Hướng dẫn sử dụng Phân hệ Quản lý Tài chính

Tính ưu việt của FMIS so với các chương trình kế toán trên thị trường hiện nay chính là việc sử dụng chung hệ thống danh mục và các mã cấp phát, giúp việc quản lý xuyên suốt từ cấp trườn

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS

PHÂN HỆ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN

FMIS

Hà Nội, 04/2009

MỤC LỤC

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM FMIS 28

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM FMIS 28

1.1 FMIS là phần mềm quản lý tài chính và tài sản xây dựng riêng cho giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông 28

1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo chương trình FMIS 29

1.3 Các phím chức năng 29

1.4 Các nút lệnh 30

1.5 Qui trình làm việc với FMIS 32

2 KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU 32

2.1 Khởi tạo hệ thống, đăng ký thông tin ban đầu 32

2.2 Khai báo số dư ban đầu 37

3 NHẬP CHỨNG TỪ PHÁT SINH 39

3.1 Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán: 39

3.2 Nhập kinh phí được giao trong năm 40

3.3 Nhập chứng từ phát sinh 41

3.3.1 Giới thiệu sơ lược màn hình làm việc: 41

43

3.3.2 Định khoản các tài khoản liên quan đến nguồn kinh phí, loại khoản và tính chất nguồn 44

3.3.3 Nhập chứng từ có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh 45

3.3.4 Sửa, xoá chứng từ đã nhập 46

3.3.5 Các bảng in trong nhập chứng từ 46

3.3.6 Đổi số chứng từ: 48

3.4 Nhập tài khoản ngoài bảng 49

3.5 Tìm kiếm nhanh các chứng từ đã nhập 50

3.6 Chuyển chứng từ đã thanh toán với kho bạc 50

3.7 Nhập chứng từ ghi sổ 51

4 TỔNG HỢP SỐ LIỆU 52

5 LÊN SỔ KẾ TOÁN 53

5.1 Sổ quỹ tiền mặt (S 11 – H) 53

5.2 Sổ quỹ ngân hàng (S12 – H) 55

5.3 Sổ theo dõi số dư đối tượng 55

5.4 Sổ theo dõi số dư nhóm đối tượng 55

5.5 Sổ in chi tiết tài khoản (S33 – H) 55

5.6 Sổ in tổng hợp chi tiết một tài khoản 55

5.7 Sổ chi tiết các tài khoản thu (S52 – H) 55

5.8 Sổ chi tiết chi hoạt động (S61 – H) 56

5.9 Sổ theo dõi kinh phí nguồn ngân sách cấp 56

5.10 Sổ theo dõi tạm ứng Kho bạc 56

5.11 Bảng đối chiếu dự toán KPNS tại Kho bạc (F02 – 3AH) 57

5.12 Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng tại Kho bạc (F02 – 3BH) 57

5.13 Chứng từ ghi sổ (S02a – H) 57

5.14 Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ (S02b – H) 57

5.15 Sổ cái – Hình thức chứng từ ghi sổ (S02c – H) 57

5.16 Sổ nhật ký chung (S04 – H) 58

5.17 Sổ cái – hình thức nhật ký chung (S03 – H) 58

6 BÁO CÁO TÀI CHÍNH 58

6.1 Bảng cân đối tài khoản (B01 – H) 58

6.2 Tổng hợp tình hình kinh phí (B02 – H) 58

6.3 Quyết toán chi tiết từng nguồn (F02 – 1H) 59

6.4 Báo cáo sự nghiệp có thu 59

7 SAO LƯU, PHỤC HỒI DỮ LIỆU 59

7.1 Sao lưu: 59

7.2 Phục hồi: 60

8 CHUYỂN DỮ LIỆU LÊN CẤP TRÊN 61

9 KẾT CHUYỂN CUỐI NĂM 61

PHẦN I

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM FMIS

1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM FMIS

1.1 FMIS là phần mềm quản lý tài chính và tài sản xây dựng riêng

cho giáo dục mầm non và giáo dục phổ thông

FMIS là một trong năm phân hệ của hệ thống V.EMIS được Dự án

Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) xây dựng nhằm mục đích “Xây dựng hệ thống CNTT tích hợp cho công tác quản lý giáo dục phổ thông” FMIS được xây dựng bởi một cơ quan

đầu ngành về lĩnh vực công nghệ thông

tin (CNTT) đó là Viện công nghệ thông

tin và được tư vấn về nghiệp vụ quản lí

tài chính của kế toán các trường và cán bộ

quản lý tài chính các Sở Giáo dục và Đào

tạo

Trước tình hình phân cấp triệt để

như hiện nay, sự ra đời của chương trình

quản lý tài chính, tài sản thống nhất trong

toàn ngành từ cấp phòng GD&ĐT đến cấp Bộ GD&ĐT sẽ đáp ứng kịp thời các yêu cầu đổi mới quản lý tài chính.

Phân hệ FMIS có 2 phiên bản:

Phiên bản FMIS dùng cho các đơn vị kế

toán cấp cơ sở và phiên bản FMIS-G tổng

hợp dùng cho các đơn vị kế toán cấp I và

cấp II Phân hệ FMIS là một bộ phận của

FMIS được phát triển trên nền công nghệ hiện đại Microsoft.NET, cơ

sở dữ liệu SQL Server Express nên đem lại cho người sử dụng sự tiện lợi,

dễ sử dụng và tính bảo mật cao FMIS sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode

theo tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về trao đổi và lưu trữ dữ liệu

Tính ưu việt của FMIS so với các chương trình kế toán trên thị trường hiện nay chính là việc sử dụng chung hệ thống danh mục và các mã cấp phát, giúp việc quản lý xuyên suốt từ cấp trường đến cấp Bộ, cung cấp

dữ liệu cho chương trình kế toán tổng hợp đối với các đơn vị dự toán cấp I,

II

1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo chương trình FMIS

 Nội dung: Trình tự ghi sổ kế toán dựa trên mô hình ghi sổ đối với kế toán máy của Quyết định 19/2006/QĐ-BTC

 Thực hiện: Gồm có 5 bước:

1.2.1 Bước 1: Khởi tạo

hệ thống và khai báo thông tin ban đầu.

1.2.2 Bước 2: Nhập chứng từ phát sinh

1.2.3 Bước 3: Tổng hợp

số liệu 1.2.4 Bước 4: In sổ kế toán

1.2.5 Bước 5: Báo cáo tài chính

F7: Trở về F8: Thêm nghiệp vụ F9: Bớt nghiệp vụ F10: In Thu/Chi tiền mặt ESC: Thoát

Chức năng: Thêm mới một chứng từ/danh mục

Chức năng: Sửa đổi một chứng từ/danh mục

Chức năng: Xoá bỏ một chứng từ/danh mục

Chức năng: Cất giữ nội dung đang nhập.

Chức năng: Thêm một nghiệp vụ trong nhập chứng từ.

Chức năng: Thêm một nghiệp vụ trong nhập chứng từ.

Chức năng: Kết thúc trạng thái sẵn sàng nhập, chuyển sang trạng thái xem

các chứng từ

Chức năng: Cho phép người sử dụng lọc thông tin theo tiêu chí nào đấy.

Chức năng: Cho phép người sử dụng kết thúc một thao tác

Thanh trạng thái (Status Bar): Trạng thái làm việc của chương trình: Tên

đăng nhập và mã giao dịch,tháng năm hạch toán,đơn vị sử dụng

Dòng trạng thái

Thanh công cụ: có 3 icon (biểu tượng) Danh mục, Nhập chứng từ kế toán phát

sinh và Thoát nằm dưới menu, góc trên trái

Thanh công cụ

Chọn danh mục

Nhập chứng từThoát khỏi chương trình

1.5 Qui trình làm việc với FMIS

2 KHỞI TẠO HỆ THỐNG VÀ KHAI BÁO THÔNG TIN BAN ĐẦU

2.1 Khởi tạo hệ thống, đăng ký thông tin ban đầu

2.1.1 Khởi động chương trình

 Nội dung: Khởi động chương trình là thao tác đầu tiên, chương trình sẽ mở

ra để cho người sử dụng tiến hành làm việc

 Thực hiện: Kích đúp chuột trái vào biểu trượng trên màn hình

2.1.2 Chọn đơn vị sử dụng

 Nội dung: Chọn đơn vị có sẵn trong danh mục để làm đơn vị sử dụng cho chương trình

 Thực hiện: Gồm các bước

Bước 1: Chọn phân hệ Quản trị hệ thống

Bước 3:

Đăng

kí đơn vị sử dụng

Báo cáo tài chính cuối năm

Kết chuyển cuối năm

Chọn tại đây Chọn tại đây

Bước 2: Chọn phân hệ Quản lí tài chính

2.1.4 Thiết lập thông tin đơn vị

 Nội dung: Cho phép người sử dụng thay

đổi một số thông tin cơ bản của đơn vị để

phục vụ nhu cầu thực tế (Thủ trưởng uỷ

quyền )

 Thực hiện:

