TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TDOFFICE

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT & TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TDOFFICE - Lưu hành nội Điện Biên, năm 2019 MỤC LỤC Truy cập hệ thống Đăng nhập Giao diện, chức 3.1 Trang chủ 3.2 Đổi mật khẩu, Đăng xuất 3.3 Danh mục 3.4 Văn đến 3.5 Xử lý công việc 10 3.6 Văn 10 Các nút lệnh thường dùng 12 II - QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN 12 Vị trí Văn thư quan/đơn vị 12 1.1 Bao gồm chức năng: 12 1.2 Các chức 13 Vị trí Lãnh đạo quan/đơn vị 18 Vị trí Lãnh đạo phịng chun mơn 20 Vị trí Chuyên viên 20 4.1 Xử lý văn đến 20 4.2 Phối hợp xử lý 21 4.3 Văn để biết 22 III- QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI 23 Vị trí Chuyên viên 23 Vị trí Lãnh đạo phịng chun mơn 25 Vị trí Lãnh đạo quan/đơn vị 26 IV- MỘT SỐ ỨNG DỤNG THƯỜNG DÙNG 28 Tạo Hồ sơ, Phiếu yêu cầu xử lý công việc 28 1.1 Phiếu yêu cầu: 28 1.2 Hồ sơ xử lý công việc, giải công việc, văn liên quan 29 Tra cứu văn 29 2.1 Văn đến 29 2.2 Văn 30 2.3 Thông tin tổng hợp 31 Văn phối hợp, xem để biết 31 TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 3.1 Văn đến 32 3.2 Xử lý công việc 33 * Tổng hợp ý kiến đóng góp 35 3.3 Văn 35 Cài đặt phần mềm chỉnh sửa văn 36 Cài đặt phần mềm điện thoại thông minh 38 V HƯỚNG DẪN ỨNG DỤNG CHỮ KÝ SỐ CHUYÊN DÙNG 41 Nguyên tắc chung 41 Hướng dẫn cài đặt, cấu hình, sử dụng thiết bị ký số điện tử eToken 42 2.1 Cài đặt trình điều khiển thiết bị eToken 42 2.2 Đổi tên cho thiết bị eToken 45 Ký số điện tử phần mềm TD-Office 50 4.1 Cài đặt, cấu hình thơng tin ký số điện tử 50 Cấu hình quản trị hệ thống 50 Cài đặt, cấu hình người dùng ký số 51 Hướng dẫn sử dụng chữ ký, dấu điện tử 57 4.2.1 Lãnh đạo ký duyệt văn điện tử 57 4.2.2 Văn thư chứng thư số ban hành văn 60 TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG I- HƯỚNG DẪN CHUNG Truy cập hệ thống Sử dụng trình duyệt Internet Explorer, Firefox, Chrome… truy cập địa chỉ: THEO THÔNG TIN ĐỊA CHỈ VÀ MẬT KHẨU DO QUẢN TRỊ CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP Khuyến cáo: với Windows 10 có phần mềm virus defender windows 10 nên dùng trình duyệt Cốc Cốc để sử dụng hệ thống Nhập theo địa quản trị đơn vị cung cấp Đăng nhập ➢ Tên đăng nhập: Là địa đăng nhập TDoffice sử dụng Cơ quan ➢ Mật khẩu: Là mật cấp người dùng (mặc định 1) Nếu khơng nhớ khơng biết mật liên hệ quản trị để trợ giúp Lưu ý: Cần đổi mật sau đăng nhập để đảm bảo mật ➢ Chọn để lưu mật cho lần đăng nhập sau Chọn “Đăng nhập” Lưu ý: Nếu thấy báo “Không đăng nhập được”, “Sai mật khẩu” cần kiểm tra lại thông tin khai báo liên hệ Quản trị viên để hỗ trợ Giao diện, chức 3.1 Trang chủ Là giao diện mặc định ban đầu để người dùng thuận tiện thao tác chức phần mềm như: Văn đến, văn đi, xử lý công việc,… TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Chức Nhiệm vụ 3.2 Đổi mật khẩu, Đăng xuất Phần mềm cho phép người dùng phép Đăng xuất/Đổi mật Đổi mật người dùng - Để đăng xuất khỏi phiên làm việc phần mềm chọn - Để đổi mật chọn Điền mật cũ lần mật theo yêu cầu hệ thống → chọn Chấp nhận để xác nhận yêu cầu đổi mật Lưu ý: Mật cập nhật sau vài phút 3.3 Danh mục Cho phép người dùng tải văn mẫu, ủy quyền xử lý văn Lưu ý: Quản trị/Văn thư quan/đơn vị có quyền chỉnh sửa danh mục thông tin văn liên quan TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Quản trị/Văn thư tổ chức danh mục cho thuận tiện cho trình nhập văn Sau số danh mục chính: ➢ Sổ văn bản: Liệt kê loại Sổ văn (văn đi/đến) Tuỳ vào tình hình thực tế Văn thư quản lý/thiết lập Sổ văn đơn vị Thêm mới: Trong giao diện Sổ văn chọn Nhập Nhập đầy đủ thông tin liên quan → Lưu TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ➢ Loại văn bản: Quản lý/thiết lập thể loại văn nhằm hỗ trợ nhập liệu nhanh, đồng cho văn đến/đi Đồng thời cho phép thiết lập hạn xử lý loại văn (nếu có) ➢ Số ký hiệu: Quản lý/thiết lập kiểu liệu Số ký hiệu văn mặc định ➢ Lĩnh vực văn bản: Quản lý/thiết lập Lĩnh vực văn ➢ Độ mật, Độ khẩn: Phân loại văn theo mức độ để phân biệt với văn thông thường, văn quy phạm pháp luật hay văn hành Các loại văn phải lưu trữ bảo quản riêng theo quy định ➢ Cấp quan: Thiết lập phân cấp nhóm quan để tiện theo dõi, quản lý (Ví dụ: Trung ương/tỉnh/địa phương/Sở, ban, ngành) TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG ➢ Cơ quan ngồi: Quản lý/ thiết lập danh sách quan theo phân cấp quan ➢ Đơn vị nội cấp 1: Phòng/ban/đơn vị trực thuộc quan chịu trách nhiệm sử dụng phần mềm ➢ Đơn vị nội cấp 2: Phòng/ban/đơn vị trực thuộc Đơn vị nội cấp ➢ Cơ quan ban hành VB: Quản lý/thiết lập danh sách quan ban hành văn TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG đến/đi ➢ Danh sách chức vụ: Liệt kê chức vụ cán quan ➢ Mẫu văn bản: Quản lý/thiết lập văn mẫu cho đơn vị (Quản trị viên) ➢ Ngày lễ tết năm: Khai báo ngày lễ tết nghỉ theo quy định nhằm phục vụ cho việc tính hạn xử lý văn bản, (nếu thời gian xử lý văn có ngày lễ hạn xử lý tự động bỏ qua ngày cộng thêm hạn xử lý vào ngày tiếp theo) 3.4 Văn đến Văn thư quan/đơn vị TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 10 Là đầu mối tiếp nhận văn điện tử trực tuyến hệ thống liên thông người khai báo/nhập văn tiếp nhận thủ công thành văn điện tử đơn vị Có quyền quản lý văn đến toàn quan/đơn vị (kể văn bị loại bỏ) Văn thư/Lãnh đạo/Chuyên viên có quyền xem/xử lý văn liên quan đến người dùng theo phân cấp quản lý yêu cầu thực tế quan/đơn vị Lưu ý: Ngoài việc tra cứu văn liên quan trực tiếp người dùng Quản trị viên có quyền cấu hình mở rộng quyền tra cứu văn không liên quan trực tiếp người dùng theo yêu cầu tình hình thực tế đơn vị 3.5 Xử lý công việc Chuyên viên Lãnh đạo 3.6 Văn Lãnh đạo ký duyệt TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 48 Bước 3: Chọn “Đổi mật token” Điền thông tin đổi mật theo yêu cầu → Chọn OK để xác nhận Nhập thông tin để thay đổi mật khẩu, Chọn OK để xác nhận TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 49 Lưu ý: Người dùng nên để mật chứa ký tự viết hoa, viết thường, số ký tự đặc biệt để tăng tính bảo mật Thiết bị USB Token cho phép người dùng nhập sai mật liên tiếp không 15 lần, số lần theo quy định USB Token tự động khóa người dùng không tiếp tục sử dụng USB Token Để mở khóa thiết bị sai thơng tin mật khẩu, người sử dụng cần liên hệ chuyển thiết bị Trung tâm Công nghệ Thông tin Truyền thông Điện Biên hỗ trợ thực mở khóa TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 50 Ký số điện tử phần mềm TD-Office 4.1 Cài đặt, cấu hình thơng tin ký số điện tử Cấu hình quản trị hệ thống Đăng nhập tài khoản quản trị sau vào phần Quản trị/Quản trị hệ thống /Thơng tin hệ thống tìm đến phần + Cấu hình văn đi: Sau lựa chọn phần “ Ký ” + Cấu hình HSCV: tìm đến lựa chọn “ Ký” Phân