phần 465
2.2.2.1 Chuyên môn hóa trong cơ cấu tổ chức công ty cổ phần 465
Công ty có sự phân chia các chức năng quản lý khác nhau, mỗi phòng ban đảm nhiệm một hoặc một số nhiệm vụ nhất định như: chức năng điều hành được giao cho ban giám đốc đảm nhiệm, chức năng thanh tra được giao cho ban kiếm soát, quản lý lao động tiền lương được giao cho phòng tổ chức hành chính, chức năng kĩ thuật cơ khí được giao cho phòng cơ khí, chức năng kĩ thuật trong xây lắp được giao cho phòng kĩ thuật thi công, chức năng thống kê tài chính kế toán được giao cho phòng tài chính kế toán. Chức năng cung cấp vật tư thiết bị được giao cho phòng vật tư thiết bị và đội thiết bị
Công ty còn phân công một người kiêm nhiều nhiệm vụ như: trưởng phòng tổ chức hành chính kiêm công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, phó phòng tổ chức hành chính kiêm tổ chức lao động tiền lương và chế độ chính sách. Phó phòng vật tư thiết bị kiêm thống kê vật tư kĩ thuật, vật tư thi công…
Ưu điểm: các phòng ban được phân công nhiệm vụ cụ thể, và xác định trách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban như: xây dựng đơn giá tiền lương là trách nhiệm chính của phòng tổ chức hành chính, nhưng các phòng tài chính kế toán có trách nhiệm hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể. Mặt khác làm tăng năng suất lao động do người lao động am hiểu chuyên môn nghiệp vụ, và học hỏi kinh nghiệm kiến thức chuyên môn giữa những người lao động trong các phòng ban
Nhược điểm: hiện nay trong ban lãnh đạo của công ty thì phó giám đốc nội chính chỉ thực hiện một số ít chức năng, nhiệm vụ trong công ty, quản lý trực tiếp phòng tổ chức hành chính nhưng trong công tác tổ chức cán bộ của công ty do giám đốc trực tiếp quản lý, ta thấy vị trí này làm cho bộ máy quản lý thêm cồng kềnh và giảm tính linh hoạt của bộ máy và trên thực tế các chức năng nhiệm vụ về mặt tổ chức của phó giám đốc nội chính thì trưởng phòng tổ chức hành chính có thể đảm nhận. Điều này còn dẫn đến trưởng phòng tổ chức hành chính phải chịu sự giám sát của giám đốc và phó giám đốc nội chính. Do đó ta có thể cắt giảm vị trí này.
Mặt khác sự chuyên môn hóa cao làm cho công việc trở nên nhàm chán, ảnh hưởng tới năng suất lao động và sự không thỏa mãn trong công việc của người lao động: phòng tổ chức hành chính một văn thư lưu trữ, một nhân viên đánh máy photo copy, một nhân viên phục vụ...hay các vị trí nhân viên thống kê đội cầu, mỗi đội có 1 nhân viên thống kê trong khi số lao động của đội dưới 20 người. Điểu này còn làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh và tốn chi phí quản lý và tốn nguồn nhân lực. Vì vậy có thể giảm nhân viên hành chính, và gộp các đội 2 và đội cầu 4 lại thành một đội.
2.2.2.2 Bộ phận hóa
Thể hiện việc quy định chức năng nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban. Công ty thực hiện bộ phận hóa theo chức năng như: phối hợp chức năng hành chính và nhân sự thành phòng tổ chức hành chính, phòng cung cấp vật tư và thiết bị thành phòng vật tư- thiết bị.
