Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465

LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh hiện nay Việt Nam đã gia nhập WTO (tổ chức thươngmại thế giới), đã mở ra một con đường mới cho nền kinh tế Việt Nam phát triểnvà hội nhập Việc nước ta gia nhập nhiều tổ chưc thương mại có tầm cỡ khuvực và quốc tế đã tạo ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp và tổ chức pháttriển, tiếp thu các công nghệ tiên tiến trên thế giới một cách nhanh chóng, nhậnđược nhiều sự đầu tư nước ngoài và cũng như đầu tư ra nước ngoài Bên cạnhnhiều cơ hội mở ra, đi cùng với nó là những khó khăn rất lớn Và có thể dẫnđến phá sản cho những doanh nghiệp nào làm ăn không hiệu quả Để tạo đượcvị thế cho mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay đòi hỏi các doanh nghiêp,các tổ chức phải có những chính sách hợp lý, linh hoạt với những thay đổi từmôi trường để đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chưc Đề làm được điều đótrước hết đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mộtcách hợp lý Đó là cơ quan đầu não chỉ huy mọi hoạt động của tổ chức hướngtới thực hiện những mục tiêu tổ chức đề ra.

Qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng côngtrình 465 Em thấy trong bộ máy quản lý của công ty còn cồng kềnh và nhiềuvấn đề cần giải quyết Với những lý luận em đã được học em muốn phân tíchmột số vấn đề và các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýcủa công ty trong đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của côngty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465”

Đề tài gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức

Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ1.1 Một số khái niệm

1.1.1 Cơ cấu

Cơ cấu là một cấu trúc nào đó được hình thành do sự phân chia ranhững bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộphận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ vớinhau nhằm phục vụ mục tiêu chung.

1.1.2 Tổ chức

Có nhiều quan điểm về về tổ chức:

Là tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việchướng tới mục tiêu chung và mối quan hệ việc làm của họ được xác định theocơ cấu nhất định (Ducan,1981) (Giáo trình hành vi tổ chức của TS Bùi AnhTuấn- nhà xuất bản thống kê 2003- trang 207)

Theo T.D Mooney và A.C.Reiley thì cho rằng: “ tổ chức là một hìnhthức tổ chức của nhiều người có mục đích chung một quần thể tổ chức muốnđạt mục tiêu một cách có hiệu quả thì mỗi người làm mỗi việc khác nhaunhưng phải dựa trên nguyên tắc hiệp đồng hợp tác hiệu quả”

Tổ chức còn bao hàm một chỉnh thể hoạt động độc lập có chính danhvà tôn chỉ hoạt động Nó có thể là một doanh nghiệp một công ty, một ngành,một cơ quan tổ chức.

Tổ chức doanh nghiệp là một loại hình trọng yếu trong rất nhiều tổchức Tổ chức này là một đơn vị hoạt động kinh doanh có từ 2 hay nhiềungười tổ hợp lại, ảnh hưởng lẫn nhau nhàm hoàn thành mục tiêu chung củadoanh nghiệp.

Tổ chức còn là sự bố trí sắp xếp các bộ phận được chuyên môn hóatheo chức năng trong tổ chức sao cho các bộ phận đó phối hợp hoạt động nhịpnhàng, không chồng chéo, không trùng lặp nhằm đạt mục tiêu đề ra

(Giáo trình phân tích lao động xã hội của TS Trần Xuân Cầu, nhà xuất bảnlao động- xã hội trang 31)

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Theo Griffin và Moorhead (2001): cơ cấu tổ chức là hệ thống cácnhiệm vụ mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổchức.

Theo Robbin (1998) : cơ cấu tổ chức xác định các công việc, đượcchính thức phân công, tập hợp và phối hợp như thế nào

Cơ cấu tổ chức được chia thành nhiều tầng, nhiều cấp tùy thuộc vàoyêu cầu nhiệm vụ của tổ chức Thông thường cơ cấu tổ chức có thể cắt dọc,cắt ngang, cắt chéo tạo nên các loại cơ cấu tổ chức khác nhau Trong các tổchức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung cơ cấu tổ chức gồm có cơ cấucủa bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất.

Bản chất của cơ cấu tổ chức là mối quan hệ phân công, hợp tác của cánbộ, công nhân viên trong tổ chức với nội hàm hệ thống cơ cấu về các mặtnhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công nhân viên

Mục đích của cơ cấu tổ chức là bố trí, sắp xếp các hoạt động của ngườilao động và phối hợp các hoạt động đó nhằm đạt các mục tiêu đề ra của tổchức.

Xã hội ngày càng phát triển, cùng với nó các hoạt động ngày càngphong phú và phức tạp nên, nên mục đích hoạt động của tổ chức ngày càngbiến đổi, vì thế cơ cấu tổ chức cũng ngày càng phức tạp và biến đổi theo

Một cơ cấu tổ chức được coi là “hợp lý” là một tổ chức thích nghi đựocvới yêu cầu của tình hình, đồng thời trong nội bộ các bộ phận được hài hòacân đối Một tổ chức chỉ thích ứng được với sức ép bên ngoài là chưa đủ màcòn phải thống nhất về chức năng cũng như mọi hoạt động.

1.1.4 Bộ máy quản lý:

Là một hệ thống con người cùng với các phương tiện của tổ chức đượcliên kết theo một số nguyên tắc quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận đểlãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mụctiêu đã định

1.2 Cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý

Quản lý (hay còn gọi là quản trị) là sự tác động của chủ thể quản trị lênđối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiệnbiến động của môi trường (Theo giáo trình Xã hội học lao động- chủ biênTh.S Lường Văn Úc và TS Phạm Thuý Hương của bộ môn quản trị nhân lựcvà tổ chức lao động khoa học)

Để quản lý có hiệu quả các hoạt động trong quá trình phát triển người tatách chức năng quản lý ra khỏi chức năng sản xuất thành một chức năng độclập Để thực hiện chức năng quản lý đó đòi hỏi phải có bộ máy quản lý.

Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức và có ảnh hưởngđến toàn bộ hoạt động của tổ chức Nó là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộhoạt động một tổ chức Bộ máy quản lý được tổ chức theo các loại cơ cấu sauđây: cơ cấu trực tuyến, cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến chức năng, cơcấu trực tuyến tham mưu.

1.2.1 Cơ cấu theo trực tuyến

Nguồn TS Trần Xuân Cầu – giáo trình phân tích lao động xã hội – nhà xuấtbản lao động xã hội

Cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Chỉ có 2hoặc 3 cấp quản lý theo chiều dọc

Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, tức là một cánhân toàn quyền ra quyết định, người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm vềsự thực hiện công việc, và kết quản công việc của cấp dưới.

Nhược điểm: Do một cá nhân có toàn quyền quyết định nên phụ thuộcvào người lãnh đạo, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổnghợp Mặt khác làm hạn chế chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn

Áp dụng: trong quân đội, cảnh sát hay các tổ chức có quy mô nhỏ vàviệc quản lý không quá phức tạp

1.2.2 Cơ cấu theo chức năng

Nguồn TS Trần Xuân Cầu – giáo trình phân tích lao động xã hội – nhà xuấtbản lao động xã hội

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộphận riêng biệt theo các chức năng quản lý, hình thành nên những người lãnh

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo chức năng A

Đối tượng quản

lý 1 Đối tượng quản lý 2 Đối tượng quản lý 2Người lãnh đạo

chức năng B

Người lãnh đạo chức năng C

đạo được chuyên môn hóa, chỉ thực hiện một số chức năng nhất định trong tổchức.

Ưu điểm: thực hiện chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, giảm bớtgánh nặng cho nhà quản lý và thu hút được các chuyên gia có kiến thứcchuyên môn sâu

Nhược điểm: đối tượng quản lý chịu sự quản lý của nhiều thủ trưởngkhác nhau và nếu các các mệnh lệnh có tính trái ngược nhau gây khó khăncho việc thực hiện của các đối tượng quản lý, và vì vậy nên nó làm suy yếuchế độ thủ trưởng

Áp dụng: trong các doanh nghiệp nhỏ

1.2.3 Cơ cấu trực tuyến-chức năng

Là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, mối liên hệ cấp dưới và người lãnhđạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng khác chỉ lảm nhiệmvụ chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của cán bộ trực tuyến

Nguồn TS Trần Xuân Cầu – giáo trình phân tích lao động xã hội – nhà xuấtbản lao động xã hội

Ưu điểm: khắc phục được nhược điểm của hai mô hình trên, phát huynăng lực chuyên môn hóa của tng bộ phận và của từng cán bộ chuyên môn.Thủ trưởng được sự giúp đỡ, tư vấn của các bộ phận chức năng trong việc racác quyết định

Nhược điểm: các bộ phận chức năng tăng làm cho bộ máy trở nên cồngkềnh Người lãnh đạo phải giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực

Đối tượng quản lý 1

Người lãnh đạo cấp 1

Người lãnh đạo chức năng C

Đối tượng quản lý 3

Người lãnh đạo chức năng BNgười lãnh đạo

chức năng A

Người lãnh đạo cấp 2

Người lãnh đạo chức năng B

Người lãnh đạo chức năng CNgười lãnh đạo

chức năng A

Đối tượng quản lý 2

tuyến với bộ phận chức năng để đảm bảo sự hoạt động giữa các bộ phận hàihòa và ăn khớp với nhau, và có thể gây nên sự chồng chéo do thông tin khôngđảm bảo.

Áp dụng: áp dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏhiện nay ỏ nước ta.

1.2.4 Cơ cấu trực tuyến tham mưu

Theo cơ cấu này người lãnh đạo ra lệnh và chịu trách nhiệm hoàn toàn đối vớingười thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnhđạp phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc

Người lãnh đạo

Tham mưu 2

Người lãnh đạo tuyến 2

Người lãnh đạo tuyến 1

Các đối tượng quản lý

Tham mưu 2Tham mưu 1Tham mưu 2

Các đối tượng quản lý

Tham mưu 1

Nguồn TS Trần Xuân Cầu – giáo trình phân tích lao động xã hội – nhà xuấtbản lao động xã hội

Ưu điểm: người lãnh đạo tận dụng được các tài năng, chuyên gia lànguồn nhân lực chất lượng cao của tổ chức, giảm được sự phức tạp của cơ cấutổ chức

Nhược điểm: người lãnh đạo khó khăn trong việc tìm kiếm các chuyêngia giỏi, có trình độ

Áp dụng: áp dụng trong các công ty có quy mô lớn

1.3 Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức 1.3.1 Chuyên môn hóa của công việc

Chỉ mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thànhnhững công việc, nhiệm vụ khác nhau và được thực hiện bởi những người laođộng khác nhau

Bản chất của chuyên môn hóa của công việc là: sự chia nhỏ các côngviệc để giao cho từng người hoặc nhóm người lao động thực hiện Đó chínhlà quá trình gắn từng người lao động với những nhiệm vụ phù hợp với khảnăng của họ

Ưu điểm: chuyên môn hóa giúp cho tổ chức giảm chi phí đào tạo vì vớinhững công việc nhiệm vụ lặp đị lặp lại có thể dễ dàng đào tạo, nâng cao taynghề và chuyên môn làm tăng năng suất lao động

Nhược điểm: chuyên môn hóa quá sâu làm công việc nhàm chán, đơnđiệu do phải làm những công việc lặp đi lặp lại làm do đó làm giảm sự thỏamãn trong lao động, sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp làm năngsuất lao động giảm, và làm ảnh hưởng toàn bộ tổ chức

1.3.2 Bộ phận hóa

Là cách mà theo đó những nhiệm vụ công việc được kết hợp với nhauvà được phân bổ cho từng nhóm làm việc

Bộ phận hóa theo chức năng: việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ,công việc dựa trên chức năng kinh doanh như sản xuất, quản trị nhân lực, tàichính, …

Ưu điểm: người lao động cùng hợp tác với nhau trong công việc do đócó thể học hỏi chia sẻ cho nhau những kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn,các vấn đề khó khăn trong công việc từ đó nâng cao chuyên môn và mối quanhệ giữa những người lao động trong các phòng ban, bộ phận Mặt khác nó cònlàm giảm sự trùng lặp nguồn lực khan hiếm trong tổ chức và sử dụng cácnguồn lực này một cách tối đa

Nhược điểm: có thể hạn chế sự giao tiếp phối hợp của người lao độngtrong công việc giữa các phòng ban khác trong tổ chức

Bộ phận hóa theo sản phẩm: những người cùng làm việc với một loạisản phẩm hay dịch vụ sẽ là thành viên của cùng một bộ phận mà không quantâm đến chức năng kinh doanh của họ

Bộ phận hóa theo khu vực địa lý: là hoạt động của người hay nhómngười lao động được tổ chức theo vùng địa lý (TS Bùi Anh Tuấn – giáo trìnhhành vi tổ chức – nhà xuất bản thống kê 2003- trang 215)

Bộ phận hóa theo khách hàng: là nhóm những công việc nhiệm vụ cụthể được tập hợp theo khách hàng mà tổ chức đó hướng tới

1.3.3 Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát

Phạm vi quản lý: Là số lượng nhân viên ở các cấp mà người quản lý cóthể điều hành một cách có hiệu quả (TS Bùi Anh Tuấn – giáo trình hành vi tổchức – nhà xuất bản thống kê 2003- trang 216)

Phạm vi quản lý có thể rộng hay hẹp Phạm vi quản lý rộng khi mộtngười giám sát trực tiếp một số lượng lớn nhân viên dưới quyền.

Ưu điểm: tăng tính linh hoạt và tốc độ ra quyết định, giảm chi phí, gầngũi hơn với khách hàng

Nhược điểm: Do đó người quản lý khó khăn trong việc giám sát chặtchẽ từng nhân viên của mình

Phạm vi quản lý hẹp khi một người giám sát, quản lý một số lượng nhỏnhân viên dưới quyền

Ưu điểm: nhà quản lý có thể giám sát một cách chật chẽ các hoạt độngcủa nhân viên dưới quyền và từ đó có sự hỗ trợ kịp thời cho nhân viên khi gặpkhó khăn làm cho công việc đạt kết quả cao.

