Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản

Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản Mục lục Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? .2 Mục đích sử dụng 3 Yêu cầu hệ thống 4 Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt .4 Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản 5 Chương 2. Module quản lý thư mục 35 Chương 3. Module quản lý tin tức .38 Chương 4. Module quản trị hệ thống 42 - 1 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? - Nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn. - Quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học - Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin - Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu - Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị - Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thườ ng. - Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn. - Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị - 2 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Mục đích sử dụng - Giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí - Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào. - Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bả o tính an toàn và bảo mật. - Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành chính… - Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết của một chương trình quả n lý. - Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện - 3 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Yêu cầu hệ thống Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt • Máy tính CPU tương đương Pentium 4 trở lên • RAM tối thiểu 128MB • Hệ điều hành Windows 2000/XP/2003 • SQL 2000 Server. - 4 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản Module này gồm các mục sau: Quản lý công văn đi Quản lý công văn đến Quản lý công danh mục dự án Quản lý hợp đồng Đăng ký công văn đi Các mục trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu sử dụng Màn hình đăng nhập Giao diện màn hình chính gồm 3 phần: Menu trái, Menu phải, và nội dung ở giữa - 5 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Cây thư mục Dùng để tổ chức các loại tài liệu theo cấu trúc thư mục nhằm tìm kiếm phân loại nhóm tài liệu. Giúp người sử dụng đơn giản hóa việc tìm kiếm và tổ chức thông tin khoa học. - 6 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Bạn có thể thêm bớt, sửa, xóa các mục theo nhu cầu sử dụng của đơn vị mình - 7 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com I. Quản lý công văn gồm: 1 Quản lý công văn đi 2 Quản lý công văn đến 3 Quản lý quyết định 4 Quản lý thông báo 5 Văn bản nội bộ - 8 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com 6 Tài liệu ISO 7 Hồ sơ thực hiện ISO 8 Hợp đồng 9 Văn bản khác 10 Văn bản cá nhân 11 Quản lý dự án Quản lý công văn đi +. Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan. +. Lưu chuyển d ự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý kiến lãnh đạo. +. Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, các phiếu xin ý kiến… +. Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay đổi, cập nhật. +. Cấp số đi cho văn bản đi: Mỗi văn bản khi được phát h ành đều có số việc cấp số có thể tự động hoặc do văn thư cấp +. Phát hành văn: Hệ thống chương trình hỗ trợ việc trao đổi qua mail, nếu đơn vị nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ thống. Giao diện của quản lý công văn đi : - 9 - [...]... là tạo mới và năm làm việc hiện tại - Tổng số bản ghi: Tổng tất cả các bản ghi của công văn đến - Thanh ngang màu xanh: hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của công văn đó cuối là ngày tháng tạo công văn Giao diện của quản lý công văn đến - Tạo mới: tạo nhập một công văn khác với đầy đủ nội dung Mở từng mục để xem nội dung - 18 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai... nhấn xóa Quản lý công văn đến Nhập văn bản trực tiếp hoặc nhập qua may scanner, nhập qua fax hoặc lưu trực tiếp từ email Cũng giống như quản lý công văn đi: quản lý công văn đến cũng có giao diện và các chức năng như màn hình cập nhật có phần thông tin chung, 1 hoặc nhiều lưới dữ liệu đi kèm với thanh công cụ để thực hiện các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa, - 16 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O...CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Trên cùng là tạo mới, công văn đi, năm làm việc, bộ lọc công văn, tổng số bản ghi, từng tháng làm việc… - Năm làm việc: hiển thị năm làm việc hiện tại - Công văn đi: Bạn đang làm việc với công văn đi - Lọc công văn: đưa ra kết quả muốn tìm kiếm (nói ở phần dưới) - Tổng số bản ghi: liệt... chữ Sửa Hoặc bạn muốn xem thì di chuột vào chữ Xem Nếu có files đính kèm thì bạn di chuột vào files - 22 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Các thao tác của quản lý công văn đi cũng giống hệt như quản lý công văn đến Bạn có thể xem cách nhập thông tin của quản lý công văn đến Các thông tin trong mục tin tức bạn hãy vào mục quản. .. bản ghi có trong phần quản lý công văn đi này - Khi chưa mở chi tiết bản ghi nào thì các chữ: Chọn tất cả, thực hiện, Đánh dấu, Bỏ đánh dấu, Duyệt, Bỏ duyệt không có tác dụng - Tháng /năm(): số bản ghi của từng tháng trong năm đó, nếu muốn xem chi tiết ta bấm vào dấu + ở cuối để xem nội dung của từng bản ghi một - VD Bấm vào dấu + của tháng 12 có nội dung như hình sau: - 10 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM... sách công văn đi ở bên phải màn hình Tìm kiếm Tìm kiếm nhanh thông tin trên màn hình chính - 32 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Sau khi nhấn phím Enter màn hình tìm kiếm hiện ra như sau: - 33 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com - 34 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN... Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Các mục Quản lý quyết định Quản lý thông báo Văn bản nội bộ Tài liệu ISO Hồ sơ thực hiện ISO Hợp đồng Văn bản khác Văn bản cá nhân - 19 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Quản lý dự án Bạn làm tương tự như trên Để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu về sau được... như: theo Tuần làm việc, Vụ việc, Khối phát hành, Loại tài liệu, Lĩnh vực, Địa chỉ lưu Các mục khác như: Công văn đi, Quyết định, Thông báo, Văn bản nội bộ, Văn bản hành chính, Tài liệu ISO, Hợp đồng, Văn bản khác cũng thực hiện nhóm tương tự như thao tác ở Công văn đến - 29 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Lọc dữ liệu: Trước... tích vào ô chọn tất cả - Bạn muốn Sửa: Nhấn chuột vào Sửa Bên phía tay trái có một số biểu tượng khi bạn đưa chuột tới biểu tượng nào thì ý nghĩa của biểu tượng ấy sẽ hiện ra ở dưới - 17 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com - Bên trên cùng của cửa sổ chính là công văn bạn đang mở ở dạng nào (Công văn Đến) - Bên tay trái là tạo... văn bản từng điều kiện nội dung văn bản mà bạn đặt trạng thái cho nó (bạn chỉ cần tích vào các ô bên cạnh là được) - 13 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Website: www.webdong.com Sau khi các thao tác nhập dữ liệu đã hoàn tất bạn nhấn ghi Trong trường hợp tài liệu dài ta ghi tài liệu đó dưới dạng file đính kèm: Bạn vào files - 14 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN . I. Quản lý công văn gồm: 1 Quản lý công văn đi 2 Quản lý công văn đến 3 Quản lý quyết định 4 Quản lý thông báo 5 Văn bản nội bộ - 8 - CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN. sử dụng phần mềm quản lý văn bản? - Nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn. - Quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học -