Ap dụng UML và phần mềm RATIONAL ROSE vào xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tập đoàn dệt may việt nam (vinatex)

MỤC LỤC CHƯƠNG 3 : ÁP DỤNG UML VÀ PHẦN MỀM RATIONAL ROSE VÀO XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM (VINATEX) 3 3.1. Mô tả bài toán 3

MỤC LỤC

CHƯƠNG 3 : ÁP DỤNG UML VÀ PHẦN MỀM RATIONAL ROSE VÀO XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ

CÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM (VINATEX) 3

3.1 Mô tả bài toán 3

3.2 Mô hình hóa nghiệp vụ 3

3.3 Mô hình chức năng của hệ thống 11

3.4 Mô hình mô tả workflow 13

3.4.1 Quy trình quản lý văn bản đến 13

3.4.1.1 Mô hình luân chuyển 14

3.4.1.2 Mô tả sơ đồ quy trình 15

3.4.2 Quy trình soạn thảo, phê duyệt văn bản đi 17

3.4.2.1 Mô hình luân chuyển 17

3.4.2.2 Mô tả quy trình 18

3.5 Mô hình kiến trúc phần mềm 20

3.5.1 Mô hình kiến trúc chung 20

3.5.2 Mô hình cơ sở dữ liệu 22

3.5.3 Hệ thống modul của phần mềm 32

3.5.3.1 Thuật toán Đăng nhập 32

3.5.3.2 Thuật toán tìm kiếm 33

3.5.3.3 Thuật toán Thêm dữ liêu 34

3.5.3.4 Thuật toán Sửa dữ liệu 35

3.5.3.5 Thuật toán Xóa dữ liệu 36

3.5.3.6 Thuật toán In báo cáo 37

3.5.4 Hệ thống giao diện phần mềm 38

3.5.4.1 Form Main 38

3.5.4.2 Form Đăng nhập 39

3.5.4.2 Form Tạo mới văn bản đến 40

3.5.4.4 Form Tạo mới văn bản đi 41

3.6 Test hoạt động của phần mềm 41

3.7 Triển khai cài đặt phần mềm 41

CHƯƠNG 3 : ÁP DỤNG UML VÀ PHẦN MỀM RATIONAL ROSEVÀO XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠCÔNG VIỆC TẠI TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM (VINATEX)3.1 Mô tả bài toán

Bài toán đặt ra ở đây là quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tập đoàndiệt may Việt Nam (Vinatex) Hiện nay, tại các văn phòng thuộc Vinatex, sốlượng văn bản đến phát sinh hàng năm là rất lớn : khoảng 4500 Số lượng thưtừ lên đến khoảng 200 thư một ngày Tại Vinatex, việc theo dõi xử lý hiệnnay được thực hiện hoàn toàn thủ công, chưa có quy trình báo cáo kết quả, vàmuốn biết tình hình xử lý văn bản đến phải trực tiếp hỏi được giao xử lý Thờigian sao chép văn bản gửi các phòng ban xử lý và tốn nhiều phiếu photo Việctra cứu tìm kiếm văn bản cũ rất mất thời gian và công sức của nhân viên lưutrữ.

Cán bộ tại Vinatex hiện nay rất mong muốn có thể theo dõi được quátrình xử lý văn bản, in được sổ đến và sổ đi của văn bản và báo cáo xử lý vănbản; giảm được thời gian in ấn và photo tài liệu; giảm được thời gian luânchuyển văn bản đến các đơn vị xử lý; tra cứu được văn bản, hồ sơ được nhanhchóng thuận tiện.

Để giải quyết tình trạng và thỏa mãn những mong muốn thiết thực đó,giải pháp hữu hiệu là tin học hóa quá trình luân chuyển và xử lý văn bản, tàiliệu và hồ sơ công việc Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đượcxây dựng với mục đích đó.

3.2 Mô hình hóa nghiệp vụ

Sau khi phân tích từng khía cạnh cụ thể của bài toán, chúng ta đã hiểukhái quát qua về bản chất của bài toán, những vấn đề còn tồn tại, cần giảiquyết mà bài toán đặt ra Để giải quyết vấn đề đó, chúng ta cần sử dụng hệthống các mô hình (đã trình bày ở trên) để phân tích từng khía cạnh của bài

toán Trước hết chúng ta sẽ tìm hiểu khái quát về hệ thống quản lý văn bản vàhồ sơ đang tồn tại tại Vinatex, về cách hoạt động cơ bản, ai là người nhậnthông tin, ai là người cung cấp thông tin Ứng dụng UML vào phân tích vấnđề này, ta sử dụng những role, actor và Uses Case (UC) Mỗi một actor là mộtchủ thể hành động trong hệ thống (ví dụ như là : người dùng, hệ thống trả lờitự động, quản trị hệ thống…), mỗi một UC là một hành động của chủ thể ( vídụ như người dùng đăng nhập vào hệ thống) và mỗi một actor sẽ đóng mộtrole (vai trò) trong hệ thống Toàn bộ những actor, UC, và role khi liên kết sẽtạo thành những mô hình hoàn chỉnh để diễn tả toàn cảnh của hệ thống hoạtđộng, mà cụ thể ở đây là hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc Hệthống quản lý văn bản và hồ sơ công việc này, gồm ba phân hệ con như sau :

 Quản lý văn bản đến Quản lý văn đi

 Quản lý hồ sơ công việc

Đầu tiên, chúng ta xem xem phân hệ quản lý văn bản đến hoạt động nhưthế nào? Mô hình hoạt động của hệ thống quản lý văn bản đến tạiVinatex hoạt động như sau :

Trong phân hệ này, có 2 actor là văn thư và người dùng hệ thống Vănthư chỉ có một UC là nhập văn bản đến, và UC này bao gồm cả UC quét vănbản và là phần mở rộng của UC Quản lý phiên bản Actor thứ hai là ngườidùng hệ thống, actor có các UC sau : Phân phối văn bản và tài liệu, nhận vàxử lý văn bản tài liệu, thu hồi văn bản chuyển nhầm, tra cứu công việc, tìmkiếm, xem và in báo cáo.

Tiếp theo, chúng ta cùng tìm hiểu toàn cảnh hoạt động của phân hệquản lý văn bản đi Mô hình hoạt động của phân hệ này như sau :

Phân hệ này cũng gồm 2 actor là văn thư và người dùng hệ thống Vănthư cũng chỉ có một UC là cấp sổ phát hành văn bản đi, nhưng UC này gồmmột UC bao gồm nữa là Quét văn bản Ngược lại với văn thư, có role khá hẹpthì actor Người dùng hệ thống lại có một role rất rộng, gồm có các UC sau :Tạo văn bản tài liệu, Phân phối văn bản tài liệu, Nhận và xử lý văn bản tàiliệu, tra cứu công việc, tra cứu tài liệu, xem và in báo cáo, tìm kiếm UC tạovăn bản tài liệu là UC mở rộng của UC quản lý phiên bản.

Cuối cùng ta cùng xét đến mô hình làm việc của quản lý hồ sơ côngviệc :

HSC01 Tao moi Ho so cong viec

HSC02 Chinh sua, xoa, phan quyen Ho so cong viec

HSC03 Xu ly Ho so cong viec

MTC01 Tra cuu tai lieu

(from Tra cuu (MTC))

MTK01 Tim kiem

(from Tim kiem (MTK))

Ng êi dïng hÖ thèng

(from Quan tri nguoi dung (MND)) )

MTM01 Tao moi, liet ke, chinh sua, xoa, phan quyen thu muc

(from Quan ly thu muc (MTM))

Trong phân hệ này, chỉ có một actor là người dùng hệ thống Actor nàycó các UC sau : tạo mới hồ sơ công việc, chỉnh sửa phân quyền hồ sơ côngviệc, tra cứu tài liệu, xử lý hồ sơ công việc, tìm kiếm…

Trong ba phân hệ trên chúng ta đã gặp thấy được role của những ngườidùng hệ thống Vậy cụ thể người dùng hệ thống là những ai, quyền hạn vàchức năng của họ như thế nào đối với toàn bộ hệ thống Để hiểu thêm vấn đềnày, chúng ta cùng đi tìm hiểu mô hình hoạt động của những phân hệ khôngtham gia trực tiếp vào quá trình tạo ra văn bản hay tài liệu mà nó thực hiệnrole quản trị hệ thống Các phân hệ đó là :

 Phân hệ quản trị người dùng Phân hệ quản trị danh mục

 Phân hệ quản lý khai thác thông tin

Thứ nhất, mô hình hoạt động của phân hệ quản trị người dùng đượcbiểu diễn như sau :

Quản trị người dùng được thực hiện bởi actor quản trị hệ thống.Actor này thực hiện các UC sau: quản trị nhóm, quản trị người dùngvà quản trị vai trò Ở công ty, mỗi nhân viên thuộc các phòng bankhác nhau, ở trong hệ thống mỗi phòng ban đó được thể hiện trongmột nhóm Actor quản trị người dùng thực hiện chức năng quản trịnhóm (tức là tương ứng với quản lý phòng ban ở trong thực tế) vàquản trị người dùng tức là quản lý những nhân viên trong thực tế.Điều đặc biệt là quản trị hệ thống có thể quản trị vai trò của từngngười dùng trong hệ thống Quản trị vai trò là một chức năng đặcbiệt, chức năng này sẽ quyết định và kiểm soát vai trò của từng nhân

viên trong hệ thống Chức năng này thể hiện tính tin học hóa hệthống rõ nét nhất, vì trên thực tế khái niệm quản lý vai trò là mộtkhía cạnh không được rõ ràng, nhưng trong tin học khi các hệ thốngautomantic thì việc đưa vai trò thành một chức năng quản lý là rấtcần thiết Điều này cũng cho thấy điểm mạnh của UML đối với cácngôn ngữ thiết kế khác Với các ngôn ngữ thiết kế khác đây là mộtvấn đề rất khó giải quyết.

Thứ hai, là phân hệ quản trị danh mục Danh mục là tập hợp các tàiliệu và văn bản được sắp xếp theo chủ đề Mục đích chính của việclàm này là để tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm văn bản hay tài liệu.Mô hình hoạt động cụ thể của phân hệ này là :

MDM01 Tao moi, liet ke, chinh sua, xoa ban ghi trong DM

Ng êi dïng hÖ thèng

(from Quan tri nguoi dung (MND)) )

MTC01 Tra cuu tai lieu

(from Tra cuu (MTC))

Phân hệ này có một actor là người dùng hệ thống, actor này có haiUC là tạo mới, liệt kê, chỉnh sửa và xóa bản ghi trong danh mục vàtra cứu tài liệu.

Thứ ba, chúng ta cùng xem xét phân hệ quản lý khai thác thông tin.Mô hình làm việc của phân hệ này như sau :

MTC03 Tuy chinh thong tin hien thi

MTC02 Tra cuu cong viecMTC01 Tra cuu tai lieuNg êi dïng hÖ

(from Quan tri nguoi dung (MND)) )

MTK01 Tim kiemNg êi dïng hÖ

(from Quan tri nguoi dung (MND)) )

MBC01 Xem va in bao caoNg êi dïng hÖ

(from Quan tri nguoi dung (MND)) )

MBC02 Xen va in bao cao hoat dong nguoi dungQu¶n trÞ hÖ thèng

(from Quan tri nguoi dung (MND)) )

Tóm lại, sau khi nghiên cứu một loạt mô hình hoạt động của cácphân hệ trong hệ thống, chúng ta đã có cái nhìn khái quát hoạt độngcủa hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại vinatex Đây làcánh cửa đầu tiên để chúng ta tiến vào những thao tác tiếp theo trong

dự án này Với những mô hình đó, chúng ta có thể thấy, hệ thốngđang tồn tại tại Vinatex, thực hiện một số chức năng cơ bản như :quản lý văn bản đến, đi, hồ sơ công việc, tra cứu, tìm kiếm, xem vàin báo cáo Chức năng là như vậy, nhưng cụ thể từng chức năng thựchiện như thế nào, hành vi thực hiện của hệ thống ra sao? Câu trả lờisẽ có trong những phần dưới đây.

3.3 Mô hình chức năng của hệ thống

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc công ty Vinatexhoạt động theo mô hình sau :

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phiên bản 1.0

Quản lý văn bản đếnQuản lý văn bản đi Quản lý Hồ sơ công việc

Quản trị người dùngQuản trị danh mục

 Quản lý hồ sơ công việc :

o Quản lý các thông tin hồ sơ công việc, và các tài liệuđược lưu trữ trong hồ sơ công việc

o Quản lý xử lý công việc thông qua hồ sơ công việc Khai thác thông tin

o Khai thác thông tin được quản lý trong hệ thốngo Cung cấp các chức năng khai thác thông tin gồm

 Tra cứu văn bản tài liệu Tìm kiếm văn bản tài liệu

 Lập và in sổ văn bản đến, đi, tờ trình công việc Thống kế VB đến, phiếu giao việc theo tình trạng

xử lý

 Quản lý kho văn bản dùng chung : Tập hợp các văn bản, tàiliệu đã có sẵn vào một kho tài liệu và chia sẻ quyền sử dụngcho toàn bộ người dùng trong hệ thống

 Quản trị danh mục : Quản lý các nhóm thông tin danh mụcphục vụ cho việc tra cứu tìm kiếm

 Quản trị người dùng

o Quản trị người dùngo Quản trị vai tròo Quản trị phòng ban Quản trị hệ thống

o Kiểm soát sự truy nhậpo Sao lưu dữ liệu định kỳ

o Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệuo Lập báo cáo vận hành hệ thống

Các chức năng này được phân vào ba nhóm :

 Nhóm Người dùng : gồm các chức năng tác động trực tiếp tớinghiệp vụ mà phần mềm xử lý, gồm có quản lý văn bản đến,quản lý văn bản đi và quản lý hồ sơ công việc

 Nhóm Tra cứu, tìm kiếm thông tin : là chức năng chung giànhcho tất các UC, và là nhóm chức năng hỗ trợ cho nhóm chứcnăng người dùng

 Nhóm Hệ thống : là nhóm chức năng tác động sự hoạt độngcủa hệ thống

3.4 Mô hình mô tả workflow

Workflow là các luồng công việc cụ thể trong hệ thống Luồng

công việc này được phân tích ra từ trong thực tế, và được sử dụng để“định nghĩa hóa” trong sản xuất phần mềm Trong công nghệ sảnxuất phần mềm, việc định nghĩa các workflow là rất quan trọng, vìtrong thực tế, các hoạt động diễn ra rất phức tạp, nhiều khía cạnh,trong khi đó, đối với tin học lại đòi hỏi tính chính xác Để giải quyết

vấn đề này, thuật ngữ workflow đã ra đời.

Mô hình mô tả workflow chính là mô hình mô tả sự hoạt động của

hệ thống Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Vinatex,gồm có 2 chức năng chính tức là có 2 quy trình chính liên quan tớitoàn bộ hệ thống.

3.4.1 Quy trình quản lý văn bản đến

Quản lý văn bản đến là quản lý thông tin, xử lý văn bản đến cũngnhư thông tin luân chuyển của văn bản đến

3.4.1.1 Mô hình luân chuyển

Quy trình luân chuyển xử lý văn bản đến

Phó Lãnh đạo cơ quan

LĐ văn phòngVăn thư cơ quan

Bắt đầu

Văn bản đến

1 Kiểm tra2 Đóng dấu

VB ĐẾN

đạo xử lý2 Phân xử lý1 Trình lãnh

đạo2 Nhập ý kiến chỉ đạo3 Chuyển XL

1 Vào sổ2 Chuyển XL

Cho ý kiến phân phối VB

Cho ý kiến chỉ đạo XL

1 Cho ý kiến chỉ đạo xử lý2 Phân xử lý

1 Xử lý2 Lập hồ sơ công việc

Cho ý kiến chỉ đạo XL

Chuyển bản giấy cho đơn vị chủ trì

1 Ký nhận bản giấy2 Chuyển cho người xử lý

1 Chuyển cho người xử lý

1 Nhận bản giấy2 Đưa vào HSCV3 Xử lý VB

3.4.1.2 Mô tả sơ đồ quy trình

 Bước 1: Văn thư tiếp nhận văn bản đếnThao tác trên phần mềm QLVB&HSCV

 Vào sổ văn bản đến, quét văn bản vào chương trình Trình Lãnh đạo Văn phòng xử lý

 Bước 2: Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến phân phối văn bản

 Xem xét văn bản, cho ý kiến phân phối văn bản

 Chuyển cho Lãnh đạo các đơn vị xử lý (Trường hợpchuyển thẳng văn bản cho các đơn vị xử lý không cần xiný kiến chỉ đạo của Lãnh đạo cơ quan) đồng thời chuyển cccho Thư ký lãnh đạo một bản để theo dõi

 Hoặc Chuyển cho thư ký lãnh đạo để trình Lãnh đạo cơquan cho ý kiến chỉ đạo

 Hoặc trực tiếp trình lên Phó Lãnh đạo cơ quan cho ý kiếnchỉ đạo và phân phối văn bản

 Bước 3: Thư ký lãnh đạo trình Lãnh đạo cơ quan xem xét văn bản đến

 Trình lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo

 Nhận lại văn bản từ Lãnh đạo cơ quan để chuyển cho cácđơn vị xử lý

 Bước 4: Lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo xử lý và phân phối văn bản

 Cho ý kiến phân phối văn bản và ý kiến chỉ đạo xử lý nếucó

 Chuyển lại cho thư ký xử lý

 Bước 5: Phó Lãnh đạo cơ quan xử lý văn bản đến

 Nhập ý kiến chỉ đạo xử lý và ý kiến phân phối văn bản(nếu có)

 Chuyển cho các đơn vị xử lý

 Bước 6: Lãnh đạo đơn vị xử lý văn bản đếnThao tác trên phần mềm QLVB&HSCV

 Xem xét văn bản, cho ý kiến chỉ đạo xử lý Chuyển văn bản đến cho cấp phó chuyên trách Hoặc chuyển văn bản đến cho chuyên viên xử lý

 Hoặc tự xử lý và kết thúc quy trình xử lý tại đơn vị nhậnvăn bản

 Bước 7: Phó Lãnh đạo đơn vị xử lý văn bản đếnThao tác trên phần mềm QLVB&HSCV

 Xem xét văn bản, cho ý kiến chỉ đạo xử lý Chuyển văn bản đến cho chuyên viên xử lý

 Hoặc tự xử lý và kết thúc quy trình xử lý tại đơn vị nhậnvăn bản

 Bước 8: Chuyên viên nhận văn bản thực hiện giải quyết văn bản, kết thúc

quy trình xử lý văn bản tại đơn vị nhận văn bản.

3.4.2 Quy trình soạn thảo, phê duyệt văn bản đi

Quy trình này là quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quytrình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan Mô hình hoạt độngcủa quy trình như sau :

3.4.2.1 Mô hình luân chuyển

Quy trình luân chuyển xử lý văn bản đi

Đơn vị ngoài cơ quanThư ký lãnh đạo cơ

Trình văn bản cho Lãnh đạo cơ

quan phê duyệt

1 Phê duyệt2 Ký văn bản

1 Đóng dấu2 Vào sổ3 Phát hành VB

Văn bản điIn văn bản

trong phần mềm2 Chỉnh sửa văn

bản điXét duyệt về

Trình duyệt về thể thức(2.2)

Trình lãnh đạo ký

duyệt văn bản đi(1.4)

(4.2) Phê duyệt(2.3) Văn bản được lãnh đạo cơ quan ký duyệt

Phát hành văn bản cho các đơn vị

bên ngoài

Xử lý như văn bản đến đơn vị(4.1) Y/c chỉnh sửa

(6.2)

3.4.2.2 Mô tả quy trình

 Bước 1: Chuyên viên lập dự thảo văn bản đi

 Điền các thông tin dự thảo văn bản đi, gắn tệp nội dungtoàn văn văn bản đi

 Chuyển Lãnh đạo đơn vị phê duyệt về nội dung

 Bước 2: Lãnh đạo đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản đi

Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV:

 Xem xét dự thảo của chuyên viên, có thể trực tiếp chỉnhsửa dự thảo văn bản đi hoặc nhập ý kiến chỉ đạo việcchỉnh sửa và chuyển lại cho chuyên viên chỉnh sửa

 Lãnh đạo đơn vị cũng có thể trực tiếp lập dự thảo văn bảnđi.

 Bước 3: Lãnh đạo văn phòng phê duyệt về thể thức và tính pháp lý của dự

thảo văn bản đi

 Xem xét dự thảo của đơn vị soạn thảo, có thể trực tiếpchỉnh sửa dự thảo văn bản đi hoặc nhập ý kiến chỉ về việcchỉnh sửa và chuyển lại lãnh đạo đơn vị soạn thảo xử lýtiếp

 Trường hợp phê duyệt, chuyển lại cho chuyên viên đơn vịsoạn thảo để chuyển cho Thư ký để trình lãnh đạo cơ quanphê duyệt

 Bước 4: Thư ký trình duyệt dự thảo văn bản đi

 Nhận văn bản trình Lãnh đạo cơ quan xem xét phê duyệt

 Nhận văn bản trả ra từ Lãnh đạo cơ quan, Trường hợpđược phê duyệt chuyển lại cho đơn vị soạn thảo làm thủ tụcphát hành

 Nhận văn bản trả ra từ Lãnh đạo cơ quan, Trường hợpkhông được phê duyệt chuyển cho đơn vị soạn thảo xử lýtiếp

 Bước 5: Lãnh đạo cơ quan phê duyệt dự thảo văn bản đi

 Phê duyệt văn bản và trả lại thư ký để xử lý tiếp Ký duyệt văn bản khi đã có đấy đủ chữ ký

 Bước 6: Chuyển văn thư cấp số văn bản đi

 Chuyên viên soạn thảo/ chuyên viên làm công tác văn thưđơn vị chuyển bản giấy có chữ ký của lãnh đạo cơ quancho văn thư làm thủ tục phát hành

 Thao tác trên phần mềm QLVB&HSCV

 Lãnh đạo đơn vị soạn thảo chuyển bản điện tử cho văn thưlàm thủ tục phát hành

 Bước 7: Văn thư cơ quan cấp số văn bản đi

 Vào sổ văn bản đi

 Phát hành văn bản đi cho các đơn vị trong cơ quan để thựchiện (Khi đó các đơn vị trong cơ quan nhận được văn bảndo văn thư chuyển đến thực hiện xử lý như văn bản đếncủa đơn vị)

Trên đây là hai quy trình cơ bản được áp dụng trong phần mềm quản lý vănbản và hồ sơ công việc tại công ty Vinatex Khi nhìn vào những mô hình này,chúng ta có thể dễ dàng hình dung sự hoạt động của hệ thống, và dữ liệu tronghệ thống sẽ luân chuyển như thế nào Các Uses Case sẽ đóng vai trò ra saotrong hệ thống, và các actor sẽ liên kết với nhau như thế nào để hệ thống hoạtđộng được linh hoạt Đồng thời đây cũng là cơ sở xây dựng phần mềm về sau.

3.5 Mô hình kiến trúc phần mềm3.5.1 Mô hình kiến trúc chung

Mô hình phần mềm được áp dụng xây dựng ở đây, là mô hình phầnmềm 3 lớp : lớp giao diện, lớp xử lý và lớp cơ sở dữ liệu Lớp giao diện là lớptương tác với người dùng, đòi hỏi phải thân thiện và dễ sử dụng; lớp thứ hai làlớp xử lý, lớp này bao gồm các engine (“bộ máy”) để xử lý những hành độngtương tác của người dùng vào hệ thống, còn lớp cuối cùng là lớp cơ sở dữliệu, lớp chứa tất cả các dữ liệu của hệ thống, bao gồm các dữ liệu về văn bảnđến, văn bản đi, văn bản hồ sơ công việc, người dùng… Trên lớp này, có mộthệ thống các query xử lý sơ bộ cơ sở dữ liệu để lớp engine có thể tổng hợp,phân tích tạo thành các thông tin có ích cho người dùng.

Để khái quát hóa cho mô hình phần mềm, ta có mô hình sau :

Trong giai đoạn trước đây, lập trình viên thường sử dụng mô hình phần mềmvới kiến trúc 2 lớp, chỉ bao gồm lớp giao diện và lớp cơ sở dữ liệu, được môtả bằng mô hình sau :

Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệuCơ sở dữ liệu

Lớp giao diện tương tác với người sử dụng

Mô hình trên mô tả cho một phần mềm gồm nhiều cơ sở dữ liệu phân tán ởnhiều nơi Mỗi cơ sở dữ liệu là một tương tác với giao diện tầng trên giànhcho người dùng Sự thay đổi của giao diện sẽ dẫn tới thay đổi cơ sở dữ liệu,và thậm chí có thể phải thiết kế lại cấu trúc dữ liệu Trong thực tế, cơ sở dữliệu là đối tượng luôn luôn vận động không ngừng, và nhu cầu về sự thay đổidữ liệu hay cấu trúc dữ liệu luôn luôn đặt ra Và mỗi lần như thế, lập trìnhviên lại phải thay đổi một phần hoặc toàn bộ giao diện Một vài lần thì khôngsao, nếu như thực hiện quá nhiều lần, thì người dùng sẽ cảm thấy không thểbắt kịp với những thay đổi đó, và kết quả là họ sẽ có cảm giác chán và khôngmuốn sử dụng phần mềm đó nữa Khi một phần mềm không được người dùngchấp nhận thì có nghĩa là chúng ta phải tính đến dự án thay thế phần mềmmới Quá trình cứ thế diễn ra, gây tốn kém rất nhiều công sức và tiền của Vàcác nhà lập trình đã nghĩ rằng cần phải có cách nào đó, tách biệt giữa cơ sở dữliệu và giao diện người dùng mà khi thay đổi một trong hai không phải thayđổi cái còn lại Mô hình phần mềm 3 lớp ra đời đáp ứng đòi hỏi đó Mô hình 3lớp có những điểm mạnh mà mô hình 2 lớp không có Cụ thể như :

 Dễ sửa chữa, dễ nâng cấp, dễ backup Tiết kiệm chi phí thời gian làm việc

 Tăng cường hiệu quả làm việc theo nhóm lập trình Tăng cường khả năng kết nối từ xa của phần mềm Thiết kế, phân tích rất dễ dàng

Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh đó, mô hình này cũng tồn tại một vàiđiểm yếu :

 Xây dựng lâu, tốn nhiều kinh phí

 Đòi hỏi nguồn nhân lực đồng đều, dồi dào

Mặc dù vậy, trên thực tế hiện nay, các công ty phần mềm vẫn đang áp dụngmô hình này để xây dựng phần mềm trong các lĩnh vực Đối với những phầnmềm có quy mô hoạt động nhỏ, thì ta cần cân nhắc sử dụng mô hình nào chohợp lý, còn đối với hệ thống lớn, chúng ta không nên ngần ngại áp dụng môhình 3 lớp Sau đây, ta cùng đi tìm hiểu từng lớp của mô hình phần mềm“Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại Vinatex” Phần mềm này cũng đượcxây dựng trên mô hình 3 lớp Để dễ hình dung, ta sẽ tìm hiểu từ lớp cuối cùngtrước Đó là lớp cơ sở dữ liệu và “store produce” (chương trình xử lý sơ bộ)của nó.

3.5.2 Mô hình cơ sở dữ liệu

Phần mềm eDocmanVina, như đã trình bày ở trên, gồm các chức năngchủ yếu sau :

 Quản lý văn bản đến Quản lý văn bản đi Quản lý hồ sơ công việc

Ứng với từng chức năng, chúng ta sẽ có những lớp cơ sở dữ liệu tương ứng.Mỗi lớp là một table, mỗi table gồm nhiều trường, các table liên kết với nhautheo nguyên tắc “kiện toàn thực thể” của lý thuyết cơ sở dữ liệu.

Đối với vai trò quản trị người dùng, gồm có 3 table : NguoiDung, PhongBan,

VaiTro Table NguoiDung được mô tả như sau :

Table PhongBan

Table VaiTro

Ba table trên đại diện cho 3 lớp, lớp người dùng được sử dụng để quản trịthông tin người dùng, lớp vai trò được sử dụng để quản trị các thông tin về vaitrò hay vị trí của người dùng trong cơ quan, lớp phòng ban để quản trị cácthông tin về phòng ban Tuy nhiên mục tiêu chính của 3 lớp này đều là hướngtới quản trị người dùng, vì vậy, chúng có mối quan hệ với nhau Quan hệ đóđược biểu diễn dưới hình vẽ sau đây :

PK MaNguoiDung

PK MaVaiTro

PK MaPhongBan

Một người dùng có thể có nhiều vai trò, nhưng chỉ thuộc một phòng ban;ngược lại một phòng ban thường có nhiều người dùng và nhiều người dùng cóthể có cùng nhiều vai trò Theo lý thuyết cơ sở dữ liệu, quan hệ giữa tablePhongBan và table NguoiDung là quan hệ một : nhiều, còn quan hệ giữaNguoiDung và VaiTro là quan hệ nhiều : nhiều.

Bảng VanBanDen

Tiếp theo đối với chức năng quản trị văn bản đến, lớp trực tiếp tác động đếnchức năng này là lớp VanBanDen Lớp VanBanDen gồm tập hợp rất nhiềutrường thể hiện thuộc tính của văn bản đến, một đối tượng điều chỉnh của hệthống Cụ thể các trường như sau :

Trong lớp VanBanDen có những thuộc tính là thuộc tính cơ bản của nó như :Số đến, Số ký hiệu hay Nội Dung, nhưng cũng có những thuộc tính là thuộctính ngoại lai, tức là những thuộc tính được truy xuất từ bảng khác Các bảngnày gồm có :

Bảng LoaiSo

Bảng LoaiVanBan

Bảng DoMat

Bảng DoKhan

Bảng NoiLuu

Bảng NoiGui

Bảng CongViec