Nhược điểm: có thể làm giảm sự chủ động sáng tao trong công việc củanhân viên dưới quyền Mặt khác phạm vi quản lý hẹp làm cho số cấp quản lýnhiều dẫn đến chi phí quản lý tăng

1.3.4 Hệ thống điều hành

Là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo từ cấp cao nhất tới cấpthấp nhất trong tổ chức (TS Bùi Anh Tuấn – giáo trình hành vi tổ chức – nhàxuất bản thống kê 2003- trang 216)

Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý, đưa ra cácmệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thực hiện Và mỗi vị tríquản lý trong tổ chức được trao một mức độ quyền lực nhất định.

Tính thống nhất của nguyên tắc điều hành giúp duy trì khái niệm hệthống liên tục của quyền Nó chỉ ra là mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách nhiệmtrước một cấp trên

Hệ thống điều hành và phạm vi quản lý có mối liên hệ với nhau Ví dụnếu phạm vi quản lý rộng thì số cấp bậc quyền lực giảm và ngược lại nếuphạm vi quản lý hẹp thì số cấp bậc quyền lực tăng lên Tuy nhiên theo nghiêncứu gần đây thì cho thấy rằng quy mô của hệ thống điều hành và quy mô củatổ chức không có mối quan hệ tỷ lệ thuận, đặc biệt là trong giai đoạn pháttriển và suy thoái.

1.3.5 Tập quyền và phân quyền

Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định được tậptrung tại cấp cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức (TS Bùi AnhTuấn – giáo trình hành vi tổ chức – nhà xuất bản thống kê 2003- trang 221)

Một tổ chức có tính phân quyền cao là tổ chức mà ở đó các quyết địnhcủa tổ chức đều có sự tham gia đóng góp ý kiến của các nhân viên và nhàquản lý từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất trong tổ chức Nó khuyến khíchđược người lao động trong tổ chức tham gia vào quá trình ra quyết định liênquan đến công việc của tổ chức, làm tăng sự thỏa mãn trong công việc chongười lao động nhưng gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc kiểm soát sựtuân thủ của từng nhân viên trong khi thực hiện công việc

1.3.6 Chính thức hóa

Là mức độ tiêu chuẩn hóa của các công việc và các hoạt động củangười lao động trong tổ chức dưới các luật lệ và chính sách trong tổ chức (TSBùi Anh Tuấn – giáo trình hành vi tổ chức – nhà xuất bản thống kê 2003-trang 222)

Mục đích của chính thức hóa là dự đoán và kiểm soát hành vi của ngườilao động trong quá trình thực hiện công việc Các luật lệ, quy định có thể rấtrõ ràng dưới dạng các văn bản, nhưng cũng có thê ngầm định giữa nhữngngười trong tổ chức Và mức độ chính thức hóa cao hay thấp trong tổ chứcđều không tốt, vì vậy vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm là cần xâydựng những quy định hợp lý cho tổ chức để hướng dẫn hành vi của người laođộng

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Quy mô của doanh nghiệp: tổ chức có quy mô lớn thường có xu hướngchuyên môn hóa có nhiều cấp bậc quản lý, nhiều luật lệ, nhiều quy đinh, bộphận hóa cao hơn các tổ chức quy mô nhỏ

Chiến lược kinh doanh: hình thức cơ cấu của công ty là công cụ thể hiệnchiến lược kinh doanh của công ty Vì vậy, xây dựng cơ cấu tổ chức của côngty dựa trên chiến lược kinh doanh của công ty.

Công nghệ: công nghệ bao gồm quá trình sử dụng trí tuệ và máy mócnhằm chuyển các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ khách hàngcủa tổ chức

Môi trường: bao gồm con người các yếu tố kinh tế, các tổ chức khác vàcác yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức

1.5 Các yêu cầu của cơ cấu tổ chức đối với bộ máy quản lý

1.5.1 Tính tối ưu

Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các bộ phận phòng ban cũng như sốlượng lao động trong các bộ phận và giữa các bộ phận, và người lao độngtrong tổ chức có mối quan hệ hỗ trợ tốt cho nhau trong công việc.

Ví dụ: khi đánh giá hiệu quả hay tính hợp lý của một cơ cấu tổ chức:xem xét cơ cấu tổ chức có những sự chồng chéo về chức năng giữa các bộphận cuãng như sự xuất hiện những bộ phận mới trong quá trình hoạt động,đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận đó với chức năng, nhiệm vụ đặt ra

1.5.2 Tính thống nhất mục tiêu

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo sự đóng góp của mỗi cá nhân vào việcthực hiện các mục tiêu chung của tổ chức Các hoạt động của tổ chức phảinhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Ví dụ: khi đánh giá tính giá hiệu quả hay tính hợp lý của một cơ cấu tổchức, đánh giá cơ cấu tổ chức đó có phục vụ mục tiêu của tổ chức không?,đánh giá các bộ phận trong tổ chức và mối liên hệ giữa chúng để thấy sự bấthợp lý, lạc hậu của chúng…

1.5.3 Tính tin cậy

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính đầy đủ, kịp thời, chính xác của cácthông tin, nhằm đảm bảo cho sự hoạt động, phối hợp thực hiện của các bộphận phòng ban trong cơ cấu tổ chức.

1.6 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức

1.6.1 Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng quyết định đến toàn bộ hoạt độngcủa tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúpcho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, hiệu quả cao Ngượclại một cơ cấu tổ chức không hợp lý, cồng kềnh chồng chéo nhau làm chohiệu quả hoạt động thấp, các quyết định không chính xác, không kịp thời Mộtcơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ có đầy đủ các bộ phận, phòng ban và cơ cấusố lao động trong mỗi bộ phận hợp lý mà quan trọng hơn là những con ngườitrong các bộ phận đó, nó đòi hỏi bản thân mỗi người lao động trong tổ chứcphải có đủ năng lực, trình dộ và phẩm chất để hoàn thành tốt nhiệm vụ củamình, phải đoàn kết và phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ của tổchức.

1.6.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng nên việc hoàn thiện cơ cấu tổchức là một tất yếu khách quan và là yêu cầu của bất cứ một tổ chức, doanhnghiệp nào đặc biệt là trong xu thế phát triển cạnh tranh gay gắt ngày nay

Để tổ chức của mình có thể đứng vững và phát triển trong bối cảnh hộinhập ngày nay thì cần có sự quản lý chặt chẽ và hiệu quả để hướng mọi hoạtđộng của tổ chức vào việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức Quá trìnhhoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là quá trình thiết kế các bộ phậnphòng ban một cách hợp lý với đặc điểm của công ty, doanh nghiệp mà còn làquá trình lựa chọn những người có đủ năng lực, trình độ chuyên môn và phẩmchất cho tổ chức đó, nhằm làm cho bộ máy quản lý linh hoạt, hiệu quả vàthống nhất

Bộ máy quản lý của cơ cấu tổ chức là trung tâm đầu não của tổ chức,cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý phải được thiết kế một cách gọn nhẹ, linhhoạt nhưng phải đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động một cách hiệu quả, hoànthiện tốt các mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, có những chiến lược phù hợpvới sự thay đổi của môi trường, nhằm giúp tổ chức của mình đứng vững vàcạnh tranh với các dối thủ trên thi trường

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vấn đề tất yếu trong nền kinh tế thị trườngvà xu thế hội nhập ngày nay, trong điều kiện cạnh tranh gay gắt, ngày càngđòi hỏi cao đối với doanh nghiệp về sản phẩm và dịch vụ, bên cạnh đó cơ chếquản lý của nhà nước thay đổi dần, đặt các doanh nghiệp trước yêu cầu tự đổimới và hoàn thiện mình Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp giúpcông ty có những quyết định, những chính sách đúng dắn Hoàn thiện cơ cấutổ chức còn ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của tổ chức Hoàn thiệncấu tổ chức giúp tổ chức ngày càng hoạt động hiệu quả cao.

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 465

2.1 Các đặc điểm chung của công ty cổ phần cơ khí và xây dựng côngtrình 465

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triền của công ty cổ phần 465

Lịch sử và truyền thống Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình465 là lịch sử và truyền thống của Nhà máy đại tu CT65 và Xí nghiệp F19hợp thành, được thành lập từ những năm đầu của cuộc kháng chiến chống Mỹcứu nước.

Ngày 22/10/1992 tại quyết định số 2176/QĐ-TTCB Bộ trưởng BộGTVT quyết định sát nhập Nhà máy đại tu CT65 và Xí nghiệp F19 thànhcông ty cơ khí công trình giao thông – Trực thuộc Tổng công ty xây dựngcông trình giao thông 4, trụ sở đóng tại số 6, Phan Bội Châu thành phố Vinh,Nghệ An

Ngày 30/8/2000 tại quyết định số 2541/2000/QĐ-BGTVT Bộ trưởngBộ GTVT quyết định chuyển doanh nghiệp Nhà nước Công ty cơ khí côngtrình giao thông thành công ty Cổ phần Cơ khí và xây dựng công trình 465.

Trong những năm qua công ty đã nhận thầu, tham gia cung cấp nhiềusản phẩm xây lắp, kết cấu thép và thiết bị cơ khi với yêu cầu công nghệ, kỹthuật cao như hệ ván khuôn đúc đẩy cầu Hiền Lương, đúc hẫng cầu QuánHàu, Tân Đệ, Yên Lệnh… và chế taọ xe lao dầm siêu trường siêu trọng, lắpđặt các trạm biến áp, sản xuất và lắp đặt lan can phòng hộ, điện chiếu sáng,đóng mới các loại phao phà các loại có trọng tải từ 110 đến 400 tấn.

Qua các thời kỳ phát triển Công ty được nhà nước tặng thưởng 3 huânchương lao động hạng ba: năm 1985, 1990, 1996; 3 huân chương lao động

hạng nhì: năm 1976, 1980, 1995 và huân chương lao động hạng nhất: năm2000.

Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465 có gần 400 cán bộkĩ sư và công nhân kĩ thuật lành nghề Với nhận thức không ngừng nâng caochất lượng sản phẩm công ty không ngừng hoàn thiện sản xuất và tổ chứcquản lý, đa dạng hóa sản phẩm trên cơ sơ duy trì và phát triển ngành nghề cơkhí truyền thống để đảm bảo công ty là một nhà thầu mạnh có uy tín.

2.1.2 Các đặc điểm về công nghệ và thiết bị thi công chủ yếu của công ty

- Khoan cọc nhồi đường kính 1,5m

- Búa đóng cọc bê tông 3,5 tấn (tự hành và giá CP46).- Dây chuyền đúc các loại dầm chữ T, I (L từ 12-33m)- Dây chuyền đúc và lắp đặt dầm Super-T

- Dây chuyền đúc và lắp đặt dầm bản ƯST L từ 9-21m

-Thiết bị thi công trụ dưới nước (Sà lan 400 tấn hệ phao ghép 25 mành, cầncẩu 16-35tấn)

- Dây chuyền đúc và lắp đặt dầm bản DƯL, khẩu độ 9-24m- Giá Fooctic chuyên dùng lao dầm Super-T

- Xe lao dầm bằng phương pháp lao dọc cho các dầm từ 24-33m

- Xe lao dầm Super-T tự hành 80 tấn bằng phương pháp di chuyển ngang- Dàn tổ hợp I 1500 với phương pháp phối hợp lao dọc và di chuyển nganglắp ráp các loại dầm từ 24-42m

- Máy lốc lan can sóng dày 3mm, 1tấn/h- Máy lốc tôn 3 trục, chiều dày tôn đến 20mm- Máy cắt tấm bằng Oxy/gas kiểu con rùa- Máy hàn tự động dưới nước

- Máy cắt tôn phẳng chiều dày đến 10mm- Máy nắn dầm I

- Máy tiện cụt công suất

- Ván khuôn trong, công nghệ đúc đẩy dầm bê tông cốt thép- Công nghệ cốt thép và thi công cầu treo

- Công nghệ chế tạo và lắp đặ dàn cầu thép đường sắt

- Công nghệ sản xuất bê tông tươi với hệ thống trạm trộn bê tông 60m3/h- Công nghệ khung vây, cọc ván thép

2.1.3 Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty

- Xây dựng các công trình giao thông thuỷ lợi- Thi công xây lắp công trình công nghiệp

- Chế tạo, phục hồi sửa chữa các sản phẩm cơ khí.

- Chế tạo, lắp đặt thiết bị cơ điện, nước cho các công trình xây dựng; giacông lắp đặt kết cầu thép, cấu kiện bê tông đúc sẵn

- Xây lắp đường dây và trạm biến thế đến 35KV- Sữa chữa các loại xe máy công trình.

- San lấp mặt bằng, tạo bãi mặt bằng thi công

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị giao thông vận tải- Dịch vụ cho thuê xe máy, thiết bị công trình.

2.1.4 Đặc điểm lao động của công ty

Công ty có trên 350 lao động trong biên chế trong đó lao động quản lýchiếm trên 20% Đại đa số cán bộ, công nhân của công ty đều đã qua đào tạocơ bản về chuyên môn mình đảm nhân Số lao động này đều do công ty tuyểnchọn từ các trường Đại học, Trung cấp, Dạy nghề vừa do công ty đào tạo hoặccử đi học Đối với các doanh nghiệp nói chung và với công ty cổ phần 465 nóiriêng, số lượng và chất lượng công nhân viên chức là một yếu tố quan trọngquyết định chất lượng của công trình thi công.

