hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên chức vụ cần thêm vào Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ nghi nhận lại chức vụ mới Các danh mục khác thêm tương tự như thêm

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ

CÔNG TY PHẦN MỀM HOÀN HẢO

B CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH 5

1 HỆ THỐNG 5

2 DANH SÁCH CHỨC NĂNG 5

3 TRỢ GIÚP 7

C CHI TIẾT CHỨC NĂNG 7

1 MENU HỆ THỐNG 7

a Hệ thống 7

- Kết thúc 7

- Đăng xuất 7

- Thông tin công ty 7

b Bảo mật 9

- Phân quyền 9

- Đổi mật khẩu 13

- Nhật ký hệ thống 14

c Dữ liệu 17

- Sao lưu 17

- Phục hồi 18

2 CÁC MENU DANH SÁCH CHỨC NĂNG 18

a Các thiết lập ban đầu 18

= Danh mục tính lương 45

b Thông tin nhân sự 49

- Danh sách ứng viên 49

- Danh sách nhân viên 53

- Hợp đồng lao động 62

- Quá trình làm việc 66

c Chấm công 72

- Bảng xếp ca 72

- Chấm công theo ngày 73

- Chấm công bằng máy chấm công 78

- Chấm công theo tháng 82

- Chấm công tăng ca theo tháng 84

d Tính lương 85

- Mức lương tối thiểu 85

- Định mức lương 86

- Bảng tính lương 87

= Bảng tính lương tháng 87

= Bảng tính lương tăng ca 90

- Cập nhật thông thường 94

nhân sự và các nghiệp vụ liên quan

- Dành cho doanh nghiệp trên toàn quốc

2 CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ

- Máy tính cần cài đặt Micr os oft SQL Server 2005,

NetFramework2.0, ReportViewer, (khi cài đặt chương trình, nếu máy

tính chưa được cài đặt các tool này, thì chương trình sẽ tự động cài đặt)

- Máy tính cần cài đặt phần mềm Microsoft Office Excel 2003 hoặc Microsoft Office Excel 2007

- Tập tin dữ liệu gốc phải sử dụng font chữ Times New Roman (bảng mã Unicode)

B CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

o Doanh nghiệp cần bổ sung thông tin đơn vị

o Thông tin trên được sử dụng cho các biểu mẫu báo cáo

o Khi có nhu cầu thay đổi thông tin, doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh lại

Màn hình Thông tin công ty sau khi cập nhật

Màn hình Phân quyền người dùng

o Thêm vai trò (nhóm người dùng)

o Tạo một vai trò (nhóm người dùng) mới

o Tên: Phòng Kinh Doanh

o Quyền hạn : là các chức năng người dùng được phép thao tác trên phần mềm

o Thêm người dùng mới

o Vai trò: chọn vai trò (nhóm người sử dụng)

o Chức năng người dùng này sẽ phụ thuộc vào quyền hạn của vai trò (Nhóm người dùng)

o Nút: Lưu & Đóng để ghi lại thông tin và đóng bảng thêm người dùng

o Nút: Lưu & Thêm để ghi lại thông tin và thêm người dùng tiếp theo

Màn hình Phân quyền người dùng sau khi thêm người dùng mới

- Đổi mật khẩu: thay đổi mật khẩu người dùng

o Nhập lại mật khẩu cũ

o Nhập mật khẩu mới, chọn nút Đồng ý để mật khẩu mới có hiệu lực

Hệ thống sẽ xuất hiện thông báo đổi mật khẩu thành công

Màn hình Nhật ký hệ thống ngày 31/10/2011

o Lưu nhật ký hệ thống thành tập tin

o Chọn nút Lưu vào tập tin

1 Đặt tên tập tin vào ô File name

2 Chọn nút Save để lưu lại

o Xuất nhật ký hệ thống thành file Excel

1 Chọn nút Xuất

2 Đặt tên tập tin vào ô File name

3 Chọn nút Save để lưu lại tập tin

c Dữ liệu

- Sao lưu

Đường dẫn: Hệ Thống / Sao Lưu

o Backup hệ thống thành tập tin

o Tập tin lưu mặc định trong thư mục Backup, đường dẫn : D:\Backup

o Hệ thống sẽ mặc định tên tập tin theo ngày giờ khi thực hiện thao tác Sao lưu

o Chọn nút Thực Hiện để tiến hành sao lưu dữ liệu

- Phục hồi

o Phục hồi dữ liệu hệ thống

o Tên tập tin: Chọn tập tin tại thời điểm cần phục hồi

o Chọn nút Thực hiện : Hệ thống sẽ tự khôi phục lại dữ liệu

2 MENU DANH SÁCH CHỨC NĂNG

a Các thiết lập ban đầu

- Bàn làm việc: Thể hiện thông tin cơ bản của hệ thống

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Bàn làm việc

Thông tin công ty

o Cấu hình dữ liệu và tài khoản người dủng

Chức vụ

Màn hình Danh mục chức vụ

Thêm một chức vụ mới vào danh mục chức vụ Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên chức vụ cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ nghi nhận lại chức vụ mới

(Các danh mục khác thêm tương tự như thêm một danh mục Chức vụ)

Chuyên môn

Màn hình Danh mục chuyên môn

Thêm một chuyên môn mới vào danh mục chuyên môn

Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên chuyên môn cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại chuyên môn mới

Bằng cấp

Màn hình Danh mục bằng cấp

Thêm một bằng cấp mới vào danh mục bằng cấp Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên bằng cấp cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại bằng cấp mới

Công việc

Màn hình Danh mục công việc

Thêm một công việc mới vào danh mục công việc

Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên công việc cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại công việc mới

Quốc tịch

Màn hình Danh mục quốc tịch

Thêm một quốc tịch mới vào danh mục quốc tịch

Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên quốc tịch cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại một quốc tịch mới

Dân tộc

Màn hình Danh mục tôn giáo

Thêm một tôn giáo mới vào danh mục các tôn giáo Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại tôn giáo mới

Quan hệ gia đình

Màn hình Danh mục quan hệ gia đình

Thêm một tôn quan hệ gia đình vào danh mục

Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên quan hệ cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại quan hê mới

Học vấn

Màn hình Danh mục học vấn

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên học vấn cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại trình độ học vấn

mới

Ngoại ngữ

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại trình độ ngoại ngữ mới

Tin học

Màn hình Danh mục trình độ tin học

Thêm một trình độ tin học vào danh mục Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên trỉnh độ tin học cần thêm vào

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận lại trình độ tin học mới

o Cơ cấu tổ chức

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên chi nhánh: Tên chi nhánh công ty cần thêm vào Điền đầy đầy đủ các thông tin cần thiết: Địa chỉ, điện thoại, Fax, Người đại diện

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận thông tin chi nhánh mới

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận phòng ban mới

Các tổ nhóm

Màn hình Danh mục tổ nhóm

Thêm một tổ nhóm vào danh mục

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên tổ nhóm: Tên tồ nhóm cần quản lý

Thuộc chi nhánh: Chọn chi nhánh quản lý Thuộc phòng ban: Chọn phòng ban quản lý

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin tổ nhóm mới

Ca làm việc

Màn hình Danh mục ca làm việc

Thêm một ca làm việc vào danh mục Chọn nút Thêm

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên ca: Tên ca làm việc

Chọn giờ vào, chon giờ ra Thuộc phòng ban: Chọn phòng ban quản lý

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin tổ nhóm mới

Ký hiệu chấm công

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin tổ nhóm mới

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên ngạch lương: Tên ngạch lương

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin ngạch lương

Bậc lương

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi thông tin bậc lương

Phụ cấp

Màn hình Danh mục phụ cấp

Thêm loại phụ cấp vào danh mục Chọn nút Thêm

Tên phụ cấp: tên loại phụ cấp

Số tiền: chọn số tiền được hưởng thêm cho phụ cấp

Chọn nút Lưu và đóng : hệ thống sẽ ghi nhận phụ cấp mới

b Thông tin nhân sự

- Danh sách ứng viên

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Danh sách ứng viên

Quản lý danh sách các ứng viên tham gia tuyển dụng theo từng đợt Danh sách ứng viên được thêm vào theo từng đợt tuyển dụng

o Thêm đợt tuyển dụng mới Chọn nút Thêm đợt tuyển dụng

Màn hình Danh sách ứng viên

Mã: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự Tên: Tên đợt tuyển dụng

Thời gian tuyển dụng : Từ ngày – Đến ngày

Số quyết định: đây là tham số, số của quyết định đợt tuyển dụng

File: Đường dẫn file Quyết định

o Thêm ứng viên Chọn nút Thêm ứng viên

Màn hình Thông tin cá nhân

(Những thông tin có dấu (*) là phần bắt buộc phải nhập)

Mã thông tin cá nhân: Hệ thống sẽ tự động tạo mã tăng dần theo số thứ tự

Các thông tin Quốc tịch, Tôn giáo, Ngoại ngữ, Dân tôc, Học vấn, Tin học, Đợt tuyển dụng: chọn từ danh mục, hoặc có thể thêm trực tiếp bằng cách click vào

§ Tab Thông tin tuyển dụng

Màn hình Thông tin tuyển dụng

Gồm các thông tin: Thông tin công việc, Thông tin người liên hệ, Vị trí truyển dụng

Chọn nút Lưu & đóng : hệ thống lưu lại thông tin ứng viên mới

- Danh sách nhân viên

Quản lý danh sách nhân viên trong công ty

Đường dẫn: Danh sách chức năng/Danh sách nhân viên

Hiển thị danh sách nhân viên theo từng cơ cấu tổ chức

Màn hình Danh sách nhân viên

o Các cơ cấu tổ chức

i Chi nhánh

ii Phòng ban iii Tổ nhóm

iv Nhân viên Thêm trực tiếp các Chi nhánh, Phòng ban, Tổ nhóm

Thêm nhân viên

Màn hình Thêm nhân viên

Thông tin cá nhân:

22 Chiều cao

23 Cân nặng

Màn hình Tab Thông tin công việc

Điền đầy đủ các thông tin:

Thông tin công việc

24 Làm tại chi nhánh

25 Phòng ban

Màn hình Tab Liên hệ xã hội

Tài khoản ngân hàng

Đoàn viên

55 Đã là Đoàn viên: Check vào ô Đã vào Đoàn

56 Ngày vào Đoàn

Sửa thông một nhân viên

Chọn nút Sửa chữa hoặc nhấp double vào dòng dữ liệu sẽ hiện lên thông tin nhân viên

Màn hình Cập nhật thông tin nhân viên

Chọn nút Lưu & Đóng để ghi nhận lại thông tin đã sửa

- Hợp đồng lao động

o Thêm Hợp đồng lao động

§ Thông tin hợp đồng lao động

Mã hợp đồng: Tự tăng theo số thứ tự

Mã nhân viên: Chọn trong danh sách nhân viên

§ Thử việc Thời hạn thử việc Thời gian: Từ ngày – Đến ngày

§ Hợp đồng lao động Thời hạn HĐ: chọn thời gian thực hiện hợp đồng với nhân viên

o Sửa chữa

Chọn nút Sửa chữa hoặc nhấp double vào dòng dữ liệu sẽ hiện lên thông tin trong hợp đồng

Sửa lại thông tin sau đó chọn nút Lưu & Đóng

- Quá trình làm việc

Màn hình Quá trình làm việc

Chọn nhân viên: chọn tên nhân viên cần thêm thông tin

trong quá trình làm việc

Cách hiển thị: Hiển thị tất cả/ Hiển thị theo thời gian

Hiển thị tất cả: hiển thị hết quá trình lảm việc của nhân viên từ

khi nhân viên vào làm việc đến thời điểm hiện tại

Hiển thị theo thời gian: chọn thời muốn xem quá trình làm

việc, Từ ngày – Đến ngày

o Đi công tác

Chọn nút Thêm: để thêm cho nhân viên trên, một chuyến đi công tác mới

Điền các thông tin cho một chuyến đi công tác:

§ Đi về việc

§ Công tác phí

§ Thời gian đi

Điền các thông tin cho hình thức kỷ luật:

§ Lý do

§ Hình thức kỷ luật

§ Quyết định

§ Người ban hành Chọn nút Lưu & Đóng để lưu lại thông tin

o Khen thưởng Tương tự như hình thức kỷ luật, phần mềm cũng ghi nhận lại hình thức khen thưởng

Chọn Tab Khen thưởng, chọn nút Thêm để thêm hình thức khen thưởng

Điền các thông tin cho hình thức khen thưởng:

§ Lý do

§ Hình thức khen thưởng

§ Quyết định

§ Người ban hành Chọn nút Lưu & Đóng để lưu lại thông tin

o Quá trình đào tạo Quản lý quá trình đào tạo do công ty đề cử đi học nâng cao trình độ chuyên môn

Chọn Tab Quá trình đào tạo, chọn nút Thêm để thêm quá trình đào tạo cho nhân viên

Điền các thông tin cho thông tin đào tạo:

Chọn Tab Tạm ứng lương, chọn nút Thêm để thêm thông tin cho một lần tạm ứng lương

Điền các thông tin tạm ứng:

công theo tháng tương ứng

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Bảng xếp ca

Màn hình Bảng xếp ca

Bảng xếp ca tổng hợp theo nhóm, thực hiện mỗi tháng một lần

o Tên bảng xếp ca: đặt tên bảng xếp ca

o Chọn nút Lưu : hệ thống sẽ lưu lại thông tin bảng xếp ca

- Chấm công theo ngày:

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công theo ngày

Có 2 hình thức chấm công theo ngày

Chấm công theo ngày bằng tay

Màn hình Nút chấm công nhân viên theo ngày(bằng tay)

Màn hình Chấm công chi tiết theo ngày

Chấm công cho tửng nhân viên: Chọn nhân viên cần chấm công, chọn ngày chấm công

Màn hình Chấm công cho nhân viên chi tiết theo ngày

Ký hiệu:

• Lương thời gian theo ngày : +

Màn hình Chấm công cho nhân viên chi tiết theo ngày

• Chọn nút Chỉnh sửa phiếu nầy

Chọn nút Thêmđể thêm các ký hiệu chấm công mới

o Tên ký hiệu

Chọn nút Lưu & Đóng hệ thống sẽ nghi nhận thêm ký hiệu mới

Chấm công bằng máy chấm công

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công theo ngày/ Kết nối máy chấm công

Màn hình Chức năng chấm công bằng máy chấm công

Hình : Mẫu máy chấm công bằng vân tay

(Xem thêm phần hướng dẫn cài đặt máy chấm công)

Màn hình Kết nối máy chấm công

Nhập thông tin máy chấm công:

• IP: số IP của máy chấm công dạng :192.168.1.201

Màn hình Sau khi kết nối máy chấm công

• Nhấn nút Xem: Xem thông tin chấm công Từ ngày – Đến ngày, hệ thống sẽ tự động hiển thị chi tiết thời gian ra vào của từng nhân viên

• Nút Xóa dữ liệu trên máy: Xóa hết dữ liệu trên lưu trên máy chấm công

• Nút Xuất/Xuất ra file Excel: Đưa dữ liệu chấm công được hiển thị trên phần mềm thành tập tin Excel

• Nút Đăng ký vân tay: Dùng để đăng ký dấu vân tay cho nhân viên mới

Màn hình Đăng ký mã chấm công

o Khi nhân viên đã đăng ký chấm công bằng máy chấm công sẽ có một mã chấm công riêng tương ứng cho nhân viên đó

o Nhân viên chưa có mã chấm công (nhân viên chưa đang ký dấu vân tay) thì tiến hành đăng ký như sau:

o Chọn nút Đăng ký vân tay :

§ Mã dấu vân tay: là mã chấm công của nhân viên, mã này được lưu trực tiếp trên máy chấm công (mã duy nhất)

§ Một mã chấm công sẽ tương ứng với một mã nhân viên

§ Chọn nút Đăng ký, nhân viên đăng ký chấm công sẽ xác nhận dấu vân tay trên máy chấm

o Kết nối khi mở chương trình: phần mềm sẽ tự động kết nối máy chấm công bằng vân tay

o Hiển thị thông báo Nhấp nút Lưu cấu hình để lưu lại các tùy chỉnh

- Chấm công theo tháng

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công theo tháng

Phần mềm hiển thị chi tiết 31 ngày trong tháng, chức năng thống kê chi tiết quá trình làm việc từng nhân viên theo từng ngày trong một tháng, dựa trên bảng thống kê này, người quản lý chấm công trực tiếp cho từng nhân viên theo từng ngày

Màn hình Chấm công theo tháng Các chức năng chính trên bảng chấm công:

• Tên bảng chấm công: chọn tên bảng chấm công cần thao tác

• Phần mềm sẽ tự động thống kê tổng giờ đi trễ, tổng giờ về sớm, tổng giờ làm của từng nhân viên trong tháng

• Sau khi chấm công xong, chọn nút Lưu, hệ thống sẽ lưu lại bảng chấm công

• Ngoài ra hệ thống hổ trợ In và xuất bảng chấm công ra tập tin Excel

• Nút Khóa sổ: Phần mềm không cho người dùng sử đổi thông tin, tương tự nút Mở sổ: Người dùng tiếp tục chấm công cho nhân viên trên bảng chấm công

Đường dẫn: Danh sách chức năng/ Chấm công tăng ca theo tháng

Chấm công cho nhân viên tăng ca chi tiết từng ngày trong tháng, danh sách nhân viêc được hiển thị theo cơ cấu tổ chức cây phân cấp

Màn hình Chấm công tăng ca theo tháng

• Chọn ngày vào số thời gian tăng ca, thời gian tăng ca được tính bằng giờ

• Các chức năng trong bảng chấm công tăng ca theo tháng cũng giống chức năng trong bảng chấm công theo tháng

o In

o Lưu