TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (DÀNH CHO VĂN THƯ)

DỰ ÁN: DNG6+7 XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CÁC ỨNG DỤNG CNTT-TT CHO CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN CỦA TP ĐÀ NẴNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (DÀNH CHO VĂN THƯ) Ngày công bố 19/09/2014 Phiên V1.0 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) PHIÊN BẢN TÀI LIỆU Ngày Phiên tháng 17/09/2014 1.0 Nội dung sửa đổi Ghi Soạn thảo ban hành THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT STT Thuật ngữ/Viết tắt Ý nghĩa QLVBDH Quản lý văn điều hành HSCV Hồ sơ công việc DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) MỤC LỤC GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích 1.2 Phạm vi CÁC THAO TÁC TRUY CẬP HỆ THỐNG 2.1 Đăng nhập 2.2 Sử dụng Hệ thống Quản lý Văn điều hành 10 THÔNG TIN TRANG CHỦ 11 KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ DANH MỤC 12 4.1 Danh mục Người ký 12 4.2 Danh mục Loại văn 13 4.3 Danh mục Lĩnh vực văn 14 4.4 Danh mục Sổ văn 15 KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN 16 5.1 Danh sách Văn đến 16 5.1.1 Tiếp nhận Văn đến 16 5.1.2 Xem, tìm kiếm văn đến 18 5.1.3 Xem chi tiết Văn đến 20 5.1.4 Chuyển xử lý văn đến 20 5.1.5 Xem dòng luân chuyển văn đến 22 5.1.6 Xem thông tin bút phê 22 5.1.7 Xem Văn 23 5.1.8 Thêm vào Hồ sơ công việc 23 5.2 Danh sách văn 24 5.2.1 Thêm văn 24 5.2.2 Xem danh sách văn đi, tìm kiếm 26 5.2.3 Xem chi tiết Văn 27 5.2.4 Xem dòng luân chuyển văn 27 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) 5.2.5 Xem danh sách file đính kèm VB 28 5.2.6 Xem Văn đến 28 5.2.7 Xem danh sách gửi liên thông bên 29 5.2.8 Thêm vào Hồ sơ công việc điện tử 29 5.3 Danh sách liên thông 30 5.4 Hồ sơ công việc 30 5.4.1 Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý 31 5.4.2 Danh sách hồ sơ công việc xử lý 33 5.4.3 Danh sách hồ sơ công việc chờ xử lý 35 5.4.4 Danh sách hồ sơ công việc lưu kết thúc 36 5.4.5 Danh sách hồ sơ công việc phối hợp 36 5.4.6 Danh sách hồ sơ công việc chờ ban hành 38 5.4.7 Danh sách hồ sơ công việc kết thúc 39 5.4.8 Tìm kiếm Hồ sơ cơng việc 39 5.4.9 Xem chi tiết Hồ sơ công việc: 40 5.4.10 Quản lý dự thảo 41 5.4.11 Ban hành dự thảo 43 5.4.12 Tạo hồ sơ công việc 45 5.5 Hồ sơ công việc điện tử 46 5.5.1 Quản lý Thư mục hồ sơ công việc điện tử 47 5.5.2 Quản lý Hồ sơ công việc điện tử 49 5.5.3 Quản lý Hồ sơ công việc lưu trữ 57 5.6 Xem báo cáo thống kê 60 KHỐI CHỨC NĂNG ĐIỀU HÀNH 62 6.1 Trao đổi nội 63 6.1.1 Đọc tin 63 6.1.2 Gửi tin 64 6.2 Lịch công tác 67 6.2.1 Lịch công tác cá nhân 67 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) 6.2.2 Lịch cơng tác phòng 69 6.2.3 Lịch công tác quan 70 6.2.4 Tìm kiếm lịch cơng tác 72 6.3 Lịch làm việc 72 6.3.1 Quản lý lịch làm việc 72 6.3.2 Thêm lịch làm việc 74 6.3.3 Xóa lịch làm việc 77 6.4 Quản lý họp 78 6.4.1 Xem, tìm kiếm họp 78 6.4.2 Thêm họp 78 6.4.3 Xem nội dung họp 79 6.5 Tài liệu ISO 80 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Giao diện Trang chủ 11 Hình 2: Quản lý danh mục người ký 12 Hình 3: Quản lý danh mục Loại văn 13 Hình 4: Quản lý lĩnh vực văn 14 Hình 5: Quản lý danh mục Sổ văn 15 Hình 6: Tiếp nhận Văn đến 17 Hình 7: Xem, tìm kiếm Văn đến 19 Hình 8: Chi tiết Văn đến 20 Hình 9: Chuyển xử lý Văn đến 21 Hình 10: Xem dòng ln chuyển Văn đến 22 Hình 11: Chuyển tiếp văn đến 22 Hình 12: Xem thông tin bút phê 23 Hình 13: Xem Văn từ VB đến 23 Hình 14: Thêm Văn đến vào HSCV 23 Hình 15: Thêm Văn 24 Hình 16: Xem, tìm kiếm văn 26 Hình 17: Chi tiết Văn 27 Hình 18: Xem dòng ln chuyển Văn 27 Hình 19: Chuyển tiếp văn 28 Hình 20: Xem thơng tin File đính kèm 28 Hình 21: Xem Văn đến 29 Hình 22: Xem danh sách gửi liên thơng 29 Hình 23: Thêm Văn vào HSCV 29 Hình 24: Xem danh sách Văn liên thông nhận 30 Hình 25: Danh sách hồ sơ cơng việc chưa xử lý 31 Hình 26: Chuyển xử lý 32 Hình 27: Thực lưu hồ sơ chờ xử lý 33 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 28: Chuyển ban hành 33 Hình 29: Danh sách Hồ sơ công việc xử lý 34 Hình 30: Thu hồi hồ sơ chuyển xử lý 34 Hình 31: Chuyển lại hồ sơ 35 Hình 32: Danh sách HSVC chờ xử lý 35 Hình 33: Tiếp tục xử lý công việc lưu chờ xử lý 35 Hình 34: Danh sách phối hợp xử lý 36 Hình 35: Xem danh sách ý kiến phối hợp xử lý 37 Hình 36: Góp ý phối hợp xử lý 37 Hình 37: Xem người phối hợp xử lý 38 Hình 38: Danh sách dự thảo chờ ban hành 38 Hình 39: Danh sách hồ sơ công việc Đã kết thúc 39 Hình 40: Tiêu chí tìm kiếm HSCV ban đầu 39 Hình 41: Tiêu chí tìm kiếm dành cho trường hợp Xử lý văn đến 40 Hình 42: Tiêu chí tìm kiếm dành cho trường hợp Xử lý cơng việc 40 Hình 43: Xem chi tiết thông tin công việc 41 Hình 44: Xem danh sách dự thảo 41 Hình 45: Thao tác thêm dự thảo 42 Hình 46: Thực cập nhật dự thảo 42 Hình 47: Đánh phiên cho dự thảo 43 Hình 48: Xem lịch sử phiên dự thảo 43 Hình 49: Ban hành dự thảo 44 Hình 50: Tạo công việc 45 Hình 51: Danh sách thư mục HSCV điện tử 47 Hình 52: Thao tác xóa HSCV điện tử 48 Hình 53: Thêm HSCV điện tử 48 Hình 54: Cập nhật HSCV điện tử 48 Hình 55: Phân quyền thư mục HSCV 49 Hình 56: Danh sách HSCV điện tử 50 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 57: Chi tiết Hồ sơ cơng việc điện tử 50 Hình 58: Xem danh sách văn HSCVĐT 51 Hình 59: Chuyển văn sang HSCVĐT khác 51 Hình 60: Xem thơng tin phân quyền 52 Hình 61: Thực phân quyền HSCV điện tử 53 Hình 62: Thêm HSCV điện tử 54 Hình 63: Cập nhật HSCV điện tử 55 Hình 64: Đóng HSCV điện tử 56 Hình 65: Xóa HSCV điện tử 56 Hình 66: Xem danh sách HSCV lưu trữ 57 Hình 67: Chỉnh lý hồ sơ 58 Hình 68: Trình hủy hồ sơ 58 Hình 69: Lịch sử cho mượn hồ sơ 59 Hình 70: Gia hạn thời gian mượn hồ sơ 60 Hình 71: Xem báo cáo, thống kê 62 Hình 72: Danh sách tin đến 63 Hình 73: Đọc tin trao đổi nội 64 Hình 74: Chọn mail người nhận 65 Hình 75: Chọn người gửi theo tên cán 66 Hình 76: Đính kèm file 66 Hình 77: Danh sách file sau thực đính kèm 67 Hình 78: Lịch cá nhân 68 Hình 79: Thêm lịch công tác cá nhân 69 Hình 80: Lịch cơng tác Phòng 69 Hình 81: Lịch quan 70 Hình 82: Tìm kiếm Lịch cơng tác 72 Hình 83: Lịch làm việc theo tháng 73 Hình 84: Lịch làm việc theo tuần 73 Hình 85: Lịch làm việc theo ngày 74 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 86: Thêm lịch làm việc 75 Hình 87: Thêm lịch nghỉ trường hợp kéo dài nhiều ngày 76 Hình 88: Lịch hiển thị sau thêm 77 Hình 89: Thao tác xóa lịch thiết lập 77 Hình 90: Xem, tìm kiếm họp 78 Hình 91: Thêm họp 79 Hình 92: Xem nội dung họp 80 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) GIỚI THIỆU 1.1 Mục đích Hệ thống quản lý văn điều hành thành phố Đà Nẵng dự án nằm khuôn khổ dự án DNG 6&7 “Xây dựng triển khai ứng dụng CNTT –TT cho quan quyền TP Đà Nẵng” Hệ thống thực với mục đích nâng cấp hệ thống Quản lý văn điều hành trước đây, hỗ trợ thêm tính thuận tiện cho người dùng công tác Quản lý văn điều hành Tài liệu sử dụng để hướng dẫn thao tác chức Văn thư sử dụng hệ thống Quản lý văn điều hành 1.2 Phạm vi Hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống Quản lý văn điều hành người dùng có vai trò Văn thư - Lưu trữ DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) - Trường hợp người dùng không rõ địa email, nhấn vào “Chọn người nhận” để hiển thị tên cán công chức Nhấn đúp vào người cần gửi tin Hoặc nhấn “Chọn hết” để gửi cho tất người quan/phòng ban (tương ứng với phòng chọn) Hình 75: Chọn người gửi theo tên cán - Người dùng nhập đầy đủ địa email người nhận vào ô “Gửi đến” Chú ý, người nhận phân biệt dấu chấm phẩy (;)  Nhập thông tin CC: tương tự mục “Gửi đến”  Đính kèm file trao đổi nội bộ: Hình 76: Đính kèm file 66 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 77: Danh sách file sau thực đính kèm  Sau nhập thơng tin, kích vào nút “Gửi” để gửi tin Trường hợp muốn lưu lại nội dung tin mà chưa gửi đi, kích vào “Lưu nháp” để lưu tạm vào hệ thống Nhấn “Hủy bỏ” “Trở lại” trường hợp không muốn tiếp tục gửi tin  Các tin gửi hệ thống lưu lại vào mục Tin gửi 6.2 Lịch công tác 6.2.1 Lịch công tác cá nhân Từ menu “Điều hành”, rê chuột vào “Lịch công tác” chọn vào mục “Lịch cá nhân” 67 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 78: Lịch cá nhân - Người dùng thêm thơng tin lịch cơng tác, nhấn “Lưu” để cập nhật lịch công tác - Chọn lịch cần xóa checkbox, nhấn “Xóa” để thực xóa lịch cơng tác - Thêm lịch cơng tác bên phía qua biểu tượng cột Chức - Sử dụng chức nhắc nhở lịch họp biểu tượng cột Chức - Chọn Ngày, chọn Phòng, chọn tên Cán bộ: Hiển thị lịch công tác tương ứng với ngày, cán chọn - Để xem lịch công tác Tuần kế trước Tuần kế sau, nhấn vào liên kết “Tuần trước”, “Tuần sau” Hoặc chọn số tuần để xem lịch cơng tác tuần - Nhấn vào liên kết “Thêm mới” Hiển thị hình cho phép nhập thơng tin lịch cơng tác hình bên 68 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 79: Thêm lịch cơng tác cá nhân 6.2.2 Lịch cơng tác phòng Từ menu “Điều hành”, rê chuột vào “Lịch công tác” chọn vào mục “Lịch phòng” Hình 80: Lịch cơng tác Phòng - Người dùng thêm thơng tin lịch cơng tác, nhấn “Lưu” để cập nhật lịch công tác 69 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) - Chọn lịch cần xóa checkbox, nhấn “Xóa” để thực xóa lịch cơng tác - Nhấn vào liên kết “Xuất Excel”: Thực xuất lịch ban hành file excel - Chọn Ngày, chọn Phòng: Hiển thị lịch cơng tác tương ứng với ngày, phòng ban chọn - Để xem lịch công tác Tuần kế trước Tuần kế sau, nhấn vào liên kết “Tuần trước”, “Tuần sau” Hoặc chọn số tuần để xem lịch cơng tác tuần - Thêm lịch cơng tác bên phía qua biểu tượng cột Chức 6.2.3 Lịch công tác quan Từ menu “Điều hành”, rê chuột vào “Lịch công tác” chọn vào mục “Lịch quan” Hình 81: Lịch quan 70 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) - Người dùng thêm thông tin lịch công tác, nhấn “Lưu” để cập nhật lịch công tác - Chọn lịch cần xóa checkbox, nhấn “Xóa” để thực xóa lịch cơng tác - Nhấn vào liên kết “Xuất Excel”: Thực xuất lịch ban hành file excel - Nhấn vào liên kết “Xem lịch quan”: Hiển thị thông tin lịch công tác ban hành quan - Chọn Ngày: Hiển lịch công tác quan tương ứng với ngày chọn - Để xem lịch công tác Tuần kế trước Tuần kế sau, nhấn vào liên kết “Tuần trước”, “Tuần sau” Hoặc chọn số tuần để xem lịch cơng tác tuần - Thêm lịch cơng tác bên phía qua biểu tượng cột Chức - Di chuyển lịch công tác lên xuống qua biểu tượng cột Chức - Thực chuyển lịch công tác qua biểu tượng cột Chức 71 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) 6.2.4 Tìm kiếm lịch cơng tác Hình 82: Tìm kiếm Lịch cơng tác Người dùng nhập thơng tin tìm kiếm, sau nhấn “Tìm kiếm” Kết hiển thị vào vùng lưới bên 6.3 Lịch làm việc 6.3.1 Quản lý lịch làm việc Khi chọn vào menu “Lịch làm việc”, hình hiển thị lịch tháng  Trường hợp có ngày nghỉ, lịch thể màu đỏ, tên ngày nghỉ  Trường hợp có kiện, lịch hiển thị màu xanh, tên kiện 72 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 83: Lịch làm việc theo tháng  Để xem lịch theo tháng, nhấn chọn liên kết “Tháng” góc phải hình Tương tự, xem chi tiết lịch theo tuần lịch chi tiết ngày nút nhấn “Tuần”, “Ngày” bên cạnh Hình 84: Lịch làm việc theo tuần 73 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 85: Lịch làm việc theo ngày 6.3.2 Thêm lịch làm việc Để thêm lịch cho ngày nghỉ mốc ngày kiện cho quan, nhấn chọn vào ngày muốn ghi lịch 74 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 86: Thêm lịch làm việc Sau nhấn, hộp thoại xuất hiện, nhập thông tin nhấn “Thêm mới” để lưu lại lịch Trường hợp không muốn thêm lịch này, nhấn “Thốt” để đóng hộp thoại  Trường hợp ngày nghỉ kéo dài nhiều ngày: nhấn vào ngày bắt đầu, giữ chuột rê đến ngày kết thúc, sau thả chuột 75 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 87: Thêm lịch nghỉ trường hợp kéo dài nhiều ngày Lịch sau thêm hiển thị sau: 76 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 88: Lịch hiển thị sau thêm 6.3.3 Xóa lịch làm việc Tại thơng tin lịch, nhấn vào biểu tượng “Xóa” để xóa thơng tin lịch thiết lập Hình 89: Thao tác xóa lịch thiết lập 77 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) 6.4 Quản lý họp 6.4.1 Xem, tìm kiếm họp Hình 90: Xem, tìm kiếm họp 6.4.2 Thêm họp Tại hình xem, tìm kiếm họp, nhấn vào nút “Thêm mới” để thực tạo lịch họp 78 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 91: Thêm họp Sau nhập đầy đủ thơng tin, nhấn “Lưu” để hồn thành việc thêm 6.4.3 Xem nội dung họp Để xem thông tin chi tiết họp, nhấn vào liên kết “Nội dung” để theo dõi thông tin lịch họp 79 DNG6&7 Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn điều hành (dành cho Văn thư) Hình 92: Xem nội dung họp 6.5 Tài liệu ISO Tại menu, chọn mục “Tài liệu ISO” để xem danh sách tài liệu ISO Để tải tài liệu ISO máy, nhấn vào liên kết cột “Mã hiệu” để tải tài liệu máy 80