TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHIẾU NẠI - TỐ CÁO

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHIẾU NẠI - TỐ CÁO Phân hệ Xử lý đơn thư Hà Nội, 2009 MỤC LỤC Phần I 1 2 3 Giới thiệu chung 7 1.1 Đặc điểm hệ thống 7 1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống 7 1.3 Đối tượng người dùng 7 Cách đăng nhập chương trình 8 2.1 Đăng nhập/đăng xuất 8 2.2 Thay đổi mật 9 Cấu trúc chương trình 10 Phần II 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 7 CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 11 Quản lý Nghiệp vụ XLĐT 11 1.1 Toàn 11 1.1.1 Thêm hồ sơ 12 1.1.2 Xem/Sửa hồ sơ 17 1.1.3 Xóa hồ sơ 17 1.1.4 Tìm kiếm hồ sơ 18 1.1.5 Kết xuất file Excel 20 2 1.2 Tên chủ đơn 20 1.3 Ngày nhập đơn 20 1.4 Đơn vị hành 21 1.5 Loại đơn 21 Quản lý Công tác Báo cáo 21 2.1 Báo cáo thống kê theo loại khiếu tố 22 2.2 Báo cáo thống kê tổng số đơn 23 2.3 Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn 24 2.4 Báo cáo thống kê theo đối tượng bị tố cáo 25 2.5 Báo cáo thống kê theo thẩm quyền quan 26 Trang 2/86 3 2.6 Báo cáo thống kê theo người nhập đơn 27 2.7 Báo cáo thống kê theo người xử lý 29 2.8 Báo cáo thống kê theo quan gửi đơn 30 2.9 Báo cáo chi tiết xử lý đơn thư 31 2.10 Báo cáo chi tiết theo dõi phúc đáp 32 Quản lý Từ điển danh mục .33 3.1 Danh mục Loại khiếu tố 33 3.1.1 Thêm danh mục Loại khiếu tố 33 3.1.2 Xóa Danh mục Loại khiếu tố 35 3.1.3 Xem, sửa node Danh mục Loại khiếu tố 35 3.2 Danh mục Cơ quan ban hành 36 3.2.1 Thêm danh mục quan ban hành 37 3.2.2 Xóa Danh mục Cơ quan ban hành 38 3.2.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan ban hành 38 3.3 Danh mục Chức vụ 38 3.3.1 Thêm danh mục chức vụ 39 3.3.2 Xóa Danh mục Chức vụ 40 3.3.3 Tìm kiếm Danh mục Chức vụ 40 3.4 Danh mục Cấp 41 3.4.1 Thêm danh mục cấp 41 3.4.2 Xóa Danh mục Cấp 42 3.4.3 Tìm kiếm Danh mục Cấp 42 3.5 Danh mục Dân tộc 43 3.5.1 Thêm danh mục dân tộc 44 3.5.2 Xóa Danh mục Dân tộc 45 3.5.3 Tìm kiếm Danh mục Dân tộc 45 3.6 Danh mục Quốc tịch 45 3.6.1 Thêm danh mục quốc tịch 46 3.6.2 Xóa Danh mục Quốc tịch 47 3.6.3 Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch 47 3.7 Danh mục Thành phần xã hội 47 Trang 3/86 3.7.1 Thêm danh mục thành phần xã hội 48 3.7.2 Xóa Danh mục Thành phần xã hội 49 3.7.3 Tìm kiếm Danh mục Thành phần xã hội 49 3.8 Danh mục Đơn vị 50 3.8.1 Thêm danh mục đơn vị 50 3.8.2 Xóa Danh mục đơn vị 52 3.8.3 Xem, sửa node Danh mục Đơn vị 53 3.9 Danh mục Địa danh 53 3.9.1 Thêm danh mục địa danh 54 3.9.2 Xóa Danh mục Địa danh 55 3.9.3 Tìm kiếm Danh mục Địa Danh 55 3.10 Danh mục Trạng thái đơn 56 3.10.1 Thêm Danh mục trạng thái đơn 57 3.10.2 Xóa Danh mục trạng thái đơn 58 3.10.3 Tìm kiếm Danh mục trạng thái đơn 58 3.11 Danh mục Thẩm quyền 59 3.11.1 Thêm danh mục thẩm quyền 59 3.11.2 Xóa Danh mục thẩm quyền 61 3.11.3 Xem, sửa node Danh mục thẩm quyền 61 3.12 Danh mục Kết 62 3.12.1 Thêm danh mục Kết 63 3.12.2 Xóa Danh mục Kết 64 3.12.3 Tìm kiếm Danh mục Kết 64 3.13 Danh mục Loại văn 64 3.13.1 Thêm danh mục Loại văn 65 3.13.2 Xóa Danh mục Loại văn 66 3.13.3 Tìm kiếm Danh mục Loại văn 66 3.14 Danh mục Lĩnh vực 67 3.14.1 Thêm danh mục Lĩnh vực 67 3.14.2 Xóa Danh mục Lĩnh vực 68 3.14.3 Tìm kiếm Danh mục Lĩnh vực 68 Trang 4/86 3.15 4 Danh mục Cơ quan giải 69 3.15.1 Thêm danh mục Cơ quan giải 69 3.15.2 Xóa Danh mục Cơ quan giải 70 3.15.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan giải 70 Quản lý thông tin Hệ thống 71 4.1 Quản trị người dùng 71 4.1.1 Sửa thơng tin nhóm người dùng 73 4.1.2 Xoá nhóm người dùng 74 4.2 Quản trị người dùng 74 4.2.1 Thêm người dùng 74 4.2.2 Sửa thông tin người dùng 75 4.2.3 Xoá người dùng 75 4.3 Khai báo đơn vị sử dụng 75 4.4 Phân quyền theo chức 78 4.5 Khai báo cán 81 4.6 Sao lưu liệu 84 Trang 5/86 Phần I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN Giới thiệu chung 1.1 Đặc điểm hệ thống Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ Xử lý đơn thư phát triển cho Trung tâm thông tin – Thanh tra phủ Phần mềm triển khai nội Thanh tra phủ triển khai quan Thanh tra cấp tỉnh, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra ngành, Thanh tra sở ngành Phần mềm triển khai với hệ thống CSDL cài đặt cấp Thanh tra phủ Các cấp khác sử dụng chung CSDL với cấp Thanh tra phủ trao đổi thông tin thông qua trao đổi tự động hệ thống mạng (Cpnet, WAN) 1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ Xử lý đơn thư xây dựng nhằm rút ngắn thời gian giải công việc, giảm bớt khâu trung gian trình xử lý đơn thư Giảm thiểu việc xử lý theo phương thức thủ công loại giấy tờ, hồ sơ, thay việc xử lý máy tính nhằm tăng hiệu cơng việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực chi phí cho nghiệp vụ nhập hồ sơ xử lý đơn thư, phân loại đơn thư, cập nhật trình xử lý đơn thư Hệ thống xây dựng bám sát quy trình nghiệp vụ, phục vụ tốt cơng tác xử lý đơn thư 1.3 Đối tượng người dùng Quản trị hệ thống: quản trị toàn hệ thống bao gồm vài trò cụ thể sau: o Phân quyền người dùng chức năng, nghiệp vụ hệ thống o Quản lý truy cập nội dung hệ thống o Sao lưu phục hồi liệu toàn hệ thống Trang 7/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên Cán xử lý đơn thư : bao gồm vai trò sau : o Tiếp nhận đơn thư công dân,nhập thông tin vào Sổ Tiếp dân o Tiếp nhận, phân loại đơn, chuyển quan xử lý o Cập nhật trạng thái xử lý đơn thư, trả kết xử lý đơn thư cho công dân o Lập báo cáo, thống kê theo số tiêu chí để báo cáo với lãnh đạo Cách đăng nhập chương trình 2.1 Đăng nhập/đăng xuất Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần cấp tài khoản đăng nhập với tên mật truy cập Khi cấp quyền, người dùng đăng nhập hệ thống theo bước sau: Truy nhập hình đăng nhập Nhập tên đăng nhập mật (sau đăng nhập người dùng thay đổi mật khẩu) Nhấn Đồng ý Î Chương trình hiển thị hình làm việc tương ứng với vai trò tài khoản đăng nhập Để đăng xuất khỏi chương trình, người dùng làm bước sau : Vào menu Hệ thống, nhấn chọn Thoát Trang 8/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Hoặc người dùng ấn nút menu bar 2.2 Thay đổi mật Để đảm bảo tính bảo mật việc cập nhật thơng tin, chương trình cho phép người dùng thay đổi mật đăng nhập chương trình cần thiết Sau đăng nhập hệ thống, người dùng thay đổi mật cách: Kích chuột vào menu Hệ thống Nhấn chọn Thay đổi mật truy cập Trang 9/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Hiển thị hình Thay đổi mật Tên login: Tên người dùng Mật mới: Nhập mật Lặp lại mật : Xác nhận lại mật Nhấn OK để lưu thông tin Cấu trúc chương trình Màn hình tổng quan chung chương trình sau Đăng nhập vào hệ thống Trang 10/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Ấn nút để tạo nhóm người sử dụng, hiển thị form thêm Trang 72/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Nhập thông tin • Mã: Mã nhóm người dùng • Tên nhóm: Tên nhóm người dùng • Nhóm cha: Mã nhóm người dùng cha • Ghi chú: Chú thích nhóm người dùng • User thuộc nhóm, User khơng thuộc nhóm: Người dùng ấn nút để di chuyển người từ nhóm sang nhóm khác, nút để di chuyển nhóm người từ nhóm sang nhóm khác • Nhấn Ok để ghi nhận nhóm người dùng • Nhấn Cancel muốn hủy thao tác 4.1.1 Sửa thơng tin nhóm người dùng Để sửa nhóm người dùng, ta tiến hành bước sau: Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng Trang 73/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Chọn nhóm người dùng cần sửa Cập nhật thông tin cần thay đổi form nhóm người dùng Nhấn OK để ghi nhận thay đổi/ Cancel để hủy bỏ thao tác 4.1.2 Xố nhóm người dùng Để xóa nhóm người dùng, ta tiến hành bước sau: Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng Chọn nhóm người dùng cần xóa Xóa ghi Nhấn nút 4.2 Quản trị người dùng Mục đích: Cho phép tạo ra, quản lý phân quyền người dùng hệ thống 4.2.1 Thêm người dùng Để thêm người dùng, ta tiến hành bước sau: Chọn menu Hệ thống / Quản trị người dùng Ấn nút để tạo nhóm người sử dụng, hiển thị form thêm Nhập thông tin Trang 74/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ • User : Tên người dùng chọn để đăng nhập • Password: Mật đăng nhập • Description : Chú thích người dùng • User thuộc nhóm, User khơng thuộc nhóm: Người dùng ấn nút để di chuyển người từ nhóm sang nhóm khác, nút để di chuyển nhóm người từ nhóm sang nhóm khác • Nhấn Ok để ghi nhận nhóm người dùng • Nhấn Cancel muốn hủy thao tác 4.2.2 Sửa thông tin người dùng Để sửa người dùng, ta tiến hành bước sau: Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng Chọn người dùng cần sửa Cập nhật thông tin cần thay đổi form người dùng Nhấn OK để ghi nhận thay đổi/ Cancel để hủy bỏ thao tác 4.2.3 Xoá người dùng Để thêm người dùng, ta tiến hành bước sau: Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng Chọn người dùng cần xóa Nhấn nút Xóa ghi 4.3 Khai báo đơn vị sử dụng Cho phép thiết đặt tham số chung, thông tin khách hàng tham số tùy chọn Các bước: Trên menu Hệ thống nhấn Khai báo đơn vị sử dụng Trang 75/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Trên giao diện Khai báo đơn vị sử dụng chọn tab thông tin Các tham số chung, Thông tin khách hàng Tham số tùy chọn Trên tab Các tham số chung • Mã: Mã tham số • Giá trị: Giá trị tham số • Ghi chú: Ghi tham số Trên tab Thông tin khách hàng Trang 76/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ • Mã: Mã khách hàng • Khách hàng: Tên khách hàng • Đơn vị quản lý • Địa • Điện thoại • Fax • Email • Lãnh đạo: Tên lãnh đạo đơn vị đại diện • Đại diện: Tên đại diện khách hàng • Chức vụ: Chức vụ lãnh đạo • Số CMTND • Ngày cấp • Quốc tịch Trên tab Tham số tùy chọn Trang 77/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Thực chức Thêm/ Sửa/ Xóa thơng số Ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/Ấn nút Kết thúc để khỏi hình 4.4 Phân quyền theo chức Cho phép quản trị viên quản lý nhóm người dùng hệ thống: thêm/sửa/xoá thiết lập phân quyền tới nhóm người sử dụng khác Các bước: Trên Menu hệ thống, nhấn chọn Phân quyền theo chức Trên giao diện Phân quyền theo chức chọn tab quản lý Phân người dùng nhóm cho chức năng, Phân chức cho nhóm Phân chức cho người dùng Trên tab quản lý Phân người dùng nhóm cho chức Trang 78/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Thực Thêm Tên nhóm/Người dùng cho chức năng: • Trỏ chuột vào khung Tên nhóm/Người dùng • Ấn nút Danh sách giá trị phím F9 để chọn listbox • Ấn OK để xác nhận lựa chọn/ Cancel để hủy bỏ thao tác • Sau ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/ Kết thúc để khỏi chương trình Thực Xóa Tên nhóm/Người dùng cho chức năng: • Trỏ chuột vào Tên nhóm/Người dùng cần xóa • Ấn nút Xóa ghi • Sau ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/ Kết thúc để khỏi chương trình Trên tab quản lý Phân chức cho nhóm Trang 79/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Thực Thêm Chức phân cho nhóm: • Trỏ chuột vào khung Phân chức cho nhóm • Ấn nút Danh sách giá trị phím F9 để chọn chức listbox • Ấn OK để xác nhận lựa chọn/ Cancel để hủy bỏ thao tác • Sau ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/ Kết thúc để khỏi chương trình Thực Xóa Chức phân cho nhóm: • Trỏ chuột vào Chức phân cho nhóm cần xóa • Ấn nút Xóa ghi • Sau ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi chương trình Trên tab quản lý Phân chức cho người dùng Trang 80/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Thực Thêm Chức phân cho nhóm: • Trỏ chuột vào khung Phân chức cho người dùng • Ấn nút Danh sách giá trị phím F9 để chọn chức listbox • Ấn OK để xác nhận lựa chọn/ Cancel để hủy bỏ thao tác • Sau ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi chương trình Thực Xóa Chức phân cho người dùng: • Trỏ chuột vào Chức phân cho người dùng cần xóa • Ấn nút Xóa ghi • Sau ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi/ Kết thúc để khỏi chương trình 4.5 Khai báo cán Chức quản lý thông tin cán cho phép thực thao tác: Thêm cán bộ/bộ phận Sửa thông tin cán bộ/bộ phận Xóa cán bộ/bộ phận Trang 81/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Để thực chức này, người dùng trước hết cần đăng nhập vào giao diện Khai báo cán Trên giao diện Khai báo cán chọn tab quản lý Cán Bộ phận Trên tab quản lý Cán Thực chức Thêm cán bộ, ta tiến hành bước sau: • Đăng nhập vào giao diện Khai báo cán • Trỏ đến Danh sách cán kích chuột vào nút • Nhập thơng tin cán STT: Hệ thống tự động cấp STT Tên Cán bộ: Họ tên Cán Ngày sinh: Ngày tháng năm sinh Cán Giới tính: Nam hay Nữ Địa chỉ: Địa liên lạc Cán Thêm ghi Trang 82/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ Tên đơn vị: Đơn vị Cán trực thuộc (Nhập Tên đơn vị cách ấn nút Danh sách giá trị phím F9 để chọn listbox ấn OK) • Ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi Thực chức Sửa cán bộ, ta tiến hành bước sau: • Đăng nhập vào giao diện Quản lý thơng tin cán • Trỏ đến Danh sách cán chọn cán cần sửa thơng tin • Sửa thông tin cán với trường • Ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi Thực chức Xóa cán bộ, ta tiến hành bước sau: • Đăng nhập vào giao diện Quản lý thơng tin cán • Trỏ đến Danh sách cán chọn cán cần xóa • Ấn nút Xóa ghi để xóa cán • Ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi Trên tab quản lý Bộ phận Thực chức Thêm phận, ta tiến hành bước sau: • Đăng nhập vào giao diện Quản lý thơng tin cán • Trỏ đến Danh sách phận kích chuột vào nút • Nhập thơng tin phận Mã BP Tên phận Thêm ghi Trang 83/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ • Mã BPhận Cha Ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi Thực chức Sửa phận, ta tiến hành bước sau: • Đăng nhập vào giao diện Quản lý thông tin cán • Trỏ đến Danh sách phận chọn phận cần sửa thơng tin • Sửa thơng tin phận với trường • Ấn nút Cất để ghi nhận thay đổi Thực chức Xóa phận, ta tiến hành bước sau: • Đăng nhập vào giao diện Quản lý thơng tin cán • Trỏ đến Danh sách phận chọn phận cần xóa • Ấn nút Ấn nút Xóa ghi để xóa phận Cất để ghi nhận thay đổi 4.6 Sao lưu liệu Cho phép lưu toàn liệu hệ thống cần thiết Để lưu liệu, ta cần thực bước Click chuột vào Menu Hệ thống Chọn Sao lưu liệu File: chương trình hiển thị đường dẫn đến máy chủ chứa liệu lưu (Có thể tự thiết đặt đường dẫn cách ấn nút để dẫn đến địa muốn chứa liệu lưu) Trang 84/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ PHỤ LỤC Một số ý thao tác với chương trình: Giới thiệu cơng cụ chương trình Lưu (Save) In - Thêm Xoá Truy ghi vấn Soạn thảo Danh sách Trợ giúp Thốt chương trình Save: Khi bấm nút tất thao tác liệu ghi lại, thao tác tương đương với thao tác nhấn F10 - In báo cáo, mặt hình - Thêm mới: Thêm ghi Có thể sử dụng phím F6 - Xố ghi: lần nhấn chuột, ghi xố Có thể sử dụng tổ hợp phím: Shift + F6 - Truy vấn: Đưa hình thao tác sang trạng thái chờ truy vấn Ví dụ: Người sử dụng thao tác hình ‘Nhập hồ sơ nhân viên’, song bạn muốn tìm kiếm thơng tin nhân viên có tên “Nguyễn Văn A” Nhấn chuột vào nút ‘Tìm kiếm’ (Hoặc F7) Sau nhập “Nguyễn Văn A” vào ô nhập họ tên, nhấn phím F8 để thực thi truy vấn - Danh sách: Gọi hiển thị danh sách giá trị nhập liệu (phím tương ứng F9) - Soạn thảo: Hiển thị cửa sổ soạn thảo nhỏ, gía trị đưa vào nhập tự động nhận từ cửa sổ soạn thảo Trang 85/86 Hướng dẫn quản lý sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư _ - Trợ giúp: Hiển thị hình trợ giúp người sử dụng q trình thực chương trình - Thốt: Thốt khỏi hình thực Các phím tắt thường sử dụng - F9: Gọi danh sách giá trị cho ô nhập - F10: Ghi lại tất thay đổi liệu, thường sử dụng sau thêm hay sửa đổi liệu - F7: Đưa hình thực sang chế độ truy vấn - F8: Thực truy vấn - F6: Thêm ghi - Shift + F6: Xoá ghi - F1: Trợ giúp - CTRL + F1: Hiển thị lỗi sai thực lệnh Trang 86/86

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	4,38 MB