TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀMTÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀMKHAI BÁO HẢI QUAN ECUSK4NETKHAI BÁO HẢI QUAN ECUSK4NE

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KHAI BÁO HẢI QUAN ECUSK4NET Hà Nội 03-2013 NỘI DUNG Giới thiệu: Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: 3 Đăng ký sử dụng chương trình Quy trình nhập tờ khai 4.1 Đăng nhập hệ thống .4 4.2 Nhập tờ khai nhập mới: .6 4.3 Sửa tờ khai tờ khai cấp số 29 4.4 Bổ sung chứng từ sau tờ khai cấp số: 30 4.5 Hủy tờ khai cấp số 31 4.6 Nhập tờ khai xuất mới: 33 Quản lý tờ khai 34 5.1 Tìm kiếm tờ khai: 34 5.2 Copy tờ khai: 35 Quản lý hệ thống: 36 6.1 Chọn đơn vị Hải quan : .37 6.2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: .37 6.3 Thông tin doanh nghiệp 38 6.4 Thiết lập tham số làm tròn số học: 39 6.7 Danh sách khách hàng(với đại lý): 41 6.8 Truy cập với tên khác: .43 6.9 Đổi mật truy cập: .43 6.10 Account kết nối đến Hải quan: 44 6.11 Đổi mật kết nối tới Hải quan 44 6.12 Thiết lập thông số khai báo: 45 6.13 Danh sách ký liệu 45 6.14 Sao lưu liệu 46 Danh mục liệu chuẩn: 46 Danh mục 48 9.Tra cứu hàng hóa xuất nhập : 50 50 10 Danh mục mã biểu thuế 51 11 Tra cứu trực tuyến 52 12 Các tiện ích menu trợ giúp: 53 Giới thiệu: Phần mềm khai Hải quan ECUSK4NET công cụ dùng để giúp doanh nghiệp thực quy trình thủ tục hải quan Doanh nghiệp nhập thông tin tờ khai, chứng từ liên quan hồ sơ giấy sau gửi đến Hải quan Hệ thống tiếp nhận Hải quan tiến hành cấp số phân luồng cho tờ khai, doanh nghiệp lấy phản hồi Hải quan, in tờ khai làm tiếp bước theo quy trình nghiệp vụ lơ hàng thơng quan Ngồi phần mềm ECUSK4NET cịn quản lý tồn thơng tin tờ khai doanh nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi toàn số liệu xuất nhập khẩu, thơng kê, báo cáo với nhiều tiêu chí khác nhau: số lượng hàng, số tờ khai, theo khoảng thời gian, theo khách hàng… Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo liệu Hải quan điện tử: - Ngoài thủ tục tham gia khai báo liệu Hải quan điện tử cục Hải quan doanh nghiệp cần có: - Máy tính có kết nối internet truyền liệu tới Hải quan - Cấu hình tối thiểu máy tính: o CPU : 500 MHz o RAM : 128 MB o HDD : 200 MB Free - Hệ điều hành máy tính: WINDOWS 2000 trở lên Đăng ký sử dụng chương trình Lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi thơng tin doanh nghiệp bạn, bạn nhập đầy đủ thơng tin sau chọn nút “Đồng ý” Bước bạn kiểm tra lại thông tin chọn tiếp nút “Đồng ý” Quy trình nhập tờ khai 4.1 Đăng nhập hệ thống Khi bắt đầu chạy chương trình bạn phải thực chức đăng nhập(LOGIN), nhập mật để truy nhập chương trình Nếu lần bạn chạy chương trình mật người dùng “root” rỗng Thiết lập thông số kết nối: Chức cho phép bạn thiết lập kết nối đến sở liệu MS SQLServer • ECUSK4NET chạy Hệ quản trị CSDL MS Access MS SQL server • Tên truy nhập: sa (tên truy nhập vào hệ quản trị CSDL MS SQL Server) • Mã truy nhập: mật truy nhập vào hệ quản trị CSDL MS SQL Server (mặc định bỏ trống) • Tệp CSDL: ECUSK4NET.mdb ( Tên CSDL Access mặc định ,dữ liệu nằm thư mục chạy chương trình ) • Tên máy chủ: Tên máy chứa sở liệu MS SQL Server thơng thường tên máy tính chạy chương trình Nếu lần bạn chạy chương trình, chương trình hỏi bạn chọn đơn vị Hải quan, tùy theo tờ khai bạn khai báo đến chi cục Hải quan bạn chọn đơn vị hải quan đó: 4.2 Nhập tờ khai nhập mới: Để nhập tờ khai nhập bạn thực theo bước sau đây: - Bước1: Vào menu chương trình chọn chức năng: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký tờ khai nhập khẩu” hình ảnh sau - Khi hình xuất chức nhập tờ khai nhập sau: Lưu ý: Các có màu xám bạn khơng phải nhập mà ô liệu lấy từ chứng từ khác sang từ Hải quan điện tử trả Mã HQ: Mã Chi cục HQ làm thủ tục Thường chi cục HQ KCX, KCN Tên HQ: Tên Chi cục HQ làm thủ tục tương ứng với mã HQ a) Tiếp bạn tiến hành nhập thông tin từ mục đến mục 16 Người nhập khẩu: Mặc định hiển thị doanh nghiệp đăng ký sử dụng chương trình, doanh nghiệp nhập chọn danh sách khách hàng mơ hình đại lý.Người nhận: người đại diện cho doanh nghiệp làm thủ tục nhập Người xuất khẩu: bạn nhập tên, địa doanh nghiệp xuất Chọn nút “…” để lập danh sách đối tác thường xuyên Chọn nút “Thêm mới” để nhập thông tin doanh nghiệp bấm nút “Ghi” để lưu lại Muốn chọn doanh nghiệp bạn trỏ chuột vào dịng chứa thơng tin doanh nghiệp bấm nút “Chọn”, thông tin doanh nghiệp xuất hiển thị ngồi tờ khai Người uỷ thác: thơng tin doanh nghiệp uỷ thác gồm tên địa Bấm nút “…” để chọn doanh nghiệp có sẵn danh mục Thao tác tương tự mục Đại lý làm thủ tục hải quan: mặc định hiển thị thông tin doanh nghiệp làm đại lý khai cho doanh nghiệp nhập (chỉ có với mơ hình đại lý) Loại hình: bạn chọn loại hình cần khai báo Giấy phép (nếu có): điền khơng Hợp đồng: bạn nhập số hợp đồng tờ khai, ngày ký hợp đồng ngày hết hạn Hoá đơn thương mại: bạn điền số hoá đơn ngày hoá đơn Phương tiện vận tải: chọn loại phương tiện vận tại, ví dụ: đường biển, đuờng sắt, đường hàng không… 10 Vận đơn: bấm nút “” để nhập vận đơn cho tờ khai, trường hợp tờ khai khơng có vận đơn ( ví dụ hàng đường ) bạn đánh dấu tích vào lựa chọn “Khơng có đơn” để nhập trực tiếp thơng tin mặt tờ khai Trường hợp muốn nhập danh sách container từ file EXCEL, bạn chọn nút “Nhập container từ EXCEL” Khi hình để bạn chọn file EXCEL thiết đặt cấu trúc file EXCEL Điền đầy đủ thơng tin hình nhập vận đơn, nhập xong chọn nút “Ghi” sau quay trở lại phần nhập thông tin tờ khai Nếu muốn xóa dịng danh sách container, bạn đánh dấu hàng sau nhấn phím F8 11 Nước xuất khẩu: tự động thị tương ứng với nội dung vận đơn mà bạn nhập 12 Cảng địa điểm xếp hàng: tự động thị tương ứng với nội dung vận đơn mà bạn nhập 13 Cảng địa điểm dở hàng: tự động thị tương ứng với nội dung vận đơn mà bạn nhập 14 Điều kiện giao hàng: tự động thị tương ứng với nội dung vận đơn mà bạn nhập 15 Đồng tiền toán: bạn chọn đồng tiền tốn tỷ gia tính thuế tương ứng Ví dụ: đồng USD có tỷ giá tính thuế 16152,… 16 Phương thức toán: chọn phương thức toán muốn khai báo  Chứng từ kèm theo: điền tên chứng từ kèm với tờ khai, ví dụ: invoice, packlist… (bạn nên viết tắt để thơng tin ngắn gọn)  Số kiện, trọng lượng: bạn điền tổng số kiện hàng nhập khẩu, trọng lượng tổng trọng lượng chuyến hàng (Gross Weight) - Bước 3: Nhập danh sách mặt hàng xuất khẩu: chọn TAB “danh sách hàng tờ khai”: 10 6.7 Danh sách khách hàng(với đại lý): Chức cho phép bạn nhập danh sách khách hàng doanh nghiệp bạn đại lý Hải quan Nút thêm để thêm khách hàng, nút chi tiết để xem chi tiết khách hàng 41 Thêm khách hàng sau: Bạn nhập trực tiếp thơng tin doanh nghiệp vào tiêu chí tương ứng “Chọn doanh nghiệp” để chọn từ danh sách doanh nghiệp có sẵn 42 6.8 Truy cập với tên khác: 6.9 Đổi mật truy cập: Tìm đến doanh nghiệp cận chọn sau nhấn nút “Chọn” Quay trở lại hình nhập khách hàng bạn chọn nút “Ghi” Để đăng ký sử dụng phần mềm cho khách hàng bạn chọn nút “Đăng ký” chương trình kết nối đến nhà cung cấp phần mềm để đăng ký sử dụng cho khách hàng Thực chức muốn thay đổi người truy cập vào hệ thống thông qua Tên truy nhập Mã truy nhập 43 6.10 Account kết nối đến Hải quan: 6.11 Đổi mật kết nối tới Hải quan Cho phép đổi mật chương trình để người biết mật truy cập vào chương trình Khi gửi tờ khai đến Hải quan bạn phải có tài khoản kết nối đến Hải quan Chức cho phép bạn nhập tên mật kết nối đến Hải quan Do tính bảo mật thơng tin tránh trường hợp người khơng có chức thao tác chương trình chạy chương trình gửi liệu đến Hải quan, lần bạn nhập Mật mật có hiệu lực phiên làm việc bạn (đến bạn tắt chương trình) Khi bạn chạy lại chương trình bạn phải nhập lại mật kết nối Hải quan (hãy liên hệ với cán CNTT chi cục để cấp tài khoản kết nối) 44 6.12 Thiết lập thông số khai báo: 6.13 Danh sách ký liệu Chức cho phép bạn đổi mật kết nối đến hải quan Hãy nhập mật cũ mật muốn đặt sau chọn nút “Thực hiện” Ở chế độ mặc định, chương trình tự động lấy địa đơn vị hải quan mà bạn chọn để khai báo tờ khai Đây chế độ thông minh giúp bạn bớt công đoạn thiết lập địa chọn chuyển đổi sang khai báo đơn vị hải quan khác Nếu trường hợp bạn muốn khai vào địa cụ thể bạn thiết lập khai báo thử, bỏ chọn mục : Tự động lấy địa IP nhập địa Nếu khai báo chữ ký số, bạn tích đánh dấu vào lựa chọn “Sử dụng chữ ký số khai báo ( dùng cho thơng quan 3.4)” chương trình tự động lấy địa khai báo chữ ký số 45 6.14 Sao lưu liệu Chức cho phép bạn xem lại chứng từ ký thông qua cổng ký Và sử dụng máy máy chủ xử lý ký tờ khai, chứng từ Tại phải lưu CSDL ->Hàng ngày bạn phải nhập liệu tính tốn, thao tác chúng, ngày CSDL nhiều lên, chứa tồn thơng tin quan trọng công việc bạn làm Bạn thử hình dung mơt ngày máy tính hay ổ cứng bạn bị hỏng tồn CSDL bạn thao tác hàng ngày khơng thao tác Thậm chí trường hợp máy tính hỏng ổ cứng, tồn CSDL bạn khơng cịn Khi bạn phải nhập lại liệu hay nhờ chuyên gia để khôi phục lại CSDL? tốn đơi cịn khơng thực nhiều ngun nhân Chính bạn phải chủ động lưu CSDL để phục hồi lại CSDL gặp cố cài lại hệ điều hành, hỏng máy tính hay chí hỏng Ổ CỨNG Chức cho phép bạn lưu CSDL chạy File để có trục trặc máy tính, thao tác liệu bị nhầm… bạn khơi phục lại liệu trạng cũ trước Danh mục liệu chuẩn: - Dùng để tra cứu cần thiết - Để tra cứu chọn chức :Dữ liệu chuẩn menu chương trình 46 Danh mục hàng nhập khẩu: danh mục hàng hóa mà doanh nghiệp thường xuyên nhập khẩu, bạn lưu trữ danh mục hàng thường xuyên nhập khẩu, để tạo tờ khai nhập bạn đánh lại danh sách hàng nhập nữa, bạn việc chọn từ danh mục Bạn nhập danh mục hàng từ File EXCEL cách chọn nút “Nhập từ Excel” sau: 47 Bạn điền thiết lập tương ứng với hàng cột file Excel chứa liệu bạn Danh mục - Chức Danh mục quản lý danh sách liệu chuẩn Hải quan quy định như: Danh sách Đơn vị tính, Danh sách Nguyên tệ … - Để vào chức chọn: Danh mục menu chương trình hình ảnh sau chọn danh sách mà bạn muốn xem Trước tìm kiếm danh mục, bạn nên chọn chức “ Cập nhật tất từ internet” để bổ sung danh mục : 48 Trường hợp sau cập nhật danh mục từ Internet mà khơng tìm thấy bạn cần, thao tác thủ cơng cập nhật, thêm, sửa, xóa -Lưu ý: Để việc chọn danh mục nước, Chi cục hải quan cửa khẩu,cửa khẩu, có danh sách nhằm chọn nhanh chóng dễ dàng, khơng phải tìm nhiều hàng trăm danh mục Một số danh mục như: “Các nước”, “Đơn vị Hải quan”, “Hải quan cửa khẩu” 49 có thêm trường “Hiển thị danh sách chọn” danh mục bạn đánh dấu chọn, danh mục hiển thị lên danh sách chọn danh sách nhập tờ khai VD: Trường hợp nhập tờ khai bạn thấy không xuất danh mục nhập cho “Chi cục hải quan cửa khẩu”, bạn vào Menu “Danh mục/Đơn vị Hải quan”, sau đánh dấu vào danh mục Hải quan mà bạn muốn chọn Khi danh mục bạn chọn hiển thị hình nhập tờ khai 9.Tra cứu hàng hóa xuất nhập : Chức giúp bạn tìm kiếm mặt hàng theo mã, theo tên khoảng thời gian cố định, để tra cứu vào menu “ Báo cáo / Tra cứu hàng hóa xuất nhập khẩu” : 50 10 Danh mục mã biểu thuế Chức ‘Danh mục mã biểu thuế’ sử dụng bạn muốn lấy chi tiết mã biểu thuế % thuế tương ứng cho mã HS cụ thể, cần nhập vào Mã HS cần cập nhật thực Lấy biểu thuế theo Mã HS, chương trình tự động cập nhật danh mục Biểu thuế cho Mã HS Thuận tiện hơn, bạn tiến hành cập nhật danh mục Biểu thuế cho Mã HS thường dùng chương trình nút chức ‘Lấy mã biểu thuế HS thường dùng doanh nghiệp’ (Mã HS thường dùng danh sách mã HS dược sử dụng dịng hàng tờ khai trước mà doanh nghiệp khai báo) 51 11 Tra cứu trực tuyến Nếu máy bạn kết nối INTERNET chức kết nối trực tiếp đến trang website Tổng cục Hải quan, để giúp bạn tra cứu thơng tin hàng hóa, mã HS, biểu thuế xuất nhập trực tuyến Hoặc bạn vào INTERNET Explorer theo địa chỉ: http://www.customs.gov.vn/Lists/TraCuuNoThue/Default.aspx 52 12 Các tiện ích menu trợ giúp: Chức cho phép bạn cập nhật phiên chương trình thông qua INTERNET cách vào chức “Trợ giúp”, sau chọn “Cập nhật phiên mới” Khi có cập nhật nhất, chương trình tự động lấy thơng tin cho phép cập nhật hình sau : Trợ giúp qua teamview : Đây tiện ích giúp cho việc hỗ trợ doanh nghiệp cách nhanh hiệu quả, cần hỗ trợ bạn vào menu “Trợ giúp/trợ giúp qua teamview” Danh sách thông báo : Để xem lại thông báo kèm cập nhật tính hướng dẫn, bạn chọn mục “Trợ giúp / Danh sách thông báo” 53 54 THÔNG TIN LIÊN HỆ Cty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn Trụ sở Hà Nội: Phố Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy-Hà Nội Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223 Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: 08.35470355 FAX: 08.35470356 Chi nhánh Bình Dương: B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882 Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866 Chi nhánh Đà Nẵng: 36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364 Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768 55 ... chi tiết tờ khai Đ? ?n b? ?n sửa đ? ?i thơng tin tờ khai, hay xóa tờ khai Lưu ý: tờ khai khai báo thành cơng h? ?? thống khơng cho phép b? ?n sửa tờ khai n? ?y, mu? ?n sửa tờ khai khai báo b? ?n ph? ?i h? ??y khai báo... khai, b? ?n ch? ?n nút H? ??y tờ khai h? ?nh 31 Nhập lý h? ??y ch? ?n nút Khai báo để ti? ?n h? ?nh khai báo l? ?n H? ? ?i quan, b? ?n nh? ?n số tiếp nh? ?n 32 4.6 Nhập tờ khai xuất m? ?i: Tiếp tục ch? ?n nút Lấy ph? ?n h? ? ?i từ HQ... dùng ph? ?n mềm để khai báo cho doanh nghiệp khác b? ?n nhập mã doanh nghiệp vào (trong trường h? ??p doanh nghiệp b? ?n đ? ?i lý khai báo H? ? ?i quan) Danh sách doanh nghiệp danh sách khách h? ?ng doanh nghiệp