I. VAI TRÒ CỦA VĂN THƯ
1. Vào sổ văn bản đ
1.1. Nhập mới một văn bản từ văn bản đi thông thường
B2: Nhấn nút “Nhập mới”, sẽ xuất hiện giao diện sau:
B1: Chọn Văn bản đi, tiếp đó chọn “Vào sổ VB” vùng làm việc chính hiển thị danh sách các văn bản chờ vào sổ
63
B3: Nhập thông tin cho văn bản
64
Cách nhập thông tin văn bản đi
Giải thích một số thông tin cần nhập B4: Nhập các thông tin khác
Các nơi nhận văn bản: Gồm người nhận trong tổ chức, các cơ quan bên ngoài. Nếu những nơi có địa chỉ nhận qua đường mạng mà đã được cập nhật trong Thông tin danh mục thì sau khi văn bản được nhập vào cơ sở dữ liệu, văn bản sẽ xuất hiện trong danh sách các văn bản gửi qua mạng (thuộc mục Gửi văn bản qua mạng).
65
Theo dõi hồi báo: Thông tin này xác định văn bản có phải theo dõi hồi báo hay không, nếu phải theo dõi hồi báo cần chọn chuyên viên theo dõi hồi báo và thời hạn trả lời.
66
Quyền xem văn bản: Thông tin này cho phép chỉ rõ cá nhân, đơn vị nội bộ nào được quyền xem văn bản, nếu lựa chọn không phân quyền xem thì tất cả mọi người đều xem được
67
B5: - Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cho văn bản đi, nhấn nút "Ghi": Ghi lại các thông tin đã nhập.
- Quá trình ghi sẽ kiểm tra thông tin “Số ký hiệu hệ thống” để tránh trường hợp một văn bản được nhập hai lần
- Đối với văn bản đi thì kiểm tra trùng theo tiêu thức: Số ký hiệu hệ thống
68