HƯỚNG dẫn sử DỤNG HRAD PHẦN mềm QUẢN lý NHÂN sự CHẤM CÔNG

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HRAD PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHẤM CƠNG HOASON Technology © HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Mục lục Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD Sơ đồ làm việc với phần mềm HRAD Bắt đầu sử dụng HRAD, thiết lập tham số hệ thống tính cơng 4.1 Quản lý máy chấm công 4.1.1 Khai báo máy chấm công 4.1.2 Kết nối ngắt kết nối tới máy chấm công 4.1.3 Tải liệu nhân viên đăng ký vân tay máy chấm công phần mềm 4.1.4 Tải liệu chấm vân tay máy tính 4.1.5 Tra cứu liệu chấm công .7 4.2 Khai báo phòng ban .7 4.3 Khai báo nhân viên 4.4 Các chức tìm kiếm phần mềm 10 4.5 Khai báo chức vụ 12 4.6 Khai báo nhóm người dùng 13 4.7 Khai báo người dùng 14 Công việc hàng ngày, tuần 17 5.1 Phân công ca làm việc 17 5.2 Đăng ký sách ưu đãi xã hội cho thai sản, nhỏ, hiếu hỉ .18 5.3 Tải liệu chấm công máy tính 18 5.4 Tính cơng nhân viên hàng ngày 19 5.5 Tổng hợp nhân ngày .20 Công việc cuối tháng 21 6.1 Tải liệu chấm công 21 6.2 Thực Tính công 21 6.3 Báo cáo chấm công 22 6.4 MÁY CHỦ Nhập File báo cáo chi nhánh 23 6.5 MÁY CHỦ lập Sổ khai báo 24 Ý nghĩa hình ảnh phím tắt phần mềm HRAD STT Hình ảnh Chức Phím tắt Phím tắt áp dụng hình chứng từ Thêm chứng từ giao diện nhập liệu Ctrl + N Chèn thêm chứng từ giao diện nhập liệu vị trí Ctrl + I chọn Chỉnh sửa chứng từ chọn giao diện nhập liệu Ctrl + M Hoãn thao tác với chứng từ đang: Thêm mới, Chèn, Chỉnh Ctrl + Z sửa, Tìm kiếm Xóa chứng từ chọn Ctrl + D Nạp lại danh sách 7* Nhập điều kiện truy vấn liệu Ctrl + F 8* Thực thi xuất kết truy vấn Ctrl + X Lưu chứng từ Ctrl + S 10 Xem chứng từ 11 Xem chứng từ liền trước 12 Xem chứng từ liền sau 13 Xem chứng từ cuối 14 Xem lược sử nội dung thao tác 15 Sao chép nội dung dòng phía F5 Crt + K Ghi chú: hai thao tác phải thực thi tìm kiếm thơng tin chứng từ - Các chức nằm công cụ phần mềm Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Sơ đồ làm việc với phần mềm HRAD ‘ Bắt đầu sử dụng Công việc hàng ngày, tuần Tạo liệu Nhập chứng từ Tải liệu chấm cơng CƠNG VIỆN KHỞI TẠO Tạo lịch làm việc -Tạo ngày lịch -Kiểm tra, chỉnh sửa đặc tính ngày phù hợp với luật qui định sách lao động cơng ty Danh mục ký hiệu chấm cơng CƠNG VIỆC HÀNG NGÀY Tạo kỳ tính cơng Quản lý nhân viên - Tạo kỳ(tháng) tính công theo qui định công ty -Thêm nhân viên, cập nhật thông tin nhân viên, ca làm việc, mã chấm cơng, nhóm Tham số tính cơng Tải liệu chấm công Công việc cuối tháng, kỳ, năm Xác nhận liệu Xem, in báo cáo CÔNG VIỆC CUỐI KỲ, CUỐI NĂM Tính cơng -Tạo bảng tính cơng -Nhấn tính công tự động -Cập nhật nghỉ phép, nghỉ # -Xem báo cáo kiểm tra nghi quay lại xác nhận - Sao chép sổ khai báo Chiết xuất báo cáo -Tạo danh mục ca làm việc, loại nghỉ - Cài đặt làm việc cho ca, qui tắc chấm thẻ ca Khai báo tổ chức -Khai báo tổ chức phòng ban, chi nhánh -Chỉnh sửa tham số tính cơng phần mềm phù hợp với công ty Import liệu từ Excel -Người dùng import liệu nhân viên ban đầu từ Excel vào phần mềm -Kết nối máy chấm công -Tải liệu -Bảng chấm công -Bảng làm việc thêm -Tổng hợp nghỉ năm Truy vấn chấm cơng Người dùng xem thời gian chấm công nhân viên Bắt đầu sử dụng HRAD, thiết lập tham số hệ thống tính cơng - Khởi động HRAD: thao tác thường xuyên mà người sử dụng phải thực hàng ngày bật máy tình làm việc với HRAD - Cách khởi động phần mềm là: Vào Start >> All Program >> HRADsoftware >> HRADsoftware Ghi chú: Sau cài đặt HRAD, hệ thống tạo biểu tượng chương trình Desktop Người sử dụng khởi động HRAD cách Chọn đúp chuột trái vào biểu tượng Thiết lập tham số: Mã Ghi Giá trị HRT_ANNUAL_OFFSET_DATE 30/6 Ngày hết hạn sử dụng phép năm(dd/mm) HRT_ANNUAL_PAYROLL_YN N Tính lương cho ngày phép năm dư vào cuối năm HRT_ATT_TIMEBLOCK Số phút cách tối thiểu lần chấm công nhân viên HRT_BREAK_BEFOR_OT 30 Số phút nghỉ trước tăng ca HRT_BREAKTIME_CHECK_YN N Bắt buộc chấm công giờ(Y/N) HRT_COEFFICIENT_DO 2.0 Hệ số công tăng ca ngày nghỉ cuối tuần HRT_COEFFICIENT_NIGHT 1.3 Hệ số làm đêm tăng thêm 30% HRT_COEFFICIENT_OT 1.5 Hệ số công tăng ca ngày thường HRT_COEFFICIENT_PH 3.0 Hệ số công tăng ca ngày nghỉ lễ HRT_HOLIDAYS 1/1;10/3(AL);30/ Danh sách ngày nghỉ lễ VN {dd/mm(AL?); ; } 4;1/5;2/9 HRT_LATECOME_ALLOW 9999 Số phút cho phép đến trễ (về sớm) tối đa HRT_LATECOME_NOTSUB Số phút đến trễ bắt đầu trừ công HRT_MAXIMUM_OUTTIME 15 Số phút tối đa HRT_MINIMUM_OT1_TIME 60 Số phút tăng ca trươc tối thiểu HRT_MINIMUM_OT2_TIME Số phút tăng ca sau tối thiểu HRT_NIGHT_FROM_TIME 21:00 Giờ bắt đầu tính đêm(hh:mi) HRT_NIGHT_TO_TIME 05:00 Giờ kết thúc tính đêm(hh:mi) HRT_OVERTIME_AFTER Y Tăng ca sau(Y/N) HRT_OVERTIME_AUTO Y Tự động tăng ca?(Y/N) HRT_OVERTIME_BEFOR Y Tăng ca trước(Y/N) HRT_OVERTIME_BREAK N Tăng ca giờ(Y/N) HRT_PAYROLL_ON_PERIOD_DAYS_YN N Số cơng tính lương theo số công chuẩn tháng(Y/N) HRT_SHIFT_HOURS Số công HRT_WEEKEND_DAYOFF Số ngày nghỉ cuối tuần(chọn 2, 1.5 1) 4.1 Quản lý máy chấm công Mục đích: Quản lý thơng tin đăng ký nhân viên từ máy chấm cơng thơng qua phần mềm, chuyển nhân viên từ máy chấm công sang máy chấm cơng khác, xóa nhân viên máy chấm cơng,… Đường dẫn: Phân hệ >>Quản lý nhân sự>>Quản lý chấm công>>Quản lý thiết bị máy chấm công Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD 4.1.1 PHANMEMCHAMCONG.NET Khai báo máy chấm cơng Bước Chụp hình Chọn , nhập cột “Loại kết nối” Dùng địa IP, cột “Vào/Ra”, ”Tên máy” … lưu ý bước sau Cột “ Số máy” đánh STT (không trùng nhau) Nhập IP máy chấm công Nhập “ 4370 ” cột “Cổng IP” Nhập cột “Mã truy cập ” (nếu có) Chọn để lưu lại 4.1.2 Kết nối ngắt kết nối tới máy chấm cơng Bước Chụp hình Tích “Chọn” MCC muốn kết nối Chọn tiến hành nối để kết Chọn để ngắt kết nối với MCC 4.1.3 Tải liệu nhân viên đăng ký vân tay máy chấm công phần mềm Đường dẫn: Quản lý chấm cơng>>Đồng liệu thiết bị Bước Chụp hình Chọn MCC cần tải Nhấn “Kết nối” Nhấn nút Hiển Thị NV Từ Máy CC để xem DSNV đăng ký vân tay MCC Tích chọn NV cần tải phần mềm Nhấn nút Tải phần mềm Trường hợp muốn Chuyển dấu vân tay lên MCC lắp đặt chọn NV cần tải lên máy chấm công Nhấn nút Nạp vào máy chấm công 4.1.4 Tải liệu chấm vân tay máy tính Có trường hợp tải liệu từ máy chấm công Trường hợp 1: Xuất file liệu máy chấm công USB Trường hợp 2: Tải liệu trực tiếp từ máy chấm công kết nối Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Đối với trường hợp TH1.a Đường dẫn chọn file liệu có sẵn máy TH1.b Chọn “Tải liệu máy” Đối với trường hợp TH2 Chỉ cần chọn “Tải liệu từ máy chấm công”.Chú ý phần mềm phải tình trạng kết nối với máy chấm công 4.1.5 Tra cứu liệu chấm công Đường dẫn: Quản lý nhân sự>>Quản lý chấm công>>Tra cứu liệu chấm cơng Bước Chụp hình Chọn thời gian muốn xem liệu Chọn “Mã NV” “Họ tên NV” muốn xem liệu Chọn “Xem” để xem liệu Ghi chú: Bạn xem tồn nhân viên cách thực 4.2 Khai báo phòng ban Mục đích: Tạo phòng ban Đường dẫn: Phân hệ >> Quản lý nhân >> Cài đặt >> Tổ chức công ty Bước Chụp hình Chọn cơng ty cần khai báo phòng ban Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhâp mã phòng ban Nhập tên phòng ban Nhấn nút để lưu lại 4.3 Khai báo nhân viên Mục đích: Tạo lưu trữ thơng tin nhân viên Cách 1:Nhập thông tin nhân viên trực tiếp từ phần mềm Đường dẫn: Phân hệ >> Quản lý nhân >> Khai báo nhân viên Bước Chụp hình Chọn phòng ban để khai báo nhân viên Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhâp thông nhân viên tin Nhấn nút để lưu lại Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Cách 2:Nhập thông tin nhân viên từ file excel có sẵn Đường dẫn: Phân hệ>> Quản lý nhân >> Khai báo nhân viên>>Trên menu>>Tùy chọn>>Nhập liệu từ excel Bước Chụp hình Chọn chọn file excel có sẵn Chọn worksheet chứa nội dung cần đưa vào phần mềm Nhâp số dòng file excel cần đưa vào phần mềm Nhập số dòng kết thúc từ file excel cần đưa vào phần mềm Chọn cột tương ứng phần mềm dựng sẵn với file excel Chọn nạp liệu để đưa liệu từ file excel lên hình Chọn kết thúc để hồn thành lưu liệu vào phần mềm HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 3.Lọc nâng cao Mục đích: Lọc thơng tin theo nhiều điều kiện phức tạp Đường dẫn: Chọn bảng cần lọc thông tin>> Chọn chuột phải >>Chọn lọc nâng cao >> Xuất hộp thoại hình Bước Chụp hình Chọn chuột phải chọn “Lọc nâng cao” Chọn cột cần lọc Chọn phép so sánh(điều kiện lọc) Điền giá trị cần lọc Chọn “Thực ” để hoàn tất việc lọc : Thêm điều kiện cho việc lọc : Xóa bỏ dòng điều kiện vừa thêm : Refresh liệu trạng thái ban đầu 11 4.Truy vấn liệu Đường dẫn: Phân hệ>> Quản lý nhân >> Khai báo nhân viên>>Trên menu >> Chọn mục >> Xuất hộp thoại hình Bước Chụp hình Chọn menu Chọn mục “Hợp đồng” Nhập giá trị cần tìm kiếm.(vd:2013) Chọn menu 4.5 Khai báo chức vụ Mục đích: Tạo chức vụ Đường dẫn: Phân hệ >> Quản lý nhân >> Cài đặt >> Chức vụ Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhập mã chức vụ Nhập tên chức vụ Nhấn nút để lưu lại Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 12 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET 4.6 Khai báo nhóm người dùng Đường dẫn: Phân hệ >> Quản lý phần mềm>> Khai báo nhóm người dùng Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhập mã nhóm Nhập tên nhóm Chọn loại nhóm Chọn “Danh sách người dùng nhóm” Chọn tên người dùng muốn đưa vào nhóm Nhấn nút để tiến hành đưa người dùng vào nhóm Chọn “Chức người sử dụng” Chọn chức nhóm 10 Nhấn nút để tiến hành thêm chức vào 13 Bước Chụp hình nhóm 11 Nhấn nút để lưu lại 4.7 Khai báo người dùng Đường dẫn: Phân hệ >> Quản lý phần mềm>> Khai báo người dùng Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 14 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Chọn cột “Tên hiển thị” để chọn nhân viên Đăng ký tên đăng nhập mật cho nhân viên Chọn “Danh sách nhóm người dùng” Chọn nhóm người dùng cho nhân viên Nhấn nút để tiến hành thêm nhóm người dùng vào nhân viên 15 Bước Chụp hình Chọn “Chức sử dụng” Lựa chọn chức cho nhân viên Nhấn nút để tiến hành thêm chức cho nhân viên 10 Nhấn nút để lưu 4.9 Bộ sổ liệu Mục đích: Lọc liệu theo điều kiện người dùng lưu điều kiện lọc cho lần sử dụng sau mở phần mềm Đường dẫn: Phân hệ >>Quản lý nhân >> Thanh menu>>Tùy chọn >> Bộ sổ liệu Bước Chọn Chụp hình để thêm sổ Nhập mã sổ diễn giải Gõ “ - ” “Tên cột” để chọn tên cột thực điều kiện Trong “Phép chọn” để chọn phép điều kiện Nhập nội dung điều kiện muốn lọc theo Nhấn lưu lại Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 16 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Công việc hàng ngày, tuần 5.1 Phân cơng ca làm việc Mục đích: Tạo thời gian làm việc không cố định cho nhân viên Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Phân công ca làm việc Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng Ctrl+N Nhập thơng tin đối tượng cần phân ca, ngày tuần Nhấn nút Lập bảng Chọn ca làm việc cho nhân viên Nhấn nút Kết thúc để hoàn thành Nhấn nút In phiếu để xem phiếu Phân công ca làm việc 17 5.2 Đăng ký sách ưu đãi xã hội cho thai sản, nhỏ, hiếu hỉ Mục đích: Ghi nhận hưởng sách cho nhân viên hưởng ưu đãi thai sản, nhỏ Đường dẫn: Quản lý chấm cơng >> Đăng ký sách ưu đãi Bước Chụp hình Nhấn nút thêm dòng Nhập thơng tin đối tượng đăng ký nhân sách ưu đãi, chế độ nhận ưu đãi, thời gian hưởng Nhấn nút Nhấn nút Kết thúc để hồn thành 5.3 Tải liệu chấm cơng máy tính Mục đích: Tải liệu chấm cơng nhân viên từ máy chấm công phần mềm để thực tính cơng cho nhân viên Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Quản lý máy chấm công Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 18 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Chọn máy chấm cơng muốn tải liệu Nhấn đến máy chấm công Nhấn nút Tải liệu từ máy chấm công để PM tải liệu Trước đóng cửa sổ, nhấn để khơng làm ảnh hưởng tới thiết bị 5.4 Tính cơng nhân viên hàng ngày Mục đích: Lập chi tiết công hàng ngày nhân viên theo chấm công máy Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Thực tính cơng Bước Chụp hình Nhấn nút để thêm dòng tính cơng cho tháng Nhập đầy đủ thơng tin (Tháng, nhóm NV) cần tính vào dòng vừa thêm Nhấn nút để lưu lại Nhấn nút Tính cơng để PM tự 19 Bước tính cơng Chụp hình Chú ý: Sau tính cơng, cần ý dòng có đánh dấu cột vi phạm để xác nhận lại theo ý người dùng phần mềm tích vào cột xác nhận 5.5 Tổng hợp nhân ngày Mục đích: Xem danh sách nhân viên qui định làm việc nhân viên chấm công ngày Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Truy vấn liệu >> Tổng hợp nhân ngày Bước Chụp hình Danh sách nhân viên qui định làm việc ngày Chọn Tổng hợp nhân ngày Nhập ngày cần xem Nhấn nút Xem Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 20 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Danh sách nhân viên chấm công ngày Chọn Danh sách nhân viên làm Nhập ngày cần xem Nhấn nút Xem Công việc cuối tháng 6.1 Tải liệu chấm cơng (Xem mục 4.1.2 4.1.3) 6.2 Thực Tính công Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Thực tính cơng 21 Bước Chụp hình Nhấn menu “Thêm mới” để tạo lệnh tính cơng cho tháng làm việc trước Người dùng chọn Tháng Nhóm NV cần tính Nhấn nút Tính cơng để tính công cho nhân viên so với ca làm việc Kiểm tra lại, dò ngày NV có dấu tích Vi phạm để nhập lại vào, chọn lại Ca thực loại nghỉ Nhấn menu để lưu lại 6.3 Báo cáo chấm công Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Báo cáo >> Báo cáo chấm cơng Bước Chụp hình Chọn Tháng xem báo cáo Chọn Biểu mẫu Báo cáo cần xem Chọn Nhóm NV cần để in báo cáo Nhấn nút Xem báo cáo Xuất Excel File lưu máy tính Cơng ty TNHH cơng nghệ Hoa Sơn 22 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Lưu trữ lại báo cáo tháng Sau lập xem báo cáo Người dùng thực bước sau để lưu lại báo cáo Click menu Lưu trữ Nhập diễn giải cho báo cáo Click nút Đồng ý để hoàn thành ❖ Click Xuất File liệu gửi máy chủ qua Email Chú ý đặt tên File có tên báo cáo, nhóm NV ❖ Muốn xem báo cáo tháng trước chọn mục báo cáo lập Click nút Xem 6.4 MÁY CHỦ Nhập File báo cáo chi nhánh Đường dẫn: Quản lý chấm công>> Báo cáo >> Báo cáo chấm cơng 23 Bước Chụp hình Nhấn nút chọn File chi nhánh gửi Chú ý tên file để biết loại biểu mẫu Chọn Tháng tương ứng với File liệu báo cáo Chọn biểu mẫu Báo cáo tương ứng với File liệu báo cáo Chọn Loại sổ lưu trữ để sau xem khai báo Mặc định lấy “Sổ nội bộ” Chọn nhóm NV tương ứng (nếu có) File báo cáo Nhấn nút Import để hoàn thành 6.5 MÁY CHỦ lập Sổ khai báo Đường dẫn: Quản lý chấm công>> Báo cáo >> Báo cáo chấm cơng Bước Chụp hình Chuẩn bị liệu Máy chủ máy xưởng phải xuất FILE liệu bảng chấm cơng cho riêng nhóm BHXH Ta có File Cơng ty TNHH cơng nghệ Hoa Sơn 24 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình liệu nhóm BHXH tháng Chọn Tháng Chọn Biểu mẫu Báo cáo cần lập Chọn Loại sổ “SỔ KHAI BÁO” Chọn File data nhóm BHXH trụ sở Click Import Chọn File data nhóm BHXH xưởng Click Merge Nhấn menu Sửa Tiến hành sửa số liệu báo cáo 10 Nhấn menu Lưu trữ lưu vào mục báo cáo lập 25 ... máy chấm cơng sang máy chấm cơng khác, xóa nhân viên máy chấm công, … Đường dẫn: Phân hệ > >Quản lý nhân sự> >Quản lý chấm công> >Quản lý thiết bị máy chấm công Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn HRAD. .. cho nhân viên Đường dẫn: Quản lý chấm công >> Quản lý máy chấm công Công ty TNHH công nghệ Hoa Sơn 18 HRAD PHANMEMCHAMCONG.NET Bước Chụp hình Chọn máy chấm công muốn tải liệu Nhấn đến máy chấm công. .. “Tải liệu từ máy chấm cơng”.Chú ý phần mềm phải tình trạng kết nối với máy chấm công 4.1.5 Tra cứu liệu chấm công Đường dẫn: Quản lý nhân sự> >Quản lý chấm cơng>>Tra cứu liệu chấm cơng Bước Chụp