Bảng 1: Thống kê chất lượng cán bộ khoa học kĩ thuật và công nhân kĩ thuật

NămChỉ tiêu

2005 2006 2007 tỷ lệ (%)(2007)

2.1.5 Cơ cấu độ tuổi lao động trong công ty

Bảng 2: cơ cấu lao động theo độ tuổi của công ty

stt Cán bộ công nhân Tuổi đời bình quân

Dưới 30 30-40 40-50 50-60I Cán bộ văn phòng

Nhận thức rõ vấn đề này công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình465 Vinh- Nghệ An đã, đang và sẽ cắt giảm cán bộ công nhân viên có độ tuổiquá sức lao động và những công nhân không có khả năng làm việc trong côngty Đây là một việc làm cần thiết đối với công ty vì công ty là công ty cơ khívà xây lắp, chính vì thế mà đòi hỏi cần có đội ngũ công nhân, thợ trẻ, thì mớigánh vác được công việc tốt hơn.

2.2 Phân tích và đánh gía thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý củacông ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình

2.2.1 Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty

2.2.1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến – chức năng,mô hình này hiện nay đang được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ởnước ta

Ưu điểm: tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến chức năng giúp chocông ty khai thác được trình độ chuyên môn, kĩ năng, kinh nghiệm của cácnhân viên, tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo trong việc đề ra các quyết định,chính sách đúng đắn, việc truyền thông tin trong tổ chức nhanh chóng, chínhxác Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ các bộ phận phòng ban, cũng như mốiquan hệ phối hợp giữa các bộ phận trong công việc

Đại hội đồng cổ đông

PGĐ kĩ thuật thi

công PGĐ kĩ thuật cơ khí vật -tư

Phân xưởng cơ khí 1Phòng tổ chức-

hành chính

Phòng kinh doanhPhòng tài chính

kế toán

Ban điều hành dự án

Đội cầu 2, 4

Phân xưởng cơ khí 2

Phòng kĩ thuật thi công

Xí nghiệp SCXMCTPhòng vật tư -

thiết bị

Đội xây lắp 1, 2, 3

Đội vật tư thiết bị

Nhược điểm: nhìn chung cơ cấu tổ chức còn cồng kềnh, nhiều bộ phậnphòng ban, có 3 phó giám đốc, 9 phòng ban, có nhiều phân xưởng và các độithi công, làm cho số lượng lao động quản lý đông, cồng kềnh Và khó khăntrong việc tìm các chuyên gia giỏi trong các bộ phận.

2.2.1.2 Chức nămg, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

Hội đồng quản trị:

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh côngty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộcthẩm quyền cảu Đại hội đồng cổ đông

- Hội đồng quản trị quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển và kế hoạchkinh doanh hàng năm của công ty

- Quyết định chào bán cổ phần và mua lại cổ phần của công ty Quyết địnhphương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền theo quy định của điều lệcông ty

- Giám sát, chỉ đạo giám đốc và người quản lý khác trong việc điều hành côngviệc kinh doanh hằng ngay của công ty

- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty

- Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức, ký hợp đồng chứt dứt đối với giám đốccông ty và người quản lý khác Quyết định mức lương và lợi ích khác củanhững người quản lý đó

Ban kiểm soát

- Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, giám đốc trong việcđiều hành quản lý công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trongviệc thực hiện các nhiệm vụ được giao

- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp tính trung thực trong điều hành hoạt độngkinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kề và lập báo cáo tài chính

- Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm, báocáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị

- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý,điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào

- Kiến nghị Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổsung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh củacông ty

- Ban kiểm soát có quyền sử dụng tư vấn độc lập thực hiện các nhiệm vụđược giao.

- Ban giám đốc: gồm có giám đốc và các phó giám đốc

Giám đốc:

- Thực hiện các trách nhiệm, quyền hạn, tại điều lệ hoạt động công ty và: - Phê duyệt các quá trình thuộc hệ thống chất lượng ISO 9001: 2000 của côngty từ khi ban hành mới sửa đổi và bổ sung

- Quyết định chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng của công ty và đảmbảo toàn bộ cán bộ cônh nhân viên trong công ty thấu hiểu chính sách chấtlượng và mục tiêu chất lượng

- Quyết định phối hợp các nguồn lực để thực hiện chính sách chất lượng vàmục tiêu chất lượng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả

- Phê duyệt kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ của công ty theo định kỳnhằm xem xét sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống chất lượng theo ISO9001:2000

- Quyết định các phương án cải tiến công tác của hội đồng quản lý chất lượngtheo ISO 9001 tại công ty

- Chỉ đạo xây dựng các chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của công tyđảm bảo hiệu quả cho đầu ra sản phẩm

- Xem xét dự toán trước khi trình hội đồng quản trị phê duyệt, chỉ đạo côngtác kiểm toán nội bộ, thẩm định, xem xét quá trình hạch toán của công ty

- Quyết định đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới phù hợp nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh

- Điều hành kiểm soát hoạt động của phòng kế toán tài chính và trực tiếp chỉđạo công tác tài chính, và thu xếp các nguồn vốn cho các dự án đầu tư

- Quản lý công tác tổ chức cán bộ của công ty

- Điều hành kiểm soát hoạt động của phòng kình doanh

- Quyết định xử lý sản phẩm không phù hợp hoặc khiếu nại của khách hàngnếu thuộc trách nhiệm của mảng kinh doanh

- Chỉ đạo các phương án cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả của việc sản xuấtkinh doanh và hệ thống chất lượng của công ty

- Thực hiện kiểm soát xem xét, đàm phán hợp đồng kinh tế

- Quyết định xứ lý các thông tin về khiếu nại của khách hang, các hành độngkhắc phục, hành động phòng ngừa xảy ra thuộc phòng kinh doanh, phòng kếtoán tài chính trong báo cáo của cuộc họp xem xét của lãnh đạo

Xem xét việc thực hiện quy trình chất lượng thi công công trình, thống nhấtvới phó giám đốc kĩ thuật thi công đề xuất sửa đổi cải tiến

Phó giám đốc kĩ thuật-thi công

- Đại diện cho giám đốc để điều hành, kiểm soát phòng kĩ thuật thi công vàphần vật tư thiết bị xây dựng thuộc phòng vật thư thiết bị

- Điều hành công tác thi công chung các công trình xây dựn thuộc công ty,điều phối lao động, phương tiện giữa các đội trong công ty để hoạt động cóhiệu quả

- Trực tiếp làm trưởng ban quản lý dự án, còn khi được giám đốc chỉ định vàchịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả của dự án do mình quản lý trongphạm vi dự án được phân công, thực hiện nhiệm vu:

+ Điều hành công tác thi công công trình Điều phối lao động, phương tiệngiữa các đội trong dự án để hoạt động có hiệu quả

+ Tham gia xem xét hợp đồng thi công và hợp đồng cung cấp nguyên liệu cácdự án được phân công trước khi trình giám đốc kĩ

+ Kiểm tra hệ thống chất lượng trong lĩnh vực thi công và đề xuất các trườnghợp nhân nhượng và hủy bỏ, các trường hợp làm lại

- Tổ chức áp dụng kĩ thuật để phân tích các kết quả thi công, tham gia đào tạocông nhân, nâng cao khả năng chuyên môn và cập nhật kĩ thuật mới

