HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH http://qlvbdh.bacninh.gov.vn Bắc Ninh, tháng 06 năm 2013 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH MỤC LỤC Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 1: GIỚI THIỆU Giới thiệu chung phần mềm 1.1 Tên phần mềm Tên phần mềm “Chương trình quản lý hồ sơ công việc”, phần mềm phục vụ tác nghiệp cho cán quan 1.2 Mô tả chung phần mềm Hệ thống quản lý hồ sơ công việc sản phẩm phần mềm chạy webbase thực việc quản lý vận hành quy trình xử lý công việc quan, giúp cho cán xử lý tác nghiệp nhanh chóng, thuận lợi Hệ thống xây dựng nhằm giải toán quản lý tài liệu, văn bản, trình xử lý quy trình thực phần mềm hỗ trợ để đáp ứng nhiệm vụ tác nghiệp cán quan 1.3 Mục đích ứng dụng phần mềm Phần mềm sử dụng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc cán bộ, viên chức nhà nước việc luân chuyển xử lý tài liệu, văn tỉnh Bắc Ninh Giúp cho việc quản lý, điều hành, tác nghiệp thuận lợi nhanh chóng Tiến tới tham gia vào phủ điện tử theo chủ trương nhà nước Các nhóm người sử dụng 2.1 Văn thư Trong quan, tổ chức, văn thư nhóm chuyên trách công việc tiếp nhận công văn, tài liệu, loại giấy tờ bao gồm đơn người dân gửi lên Công việc hệ thống thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Các chức hệ thống bao gồm: • Tiếp nhận văn bản, hồ sơ • Trình lãnh đạo phê duyệt • Phân phát tài liệu, công văn • Gửi văn đích danh Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 2.2 Chuyên viên Chuyên viên thành viên phòng quan, nhóm đông đảo chịu trách nhiệm thực công việc nhiều từ lãnh đạo giao xuống Mỗi chuyên viên có lực nghiệp vụ chuyên môn khác để giải công việc cụ thể quan Trong hệ thống, chuyên viên thực chức xử lý chuyên môn trước gửi sau nhận nhiệm vụ giao từ lãnh đạo cấp Các chức hệ thống bao gồm: • Tạo văn • Gửi lãnh đạo phòng • Tạo hồ sơ công việc • Gửi văn đích danh 2.3 Lãnh đạo phòng Lãnh đạo phòng phận trưởng phòng quan, phận có trách nhiệm giao việc, giám sát quản lý chuyên viên phòng Trong hệ thống, cấu phân chia Chuyên viên nhận nhiệm vụ báo cáo kết lên lãnh đạo phòng Các chức hệ thống bao gồm: • Trình lãnh đạo quan • Duyệt ký nháy văn • Phát phát yêu cầu xử lý • Gửi văn đích danh 2.4 Lãnh đạo quan Lãnh đạo quan nhóm người lãnh đạo cao sở quan Mọi công việc quan nhóm định đạo xuống cấp bên để thực Trong hệ thống ứng dụng, nhóm chủ yếu giám sát thông tin xử lý đạo xuống bên nhận báo cáo từ lên Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Các chức hệ thống bao gồm: • Bút phê, đạo • Duyệt, ký tên cho văn Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG Các thành phần phần mềm 1.1 Văn đến Văn đến văn chuyển đến từ hệ thống hay chuyển từ đối tượng khác hệ thống đến cho người dùng Văn đến công văn, tài liệu,… 1.2 Văn Văn văn tạo lập người dùng đó, sau chuyển cho đối tượng khác hệ thống gửi Văn đi, theo nghĩa văn dự thảo, văn dự thảo đầu vào để trở thành văn bản, công văn 1.3 Văn dự thảo Là văn người dùng soạn thảo đăng ký vào hệ thống để gửi lên cấp phê duyệt cho xuất hay công bố rộng rãi 1.4 Văn ban hành Văn ban hành văn cấp duyệt công bố, xuất Văn ban hành có hai mức văn ban hành rộng rãi quan ban hành nội quan 1.5 Văn bút phê Văn bút phê văn chuyên viên gửi lên lãnh đạo duyệt duyệt, bước trước cho văn ban hành 1.6 Văn không xử lý Văn không xử lý văn đến mà không cần phải xử lý theo nội dung (không có yêu cầu xử lý), người dùng có cờ đánh dấu văn không xử lý 1.7 Văn mẫu Văn mẫu văn soạn sẵn theo cấu trúc bố cục chuẩn để dùng sau 1.8 Văn cấp số Văn cấp số văn duyệt gửi cho văn thư thực cấp số hiệu Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH để công bố 1.9 Văn chuyển Là văn qua bước xử lý người sử dụng chuyển cho đối tượng người dùng khác hệ thống 1.10 Sổ công văn đến Sổ công văn đến tập hợp công văn đến, tài liệu đến 1.11 Sổ công văn Sổ công văn tập hợp công văn, tài liệu 1.12 Hồ sơ văn Là toàn yếu tố liên quan đến trình xử lý công việc nội dung văn bản, bao gồm văn đến, văn đi, lịch sử xử lý, phiếu trình, duyệt,… 1.13 Nhân Là đối tượng sử dụng hệ thống, lưu quản lý toàn thông tin người dùng hệ thống 1.14 Tủ văn Tủ văn nơi để chứa tài liệu nhân tự thêm vào Có tủ văn “Tủ văn cá nhân” “ Tủ văn phòng” Để vào tủ văn bản, menu trái, nhân bấm vào menu để vào tủ văn cá nhân tủ văn phòng Mỗi cá nhân có quyền quản trị thư mục “Tủ văn cá nhân” riêng cá nhân Đối với “Tủ văn phòng” riêng lãnh đạo phòng có quyền quản trị tủ văn Để xem văn tủ văn bản, chọn tủ văn cần xem ví dụ chọn xem Tủ văn 2012 bấm vào hiển thị văn có tủ Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.1: Màn hình thư mục tủ văn cá nhân Muốn thêm sửa mục tủ văn bản, người dùng bấm vào Sau bấm xong, xuất hình hiển thị danh sách thư mục tủ hồ sơ Muốn sửa mục nào, bấm vào mục để sửa Nếu muốn thêm thư mục, hình bên phải, phần “Thêm tủ cá nhân” điền tên thư mục vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau chọn xong bấm để thêm Hình 1.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn cá nhân Nếu muốn sửa tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên tủ văn vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau chọn xong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa tủ bấm chọn để xóa Hình 1.3: Màn hình quản lý thư mục tủ văn cá nhân Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Để chuyển văn sang tủ văn khác, chọn văn cách bấm vào ô checkbox bấm vào Khi hình xuất thêm cửa sổ Nếu có tủ văn cần chuyển bấm vào tủ bấm , không muốn chuyển bấm chọn Sau bấm “Lựa chon” hình hiển thị thông báo chuyển thành công Trường hợp tủ văn chưa có người dùng “Thêm tủ văn cá nhân” Hình 1.4 : Chuyển văn sang tủ văn khác Khi muốn xóa văn khỏi Tủ hồ sơ , chọn vào văn đó( bấm vào ô checkbox ) bấm chọn Với tủ văn cá nhân, người có tủ văn riêng người nhìn thấy tủ văn Với tủ văn phòng, nhân sử phòng nhìn thấy tủ văn Để thêm văn vào tủ văn bản, giao diện danh sách văn Bấm chọn văn muốn thêm vào tủ ( bấm vào nút checkbox ) bấm vào Khi hình xuất thêm cửa sổ Chọn tủ văn để lưu vào bấm , không muốn thêm chọn Sau bấm “Lựa chọn” hình hiển thị thông báo chuyển thành công, bấm tiếp vào “OK” hình thêm vào tủ thành công Trường hợp muốn tạo tủ văn để thêm văn vào người dung “Thêm tủ văn cá nhân” Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.5 : Thêm văn vào tủ văn 1.15 Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ dùng để lưu hồ sơ công việc liên quan tới nhân Tủ hồ sơ bao gồm “Tủ hồ sơ cá nhân” “Tủ hồ sơ phòng” Để sử dụng tủ hồ sơ, menu trái , người dùng bấm chọn để vào mục tủ Mỗi cá nhân có quyền quản trị thư mục “Tủ hồ sơ cá nhân” riêng cá nhân Đối với “Tủ hồ sơ phòng” riêng lãnh đạo phòng có quyền quản trị tủ hồ sơ Muốn thêm sửa mục tủ hồ sơ, người dùng bấm vào trang danh sách tủ hồ sơ cá nhân danh sách tủ hồ sơ phòng Sau bấm xong, xuất hình hiển thị danh sách thư mục tủ hồ sơ có mục “Thêm tủ hồ sơ phòng” Tại mục “Thêm tủ hồ sơ phòng” điền tên tủ hồ sơ vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau bấm chọn để thêm 10 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 4.5 Quản lý hợp đồng Chức cho phép người quản trị quản lý hợp đồng lao động nhân Để sử dụng chức này, người quản trị nhấn vào biểu tượng “Quản lý nhân sự” menu trái Giao diện quản lý tương tự quản lý chức khen thưởng Tab 4.6 Quản lý lịch nghỉ phép Chức cho phép người quản trị quản lý nghỉ phép nhân Để sử dụng chức này, người dùng nhấn vào biểu tượng “Quản lý nhân sự” menu trái Giao diện quản lý tương tự quản lý chức khen thưởng Tab 4.7 Tìm kiếm thông tin nhân Sau thời gian sử dụng, lượng liệu nhiều lên, việc quản lý danh sách thông tin nhân phức tạp đòi hỏi việc lưu trữ thông tin phải có hệ thống Tìm kiếm chức cần thiết tất yếu giúp việc quản lý dễ dàng nhanh chóng Hệ thống cung cấp chức tìm kiếm với giao diện dễ sử dụng giúp người dùng dễ dàng tìm thông tin cần thiết Để sử dụng chức “Tìm kiếm nhân sự”, người dùng chọn Tab “Quản lý nhân sự” menu trái Giao diện trang tìm kiếm chia làm phần: Phần chứa điều khiển, giúp người dùng lọc kết tìm kiếm phần chứa liệu hiển thị 66 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Người quản trị nhập từ khóa tìm kiếm vào ô văn để tìm kiếm tất liệu tìm kiếm lọc cách giới hạn tìm kiếm nhờ việc chọn điều kiện lọc theo quan đơn vị, theo phòng ban, theo chức vụ ngày sinh Cách tìm kiếm lọc tối ưu cho kết tìm kiếm nhanh chóng, xác Khi có nhu cầu cập nhật thông tin nhân sự, kết tìm kiếm trả về, người dùng thay đổi thông tin hồ sơ nhân cách nhấn vào biểu tượng liệu lưới Muốn xóa hồ sơ nhân sự, người quản trị chọn biểu tượng dòng liệu tương ứng Người quản trị dễ dàng thay đổi thông tin nhân giao diện “Cập nhật thông tin nhân sự” 67 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 4.8 Quản lý chức danh Chức danh vị trí nhân quan, tùy theo chức danh mà nhân có quyền hệ thống Để quản trị chức danh,tại menu trái người quản trị bấm chọn chức , hình bên phải hiển thị danh sách chức có hệ thống Hình 6.2 : Màn hình hiển thị danh sách chức danh Để thêm chức danh, người quản trị bấm vào nút hình Màn hình thêm chức danh xuất phía 68 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 6.3 : Màn hình thêm chức danh Để sửa thông tin chức danh bấm vào nút sửa xong ấn , hình sửa chức xuất Sau để lưu lại Hình 6.4 : Màn hình sửa chức danh Muốn xóa chức danh, bấm vào nút để xóa 4.9 Quản lý nhóm chức danh Nhóm chức danh dùng để phân chức danh thành thừng nhóm VD: nhóm lãnh đạo, nhóm chuyên viên,… Mỗi nhóm chức danh có nhiệm vụ riêng hệ thống 69 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 6.5 : Màn hình danh sách nhóm chức Khi muốn thêm nhóm chức danh, người quản trị bấm vào , hình thêm nhóm chức danh xuất Điền đầy đủ thông tin bấm để lưu lại Hình 6.6 : Màn hình thêm nhóm chức danh Để sửa thông tin nhóm chức danh bấm chức danh, sau sửa thông tin nhóm bấm để sửa Tại hình sửa nhóm để lưu thông tin lại 70 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 6.7 : Màn hình sửa nhóm chức danh Để xóa nhóm chức danh, bấm để xóa Quản lý tin tức Tin tức đăng hệ thống người quản trị quản lý mục quản trị hệ thống Tin tức quản lý bao gồm viết, chuyên mục tin, ý kiến phản hồi người dùng 5.1 Quản lý danh sách viết Hệ thống cho phép người quản trị quản lý danh sách viết cho phép đăng viết, lên trang chủ làm tin bật Để quản lý viết, menu trái, người dùng nhấn lý tin tức” Để thêm viết, người dùng nhấn vào biểu tưởng viết để người dùng thao tác Tab “Quản , giao diện thêm 71 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Người quản trị chọn danh mục tin hiển thị cho viết, nhập thông tin: tiêu đề, tác giả, ngày đăng, trạng thái hiển thị cho viết Nhấn “Thêm mới” để lưu viết, “Nhập lại” để nhập lại thông tin Để xóa viết, người quản trị chọn vào ô checkbox tương ứng viết lưới liệu nhấn vào biểu tượng Khi muốn hiển thị viết theo nhóm chuyên mục tin, người quản trị chọn nhóm chuyên mục hộp dropdown 5.2 Quản lý viết chờ duyệt Bài viết muốn hiển thị lên website phải người phụ trách duyệt Trạng thái viết chờ trạng thái trước quản lý viết Để quản lý viết chờ, chọn 5.3 tab “Quản lý tin tức” Quản lý phản hồi Mỗi viết đăng lên website cho phép người xem đóng góp thông tin phản hồi Thông tin phản hồi ý kiến người xem viết đăng Để quản lý thông tin phản hồi, người quản trị chọn “Quản lý tin tức” tab 72 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Danh sách phản hồi bao gồm thông tin: tên viết có phản hồi, tiêu đề phản hồi, ngày phản hồi, cho phép đăng hay không đăng phản hồi Muốn xem nội dung phản hồi, người quản trị nhấn chuột vào tên tiêu đề phản hồi Màn hình quản trị xuất cửa sổ chứa thông tin chi tiết nội dung phản hồi: tên người gửi phản hồi, email, nội dung chi tiết phản hồi Hế thống hỗ trợ người quản trị in thông tin phản hồi dạng tệp tin *.pdf Để thực chức này, người dùng nhấn vào “In ấn” cửa sổ thông tin chi tiết phản hồi Lưu ý, máy người dùng có cài đặt trình đọc tệp tin pdf hệ thống sử dụng trình đọc để tạo tệp tin *.pdf Nếu máy người dùng không cài đặt trình đọc pdf hệ thống sử dụng trình đọc ghi file mặc định để tạo tệp tin có đuôi mở rộng *.ops *.xps để ghi thông tin phản hồi 73 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 5.4 Quản lý chuyên mục tin Chuyên mục tin nhóm tin tức, chuyên mục tin để nhóm lọc viết Các viết xếp hiển thị theo chuyên mục tin Để quản trị chuyên mục tin, người dùng nhấn vào tin tức” tab “Quản lý Quản trị danh mục tin hoàn toàn tương tự quản trị danh mục trình bày Kiến thức – Kinh nghiệm Tài liệu, văn pháp quy Thư viện tài liệu nơi lưu trữ tất tài liệu đăng tải lên website, gọi tài nguyên website Tài liệu, thông tin lưu trữ theo chuyên mục để người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết Để vào thư viện tài liệu, người dùng nhấn vào biểu tượng góc bên phải hình chính, chọn “Thư viện tài liệu” Giao diện chia làm phần: cột phía trái danh mục nhóm chuyên mục tài liệu số tài liệu có nhóm, cột phía bên phải danh sách tài liệu nhóm tài liệu 74 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Nhấn vào biểu tượng để xem tài liệu Nhấn vào tên tài liệu để tải tài liệu Muốn tìm kiếm tài liệu, người dùng nhập từ khóa tên tài liệu vào ô văn nhấn “Tìm kiếm” Để quản trị thư viện tài liệu, giao diện quản trị, người dùng chọn tab “Thư viện tài liệu” Quản lý thư viện tài liệu bao gồm quản lý lĩnh vực tài liệu danh sách tài liệu 7.1 Quản lý lĩnh vực tài liệu Trong tab “Thư viện tài liệu”, người dùng chọn Các thao tác quản trị thêm, sửa, xóa lĩnh vực tài liệu tương tự quản trị danh mục trình bày 7.2 Quản lý danh sách tài liệu Danh sách tài liệu tất tài liệu thuộc lĩnh vực tài liệu Trong tab “Thư viện tài liệu”, người dùng chọn 75 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Tài liệu phân loại theo lĩnh vực tài liệu Người dùng lọc hiển thị cách nhấn vào hộp dropdown lĩnh vực Các thao tác quản trị thêm, sửa, xóa lĩnh vực tài liệu tương tự quản trị danh mục trình bày Thư viện ảnh Thư viện ảnh nơi lưu giữ lại hình ảnh quan, nhân viên quan hoạt động quan Chương trình cho phép người quản trị tải hình ảnh lên thư viện ảnh phục vụ việc lưu trữ chung để cá nhân quan xem lại Để vào thư viện ảnh, người dùng nhấn vào biểu tượng góc bên phải hình chính, chọn “Thư viện ảnh” 76 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Danh sách album ảnh xuất hiện, người dùng chọn album để xem toàn ảnh album Để quản trị danh sách thư viện ảnh, giao diện quản trị, người quản trị chọn tab “Thư viện ảnh” 77 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Thông tin thư viện ảnh bao gồm: tên album ảnh, số ảnh album, trạng thái hiển thị Người quản trị quản trị trạng thái hiển thị thư viện ảnh, cho phép trang chủ cách chọn hộp dropdown tương ứng Muốn thêm thư viện ảnh, người dùng nhấn vào diện danh sách thư viện ảnh chọn giao diện quản trị giao tab “Thư viện ảnh” Người quản trị nhập tên thư viện ảnh cần tạo, trạng thái hiển thị nhấn “Thêm mới” để lưu, nhấn “Nhập lại” để thao tác lại Thao tác sửa, xóa thư viện ảnh hoàn toàn tương tự việc quản trị danh mục liệu trình bày Để thêm ảnh cho album, người quản trị chọn ảnh” tab “Thư viện 78 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Muốn thêm ảnh cho album ảnh nào, người quản trị chọn thư viện ảnh hộp dropdown tiến hành chọn file ảnh Nhấn “Thêm mới” để tải ảnh lên album Thăm dò ý kiến Khi có vấn đề cần thăm dò ý kiến đóng góp người xem, chương trình cung cấp chức “Thăm dò ý kiến” giúp người quản trị xây dựng nhanh câu hỏi thăm dò, lấy ý kiến góp ý Để sử dụng chức “Thăm dò ý kiến”, menu quản trị, người dùng chọn tab “Thăm dò ý kiến” Nhấn “Danh sách thăm dò” để xem danh sách thăm dò tạo trước Danh sách thăm dò ý kiến chứa thông tin : tên thăm dò, loại thăm dò, trạng thái, ngày kết thúc thăm dò Người quản trị thêm thăm dò cách nhấn lưới liệu menu trái 79 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Xin chân thành cảm ơn! 80 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn [...]... TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH 2 Chức năng xử lý của Văn thư 2.1 Tiếp nhận văn bản Khi có văn bản đến ,văn thư sẽ tiếp nhận văn bản đó và thêm văn bản vào trong hệ thống Hình 2.1 : Chức năng tiếp nhận văn bản đến Sau khi bấm vào chức năng “Tiếp nhận văn bản đến”, sẽ hiện ra màn hình thêm văn bản 16 Hỗ trợ... mục 2.4 Cất văn bản Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc, không cần xử lý gì đối với các văn bản này.Ví dụ các văn bản luật … Để thực hiện cất văn bản, văn thư cần bấm vào nút sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến Văn bản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản 2.5 Thêm mới văn bản đi Sau khi bấm, văn bản Sau khi hồ sơ công việc hoàn thành, văn bản dự thảo được... trang chi tiết văn bản đi Tại trang văn thư có thể cấp lại số cho văn bản, phát hành văn bản Để cấp lại số văn thư cần bấm chọn , màn hình sẽ chuyển lại về trang cấp số văn bản đi để văn thư nhập lại thông tin Để phát hành văn bản, văn thư bấm 24 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH ... LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.10 : Màn hình thêm hồ sơ vào tủ 1.16 Tìm kiếm văn bản Sau một thời gian sử dụng, số lượng văn bản lưu trữ trong hệ thống sẽ tăng lên, để hỗ trợ tìm kiếm văn bản, người dùng có thể sử dụng chức năng tìm kiếm văn bản Tại mỗi trang trong mục , người dùng đều có thể sử dụng chức... xử lý Tại mục nơi chứa các văn bản đã được cấp số và đang chờ phát hành Bấm chọn vào văn bản cần phát hành 23 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 2 10: Màn hình danh sách văn bản chờ phát hành Sau khi chọn văn bản để phát hành. .. hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 2.2 : Màn hình nhập văn bản đến mới Tất cả những văn bản chưa được xem bởi những người có thẩm quyền trong hệ thống là những văn bản có màu đỏ in đậm Khi người dùng nhấn vào văn bản để mở văn bản đó ra, thì trạng thái của văn bản chuyển thành “Đã đọc” và sẽ không có... Khi 1 văn bản có nội dung sai hay gặp 1 lỗi nào đó không còn chính xác, người văn thư có thể bấm vào nút để hủy văn bản này Văn bản sau khi đã hủy sẽ không còn chức năng gì nữa Các thao thác trên văn bản bị hủy sẽ không có tác dụng Hình 2.6 : Màn hình thực hiện hủy văn bản Sau khi nhập lý do hủy văn bản, văn thư cần bấm vào nút Nếu không muốn hủy văn bản này, văn thư bấm vào nút lại để hủy văn bản để...TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.6 : Màn hình quản lý thư mục tủ hồ sơ và thêm mới tủ hồ sơ Muốn sửa tủ hồ sơ nào nào, bấm vào tủ đó để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ phòng điền tên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon thư mục cha cho tủ đó Sau khi chọn xong bấm màn hình trái và nhấn để sửa lại Nếu... Danh sách các văn bản đến đã được tạo 2.2 Chuyển lãnh đạo cơ quan Khi bộ phận văn thư đã lưu văn bản đến vừa tiếp nhận Các văn bản sẽ được hiển thị trong danh sách các văn bản đến Để chuyển văn bản đến vừa tạo cho lãnh đạo cơ quan xem Người văn thư cần bấm vào văn bản đó Hình 2.4 : Mở một văn bản đến Tại màn hình hiển thị nội dung văn bản, người văn thư bấm vào chức năng để chuyển văn bản này cho lãnh... mở văn bản đó ra nhưng chưa kịp đọc hoặc văn bản chưa được xử lý, người dùng có thể thay đổi trạng thái “Đã đọc” hoặc “Chưa đọc” của văn bản bằng cách chọn văn bản đó và nhấn muốn đánh dấu, người dùng chọn hoặc hoặc Những văn bản quan trọng để bỏ đánh dấu 17 Hỗ trợ kỹ thuật: Hotline: 04 2245 5615; 091 298 8696 – Email: hienhm@iforce.com.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH