Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI Shop.ONE TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE MỤC LỤC TỔNG THỂ ỨNG DỤNG A HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG 1.1 Tạo danh sách nhóm khách hàng 1.2 Thêm khách hàng 1.3 Tìm kiếm khách hàng GỬI SMS 2.1 Chọn tập khách hàng nhận tin 2.2 Thống kê tin gửi 12 B NẠP TIỀN 14 Trả phí thuê bao 14 Lịch sử giao dịch 17 C CẤU HÌNH 18 Thông tin chung 18 THIẾT LẬP SĐT/ BRANDNAME GỬI - NHẬN TIN 19 Quản lý mẫu 21 Tài khoản 21 Chi nhánh .22 Lấy mã xác thực 23 Kết xuất liệu 25 Lịch sử thêm KH 28 D HỆ THỐNG BÁN HÀNG 29 I THIẾT LẬP 29 Danh sách kho 29 Nhóm sản phẩm 32 Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE Sản phẩm 35 Thiết lập tem sản phẩm 38 In tem sản phẩm 39 Thiết lập máy in 41 Thông tin hóa đơn 41 Thiết lập chung 42 Quản lý tài khoản 45 10 Phân quyền tài khoản 47 II TỔNG QUAN 52 Mục đích: Cho phép người sử dụng nhìn thấy tổng quan doanh thu cửa hàng 52 III BÁN HÀNG 53 IV KHO HÀNG 54 Nhập mua 54 Điều chuyển hàng hóa 56 Nhập trả hàng 58 Xuất trả hàng 59 Kiểm kê 60 V TIỀN 61 Thu chi 61 Kết ca 62 Lịch sử kết ca 65 Điều chỉnh tiền két 65 VI ĐỐI TÁC 66 Nhóm khách hàng 66 Khách hàng 68 VII BÁO CÁO 72 Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE Báo cáo bán hàng theo hóa đơn 72 Báo cáo bán hàng theo nhân viên 74 Báo cáo bán hàng theo sản phẩm 74 Báo cáo nhập kho 75 Báo cáo xuất kho 76 Báo cáo nhập xuất tồn 77 Báo cáo tồn kho 78 Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm 79 Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn 80 10 Báo cáo công nợ khách hàng 81 TỔNG THỂ ỨNG DỤNG Hai phân hệ dịch vụ Shop.ONE: Hệ thống chăm sóc khách hàng bán hàng A HỆ THỐNG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG KHÁCH HÀNG 1.1 Tạo danh sách nhóm khách hàng B1: Đăng nhập tài khoản shopone.viettel.vn Sau chọn phân hệ nhắn tin chăm sóc khách hàng Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Chọn mục Khách hàng  Tại mục Danh sách nhóm  Chọn nút Tạo nhóm B3: Nhập Tên nhóm  Chọn Thêm để lưu lại 1.2 Thêm khách hàng Thêm khách hàng cách sau: Cách 1: Thêm trực tiếp ( dùng trường hợp bạn thêm Khách hàng với số lượng ) Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B1: Đăng nhập tài khoản shopone B2: Tại mục Khách hàng  Nhập thông tin khách hàng (Số điện thoại, tên, giới tính…) B3: Chọn nút Thêm Cách 2: Thêm từ file excel, dành cho trường hợp thêm nhiều khách hàng lúc B1: Đăng nhập tài khoản shopone B2: Tại mục Khách hàng => Chọn Thêm KH từ Excel B3: Chọn Download template mẫu chưa có file mẫu điền thông tin theo hướng dẫn file lưu lại Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B4: Chọn Browse tới thư mục chứa file excel  Chọn file excel vừa lưu lại bước 3, chọn Nhóm Khách hàng B5: Chọn Thêm để thêm Khách hàng Lưu ý: o Cột SĐT bắt buộc nhập, cột khác bỏ trống o SĐT nhập vào bỏ số "0" đầu, thay số "0" "84" Ví dụ: bạn nhập 0979999999 979999999 84979999999 o Không thay đổi định dạng file template Nếu chép liệu từ file khác sang, lưu ý dán chọn "Paste Special" Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE 1.3 Tìm kiếm khách hàng Sử dụng để tìm kiếm thông tin khách hàng nhanh Ngoài ra, sử dụng kết danh sách khách hàng vừa tìm kiếm để gửi tin nhắn B1: Đăng nhập tài khoản shopone B2: Tại mục Tìm kiếm khách hàng B3: Nhập thông tin (Tên, số điện thoại,…)  Chọn nút Tìm kiếm Kết tìm kiếm khách hàng hiển thị bên phải hình Ngoài ra, chọn vào ô tác vụ để thay đổi thông tin khách hàng GỬI SMS 2.1 Chọn tập khách hàng nhận tin Chọn tập khách hàng gửi tin cách: Cách 1: Gửi SMS theo nhóm Khách hàng B1: Đăng nhập tài khoản shopone B2: Chọn mục Gửi SMS B3: Tại mục Danh sách nhóm => Chọn dấu tích vào Nhóm khách hàng cần gửi tin ( Nếu muốn gửi hết cho tập Khách hàng nhóm ) B4: Chọn nút Gửi SMS cho tập khách hàng Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B5: Sau hình hiển thị bảng Tạo nội dung tin nhắn, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tiêu đề, nội dung tin nhắn…cần gửi o Trường hợp không muốn gửi tin cho khách hàng nhóm chọn Có thể tích chọn ô thao tác => Chọn nút Xóa khách hàng chọn o Tiêu đề: Tên chương trình chủ địa điểm đặt tên (VD : Khuyến ngày 02/09/2013) o Số hiển thị máy người nhận: Là SĐT hiển thị tin nhắn gửi Page of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE o Nội dung: Là nội dung SMS mà chủ địa điểm muốn gửi Chủ địa điểm nhập nội dung tiếng Việt không dấu o Thời gian áp dụng: Từ ngày/tới ngày Đây khoảng thời gian áp dụng KM chủ địa điểm, code KM có giá trị khoảng thời gian Chủ địa điểm nhấn vào biểu tượng lịch để lựa chọn thời gian o Lưu nội dung làm mẫu: Lưu nội dung tin nhắn vừa nhập làm mẫu để sử dụng sau o Ngày gửi/Giờ gửi tin nhắn vào thời điểm: Là ngày/giờ mà chủ địa điểm muốn gửi thông báo Chủ địa điểm nhấn vào biểu tượng lịch để lựa chọn thời gian o Loại chương trình: Thông báo Khuyến Khuyến có kèm mã code nội dung tin nhắn Cách 2: Gửi theo Khách hàng riêng lẻ B1: Tại mục Tìm kiếm KH điền thông tin KH cần gửi SMS ( tên, sđt ) B2: Chọn Gửi SMS cho danh sách KH B3: Sau hình hiển thị bảng Tạo nội dung tin nhắn, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tiêu đề, nội dung tin nhắn…cần gửi giống bước cách Cách 3: Gửi SMS từ file excel B1: Chọn mục Gửi SMS B2: Tại hình bên phải chọn Gửi SMS từ file excel Page 10 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Chọn Thêm => Tại bảng thêm Khách hàng nhập đầy đủ thông tin KH: số điện thoại, tên,… B3: Sau nhập xong chọn Thêm mới, hình xuất bảng thông báo thêm KH thành công Page 69 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE Cách 2: Nếu thêm KH với số lượng nhiều thêm file excel B1: Vào Đối tác => Chọn Khách hàng B2: Chọn Import Excel B3: Download file mẫu, nhập đầy đủ thông tin Khách hàng theo hướng dẫn file B4: Chọn file import B3 để import danh sách khách hàng vào phần mềm Page 70 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE 2.2 Tìm kiếm Chức giúp bạn tìm kiếm Khách hàng nhanh B1: Vào Đối tác => Chọn Khách hàng B2: Nhập Tên, số điện thoại => Tìm kiếm B3: Vào ô tác vụ để sửa xóa Khách hàng Chọn xuất file excel muốn xuất file excel Page 71 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE VII BÁO CÁO Báo cáo bán hàng theo hóa đơn Giúp thống kê doanh thu hóa đơn theo ngày, theo loại nhân viên theo khách hàng B1: Chọn mục Báo cáo => Chọn tiếp Báo cáo theo hóa đơn B2: Chọn loại nhân viên => Chọn tiếp nút Xem B3: Hiển thị kết tương ứng Page 72 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B4: Chọn nút Xem để xem chi tiết hóa đơn Page 73 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE Báo cáo bán hàng theo nhân viên Thống kê doanh thu bán hàng theo nhân viên B1: Chọn mục Báo cáo B2: Chọn tiếp Báo cáo bán hàng theo nhân viên B3: Chọn loại nhân viên thời gian cụ thể mà nhân viên bán hàng B4: Chọn nút Xem Báo cáo bán hàng theo sản phẩm Giúp thống kê doanh thu theo sản phẩm, theo nhóm hàng Cho biết thông tin: Đơn vị tính, số lượng bán, số lượng tồn, tổng chiết khấu mặt hàng, tổng chiết khấu hóa đơn, tổng tiền bán sản phẩm B1: Chọn mục Báo cáo B2: Chọn tiếp Báo cáo bán hàng theo sản phẩm Page 74 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B3: Chọn khoảng thời gian từ ngày, đến ngày Nhập tên/mã sản phẩm Tiếp theo chọn nhóm sản phẩm B4: Chọn nút Xem Báo cáo nhập kho Giúp thống kê sản phẩm nhập vào kho B1: Chọn báo cáo => Chọn báo cáo Nhập kho Page 75 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Tại bảng Báo cáo nhập kho, nhập tên sản phẩm, Chọn Kho, nhóm sản phẩm muốn tìm kiếm B3: Chọn nút Xem xuất Excel để lưu lại Báo cáo xuất kho Giúp thống kê sản phẩm xuất theo kho, loại hình xuất kho, nhóm sản phẩm, chứng từ, mã/tên sản phẩm, loại hình xuất kho Có loại hình xuất kho sau: o Xuất điều chuyển o Xuất bán o Xuất bán sỉ o Xuất trả hàng o Xuất điều chỉnh B1: Chọn báo cáo Chọn tiếp báo cáo xuất kho Page 76 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Nhập thông tin tương ứng Chọn nút Xem Báo cáo nhập xuất tồn Giúp thống kê số lượng tồn đầu kỳ cuối kỳ kho giai đoạn B1: Chọn mục Báo cáo Chọn tiếp Báo cáo nhập xuất tồn B2: Nhập thông tin từ ngày, đến ngày mã/tên sản phẩm, nhóm sản phẩm, chọn kho B3: Check/không check phát sinh kì Có trường hợp: TH1: Nếu có check xem sản phẩm có phát sinh kì Thì kết hiển thị sản phẩm có phát sinh tăng/phát sinh giảm Page 77 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE TH2: Nếu không check sản phẩm phát sinh kì Thì kết hiển thị tất sản phẩm nhập/xuất kho B4: Chọn nút Xem Kết hiển thị sau: Báo cáo tồn kho Giúp thống kê số lượng sản phẩm lại kho Ngoài ra, thống kê theo nhóm sản phẩm kho cụ thể B1: Chọn mục báo cáo Chọn tiếp báo cáo tồn kho Page 78 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Nhập mã/tên sản phẩm Chọn nhóm sản phẩm, kho B3: Chọn nút Xem Kết hiển thị sau: Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm Giúp thống kê lợi nhuận thu sản phẩm B1: Chọn mục báo cáo Chọn tiếp Báo cáo lợi nhuận theo sản phẩm Page 79 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Chọn thời gian từ ngày, đến ngày Chọn nhóm sản phẩm B3: Chọn nút Xem Kết hiển thị sau: Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn Giúp thống kê lợi nhuận thu hóa đơn B1: Chọn Báo cáo -> Chọn Báo cáo lợi nhuận theo hóa đơn Page 80 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE B2: Chọn thời gian từ ngày, đến ngày Nhập mã/tên khách hàng Chọn loại nhân viên B3: Chọn nút Xem Kết hiển thị sau: 10 Báo cáo công nợ khách hàng Giúp thông kê chi tiết công nợ khách hàng Chọn phương thức toán dư nợ theo cách: Cách 1: Tự động toán theo hóa đơn từ cũ đến Thực theo thứ tự toán hóa đơn cũ trước, toán xong hóa đơn mới toán B1: Chọn Báo cáo Chọn tiếp Báo cáo công nợ khách hàng B2: Nhập tên/số điện thoại khách hàng Chọn nút Xem Page 81 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE Kết tổng quan công nợ khách hàng hiển thị sau: B3: Chọn để xem chi tiết công nợ cho khách hàng B4: Chọn chứng từ khách hàng muốn toán Chọn tiếp nút Xem B5: Nhập Số tiền toán -> Chọn Thanh toán B6: Chọn tiếp Lưu Page 82 of 83 Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Shop.ONE Cách 2: Thực toán theo hóa đơn B1: Check chọn Thanh toán theo số hóa đơn B2: Nhập số tiền khách hàng toán B3: Chọn nút Lưu Page 83 of 83