- Xem xét hợp đồng thi công và hợp đồng cung cấp nguyên liệu trước khitrình giám đốc kĩ

- Kiểm tra hệ thống chất lượng trong lĩnh vực thi công, chỉ đạo kiểm tra chấtlượng nguyên liệu mua về và thành phẩm trước khi xuất ra khỏi công ty

- Xem xét việc thực hiện quy trình chất lượng thi công công trình, đề xuất sủađổi cải tiến

- Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp trong lĩnh vực thi công và đề xuấtcác trường hợp nhân nhượng và hủy bỏ các trường hợp làm lại

Phó giám đốc kĩ thuật cơ khí- vật tư

- Đại diện cho giám đốc để điều hành hoạt động nghiệp vụ tại các phòng kĩthuật cơ khí và phần vật tư, thiết bị cơ khí thuộc phòng vật tư thiết bị

- Đại diện cho giám đốc để điều hành và giám sát các hoạt động kĩ thuật tạicác phân xưởng cơ khí nhằm đảm bảo đưa ra những giải pháp kĩ thuật, côngnghệ và đảm bảo phù hợp đủ sản phẩm cơ khí với các yêu cầu quy định

- Điều phối lao động, phương tiện sản xuất cơ khí giữa các xưởng để sản xuấtcó hiệu quả

- Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi đo lường sản phẩm, kiểm soátcác thiết bị theo dõi và đo lường đảm bảo thực hiện đúng quy định của nhànước về kiểm định hiệu chuẩn thiết bị này

- Theo dõi kết quả kiểm tra, kiểm soát chất lượng của các nhân viên kiểm trachất lượng sản phẩm ở xưởng, kiểm soát các sản phẩm không phù hợp ngaykhi phát hiện

- Đưa ra biện pháp nhận dạng sản phẩm và truy tìm nguồn gốc để giúp choviệc phân tích tìm nguyên nhân những việc làm sai hoặc những sản phẩmkhông đảm bảo chất lượng quy định

- Theo dõi việc thực hiện quy trình chất lượng sản xuất cơ khí đề xuất sửa đổicải tiến

- Theo dõi việc kiểm soát cá sản phẩm không phù hợp và đề xuất các trườnghợp nhân nhượng hủy bỏ các trường hợp làm lại

- Thực hiện các yêu cầu quản lý và kiểm soát hạ tầng cơ sở về đất đai,nhàxưởng, thiết bị điện nước trong phân xưởng đảm bảo phục vụ sản xuất

- Quyết định các biện pháp xử lỹ sản phẩm không phù hợp, hành động khắcphục, hành động phòng ngừa trong phạm vi trách nhiệm

- Đề xuất các phương án cải tiến chất lượng sản phẩm, chất lượng của hệthống chất lượng theo ISO 9001: 2000 tại công ty

- Xử lý các thông tin về các sản phẩm không phù hợp, các hành động khắcphục, hành động phòng ngừa xảy ra thuộc phạm vi trách nhiệm

Nhận xét: ta thấy trong công ty giám đốc là người ra quyết định cuốicùng và các phó giám đốc tham mưu cho giám đốc trong việc ra quyết định.Mỗi phó giám đốc được giao một chức năng, nhiệm vụ cụ thể; nhìn chung tathấy phó giám đốc nội chính thì chỉ thực hiện một số ít chức năng, nhiệm vụtrong công ty so với phó giám đốc kĩ thuật thi công và phó giám đốc kĩ thuật

cơ khí vật tư Phó giám đốc nội chính chỉ điều hành trực tiếp phòng tổ chứchành chính, còn phó giám đốc kĩ thuật thi công điều hành phòng kĩ thuật thicông, các đội xây lắp và các đội cầu; phó giám đốc kĩ thuật cơ khí vật tư điềuhành phòng kĩ thuật cơ khí, phòng vật tư thiết bị và các phân xưởng cơ khí.Khối lượng công việc được phân chia chưa đồng đều, hợp lý

Các phòng ban trong công ty Phòng tổ chức hành chính

 Chức năng

Là cơ quan tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tổ chức, côngtác cán bộ, công tác lao động tiền lương, công tác thanh tra kiểm tra việc thựchiện chế độ chính sách trong công ty Trực tiếp điều hành hoạt động hànhchính, quản lý nhà cửa, cơ sở hạ tầng, trang bị văn phòng trong công ty

 Nhiệm vụA.Trách nhiệm chính

- Trao đổi thông tin nội bộ

- Nghiên cứu, đề xuất phương án tổ chức, bộ máy quản lý trong công ty- Xây dựng quy chế hoạt động của công ty và kiểm tra việc thực hiện - Quy hoạch đề bạt cán bộ

- Tuyển dụng đào tạo phát triển nguồn nhân lực- Theo dõi sự biến động của lao động trên thị trường- Xây dựng đơn giá tiền lương

- Phổ biến, kiểm tra việc chấp hành pháp luật của nhà nước trong công ty- Thực hiện các chế độ chính sách bảo hiểm

- Tổ chức thi đua, khen thưởng, kỷ luật- Đảm bảo điều kiện làm việc sinh hoạt

- Kiểm soát công văn đi, đến, quản lý con dấu

- Quản lý nhà của, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng- Đảm bảo an ninh trật tự, quản lý con dấu

- Quản lý nhà cửa, cơ sở hạ tầng, trang bị văn phòng- Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường và an toàn- Theo dõi an toàn và bảo hộ lao động

- Chăm sóc sức khoẻ và người lao động- Đưa đón cán bộ đi công tác

- Lập kế đào tạo hàng năm cho cán bộ công nhân viên theo yêu cầu củacông ty

- Đề xuất điều chuyển, bố trí lại nhân viên cho cán bộ nhân viên đã đượcphân công mà không phù hợp với khả năng trình độ chuyên môn.

- Chấm dứt hợp đồng lao động và quyết định chế độ chính sách đối vớinhững người không đáp ứng yêu cầu của công ty

- Tổ chức áp dụng hệ thống tài liệu ISO đã ban hành để công ty được cấpgiấy chứng nhận ISO

B Trách nhiệm phối hợp- Kiểm soát tài liệu- Kiểm soát hồ sơ- Xây dựng chất lượng- Quản lý quỹ lương

- Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh- Đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới

- Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất

- Tổ chức giao thầu cung ứng cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sảnxuất

- Tổ chức đánh giá nhà cung ứng cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sảnxuất

- Đánh giá chương trình nội bộ - Kiểm soát sản phẩm cơ khí- Phân tích dữ liệu

- Cải tiến thường xuyên

- Hành động khắc phục và phòng ngừa

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty lập kế hoạch củng cố tổ chức, quy hoạchcán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bổ sung nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầusản xuất kinh doanh của công ty, nâng cao thu nhập cho người lao động.

- Xây dựng hoàn chỉnh phiếu yêu cầu công việc cho từng chức danh

- Báo cáo với lãnh đạo công ty để làm việc với các phòng ban nhằm xâydựng chức năng nhiệm vụ và cơ cấu nhân sự cần có của mỗi phòng ban theoquan điểm tinh gọn

 Cơ cấu

- Trưởng phòng kiêm tổ chức nhân sự

- Phó phòng kiểm công tác bảo hiểm, chính sách tiền lương.- Nhân viên văn thư tạp vụ

- Nhân viên hành chính- Lái xe con

- Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê trong công ty - quản lý quỹ lương

B Trách nhiệm phối hợp- Kiểm soát tài liệu- Kiểm soát hồ sơ

- Xây dựng chính sách chất lượng- Trao đổi thong tin nội bộ

- Xem xét của lãnh đạo

- Xây dựng đơn gía tiền lương

- Xây dựng các kế hoạch hoạt động, sản xuất kinh doanh- Đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới

- Soạn thảo hợp đồng thi công xây dựng- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xây dựng- Soạn thảo hợp đồng cung cấp sản phẩm cơ khí

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng cung ứng sản phẩm cơ khí- Soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng mua nguyên vật liệu

- Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất

- Tổ chức giao thầu cung úng cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sảnxuất thi công

- Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình- Theo dõi tiến độ thi công công tác công trường

- Lập hồ sơ thanh quyết toán công trình- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Phân tích dữ liệu- Cải tiến thường xuyên

- Hành động khắc phục phòng ngừa Cơ cấu

- Kế toán trưởng- trưởng phòng tổ chức- kế toán- Phó phòng- kế toán tổng hợp

- Các kế toán viên- Thủ quỹ

Phòng kinh doanh

 Chức năng

Tham mưu quản lý công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh và các hoạt độngđầu tư của công ty

 Nhiệm vụA Trách nhiệm chính

- Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh- Đề xuất các phương án thực hiện phù hợp với kế hoạch- Đầu tư chiều sâu, mua sắm thiết bị mới

- Đề xuất giao khoán, thanh toán nội bộ trong công ty- Tìm kiếm khách hàng

- Đánh giá khả năng dự thầu xây dựng

- Đánh giá khả năng dự thầu cung cấp sản phẩm cơ khí- Chăm sóc khách hang

- Lập hồ sơ dự thầu xây dựng

- Lập hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm cơ khí- Soạn thảo hợp đồng thi công xây dựng

- Soạn thảo hợp đồng cung cấp sản phẩm cơ khí

- Theo dõi đánh giá biến động giá cả nguyên vật liệu thi trường- Lập hồ sơ thanh quyết toán công trình

- Theo dõi tiến độ sản xuất và lập hồ sơ thanh quyết toán- Theo dõi và đo lương quá trình

- Phân tích dữ liệu- Cải tiến thường xuyên

- Quản lý hành động khắc phục và phòng ngừaB Trách nhiệm phối hợp

- Kiểm soát tài liệu

- Xây dựng chính sách chất lượng- Xây dựng mục tiêu chất lượng- Trao đổi thông tin nội bộ

- Xem xét của lãnh đạo - Cung cấp các nguồn lực

- Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực- Theo dõi sự biến động lao động trên thị trường- Xây dựng đơn giá tiền lương

- Soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu- Theo dõi việc thực hiện đấu thầu các dự án

- Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Theo dõi đo lường sản phẩm cơ khí

- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp với xây dựng - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp với cơ khí Cơ cấu

- Quản lý trang thiết bị sản xuất

- Soạn thảo hợp đồng mua nguyên vật liệu

- Quản lý và huy động vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sảnxuất

- Tổ chức giao thầu cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị phụ vụ sảnxuất

- Tổ chức đánh giá nhà cung cấp vật tư, trang thiết bị phụ vụ sản xuất- Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường

B Trách nhiệm phối hợp- Kiểm soát tài liệu- Kiểm soát hồ sơ

- Xây dựng chính sách chất lượng- Xây dựng mục tiêu chất lượng- Trao đổi thông tin nôi bộ - Xem xét của lãnh đạo- Cung cấp các nguồn lực

- Tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực

- Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất, kinh doanh- Đầu tư chiều sâu mua sắm thiết bị mơi

- Theo dõi đánh giá biến động giá cả, nguyên vật liệu thị trường- Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công- Đánh giá chất lượng nội bộ

- Phân tích dữ liệu- Cải tiến thường xuyến

thuật giám sát sản xuất; tham gia một phần việc trong thiết kế thay đổi thiếtkế với khách hàng trong các đơn đặt hàng.

 Nhiệm vụA trách nhiệm chính

- Theo dõi việc thực hiện đấu thầu cung cấp sản phẩm cơ khí.- Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vất liệu, phục vụ sản xuất- Nhận dạng và truy tìm nguồn gốc sản phẩm cơ khí

- Theo dõi tiến độ sản xuất và lập hồ sơ thanh quyết toán- Đánh giá khả năng dự thầu cung cấp các sản phẩm cơ khíB Trách nhiệm phối hợp

- Kiểm soát tài liệu- Kiểm soát hồ sơ

- Xây dựng chính sách chất lượng- Xây dựng mục tiêu chất lượng- Xem xét của lãnh đạo

- Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục vụ sản xuất

- Tổ chức giao thầu, cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị phục vụ sảnxuất

- Đánh giá khả năng dự thầu, cung cấp các sản phẩm cơ khí- Soạn thảo hợp đồng cung cấp sản phẩm cơ khí

- Săn sóc khách hàng sử dụng sản phẩm cơ khí - Lập hồ sơ dự thầu cung cấp sản phẩm cơ khí

- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng cung cấp các sản phẩm cơ khí- Phân tích dữ liệu

- Cải tiến thường xuyên

- Hành động khắc phục phòng ngừa Cơ cấu

- Trưởng phòng- Phó phòng

 Nhiệm vụA Trách nhiệm chính

- Theo dõi việc thực hiện đấu thầu cung cấp sản phẩm xây dựng- Nhận dạng và truy tìm nguồn gốc xây dựng

- Bảo toàn sản phẩm kinh doanh

- Đề xuất cung ứng nguyên liệu, vật liệu phục vụ công trình thi công- Theo dõi và đo lường sản phẩm xây dựng

- Kiểm soát sản phẩm không phù hợp với xây dựng B Trách nhiệm phối hợp

- Kiểm soát tài liệu

- Kiểm soát hồ sơ

- Xây dựng chính sách chất lượng- Xây dựng mục tiêu chất lượng- Trao đổi thông tin nội bộ- Xem xét của lãnh đao

- Tuyển dụng đào tạo phát triền nguồn nhân lưc- Quản lý trang thiết bị sản xuất

- Xây dựng các kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh- Theo dõi tiến độ thi công các công trường

- Đề xuất giao khoán, thanh toán nội bộ trong công ty- Đầu tư chiếu sâu mua sắm thiết bị

- Lập hồ sơ thanh quyề toán công trình- Kiểm soát các thiết bị theo dõi và đo lường- Sự thỏa mãn của khách hàng

- Đánh giá chất lượng nội bộ - Theo dõi đo lường quá trình- Tìm kiếm khách hàng

- Theo dõi việc thực hiện đấu thầu xây dựng- Đánh giá khả năng dự thầu xây dựng- Chăm sóc khách hàng xây dựng- Lập hồ sơ dự thầu xây dựng