Chọn menu Hệ thống→ Thiết lập thông tin về

đơn vị

2.1.5 Chọn thời điểm hạch toán

 Nội dung: Chọn thời điểm tháng/năm để xác định thời điểm người sử dụng thao tác với chương trình (VD: Nhập chứng từ, tìm kiếm chứng từ, )

Chọn tại đây

Chọn tại đâySau khi nhập thông tin

xong, chọn đây để lưu

2.1.6 Khai báo tính chất Tài khoản

 Nội dung: Cho phép người sử dụng chọn một hoặc nhiều tính chất của một tài khoản

HT: Thuộc tính “Hệ thống” cho phép người sử dụng nhập dư nợ/có

ĐT: Thuộc tính “Đối tượng” cho phép theo dõi đến đối tượng

Gốc: Thuộc tính “Gốc”, tài khoản đã được ban hành theo quy định

Nguồn: Thuộc tính “Nguồn kinh phí” cho phép theo dõi đến các nguồn kinh phíQuỹ: Thuộc tính “Quỹ” cho phép theo dõi đến các quỹ

 Thực hiện:

Bước 1:

Bước 2:

Bước 3: Chọn các thông tin cần

thiết cho tài khoản, sau đó chọn

nút cập nhật

2.1.7 Khai báo tài

khoản Kho bạc

 Nội dung: Cho phép

người sử dụng khai báo

thông tin tài khoản Kho

các nhóm đối tượng, đối tượng phục vụ cho việc theo dõi tạm ứng, nợ phải thu, phải trả, các đối tượng giao dịch khác.

 Thực hiện: Đăng ký nhóm đối tượng trước, sau đó mới tiến hành đăng ký các đối tượng trên các nhóm tương ứng

Đăng ký nhóm đối tượng:

Sau khi đăng ký nhóm đối

ký các loại quỹ, thuận

lợi trong việc theo dõi

và lên các sổ quỹ chi

tiết cho từng loại

dõi, cụ thể thuộc nhóm nào, thường xuyên hay không thường xuyên, ngoài

ra còn giúp việc theo dõi chi tiết các dự án của nguồn CTMT

trong danh bạ chuẩn

 Nội dung: Cho phép người sử dụng chọn mục và tiểu mục cần sử dụng của MLNS trong danh bạ chuẩn đối với việc quyết toán của đơn vị

 Thực hiện:

Bước 1:

- Chọn menu 1 Hệ thống→1.1 Khởi tạo số liệu kế toán ban đầu→1.1.5

Đăng ký MLNS trong danh mục chuẩn.

một hoặc nhiều loại

khoản để sử dụng cho đơn vị

DA của CTMT)Chọn nút Cập nhật

- Chọn menu 1 Hệ thống→1.1 Khởi tạo số liệu kế toán ban đầu→1.1.6

Đăng ký Loại khoản trong danh bạ chuẩn.

Bước 2:

Bước 3: Lưu trữ nội dung đã

chọn

2.2 Khai báo số dư ban đầu

2.2.1 Khai báo số dư tài

khoản

 Nội dung: Khai báo số dư

ban đầu của các tài khoản có số dư khi lần đầu tiên đơn vị sử dụng chương trình

 Thực hiện: Sau khi mở màn hình nhập số dư, người sử dụng chọn tài khoản

có số dư để nhập dữ liệu Đối với tài khoản có liên quan đến theo dõi đối tượng, quỹ thì chương trình cho phép người sử dụng nhập số dư đến tưng đối tượng hoặc quỹ

Bước 1:

- Chọn menu 1 Hệ thống→ 1.1 Khởi tạo số liệu ban đầu→ 1.1.1 Đăng ký

và khởi tạo số liệu ban đầu Tài khoản.

Bước 2:

Bước 3:

Nếu tài khoản có

theo dõi đối

- Chọn quỹ (trong danh sách quỹ đã đăng ký trước đó)

- Nhập vào số Dư nợ/Dư có

- Chọn nút Lưu

Kết thúc việc nhập số dư cho các quỹ nhấn nút Thoát

Nếu tài khoản có theo dõi đối tượng tạm ứng:

Nhập số dư cho 1 đối

 Nội dung: Khai báo

số dư kinh phí theo

Chọn menu 1 Hệ thống→ 1.1 Khởi tạo số liệu ban đầu→ 1.1.4 Số dư theo

3.1 Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán:

 Nội dung: Kinh phí tạm ứng khi chưa được giao dự toán là khoản kinh phí

mà đơn vị đã nhận tạm ứng ở Kho bạc khi kinh phí được giao trong năm chưa được duyệt (Khoản kinh phí này thông thường chỉ thực hiện vào quý 1 của năm)

 Thực hiện : Khi thực hiện định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến Nợ : 1111; Có : 336 Là vào bảng sau để nhập các mục theo nguồn vốn

và tính chất tương ứng (thông thường chỉ có nguồn ngân sách)

Vào menu: 2 Dự toán kinh phí → 2.2 Kinh phí tạm ứng khi chưa giao

dự toán Giao diện làm việc :

1 Chọn loại hình KP 2 Chọn Nguồn vốn

3 Chọn Tính chất nguồn

4 Lưu

1 Chọn loại hình KP

2 Chọn Nguồn vốn

3 Chọn Tính chất nguồn

Trong bảng trên chọn loại hinh, nguồn vốn và tính chất tương ứng bảng lưới bên dưới sẽ hiện các mục đã được chọn sử dụng xuất hiện Nhập vào các cột tuỳ theo nghiệp vụ tạm ứng hay đã chuyển tạm ứng

Tại đây nếu là kinh phí tạm ứng thì thực hiện nhập vào cột “Ứng tháng xx” (Trong đó xx là tháng làm việc hiện tại) Nếu là chuyển tạm ứng sang kinh phí được giao là thực hiện định khoản : Nợ: 336 ; Có: 46121 thì nhập vào cột “TT tháng xx”

Sau khi nhập xong kích chọn nút để kiểm tra tổng số tiền đã nhập vào đã đúng với định khoản hay chưa?, khi đã đúng và đủ thì chọn nút

để lưu số liệu vào

3.2 Nhập kinh phí được giao trong năm

 Nội dung: Kinh phí được giao trong năm là khoản kinh phí được cơ quan có thẩm quyền giao để hoạt động sự nghiệp trong năm

 Thực hiện : Khoản kinh phí này được thực hiện nhập theo nhóm mục, và tiểu nhóm mục tương ứng

Vào menu: 2 Dự toán kinh phí → 2.1 Kinh phí dược giao trong năm

giao diện làm việc như sau:

Thực hiện chọn loại hình, nguồn vốn và tính chất sẽ hiện trên lưới bảng nhóm mục và tiểu nhóm mục Trong đó có các cột sau:

+ Số dư : Là khoản kinh phí còn dư ở kho bạc của năm trước chuyển sang (Phần này được nhập trong phần khởi tạo) ở đây chỉ được xem

+ Dự toán năm: Nhập kinh phí được giao vào cột này và nhóm, tiểu nhóm tương ứng

1 Chọn loại hình KP

2 Chọn Nguồn vốn

3 Chọn Tính chất nguồn

+ Bổ sung tháng xx : Là khoản kinh phí được cấp phát bổ sung hoặc những khoản ghi thu – ghi chi đưa vào tương ứng đối với từng tháng phát sinh (xx).

Sau khi nhập xong kích vào nút để kiểm tra lại và kích vào nút

để lưu số liệu vào

Chú ý : Khi kích vào nút ngoài công việc lưu chương trình, cón thực hiện tự động tạo chứng từ ngoài bảng và ghi vào bên Nợ 008 tương ứng với từng nguồn vốn, và tháng làm việc tương ứng trong đó nguồn kinh phí duyệt năm được ghi mặc định vào tháng 01

3.3 Nhập chứng từ phát sinh

3.3.1 Giới thiệu sơ lược màn hình làm việc:

 Nội dung : Chứng từ kế toán phát sinh là toàn bộ các chứng từ được hạch toán kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị trong thời gian xác định nào đó Các chứng từ kế toán phát sinh này được kế toán nhập vào chương trình theo từng tháng và từng loại chứng từ kế toán khác nhau

 Chon từ menu: 2 Nhập chứng từ → 3.1 Nhập chứng từ kế toán phát

sinh Giao diện làm việc như sau:

Phân bổ chi

+ Loại CT : Là liệt kê các loại chứng từ kế toán, trong đó có loại mặc định là

‘TCA’ sẽ cho hiện tất cả các chứng từ đã nhập vào bảng lưới bên dưới, nếu chọn từng loại tương ứng sẽ chỉ hiển thị 1 loại đó

+ Lưới “Ngày tháng ; Số ; Số tiền” : Là phần liệt kê các chứng từ đã nhập trong tháng đó gồm ngày chứng từ, số chứng từ và Số tiền của chứng từ đó

+ Khi thực hiện nhập kích vào nút các nội dung bên phải sẽ sáng lên để nhập Trước tiên là chọn “Loại Ctừ” nhập, ô bên cạnh hiện tên của loại chứng

từ đã chọn

+ Số CT : Phần đầu số chứng từ là thể hiện loại chứng từ, phần thứ hai là thể hiện số chứng từ, số chứng từ này sẽ tự động cập nhập và có thể chỉnh sửa lại theo thực tế của đơn vị

+ Ngày CT : Hiển thị nếu là tháng hiện tại của máy trùng khớp với tháng làm việc của chương trình sẽ hiển thị số ngày hiện tại của máy, nếu không trùng sẽ hiển thị ngày 01 và người dùng nhập lại ngày cho đúng với thực tế Phần sau là tháng năm làm việc thực tế của chương trình phần này người dùng không thể sửa lại được vì để đảm bảo tính đúng của số liệu trong tháng

+ Họ tên, địa chỉ : Có thể chọn từ danh bạ đối tượng vào nội dung này người dùng có thể nhập lại theo thực tế

+ Diễn giải : Là nội dung diễn giải của cả chứng từ trên, có thể nhập chọn từ trong danh mục diễn giải đã khai báo trong danh mục

+ TK nợ, TK có : Định khoản TK nợ hay TK có sẽ hiển thị tên TK ngay ô bên cạnh

+ Quỹ/Đối tượng nợ, Quỹ/Đối tượng có : Đối với các tài khoản có theo dõi quỹ hay đối tượng quản lý sẽ cho phép chọn chi tiết tương ứng với tài khoản đó và tên sẽ hiển thị ngay ô bên cạnh

+ Số tiền : Nhập số tiền tương ứng với nghiệp vụ hiện tại

+ Nguồn KP : Đối với nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí đã khai báo ở danh mục tài khoản sẽ hiện lên tương ứng để chọn các nguồn

Khi chọn đã có nguồn thì tiếp tục chọn các nội dung:

+ Loại khoản: Đối với đơn vị chỉ có 1 loại khoản duy nhất thì không cần chọn nội dung này mà chương trình sẽ tự động hiển thị vào

+ T/C nguồn : Đơn vị sẽ chọn tính chất tương ứng với nghiệp vụ trên, bao gồm:

Tự chủ, không tự chủ, cải cách tiền lương

+ Pbổ KP nhận : Chỉ thực hiện được khi có nguồn vốn và liên quan đến kinh phí nhận thì mới thực hiện nội dung này (thông thường là định khoản có của TK 4612), nếu không liên quan đến KP nhận thì nút này sẽ bị mờ đi hoặc không có.

+ Pbổ KP chi : Chỉ thực hiện được khi có nguồn vốn và liên quan đến kinh phí chi thì mới thực hiện nội dung này (thông thường là định khoản nợ của TK 6612), nếu không liên quan đến KP chi thì nút này sẽ bị mờ đi hoặc không có

+ Tạm ứng: Nếu là kinh phí rút là tạm ứng với kho bạc sẽ tích vào ô này để đánh dấu theo dõi tạm ứng với kho bạc

+ Chưa thanh toán: Trường hợp chứng từ chi tạm ứng từ kho bạc mà chưa có chứng từ thanh toán sẽ tích vào ô này để đánh dấu theo dõi chứng từ chưa thanh toán với kho bạc

+ Khi đã nhập xong nghiệp vụ đầu tiên có thể thực hiện nhập nghiệp vụ tiếp theo bằng cách kích vào nút , nếu không nhập tiếp thì kích vào nút

sẽ lưu chứng từ đó vào Khi đã được lưu chứng từ sẽ nhảy vào lưới bên trái chứng từ đó

+ Nếu bỏ 1 nghiệp vụ sẽ tương ứng mà con trỏ đang đứng

+ Nhấn nút để bỏ qua và trở về lại, khi đó chương trình sẽ không lưu chứng từ hiện tại

Định khoản các tài khoản có theo dõi quỹ tiền mặt, hoặc đối tượng

Khi định khoản tài khoản nợ hoặc có, tại đây chỉ có thể nhập vào các tài khoản hạch toán (trong bảng danh mục tài khoản cột HT chọn) thì chương trình sẽ xem xét tài khoản này có theo dõi đối tượng hay là quỹ (trong bảng danh mục tài khoản cột Quỹ hoặc ĐT được chọn) khi đó sẽ xuất hiện màn hình chọn các đối tượng liên quan đến tài khoản này, nếu các đối tượng chưa có sẽ cho hiện bảng danh sách các đối tượng lên để chọn đưa vào mã đối tượng sẽ đưa vào ô đầu tiên và tên sẽ được đưa vào

ô cuối, Khi chọn đưa vào mã đối tượng hoặc quỹ đó sẽ hiện lên trên các ô sau: