HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÍ THƯ VIỆN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC Support to the Renovation of Education Management 128 Mai Hắc Đế - Hà Nội; ĐT: (84-4) 9742837; Fax:(84-4) 9743465 contact@srem.com.vn UỶ BAN CHÂU ÂU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hà Nội, tháng 11 năm 2010 1 MỤC LỤC PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 2 PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 2 PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN 4 PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT Xem tài liệu phân hệ quản lý học sinh. Riêng phân hệ thư viện và thiết bị cần cài đặt thêm font mã vạch. PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG I. CHỨC NĂNG KHAI BÁO THAM SỐ Mục đích : Khai báo tham số đơn vị sử dụng, năm học, học kỳ Cách thức : Chọn VEMIS_System.exe/Khai báo tham số sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các mục cần sửa đổi rồi chọn nút Lưu. II. CHỨC NĂNG SAO LƯU Mục đích : Sao lưu dự phòng dữ liệu 2 Cách thức : Chọn Sao lưu sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các phân hệ cần sao lưu, chỉ ra nơi chứa dữ liệu sao lưu rồi chọn nút Sao lưu cơ sở dữ liệu. * Lưu ý : Không chọn ổ đĩa C làm nơi chứa dữ liệu sao lưu III. CHỨC NĂNG PHỤC HỒI Mục đích : Phục hồi cơ sở dữ liệu đồng thời lưu dự phòng CSDL. Cách thức : Chọn Phục hồi sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các phân hệ cần phục hồi, chỉ ra nơi chứa dữ liệu cần phục hồi đồng thời chọn nơi để lưu CSDL, rồi chọn nút Phục hồi cơ sở dữ liệu. 3 B2. Chọn các phân hệ cần sao lưu B3. Chỉ ra nơi chứa dữ liệu sao lưu B4. Chọn nút B2. Chỉ ra nơi chứa dữ liệu cần phục hồi B1. Chọn “Tất cả CSDL” PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN Mô hình hoạt động thư viện trường học phổ thông 4 B1. Chọn các phân hệ cần phục hồi B4. Chọn nút B3. Chỉ ra nơi chứa dữ liệu cần sao lưu để làm việc I. SƠ LƯỢC MARC 21 Phân hệ VEMIS-LIBRARY sử dụng 1 số trường Marc21 đơn giản để mô tả ấn phẩm; Bên cạnh đó có kết hợp danh mục phân loại DDC cơ bản để phân loại tài liệu. Bảng hướng dẫn biên mục và sủ dụng phân loại DDC (chỉ áp dụng cho phân hệ quản lý Thư viện V.EMIS). Màn hình biên mục MARC21 của phân hệ QLTV: Chú giải cho các mẫu biên mục được sủ dụng của phân hệ: 1. Mẫu biên mục ấn phẩm: gồm các trường dữ liệu sau Lưu ý: Đây là các danh mục nhản trường MARC21 chỉ áp dụng cho loại ấn phẩm không định kỳ(Sách ) 5 TT Mã trường Tên trường Ý nghĩa 1. 020$a Số ISBN Nhập chỉ số sách tiêu chuẩn quốc tế (chỉ dùng cho sách ngoại văn) 2. 020$c Giá tiền VD: 120.000 3. 041$a Mã ngôn ngữ Nhập mã ngôn ngữ của tài liệu theo quy định về mã ngôn ngữ của ISO 639-2 (VD: Vie; Eng; Rus…) 4. 082$a Chỉ số phân loại Nhập chỉ số phân loại của tài liệu theo quy định về phân loại của đơn vị. (VD: Địa chất khoáng sản, Môi trường ) 5. 082$b Mã hóa tác giả 6. 100$a Họ tên tác giả cá nhân Nếu tài liệu có tác giả là tác giả cá nhân thì nhập tên tác giả cá nhân đầu tiên hiển thị trên tài liệu vào trường này. (VD: Hồ Chí Minh; Lênin…) 7. 245$a Nhan đề chính Nhập nhan đề chính của cuốn sách (VD: Hệ sinh thái Việt Nam) 8. 245$b Phụ đề Nhập phần còn lại của nhan đề (VD: Sách giành cho chuyên viên môi trường) 9. 245$c Thông tin trách nhiệm Nhập tên người chịu trách nghiệm chính về tài liệu. Nếu là tác giả cá nhân thì thường nhập tên tác giả. 10. 245$n Số tập Nhập số tập của tài liệu (Trong trường hợp tài liệu là sách bộ có nhiều tập) VD: Tập 1; Tập 2… 11. 245$p Nhan đề tập Nhập nhan đề của tập (Trong trường hợp tài liệu là sách bộ có nhiều tập) VD: Khí hậu Việt Nam; Khí hậu Châu Âu… 12. 246$a Nhan đề song song (nhan đề song đôi) Nhập tên nhan đề ấn phẩm bằng 1 ngôn ngữ khác 13. 250$a Lần xuất bản Nhập số lần xuất bản của tài liệu (VD: lần 2; lần 3…) 14. 260$a Nơi xuất bản Nhập tên nơi xuất bản của tài liệu 6 (VD: H.; Cantho…) 15. 260$b Nhà xuất bản Nhập tên nhà xuất bản của tài liệu (VD: NXB Giáo dục; NXB KT ) 16. 260$c Năm xuất bản Nhập số năm xuẩt bản của tài liệu (VD: 2005; 1999…) 17. 300$a Số trang Nhập số trang của tài liệu (VD: 100tr; 250tr…) 18. 300$c Khổ, cỡ Nhập khổ cỡ của tài liệu (VD: 17x24cm; 12x20cm…) 19. 300$e Tài liệu kèm theo Nhập tên tài liệu kèm theo tư liệu (VD: 1CD; 1tập ảnh…) 20. 410$a Tùng thư 21. 505$a Phụ chú chung Nhập các thông tin còn lại trên cuốn sách mà không biết nhập vào trường nào (VD: Thư mục từ trang 20 – 30; Sách có sử dụng một số thông tin từ….) 22. 520$a Tóm tắt Nhập nội dung tóm tắt của ấn phẩm 23. 526$a Môn học Ấn phẩm này đáp ứng cho môn học nào (Có lập lại) 24. 650$a Chủ đề - đề mục 25. 653$a Từ khóa tự do (từ khóa không kiểm soát) Nhập các từ khoá cho tài liệu (VD: Môi trường; Sinh thái .) 26. 700$a Tiêu đề mô tả bổ sung (Đồng tác giả cá nhân): Tên cá nhân Nhập tên các tác giả cá nhân từ thứ 2 trở đi. Dùng cho trường hợp 1 tài liệu có từ 2 tác giả cá nhân trở lên. (VD: Ăng- ghen; Võ Nguyên Giáp…) 27. 904 Người biên mục ấn phẩm 7 8 II. MENU HỆ THỐNG 1. Thiết lập thông tin đơn vị Mục đích: NSD có thể thiết lập thông tin đơn vị theo hai phương pháp sau: một là Lấy tham số từ phân hệ quản trị hệ thống VEMIS với trường hợp máy cài đầy đủ các phân hệ Hoặc hai là NSD có thể nhập trực tiếp tên đơn vị tại đây. Tạo ra hướng mở cho người sử dụng có thể độc lập và tự chủ cho việc nhập đơn vị. Các bước thực hiện: - Cách 1lấy tham số từ VEMIS_System: Sau khi đã thiết lập thông tin đơn vị tại phân hệ quản trị hệ thống từ (VEMIS_System) , NSD click trái chuột vào mục Lấy tham số từ VEMIS. - Cách 2 NSD có thể nhập trực tiếp mã trường(yêu cầu mã trường phải đúng với mã PMIS); đơn vị cấp trên, Tên trường, /Click chọn Đồng ý. Kết thúc lệnh/ 9 2. Khai báo tham số mượn ấn phẩm Mục đích: NSD có thể thiết lập được luồng công việc mượn trả ấn phẩm theo đơn vị quy định về số lượng ấn phẩm và thời gian mượn trả ấn phẩm. Có 3 luồng thiết lập lưu thông của ấn phẩm: - Mượn đọc tại chỗ: thiết lập theo giờ, không quá 24h - Mược đọc về nhà: thiết lập theo ngày sao cho phù hợp với từng đơn vị. - Thuê ấn phẩm: thiết lập tham số giá tiền thuê ấn phẩm bằng số % giá bìa của ấn phẩm khi nhập giá bìa. Các bước thực hiện: * Đối với việc thiết lập 2 luồng mượn đọc tại chỗ, mượn đọc về nhà NSD thực hiện theo các bước sau. - Bước 1: Kích chọn và sửa trực tiếp trên form - Bước 2: Sau khi sửa xong, chọn Đồng ý kết thúc lệnh. * Ghi chú: Tham số luồng công việc mượn đọc tại chỗ: cho từng đối tượng về thời gian mượn tối đa tính theo đơn vị là giờ. Tham số thiết lập luồng công việc mượn về nhà cho từng đối tượng về thời gian mượn tối đa tính theo đơn vị là ngày. * Đối với việc thiết lập tham số cho thuê ấn phẩm: Số phần % thiết lập tại đây Ví dụ: Ấn phẩm A có giá bìa là 8000vnd 10 [...]... Nhận danh sách để hoàn thành việc chuyển danh sách từ phân hệ Quản lý học sinh sang phân hệ Quản lí thư viện 3 Nhận dữ liệu thẻ đọc từ file Excel 3.1 Thẻ giáo viên * Mục đích : Giúp NSD chủ động đưa danh sách giáo viên từ file excel vào chương trình mà không cần chạy phân hệ PMIS Trường hợp này áp dụng cho những máy tính cài đơn lẻ phần mềm Quản lí thư viện * Các bước thực hiện : 20 Bước 1 : Chọn menu... những tiêu chí này sẽ quản lý được về chính sách lưu thông của thư viện VI MENU BẠN ĐỌC Với hai phương án: Chạy liên thông cùng hệ thống VEMIS hoặc chạy độc lập phân hệ thư viện phân hệ thư viện thiết lập việc nhận danh sách bạn đọc cũng theo 2 hướng: - Lấy dữ liệu Giáo viên từ PMIS, học sinh VEMIS_student - Lấy dữ liệu giáo viên, học sinh,… nạp từ form Excel Sau đây là