Quản lý văn bản và hồ sơ công việc

1 QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ 2 Phần I: GIỚI THIỆU Phần II: VĂN BẢN ĐẾN Phần III: VĂN BẢN ĐI Phần IV: HỒ SƠ CÔNG VIỆC Phần V: THÔNG TIN DANH MỤC Phần VI: THÔNG TIN TỔNG HỢP BỐ CỤC CHƯƠNG TRÌNH GỒM 6 PHẦN QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ 3 I. GIỚI THIỆU CHUNG QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ - Chương trình được xây dựng trên nền Lotus Domino 6. - Sử dụng phông chữ theo chuẩn Unicode - Bảo mật dữ liệu ở nhiều mức - Phân quyền chặt chẽ theo nhóm, các chức năng được gán cụ thể theo từng đối tượng người dùng. 4 QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ CÁC CHỨC NĂNG 1. Tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc 2. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực hiện của Lãnh đạo 3. Kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các phòng ban 5 QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ CÁC CHỨC NĂNG 4. Gửi nhận văn bản qua mạng 5. Tra cứu, khai thác thông tin 6. Thống kê và in ấn sổ văn bản 7. Quản trị hệ thống 6 * Hệ chương trình gồm 4 phần: - CSDL Quản lý văn bản đi, - CSDL Quản lý văn bản đến, - CSDL Hồ sơ công việc - CSDL Thông tin danh mục. * Phạm vi sử dụng của hệ chương trình: Tất cả các phòng, bộ phận tham gia qui trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc. QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ 7 II. GIAO DIỆN CHUNG CỦA HỆ CHƯƠNG TRÌNH Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp. Các đối tượng sử dụng:  Văn thư (Phòng Hành chính).  Lãnh đạo.  Chuyên viên.  Quản trị. QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ 8 CHU TRÌNH X LÝ VĂN B NỬ Ả Văn thư Lãnh đạo phân xử lý Chuyên viên Văn bản đến Văn bản đi Hồ sơ công việc Văn thư Văn bản Văn bản Văn bản ban hành Phiếu trình 10 2. Các nút tiện ích hay sử dụng Trải rộng danh sách văn bản được liệt kê trên màn hình. Thu gọn danh sách văn bản được liệt kê trên màn hình. Hiện danh sách văn bản ở trang trước. Hiện danh sách văn bản ở trang tiếp theo. Tìm ra tất cả các văn bản thoả mãn điều kiện. QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ 11 + Nút lệnh : để mở cửa sổ trước. + Nút lệnh : để ẩn/hiện các mục chức năng bên trái. + Nút lệnh : để kết thúc phiên làm việc. Chú ý: Ba nút lệnh tiện ích cuối cùng luôn hiển thị ở trên cùng của vùng làm việc chính, các nút còn lại tuỳ từng trường hợp sẽ hiển thị QU N LÝ VĂN B N VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ [...]... Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 2 Vào sổ văn bản - Quản lý các văn bản đã nhập nhưng chưa vào sổ - Nhập mới các văn bản 3 Gửi văn bản sao lục qua mạng Văn thư sử dụng chức năng này để gửi sao lục qua mạng 4 Lập và In sổ văn bản (báo cáo) Tổng hợp và in báo cáo danh sách các văn bản đến 16 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 5 Tìm kiếm theo tiêu thức Chức năng này để tìm kiếm văn bản 6 Tình trạng văn bản Liệt kê các văn bản theo... văn bản; 13 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN Giao diện chung CSDL Quản lý Văn bản đến”: 14 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN I CÁC CHỨC NĂNG VÀ TIỆN ÍCH PHẦN QL VĂN BẢN ĐẾN 1 Hộp thư văn bản đến - Liệt kê các văn bản đến qua đường mạng, Văn thư có thể chọn và chuyển thành văn bản đến - Khi chọn văn bản và nhấn nút “Sửa” → nhập thông tin → “Ghi” → “Chuyển thành văn bản đến”, văn bản đó sẽ vào mục “Vào sổ VB” (Lưu ý: những... II: VĂN BẢN ĐẾN 12 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN - CSDL Quản lý Văn bản đến” được thiết kế để quản lý các văn bản đến của một cơ quan; - Tổ chức lưu trữ văn bản nhận được một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý; - Trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các văn bản theo thẩm quyền giải quyết; - Giúp Lãnh đạo có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và tiến độ xử lý văn bản; ... theo tình trạng xử lý 7 Danh sách văn bản cá nhân Lưu trữ các văn bản liên quan đến công việc của cá nhân 8 Danh sách văn bản chung Tra cứu các văn bản đến đã được lưu trữ trong chương trình 17 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN II VAI TRÒ CỦA VĂN THƯ - Tiếp nhận, cập nhật thông tin cho CSDL Văn bản đến”, - Vào sổ văn bản đến, - Gửi văn bản sao lục qua đường mạng, in và lập sổ văn bản 1 Vào sổ văn bản đến Cập nhật... các văn bản đã chọn được chuyển thành văn bản đến Nếu dùng chuột nhấn vào tên của một văn bản, chương trình sẽ mở cửa sổ thao tác với văn bản đó, tại đây văn thư có thể sửa, xoá, in phiếu xử lý VB 27 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN B1: Chọn “Hộp thư VB đến” danh sách các văn bản được liệt kê B2: Nháy chuột tên văn bản, nhấn chuột vào nút “Sửa”, sau đó sửa văn bản và nhấn vào nút lệnh “Lưu” Vào mục “Vào sổ văn bản. .. giống như một văn bản đã được nhập mới từ văn bản đến thông thường Văn thư có thể mở văn bản này ra để nhập thêm một số thông tin cần thiết 28 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 1.3 Cập nhật thông tin cho văn bản đến B1: Chọn mục “Vào sổ VB” 29 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN B2: - Mở văn bản (nháy chuột vào tên văn bản) - Xoá văn bản nhấn nút “Xoá”, - Sửa văn bản thực hiện tiếp các bước 3, 4, 5 30 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN B3:... đến Cập nhật thông tin cho CSDL văn bản đến là nhiệm vụ hằng ngày của Phòng Hành chính Để vào sổ một văn bản đến, Văn thư có thể nhập mới từ một văn bản đến thông thường hoặc từ văn bản đến qua đường mạng 18 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 1.1 Nhập mới một văn bản từ văn bản đến thông thường B1: Chọn Văn bản đến→Vào sổ VB hiển thị danh sách các văn bản chờ vào sổ 19 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN B2: Nhấn “Nhập mới”, cửa... các thông tin đã nhập Nút "Xoá": Xoá văn bản đã nhập Nút "Tiếp mới": Chuyển sang màn hình nhập mới để nhập văn bản khác Nút “In phiếu xử lý VB”: Văn thư có thể in luôn phiếu xử lý văn bản tại đây 26 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 1.2 Nhập mới văn bản từ văn bản đến qua đường mạng Nếu dùng chuột nháy vào các ô vuông tương ứng với các văn bản và nhấn nút “Xoá VB”, các văn bản đã chọn sẽ bị xoá khỏi hệ thống,... phối văn bản 32 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 3 Lập và in sổ văn bản Chọn “Lập & In sổ VB (báo cáo)” màn hình hiển thị 33 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN - Nhập một số thông tin: Tiêu đề, tiêu đề phụ và một số tiêu thức tìm kiếm →Chấp nhận , màn hình hiển thị - Nhấn biểu tượng để in 34 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN III VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO 1 Thông tin xử lý văn bản 2 Phân quyền xem văn bản 3 Thao dõi tình trạng xử lý văn bản. .. Thông tin xử lý văn bản 2 Phân quyền xem văn bản 3 Thao dõi tình trạng xử lý văn bản 4 Thống kê văn bản cá nhân 35 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 1 Thông tin xử lý văn bản B1: Mở một văn bản Có 2 cách để mở * Cách 1: Ấn vào Văn bản đến”, * Cách 2: Ấn vào Danh sách VB cá nhân→Chờ xử lý 36 Phần II - VĂN BẢN ĐẾN B2: Ấn vào Số hiệu gốc 37 . VÀ Ả Ả H S CÔNG VI CỒ Ơ Ệ 8 CHU TRÌNH X LÝ VĂN B NỬ Ả Văn thư Lãnh đạo phân xử lý Chuyên viên Văn bản đến Văn bản đi Hồ sơ công việc Văn thư Văn bản Văn. NĂNG VÀ TIỆN ÍCH PHẦN QL VĂN BẢN ĐẾN Phần II - VĂN BẢN ĐẾN 16 2. Vào sổ văn bản - Quản lý các văn bản đã nhập nhưng chưa vào sổ. - Nhập mới các văn bản.