Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH BAN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ *** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dự án: Trang bị phần mềm tảng, phát triển phần mềm ứng dụng dịch vụ cơng trực tuyến nhóm 1, Hạ Long – 2014 BẢNG GHI NHẬN THAY ĐỔI TÀI LIỆU Ngày thay Vị trí thay Lý Nguồn Phiên Mơ tả thay Phiên đổi đổi gốc cũ đổi MỤC LỤC I TỔNG QUAN I.1 Mục đích I.2 Phạm vi I.3 Tài liệu liên quan I.4 Thuật ngữ từ viết tắt II NỘI DUNG II.1 Giới thiệu chung II.1.1 Tổng quan chương trình II.1.2 Quy trình xử lý văn II.1.3 Các nội dung khác II.2 Giới thiệu chức II.2.1 Văn đến II.2.2 Văn 10 II.2.3 Văn nội 10 II.2.4 Văn giao việc 10 II.2.5 Hồ sơ công việc 11 II.2.6 Báo cáo thống kê 11 II.2.7 Cá nhân 11 II.3 Hướng dẫn sử dụng chức hệ thống 12 II.3.1 Văn đến 12 II.3.1.1 Tiếp nhận văn đến 12 II.3.1.2 Danh sách văn đến 15 II.3.1.3 Tìm kiếm văn đến 20 II.3.1.4 Tra cứu văn đến .22 II.3.1.5 Theo dõi văn đến .24 II.3.2 Văn 25 II.3.2.1 Nhập văn quan 25 II.3.2.2 Phát hành văn .28 II.3.2.3 Nhập văn dự thảo 30 II.3.2.4 Sổ văn cá nhân 31 II.3.2.5 Tìm kiếm văn .33 II.3.2.6 Tra cứu văn 34 II.3.3 Văn nội 35 II.3.3.1 Soạn thảo văn nội .35 II.3.3.2 Sổ văn nội 36 II.3.3.3 Tìm kiếm văn nội 38 II.3.3.4 Tra cứu văn nội 40 II.3.4 Văn giao việc 41 II.3.4.1 Nhập công việc .41 II.3.4.2 Danh sách công việc 42 II.3.4.3 Xử lý công việc .44 II.3.5 Hồ sơ công việc 46 II.3.5.1 Tạo hồ sơ công việc 46 II.3.5.2 Danh sách hồ sơ công việc .50 II.3.5.3 Tìm kiếm hồ sơ cơng việc .51 II.3.5.4 Tra cứu hồ sơ công việc 52 II.3.6 Báo cáo thống kê 53 II.3.6.1 Báo cáo văn đến 53 II.3.6.2 Báo cáo văn .54 II.3.6.3 Thống kê văn đến 55 II.3.6.4 Thống kê văn .56 II.3.6.5 Thống kê hồ sơ công việc .57 II.3.7 Cá nhân 58 II.3.7.1 Ủy quyền xử lý .58 II.4 Các vấn đề thường gặp phải sử dụng 59 I TỔNG QUAN I.1 Mục đích  Tài liệu xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác chức Hệ thống phần mềm Quản lý văn  Nội dung trình bày tài liệu ngắn gọn, theo trình tự chức hướng dẫn thực bước Vì vậy, người dùng dễ dàng sử dụng chương trình thơng qua tài liệu I.2 Phạm vi  Đối tượng sử dụng Tài liệu bao gồm người sử dụng tham gia vào hệ thống phần mềm QLVB, có nhóm sau  Văn thư  Chuyên viên  Lãnh đạo  Quản trị hệ thống I.3 Tài liệu liên quan Tên tài liệu STT Mã tài liệu / Nguồn Tài Liệu Thiết Kế Kiến Trúc Tổng Thể Hệ Thống QN-ADD Tài liệu thiết kế thi công Tài liệu thuyết minh yêu cầu nghiệp vụ Hệ Thống QN04Thông Tin Và Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Văn Bản SRS_QLVB_v1.0 QN-TKTC-QLVB I.4 Thuật ngữ từ viết tắt STT Thuật ngữ/chữ viết tắt Mô tả QLVB Quản lý văn HSCV Hồ sơ công việc CBCC Cán công chức STT Số thứ tự CNTT Công nghệ thông tin PTB QLĐH Phó Trưởng Ban Quản lý Điều hành SMS Short Message Service = Tin nhắn dạng ngắn ADD Architechture Design Document II NỘI DUNG II.1 Giới thiệu chung II.1.1 Tổng quan chương trình  Hệ thống phần mềm Quản lý văn xây dựng dựa phần mềm tảng, gồm nhóm chức sau:      Nhóm chức văn đến Tiếp nhận văn đến Sổ văn đến Tìm kiếm văn đến Tra cứu văn đến Theo dõi văn đến Nhóm chức văn Nhập văn quan Phát hành văn Nhập văn dự thảo Sổ văn cá nhân Tìm kiếm văn Tra cứu văn Nhóm chức văn nội Soạn thảo văn nội Sổ văn nội Tìm kiếm văn nội Tra cứu văn nội Nhóm chức văn giao việc Nhập công việc Xử lý công việc Danh sách cơng việc Nhóm chức hồ sơ công việc Tạo hồ sơ công việc Danh sách hồ sơ cơng việc Tìm kiếm hồ sơ cơng việc   Nhóm chức báo cáo thống kê Báo cáo văn đến Báo cáo văn Thống kê văn đến Thống kê văn Thống kê hồ sơ cơng việc Nhóm chức cá nhân  Tra cứu hồ sơ công việc Ủy quyền xử lý Hệ thống Quản lý văn cung cấp truy xuất thông tin với hệ thống khác thông qua dịch vụ liên thông II.1.2 Quy trình xử lý văn Quy trình xử lý văn Văn thư Lãnh đạo Chuyên viên Bút phê phân công thực Văn đến Nhập văn đến Xem xét Trình lãnh đạo bút phê Kiểm tra Xử lý văn Soạn văn trả lời Y N VB trả lời N Y Đồng ý phát hành Phát hành Văn để lưu Làm tay- sổ sách Tin học hóa Hình 1: Quy trình vận hành hệ thống  Văn đến đơn vị văn thư nhập vào hệ thống văn Văn thư luân chuyển trình lãnh đạo phụ trách bút phê phân công xử lý văn  Lãnh đạo phụ trách bút phê phân công bút phê hệ thống phân công cho chuyên viên thực xử lý văn đến  Chuyên viên phân công tùy theo nội dung bút phê lãnh đạo để tiến hành xử lý văn  Nếu văn để lưu chun viên khơng cần xử lý  Nếu văn cần phải văn trả lời chun viên phân cơng soạn văn trình lãnh đạo xem xét nội dung  Lãnh đạo xem xét yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho xác Sau hồn tất quy trình xem xét lãnh đạo đồng ý phê duyệt văn chuyển cho văn thư lấy số phát hành  Trên quy trình trình xử lý văn đến phát hành văn trình bút phê lãnh đạo cho chuyên viên xử lý Tùy theo đặc thù đơn vị quy trình cấu hình phù hợp tính quy trình động hệ thống II.1.3 Các nội dung khác  Các quy tắc hiển thị chương trình/hệ thống: Các mục thơng tin có màu vàng bắt buộc nhập thơng tin  Ngày tháng định dạng theo kiểu dd/MM/yyyy  Yêu cầu tối thiểu người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng máy vi tính có kiến thức tin học, hiểu rõ nghiệp vụ II.2 Giới thiệu chức II.2.1 Văn đến STT Chức Tiếp nhận văn đến Sổ văn đến Mô tả Cho phép người dùng cập nhật thông tin văn đến Đối tượng sử dụng Văn thư Cho phép người dùng tìm kiếm văn đến, chuyển xử lý, chuyển bổ sung văn đến đưa văn vào hồ sơ cơng việc Cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin văn bản, hiển thị danh sách văn đến theo tiêu chí tìm kiếm đưa vào hồ sơ cơng việc Văn thư, Chun viên, Lãnh đạo Tìm kiếm văn đến Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Tra cứu văn đến Cho phép người dùng tra cứu thông tin văn đến theo tiêu chí tra cứu Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Theo dõi văn đến Cho phép người dùng theo dõi tình trạng xử lý văn đến Lãnh đạo II.2.2 Văn Đối tượng sử dụng Văn thư STT Chức Mô tả Nhập văn quan Cho phép người dùng nhập thông tin phát hành văn Phát hành văn Chức giúp cho người dùng phát hành văn xử lý văn phát hành Văn thư Nhập văn dự thảo Cho phép người dùng nhập thông tin dự thảo văn Chuyên viên, Lãnh đạo Sổ văn cá nhân Cho phép người dùng chuyển xử lý văn dự thảo đưa vào hồ sơ công việc Chuyên viên, Lãnh đạo Tìm kiếm văn Văn thư, chuyên viên, Lãnh đạo Tra cứu văn Cho phép người dùng tìm kiếm văn theo tiêu chí có sẵn, đưa vào hồ sơ cơng việc Cho phép người dùng tra cứu văn theo tiêu chí có sẵn Văn thư, chun viên, Lãnh đạo II.2.3 Văn nội STT Chức Mô tả Đối tượng sử dụng Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Soạn thảo văn nội Sổ văn nội Chức cho phép người dùng cập nhật nội dung văn cần soạn vào hệ thống phần mềm để gửi cho nội đơn vị Danh sách văn nội chờ xử lý xử lý Tìm kiếm văn nội Tìm kiếm văn nội theo tiêu chí chọn dạng danh sách Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Tra cứu văn nội Tra cứu văn theo thời gian, năm, tháng Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo II.2.4 Văn giao việc STT Chức Mô tả Đối tượng sử dụng Lãnh đạo Nhập công việc Cập nhật công việc cần giao vào hệ thống phần mềm Danh sách công việc Xử lý công việc Danh sách công việc giao tình hình xử lý cơng việc giao Lãnh đạo Cập nhật thông tin tiến độ xử lý công việc việc đươc giao Chuyên viên o Màn hình danh sách cơng việc hiển thị sau: o Để xem công việc giao nhấn o Màn hình hiển thị nội dung công việc sau: o Để báo cáo công việc giao cập nhật mức độ hoàn thành công việc nhấn o chọn “Xem” chọn “Báo cáo” Màn hình báo cáo cơng việc hiển lên sau:  Cập nhật nội dung công việc làm mức độ hoàn thành (%) chọn  để báo cáo kết công việc Khi báo cáo công việc hồn thành 100% danh sách cơng việc hồn thành 100% chuyển qua tab “Đã xử lý” II.3.5 Hồ sơ công việc II.3.5.1 Tạo hồ sơ công việc  Chức cho phép người dùng tạo HSCV, cập nhật nội dung, phân quyền thu thập văn vào HSCV  Để thực tạo HSCV người dùng thao tác sau  Bước 1: Chọn mục Hồ sơ công việc  Bước 2: Chọn Tạo hồ sơ cơng việc Khi hệ thống hiển thị sau:  Bước 3: Nhập thông tin liên quan đến HSCV  Bước 4: Nhấn nút để lưu thông tin HSCV Hệ thống hiển thị thông báo sau o Sau lưu thơng tin thành cơng hình xuất thêm nút chức o Chú thích nút chức năng:  : Phân quyền chỉnh lý, xem cho người Nút sử dụng phòng ban o Tên trường  Nút  Nút : Thu thập văn vào HSCV : Dùng để xóa HSCV Trong Mơ tả Cách nhập Mã hồ sơ Mã hồ sơ cơng việc Nhập thơng tin từ bàn phím (bắt buộc) Tên hồ sơ Tên hồ sơ công việc tạo Nhập thơng tin từ bàn phím (bắt buộc) Ngày mở Ngày bắt đầu hồ sơ công việc Người dùng lựa chọn ngày mở từ biểu tượng lịch (mặc định ngày hệ thống) Tên trường Mô tả Cách nhập Người mở Tên người lập hồ sơ công việc Hệ thống tự động load tên người mở theo tài khoản đăng nhập Người đạo Người đạo tạo hồ sơ công việc Lựa chọn thông tin trường Người đạo Lĩnh vực Lĩnh vực hồ sơ Lựa chọn thông tin từ trường Lĩnh vực Tóm tắt nội dung Nội dung tóm tắt hồ sơ công việc Nhập thông tin từ bàn phím Ghi Ghi điểm cần thiết hồ sơ cơng việc Nhập thơng tin từ bàn phím  Để phân quyền xử lý HSCV sau tạo HSCV người dùng thực bước sau:  Bước 1: Chọn nút  Bước 2: Tại tab “Người sử dụng” người dùng chọn “Phòng ban” → hệ thống hiển thị hình tích chọn người sử dụng  Bước 3: Nhấn nút để cập nhật lại thông tin phân quyền cho người sử dụng Hệ thống hiển thị thông báo  Sau tạo xong HSCV để thu thập văn người dùng thực bước sau:  Bước 1: Nhấn nút hệ thống hiển thị hình sau  Bước 2: Nhấn nút để thực thu thập văn Khi hệ thống hiển thị hình tìm kiếm văn sau  Bước 3: Nhập tiêu chí tìm kiếm, nhấn nút để tìm văn cần thu thập đưa vào HSCV  Bước 4: Chọn văn nhấn nút hình sau: o Sau nhấn nút o Văn sau thu thập hiển thị HSCV hình sau hệ thống hiển thị thơng báo II.3.5.2 Danh sách hồ sơ công việc  Chức cho phép người dùng cập nhật xem thông tin HSCV  Để thực chức người dùng thực thao tác sau:  Bước 1: Chọn mục Hồ sơ công việc  Bước 2: Chọn mục Danh sách hồ sơ cơng việc Khi hệ thống hiển thị sau   Chú thích nút chức năng: o Nút o Nút : Tìm HSCV theo tiêu chí tìm kiếm : Tạo hồ sơ công việc Để xem hồ sơ cơng việc người dùng kích vào HSCV đó, hệ thống hiển thị nội dung chi tiết HSCV  Trong chức “Danh sách hồ sơ công việc” người dùng phân quyền thu thập văn vào HSCV, thao tác tương tự hướng dẫn chức “Tạo hồ sơ cơng việc” II.3.5.3 Tìm kiếm hồ sơ công việc  Chức cho phép người dùng tìm kiếm thơng tin hồ sơ cơng việc, hiển thị danh sách HSCV theo tiêu chí tìm kiếm  Để tìm kiếm hồ sơ cơng việc người dùng thực thao tác sau:  Bước 1: Chọn mục Hồ sơ công việc  Bước 2: Chọn mục Tìm kiếm hồ sơ cơng việc Khi hệ thống hiển thị sau  Bước 3: Nhập tiêu chí tìm kiếm nhấn nút để tìm HSCV  Để xem nội dung chi tiết HSCV người dùng kích chọn HSCV Người dùng phân quyền, thu thập văn vào HSCV, thao tác tương tự hướng dẫn chức “Tạo hồ sơ công việc” II.3.5.4 Tra cứu hồ sơ công việc  Chức cho phép người dùng tra cứu thơng tin HSCV theo tiêu chí tra cứu  Để thực tra cứu HSCV người dùng thực thao tác sau:  Bước 1: Chọn mục Hồ sơ công việc  Bước 2: Chọn mục Tra cứu hồ sơ công việc Hệ thống hiển thị sau:  Bước 3: Nhập tiêu chí tra cứu, nhấn nút hệ thống hiển thị danh sách HSCV cần tra cứu II.3.6 Báo cáo thống kê II.3.6.1 Báo cáo văn đến  Chức giúp cho người dùng in danh sách văn đến theo tiêu chí có sẵn để phục vụ cho việc báo cáo  Sau đăng nhập xong vào phần mềm người dùng thực bước sau:  Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê  Bước 2: Chọn Báo cáo văn đến Sau phần mềm lên giao diện hình sau:  Bước 3: o Chọn tiêu chí có sẵn hình o Bấm nút o Bấm biểu tượng sau: để hiển thị lên danh sách văn đến , , để in danh sách văn đến II.3.6.2 Báo cáo văn  Chức giúp cho người dùng in danh sách văn theo tiêu chí có sẵn để phục vụ cho việc báo cáo  Sau đăng nhập xong vào phần mềm người dùng thực bước sau:  Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê  Bước 2: Chọn Báo cáo văn Sau phần mềm lên giao diện hình sau:  Bước 3: o Chọn tiêu chí có sẵn hình o Bấm nút o Bấm biểu tượng sau: để hiển thị lên danh sách văn , , để in danh sách văn II.3.6.3 Thống kê văn đến  Chức giúp cho người dùng thống kê tình hình xử lý văn đến theo tiêu chí có sẵn  Sau đăng nhập vào phần mềm người dùng thực bước sau:  Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê  Bước 2: Chọn Thống kê văn đến Sau phần mềm hiển thị lên giao diện hình sau  Bước 3: o Chọn tiêu chí có sẵn hình o Bấm nút o Bấm biểu tượng sau: để hiển thị lên danh sách cần thống kê , , để in danh sách thống kê II.3.6.4 Thống kê văn  Chức giúp cho người dùng thống kê tình hình xử lý văn theo tiêu chí có sẵn  Sau đăng nhập vào phần mềm người dùng thực bước sau:  Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê  Bước 2: Chọn Thống kê văn Sau phần mềm hiển thị lên giao diện hình sau  Bước 3: o Chọn tiêu chí có sẵn hình o Bấm nút o Bấm biểu tượng sau: để hiển thị lên danh sách cần thống kê , , để in danh sách thống kê II.3.6.5 Thống kê hồ sơ công việc  Chức giúp cho người dùng thống kê tình hình xử lý HSCV theo tiêu chí có sẵn  Sau đăng nhập vào phần mềm người dùng thực bước sau:  Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê  Bước 2: Chọn Thống kê hồ sơ cơng việc Sau phần mềm hiển thị lên giao diện hình sau  Bước 3: o Chọn tiêu chí có sẵn hình o Bấm nút o Bấm biểu tượng sau: để hiển thị lên danh sách cần thống kê , , để in danh sách thống kê II.3.7 Cá nhân II.3.7.1 Ủy quyền xử lý  Dùng để ủy quyền xử lý cho người dùng khác hệ thống phần mềm người sử dụng muốn ủy quyền văn phân công cho người khác xử lý giúp  Từ hình giao diện sau đăng nhập người dùng thực sau:  Bước 1: Chọn danh mục chức “Cá nhân”  Bước 2: Chọn “Ủy quyền xử lý” hình hiển thị sau  Bước 3: Đề cập nhật nội dung ủy quyền chọn hình thêm hiển thị lên nhập nội dung ủy quyền chọn để thêm ủy quyền vào hệ thống  Bước 4: từ hình chức “Ủy quyền xử lý” chọn chọn “Xem” để xem thông tin ủy quyền cập nhật lại trạng thái ủy quyền “Đang có hiệu lực” “Hết hiệu lực”  Bước 5: Để xóa nội dung ủy quyền danh sách nội dung ủy quyền chọn chọn “Xóa” để xóa nội dung ủy quyền khỏi hệ thống II.4 Các vấn đề thường gặp phải sử dụng STT Mô tả lỗi Không truy cập phần mềm, chuyển đổi sang server Không nhận cảnh báo qua email qua SMS không Không đăng nhập vào hệ thống Cách xử lý Người xử lý Tất người dùng Liên hệ với quản trị hệ thống Quản trị hệ thống Chuyên viên quản lý/ Nhân viên điều hành Tất người dùng Liên hệ với quản trị hệ thống Quản trị hệ thống Liên hệ với quản trị hệ thống Quản trị hệ thống Vai trò ... nhận văn đến Khi hình hiển thị sau  Bước 3: Nhập thông tin văn đến thông tin xử lý o Phần “Thông tin văn đến” dùng để quản lý văn bản, người sử dụng cập nhật thông tin văn để phục vụ tra cứu quản. .. xử lý với mục ý kiến xử lý  Nút  Nút  Hình tìm kiếm văn văn để trả lời để đính kèm văn lên phần mềm dạng văn đính kèm lên phần mềm  Nút để lưu tồn thơng tin nhập vào phần mềm II.3.2.4 Sổ văn. .. ý kiến xử lý với mục ý kiến xử lý  Nút  Nút  Hình tìm kiếm văn văn để trả lời để đính kèm văn lên phần mềm dạng văn đính kèm lên phần mềm  Nút để lưu toàn thông tin nhập vào phần mềm  Nút