HUONG DAN SU DUNG PHAN MEM QUAN LY CONG VAN

= 1 = SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN (TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ) Vinh, tháng 4 năm 2011 = 2 = HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN (TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ) I. Giới thiệu chương trình quản lý công văn Sở Giáo dục và Đào tạo Nghệ An Quản lý Nhà nước được phân chia thành nhiều cấp để điều hành các hoạt động, thông báo kết quả thực hiện, đa phần thực hiện bằng hệ thống công văn. Xã hội càng phát triển thì số lượng công văn càng nhiều, việc ban hành, xử lý công văn càng phải nhanh chóng, kịp thời. Với phương pháp quản lý công văn thủ công như trước đây vẫn dùng đã không còn đáp ứng được những yêu cầu công việc trong quá trình chỉ đạo điều hành công việc hiện nay. Trên tinh thần đó, phòng Công nghệ thông tin phối hợp với chuyên gia viết phần mềm Hoàng Cường, cho ra đời phần mềm Quản lý công văn. Phần mềm Quản lí công văn (PM QLCV) đã được áp dụng ở Văn phòng Sở GD&ĐT từ năm 2008 đến nay cho kết quả tốt. Từ năm 2008 - 2011, PM QLCV chạy trên mạng nội bộ của Văn phòng Sở. Đến tháng 4 năm 2011 phần mềm được nâng cấp lên chạy trên mạng Internet và được mở rộng cho việc quản lý công văn ở các đơn vị trực thuộc. Phần mềm QLCV đã thực hiện được các yêu cầu sau: - Nhập Công văn đến. - Nhập Công văn đi - Công bố công khai danh mục các công văn đến, công văn đi, người sử dụng (NSD) có thể xem nội dung, tải về máy tính cá nhân (nếu có file đính kèm). - Gửi công văn một cách nhanh chóng qua email, qua nhóm email. - Công văn được lưu trữ tại máy chủ (bản mềm) đầy đủ, an toàn, có chế độ bảo mật, chế độ sao lưu thường xuyên. - Có chức năng tìm kiếm công văn đa dạng, thuận tiện cho NSD - Có sự phân công xử lý công văn, kiểm tra việc xử lý công văn một cách khoa học. - NSD có thể truy cập vào chương trình PM QLCV mọi lúc, mọi nơi khi có máy tính nối mạng Internet. II. Truy cập vào phần mềm QLCV 1. Đối với NSD dùng máy tính kết nối mạng nội bộ Sở GD&ĐT Nghệ An - Vào trình duyệt Web: Internet Explorer hoặc FireFox - Đánh dòng địa chỉ http://10.0.0.2/sgd/ vào thanh address rồi ấn phím Enter 2. Đối với NSD dùng máy tính kết nối mạng Internet không thuộc mạng nội bộ Sở GD&ĐT Nghệ An = 3 = - Vào trình duyệt Web: Internet Explorer hoặc FireFox - Đánh dòng địa chỉ: http://qlcv.nghean.edu.vn/sgd vào thanh address rồi ấn phím Enter Hoặc vào Website của Sở Giáo dục Nghệ An: http://nghean.edu.vn rồi kích hoạt ở mục Văn bản chỉ đạo rồi chọn mục Quản lý công văn Khi máy tính kết nối mạng thành công sẽ xuất hiện màn hình sau: III. Sử dụng phần mềm QLCV 1. Phân quyền sử dụng trong phần mềm. Các chức danh trong phần mềm - Người quản trị: Được quyền truy cập phần mềm, khởi tạo các dữ liệu trong menu Quản trị. - Người quản lý: Được quyền Thêm, Sửa, Xóa, Xử lí, Gửi công văn đi và đến. - Trưởng phòng: Được quyền Thêm, Sửa, Xóa, Xử lí công văn đi do nhấn viên phòng mình đưa lên. Đối với trưởng phòng của phòng có quyền đưa công văn Đến lên thì được quyền xóa công văn Đến. - Chuyên viên: Được quyền Tưa, Sửa, Xóa công văn đi do mình đưa lên. - Khách và tất cả các thành viên: Có quyền xem công văn, tải công văn về máy, tìm kiếm và in công văn đi và đến. - Các thành viên có thể được gửi email, ký tên văn bản khi được Quản trị cấp quyền trong khai báo. 2. Hướng dẫn đăng nhập và đăng xuất: = 4 = - Đăng nhập: đánh tên truy cập và ô Tên truy cập, mật khẩu vào ô Mật khẩu, rồi bấm chuột vào nút Trường hợp NSD không truy cập được, có thể NSD đã quên mật khẩu. Lúc đó NSD hãy bấm chuột vào nút xuất hiện hộp thoại: NSD đánh tên truy cập của mình vào ô Tên truy cập rồi ấn chuột vào nút Chấp nhận, chương trình sẽ xử lý và gửi mật khẩu đăng nhập vào email đã đăng ký của NSD, xử lý xong thì xuất hiện bảng: NSD mở email của mình bấm chuột vào đường link được gửi đến trong nội dung thư để truy cập và đánh lại mật khẩu mới. - Đăng xuất: bấm vào menu Trang chủ rồi ấn chuột vào nút: - Thay đổi mật khẩu truy cập chương trình QLVCV: NSD chọn menu Trang chủ rồi bấm chuột vào nút , xuất hiện hộp thoại Thông tin cá nhân, NSD đánh mật khẩu mới rồi ấn vào nút chấp nhận = 5 = 3. Hướng dẫn thiết lập dữ liệu dùng cho người quản trị (NQT). Khi NQT truy cập vào tên và mật khẩu quản trị thì xuất hiện màn hình: Trong menu Quản trị, cần thiết lập các dữ liệu sau: - Nội dung trang chủ: khi bấm chọn mục Nội dung trang chủ => xuất hiện cửa sổ: = 6 = NQT có thể thiết kế nội dung trang chủ bằng văn bản, hình ảnh. - Thông tin chung: Bấm chọn mục Thông tin chung => cửa sổ sau: NQT vào thông tin của đơn vị minh theo các mục. - Danh sách Công văn đến: NQT bấm chọn mục Công văn đến => xuất hiện cửa sổ: - Danh sách công văn đi: NQT bấm chọn mục Công văn đến => xuất hiện cửa sổ: = 7 = Các nút theo thứ tự Thêm (insert), sửa (F2), xóa + Khi muốn thêm loại công văn: bấm chuột vào nút Thêm => xuất hiện hộp thoại: NQT vào Tên loại CV, mã loại CV vào rồi bấm vào nút chấp nhận. + Khi muốn sửa một loại CV nào đó, NQT bấm chuột lên tên loại công văn đó rồi bấm chuột vào nút sửa => xuất hiện hộp thoại: NQT sửa lại thông tin rồi ấn nút chấp nhận. + Khi muốn xoá một loại CV nào đó, NQT bấm chuột lên tên loại công văn đó rồi bấm chuột vào nút xoá => xuất hiện hộp thoại: NQT bấm nút Yes thì loại công văn sẽ được xoá. - Danh sách ký hiệu công văn đi: Khi bấm chọn mục Danh sách ký hiệu công văn đi => xuất hiện màn hình, NQT có thể thêm, sửa, xoá danh sách ký hiệu công văn đi. = 8 = - Danh sách phòng ban, bấm chuột chọn mục Danh sách phòng ban => xuất hiện cửa sổ: NQT có thể thêm, sửa, xoá danh sách phòng ban, ở mục xử lý công văn đến: nếu phòng nào được quyền xử lý công văn đến như đưa lên, sửa, xoá công văn đến thì kích chuột tích vào ô vuông Xử lý công văn đến. - Danh sách nhân viên, bấm chuột chọn mục Danh sách nhân viên => xuất hiện cửa sổ: = 9 = Các nút: - Thêm (Insert) – Sửa (F2) – Xóa - Khóa đóng/mở quyền đăng nhập công văn. NQT có thể thêm, sửa, xoá danh sách nhân viên, ở cột gửi email. Nếu nhân viên được quyền gửi email hoặc quyền kí công văn văn thì NQT tích vào các ô trong mục này. Nếu NQT cắt quyền truy cập vào chương trình QLCV của một nhân viên nào đó thì chọn tên nhân viên đó rồi bấm nút Khoá thì trước tên nhân viên đó sẽ xuất hiện thêm hình chiếc khoá, lúc đó nhân viên đó không truy cập được vào chương trình quản lý công văn nữa. Khi một nhân viên đang bị khoá, không truy cập được, để bỏ khoá, NQT chọn tên nhân viên đó và bấm chuột vào nút Khoá để mở khoá. - Danh sách nhóm email. NQT chọn mục danh sách nhóm email => xuất hiện cửa sổ sau: = 10 = NQT có thể thêm, sửa, xoá danh sách nhóm email. Khi thêm hoặc sửa nhóm email sẽ xuất hiện hộp thoại gồm các mục Tên nhóm: đánh tên nhóm, Mã nhóm: đánh mã nhóm thường là các từ viết tắt, Địa chỉ email: liệt kê các địa chỉ email của các thành viên thuộc nhóm, mỗi địa chỉ cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;). 4. Hướng dẫn xem, xử lý công văn đến, công văn đi. Để xem, xử lý công văn đến NSD bấm chuột chọn menu Công văn đến; xem, xử lý công văn đi thì NSD bấm chuột chọn menu Công văn đi: Sẽ xuất hiện danh sách công văn đến hoặc danh sách công văn đi với các mục: TT, Người nhập, Thời hạn xử lý; Ngày xử lý, Ngày CV, Số CV, Loại CV, Ký hiệu, Trích yếu, Ngày đến (đối với công văn đến), CV gốc (đối với công văn đến), Ký tên (đối với công văn đi), Nơi nhận, Ghi chú. Khi NSD bấm chuột vào một dòng nào đó thì dòng đó sẽ chuyển màu, phần Ở menu công văn đến và công văn đi đều có các nút công cụ sau: - Nạp lại dữ liệu: khi ấn vào nút này thì dữ liệu sẽ được làm mới. - Thêm công văn: đưa thêm công văn đi hoặc công văn đến - Sửa thông tin về công văn: cho phép NSD sửa lại các thông tin về công văn, nếu sửa nội dung công văn thì NSD sửa trong file công văn rồi ghi lại, sau đó chọn - Xóa công văn ra khỏi danh sách - Xử lý công văn (ở công văn đến); duyệt công văn (ở công văn đi) - Mở công văn [...]... * In bảng danh sách công văn đến, công văn đi ra file, ra giấy in NSD chọn menu Công văn đến hoặc Công văn đi để in danh sách loại công văn đó rồi bấm chuột và nút , màn hình xuất hiện hộp thoại: NSD bấm chuột vào chữ tại đây trên màn hình = 21 = NSD có thể ghi File lên đĩa khi chọn Save File, có thể mở File dạng Excel khi chọn Open with rồi ấn OK Khi File excel đã được mở NSD có thể in danh sách công... gửi email) B1: Chọn công văn cần gửi (có thể công văn đi hoặc công văn đến) B2: Bấm chuột chọn nút xuất hiện hộp thoại: = 18 = Các mục Phòng, Người gửi, Tiêu đề, Nội dung được tự động điền vào theo công văn NSD có thể thay đổi: tiêu để, nội dung cho phù hợp Trong ô Nơi nhận, NSD đánh địa chỉ email người nhận vào, nếu có nhiều email nhận thì đánh giữa địa chỉ các email được cách nhau bởi ký tự chấm phẩy... muốn thay đổi nội dung trong công văn đi thì phải thay đổi ở file gốc rồi đính kèm lại * Xoá công văn đến, công văn đi: Dành cho NSD đưa công văn lên, NSD được phân quyền xử lý loại công văn đó B1: NSD chọn menu Công văn đến hoặc Công văn đi B2: Chọn dòng hiển thị Công văn cần xóa trong bảng = 15 = B3: Bấm chuột và nút: , xuất hiện hộp thoại NSD chọn Yes thì công văn sẽ bị xóa khỏi danh sách * Xử lý... lên NSD chọn menu Công văn đến, rồi bấm chọn nút , xuất hiện hộp thoại NSD có thể thay đổi các thông tin trong hộp thoại, khi sửa xong bấm vào nút Chấp nhận Lưu ý: Trong trường hợp NSD muốn thay đổi nội dung trong công văn đến thì phải thay đổi ở file gốc rồi đính kèm lại * Nhập công văn đi (dành cho NSD được phân quyền đưa công văn đi lên) = 13 = B1: Quét công văn đi vào máy dưới dạng file acrobat dpf,... xử lý * Tìm kiếm công văn đi: NSD chọn menu Công văn đi rồi bấm chuột vào nút: trên màn hình xuất hiện: = 20 = NSD điền thông tin cần tìm vào (có thể chỉ cần điền một hoặc một số mục trong đó hoặc nội dung Trích yếu) rồi ấn nút Chấp nhận, trên màn hình sẽ xuất hiện công văn hoặc nhóm công văn đi theo yêu cầu Chú ý: Ở các ô công văn đã được duyệt, công văn đã được gửi, nếu có dấu ‘–’ thì không xét điều...- Ghi công văn lên đĩa - Gửi công văn theo đường thư điện tử - Tìm kiếm công văn - In bảng danh sách công văn ra file, ra giấy in * Nhập công văn đến (dành cho NSD được phân quyền đưa công văn đến lên) B1: Quét công văn đến vào máy dưới dạng file acrobat.dpf, hoặc chuẩn bị file dạng Word B2:... và đến theo yêu cầu (ví dụ: theo ngày, tháng, năm, hoặc theo các phòng ban…) để in và đóng thành Sổ quản lí công văn của đơn vị ========================================================== SƯU TẦM : NGÔ QUANG TUẤN TRƯỜNG THPT NGÔ TRÍ HOÀ - DIỄN CHÂU - NGHỆ AN Email: tuannq.c3nth@nghean.edu.vn ========================================================== = 22 = . xoá. - Danh sách ký hiệu công văn đi: Khi bấm chọn mục Danh sách ký hiệu công văn đi => xuất hiện màn hình, NQT có thể thêm, sửa, xoá danh sách ký hiệu công văn đi. = 8 = - Danh sách. cần thiết lập các dữ liệu sau: - Nội dung trang chủ: khi bấm chọn mục Nội dung trang chủ => xuất hiện cửa sổ: = 6 = NQT có thể thiết kế nội dung trang chủ bằng văn bản, hình ảnh chuột vào nút Khoá để mở khoá. - Danh sách nhóm email. NQT chọn mục danh sách nhóm email => xuất hiện cửa sổ sau: = 10 = NQT có thể thêm, sửa, xoá danh sách nhóm email. Khi thêm hoặc