III. VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO 1 Thông tin xử lý văn bản
1. Thông tin xử lý văn bản
B1: Mở một văn bản. Có 2 cách để mở
* Cách 2: Ấn vào Danh sách VB cá nhân→Chờ xử lý
* Cách 1: Ấn vào “Văn bản đến”,
37
B2: Ấn vào Số hiệu gốc
38
B3: Nhấn nút “Sửa” chuyển sang cửa sổ chỉnh sửa thông tin
39
B4: Chọn “Thông tin xử lý” có 3 lựa chọn
Chuyển tiếp VB: Lựa chọn này dành cho những người tham gia luồng xử lý nhưng không phải là người cuối cùng trực tiếp xử lý văn bản (bao gồm Chánh, Phó văn phòng, các Lãnh đạo thường trực,...)
40
+ Thông tin về đơn vị nhận văn bản, VB sẽ được chuyển cho đơn vị đó, ví dụ là phòng Hành chính, người nhận sẽ là TP
+ Danh sách người nhận văn bản Phần người nhận bấm vào mũi tên hiện ra danh sách tên trong cơ quan và ta chọn người cần giao để xử lý VB.
+ Nếu chọn "Đơn vị nhận văn bản", sau đó không chọn "Người nhận văn bản" thì hệ thống sẽ tự động xác định người nhận văn bản đại diện cho đơn vị đó. Người này được định nghĩa sẵn trong phần "Danh mục" "Danh sách đơn vị nội bộ"
41
Xử lý VB: Người trực tiếp xử lý văn bản sẽ chọn mục này để cập nhật các thông tin xử lý. Và cập nhật quá trình xử lý văn bản, người xử lý phải lập hồ sơ hoặc lập phiếu xử lý.
Lưu ý: - “Thời hạn xử lý” sẽ nhập số ngày (ngày cụ thể sẽ tự động hiển thị ở ô bên cạnh). Nếu trong phần thông tin danh mục, với mỗi loại văn bản đã định sẵn thời hạn xử lý thì thông tin “Thời hạn xử lý” sẽ tự động lấy ra.