TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY & PHẦN MỀM CHẤM CÔNG (VÂN TAY, THẺ…) pdf

Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 1/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY & PHẦN MỀM CHẤM CÔNG (VÂN TAY, THẺ…) Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 2/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com TRANG KÝ NHẬN TÁC GIẢ LÊ THỊ HƯƠNG Ngày tháng:01/05/ 2012 Vai trò: Viết tài liệu. Ký tên KIỂM TRA PHẠM THỊ LIÊN Ngày tháng: 07/05/ 2012 Vai trò: Kiểm tra từ ngữ và cách viết, trình bày trong tài liệu. Ký tên THÔNG QUA PHẠM HỮU KHIỂN Ngày tháng: 07/05/ 2012 Vai trò: Duyệt tài liệu Ký tên Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 3/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com CÁC PHIÊN BẢN Ngày (Sửa đổi) Phiên bản Nội dung sửa đổi hoặc ghi chú 01/05/2012 1.0 Tạo mới tài liệu Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 4/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com Mục lục I. TÀI LIỆU 5 1. Mục đích: 5 2. Phạm vi 5 3. Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt: 5 II. YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM 6 1. Phần cứng 6 2. Phần mềm 6 3. Người sử dụng 7 III. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT 8 1. Chấm công. 8 1.1. Thao tác trên máy chấm công 8 1.2. Phần mềm 9 1.2.1. Cài đặt tham số kết nối 9 1.2.2. Thao tác trên phần mềm 12 A. Khởi tạo và cài đặt các tham số của phần mềm. 12 B. Nhân viên & cập nhật tên vào máy chấm công. 12 C. Gán nhân viên vào tổ 14 D. Quy định làm việc, BHXH, phúc lợi, ăn uống 15 E. Chấm công & chỉnh sửa 16 F. In & xem báo cáo (chi tiết công, tổng công theo ngày, tháng….) 19 2. Tính lương. 21 2.1. Nhập các tham số 21 2.2. In & xem báo cáo (chi tiết lương, bảng tổng hợp) 22 IV. THÔNG TIN HỖ TRỢ 23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 5/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com I. TÀI LIỆU 1. Mục đích: - Mục đích của tài liệu là mô tả khái quát về việc sử dụng phần mềm theo từng bộ phận để người đọc hiểu và biết để thao tác trên máy chấm công và trong phần mềm. - Giúp cho người đọc hình dung các luồng dữ liệu sẽ liên hệ như thế nào trong các bộ phận. 2. Phạm vi - Tài liệu này chỉ được lưu hành nội bộ của Công ty TNHH Thương mại Phú Phát và các đơn vị mua sản phẩm phần mềm. 3. Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt: STT Thuật ngữ/Viết tắt Ý nghĩa 1. NSD Người sử dụng 2. PM Phần mềm 3. NĐN Người đăng nhập 4. MHHT Màn hình hiển thị 5. NQLCC Người quản lý chấm công 6. NCC Người chấm công Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 6/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com II. YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM 1. Phần cứng  Client - HDD 10GB. - Ram 256 MB hoặc cao hơn - CPU 1.5 Ghz hoặc cao hơn - Mouse, Keyboard. - Card Network (Client – Server) - Cáp nối với máy chấm công (USB, RS232, RJ45).  Server - HDD 20GB. - Ram 512 MB hoặc cao hơn - CPU 2 Ghz hoặc cao hơn - Mouse, Keyboard. - Card Network (Client – Server) 2. Phần mềm  Client - Chạy trên hệ điều hành Windows 2000; Windows ME; Windows NT; Windows Server 2003 Service Pack 1. - Dot net Framework 1.1, 2.0,3.5 - Microsoft Office - Phú Phát Software. - Driver hỗ trợ kết nối với máy chấm công. - Touch Screen (dùng cho màn hình cảm biến).  Server Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 7/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com - Chạy trên hệ điều hành Windows 2000; Windows ME; Windows NT; Windows Server 2003 Service Pack 1. - Dot net Framework 1.1, 2.0,3.5 - Microsoft Office - SQL (Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, Microsoft SQL Server Management Studio Express) - Phú Phát Software. - Touch Screen (dùng cho màn hình cảm biến). 3. Người sử dụng  Máy tính - Biết tắt bật máy tính. - Biết gõ văn bản hoặc sử dụng một số phần mềm (cho những NQL)  Cách sử dụng phần mềm - Biết chương trình chạy hay không chạy. - Thao tác đúng theo quy định của phần mềm ở từng phần. - Thuộc các phím tắt của chương trình. - Tự bảo quản tài khoản đăng nhập của mình. - Cách kiểm tra kết nối với cơ sở dữ liệu. Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 8/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com III. HƯỚNG DẪN CHI TIẾT 1. Chấm công. [Phần mềm có thể tách được việc ca kíp chồng chéo, thời gian làm việc có thể quy ra công (bình thường, làm thêm do NSD định nghĩa. Ví dụ: 1 công bình thường=8 tiếng hoặc 9 tiếng ; 1 công làm thêm=5 tiếng hay 6 tiếng hoặc 8 tiếng…).] Khi cán bộ, nhân viên chấm công bằng vân tay thì người NQLCC sẽ phải làm các bước sau để phần mềm tự dộng tính công: 1.1. Thao tác trên máy chấm công Bước 1: Khởi tạo & lấy dấu vân tay (lần đầu cho cán bộ, nhân viên): - Bước 1.1: Đăng nhập vào phần quản lý trên máy chấm công bằng cách dữ phím “M/OK” trong 3 giây thì trên màn hình máy chấm hiển thị biểu tượng khóa. NQLCC có thể đưa tay đã được lấy hoặc nhập mã nếu đã tạo trước (nếu máy yêu cầu). Còn không thì thực hiện Bước 1.2. - Bước 1.2: Khi màn hình máy chấm công hiển thị ra thì NQLCC chọn chức năng “Quản lý” bằng cách đưa phím sang ngang (trái, phải) và khi nó được chỉ vào phần quản lý NQLCC chọn nút “M/OK” sau đó màn hình chấm sẽ hiển thị ra hai chức năng là “Thêm nhân viên” và “Q.lý nhân viên”. NQLCC muốn thêm mới nhân viên thì chọn chức năng “Thêm nhân viên” và làm theo Bước 1.3 còn muốn sửa nhân viên đã tồn tại trong danh sách thì NQLCC chọn chức năng “Q.lý nhân viên” và làm theo Bước 1.4. - Bước 1.3: Sau khi chọn chức “Thêm nhân viên” thì màn hình hiển thị ra chỗ để nhập ID thì NQLCC nhập ID cho người cần lấy (theo quy định của mình) sau khi nhập xong và chọn chức năng “M/OK”, tiếp đến màn hình sẽ hiển thị ba chức năng “Lấy mẫu vân tay”, “Đặt mật mã”, “Thẻ”, di chuyển phím lên xuống để chọn chức năng cần thao tác. Nếu NQLCC muốn chấm công bằng vân tay thì sẽ làm theo Bước 1.3.1, còn nếu chấm công bằng mật mã thì làm theo Bước 1.3.2 và chấm công bằng thẻ thì làm theo Bước 1.3.3. - Bước 1.3.1: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Lấy mẫu dấu vân tay” thì NQLCC sẽ để cho người chấm (cán bộ, nhân viên) đưa tay vào vị trí chấm công ba lần cho một ngón (tùy thuộc NQLCC muốn lấy mấy ngón cho người chấm công - tối đa được ba ngón), sau đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa đến ô “nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì NQLCC di Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 9/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK”. Nếu NQLCC không muốn làm thao tác nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công. - Bước 1.3.2: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Đặt mật mã” thì NQLCC sẽ để cho người chấm (cán bộ, nhân viên) nhập mật mã của mình vào với yêu cầu lớn hơn 8 ký tự và nhập hai lần, sau khi nhập xong thì chọn chức năng “M/OK”, tiếp đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa đến ô “nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì NQLCC di chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK”. Nếu NQLCC không muốn làm thao tác nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công. - Bước 1.3.2: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Thẻ” thì NQLCC sẽ nhập số thẻ đã đưa cho người chấm (cán bộ, nhân viên), sau khi nhập xong thì NQLCC chọn chức năng “M/OK” , tiếp đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa đến ô “nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì NQLCC di chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK”. Nếu NQLCC không muốn làm thao tác nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công. - Bước 1.4: Nếu NQLCC muốn sửa bất kỳ thông tin của nhân viên nào thì NQLCC chọn nút chức năng “M/OK” sau đó chọn chức năng tìm kiếm, sau đó màn hình được hiển thị ra và NQLCC nhập ID và chọn nút chức năng “M/OK”, trên màn hình sẽ trỏ vào vị trí nhân viên có ID vừa tìm và NQLCC chọn chức năng “M/OK” và chọn chức năng cần chỉnh sửa. Bước 2: Xem chi tiết công & chức năng khác trên máy chấm: - NQLCC sau khi đăng nhập với phần quản lý, dung các phím lên xuống, trái phải và phím “M/OK” để xem các chức năng. 1.2. Phần mềm NQLCC cần biết nguyên tắc thêm như sau: “Từ trái sang phải và từ trên xuống dưới” và xóa thì ngược lại. 1.2.1. Cài đặt tham số kết nối Trên màn hình Desktop có biểu tượng có chữ Phuphat.Obj thì NQLCC nhấn đúp vào và trên màn hình sẽ hiển thị ra như sau: Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú Phát 10/23 Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com Để thực hiện kết nối với máy chấm công NQLCC làm như sau: nhấn vào nút có biểu tượng và nhấn chuột trái màn hình sẽ hiển thị ra như sau: NQLCC chọn chức năng kết nối với máy chấm công thì màn hình sẽ hiển thị ra như sau: Cài đặt kết nối Tạo mới cơ sở dữ liệu cho phần mềm Kết nối với cơ sở dữ liệu MySQL Kết nối cơ sở của phần mềm Kết nối với máy chấm công [...]... 16/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Lấy dữ liệu từ máy chấm công Sửa theo ngày Các bước: Lấy dữ liệu từ máy chấm công và chỉnh sửa công đã chấm NQLCC làm như sau: Bước “Lấy dữ liệu : - Trên màn hình ta chọn chức năng “Lấy dữ liệu , chờ cho máy báo hoàn thành việc lấy dữ liệu là đã xong phần lấy dữ liệu từ máy chấm công về phần mềm - Nếu trong quá trình lấy dữ liệu mà máy thông... 17/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Nhập ngày cần sửa - Chọn ngày cần sửa cho tất cả các nhân viên thì ta nhập ngày ở trên ô nhập ngày, sau đó danh sách ở dưới sẽ hiển thị toàn bộ nhân viên đã chấm công của ngày hôm đó NQLCC muốn sửa thông tin chấm công của người nào và ở vị trí cột nào thì NQLCC di chuyển phím lên xuống hoặc phím sang bên trái, phải và nhập số liệu cần sửa cho... http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 18/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công - Trên màn hình hiển thị toàn bộ ngày công trong tháng và NQLCC muốn chỉnh sửa ngày nào thì chọn ngày tương ứng và sửa thông tin chấm công của người nào và ở vị trí cột nào NQLCC di chuyển phím lên xuống hoặc phím sang bên trái, phải và nhập số liệu cần sửa cho ngày đó Sau khi nhập xong NQLCC cần phải... http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 21/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Ứng với mỗi nhân viên thì NTL sẽ nhập các thông số tương ứng với các cột như: Lương cơ bản, lương trách nhiệm, Phụ cấp BHXH…, còn số công sẽ được phần mềm tự động tính 2.2 In & xem báo cáo (chi tiết lương, bảng tổng hợp) NQLCC muốm in và xem báo cáo thì khi NQLCC đã truy cập vào phần mềm thì chọn chức năng “Báo cáo”→.. .Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Các tham số cài đặt gần như đã được mặc định, nếu máy kết nối theo kiểu: Bước “Nhập tham số”: - RS232 thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 1 - RJ45 thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 2 (IP trên máy chấm công như thế nào thì nhập vào ô địa chỉ IP đúng như thế) - USB thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 0 (cắm ở cổng nào trên máy tính thì khai... 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 11/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công 1.2.2 Thao tác trên phần mềm A Khởi tạo và cài đặt các tham số của phần mềm - Các tham số như gửi email hay cài đặt giờ để sao lưu dữ liệu hoặc các tham số khác thì NQLCC chọn chức năng “Hệ thống”→ “Cài đặt tham số”, sau đó điền các tham số... sau đó màn hình hiển thị ra như sau: Công ty TNHH Thương mại Phú Phát Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 22/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Các bước: in và xem NTL làm tương tự như bước In & xem ở phần chấm công IV THÔNG TIN HỖ TRỢ - Đường dây... khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Nhân sự”→ “Quy định riêng của nhân viên” sau đó màn hình hiện thị ra như sau: Công ty TNHH Thương mại Phú Phát Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 15/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Khi màn hình... Sau khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Nhân sự”→ “Tổ làm việc – nhân viên” sau đó màn hình hiện thị ra như sau: Công ty TNHH Thương mại Phú Phát Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 14/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Các bước: Thêm,... chuột trái, tiếp đến NQLCC chọn nút chức năng “Xem dữ liệu sau đó màn hình hiển thị ra như sau: Công ty TNHH Thương mại Phú Phát Thôn Thượng – Mễ Trì – Từ Liêm – Hà Nội Tel: 04 37856916 Fax: 04 37856916 Hotline: 090 5350389 Website: http://phuphat.com; http://thoigianso.com Email: info@phuphat.com 20/23 Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Bước 2: In (word, excel): - Sau khi báo cáo đã . TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY & PHẦN MỀM CHẤM CÔNG (VÂN TAY, THẺ…) Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty. MySQL Kết nối cơ sở của phần mềm Kết nối với máy chấm công Tài liệu hướng dẫn máy chấm công & phần mềm chấm công Công ty TNHH Thương mại Phú