Ta thấy trong phòng tổ chức hành chính chỉ có 1 nhân viên tổ chức trong khi có 9 nhân viên hành chính, mà lại không có phó phòng hành chính để điều hành công việc hành chính khi trưởng phòng đi vắng. Mặt khác công tác tiền lương theo phân công cho phòng tổ chức- hành chính, nhưng do phòng có phó phòng đảm nhận cả công việc tiền lương, bảo hiểm, chính sách
nên khối lượng công việc quá nhiều mà vấn đề tiền lương là vấn đề rất quan trong ở tất cả các tổ chức, và mảng tiền lương này được phân sang phòng kinh doanh. Điều này làm cho khối lượng công việc phòng kinh doanh nhiều, làm ảnh hưởng đến công việc trước đây phòng kinh doanh đảm nhận, lại không có cán bộ về chuyên môn này để thực hiện và nó có thể ảnh hưởng đến công việc trước đây phòng kinh doanh đảm nhiệm và công tác tiền lương không đáp ứng yêu cầu của công ty. Vì vây, cần bổ sung thêm lao động tổ chức: chuyên viên chế độ chính sách, chuyên viên lao động tiền lương, định mức, luư trữ hồ sơ, thống kê nhân sự. Trên thực tế hiện nay ban KCS ( nghiệm thu chất lượng sản phẩm) đã giải thể, và công việc nghiệm thu chất lượng sản phẩm giao cho phòng kĩ thuật và các đội thi công, ta thấy điều này cũng hợp lý làm cho bộ máy gọn nhẹ hơn
Ưu điểm: Trong phòng ban người lao động giao tiếp, phối hợp với nhau trong công việc, học hỏi chuyên môn, kinh nghiêm, trao đổi thông tin từ đó tạo điều kiện để nâng cao chuyên môn nghề nghiệp
Nhược điểm: Bất cập trong bộ phận hóa theo chức năng như: chức năng lao động tiền lương được giao cho phòng tổ chức hành chính nay lại được chuyển giao sang phòng kinh doanh. Hạn chế trong việc trao đổi thông tin, hợp tác trong công việc giữa phòng kế toán với phòng tổ chức hành chính, và với phòng kinh doanh. Hiện nay trong công ty vừa có phòng vật tư- thiết bị lại có đội vật tư thiết bị điều này làm cho bộ máy quản lý thêm cồng kềnh, vì đội vật tư thực hiện một phần nhiệm vụ như phòng vật tư thiết bị. Do đó để bộ máy gon nhẹ và linh hoạt chỉ cần cơ cấu một phòng vật tư thiết bị phụ trách toàn bộ về vấn đề vật tư, thiết bị của công ty. Ở các đội cầu số lượng lao động ít chỉ khoảng dười 20 người mà được chia làm 2 đội, trong khi các phân xưởng cơ khí mỗi phân xưởng có khoảng trên 40 người do đó làm tốn nhân lực và chi phí quản lý, nên ta có thể gộp lại thành một đội cầu.
2.2.2.3 Phạm vi quản lý của công ty cổ phần 465
Bảng 3. Số lượng cán bộ công nhân viên trong các phòng ban
(đơn vị: người)
STT Các phòng ban bộ phận Lãnh đạo Nhân viên thừa hành Tổng số cán bộ nhân viên 1 Ban giám đốc 4 0 4 2 Phòng tổ chức hành chính 2 9 11 3 Phòng kinh doanh 2 5 6 4 Phòng tài chính kế toán 2 4 6 5 Phòng vật tư thiết bị 2 3 6
6 Phòng kĩ thuật thi công 2 7 9
7 Phòng kĩ thuật cơ khí 2 4 8
8 Ban điều hành dự án 2 4 6
Nguồn phòng tổ chức – hành chính
Qua bảng ta thấy phạm vi quản lý không đồng đều: trong ban giám đốc thì phó giám đốc nội chính nội chính chỉ điều hành trực tiếp phòng tổ chức hành chính, còn phó giám đốc kĩ thuật thi công điều hành phòng kĩ thuật thi công các đội cầu và đội xây lắp, phó giám đốc kĩ thuật cơ khí điều hành phòng kĩ thuật cơ khí, phòng vật tư thiết bị, các phân xưởng cơ khí. Phòng tổ chức hành chính dưới trưởng phòng có 10 nhân viên, phòng vật tư thiết bị dưới trưởng phò có 4 nhân viên…các phân xưởng và các đội thi công, dưới phó quản đốc phân xưởng có khoảng 40- 45 công nhân, các đội xây lắp dưới đội trưởng có khoảng 30-40 công nhân,đây chỉ là số công nhân nằm trong biên chế của công ty, do đặc điểm công ty giao thông nên thường thi công các công trình dự án ở các địa phương nên để giảm chi phí luân chuyển lao động và tiến độ thi công công trình nên các đội thi công có thể tuyển thêm lao động địa phương.
Ưu điểm: phạm vi quản lý không rộng, không hẹp, phù hợp với công ty, do đó lãnh đạo có thể kiểm soát được các nhân viên dưới quyền
Nhược điểm: Phạm vi quản lý không đồng đều giữa các phòng ban. Mặt khác khó khăn trong quản lý cho đội trưởng các đội thi công và các phân xưởng phải quản lý một số lượng lao động lớn, nhất là tại các công trình tuyển lao động địa phương với phong tục tập quán khác nhau.
2.2.2.4 Hệ thống điều hành của công ty
Giám đốc → phó giám đốc → Trưởng phòng → nhân viên
Hệ thống điều hành: từ giám đốc đến phó giám đốc đến trưởng phòng hay quản đốc và đến nhân viên. Và ngược trở lại là quan hệ báo cáo. Các phó giám đốc hỗ trợ, tham mưu cho giám đốc trong việc đề ra các quyết định. Các nhân viên có trách nhiệm báo cáo cho các trưởng phòng, phó phòng hay quản đốc về sự thực hiện công việc. Các phòng ban trong công ty có nhiệm vụ phối hợp với nhau cùng thực hiện công việc
Ưu điểm: số cấp điều hành từ giám đốc xuống nhân viên 3 cấp, phù hợp với công ty hiện nay, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm trước một cấp trên, đảm bảo việc ra các quyết định và thực hiện các quyết định một cách nhanh chóng.
Nhược điểm: cấp bậc quyền lực ít phạm vi quản lý rộng làm cho cán bộ không giám sát chặt chẽ được nhân viên, như phòng tổ chức hành chính một trưởng phòng và 10 nhân viên như vậy lãnh đạo không kiểm soát chặt chẽ công việc của từng nhân viên. Mặt khác có sự chồng chéo về mặt quản lý, như trưởng phòng tổ chức hành chính thì chịu sự giám sát điều hành của giám đốc và phó giám đốc nội chính, trưởng phòng vật tư thiết bị chịu sự giám sát trực tiếp của phó giám đốc kĩ thuật thi công và phó giám đốc cơ khí-vật tư.
2.2.2.5 Tập quyền và phân quyền
Tính tập quyền ở đây thể hiện mọi quyết định do giám đốc, tất cả các quyết định cuối cùng đều thuộc về giám đốc. Phó giám đốc và các phòng ban chỉ tham mưu hỗ trợ cho việc ra quyết định của giám đốc.
Phân quyền: có các cuộc họp để nhân viên đóng góp ý kiến, các quyết định tại các phòng ban có ảnh hưởng trong phạm vi nhỏ tài trưởng phòng, quản đốc hay giám đốc xí nghiệp có quyền quyết đinh
2.2.2.6 Chính thức hóa
Công ty có các quy định, nội quy làm việc tại các phòng ban và các phân xưởng. Mức độ chính thức hóa được thể hiện ở việc quy định nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban. Tuy nhiên hiện nay công ty chưa có bản mô tả công việc, hay bản yêu cầu công việc với người thực hiện ở các vị trí, công ty chưa có các thông báo viết lên bảng ghi thời gian làm việc, ca trực trong ngày khi có sự thay đổi. Chưa có sự phân công chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí đảm nhận.Việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên được giao cho các phòng ban
Ưu điểm: tạo điều kiện cho lao động chủ động, linh hoạt trong công việc. Các phòng ban có thể bố trí lao động đảm nhận các nhiệm vụ tùy thuộc vào khối lượng công việc trong phòng
Nhược điểm: quản lý của công ty chưa hệ thống, chưa đồng bộ. Việc chưa có các quy định cụ thể mà chỉ ngầm định dẫn đến người lao động làm việc theo kinh nghiệm dẫn đến việc đánh giá sự thực hiện công việc không đảm bảo dẫn đến sự không hài lòng của người lao động. Đồng thời trưởng bộ phận khó có thể kiểm tra được mức độ thực hiện công việc một cách chính xác