TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICEMODULE VĂN BẢN PHÁP QUY

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BỘ PHẦN MỀM TDOFFICE MODULE VĂN BẢN PHÁP QUY Hà Nội – 2008 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp MỤC LỤC PHẦN I GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU CHUNG II ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG III ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH IV CHÚ THÍCH CÁC CHỨC NĂNG THƯỜNG SỬ DỤNG PHẦN II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG .5 I CẬP NHẬT VĂN BẢN II TÌM KIẾM VĂN BẢN Tìm kiếm tồn văn Tìm kiếm theo thuộc tính .7 III VĂN BẢN MỚI BAN HÀNH IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN Văn QPPL Văn khác 10 V KHAI BÁO DANH MỤC 10 Cập nhật danh mục .10 Tham số hệ thống 11 VI KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU .12 Kết chuyển liệu .12 Danh sách văn chờ cập nhật 15 Trang 1/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp PHẦN I GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU CHUNG Modul Văn pháp quy thành phần Hệ phần mềm TDOffice xây dựng phát triển Lotus Domino 6.x Modul xây dựng nhằm cung cấp cho người dùng công cụ để quản lý, lưu trữ hỗ trợ tra cứu văn quy phạm pháp luật Trung ương đơn vị có thẩm quyền ban hành II ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG Tham gia sử dụng modul Văn pháp quy nhóm người dùng tương ứng với nhóm chức sau:  Cập nhật văn bản: Người dùng thuộc nhóm chức có quyền cập nhật văn quy phạm pháp luật Trung ương cấp có thẩm quyền ban hành  Tra cứu & Tìm kiếm: Người dùng có tài khoản truy cập có quyền khai thác chức Đây chức cho phép người dùng tra cứu văn quy phạm pháp luật ban hành  Quản lý danh mục & Kết chuyển liệu: Chức dành riêng cho nhóm người dùng có quyền quản lý tham số hệ thống, danh mục kết chuyển liệu từ modul khác Hệ phần mềm TDOffice III ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Để tham gia sử dụng chương trình, người sử dụng mở trình duỵệt web Internet Explorer gõ vào địa chỉ: http://[:]/ Trong đó:  Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm  Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http Domino  Tên chương trình: Là tên Hệ phần mềm TDOffice (Tên đặt cài đặt chương trình) Sau gõ vào địa này, chương trình hiển thị hộp thoại đăng nhập với hai thông tin Tên đăng nhập Mật để xác thực người sử dụng có quyền tham gia sử dụng chương trình Trang 2/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Sau đăng nhập thành công, Hệ phần mềm TD Office hiển thị với hai giao diện người sử dụng thiết lập sau: Giao diện 1: Giao diện 2: Trang 3/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Đây giao diện hiển thị toàn modul Hệ phần mềm TDOffice Tại người sử dụng lựa chọn module Văn pháp quy để tới giao diện làm việc module Trang 4/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Chú thích:  ( ): Danh mục chức chương trình  ( ): Vùng hiển thị danh sách văn tồn  ( ): Vùng chức cho phép chuyển tới trang trước, tiếp, trang đầu trang cuối danh sách văn IV CHÚ THÍCH CÁC CHỨC NĂNG THƯỜNG SỬ DỤNG  : Chuyển tới trang danh sách văn  : Chuyển tới trang trước trang danh sách văn  : Chuyển tới trang sau trang danh sách văn  : Chuyển tới trang cuối danh sách văn  : Thu nhỏ trang hiển thị liệu  : Mở rộng trang hiển thị liệu  : Lọc liệu Trang 5/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp PHẦN II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG I CẬP NHẬT VĂN BẢN Chức Cập nhật văn cho phép người dùng cập nhật văn quy phạm pháp luật cấp có thẩm quyền ban hành vào sở liệu modul Văn pháp quy Để cập nhật văn bản, người sử dụng thao tác sau: B1: Chọn chức Cập nhật văn bản/ Nhập văn danh mục Chức bên trái giao diện làm việc chính, form nhập văn hiển thị: B2: Cập nhật thông tin để quản lý văn trường thơng tin tương ứng Trong q trình cập nhật văn bản, người dùng lựa chọn văn là:  Văn QPPL: Đối với trường hợp văn cập nhật văn Quy phạm pháp luật  Văn khác: Đối với trường hợp văn cập nhật loại văn khác B3: Nhấn Ghi để ghi lại thông tin văn vừa cập nhật vào sở liệu Văn pháp quy nhấn Tiếp người dùng muốn mở giao diện nhập văn Chú ý: Với trường thơng tin có đánh dấu đỏ trường thông tin bắt buộc phải nhập Nếu người dùng bỏ qua khơng nhập, chương trình hiển thị cảnh báo không cho phép lưu văn Tại người dùng đính kèm file nội dung văn cách nhấn nút Browse chọn đường dẫn đến file scan lưu máy tính cá nhân Trang 6/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp II TÌM KIẾM VĂN BẢN Tìm kiếm văn chức cho phép người dùng tìm kiếm văn lưu sở liệu Người dùng tìm kiếm theo thuộc tính văn tìm kiếm tồn văn với từ khố tồn văn Tìm kiếm tồn văn Để thực tìm kiếm tồn văn văn bản, người dùng thực thao tác sau: B1: Lựa chọn chức Tìm kiếm văn bản\ Tìm kiếm toàn văn danh mục Chức B2: Nhập vào từ khố văn muốn tìm kiếm lựa chọn phương thức tìm kiếm B3: Nhấn Tìm kiếm để xác nhận tìm kiếm theo từ khố lựa chọn Trang 7/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Chú thích lựa chọn:  Tìm theo từ khố:  Tồn từ trên: Cho phép tìm kiếm văn có chứa tồn cụm từ lựa chọn  Mỗi từ trên: Cho phép tìm kiếm văn có chứa từ nhiều từ khố lựa chọn  Đúng cú pháp trên: Cho phép tìm kiếm văn có chứa cụm từ với cú pháp từ khoá lựa chọn  Các lựa chọn:  Số lượng kết tối đa: Là số lượng văn tối đa hiển thị cho lần tìm kiếm  Số lượng kết hiển thị trang: Là số lượng văn hiển thị tối đa trang danh sách tìm kiếm  Tìm theo từ có chứa: Cho phép tìm văn có chứa từ khố nằm từ khác  Tìm gần đúng: Cho phép tìm văn có chứa từ gần với từ khoá lựa chọn Tìm kiếm theo thuộc tính Tìm kiếm theo thuộc tính cho phép người dùng tìm kiếm văn theo tiêu thức quản lý văn Để tìm kiếm theo phương thức này, người dùng thực theo sau: B1: Nhấp chọn chức Tìm kiếm văn bản\ Tìm kiếm theo thuộc tính danh mục Chức năng, giao diện tìm kiếm văn hiển thị B2: Lựa chọn tiêu thức tìm kiếm văn tuỳ vào mục đích tìm kiếm người dùng Trên form Tìm kiếm theo thuộc tính, người dùng thu nhỏ phạm vi tìm kiếm cách lựa chọn: Trang 8/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp  Văn QPPL: Để tìm kiếm văn thuộc dạng văn Quy phạm pháp luật  Văn khác: Để tìm kiếm văn thuộc loại khác B3: Nhấn nút chức Tìm kiếm để xác nhận tìm kiếm theo tiêu thức lựa chọn III VĂN BẢN MỚI BAN HÀNH Văn ban hành chức cho phép người dùng tra cứu văn cập nhật ngày phân theo tiêu thức văn Loại văn bản, Cơ quan ban hành Ngày ban hành Để tra cứu văn ban hành, người dùng thao tác sau: B1: Lựa chọn Văn ban hành\ Cơ quan ban hành danh mục Chức năng, giao diện tra cứu văn hiển thị: B2: Nhấn trỏ chuột vào mũi tên màu xanh trước tên quan ban hành để tìm văn thuộc quan ban hành B2: Nhấp chuột vào số ký hiệu văn để mở chi tiết văn vừa lựa chọn Chú ý:  Người sừ dụng tìm kiếm văn cách nhập từ khố có chứa văn muốn tìm vào phần Lọc văn nhấn biểu tượng tìm kiếm để tìm tới văn thoả mãn từ khoá lựa chọn  Để tra cứu văn theo Ngày ban hành theo Loại văn theo Lĩnh vực văn bản, người dùng thực tương tự tra cứu theo Cơ quan ban hành Trang 9/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp IV PHÂN LOẠI VĂN BẢN Phân loại văn chức cho phép người dùng tra cứu văn theo tiêu thức quản lý văn Với chức phân loại văn người dùng lựa chọn tra cứu văn nhập ngày, tra cứu toàn văn theo ngày nhập văn thu hẹp phạm vi tra cứu với hai lựa chọn Văn QPPL Văn khác Chú thích lựa chọn:  Tồn văn bản: Cho phép tra cứu văn tồn sở liệu Văn pháp quy  Theo quan ban hành: Cho phép tra cứu văn theo quan ban hành văn  Theo ngày ban hành: Tra cứu văn theo ngày ban hành văn  Theo loại văn bản: Tra cứu văn theo loại văn  Theo người ký: Tra cứu văn theo thông tin người ký văn  Theo lĩnh vực: Tra cứu văn theo lĩnh vực văn Văn QPPL B1: Lựa chọn phương thức tra cứu danh mục chức Phân loại văn Ví dụ lựa chọn Tồn văn bản, giao diện hiển thị sau: B2: Nhấp chọn vào tiêu đề văn để mở chi tiết văn lựa chọn Người sừ dụng tìm kiếm văn cách nhập từ khố có chứa văn muốn tìm vào phần Lọc văn nhấn biểu tượng tìm kiếm để tìm tới văn thoả mãn từ khoá lựa chọn Trang 10/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Văn khác Để tra cứu văn thuộc dạng Văn khác, người dùng thao tác sau: B1: Nhấp chọn Phân loại văn bản/ Văn khác lựa chọn phương thức tra cứu Ví dụ lựa chọn Tồn văn bản, giao diện hiển thị sau: B2: Nhấn chuột vào tiêu đề văn để mở chi tiết văn lựa chọn Người sừ dụng tìm kiếm văn cách nhập từ khố có chứa văn muốn tìm vào phần Lọc văn nhấn biểu tượng tìm kiếm để tìm tới văn thoả mãn từ khoá lựa chọn V KHAI BÁO DANH MỤC Khai báo danh mục chức cho phép người dùng cập nhật liệu danh mục quản lý tham số hệ thống Cập nhật danh mục Để cập nhật danh mục, người dùng thao tác sau: B1: Lựa chọn loại danh mục muốn cập nhật danh mục chức Khai báo danh mục Ví dụ loại Danh mục Cơ quan ban hành danh mục, form cập nhật Cơ quan ban hành hiển thị Trang 11/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp B2: Nhấn chọn Nhập để mở giao diện cập nhật tên Cơ quan ban hành B3: Nhập tên đầy đủ tên tắt Cơ quan ban hành Đây trường thông tin bắt buộc phải nhập Nếu người dùng bỏ qua khơng nhập, chương trình hiển thị cảnh báo không cho phép lưu lại thông tin B4: Nhấn Ghi để ghi thông tin vừa cập nhật vào sở liệu chương trình Nhấn Tiếp người dùng muốn mở giao diện cập nhật quan Chú ý: Người dùng lựa chọn xoá Cơ quan ban hành cách đánh dấu chọn quan muốn xoá nhấn nút chức Xoá để xoá tên Cơ quan ban hành khỏi danh mục Cơ quan ban hành nhấn Cập nhật tự động để kế thừa danh mục từ modul khác Hệ phần mềm TDOffice Tham số hệ thống Tham số hệ thống danh mục chức cho phép người dùng thiết lập quản lý tham số hệ thống Để thao tác với chức này, người sử dụng thực sau: B1: Nhấp chọn Khai báo danh mục\ Tham số hệ thống, giao diện hiển thị tham số hệ thống Trang 12/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp B2: Nhấn nút chức Sửa để cập nhật chỉnh sửa tham số B3: Nhấn Ghi để ghi lại thơng tin vừa cập nhật kết thúc q trình cập nhật tham số hệ thống VI KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU Kết chuyển liệu danh mục chức cho phép người dùng kết chuyển để kế thừa liệu từ modul khác Hệ phần mềm TDOffice Kết chuyển liệu Để thực kết chuyển liệu từ sở liệu này, người dùng thao tác sau: B1: Nhấp chọn chức kết chuyển văn danh mục Chức Ví dụ chức KC từ văn đến, giao diện sau hiển thị Trang 13/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Trên giao diện thời tiêu thức để tìm kiếm văn Người dùng lựa chọn nhiều tiêu thức để tìm kiếm đến xác văn muốn kết chuyển vào sở liệu modul Văn pháp quy B2: Nhấn Xác nhận để xác nhận tìm kiếm văn theo tiêu thức lựa chọn, kết tìm kiếm hiển thị sau Trang 14/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp B3: Đánh dấu chọn văn muốn kết chuyển danh sách văn để chuyển văn lựa chọn vào danh sách văn chờ cập nhật, chương trình hiển thị cảnh báo để xác nhận người dùng có chuyển văn lựa chọn vào sở liệu văn pháp quy hay không B4: Nhấn Ok người dùng xác nhận chuyển văn chọn thành văn pháp quy nhấn chọn Cancel cho trường hợp ngược lại Chú thích nút chức năng:  Cập nhật văn bản: Cho phép chuyển văn lựa chọn vào danh sách văn chờ cập nhật  Xoá: Cho phép xoá văn lựa chọn  Chọn tất cả: Cho phép chọn tất văn danh sách văn Trang 15/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Ghi chú: Với chức kết chuyển khác KC từ văn KC từ VBPQ khác, người dùng thực tương tự KC từ văn đến Danh sách văn chờ cập nhật Văn sau lựa chọn kết chuyển chuyển tới danh sách văn chờ cập nhật để lưu văn vào sở liệu văn pháp quy Để thao tác với danh sách văn chờ cập nhật, người sử dụng thực sau: B1: Nhấp chọn chức Kết chuyển liệu\ Danh sách văn chờ cập nhật danh mục Chức năng, toàn văn thuộc dạng văn chờ cập nhật hiển thị danh sách B2: Đánh dấu chọn văn danh sách văn chờ cập nhật Tại danh sách người dùng nhấp chọn vào tiêu đề văn để xem chi tiết văn B3: Nhấn Cập nhật văn bản, chương trình hiển thị cảnh báo yêu cầu người dùng xác nhận B4: Nhấn OK để xác nhận lưu văn vào sở liệu Văn pháp quy nhấn chọn Cancel cho trường hợp ngược lại Trang 16/15 ... 15 Trang 1/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp PHẦN I GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU CHUNG Modul Văn pháp quy thành phần Hệ phần mềm TDOffice xây dựng phát triển Lotus Domino... diện 1: Giao diện 2: Trang 3/15 Hướng dẫn sử dụng Hệ phần mềm TDOffice quy Modul Văn pháp Đây giao diện hiển thị toàn modul Hệ phần mềm TDOffice Tại người sử dụng lựa chọn module Văn pháp quy để... người dùng có quyền quản lý tham số hệ thống, danh mục kết chuyển liệu từ modul khác Hệ phần mềm TDOffice III ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Để tham gia sử dụng chương trình, người sử dụng mở trình duỵệt