hướng dẫn chi tiết 1 Nhận danh... tất cả để chọn tất cả CBGV - Bước 3 : Click nút Nhận danh sách để hoàn thành việc chuyển danh sách từ PMIS sang phân hệ quản lí thư viện 2 Nhận danh sách học sinh từ VEMIS * Mục đích : Giúp NSD có thể sử dụng danh sách học sinh đã có sẵn từ phân hệ Quản lí học sinh của hệ thống phần mềm V.EMIS * Các bước thực hiện : - Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận danh sách học sinh từ VEMIS, xuất hiện giao diện... sinh từ file excel vào chương trình mà không cần chạy phân hệ Quản lí học sinh Trường hợp này áp dụng cho những máy tính cài đơn lẻ phần mềm Quản lí thư viện * Các bước thực hiện : Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận dữ liệu thẻ đọc từ file excel => Thẻ học sinh Bước 2: Chọn menu Bạn đọc/ chọn Xuất file mẫu/ lưu File mẫu tại ổ D hoặc E trong một thư mục với tên “hocsinh” Bước 3: Mở file Excel “ hocsinh”... 7 In nội dung trong giao diện 8 Sửa thông tin bản ghi 9 Xóa thông tin bản ghi được chọn 10 Tìm kiếm đối tượng trong bảng 11 Thoát khỏi giao diện đang làm việc 12 13 Ghi chú III MENU KHAI BÁO Có hai hệ thống danh mục : Dùng riêng cho thư viện và hệ thống Với anh mục hệ thống mục đích đảm bảo tính lien thông và tổng hợp lên cấp phòng DÙNG RIÊNG CHO THƯ VIỆN HỆ THỐNG 1 Thêm mới danh mục - Bước... viên, học sinh,… nạp từ form Excel Sau đây là hướng dẫn chi tiết 1 Nhận danh sách giáo viên từ PMIS 18 * Mục đích : Giúp NSD có thể sử dụng danh sách cán bộ giáo viên đã có sẵn từ phân hệ PMIS của hệ thống phần mềm V.EMIS được cài chung trên máy tính của mình hoặc từ hệ thống trong nhà trường * Các bước thực hiện : - Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận danh sách giáo viên từ PMIS, xuất hiện giao diện... mã hồ sơ giáo viên và danh sách giáo viên được xuất ra từ chương trình VEMIS_student hoặc có thể trực tiếp nhập thông tin từ form này ( mã học sinh tham khảo tài liệu phân hệ quản lý học sinh) - Bước 4 : Trở lại chương trình Quản lí thư viện, tới giao diện nhập dữ liệu từ file excel Click nút trên dòng Chọn file dữ liệu Excel, tìm file excel đã nhập các thông tin học sinh - Bước 5 : Click nút Lưu vào... dữ liệu của đơn vị mình 12 * Các bước thực hiện : - Bước 1 : Chọn menu Hệ thống => Xóa sạch cơ sở dữ liệu hiện thời - Bước 2 : Click chọn nút Yes để xác nhận làm sạch cơ sở dữ liệu Chọn nút No để hủy bỏ thao tác 2.5 Thoát - Dùng để thoát chương trình quản lí thư viện - Hoặc có thể click nút để đóng chương trình 5 Một số nút công cụ thư ng dùng trong chương trình Stt Nút lệnh Chức năng 1 Trở về bản ghi... sách ngày nghỉ, ngày lễ - nghỉ không phục vụ bạn đọc tại thư viện click chọn tên kỳ nghỉ - Bước 2 : Click nút Sửa - Bước 3 : Sửa các thông tin cần thay đổi - Bước 4 : Click nút Ghi để lưu lại Click nút Ko lưu để không thay đổi những thông tin 3.3 Xóa - Bước 1 : Tại giao diện cửa sổ : Danh sách ngày nghỉ, ngày lễ - nghỉ không phục vụ bạn đọc tại thư viện click chọn tên kỳ nghỉ - Bước 2 : Click nút Xóa -... ấn phẩm theo nguồn cung cấp, người sử dụng ghi nhận các nguồn cung cấp ấn phẩm, (các nguồn được cấp phát và các nguồn tự mua ) 6.8 Danh mục nhà cung cấp Mục đích: Ghi nhận danh sách các nhà cung cấp, phân phối ấn phẩm 6.9 Danh mục kho chứa ấn phẩm Mục đích: Ghi nhận danh sách các kho ấn phẩm trong thư viện 6.10 Danh mục định dạng tài liệu Mục đích: Ghi nhận danh mục phân loại ấn phẩn theo định dạng lưu . để phân loại tài liệu. Bảng hướng dẫn biên mục v sủ dụng phân loại DDC (chỉ áp dụng cho phân hệ quản lý Thư viện V. EMIS) . Màn hình biên mục MARC21 của phân. I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT Xem tài liệu phân hệ quản lý học sinh. Riêng phân hệ thư viện v thiết bị cần cài đặt thêm font mã v ch. PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG V