Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm

MỤC LỤC Chương 1. 6 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN VÀ PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM 7 1.1. Thông tin tổng quát 7 1.2. Quá trình hình thành và phát triển 8 1.2.1 Chức năng nhiệm vụ 8

1.2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh 9

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động 10

2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh của quy trình quản lý bán hàng 16

2.2.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý bán hàng: 17

2.2.2 Sơ đồ chức năng của qui trình quản lý danh mục của hệ thốngthông tin quản lý bán hàng 17

2.2.3 Sơ đồ chức năng của qui trình quản lý nhập xuất 18

2.2.4 Sơ đồ chức năng của xử lý nhập như sau: 18

2.2.5 Sơ đồ chức năng qui trình quản lý xuất 20

2.2.6 Sơ đồ chức năng của qui trình lập báo cáo 21

2.3 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng 21

2.3.1 Sơ đồ luồng thông tin qui trình bán hàng 21

2.3.2 Sơ đồ luồng thông tin qui trình mua hàng 23

2.4.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 24

2.4.2.Sơ đồ ngữ cảnh mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 24

2.4.3.Sơ đồ DFD quy trình quản lý danh mục của hệ thống thông tinquản lý bán hàng 25

2.4.4.Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất 26

2.4.5.Sơ đồ DFD mức 2 của quy trình quản lý bán hàng 28

2.4.6 Sơ đồ DFD mức 3 tiến trình quản lý xuất của hệ thống quản lýbán hàng 30

2.4.7.Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trìnhquản lý bán hàng 31

2.4.8 Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý nhập của HTTT quản lýbán hàng 32

2.8.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 37

2.8.1.1 Xác định các đầu ra của hệ thống 37

2.8.1.2 Liệt kê các phần tử thông tin trên các đầu ra 37

2.8.1.3 Chuẩn hóa dữ liệu 39

2.8.1.3.1 Chuẩn hóa mức 1( 1.NF) 39

2.8.1.3.2 Chuẩn hoá mức 2(2.NF) 41

2.8.1.3.3 Chuẩn hoá mức 3(3.NF) 43

2.8.2.Các tệp trong CSDL 45

2.8.3.Thiết kế các giải thuật 56

2.8.3.1 Thuật toán Đăng nhập 56

2.8.3.2.Thuật toán Cập nhật dữ liệu 56

2.8.3.3 Thuật toán xóa bản ghi 57

2.8.3.4 Thuật toán xóa bản ghi 58

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ

Hình 2 1 - Mô hình tổng quan về bài toán quản lý bán hàng 16

Hình 2 8 - Sơ đồ luồng thông tin quản lý bán hàng 23

Hình 2 9 - Sơ đồ luồng thông in mua hàng 24

Hình 2 10- Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng 25

Hình 2 11 - Sơ đồ ngữ cảnh mức Context 26

Hình 2 12 - Sơ đồ ngữ cảnh mức một của hệ thống 27

Hình 2 13 - Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất 28

Hình 2 14 - Sơ đồ mức hai quy trình quản lý bán hàng 30

Hình 2 15 - Sơ đồ mức 3 của quy trình quản lý bán hàng 31

Hình 2 16- Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trình quản lý bán hàng 32

Hình 2 17 - Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý 33

Hình 2 18 - Mô hình BFD 34

Hình 2 19 - Sơ đồ quan hệ thực thể 35

Hình 2 20 - Form Đăng nhập 61

Hình 2 21 - From Đổi Mật Khẩu 61

Hình 2 22 - From Danh Mục Hàng Hóa 62

Hình 2 23 - From Danh Mục Nhân Viên 62

Hình 2 24 - From Danh Mục Nhà Cung Cấp 63

Hình 2 25 - Danh Mục Khách Hàng 64

Hình 2 26 - Form Cập nhật Kho hàng 64

Hình 2 27 - Phiếu Nhập Hàng 65

Hình 2 28 - Hóa Đơn Bán Hàng 66

LỜI MỞ ĐẦU

Thời đại ngày nay là thời đại của cụng nghệ thông tin, của máy vi tính.Máy vi tính đó trở thành một cụng cụ hữu hiệu trong mọi hoạt động của conngười Hầu hết mọi hoạt động giao dịch đều cần sự hỗ trợ đắc lực của máy vitính Đặc biệt là trong công tác quản lý hành chính, quản lý các giao dịch, kếtoán, tiền lương … Tất cả các hoạt động này ngày càng được tin học hoá mộtcách hữu hiệu và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng.

Một trong những vấn đề quản lý được ứng dụng tin học mạnh mẽ đó làvấn đề quản lý bán hàng Nhiệm vụ của một phần mềm quản lý bán hàng lànhững tiện ích mà nó mang lại cho người dùng Trong thời gian thực tập tạiCông ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm Lần đầu tiên emđược tiếp xúc trực tiếp víi những vấn đề thực tế mà trưíc đấy chỉ là học trongsách ở tại nhà trường Em thấy mình cần phải học hỏi hơn nữa về những vấnđề mà mình chưa làm được Trong quá trình thực tập em đó rút ra được chomình những bài học tốt cho bản thân để phục vụ cho công việc sau này.

Trong suốt quá trình thực tập tại công ty, em đó tìm hiểu được cơ bản

về cơ cầu tổ chức và hoạt động của công ty và đi đến xây dựng đề tài là: “Xây

dựng phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần tư vấn và pháttriển giải pháp phần mềm”.

Từ những thực tế hoạt động của công ty em nhận thấy đề tài quản lý bán hàng có một ứng dụng thiết thực trong thực tế Mặc dù những gì em làm đượclà chưa nhiều và cần có thời gian và điều kiện thích hợp để bổ sung cho đề tài của mình được hoàn chỉnh hơn nữa.

Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo hướng dẫn Ths.Trần Thị Bích Hạnh Em xin chân thành cảm ơn tới toàn thể các anh chị trong Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm đã giúp em hoàn thành được kỳ thực tập tốt nghiệp của mình.

Do trình độ và thời gian có hạn nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em mong được sự góp ý của các thầy cô, các anh chị tại Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm để đề tài được hoàn thiện hơn.

Emai : transon@olala.com.vnĐăng kí kinh doanh tại : Sở KHĐT - Hà NộiGiấy phép đăng kí số : 0103015592

Văn phòng chính tại : Phòng 302, Nhà B, Khu C, tập thể ĐH Mỏ Địa chất,Từ Liêm –Hà Nội

Họ tên người đại diện : Giám đốc Trần Thanh Sơn.

Tổng số nhân viên : 12 người và các cộng tác viên khác.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

 Sản xuất, gia công các loại phần mềm thương mại và các loại phần mềm dùng để xuất khẩu

 Tư vấn, lạp dự án phát triển các sản phẩm CNTT Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CNTT

 Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trện Internet, Đại lý cung cấp dịchvụ Internet

 Dịch vụ bảo hành, bảo trì các sản phẩm phần mềm

1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm thành lậpngày 29/01/2007 Trung tâm đăng ký giấy phép kinh doanh tại Sở KHĐT -Hà Nội Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo và nhiệttình đó ngày càng thu hút được sự tin cậy và yêu mến từ phía khách hàng.Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm (SSD) là một đơn vịluôn đi đầu trong lĩnh vực tư vấn giải pháp công nghệ thông tin, xây dựng hệthống hạ tầng cơ sở kỹ thuật và chuyển giao công nghệ, cung cấp các phầnmềm quản trị nhằm tăng cường công tác quản lý kinh tế tài chính, hoàn thiệnHệ thống kế toán và Hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty SSD đã và đangcung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng là các dự án, các doanh nghiệp, các tổchức trong và ngoài nước, hoạt động trong nhiều lĩnh vực, ngành nghề kinhdoanh tại Việt Nam

1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh1.2.1 Chức năng nhiệm vụ

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm víi chức năng chủ yếu Sản xuất, gia công các loại phần mềm thương mại và các loại phần mềm dùng để xuất khẩu.Tư vấn, lập dự án phát triển các sản phẩm

CNTT.Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CNTT.Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trện Internet, Đại lý cung cấp dịch vụ Internet.Dịch vụ bảo hành, bảo trì các sản phẩm phần mềm

1.2.2 Ngành nghề kinh doanh

Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty cổ phần tư vấn và phát

1.2.3 Thị trường

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm có một thịtrường rộng lín Hầu hết tất cả mọi khách hàng có nhu cầu về các thiết bị máytính đều có thể trở thành khách hàng của công ty Công ty luôn luôn đặt yêucầu của khách hàng lên trên hết víi phương châm phục vụ khách hàng là:“Hãy phục vụ khách hàng trên cả sự mong đợi” Công ty có một đội ngũ nhânviên có trình độ chuyên môn cao đủ đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.Khách hàng mua các sản phẩm của Công ty sẽ được đảm bảo về giá và chấtlượng Đồng thời được hưởng các chính sách, chế độ dịch vụ ưu tiên hạng A.

1.2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm là một đơn vịmới thành lập Tuy còn khá non trẻ nhưng công ty luôn luôn có khả năng đápứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng Víi sự nỗ lực khôngngừng của toàn thể lãnh đạo, nhân viên và các cộng tác viên Công ty đã ngàycàng đạt được những thành tựu đáng kể về doanh thu cũng như tạo được uytín của mình trên thị trường.

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm luôn ý thứcđược trách nhiệm cao về dịch vụ víi mong muốn được phục vụ khách hàngngày càng chu đáo hơn Trung tâm luôn tiếp nhận mọi sự góp ý từ khách hàngvề cung cách phục vụ của mình.

I.3.5 Tình trạng áp dụng tin học trong công ty

Hiện các phòng ban và các bộ phận của Công ty đều được trang bị hệthống máy tính làm việc văn phòng Các máy tính đều được liên kết thôngqua một hệ thống mạng nội bộ Công ty cũng xây dựng được trang Web củariêng mình nhằm thực hiện tiếp thị đông đảo tới các khách hàng trên mạng.Điều đó chứng tỏ Công ty đã áp dụng được vấn đề tin học hoá vào trong hoạtđộng của mình với xu hướng ngày càng mở rộng thêm nữa

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động1.3.1 Sơ đồ tổ chức

1.3.2 Chức năng từng bộ phận1.3.2.1 Giám đốc điều hành

Giám đốc có nhiệm vụ điều hành và quản lý chung tất cả các hoạt động

1.3.2.2 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có nhiệm vụ:

- Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ - Tiến hành các hoạt động kinh doanh - Tiếp thị tới khách hàng, người tiêu dùng.

- Tham mưu cho giám đốc các chiến lược kinh doanh.

1.3.2.4 Phòng hỗ trợ kỹ thuật và triển khai.

Phòng hỗ trợ kỹ thuật và triển khai có nhiệm vụ:

- Lắp đặt, bảo trì, bảo dưìng các sản phẩm và thiết bị tin học, viễn thông. - Tư vấn và giải đáp về kỹ thuật

- Hỗ trợ khách hàng dịch vụ sau bán hàng.

1.3.2.5 Phòng đào tạo

Phòng đào tạo có nhiệm vụ phụ trách các dịch vụ tư vấn, đào tạo chuyểngiao công nghệ Tham mưu cho giám đốc về phương hướng dịch vụ tư vấnmới trong chuyển giao công nghệ.

1.3.2.6 Phòng kế toán

Phòng kế toán phụ trách các vấn đề về kế toán, tài chính, các hóa đơnchứng từ Báo cáo với giám đốc về tình hình tài chính và kết quả kinh doanhcủa Công ty

1.5 Hoạt động bán hàng của công ty

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm luôn luôn lấyuy tín chất lượng làm hàng đầu Công ty có một đội ngũ nhân viên và cáccộng tác viên năng động nhiệt tình sáng tạo trong mọi cung cách phục vụkhách hàng Với khả năng nắm bắt được thị trường và sự nhận thức sâu sắc vềxu thế thời đại trong việc tin học hóa toàn cầu Công ty không ngừng cập nhậtcác sản phẩm mới nhất, tiện lợi nhất cho người dùng.

Công ty cổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm với quy môgồm có các phòng ban: Phòng đào tạo, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật, Phòngtriển khai, Phòng phát triển phần mềm, Phòng kinh doanh Trong đó tổng sốnhân viên là 12 người Ngoài ra còn có các cộng tác viên khác Tuy với quymô còn nhỏ, là một doanh nghiệp trẻ mới thành lập được hơn một năm nhưngnhững gì mà công ty đã đạt được là tương đối lớn Các trang thiết bị cơ sở kỹthuật tiện nghi được ứng dụng trong công tác quản lý bán hàng như hệ thốngmáy tính Công ty luôn có sự cập nhật một cách liên tục về các sản phẩm mớiđể không ngừng cung cấp ngày càng tốt hơn đa dạng hơn các nhu cầu củakhách hàng.

Hoạt động bán hàng của Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm chính.Trước khi có quyết định bán hàng khách hàng được thông qua một bản báogiá của Công ty Bản báo giá bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hoá Đơnđặt hàng từ khách hàng được gửi đến phòng kinh doanh bằng nhiều hình thứckhác nhau và được xử lý thông qua bộ phận kiểm tra đơn đặt hàng Đơn Đặthàng hợp lệ được đưa vào qui trình xử lý yêu cầu trên hoá đơn

1.6 Cơ sở hình thành đề tài

Với mong muốn có thể ứng dụng tin học vào công tác quản lý bán hàng nhằm ngày càng tiện lợi hơn Mặt khác, từ những vấn đề thực tế của Công tycổ phần tư vấn và phát triển giải pháp phần mềm , ta nhận thấy công ty chuyên Sản xuất, gia công các loại phần mềm thương mại và các loại phần mềm dùng để xuất khẩu.Tư vấn, lập dự án phát triển các sản phẩm

CNTT.Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực CNTT.Cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng trện Internet, Đại lý cung cấp dịch vụ Internet.Dịch vụ bảo hành, bảo trì các sản phẩm phần mềm Hoạt động quản lý bán hàng đóng vaitrò quan trọng trong hoạt động của công ty Xuất phát từ những lý do trên làcơ sở quan trọng cho việc hình thành đề tài về “ xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” Với mục đích là có thể làm cho chương trình lưu thông hàng hoá trở lên nhanh chóng, tiện lợi cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng Các dữ liệu về khách hàng, về nhà cung cấp, về hàng hoá được lưu giữ một cách có hệ thống.

Mục đích lớn nhất của đề tài là được người dùng chấp nhận và thựchiện trong quá trình quản lý bán hàng tại doanh nghiệp Do đó chương trìnhphải đảm bảo được việc xử lý đơn đặt hàng, phiếu giao hàng cho khách hàng,các xử lý về nhập xuất

1.7 Mục đích của đề tài

Công tác quản lý bán hàng hiện nay cũng đang được triển khai víi mongmuốn ứng dụng tin học hoá vào trong công tác quản lý bán hàng Như vậy, sẽgiúp cho nhà quản lý cũng như các khách hàng có thể giao dịch một cách dễdàng Với các ứng dụng đắc lực của máy vi tính thì công tác quản lý bán hàngcàng trở nên có sự ứng dụng mạnh mẽ nhờ đó mà các hoạt động cũng như cácgiao dịch được thúc đẩy nhanh chóng

Với đề tài “xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” Cụ thể ở đây là sựứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server và Visual studio 2005 vàotrong công tác quản lý bán hàng Các giao dịch như tiếp nhận đơn hàng sẽđược linh hoạt và có nhiều hình thức xử lý khác nhau

Khách hàng có thể đặt hàng thông qua đơn đặt hàng trực tiếp, qua thưtín, email hoặc qua điện thoại Với mỗi một hình thức đặt hàng của kháchhàng thì có những thủ tục xử lý đơn hàng khác nhau đảm bảo cho công táctiêu thụ một cách an toàn và vừa lòng khách hàng.

Khi một đơn hàng hợp lệ được chấp nhận thì khách hàng có thể ký kếthợp đồng và được nhận một hoá đơn bán hàng từ bộ phận bán hàng Kháchhàng sẽ thanh toán với bộ phận Kế toán thông qua hoá đơn này Hóa đơn bánhàng được xem như phiếu bảo hành sau khi đã hoàn thành thủ tục giao hàngvà thanh toán Trong thời gian bảo hành khách hàng có thể nhờ trợ giúp khigặp sự cố.

Với mục đích có thể quản lý một cách dễ dàng về các thông tin hàng hoá, nhà cung cấp, khách hàng, hoá đơn, phiếu nhập cũng như các khoản thanh toán khác Người sử dụng có thể nắm bắt được thông tin về hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp … một cách đầy đủ và thông qua đó có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất khi biết mã hoặc tên của các đối tượng

Chương 2 : PHÂN TÍCH THIẾT KÊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢNLÝ BÁN HÀNG

2.1 Mô hình nghiệp vụ

2.1.1 Nhìn tổng quan về bài toán quản lý bán hàng

Hình 2 1 - Mô hình tổng quan về bài toán quản lý bán hàng

2.1 2 Mô tả bằng lời

Phòng kinh doanh của trung tâm thương mại và dịch vụ công nghệ Adamcó chức năng quản lý tất cả các các hoạt động bán hàng tại công ty Phòng cóchức năng quản lý tất cả các giao dịch với khách hàng Mỗi khách hàng cóthể đặt đơn đặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: gọi điện, gửi email, đơnđặt hàng… Và mỗi khách hàng có thể đặt một hoặc nhiều đơn đặt hàng Nếumột đơn đặt hàng sau khi kiểm tra hợp lệ và được chấp nhận thì một nhânviên trong bộ phận quản lý bán hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng với các nộidung được yêu cầu như trên đơn đặt hàng Mỗi một đơn hàng có thể ghi nhiềuthiết bị, và mỗi thiết bị có thể có trong nhiều phiếu xuất kho( hóa đơn).

Ngoài chịu trách nhiệm về việc xuất bán thiết bị bộ phận quản lý bánhàng còn chịu trách nhiệm quản lý về việc nhập hàng từ nhà cung cấp khi cóyêu cầu của bộ phận kho Quản lý thông tin về các lần nhập xuất kho thiết bịNguyễn Đức Hùng

Quản lý bán hàng

15

hàng hoá để nắm bắt được thông tin hàng hoá khi có yêu cầu của khách hàng.Ngoài ra còn quản lý số lượng tồn kho của mỗi loại thiết bị ở từng thời điểm.

2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh của quy trình quản lý bán hàng

Mục đích của sơ đồ này nhằm xác định chính xác cụ thể các chức năngchính của hệ thống thông tin

Hệ thống quản lý bán hàng tại trung tâm thương mại và dịch vụ côngnghệ ADAM bao gồm có :

- Bộ phận bán hàng - Bộ phận giao hàng

- Bộ phận bảo hành bảo trì - Bộ phận kho

Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng như sau:

Hệ thống quản lý bán hàng

Bộ phận kho

Bộ phận phụ trách bảo hành bảo trì

Bộ phận giao hàngBộ phận

bán hàng

2.2.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý bán hàng:

* Phân rã chức năng của quản lý danh mục có :

2.2.2 Sơ đồ chức năng của qui trình quản lý danh mục của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Quản lý danh mục

Quản lý nhập xuấtQuản lý bán hàng

Báo cáo

Quản lý danh mục

Tìm kiếm dữ liệuHiệu chỉnh

dữ liệuCập nhật mới

dữ liệu

Hình 2 3 - Sơ đô chức năng quản lý bán hàng

Hình 2 4 - Sơ đồ BFD quản lý danh mục hệ thống

Phân rã chức năng của qui trình quản lý nhập _ xuất có

2.2.3 Sơ đồ chức năng của qui trình quản lý nhập xuất

Quản lý nhập xuất được phân rã thành quản lý nhập và quản lý xuất có sơđồ như sau.

Sơ đồ chức năng qui trình quản lý nhập xuất

Quản lý nhập

Gồm có các công đoạn sau:- Xử lý đơn hàng

+ Tiếp nhận đơn hàng + Kiểm tra đơn hàng

- Xử lý yêu cầu: + Lập hóa đơn( Phiếu xuất kho kiêm bảo hành) + Xử lý nhập kho

2.2.5 Sơ đồ chức năng qui trình quản lý xuất

 Phân rã chức năng báo cáo :+ Lập báo cáo tồn kho

+ Lập báo cáo đơn hàng+ Lập báo cáo doanh thu+ Báo cáo tổng hợp

Quản lý xuất

Xử lý đơn đặt hàng

Tiếp nhận đơn hàng

Hình 2 6 - Sơ đồ chức năng qui trình quản lý xuất

2.2.6 Sơ đồ chức năng của qui trình lập báo cáo

2.3 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý bán hàng2.3.1 Sơ đồ luồng thông tin qui trình bán hàng

Báo cáo

Báo cáo doanh thuBáo cáo đơn

hợpBáo cáo nhập

_ xuất _tồn

Hình 2 7 - Sơ đồ chức năng của qui trình lập báo cáo

Hình 2 8 - Sơ đồ luồng thông tin quản lý bán hàng

2.3.2 Sơ đồ luồng thông tin qui trình mua hàng

Hình 2 9 - Sơ đồ luồng thông in mua hàng

2.4.Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng2.4.1.Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Quản lý bán hàngKhách

Hoá Đơn Bán

Phiếu xuấtGửi yêu cầu

2.4.2.Sơ đồ ngữ cảnh mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

2.0.Quản lý nhập xuấtBộ phận kho

2.0.Lập báo cáo thống

Lãnh đạoBộ phận

khách hàng

Tệp dữ liệuPhiếu xuất kho

Đơn đăt hàng

Hàng hóa

Báo cáo tổng hợpPhiếu nhập kho

Hóa Đơn

Nhà cung cấp

Hóa Đơn bán

Hóa Đơn mua

1.0.Quản lý danh mụcBộ phận

nhân viên

Hình 2 11 - Sơ đồ ngữ cảnh mức Context

Phân rã tiến trình quản lý danh mục có sơ đồ phân rã mức 1 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

2.4.3.Sơ đồ DFD quy trình quản lý danh mục của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

1.1Tìm kiếm

dữ liệu

1.2Cập nhật mới dữ liệuBộ phận

bán hàng

Bộ phận nhập hàng

Bộ phận kho

1.3.Cập nhật mới dữ liệu

Tệp dữ lệu

Dữ liệu hàng hóaDữ liệu về khách

Dữ liệu nhà cung cấp

Hình 2 12 - Sơ đồ ngữ cảnh mức một của hệ thống thông tin quản lý bán hàng

- Quản lý nhập: - Quản lý xuất

2.4.4.Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất

2.1Quản lý

xuấtKhách hàng

Nhà cung cấp

Bộ phận kho

Tệp quản lý giao dịch

Đơn đặt hàng

2.2Quản lý

nhậpHóa Dơn

Thông tin phản hồi

Hóa đơn thu tiềnThông tin phản hồi

Hàng hóa xuất

Hình 2 13 - Sơ đồ DFD mức 1 quản lý nhập xuất

Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình quản lý nhập xuất hệ thống thông tin quản lý bán hàng.

Phân rã quản lý xuất có các công đoạn sau: Xử lý đơn đặt hàng:

+ Tiếp nhận đơn hàng+ Kiểm tra đơn hàngXử lý yêu cầu: + Xử lý giao hàng+Lập hoá đơn

Khách hàng gửi đơn hàng tới bộ phận tiếp nhận đơn hàng Đơn đặt hàng có thể qua điện thoại hoặc email, đơn giấy gửi đên bộ phận quản lý bán hàng sau khi khách hàng đã lựa chọn được mặt hàng cần mua thông qua bảng báo giá Đơn đặt hàng của khách hàng được lưu trữ trong tệp đơn hàng Sau đó là quá trình kiểm tra đơn hàng, tiến hành loại bỏ những đơn hàng không hợp lệ Những đơn đặt hàng đạt yêu cầu được đưa đi xử lý, lập hoá đơn gửi đến khách hàng theo nội dung đặt hàng của từng hoá đơn Quá trình xử lý yêu cầucủa đơn đặt hàng bao gồm có lập hoá đơn, xử lý xuất hàng (xử lý giao hàng).

2.4.5.Sơ đồ DFD mức 2 của quy trình quản lý bán hàng

2.1.1Xử lý đơn

Khách hàng

Kế toán

Bộ phận kho

Tệp đơn hàng

đặt đơn hàng

2.2.2Xử lý yêu

cầuHóa Dơn

Phiếu giao hàngThông tin phản hồi

Phiếu xuất kho Danh mục Hàng

hóa

Bộ phận giao hàngThông tin hóa đơn

Hình 2 14 - Sơ đồ mức hai quy trình quản lý bán hàng

2.4.6 Sơ đồ DFD mức 3 tiến trình quản lý xuất của hệ thống quản lý bán hàng

* Phân rã tiếp xử lý đơn hàng có DFD mức 3 của hệ thống quản lý bán hàng:

2.1.1.1Tiếp nhận

Báo cáo đơn hàng2.1.1.2

Kiểm tra đơn hàng

Đơn hàng chờ xủ lý

Thong tin phản hồi

- Lập hoá đơn bán hàng( Phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành)- Xử lý giao hàng

2.4.7.Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trìnhquản lý bán hàng

2.1.1Xử lý đơn

Phiếu giao hàng2.1.2.1

Lập hóa đơn bán hàngHóa đơn bán hàng

Kế toánđơn đặt hàng

Hóa đơn

Hình 2 16- Sơ đồ DFD quy trình xử lý yêu cầu trong hóa đơn của tiến trìnhquản lý bán hàng

2.4.8 Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý nhập của HTTT quản lý bán hàng.

2.2.1Đặt hàng

Nhà cung cấp

KhoTệp đơn hàng

2.2.2Xử lý nhập

Hóa đơn thu

đơn đặt hàng

Hàng hóa Thông tin phản hồi

Hình 2 17 - Sơ đồ DFD mức 2 qui trình quản lý nhập của HTTT quản lý bán hàng.

Quản Lý bán hàng

1.0.1Đăng Nhập

2.0.1DM Khách

5.0Báo cáo 1.0

Hệ Thống

5.0.1Báo CáoHàng Hoá2.0

Danh Mục

2.0.2DM Nhà Cung

5.0.2Báo Cáo Doanh Thu

2.0.3DM Kho

2.0.4DM hàng Hoá

3.0Bán Hàng

3.0.1Hoá ĐơnBán Hàng

3.0.2Hoá Đơn

Chi Tiết3.0.3Phiếu Nhập

3.0.4Phiếu Xuất

4.0Tìm Kiếm

4.0.1Tìm kiếmHoá Đơn4.0.2Tìm KiếmPhiếu Nhập

4.0.3Tìm KiếmPhiếu Xuất

2.0.5Số dư đầu hàng

Hình 2 18 - Mô hình BFD

2.6.Sơ đồ quan hệ thực thể

Hình 2 19 - Sơ đồ quan hệ thực thể

Hoá đơn bán hàng

Ngày …… tháng…….năm……

Số hoáđơn:……… Đơn vi bán:……… Địa chỉ:………

Mã số thuế………Điện thoại :………

Tên khách hàng:……… Địa chỉ:………

Số tài khoản……… Hình thức thanh toán:………Mã số thuế………

Tên hàng

đơn vị tính

Số lượng đơn giá Thành tiền

Cộng tổng số tiền:………

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Ký,ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên Ký, ghi rõ họ tên

Phiếu xuất kho

Số tự ….thứ Tên thiết bị…

Mô tả kỹ thuật….Số lượng….Đơn gía….Thành tiền….Stt Tên thiết

Mô tả kỹ thuật

Số lượng đơn giá Thành tiền

Người giao hàngNgày tháng

2.8 Thiết kế cơ sở dữ liệu:2.8.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu trên cơ sở các đầu ra của hệ thống

2.8.1.2 Liệt kê các phần tử thông tin trên các đầu ra

Từ đầu ra “hoá đơn bán hàng” có các phần tử thông tin đầu ra như sau:- Số hoá đơ n

- Mã khách hàng- Tên khách hàng- Số tài khoản- Địa chỉ - Điện thoại- Mã hàng (R)- Tên hàng (R)

- Nguồn cung cấp (R)- Nơi sản xuất (R)

- Ngày sản xuất (R)- Mô tả kỹ thuật (R)- bảo hành (R)- Đơn vị tính (R)- Đơn giá (R)- Số lượng (R)- Thành tiền (S)- VAT(S)

- Ngày bán- Người bán

- Phương thức thanh toán

Từ đầu ra phiếu nhập kho có danh sách các phần tử thông tin là:- Số phiếu nhập

- Nhà cung cấp- Nội dung- Mã hàng (R)- Tên hàng (R)- Số lượng (R)- Đơn vị tính (R)- Đơn giá (R)- Thành tiền (S)- Tổng cộng (S)

- Phương thức thanh toán- Người giao hàng (R)