Ap dụng UML và phần mềm RATIONAL ROSE vào xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tập đoàn dệt may việt nam (vinatex)

MỤC LỤC CHƯƠNG 3 : ÁP DỤNG UML VÀ PHẦN MỀM RATIONAL ROSE VÀO XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM (VINATEX) 3 3.1. Mô tả bài toán 3

1 MỤC LỤC CHƯƠNG : ÁP DỤNG UML VÀ PHẦN MỀM RATIONAL ROSE VÀO XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐỒN DỆT MAY VIỆT NAM (VINATEX) 3.1 Mơ tả toán Bài toán đặt quản lý văn hồ sơ cơng việc tập đồn diệt may Việt Nam (Vinatex) Hiện nay, văn phòng thuộc Vinatex, số lượng văn đến phát sinh hàng năm lớn : khoảng 4500 Số lượng thư từ lên đến khoảng 200 thư ngày Tại Vinatex, việc theo dõi xử lý thực hồn tồn thủ cơng, chưa có quy trình báo cáo kết quả, muốn biết tình hình xử lý văn đến phải trực tiếp hỏi giao xử lý Thời gian chép văn gửi phòng ban xử lý tốn nhiều phiếu photo Việc tra cứu tìm kiếm văn cũ thời gian công sức nhân viên lưu trữ Cán Vinatex mong muốn theo dõi trình xử lý văn bản, in sổ đến sổ văn báo cáo xử lý văn bản; giảm thời gian in ấn photo tài liệu; giảm thời gian luân chuyển văn đến đơn vị xử lý; tra cứu văn bản, hồ sơ nhanh chóng thuận tiện Để giải tình trạng thỏa mãn mong muốn thiết thực đó, giải pháp hữu hiệu tin học hóa q trình ln chuyển xử lý văn bản, tài liệu hồ sơ công việc Phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc xây dựng với mục đích 3.2 Mơ hình hóa nghiệp vụ Sau phân tích khía cạnh cụ thể tốn, hiểu khái quát qua chất toán, vấn đề tồn tại, cần giải mà tốn đặt Để giải vấn đề đó, cần sử dụng hệ thống mơ hình (đã trình bày trên) để phân tích khía cạnh tốn Trước hết tìm hiểu khái quát hệ thống quản lý văn hồ sơ tồn tại Vinatex, cách hoạt động bản, người nhận thông tin, người cung cấp thông tin Ứng dụng UML vào phân tích vấn đề này, ta sử dụng role, actor Uses Case (UC) Mỗi actor chủ thể hành động hệ thống (ví dụ : người dùng, hệ thống trả lời tự động, quản trị hệ thống…), UC hành động chủ thể ( ví dụ người dùng đăng nhập vào hệ thống) actor đóng role (vai trị) hệ thống Tồn actor, UC, role liên kết tạo thành mơ hình hồn chỉnh để diễn tả toàn cảnh hệ thống hoạt động, mà cụ thể hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc này, gồm ba phân hệ sau : • Quản lý văn đến • Quản lý văn • Quản lý hồ sơ công việc Đầu tiên, xem xem phân hệ quản lý văn đến hoạt động nào? Mơ hình hoạt động hệ thống quản lý văn đến Vinatex hoạt động sau : Trong phân hệ này, có actor văn thư người dùng hệ thống Văn thư có UC nhập văn đến, UC bao gồm UC quét văn phần mở rộng UC Quản lý phiên Actor thứ hai người dùng hệ thống, actor có UC sau : Phân phối văn tài liệu, nhận xử lý văn tài liệu, thu hồi văn chuyển nhầm, tra cứu cơng việc, tìm kiếm, xem in báo cáo Tiếp theo, tìm hiểu toàn cảnh hoạt động phân hệ quản lý văn Mơ hình hoạt động phân hệ sau : Phân hệ gồm actor văn thư người dùng hệ thống Văn thư có UC cấp sổ phát hành văn đi, UC gồm UC bao gồm Quét văn Ngược lại với văn thư, có role hẹp actor Người dùng hệ thống lại có role rộng, gồm có UC sau : Tạo văn tài liệu, Phân phối văn tài liệu, Nhận xử lý văn tài liệu, tra cứu công việc, tra cứu tài liệu, xem in báo cáo, tìm kiếm UC tạo văn tài liệu UC mở rộng UC quản lý phiên Cuối ta xét đến mơ hình làm việc quản lý hồ sơ công việc : MTM01 Tao moi, liet ke, chinh sua, xoa, phan quyen thu muc (from Quan ly thu muc (MTM)) HSC01 Tao moi Ho so cong viec HSC02 Chinh sua, xoa, phan quyen Ho so cong viec Ng­êi dïng hÖ thèng (from Quan tri nguoi dung (MND)) ) MTC01 Tra cuu tai lieu (from Tra cuu (MTC)) HSC03 Xu ly Ho so cong viec MTK01 Tim kiem (from Tim kiem (MTK)) Trong phân hệ này, có actor người dùng hệ thống Actor có UC sau : tạo hồ sơ công việc, chỉnh sửa phân quyền hồ sơ công việc, tra cứu tài liệu, xử lý hồ sơ cơng việc, tìm kiếm… Trong ba phân hệ gặp thấy role người dùng hệ thống Vậy cụ thể người dùng hệ thống ai, quyền hạn chức họ toàn hệ thống Để hiểu thêm vấn đề này, tìm hiểu mơ hình hoạt động phân hệ không tham gia trực tiếp vào trình tạo văn hay tài liệu mà thực role quản trị hệ thống Các phân hệ : • Phân hệ quản trị người dùng • Phân hệ quản trị danh mục • Phân hệ quản lý khai thác thơng tin Thứ nhất, mơ hình hoạt động phân hệ quản trị người dùng biểu diễn sau : Quản trị người dùng thực actor quản trị hệ thống Actor thực UC sau: quản trị nhóm, quản trị người dùng quản trị vai trị Ở cơng ty, nhân viên thuộc phòng ban khác nhau, hệ thống phịng ban thể nhóm Actor quản trị người dùng thực chức quản trị nhóm (tức tương ứng với quản lý phòng ban thực tế) quản trị người dùng tức quản lý nhân viên thực tế Điều đặc biệt quản trị hệ thống quản trị vai trị người dùng hệ thống Quản trị vai trò chức đặc biệt, chức định kiểm sốt vai trị nhân viên hệ thống Chức thể tính tin học hóa hệ thống rõ nét nhất, thực tế khái niệm quản lý vai trị khía cạnh không rõ ràng, tin học hệ thống automantic việc đưa vai trị thành chức quản lý cần thiết Điều cho thấy điểm mạnh UML ngôn ngữ thiết kế khác Với ngôn ngữ thiết kế khác vấn đề khó giải Thứ hai, phân hệ quản trị danh mục Danh mục tập hợp tài liệu văn xếp theo chủ đề Mục đích việc làm để tiện cho việc tra cứu tìm kiếm văn hay tài liệu Mơ hình hoạt động cụ thể phân hệ : MDM01 Tao moi, liet ke, chinh sua, xoa ban ghi DM Ng­êi dïng hÖ thèng (from Quan tri nguoi dung (MND)) ) MTC01 Tra cuu tai lieu (from Tra cuu (MTC)) Phân hệ có actor người dùng hệ thống, actor có hai UC tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa xóa ghi danh mục tra cứu tài liệu Thứ ba, xem xét phân hệ quản lý khai thác thơng tin Mơ hình làm việc phân hệ sau : Ng­êi dïng hÖ thèng MTC01 Tra cuu tai lieu (from Quan tri nguoi dung (MND)) ) MTC02 Tra cuu cong viec MTC03 Tuy chinh thong tin hien thi Ng­êi dïng hÖ thèng (from Quan tri nguoi dung (MND)) ) MTK01 Tim kiem MBC01 Xem va in bao cao Ng­êi dïng hÖ thèng (from Quan tri nguoi dung (MND)) ) Quản trị hệ thống MBC02 Xen va in bao cao hoat dong nguoi dung (from Quan tri nguoi dung (MND)) ) Tóm lại, sau nghiên cứu loạt mơ hình hoạt động phân hệ hệ thống, có nhìn khái quát hoạt động hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc vinatex Đây cánh cửa để tiến vào thao tác dự án Với mơ hình đó, thấy, hệ thống tồn tại Vinatex, thực số chức : quản lý văn đến, đi, hồ sơ cơng việc, tra cứu, tìm kiếm, xem in báo cáo Chức vậy, cụ thể chức thực nào, hành vi thực hệ thống sao? Câu trả lời có phần 3.3 Mơ hình chức hệ thống Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc cơng ty Vinatex hoạt động theo mơ hình sau : 10 Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Phiên 1.0 Quản lý văn đến Quản lý văn Khai thác thông tin Quản trị danh mục Quản lý Hồ sơ công việc Quản lý kho tài liệu dùng chung Quản trị người dùng Quản trị hệ thống Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Vinatex xây dựng có chức sau :  Quản lý văn đến : quản lý thông tin nội dung văn đến quy trình luân chuyển văn đến  Quản lý văn : quản lý thông tin nội dung văn quy trình lập, phê duyệt phát hành văn Cơ quan  Quản lý hồ sơ công việc : o Quản lý thông tin hồ sơ công việc, tài liệu lưu trữ hồ sơ công việc o Quản lý xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc  Khai thác thông tin o Khai thác thông tin quản lý hệ thống o Cung cấp chức khai thác thông tin gồm  Tra cứu văn tài liệu  Tìm kiếm văn tài liệu  Lập in sổ văn đến, đi, tờ trình cơng việc 38 3.5.4.2 Form Đăng nhập c.Form Quản trị người dùng 39 3.5.4.2 Form Tạo văn đến 40 3.5.4.4 Form Tạo văn 3.6 Test hoạt động phần mềm Test hoạt động phần mềm giai đoạn đưa kịch test Hệ thống trước đưa vào sử dụng cần phải test cẩn thận Nếu quy trình test thực khơng tốt hệ thống vào thực tế, gặp nhiều lỗi khó người dùng chấp nhận.Trong khuôn khổ chuyên đề thực tập, với quy mô phần mềm giới hạn thực tế, cơng việc chủ yếu thực giai đoạn này, bắt lỗi phần mềm Cụ thể tất chức phần mềm sử dụng bắt lỗi 3.7 Triển khai cài đặt phần mềm Triển khai hoạt động phần mềm quy trình đưa phần mềm vào thực tế, tiến hành cài đặt hệ thống sở vật chất cho phần mềm hoạt động, hay người ta thường gọi với thuật ngữ “cấu hình phần cứng” Trong khn khổ chuyên đề, phần mềm chưa có điều kiện áp dụng thực tế Tuy 41 nhiên, đưa cấu hình phần cứng yêu cầu để tham khảo cách hoạt động phần mềm 3.7.1 Mơ hình cài đặt hệ thống Chú thích Hệ thống máy chủ Chi tiết Hình S.lượng Mơ tả Máy chủ Email Máy chủ CSDL Máy chủ Web Máy chủ ứng dụng Máy quét Máy trạm Máy in Máy chủ quản lý in ấn Các máy trạm tham gia hệ thống ` ` ` Các thiết bị dùng chung ` ` 42 3.7.1 Yêu cầu phần cứng Để vận hành hệ thống, phải có hệ thống phần cứng sau: Yêu cầu máy chủ, máy trạm 43 YC máy chủ, máy trạm Cấu hình tối thiểu (hoặc tương đương) Bộ vi xử lý Máy trạm (tương mạnh hơn) 512MB RAM Đối với máy Văn thư cần tối thiểu 256MB RAM Ổ cứng đương Pentium 2, 400Mhz 128MB RAM Bộ nhớ Cấu hình đề xuất 20GB 40GB 44 Bộ vi xử lý Intel® Pentium® Processor 3,2 GHz Bộ nhớ 2GB RAM 3GB RAM Ổ cứng 40GB 120GB * 10GB trống để chạy chương trình * Dung lượng ổ cứng để lưu trữ Máy chủ liệu: 30GB (Có thể tăng thêm ổ cứng để hỗ trợ lưu trữ sau dự tính: 15GB lưu trữ / 1năm) Card mạng Có ổ CDROM tốc độ 100 Mbps tốc độ 100 Mbps 45 Các thiết bị hỗ trợ khác:  Máy Quét (Scanner): Thiết bị quét ảnh, tài liệu dạng văn (hard copy), dùng để chuyển đổi văn bản, tài liệu, ảnh, … thành tài liệu dạng số hóa để lưu trữ hệ thống  Máy in (Printer): Thiết bị dùng để in văn dạng số hóa thành văn bản, tài liệu dạng hard copy (không bắt buộc) 3.7.2 Yêu cầu phần mềm Để vận hành hệ thống, phải có phần mềm sau đây: Máy trạm: Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 trở lên Trình duyệt IE 5.5 cao hơn, dùng để máy trạm làm việc, thao tác với liệu thông qua mạng LAN, Internet, Leased Phone Line Các ứng dụng văn phòng khác Microsoft Office 97 cao (không bắt buộc) dùng để thao tác với liệu dạng văn số hóa Máy chủ: Hệ điều hành Microsoft Windows 2000 cao (Microsoft Windows 2000 Advance Server, Microsoft Windows 2003 Advance Server) Hệ quản trị sở liệu (DBMS) Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2005 dùng để lưu trữ, quản trị thơng tin liệu tồn hệ thống 46 Web Server Microsoft Internet Information Server (IIS) Microsoft Personal Web Server dùng để vận hành ứng dụng Web, trao đổi trang web, scripts, file, … với máy trạm thông qua HTTP Tường lửa (FireWall), dùng ứng dụng FireWall nào, dùng để bảo vệ mạng nội hay máy tính cá nhân khỏi xâm nhập trái phép gia nhập Internet Trình quét virus (Anti Virus), dùng ứng dụng Anti virus có, khuyến nghị nên dùng Norton Anti Virus Corporate 7.6 cao 3.7.3 Yêu cầu truyền thông Mạng (Network): Local Area Network (LAN): Là hệ thống thiết kế để liên kết máy trạm với máy trạm với máy chủ 47 KÊT LUẬN Sau thời gian thực tập, em xây dựng thành công phần mềm “quản lý văn hồ sơ công việc tập đoàn diệt may Vinatex” Phần mềm đời đáp ứng số yêu cầu tập đoàn đặt vấn đề quản lý văn quy trình xử lý hồ sơ cơng việc Khối lượng cơng việc giảm hẳn, khả lưu trữ tìm kiếm tăng lên, đồng thời khả lưu trữ văn tiện dụng hơn, nhanh chóng đảm bảo tính xác Trong q trình thực đề tài, em nghiên cứu thành cơng q trình ln chuyển văn bản, gồm văn đến, văn hay hồ sơ công việc; quy định nhà nước quản lý văn đặc biệt nghiệp vụ văn thư quan - vấn đề cần thiết thực tiễn tới Phần mềm “quản lý văn hồ sơ công việc công ty Vinatex” đề cập đề án em, phần hệ thống phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc thực tế.Em hi vọng phần mềm có tính khả thi thực tế, với cấu hình hệ thống trình bày phần ba đề tài Kết thúc giai đoạn thực tập, lần em xin cảm ơn anh Kim Văn Diệp – cán hướng dẫn thực tập công ty CMCSoft cô Trần Thị Thu Hà – giáo viên hướng dẫn em thời gian thực tập Em xin chân thành cảm ơn! 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Cấu trúc liệu giải thuật – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân Bài giảng Công nghệ phần mềm – PGS.TS Hàn Viết Thuận – Đại học Kinh tế Quốc dân Giáo trình Cơ sở liệu 1, – ThS Trần Công Uẩn – Đại học Kinh tế Quốc dân Kĩ thuật lập trình Visual Basic 21 ngày - Ngọc Anh Thư – NXB Giáo dục Giáo trình Nhập mơn UML – Vũ Chí Bình – NXB Minh Khai Kỹ nghệ phần mềm – Cách tiếp cận người thực hành – Roger S.Pressman – NXB Giáo dục Trang web : www.cmc.com.vn www.cmcsoft.com.vn 49 PHỤ LỤC Phụ lục : Code modul đăng nhập chương trình Private Sub CmdOK_Click() Dim strSQL As String Dim bHople As Boolean strSQL = " SELECT MaND,TenND,Matkhau FROM NguoiDung " Set rs = New ADODB.Recordset rs.Open strSQL, cn, adOpenStatic, adLockOptimistic If rs.BOF = True Then MsgBox "Khong doc duoc thong tin co so du lieu" rs.Close cn.Close Exit Sub End If rs.MoveFirst bHople = False Do While (Not rs.EOF) And (Not bHople = True) If (rs!TenND = TxtND.Text And rs!Matkhau = TxtMK.Text) Then bHople = True Else rs.MoveNext End If 50 Loop If bHople = False Then MsgBox " Mat khau hoac ten dang nhap sai! Moi nhap lai" Else Me.Hide 'TxtND.Text = "" TxtMK.Text = "" End If rs.Close 'cn.Close End Sub Private Sub cmdThoat_Click() Me.Hide End Sub Private Sub Form_Load() Me.Top = CInt(Me.ScaleHeight / 2) + CInt(Me.Height / 2) Me.Left = CInt(Me.ScaleWidth / 2) + CInt(Me.Width / 2) 'MsgBox End Sub 51 Phụ lục : Mẫu sổ văn đến TẬP ĐỒN DỆT MAY VIỆT NAM Ngày ……tháng…….năm… (1) SỔ VĂN BẢN ĐẾN Từ ngày …đến ngày…/ Từ số … đến số (2) Loại sổ:…………(3) Tổng số văn bản…………(4) Đơn vị Cá nhân: ………(5) Ghi chú: Định dạng chung − Fort chữ: Times New Roman − Cỡ chữ: 14 52 Định dạng trang − Cách (Top) : 2.5 cm − Cách (Bottom): 2.5 cm − Căn trái (Left): cm − Căn phải (Right): cm ... thống quản lý văn hồ sơ công việc Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc này, gồm ba phân hệ sau : • Quản lý văn đến • Quản lý văn • Quản lý hồ sơ cơng việc Đầu tiên, xem xem phân hệ quản lý văn. .. thực tập, em xây dựng thành công phần mềm ? ?quản lý văn hồ sơ công việc tập đoàn diệt may Vinatex” Phần mềm đời đáp ứng số yêu cầu tập đoàn đặt vấn đề quản lý văn quy trình xử lý hồ sơ cơng việc. .. Quản trị danh mục Quản lý Hồ sơ công việc Quản lý kho tài liệu dùng chung Quản trị người dùng Quản trị hệ thống Phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc Vinatex xây dựng có chức sau :  Quản lý văn