HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN (DÀNH CHO CHỦ TÀU, TỔ CHỨC CUNG ỨNG THUYỀN VIÊN)

Giới thiệu - Tài liệu này trình bày nội dung hướng dẫn chủ tàu thực hiện khai báo thông tin bố trí chức danh kể cả thực tập, tập sự, ngày xuống, rời tàu của thuyền viên theo quy định tạ

CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM

CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HÀNG HẢI VIỆT NAM

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN

(DÀNH CHO CHỦ TÀU, TỔ CHỨC CUNG ỨNG THUYỀN VIÊN)

Hải Phòng, tháng 8/2017

- CSDL ĐKTB: Cơ sở dữ liệu Đăng ký tàu biển Việt Nam – là cơ sở dữ liệu lưu trữ đăng ký tàu biển Việt Nam, do Cục Hàng hải Việt Nam thiết lập để quản lý thông tin về đăng ký tàu biển Việt Nam theo quy định của pháp luật

- Thuyền viên: là thuyền viên Việt Nam làm việc trên tàu biển Việt Nam hoặc nước ngoài; thuyền viên nước ngoài làm việc trên tàu biển Việt Nam

- Chủ tàu: là chủ tàu hoặc người khai thác tàu, trực tiếp chịu trách nhiệm về việc bố trí thuyền viên làm việc trên tàu biển do mình quản lý hoặc là đơn vị cung ứng thuyền viên làm việc trên tàu biển nước ngoài

- Trình duyệt: là phần mềm chuyên dụng trên máy tính dùng để truy cập website Các trình duyệt thông dụng gồm: Firefox, Chrome, Cốc cốc, Safari, Internet Explorer (Khuyến cáo sử dụng: Firefox, Chrome, Cốc cốc)

2 Giới thiệu

- Tài liệu này trình bày nội dung hướng dẫn chủ tàu thực hiện khai báo thông tin bố trí chức danh (kể cả thực tập, tập sự), ngày xuống, rời tàu của thuyền viên theo quy định tại Thông tư 23/2017/TT-BGTVT ngày 28/7/2017

- Nếu nội dung hướng dẫn trong tài liệu này khác so với phần mềm CSDL QLTV, đề nghị chủ tàu thực hiện theo hướng dẫn trực tiếp trên phần mềm

3 Cơ quan quản lý Nhà nước liên quan

- Trong quá trình thực hiện khai báo thông tin trên CSDL QLTV, nếu có vướng mắc

đề nghị chủ tàu liên hệ với các cơ quan sau để được hướng dẫn, hỗ trợ:

+ Các Cảng vụ Hàng hải

+ Cục Hàng hải Việt Nam (Phòng Đăng ký tàu biển và thuyền viên)

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

Phần 1 ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI KHOẢN

1 Đăng ký tài khoản

Để truy cập và sử dụng CSDL QLTV, chủ tàu cần được cấp tài khoản Chủ tàu có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau:

Cách I. Đăng ký trực tiếp

Chủ tàu gửi văn bản đề nghị cấp tài khoản cho Cảng vụ Hàng hải, trong đó cần bao gồm đầy đủ các thông tin về:

- Tên chủ tàu, địa chỉ, điện thoại liên hệ;

- Mã doanh nghiệp; ngày đăng ký;

(Đối với đơn vị hành chính, sự nghiệp sử dụng số, ngày của quyết định thành lập đơn vị do cơ quan có thẩm quyền ký)

- Tài khoản email dùng làm tài khoản đăng nhập phần mềm;

- Tên, chức vụ, điện thoại của người đại diện cho chủ tàu để liên hệ khi cần thiết Cảng vụ Hàng hải xác thực thông tin và thực hiện cấp tài khoản cho Chủ tàu, hướng dẫn Chủ tàu khai báo

Cách II Đăng ký Online

Bước 1 Truy cập vào địa chỉ http://qltv.dichvucong.vinamarine.gov.vn

Bước 2 Chọn “đăng ký”

© Vishipel (2017) © 3

Bước 4 Khai báo thông tin đăng ký tài khoản

1 Địa chỉ Email dùng làm tài khoản đăng nhập và mật khẩu của tài khoản ( không dùng mật khẩu của Email làm mật khẩu tài khoản đăng nhập)

2 Thông tin cá nhân của người thực hiện khai báo và thông tin doanh nghiệp

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

Lưu ý: Đối với các chủ tàu là đơn vị hành chính, sự nghiệp không có mã doanh

nghiệp: khai báo quyết định thành lập doanh nghiệp; ngày ký quyết định và cơ quan có thẩm quyền ký quyết định thay thế lần lượt cho Mã số doanh nghiệp; ngày cấp và nơi cấp

3 Chọn tải bản scan/chụp giấy chứng nhận doanh nghiệp

4 Chọn cơ quan duyệt tài khoản (1 trong 25 cảng vụ hàng hải; Cục Hàng hải Việt Nam) đề nghị chọn cơ quan mà chủ tàu thường trao đổi, làm việc để thuận tiện cho việc phối hợp trợ giúp

© Vishipel (2017) © 5

Bước 5: chọn mục “Tôi đã đọc và đồng ý …” ; nhập mã xác thực (không phân biệt

chữ hoa hoặc chữ thường); Bấm đăng ký tài khoản

Bước 6: Kiểm tra hòm thư để tìm thông báo gửi từ phần mềm và làm theo hướng

dẫn trong email để kích hoạt tài khoản

Bước 7: Thông báo bằng điện thoại/email cho Cơ quan mà chủ tàu đã lựa chọn để

duyệt tài khoản.Sau khi Cơ quan có thẩm quyền duyệt tài khoản, chủ tàu có thể sử dụng tài khoản trên để thực hiện khai báo thông tin thuyền viên xuống, rời tàu

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

© Vishipel (2017) © 7

- Bước 5: Nhập mật khẩu mới lặp lại tại 2 ô nhập trên màn hình Mật khẩu mới phải đảm bảo quy tắc: độ dài tối thiểu là 8, có ít nhất 1 ký tự chữ cái in hoa, ít nhất 1 chữ cái thường, ít nhất 1 chữ số Sau khi nhập xong, bấm nút “Đổi mật khẩu”, nếu thành công, phần mềm chuyển sang màn hình như sau:

- Bước 6: Kết thúc Bấm vào link “Thuyền viên đi tàu” để bắt đầu thực hiện khai báo thông tin thuyền viên

1 Lấy mật khẩu của tài khoản bằng email

Có thể sử dụng cách này để lấy lại mật khẩu của tài khoản trong trường hợp quên mật khẩu Trình tự thực hiện như sau:

- Bước 1: Vào màn hình đăng nhập của phần mềm như sau:

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

© Vishipel (2017) © 9

- Bước 2: Bấm vào link “Đăng nhập”, phần mềm chuyển sang màn hình như sau:

- Bước 3: Nhập thông tin tài khoản như hình trên và bấm nút “Đăng nhập” Nếu thành công, màn hình phần mềm như sau:

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

Phần 2 KHAI BÁO THÔNG TIN THUYỀN VIÊN XUỐNG, RỜI TÀU

Tàu biển Việt Nam là tàu biển đã được đăng ký vào Sổ đăng ký tàu biển quốc gia Việt Nam và có tên trong CSDL ĐKTB Chủ tàu chỉ khai báo thuyền viên xuống, rời tàu biển Việt Nam khi tàu đó có tên trong CSDL ĐKTB Đối với tàu biển nước ngoài, chủ tàu khai báo căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký tàu biển được cấp cho tàu biển đó Thông tin về thuyền viên được căn cứ trên sổ thuyền viên còn hiệu lực mà thuyền viên đó được cấp Chủ tàu cần cập nhật chính xác thông tin vào CSDL QLTV theo đúng thông tin thực tế đã xác nhận trên sổ thuyền viên Dữ liệu về thuyền viên xuống, rời tàu do chủ tàu nào khai báo thì chủ tàu đó chịu trách nhiệm Phần mềm đảm bảo nguyên tắc chủ tàu này không thể xem, thay đổi dữ liệu do chủ tàu khác cập nhật Để thực hiện khai báo thông tin thuyền viên xuống, rời tàu, đề nghị chủ tàu có thể thực hiện theo trình tự sau:

- Khai báo danh mục tàu biển

- Khai báo thông tin thuyền viên xuống tàu

- Khai báo thông tin thuyền viên rời tàu

Các nội dung thực hiện được hướng dẫn trong phần này chỉ có thể thực hiện được khi chủ tàu đã đăng nhập thành công vào CSDL QLTV (đề nghị xem hướng dẫn trong Phần 1)

1 Hướng dẫn chung về giao diện phần mềm

- Menu chính bố trí như hình dưới đây:

+ Để mở màn hình chức năng thì bấm chuột vào menu đó

- Tìm kiếm (lọc) dữ liệu có giao diện tương tự như hình dưới:

+ Các ô nhập phía bên trái (trong hình trên là “Chủ tàu”, “Tên tàu”) là tiêu chí lọc Tùy theo từng chức năng mà số lượng ô nhập sẽ khác Tiêu chí tìm kiếm không phân biệt chữ hoa chữ thường

+ Nút “Tìm kiếm”: sau khi nhập tiêu chí lọc trong các ô nhập trên, bấm nút “Tìm kiếm”, phần mềm sẽ hiển thị danh sách dữ liệu (tàu, thuyền viên) phù hợp với các tiêu chí đã nhập Điều kiện lọc áp dụng phép logic “và” Các ô nhập dạng văn bản (text) lọc theo quy tắc xâu con (ví dụ: nhập “ab” sẽ ra các dữ liệu chứa “ab” như:

“abc”, “qab”, …) Cụ thể trong hình trên được hiểu là “hiển thị dữ liệu của chủ tàu

“Công ty VTB Việt Nam” và tên tàu có chữ “OCEAN” (vd: OCEAN QUEEN, OCEAN STAR, …)

© Vishipel (2017) © 13

trang với mỗi trang tối đa 10 bản ghi (vd: nếu tổng số có 21 bản ghi thì sẽ có 3 trang); Bấm vào nút tương ứng để chuyển trang dữ liệu

- Các trường thông tin có đánh dấu (*) là các trường thông tin bắt buộc nhập

2 Quản lý danh mục tàu biển

Chức năng này nhằm thiết lập danh sách tên tàu biển và thông số kỹ thuật liên quan để chuẩn bị cho bước khai báo thuyền viên xuống tàu Danh mục tàu biển do chủ tàu nào cập nhật thì chủ tàu đó tự quản lý và sử dụng Chủ tàu không thể xem, thay đổi danh mục tàu biển do chủ tàu khác thiết lập Trình tự thực hiện như sau:

- Bước 1: Mở màn hình làm việc ban đầu như sau:

- Bước 2: Bấm vào menu “Danh mục tàu”, phần mềm chuyển sang màn hình như sau:

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

- Các thông tin trong màn hình trên được hiểu như sau:

+ “Chủ tàu”: tên chủ tàu đang thực hiện khai báo thông tin (theo tài khoản đăng nhập)

+ Tên tàu: là tiêu chí tìm kiếm (lọc) danh sách tàu

+ Nút “Thêm tàu nước ngoài”: để mở màn hình thêm mới tàu biển nước ngoài vào danh mục

+ Nút “Thêm tàu VN”: để mở màn hình thêm mới tàu biển Việt Nam vào danh mục + Nút “Xóa”: để mở màn hình xóa tên tàu khỏi danh sách

+ Nút “Thoát”: để đóng màn hình danh mục tàu

- Bước 3: Có thể nhập tiêu chí “tên tàu” và bấm nút “Tìm kiếm”, khi đó các tên tàu sẽ hiện ra trong bảng danh sách bên dưới (Sử dụng chức năng phân trang nếu có nhiều dữ liệu) Để thực hiện cập nhật danh mục tàu, đề nghị xem hướng dẫn tiếp theo

3 Thêm tên tàu biển nước ngoài vào danh mục tàu

Chủ tàu căn cứ thông tin của tàu biển nước ngoài mà thuyền viên do mình đang quản

lý, cung ứng hiện đang làm việc trên đó để cập nhật vào danh mục tàu Trình tự thực hiện như sau:

- Bước 1: trong màn hình “Danh mục tàu” (xem phần trên), bấm nút “Thêm tàu nước ngoài”, phần mềm mở ra màn hình nhập dữ liệu như sau:

© Vishipel (2017) © 15

Giải thích trường thông tin:

+ Tên tàu: là tên đầy đủ của tàu biển theo giấy chứng nhận

+ Hô hiệu: là hô hiệu của tàu theo giấy chứng nhận

+ IMO: là số IMO của tàu theo giấy chứng nhận

+ Quốc tịch: là quốc tịch của tàu theo giấy chứng nhận

+ Loại tàu: là loại tàu theo giấy chứng nhận đăng ký

+ Tổng dung tích: là tổng dung tích (GT) theo giấy chứng nhận

+ Tổng C.S máy chính: là tổng công suất máy chính theo giấy chứng nhận

+ Phân loại: chọn “Chủ tàu” nếu tàu thuộc sở hữu của đơn vị, “Khai thác tàu” nếu đơn

vị thuê tàu, “Cung ứng TV” nếu đơn vị cung cấp thuyền viên đi tàu này

- Bước 2: Nhập đầy đủ các trường thông tin Nguyên tắc: tên tàu theo quốc tịch là duy nhất trong danh mục của 1 chủ tàu (cho phép nhiều chủ tàu có cùng tên tàu trong danh mục)

- Bước 3: Bấm nút “Lưu” để ghi thông tin tàu vào danh mục tàu Phần mềm sẽ thông báo “Cập nhật thành công” hoặc thông báo lỗi nếu có Có thể điều chỉnh ngay thông tin và bấm lại nút “Lưu” để ghi lại thông tin mới

- Bước 4: Bấm nút “Thoát” để đóng màn hình và trở về màn hình “Danh mục tàu” Trong màn hình này, bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị tên tàu vừa nhập trong danh sách

4 Thêm tên tàu biển Việt Nam vào danh mục tàu

Chủ tàu chỉ có thể ghi tên tàu biển Việt Nam hiện đang đăng ký trong Sổ đăng ký tàu biển quốc gia Việt Nam vào danh mục này Trình tự thực hiện như sau:

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

- Bước 1: Trong màn hình “Danh mục tàu”, bấm nút “Thêm tàu VN”, phần mềm mở ra màn hình nhập như sau:

- Bước 2: Nhập tên tàu (gần đúng) và bấm nút “Tìm kiếm” để tìm tàu trong CSDL Đăng

ký tàu biển Việt Nam Lưu ý: chọn “Thuộc sở hữu” thì phần mềm sẽ tìm tàu trong CSDL đăng ký tàu thuộc chủ tàu có mã số doanh nghiệp trùng với mã số doanh nghiệp của đơn vị khi đăng ký xin cấp tài khoản; chọn “Tất cả” thì phần mềm sẽ tìm trong toàn bộ danh sách tàu biển Việt Nam (đang hoạt động)

- Bước 3: Bấm nút “Là chủ tàu” nếu đơn vị là chủ sở hữu của tàu này; bấm nút “Là khai thác tàu” nếu đơn vị thuê tàu này Khi đó, phần mềm sẽ ghi nhận tên tàu vào danh mục tàu

- Bước 4: Bấm nút “Thoát” để đóng màn hình và trở về màn hình “Danh mục tàu” Trong màn hình này, bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị tên tàu vừa nhập trong danh sách

5 Xóa tên tàu khỏi danh mục tàu

Chức năng này dùng để loại bỏ tên tàu ra khỏi danh mục tàu Các dữ liệu liên của thuyền viên liên quan đến tên tàu này không bị ảnh hưởng Chức năng này áp dụng đối với tàu biển nước ngoài và Việt Nam Trình tự thực hiện như sau:

- Bước 1: Trong màn hình “Danh mục tàu”, tìm đúng tên tàu nước ngoài và bấm chọn tên tàu trong danh sách

- Bước 2: Bấm nút “Xóa” thì phần mềm sẽ hiện hộp thoại xác nhận xóa tàu khỏi danh mục Chọn “OK” thì phần mềm sẽ xóa tên tàu khỏi danh mục

© Vishipel (2017) © 17

Giải thích màn hình:

+ Tên tàu: lọc thuyền viên đi tàu theo tên tàu (chỉ cần nhập xâu con)

+ Họ tên: họ tên thuyền viên (chỉ cần nhập xâu con)

+ Chưa rời tàu: hiển thị danh sách thuyền viên chưa rời tàu

+ Đã rời tàu: hiển thị danh sách thuyền viên đã rời tàu

+ Tất cả: hiển thị không phân biệt thuyền viên đã rời tàu hay chưa

+ Nút “Xuống tàu – TV Việt Nam”: mở màn hình nhập thuyền viên xuống tàu là người Việt Nam đã được cấp sổ thuyền viên

+ Nút: “Xuống tàu – TV nước ngoài”: mở màn hình nhập thuyền viên xuống tàu là người nước ngoài

+ Nút “Rời tàu”: mở màn hình nhập thuyền viên rời tàu

+ Nút “Hủy”: hủy thông tin lượt thuyền viên xuống, rời tàu

+ Nút “Lịch sử”: mở màn hhhh hiển thị quá trình 1 thuyền viên xuống, rời các tàu biển do chủ tàu quản lý (không xem được quá trình thuyền viên xuống, rời tàu do chủ tàu khác khai báo)

+ Nút “Thoát”: đóng màn hình

Phần mềm Cơ sở dữ liệu Quản lý thuyền viên (2017)

- Bước 2: Nhập, chọn tiêu chí tìm kiếm và bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị danh sách thuyền viên và trạng thái xuống, rời tàu (phần mềm chỉ hiển thị lần xuống, rời tàu cuối cùng của thuyền viên đó) Thực hiện cập nhật dữ liệu thuyền viên theo hướng dẫn tiếp theo

7 Khai báo thông tin thuyền viên Việt Nam xuống tàu

Chủ tàu thực hiện khai báo ngay khi bố trí thuyền viên xuống tàu do mình quản lý

Để đảm bảo Danh sách thuyền viên trên phần mềm được thống nhất và đẩy đủ so với Danh sách thuyền viên của tàu khi làm thủ tục vào, rời cảng, đề nghị chủ tàu khai báo đầy đủ thông tin vào phần mềm cho tất các chức danh trên tàu (bao gồm cả thực tập,

tập sự)

Trình tự thực hiện như sau:

- Bước 1: Trong màn hình “Quản lý thuyền viên đi tàu”, bấm nút “Xuống tàu – TV Việt Nam”, phần mềm mở màn hình nhập như sau:

Giải thích trường thông tin:

+ Số sổ thuyền viên: số sổ thuyền viên do thuyền viên sử dụng để làm việc trên tàu

+ Ngày cấp sổ: ngày cấp sổ thuyền viên

+ Họ và tên: họ và tên thuyền viên theo sổ thuyền viên

+ Ngày sinh: ngày sinh của thuyền viên

+ Nơi sinh: nơi sinh của thuyền viên

+ Chọn tên tàu: tên tàu trong danh mục tàu

© Vishipel (2017) © 19

+ Số GCN đăng ký: số giấy chứng nhận đăng ký tàu biển Việt Nam

+ Bố trí chức danh: chọn chức danh mà chủ tàu bố trí cho thuyền viên Trong trường hợp tên chức danh không có trong danh sách thì chọn “Khác”

+ Số GCNKNCM: số giấy chứng nhận khả năng chuyên môn của thuyền viên tương ứng với chức danh được bố trí

+ Ngày bố trí chức danh: là ngày chủ tàu bố trí chức danh cho thuyền viên xuống tàu làm việc (có thể là ngày thực tế hoặc dự kiến trong tương lai gần)

+ Ngày xuống tàu: là ngày thuyền viên xuống tàu làm việc (có thể là ngày thực tế hoặc dự kiến trong tương lai gần)

+ Cảng xuống tàu: là tên cảng mà thuyền viên xuống tàu (có thể là thực tế hoặc dự kiến trong tương lai gần)

- Bước 2: Nhập các thông tin trên theo đúng hiện trạng thực tế theo trình tự sau:

+ Nhập chính xác số sổ thuyền viên, vd: HPG-04391-02, sau đó bấm phím “Tab” Khi

đó, phần mềm tự động hiển thị thông tin thuyền viên (họ tên, ngày sinh, …) theo đúng số sổ thuyền viên Nếu số sổ không tồn tại, phần mềm sẽ cảnh báo lỗi

+ Chọn tiếp trường tên tàu Nếu tên tàu không có trong danh sách chọn thì cập nhật tên tàu trong danh mục tàu theo hướng dẫn ở phần trên Khi bấm chọn 1 tên tàu trong danh sách thì các thông tin của tàu sẽ hiển thị ra màn hình Nếu thông tin tàu không chính xác theo thực tế, đề nghị vào lại danh mục tàu để chỉnh sửa, cập nhật lại thông tin tàu đó trong danh mục

+ Chọn chức danh và số GCNKNCM (nếu có)

+ Nhập ngày bố trí chức danh, ngày xuống tàu, cảng xuống tàu

+ Bấm nút “Lưu” để ghi nhận trạng thái thuyền viên xuống tàu Phần mềm sẽ có thông báo “Cập nhật thành công” hoặc thông báo lỗi nếu có Phần mềm chỉ ghi nhận theo nguyên tắc: về trình tự thời gian, thuyền viên phải rời tàu trước khi cập nhật xuống tàu Nếu vi phạm, phần mềm sẽ có thông báo cụ thể thuyền viên đang

“chưa rời” tên tàu nào của chủ tàu nào Trong trường hợp thuyền viên chưa rời tàu

do chủ tàu khác quản lý mà thực tế thuyền viên đã rời tàu đó và được chủ tàu mới

bố trí xuống tàu thì đề chủ tàu mới thông báo cho Cơ quan Nhà nước liên quan

- Bước 3: Bấm nút “Thoát” để đóng màn hình nhập và quay lại màn hình “Quản lý thuyền viên đi tàu”, bấm nút “Tìm kiếm” để hiển thị tên thuyền viên trong trạng thái

“Chưa rời tàu”