quyền cho người sử dụng có quyền ký số: Vào Quản trị/ Quản trị người sử dụng/ Người sử dụng tìm người cần phân quyền ký số Tìm đến lựa chọn “Quyền sử dụng ký số” tích chọn vào quyền → ấn Lưu TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 51 Cài đặt, cấu hình người dùng ký số Ngồi cài đặt thiết bị eToken hướng dẫn phần II.1 tài liệu cần cài đặt Phần mềm ký số TanDan-eSign Để chạy ứng dụng TanDan-eSign máy tính cần cài đặt ứng dụng tảng NET 4.0 Tải ứng dụng NET 4.0 theo địa chỉ: https://download.microsoft.com/download/9/5/A/95A9616B-7A37-4AF6BC36-D6EA96C8DAAE/dotNetFx40_Full_x86_x64.exe Để tải phần mềm cần truy cập vào TD-Office mở văn Chọn vào biểu tượng TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 52 Đồng ý yêu cầu tải ứng dụng hệ thống Giải nén tệp tải về, chạy files eSign-Setup.exe Cài đặt file hỗ trợ ký số hình dưới: TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 53 Để chạy chương trình ký số kích hoạt biểu tượng Sign documents eSign desktop TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 54 Tại giao diện ký số xuất Chọn biểu tượng TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 55 Chọn Mẫu ký Chọn Tab Mẫu chữ ký → Chữ ký Tùy chỉnh thông tin chữ ký theo yêu cầu chức ký số thực tế Trong người dùng lựa chọn tiêu chí sau: - Chỉ ký hình ảnh chữ ký, dấu - Chỉ ký thông tin người ký, chứng thư - Ký kết hợp hình ảnh thơng tin chứng thư - Khơng hiển thị hình ảnh thơng tin chứng thư TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 56 Cấu hình vị trí chữ ký Chọn Khi ký qua ứng dụng khác, định vị chữ ký lúc ký để xác định vị trí phù hợp tình hình thực tế Lưu ý: Hình ảnh ký số phải phù hợp theo quy định điều 12,13 Thông tư 01/2019/BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 24/01/2019 việc Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức Bên Tab Cấu hình hiệu chỉnh sau: TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 57 Bỏ chọn hai mục Chọn mục Chọn mục Tích Chọn mục Hướng dẫn sử dụng chữ ký, dấu điện tử 4.2.1 Lãnh đạo ký duyệt văn điện tử Mở văn cần ký duyệt TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 58 Chọn Ký văn ban hành Chọn người có thẩm quyền ký chứng thư số Điền mật (nếu hệ thống yêu cầu) Chọn chữ ký phù hợp với Loại văn TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG 59 Chọn Vị trí ký nhấp chuột ký chọn Xong để Xác nhận Văn tự động đổi định dạng PDF đính kèm thêm vào phần xử lý văn TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG 60 Ký Thơng tin người ký thao tác tương tự ký Hình ảnh 4.2.2 Văn thư chứng thư số ban hành văn a Chèn Số ký hiệu, Ngày tháng Để chèn Số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn Chọn văn cần điền số ký hiệu, ngày, tháng Chọn biểu tượng Ký văn Hệ thống yêu cầu lựa chọn tiêu chí ký, chọn tiêu chí phù hợp Đặt nội dung cần chèn vào vị trí quy định Lưu ý: Số ký hiệu hệ thống nhận giá trị tự đếm theo Sổ văn Ngày, tháng theo thời gian máy chủ b Chứng thư dấu quan Văn thư đơn vị kết nối thiết bị eToken vào máy tính Chọn văn cần Chứng thư Chọn Ký số văn Chọn dấu chứng thư phù hợp TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 61 Chọn vị trí đóng dấu phù hợp theo quy định Chọn "Xong" để thực Kết nhận TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG 62 ====HẾT=== TRUNG TÂM CNTT&TT - SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG