm việc

Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:

Màn hình làm việc gồm ba phần chính:

 (1): Danh mục các chức năng chính

 (2): Vùng hiển thị các chức năng: Khi người sử dụng chọn một lĩnh vực quản lý

(quản lý Danh mục, quản lý Văn bản đến, quản lý Văn bản đi, Xử lý công việc)các chức năng thuộc lĩnh vực đó sẽ được liệt kê tại đây

+ Nút lệnh : Hiện thông tin được liệt kê ở trang trước

+ Nút lệnh : Hiện thông tin được liệt kê ở trang tiếp theo

+ Nút lệnh : Hiện thông tin ở trang đầu tiên

+ Nút lệnh : Hiện thông tin ở trang cuối cùng

+ Chức năng : Gõ chuỗi ký tự cần tìm, sau đó nháy chuột vào

nút để tìm ra tất cả các văn bản thoả mãn điều kiện (Chức năng này chỉ hiển thị tại phầnVăn bản đến, Văn bản đi)

+ Chức năng : Lọc văn bản theo từng thời điểm (Chức năng này chỉhiển thị tại phần Văn bản đến, Văn bản đi)

sử dụng phím Alt kết hợp với phím ký tự đó)

Ví dụ: Trong nút “Nhập mới”, ký tự N có phần gạch chân ở dưới vì thế khi muốn

dùng phím tắt để thực hiện chức năng vào sổ, người sử dụng chỉ cần nhấn phím Alt

và phím ký tự N trên bàn phím là được.

Chức năng chuyển qua các ô nhập liệu: Tuỳ vào thói quen sử dụng của người dùng trongđơn vị mà người Quản trị có thể định nghĩa các nút chức năng trong phần Quản trị hệthống:

Nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập dữ liệu khác” là “Các phím

ngầm định”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng các phím mũi tên xuống hoặc phím Tab để

chuyển lần lượt xuống các ô nhập liệu tiếp theo, dùng phím mũi tên lên hoặc hai phím Shift +Tab để chuyển ngược lại lần lượt các ô nhập liệu

Tương tự, nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập liệu khác” là “Phím

Enter”, thì khi người dùng nhập liệu, dùng phím Enter để chuyển lần lượt đến các ô nhập

liệu

Chức năng hiển thị cửa sổ lựa chọn Danh sách:

Tương tự như chức năng Chuyển qua các ô nhập liệu, chức năng dùng phím tắt để hiển thịcửa sổ lựa chọn danh sách cũng được người Quản trị khai báo

Thay vì người sử dụng dùng chuột nhấn vào để mở cửa sổ danh sách, thì người sửdụng có thể nhấn phím Enter (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu làphím Enter) hoặc phím Ctrl (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển của sổ nhập liệu làphím Ctrl)

Lưu ý: Không khai báo được phím Enter đồng thời cho “Phím chuyển sang ô nhập dữ

liệu khác” và “Phím hiển thị của sổ lựa chọn Danh sách”.

Chức năng Nhập lịch:

Các ô nhập lịch, có thể dùng chuột chọn vào biểu tượng ô lịch để chọn ngày tháng, ngoài

ra trong ô nhập, người sử dụng có thể nhập trực tiếp Nếu nhập ngày thì chương trình sẽ tựđộng cập nhật thêm tháng và năm hiện tại:

Nếu nhập ngày/ tháng thì chương trình tự động cập nhật thêm năm hiện tại

PHẦN II – DANH MỤC

CSDL “Danh mục” là các dữ liệu chuẩn dùng cho toàn bộ Module Quản lý văn bản và

Hồ sơ công việc Chỉ Văn thư và Quản trị mới có quyền thay đổi nội dung ở đây Còn người

sử dụng bình thường chỉ có quyền tra cứu thông tin

Các thông tin quản lý trong phần Danh mục đều có phần Tên tắt dùng để tạo các ký hiệu

gõ tắt

Các dấu (*) đỏ hiển thị tại một số trường là các thông tin bắt buộc nhập

I CHỨC NĂNG DÀNH CHO QUẢN TRỊ

1 Giới thiệu chung

Với vai trò của Quản trị thì ngoài chức năng thay đổi thông tin trong phần “Quản trị

Danh mục” giống văn thư, có thể tổ chức (thêm mới, chỉnh sửa, xoá) các danh mục sao cho

thuận tiện cho quá trình nhập văn bản và lưu trữ dữ liệu, thì người Quản trị còn có thể thay

đổi thông tin tại phần “Quản trị người dùng” và “Quản trị hệ thống”.

2 Quản trị người dùng

Trong phần Quản trị người dùng có hai nhóm chức năng chính: Quản trị người sử dụng vàQuản trị nhóm người sử dụng

Quản trị Người sử dụng: là danh sách các cán bộ trong cơ quan, được phân theo các đơn

vị và tham gia sử dụng chương trình

Quản trị Nhóm người sử dụng: Là nơi khai báo các nhóm người sử dụng trong chươngtrình với các quyền khai báo cho từng nhóm Khi khai báo người sử dụng, nếu chọn thuộcnhóm người sử dụng nào thì có luôn những quyền mặc định của nhóm người sử dụng đó

2.1 Người sử dụng

2.1.1 Tạo người sử dụng mới

Để tạo mới người sử dụng, quản trị chương trình chọn vào chức năng “Quản trị người

dùng/ Người sử dụng” và nháy chuột vào nút “Nhập mới” Sau đó nhập các thông tin người

sử dụng và phân quyền cho người sử dụng đó Nhấn nút “Lưu” để ghi lại các thay đổi Sau

khi Lưu, giao diện hiển thị ở trạng thái cho sửa, do đó nếu muốn sửa thông tin người sử dụng

có thể sửa luôn trực tiếp và nhấn chuột vào nút Lưu để ghi lại thông tin mới vừa sửa Nếu

muốn thêm người sử dụng khác nháy chuột vào nút “Tiếp mới”.

Một số thông tin cần chú ý khi thêm người sử dụng mới:

 Địa chỉ Email cơ quan: Địa chỉ Email của người sử dụng do cơ quan cấp.

 Tên đăng nhập: Phần này cho phép chọn từ danh sách có sẵn Việc khai báo

này xác định tên đăng nhập (login) vào chương trình của người sử dụng.Trườnghợp hệ thống sử dụng ldap hoặc active directory thì danh sách và tên đăng nhậpnày là chọn từ ldap hoặc active directory

 Tên đầy đủ: Họ tên của người sử dụng Tên đầy đủ này sẽ được dùng là tên

hiển thị của người sử dụng trong toàn bộ Module

 Tên tắt: Tên tắt phục vụ việc nhập dữ liệu nhanh Ở tất cả các phần trong

chương trình cần nhập tên người thì chỉ cần gõ tên tắt này, sau đó nhấn phím tắt(đã được khai báo) thì tên đầy đủ của người đó sẽ hiển thị tại ô nhập dự liệuthay thế cho tên tắt vừa nhập

 Giới tính: Giới tính của người sử dụng được khai báo.

 Thuộc đơn vị: Việc khai báo một người sử dụng thuộc đơn vị nào là rất cần

thiết Các đơn vị ở đây là những đơn vị nội bộ đã được khai báo trong phần

“Quản trị danh mục/ Danh sách đơn vị nội bộ” và trong phần khai báo này

thì có thể được chọn từ listbox

 Thuộc phòng ban: Khi chọn đơn vị, thì các phòng ban thuộc đơn vị đó sẽ được

lọc ở đây Và các phòng ban cũng đã được khai báo trong phần “Quản trị danh

mục/ Danh sách phòng ban”.

 Cấp lãnh đạo: Nếu người sử dụng này thuộc cấp lãnh đạo nào thì chọn trong

listbox nhóm lãnh đạo đó Nếu không thuộc thì chọn Không

 Quyền ký văn bản: Nếu được phép ký phát hành văn bản thì chọn quyền Có,

nếu không được phép ký phát hành văn bản thì chọn Không

 Chức vụ: Nhập chức vụ tương ứng của người sử dụng Tại các phần nhập dữ

liệu tại Văn bản đến, Văn bản đi, nếu nhập tên người sử dụng, chương trình sẽ

tự động tìm kiếm ở phần này, xác định chức vụ tương ứng của người sử dụng

và sẽ tự động cập nhật vào ô cần nhập chức vụ Danh sách chức vụ cũng được

khai báo sẵn tại “Quản trị danh mục/ Danh sách chức vụ”

 Thuộc nhóm sử dụng: Phần này được tổ chức thành các nhóm do người Quản

trị khai báo (trong chức năng Nhóm người sử dụng) Mỗi một nhóm có những

quyền sử dụng riêng được định nghĩa trong chương trình Mỗi một người sửdụng chỉ được thuộc vào một trong các nhóm đã được định nghĩa hoặc không

thuộc nhóm nào cả Tuy nhiên có thể thêm bớt quyền hạn cho người sử dụng

bằng cách chọn thêm những quyền sử dụng được cụ thể hóa ở phần dưới.

 Quyền sử dụng: Tên các quyền sử dụng đã phản ánh rõ quyền hạn của người

sử dụng trong các chức năng trong chương trình Tùy theo nhu cầu của người

sử dụng mà người quản trị sẽ cấp thêm quyền cho những người này

2.1.2 Sửa, xoá người sử dụng có sẵn

 Sửa người sử dụng

Bước 1: Vào chức năng Danh mục ở menu ngang, bên menu trái nháy chuột vào chức năng “Quản trị người dùng/ Người sử dụng”.

Nháy chuột vào bất ký người sử dụng nào muốn Sửa:

Bước 2: Giao diện của người sử dụng hiển thị ở trạng thái cho sửa Sửa những thông

tin cần thiết và nhấn nút Lưu hoặc Tiếp mới

Xoá một hay nhiều người sử dụng

Đánh dấu vào người sử dụng cần xoá và nháy chuột vào nút Xoá (Alt+X).

2.1.3 Ý nghĩa quyền sử dụng

Để giúp cho người sử dụng thao tác dễ dàng với chương trình theo đúng nghiệp vụ vàchuyên môn của mình, thì người quản trị phải biết cách phân quyền cho mỗi người sử dụngmột cách hợp lý Sau đây là ý nghĩa của mỗi quyền sử dụng khi người sử dụng được cấp:

 Quản trị hệ thống: Quyền này cho phép thay đổi thông tin tại phần Quản trị

người dùng và Quản trị hệ thống trong chương trình (Thêm mới, chỉnh sửa,xoá, phân quyền cho người sử dụng, thiết đặt thông tin và các tham số hệ

thống) (Quyền này được cấp cho người Quản trị chương trình)

 Quản trị danh mục hệ thống: Quyền này co phép cập nhật, tổ chức các thông

tin trong phần Danh mục (Thêm mới, chỉnh sửa, xoá) tạo sự thuận tiện trong

quá trình cập nhật, xử lý và lưu trữ thông tin của văn bản và hồ sơ (Quyền này được cấp cho Người quản trị chương trình và Văn thư)

 Xem tất cả hồ sơ công việc toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng

xem toàn bộ hồ sơ đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác) trong hệ thống

trừ các hồ sơ có tính mật của cơ quan (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

 Xem tất cả hồ sơ công việc của đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụng

xem toàn bộ hồ sơ của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả hồ sơ của người khác)trong hệ thống trừ các hồ sơ có tính mật của đơn vị (Người sử dụng thuộc đơn

vị nào thì xem được toàn bộ hồ sơ của đơn vị đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

 Xem tất cả văn bản đi, đến, dự thảo, hồ sơ công việc có tính mật của cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn bộ văn bản đi, đến, dự

thảo, hồ sơ có tính mật của cơ quan đã được lưu trữ (kể cả văn bản và hồ sơ mật

của người khác) trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

 Xem tất cả văn bản đi toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng

được quyền xem toàn bộ văn bản đi của cơ quan đã được lưu trữ (trừ các văn

bản mật, quan trọng) trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan)

 Xem tất cả văn bản đi của đơn vị: Quyền này cho phép người sử dụng xem

toàn bộ văn bản đi của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đi của người khác)trong hệ thống trừ các văn bản đi có tính mật của đơn vị (Người sử dụng thuộc

đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đi của đơn vị đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

 Xem tất cả văn bản đến toàn cơ quan: Quyền này cho phép người sử dụng

được quyền xem toàn bộ văn bản đến của cơ quan đã được lưu trữ (trừ các văn

bản mật, quan trọng) trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

 Xem tất cả văn bản đến của đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụng xem

toàn bộ văn bản đến của đơn vị đã được lưu trữ (kể cả văn bản đến của ngườikhác) trong hệ thống trừ các văn bản đến có tính mật của đơn vị (Người sửdụng thuộc đơn vị nào thì xem được toàn bộ văn bản đến của đơn vị đó)

(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

 Xem văn bản gửi nhận nội bộ: Quyền này cho phép người sử dụng xem toàn

bộ văn bản gửi nhận trong nội bộ của cơ quan, đơn vị đã được lưu trữ trong hệ

thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị(Lãnh đạo đơn vị nào thì xem được văn bản nội bộ của đơn vị đó)).

 Xem tất cả văn bản dự thảo và phiếu trình: Quyền này cho phép người sử

dụng xem toàn bộ các loại văn bản dự thảo và toàn phiếu trình đã được lưu trữ

(kể cả văn bản dự thảo và phiếu trình của người khác) trong hệ thống (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan)

 Cập nhật văn bản đến của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin của các loại

văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đường mạng (văn

bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người có quyền vào sổ các văn bản đến của cơ quan).

 Cập nhật văn bản đến của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của các loại

văn bản đến theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đường mạng (văn

bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người có quyền vào sổ các văn bản đến của đơn vị).

 Cập nhật văn bản đi của cơ quan: Cập nhật và lưu trữ thông tin của các loại

văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đường mạng (văn

bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người có quyền vào sổ các văn bản đi của cơ quan).

 Cập nhật văn bản đi của đơn vị: Cập nhật và lưu trữ thông tin của các loại

văn bản đi theo đường thông thường (trên giấy tờ) hay theo đường mạng (văn

bản điện tử) (Quyền này được cấp cho Văn thư hoặc người có quyền vào sổ các văn bản đi của đơn vị).

 Tạo mới văn bản dự thảo: Cho phép người sử dụng tự tạo mới văn bản dự

thảo (Quyền này thông thường được cấp cho các cán bộ, chuyên viên chuyên soạn thảo văn bản).

 Tạo mới hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng tự lập (tạo mới) hồ sơ công

việc(Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên chuyên trách ).

 Phân phối văn bản đến của cơ quan: Khi văn bản đến cơ quan, văn thư cơ

quan có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phân phối vănbản của cơ quan để phân phối đến các đơn vị hay phòng ban, cá nhân giải

quyết Trong chương trình, người đó sẽ được cấp quyền này (Thông thường

quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng (Chánh văn phòng) có quyền phân phối văn bản của cơ quan)

 Phân công xử lý văn bản đến cho đơn vị: Cho phép lãnh đạo cơ quan có thể

phân công cho đơn vị nào đó thực hiện xử lý văn bản đến (Quyền này thông thường được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

 Phân phối văn bản đến của đơn vị: Khi văn bản đến đơn vị, văn thư đơn vị có

trách nhiệm chuyển văn bản đến cho người có quyền phân phối văn bản củađơn vị để phân phối đến các phòng ban, cá nhân giải quyết Trong chương

trình, người đó sẽ được cấp quyền này (Thông thường quyền này được cấp cho Lãnh đạo văn phòng của đơn vị có quyền phân phối văn bản của đơn vị)

 Cho ý kiến chỉ đạo và phân công xử lý văn bản đến của đơn vị: Khi lãnh

đạo đơn vị nhận được văn bản đến của đơn vị thì lãnh đạo có thể cho ý kiến chỉđạo và phân công cho phòng ban hay cá nhân nào đó thực hiện xử lý văn bản

đến (Quyền này thông thường được cấp cho Lãnh đạo đơn vị).

 Phân công xử lý văn bản đến của phòng: Lãnh đạo phòng có trách nhiệm

phân công cho một hoặc vài cá nhân trong phòng thực hiện xử lý văn bản đến

(Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng hoặc người có quyền phân công công việc trong phòng ban)

 Duyệt văn bản dự thảo: Quyền này cho phép người sử dụng có thể duyệt được

tất cả văn bản dự thảo của cơ quan (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo cơ quan).

 Duyệt văn bản dự thảo của toàn đơn vị:Quyền này cho phép người sử dụng

có thể duyệt được tất cả văn bản dự thảo của toàn đơn vị (Người sử dụng thuộc

đơn vị nào thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của đơn vị đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo đơn vị)

 Duyệt văn bản dự thảo của phòng: Quyền này cho phép người sử dụng có thể

duyệt được tất cả văn bản dự thảo của phòng (Người sử dụng thuộc phòng nào

thì duyệt được toàn bộ văn bản dự thảo của phòng đó) (Quyền này được cấp cho Lãnh đạo phòng).

 Xử lý văn bản đến và hồ sơ công việc: Cho phép người sử dụng có thể xử lý

được văn bản đến và hồ sơ công việc nếu người sử dụng nhận được văn bản

hay hồ sơ (Quyền này được cấp cho các cán bộ, chuyên viên )