TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ HỆ THỐNG

THANH TRA CHÍNH PHỦ TRƯỜNG CÁN BỘ THANH TRA TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG PHÂN HỆ: QUẢN LÝ HỆ THỐNG Hà Nội 2013 Phần mềm quản lý Trường Bản ghi nhận thay đổi tài liệu T - Thêm S - Sửa đổi X – Xoá Ngày thay đổi 5/12/2013 Lý T S X T Mô tả thay đổi Viết tài liệu Phiên 1.0 MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG .4 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường I.1 Tổng quan Khởi động hệ thống .5 Thực đơn số thao tác PHẦN II QUẢN LÝ HỆ THỐNG Quản lý người dùng Quản lý nhóm người dùng Phân quyền truy cập 13 Đây chức quan trọng phần quản lý hệ thống Nó cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập cho người dùng thơng qua nhóm người dùng Việc phân quyền truy cập đảm bảo cán trường sử dụng hệ thống tiếp nhận xử lý thơng tin mà họ có thẩm quyền, ví dụ cán phịng nhân khơng thể thao tác với thông tin vật tư, tài sản 13 13 Màn hình chức gồm khu vực Phần danh sách chức hiển thị chức hệ thống Các chức đối tượng phân quyền Cột Nhóm gồm danh sách nhóm người dùng có hệ thống Quản trị viên phân quyền cho nhóm với chức Hàng thứ 3, Nhóm phân quyền thể nhóm phân quyền Khi quản trị viên click chuột vào chức cột Danh sách chức năng, nhóm có quyền với chức hiển thị hàng Cuối cùng, hàng thứ gồm ô, thể mức độ truy cập nhóm người dùng với chức đó, bao gồm: 13 Đọc, truy cập 13 Sửa đổi, thêm 13 Xóa .13 Một nhóm người dùng có tồn quyền trên, có quyền, tùy vào nhu cầu sử dụng nhóm 13 VD: Phân đầy đủ quyền truy cập vào module Quản lý nhân cho nhóm người dùng Nhân 14 Bước 1: Chọn HRMS (Quản lý nhân sự) Danh sách chức .14 14 Bước 2: Chọn nhóm Nhân cột Nhóm 14 14 Bước 3: Ấn nút Thêm nhóm Lúc nhóm Nhân phần Nhóm phân quyền 14 14 Bước 4: Chọn nhóm Nhân phần Nhóm phân quyền Các ô thể quyền thay đổi Lúc ta thấy nhóm Nhân có quyền Đọc .14 Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường Bước 5: Tick nốt ô Sửa đổi, thêm Xóa .14 14 Bước 6: Ấn cập nhật Thao tác phân quyền hoàn thành 14 PHẦN III NHẬT KÝ HỆ THỐNG 15 Xem nhật ký hệ thống 15 PHẦN IV SAO LƯU DỮ LIỆU 16 Sao lưu liệu .16 PHẦN I GIỚI THIỆU CHUNG I.1 Tổng quan Phần quản lý hệ thống phần mềm quản lý trường Cán tra có chức sau: • Quản lý hệ thống • Nhật ký hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường • Sao lưu liệu Phần quản lý hệ thống dành cho đối tượng sử dụng quản trị hệ thống trường Cán tra Phần mềm cho phép quản trị viên tạo người dùng nhóm người dùng cho hệ thống Quản trị viên phân quyền truy cập cho nhóm người dùng riêng, đảm bảo tính bảo mật cơng việc Ngồi ra, phần mềm cịn hỗ trợ xem nhật ký hệ thống lưu, phục hồi liệu, đảm bảo cho hệ thống chạy an toàn ổn định Tài liệu hướng dẫn sử dụng chia thành phần, tương ứng với chức sau: Phần I Giới thiệu chung Phần II Quản lý hệ thống Phần III Nhật ký hệ thống Phần IV Sao lưu liệu Khởi động hệ thống Chạy chương trình ứng dụng Web thơng qua trình duyệt (IE, Firefox, hoặc Chrome) địa cung cấp Dạng: http://Địa IP máy chủ:Cổng máy chủ VD: http://192.168.100.123:8089 Trong 192.168.100.123 địa IP máy chủ 8089 cổng máy chủ Sau gõ địa phần mềm vào trình duyệt, nhấn Enter ta sẽ thấy hình trang phần mềm xuất Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường Màn hình đăng nhập ra, nhập thông tin đăng nhập vào ô tên đăng nhập mật Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường Sau điền thông tin, ấn nút Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter để đăng nhập vào hệ thống Nếu thông tin đăng nhập sai sẽ có thơng báo hình Thực đơn số thao tác Sau đăng nhập thành cơng, hình phần Quản lý hệ thống sẽ hiển thị Phần khoanh đỏ hình thực đơn phần mềm Sử dụng thực đơn này, người sử dụng truy cập đến toàn chức hệ thống PHẦN II QUẢN LÝ HỆ THỐNG Quản lý người dùng Quản lý hệ thống > Quản lý người dùng Giao diện phần mềm hình hiển thị danh sách người dùng có hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường Từ hình này, quản trị viên thực thao tác thêm, sửa, xóa người dùng a Thêm người dùng Để thêm người dùng mới, quản trị viên ấn nút Thêm để chuyển sang form nhập liệu Sau nhập thông tin cần thiết, nhấn Thêm để lưu lại Trong q trình nhập, người dùng ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu, hoặc ấn Quay lại để trở hình ban đầu Lưu ý: người dùng tạo sẽ có mật mặc định “123456” Quản trị viên thay đổi mật người dùng Để thay đổi mật khẩu, người dùng cần đăng nhập vào tài khoản sử dụng chức “Đổi mật khẩu” Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường b Sửa người dùng Để sửa thông tin người dùng, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với thông tin muốn sửa Form sửa thông tin người dùng cần sửa sẽ nhập sẵn Sau thực sửa thông tin xong, quản trị viên chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong trình sửa đổi, quản trị viên chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa, hoặc ấn nút Quay lại để trở lại hình ban đầu c Xóa người dùng Để xóa người dùng, chọn nút Xóa tương ứng với người dùng muốn xóa bảng Một bảng thoại sẽ ra, xác nhận yêu cầu xóa Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu quản trị viên chọn OK, người dùng sẽ bị xóa Quản lý nhóm người dùng Quản lý hệ thống > Quản lý nhóm người dùng Giao diện phần mềm hình hiển thị danh sách nhóm người dùng có hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang Phần mềm quản lý Trường Từ hình này, quản trị viên thực thao tác thêm, sửa, xóa nhóm người dùng Ngồi ra, quản trị viên thêm/bớt người dùng khỏi nhóm a Thêm nhóm người dùng Để thêm nhóm người dùng mới, quản trị viên ấn nút Thêm để chuyển sang form nhập liệu Sau nhập thông tin cần thiết, nhấn Thêm để lưu lại Trong trình nhập, quản trị viên ấn nút Hủy bỏ để xóa trắng form nhập liệu, hoặc ấn Quay lại để trở hình ban đầu b Sửa nhóm người dùng Để sửa thơng tin nhóm người dùng, click chuột vào nút Cập nhật tương ứng với nhóm muốn sửa Form sửa thơng tin nhóm người dùng cần sửa sẽ nhập sẵn Sau thực sửa thông tin xong, quản trị viên chọn nút Cập nhật để lưu thay đổi Trong trình sửa đổi, quản trị viên chọn nút Hủy bỏ để hủy thao tác sửa, hoặc ấn nút Quay lại để trở lại hình ban đầu Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 10 Phần mềm quản lý Trường c Xóa nhóm người dùng Để xóa nhóm người dùng, chọn nút Xóa tương ứng với nhóm muốn xóa bảng Một bảng thoại sẽ ra, xác nhận yêu cầu xóa Click OK để xác nhận, hoặc Hủy bỏ để hủy thao tác xóa Nếu quản trị viên chọn OK, nhóm sẽ bị xóa d Thêm, bớt người dùng nhóm Cơ chế phân quyền phần mềm xác định theo nhóm người dùng, để người dùng sử dụng chức cần thiết, ta cần phân họ vào nhóm người dùng tương ứng Một nhóm gồm nhiều người dùng ngược lại, người dùng thuộc nhiều nhóm Để thực thêm, bớt người dùng nhóm, hình ban đầu, ấn vào biểu tượng “Phân nhóm người dùng” Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 11 Phần mềm quản lý Trường Màn hình phân nhóm người dùng hiển thị Cột danh sách người dùng hiển thị tất người dùng có hệ thống Những người dùng đánh dấu tick có nhóm Để thêm, bớt người dùng khỏi nhóm, quản trị viên cần tick/untick ô tương ứng với tên người dùng Sau hoàn tất, ấn nút Cập nhật để lưu lại Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 12 Phần mềm quản lý Trường Phân quyền truy cập Đây chức quan trọng phần quản lý hệ thống Nó cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập cho người dùng thơng qua nhóm người dùng Việc phân quyền truy cập sẽ đảm bảo cán trường sử dụng hệ thống tiếp nhận xử lý thơng tin mà họ có thẩm quyền, ví dụ cán phịng nhân sẽ khơng thể thao tác với thơng tin vật tư, tài sản Màn hình chức gồm khu vực Phần danh sách chức hiển thị chức hệ thống Các chức đối tượng phân quyền Cột Nhóm gồm danh sách nhóm người dùng có hệ thống Quản trị viên phân quyền cho nhóm với chức Hàng thứ 3, Nhóm phân quyền thể nhóm phân quyền Khi quản trị viên click chuột vào chức cột Danh sách chức năng, nhóm có quyền với chức sẽ hiển thị hàng Cuối cùng, hàng thứ gồm ô, thể mức độ truy cập nhóm người dùng với chức đó, bao gồm: Đọc, truy cập Sửa đổi, thêm Xóa Một nhóm người dùng có tồn quyền trên, hoặc có quyền, tùy vào nhu cầu sử dụng nhóm Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 13 Phần mềm quản lý Trường VD: Phân đầy đủ quyền truy cập vào module Quản lý nhân cho nhóm người dùng Nhân Bước 1: Chọn HRMS (Quản lý nhân sự) Danh sách chức Bước 2: Chọn nhóm Nhân cột Nhóm Bước 3: Ấn nút Thêm nhóm Lúc nhóm Nhân sẽ phần Nhóm phân quyền Bước 4: Chọn nhóm Nhân phần Nhóm phân quyền Các ô thể quyền sẽ thay đổi Lúc ta thấy nhóm Nhân có quyền Đọc Bước 5: Tick nốt ô Sửa đổi, thêm Xóa Bước 6: Ấn cập nhật Thao tác phân quyền hoàn thành Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 14 Phần mềm quản lý Trường PHẦN III NHẬT KÝ HỆ THỐNG Xem nhật ký hệ thống Cách chọn: Nhật ký hệ thống > Xem nhật ký hệ thống Chức cho phép quản trị viên xem lại nhật kỳ hệ thống Nhật ký hệ thống ghi lại toàn thao tác, hoạt động người dùng hệ thống thêm mới, sửa đổi, xóa thơng tin Ngồi ra, quản trị viên lọc xem hoạt động module cách sử dụng lọc Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 15 Phần mềm quản lý Trường P H Ầ N I V SAO LƯU DỮ LIỆU Sao lưu liệu Chọn Sao lưu liệu > Sao lưu liệu Chức cho phép lưu phục hồi liệu hệ thống Quản trị viên định kì lưu liệu để đảm bảo hệ thống phục hồi kể trường hợp không may bị lỗi, liệu Để lưu liệu, quản trị viên cần nhập tên file muốn lưu, ấn nút Sao lưu Hệ thống sẽ tiến hành lưu Sau khoảng thời gian tùy vào độ lớn liệu, hệ thống sẽ thông báo lưu thành công Sau lưu liệu hệ thống file, quản trị viên thực phục hồi liệu từ file lúc Tuy nhiên cần lưu ý thực phục hồi liệu, hệ thống sẽ quay tình trạng giống hệt lúc lưu Toàn liệu chưa lưu sẽ bị mất, cần phải cẩn thận thực chức Để thực phục hồi liệu, chọn file liệu muốn phục hồi, ấn nút Khôi phục liệu Một bảng thoại lên xác nhận lại yêu cầu bạn Ấn OK để thực khôi phục Hệ thống sẽ thực phục hồi lại sở liệu vài phút, tùy thuộc vào độ lớn liệu Sau trình phục hồi kết thúc, thơng báo khơi phục thành công sẽ hiển thị Lưu ý: - Trong q trình sử dụng, với file lưu trữ khơng cịn cần thiết, quản trị viên xóa chúng cách chọn file ấn Xóa file lưu trữ Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 16 Phần mềm quản lý Trường - Trong trình phục hồi liệu, thao tác nhập, thay đổi liệu từ máy tính khác hệ thống sẽ khơng ghi nhận Vì quản trị viên nên thông báo cho người dùng sử dụng hệ thống thực khôi phục liệu vào thời điểm khơng có khác truy cập hệ thống Tài liệu hướng dẫn sử dụng – Phân hệ Quản lý hệ thống Trang 17