- Soạn thảo hợp đồng thi công xây dựng- Theo dõi việc thực hiện hợp đồng xây dựng

- Quản lý vật tư, trang thiết bị sản xuất, xe máy phục sản xuất

- Tổ chức giao thầu cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị sản xuất- Tổ chức đánh giá cung ứng, cung cấp vật tư, trang thiết bị sản xuất- Phân tích dữ liệu

- Cải tiến thường xuyên

 Cơ cấu

- Trưởng phòng- Phó phòng

- Theo dõi sự đánh giá tiến độ thi công các công trường và xem xét hồ sơthanh quyết toán công trình

- Tổ chức và kiếm soát công tác huấn luyện an toàn lao động cho công nhânxây dựng thuộc phạm vi dự án phụ trách

 Cơ cấu - Trưởng ban- Phó ban

- Các kĩ thuật viên- Nhân viên thanh toán- Nhân viên vật tư

Các phân xưởng và các đội xây dựng

- Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất, đảm bảo số lượng và chất lượngđúng yêu cầu tiên tiến

- Kiểm tra mọi yếu tố sản xuất, chuẩn bị các điều kiện sản xuất, tổ chức ca kípđiều phối lao động và phương tịên trong phân xưởng, đội để thực hiện tốt kếhoạch

- Tổ chức theo dõi và đo lường quá trình sản xuất tại phân xưởng, đội, phốihợp các bộ phận trong phân xưởng để cải tiến và nâng cao không ngừng nănglực sản xuất, thiết bị và con người

- Đánh giá mức chất lượng sản phẩm làm ra ở các khâu trong sản xuất, khắcphục các nguyên nhân gây ra sản phẩm không phù hợp và đưa ra các biệnpháp phòng ngừa.

- Chịu trách nhiệm hoàn toàn về chất lượng sản phẩm trong công đoạn dophân xưởng đội sản xuất

- Quản lý và sử dụng phương tiện cho sản xuất toàn bộ cơ sở hạ tầng tại phânxưởng hoặc công trường Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về việcquản lý điều hành phương tiện và lao động dưới quyền sao cho an toàn, hiệuquả, hợp pháp, hợp lý, hợp trình.

- Tổ chức học tập và thực hiện các quy định, nội quy mà giám đốc công ty đãquyết định và công bố ban hành

vụ cụ thể Việc phân chia chức năng chuyên môn hoá, mỗi phòng ban đảmnhiệm một số chức năng, nhiệm vụ nhất định, và trong mỗi phòng ban lạiđược chia nhỏ công việc cho từng người, việc tổ chức cơ cấu theo mô hìnhnày giúp công ty khai thác các trình độ chuyên môn, kĩ năng, kinh nghiệm củatừng người và qua quá trình làm việc lại nâng cao trình độ của nhân viên, cácthông tin được từng bộ phận xử lý một cách kịp thời

Giữa các phòng ban, bộ phận có mối quan hệ phối hợp trên cơ sở chứcnăng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau phối hợp hỗ trợ đắc lực cho việcra quyết định của giám đốc Trách nhiệm phối hợp được quy định cụ thể chocác bộ phận Ví dụ: công nhân sau khí kết thúc công việc ghi công vào sổchấm công được sự xác nhận của quản đốc (đội trưởng) hay phó quản đốc(đội phó), sau đó được nhân viên thống kê thông kê lại Sau đó được tổng hợplại và phòng nhân chính dựa vào đơn giá tiền lương tính lương, rồi đượcchuyển sang phòng kế toán để thủ quỹ phát lương…. Quyền hạn trực tuyếnthuộc về những người quản lý trực tuyến và người quản lý chung Người quảnlý trực tuyến có quyền ra quyết định vf chỉ thị đối với cấp dưới trong các lĩnhvực của mình đảm nhận Từ giám đốc xưống các phó giám đốc, trưởng cácbộ phận phòng ban, xuống nhân viên là mối quan hệ trực tuyến Ngược trở lạilà mối quan hệ báo cáo, tử nhân viên đến trưởng phòng, phó giám đốc, đếngiám đốc Mọi mệnh lệnh, chỉ thị do cấp trên đưa ra đều phải được nhân viêncấp dưới chấp hành nghiêm chỉnh, vì vậy không được bố trí chồng chéo vềchức năng quản lý dễ dẫn đến những quyết định trái ngược nhau, gây khókhăn cho việc thi hành của cấp dưới.

Nhìn chung, công ty không có nhiều cấp quản lý, phạm vi quản lýkhông quá rộng do đó các quyết định có thể được thi hành một cách nhanhchóng, thông tin được chuyển tải, xử lý một cách kịp thời.

Việc thiết kế theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng còn tạo điềukiện hợp tác giữa người lao động trong phòng ban, tuy nhiên nếu không có sự

kết hợp hài hoà có thể có sự bất hợp tác giữa các phòng ban với nhau Mặtkhác vẫn còn sự chồng chéo về mặt quản lý, và hạn chế về sự bố trí lao độngcho phù hợp với khối lượng công việc.

2.2.2 Phần tích thực trạng các yếu tố thiết kế cơ cấu tổ chức của công ty cổphần 465

2.2.2.1 Chuyên môn hóa trong cơ cấu tổ chức công ty cổ phần 465

Công ty có sự phân chia các chức năng quản lý khác nhau, mỗi phòngban đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ nhất định như: chức năng điềuhành được giao cho ban giám đốc đảm nhiệm, chức năng thanh tra được giaocho ban kiếm soát, quản lý lao động tiền lương được giao cho phòng tổ chứchành chính, chức năng kĩ thuật cơ khí được giao cho phòng cơ khí, chức năngkĩ thuật trong xây lắp được giao cho phòng kĩ thuật thi công, chức năng thốngkê tài chính kế toán được giao cho phòng tài chính kế toán Chức năng cungcấp vật tư thiết bị được giao cho phòng vật tư thiết bị và đội thiết bị

Công ty còn phân công một người kiêm nhiều nhiệm vụ như: trưởngphòng tổ chức hành chính kiêm công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, phóphòng tổ chức hành chính kiêm tổ chức lao động tiền lương và chế độ chínhsách Phó phòng vật tư thiết bị kiêm thống kê vật tư kĩ thuật, vật tư thi công…Ưu điểm: các phòng ban được phân công nhiệm vụ cụ thể, và xác địnhtrách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban như: xây dựng đơn giá tiền lương làtrách nhiệm chính của phòng tổ chức hành chính, nhưng các phòng tài chínhkế toán có trách nhiệm hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phốihợp các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể Mặt khác làm tăngnăng suất lao động do người lao động am hiểu chuyên môn nghiệp vụ, và họchỏi kinh nghiệm kiến thức chuyên môn giữa những người lao động trong cácphòng ban

Nhược điểm: hiện nay trong ban lãnh đạo của công ty thì phó giám đốcnội chính chỉ thực hiện một số ít chức năng, nhiệm vụ trong công ty, quản lý