Hướng dẫn sử dụng Phân hệ Quản lý Tài chính

Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Hướng dẫn sử dụng V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN FMIS Hà Nội, 04/2009 Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 25 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 MỤC LỤC HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM FMIS 28 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM FMIS 28 1.1. FMIS là phần mềm quản lý tài chính và tài sản xây dựng riêng cho giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông 28 1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo chương trình FMIS 29 1.3. Các phím chức năng 29 1.4. Các nút lệnh 30 1.5. Qui trình làm việc với FMIS 32 2. KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU 32 2.1. Khởi tạo hệ thống, đăng ký thông tin ban đầu 32 2.2. Khai báo số dư ban đầu 37 3. NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH 39 3.1. Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán: 39 3.2. Nhập kinh phí được giao trong năm 40 3.3. Nhập chứng từ phát sinh 41 3.3.1. Giới thiệu sơ lược màn hình làm việc: 41 43 3.3.2. Định khoản các tài khoản liên quan đến nguồn kinh phí, loại khoản và tính chất nguồn 44 3.3.3. Nhập chứng từ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh 45 3.3.4. Sửa, xoá chứng từ đã nhập 46 3.3.5. Các bảng in trong nhập chứng từ 46 3.3.6. Đổi số chứng từ: 48 3.4. Nhập tài khoản ngoài bảng 49 3.5. Tìm kiếm nhanh các chứng từ đã nhập 50 3.6. Chuyển chứng từ đã thanh toán với kho bạc 50 3.7. Nhập chứng từ ghi sổ 51 4. TỔNG HỢP SỐ LIỆU 52 5. LÊN SỔ KẾ TOÁN 53 Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 26 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 5.1. Sổ quỹ tiền mặt (S 11 – H) 53 5.2. Sổ quỹ ngân hàng (S12 – H) 55 5.3. Sổ theo dõi số dư đối tượng 55 5.4. Sổ theo dõi số dư nhóm đối tượng 55 5.5. Sổ in chi tiết tài khoản (S33 – H) 55 5.6. Sổ in tổng hợp chi tiết một tài khoản 55 5.7. Sổ chi tiết các tài khoản thu (S52 – H) 55 5.8. Sổ chi tiết chi hoạt động (S61 – H) 56 5.9. Sổ theo dõi kinh phí nguồn ngân sách cấp 56 5.10. Sổ theo dõi tạm ứng Kho bạc 56 5.11. Bảng đối chiếu dự toán KPNS tại Kho bạc (F02 – 3AH) 57 5.12. Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng tại Kho bạc (F02 – 3BH) 57 5.13. Chứng từ ghi sổ (S02a – H) 57 5.14. Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (S02b – H) 57 5.15. Sổ cái – Hình thức chứng từ ghi sổ (S02c – H) 57 5.16. Sổ nhật ký chung (S04 – H) 58 5.17. Sổ cái – hình thức nhật ký chung (S03 – H) 58 6. BÁO CÁO TÀI CHÍNH 58 6.1. Bảng cân đối tài khoản (B01 – H) 58 6.2. Tổng hợp tình hình kinh phí (B02 – H) 58 6.3. Quyết toán chi tiết từng nguồn (F02 – 1H) 59 6.4. Báo cáo sự nghiệp có thu 59 7. SAO LƯU, PHỤC HỒI DỮ LIỆU 59 7.1. Sao lưu: 59 7.2. Phục hồi: 60 8. CHUYỂN DỮ LIỆU LÊN CẤP TRÊN 61 9. KẾT CHUYỂN CUỐI NĂM 61 PHẦN I Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 27 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM FMIS 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM FMIS 1.1. FMIS là phần mềm quản lý tài chính và tài sản xây dựng riêng cho giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông FMIS là một trong năm phân hệ của hệ thống V.EMIS được Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) xây dựng nhằm mục đích “Xây dựng hệ thống CNTT tích hợp cho công tác quản lý giáo dục phổ thông”. FMIS được xây dựng bởi một cơ quan đầu ngành về lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) đó là Viện công nghệ thông tin và được tư vấn về nghiệp vụ quản lí tài chính của kế toán các trường và cán bộ quản lý tài chính các Sở Giáo dục và Đào tạo. Trước tình hình phân cấp triệt để như hiện nay, sự ra đời của chương trình quản lý tài chính, tài sản thống nhất trong toàn ngành từ cấp phòng GD&ĐT đến cấp Bộ GD&ĐT sẽ đáp ứng kịp thời các yêu cầu đổi mới quản lý tài chính. Phân hệ FMIS có 2 phiên bản: Phiên bản FMIS dùng cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở và phiên bản FMIS-G tổng hợp dùng cho các đơn vị kế toán cấp I và cấp II. Phân hệ FMIS là một bộ phận của hệ thống V.EMIS, sử dụng chung hệ thống danh mục và các mã cấp phát (mã cấp quản lý, mã đơn vị, …), đảm bảo tính thống nhất trong việc tổng hợp, xử lý số liệu toàn ngành. FMIS được phát triển trên nền công nghệ hiện đại Microsoft.NET, cơ sở dữ liệu SQL Server Express nên đem lại cho người sử dụng sự tiện lợi, dễ sử dụng và tính bảo mật cao. FMIS sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 28 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 theo tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về trao đổi và lưu trữ dữ liệu. Tính ưu việt của FMIS so với các chương trình kế toán trên thị trường hiện nay chính là việc sử dụng chung hệ thống danh mục và các mã cấp phát, giúp việc quản lý xuyên suốt từ cấp trường đến cấp Bộ, cung cấp dữ liệu cho chương trình kế toán tổng hợp đối với các đơn vị dự toán cấp I, II. 1.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo chương trình FMIS  Nội dung: Trình tự ghi sổ kế toán dựa trên mô hình ghi sổ đối với kế toán máy của Quyết định 19/2006/QĐ-BTC  Thực hiện: Gồm có 5 bước: 1.2.1. Bước 1: Khởi tạo hệ thống và khai báo thông tin ban đầu. 1.2.2. Bước 2: Nhập chứng từ phát sinh 1.2.3. Bước 3: Tổng hợp số liệu 1.2.4. Bước 4: In sổ kế toán 1.2.5. Bước 5: Báo cáo tài chính 1.3. Các phím chức năng  Nội dung: Tạo các phím chức năng nhằm giúp người sử dụng thao tác nhanh hơn trong quá trình nhập liệu cũng như xử lý các nghiệp vụ khác  Thực hiện: Người sử dụng chọn một trong các phím khi muốn thực hiện chức năng tăng ứng. Gồm có các phím như sau: F2: Lưu F3: Sửa F4: Thêm F6: Xoá Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 29 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 F7: Trở về F8: Thêm nghiệp vụ F9: Bớt nghiệp vụ F10: In Thu/Chi tiền mặt ESC: Thoát 1.4. Các nút lệnh  Nội dung: Các nút lệnh là các nút trong chương trình mà khi người sử dụng chọn thì chương trình sẽ thực hiện một thao tác nào đấy.  Thực hiện: Người sử dụng kích chuột trái vào nút lệnh để thực hiện một chức năng tương ứng nào đấy. Gồm có nút phím như sau: Chức năng: Thêm mới một chứng từ/danh mục . Chức năng: Sửa đổi một chứng từ/danh mục Chức năng: Xoá bỏ một chứng từ/danh mục Chức năng: Cất giữ nội dung đang nhập. Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 30 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Chức năng: Thêm một nghiệp vụ trong nhập chứng từ. Chức năng: Thêm một nghiệp vụ trong nhập chứng từ. Chức năng: Kết thúc trạng thái sẵn sàng nhập, chuyển sang trạng thái xem các chứng từ. Chức năng: Cho phép người sử dụng lọc thông tin theo tiêu chí nào đấy. Chức năng: Cho phép người sử dụng kết thúc một thao tác Thanh trạng thái (Status Bar): Trạng thái làm việc của chương trình: Tên đăng nhập và mã giao dịch,tháng năm hạch toán,đơn vị sử dụng. Dòng trạng thái Thanh công cụ: có 3 icon (biểu tượng) Danh mục, Nhập chứng từ kế toán phát sinh và Thoát nằm dưới menu, góc trên trái. Thanh công cụ Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 31 Chọn danh mục Nhập chứng từ Thoát khỏi chương trình Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 1.5. Qui trình làm việc với FMIS 2. KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU 2.1. Khởi tạo hệ thống, đăng ký thông tin ban đầu 2.1.1. Khởi động chương trình  Nội dung: Khởi động chương trình là thao tác đầu tiên, chương trình sẽ mở ra để cho người sử dụng tiến hành làm việc.  Thực hiện: Kích đúp chuột trái vào biểu trượng trên màn hình. 2.1.2. Chọn đơn vị sử dụng  Nội dung: Chọn đơn vị có sẵn trong danh mục để làm đơn vị sử dụng cho chương trình.  Thực hiện: Gồm các bước Bước 1: Chọn phân hệ Quản trị hệ thống Bước 2: Chọn thiết lập tham số Bước 3: Đăng kí đơn vị sử dụng Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 32 Báo cáo tài chính cuối năm Kết chuyển cuối năm Chọn tại đây Chọn tại đây Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Bước 4: Gõ mã đơn vị cần chọn hoặc kích chọn “ ” 2.1.3. Chọn phân hệ tài chính  Nội dung: Chọn phân hệ tài chính để làm việc  Thực hiện: Bước 1: Khởi động chương trình VEMIS bằng cách kích đúp chuột trái vào biểu tượng Bước 2: Chọn phân hệ Quản lí tài chính 2.1.4. Thiết lập thông tin đơn vị  Nội dung: Cho phép người sử dụng thay đổi một số thông tin cơ bản của đơn vị để phục vụ nhu cầu thực tế. (Thủ trưởng uỷ quyền )  Thực hiện: Chọn menu Hệ thống→ Thiết lập thông tin về đơn vị 2.1.5. Chọn thời điểm hạch toán  Nội dung: Chọn thời điểm tháng/năm để xác định thời điểm người sử dụng thao tác với chương trình. (VD: Nhập chứng từ, tìm kiếm chứng từ, )  Thực hiện: - Chọn tháng hạch toán: Chọn menu Hệ thống→ Chọn tháng hạch toán Kích chuột vào tháng cần chọn - Chọn năm hạch toán: Chọn menu Hệ thống→ Chọn năm hạch toán Kích chuột vào năm cần chọn Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 33 Chọn tại đây Chọn đơn vị Chọn tại đây Chọn tại đây Sau khi nhập thông tin xong, chọn đây để lưu Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 2.1.6. Khai báo tính chất Tài khoản  Nội dung: Cho phép người sử dụng chọn một hoặc nhiều tính chất của một tài khoản HT: Thuộc tính “Hệ thống” cho phép người sử dụng nhập dư nợ/có ĐT: Thuộc tính “Đối tượng” cho phép theo dõi đến đối tượng Gốc: Thuộc tính “Gốc”, tài khoản đã được ban hành theo quy định Nguồn: Thuộc tính “Nguồn kinh phí” cho phép theo dõi đến các nguồn kinh phí Quỹ: Thuộc tính “Quỹ” cho phép theo dõi đến các quỹ.  Thực hiện: Bước 1: Bước 2: Bước 3: Chọn các thông tin cần thiết cho tài khoản, sau đó chọn nút cập nhật 2.1.7. Khai báo tài khoản Kho bạc  Nội dung: Cho phép người sử dụng khai báo thông tin tài khoản Kho bạc mà đơn vị sử dụng để giao dịch, có thể một hoặc nhiều tài khoản và cũng có thể mở tài khoản ở nhiều Kho bạc khác nhau  Thực hiện: Bước 1: Bước 2: Bước 3: 2.1.8. Đăng ký đối tượng  Nội dung: Cho phép người sử dụng khai báo thông tin của Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 34 Chọn biểu tượng Chọn tài khoản Kích chuột vào tài khoản cần chọn Chọn nút Sửa Chọn tại đây Chọn biểu tượng Chọn tài khoản Kho bạc Chọn nút Thêm Nhập mã TK Kho bạc Nhập nội dung Nhấn nút Cập nhật [...]... tại Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 59 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009  Thực hiện: Bước 1: - Khởi động chương trình VEMIS - Chọn phân hệ Quản trị hệ thống - Chọn Đăng nhập 1 Chọn phân hệ Quản 2 Chọn Đăng nhập trị hệ thống Bước 2: dữ Bước 3: Chọn Sao lưu dữ liệu Chọn Sao lưu dữ liệu Bước 4: - Chọn CSDL QUẢN LÝ TÀI... bạ với mục, chuẩn tiểu mục  Nội dung: Cho phép cần sử ngườisử dụng chọn dụng một hoặc nhiều loại Chọn nút Cập nhật khoản để sử dụng cho đơn vị  Thực hiện: Bước 1: Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 36 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 - Chọn menu 1 Hệ thống→1.1 Khởi tạo số liệu kế toán ban đầu→1.1.6 Đăng ký Loại... làm việc như sau: Màn làm chính nhập chứng kế phát sinh, là hình việc quan trọng đối công kế toán Tạm ứng Chưa thanh toán hình Chọn danh việc sách diễn giải khi từ Phân bổ nhận toán đây Phân bổ chi màn làm nhất với việc Trong màn hình trên có các nội dung như sau: Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 41 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội,... quan đến Pbổ KP nhận tức là định khoản nợ hoặc có của tài khoản 4612 thì kích vào nút này Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 44 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Giao diện phân bổ kinh phí nhận hoặc chi theo mục hiện lên như sau: Trong màn hình trên nhằm mục đích phân bổ theo tiểu mục các nội dung nhận hoặc chi tương... ngoài ra còn giúp việc theo dõi chi tiết các dự án của nguồn CTMT  Thực hiện: Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 35 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Bước 1: - Chọn menu 1 Hệ thống→1.1 Khởi tạo số liệu kế toán ban đầu→1.1.2 Đăng ký Nguồn vốn sử dụng 2 Chọn Nhóm nguồn Bước 2: - Chọn Loại hình - Chọn Nhóm nguồn - Chọn nút... menu 1 Hệ thống→ 1.1 Khởi tạo số liệu ban đầu→ 1.1.1 Đăng ký và khởi tạo số liệu ban đầu Tài khoản Bước 2: Bước 3: Kích Nếu tài khoản có đúp theo dõi đối chuột tượng là các quỹ trái vào tiền mặt/quỹ tiền tài gửi: khoản có Nhập số số nút thêm 1 Chọndư để dư cho 1 nhập dữ quỹ: Gồm liệu các thao tác 2 Chọn nút Lưu 3 Chọn nút Thoát - Chọn nút thêm Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài. .. cần (Nhóm này chuyển chọn được Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 43 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 đăng ký trong phần danh mục) và nhấn Enter chương trình sẽ hiện ra bảng chọn đối tượng Trong bảng này sẽ hiển thị toàn bộ các đối tượng thuộc nhóm đối tượng đó Nếu như đối tượng quản lý đã có theo dõi thì chỉ cần... các tài khoản, bằng cách gõ vào một nhóm các chữ số đại diện cho tài khoản sau đó chọn nút Lọc dữ liệu Ví dụ: Gõ vào 661, chọn nút Lọc dữ liệu ta được kết quả 2.2.2 Khai báo số dư kinh phí  Nội dung: Khai báo số dư kinh phí theo nhóm mục năm trước chuyển sang  Thực hiện: Bước 1: Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 38 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo... 3.3.6 Đổi số chứng từ: Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 48 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Khi các chứng từ đã nhập có những sai sót về số, về loại nào đó cần phải thực hiện đổi lại, để tránh sai sót khi đã phân bổ các chứng từ thì thực hiện phương án đổi số bằng cách di chuyển đến chứng từ cần sửa và nhấn vào nút... việc : 1 Chọn loại hình KP 2 Chọn Nguồn vốn 3 Chọn Tính chất nguồn Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 39 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Trong bảng trên chọn loại hinh, nguồn vốn và tính chất tương ứng bảng lưới bên dưới sẽ hiện các mục đã được chọn sử dụng xuất hiện Nhập vào các cột tuỳ theo nghiệp vụ tạm ứng hay đã . mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 Hướng dẫn sử dụng V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN FMIS Hà Nội, 04/2009 Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài. phân hệ Quản trị hệ thống Bước 2: Chọn thiết lập tham số Bước 3: Đăng kí đơn vị sử dụng Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 32 Báo cáo tài. 61 PHẦN I Hướng dẫn sử dụng V.EMIS - Phân hệ Quản lý tài chính và tài sản phiên bản cấp trường 27 Dự án Hỗ trợ Đổi mới Quản lý Giáo dục SREM - Hà Nội, tháng 4 năm 2009 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN