HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC(Tài liệu dành cho Chuyên viên)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MODULE QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC (Tài liệu dành cho Chuyên viên) Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc MỤC LỤC PHẦN I - GIỚI THIỆU .3 I GIỚI THIỆU CHUNG II GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH .4 Các phần hình làm việc Các nút tiện ích hay sử dụng Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu .6 PHẦN II – THÔNG TIN DANH MỤC PHẦN III – VĂN BẢN ĐẾN Xử lý văn đến Phối hợp xử lý 12 13 Tra cứu văn 13 Xem qui trình xử lý văn .15 PHẦN IV – XỬ LÝ CÔNG VIỆC 16 Tạo dự thảo 16 Tạo hồ sơ 18 Xử lý phiếu yêu cầu 20 Tra cứu .23 PHẦN V - VĂN BẢN ĐI 24 Cập nhật văn dự thảo duyệt 24 Văn liên quan 26 2.1 Văn xem để biết 26 2.2 Là người theo dõi hồi báo 27 Tra cứu văn 29 Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc PHẦN I - GIỚI THIỆU I GIỚI THIỆU CHUNG Module Quản lý văn Hồ sơ công việc xây dựng Lotus Domino 6.x Module Quản lý VB&HSCV xây dựng với mục đích phục vụ quản lý có hiệu quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin quan hành Các qui trình hoạt động quản lý thực thơng qua qui trình xử lý trao đổi thơng tin mạng Module QLVB&HSCV có nhiệm vụ hỗ trợ tồn diện cơng tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, chuyên viên quan quan đơn vị cấp thông qua việc quản lý theo dõi VB đến; xử lý VB, giải công việc thông qua HSCV lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên quan; trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với quan, tổ chức, cá nhân quan Tại quan, Module Quản lý VB&HSCV bao gồm chức sau:  Chức quản lý VB đi/đến, thực gửi nhận VB với quan, tổ chức, cá nhân bên ngồi thơng qua đường mạng  Chức tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn hồ sơ công việc quan thông qua mạng LAN  Chức giải theo dõi tiến độ giải công việc, vụ việc mạng thông qua HSCV  Chức theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực Lãnh đạo  Chức kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực Phịng/ Ban chun mơn  Chức hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ  Các chức tra cứu, khai thác thông tin  Chức thống kê in ấn báo cáo  Các chức quản trị hệ thống Module gồm bảy phần: Danh mục, Văn đến, Hồ sơ công việc, Văn dự thảo, Phiếu trình, Xử lý cơng việc, Văn Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Phạm vi sử dụng Module: Tất phịng, phận tham gia qui trình xử lý văn hồ sơ công việc tuỳ theo chức đối tượng, cụ thể: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo, Quản trị hệ thống II GIAO DIỆN CHUNG CỦA CHƯƠNG TRÌNH Tuỳ vào đối tượng truy nhập, chương trình ẩn số chức theo nhóm theo số quyền người quản trị cấp Người Quản trị tạo thêm bớt nhóm người sử dụng quyền sử dụng nhóm hay người dùng Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer 6.0 trở lên (IE 6.0) truy cập vào địa chỉ: http://[:]/ Trong đó: • Tên máy chủ: Là tên máy chủ cài đặt Hệ phần mềm • Cổng: Là cổng chạy dịch vụ http Domino • Tên chương trình: Là tên Hệ phần mềm TDOffice (Tên đặt cài đặt chương trình) Giao diện đăng nhập chương trình sau: Tại hộp thoại Đăng nhập hệ thống người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập mật cấp Các phần hình làm việc Dưới phần hình làm việc: Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ cơng việc Màn hình làm việc gồm ba phần chính: • (1): Danh mục chức • (2): Vùng hiển thị chức năng: Khi người sử dụng chọn lĩnh vực quản lý (quản lý Danh mục, quản lý Văn đến, quản lý Văn đi, Xử lý công việc) chức thuộc lĩnh vực liệt kê • (3): Vùng làm việc Các nút tiện ích hay sử dụng + Nút lệnh kê hình : Nháy chuột vào nút lệnh để trải rộng danh sách liệt + Nút lệnh hình : Nháy chuột vào nút lệnh để thu gọn danh sách liệt kê + Nút lệnh : Hiện thông tin liệt kê trang trước + Nút lệnh : Hiện thông tin liệt kê trang + Nút lệnh : Hiện thông tin trang + Nút lệnh : Hiện thông tin trang cuối + Chức : Gõ chuỗi ký tự cần tìm, sau nháy chuột vào nút để tìm tất văn thoả mãn điều kiện (Chức hiển thị phần Văn đến, Văn đi) Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc + Chức : Lọc văn theo thời điểm (Chức hiển thị phần Văn đến, Văn đi) + Nút lệnh: để kết thúc phiên làm việc Các phím gõ tắt trợ giúp nhập liệu Chương trình hỗ trợ nhiều phím tắt (thay dùng chuột di chuyển) để người sử dụng thao tác nhanh thuận tiện – Chức gõ tắt: Có thể chọn nút chức chuột kết hợp hai phím tắt: Alt + phím quy định tương ứng với nút chức (trong chương trình, phần tên nút chức năng, ký tự gạch chân sử dụng phím Alt kết hợp với phím ký tự đó) Ví dụ: Trong nút “Nhập mới”, ký tự N có phần gạch chân muốn dùng phím tắt để thực chức vào sổ, người sử dụng cần nhấn phím Alt phím ký tự N bàn phím – Chức chuyển qua ô nhập liệu: Tuỳ vào thói quen sử dụng người dùng đơn vị mà người Quản trị định nghĩa nút chức phần Quản trị hệ thống: Nếu người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang ô nhập liệu khác” “Các phím ngầm định”, người dùng nhập liệu, dùng phím mũi tên xuống phím Tab để chuyển xuống nhập liệu tiếp theo, dùng phím mũi tên lên hai phím Shift + Tab để chuyển ngược lại ô nhập liệu Tương tự, người Quản trị thiết đặt “Phím chuyển sang nhập liệu khác” “Phím Enter”, người dùng nhập liệu, dùng phím Enter để chuyển đến ô nhập liệu – Chức hiển thị cửa sổ lựa chọn Danh sách: Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Tương tự chức Chuyển qua nhập liệu, chức dùng phím tắt để hiển thị cửa sổ lựa chọn danh sách người Quản trị khai báo Thay người sử dụng dùng chuột nhấn vào để mở cửa sổ danh sách, người sử dụng nhấn phím Enter (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển sổ nhập liệu phím Enter) phím Ctrl (Nếu người Quản trị khai báo phím chuyển sổ nhập liệu phím Ctrl) Lưu ý: Khơng khai báo phím Enter đồng thời cho “Phím chuyển sang nhập liệu khác” “Phím hiển thị sổ lựa chọn Danh sách” – Chức Nhập lịch: Các ô nhập lịch, dùng chuột chọn vào biểu tượng ô lịch để chọn ngày tháng, ô nhập, người sử dụng nhập trực tiếp Nếu nhập ngày chương trình tự động cập nhật thêm tháng năm tại: Nếu nhập ngày/ tháng chương trình tự động cập nhật thêm năm Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ cơng việc PHẦN II – THƠNG TIN DANH MỤC Với vai trị Chun viên phần Danh mục hiển thị phần Tài liệu chương trình Phần mềm hỗ trợ để Chuyên viên xem tài liệu hướng dẫn sử dụng module chương trình tham khảo phần mềm hỗ trợ sử dụng chức chương trình Muốn xem chi tiết hướng dẫn module nào, người dùng nhấn vào link tương ứng module Để tải phần mềm hỗ trợ, người dùng nhấn vào link chọn Save File để lưu máy PHẦN III – VĂN BẢN ĐẾN “Quản lý Văn đến” thiết kế để quản lý văn đến quan; đơn vị Tổ chức lưu trữ văn nhận cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để xử lý; Trợ giúp việc nhập văn hỗ trợ việc phân xử lý văn theo thẩm quyền giải quyết; Giúp Lãnh đạo kiểm sốt, kiểm tra, theo dõi trình luân chuyển tiến độ xử lý văn bản; Các đơn vị nội bộ, phòng ban người sử dụng theo dõi cơng việc cụ thể Xử lý văn đến Bước 1: Sau đăng nhập, chọn Văn đến/ Văn chờ xử lý Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Tại giao diện danh sách Văn chờ xử lý, chỏ chuột vào tệp đính kèm đọc nội dung Bước 3: Chỏ chuột vào Số/ký hiệu văn cần xử lý Bước 4: Tại giao diện chi tiết văn bản, tích chọn nút Xử lý văn Trang / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 5: Chỏ chuột vào tên chuyên viên để xử lý văn Giao diện xử lý Trang 10 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Tại danh sách văn bản, cột “Người nhận” nơi hiển thị người nơi quản lý văn cuối Căn vào thơng tin này, người sử dụng biết văn xử lý đâu xử lý PHẦN IV – XỬ LÝ CƠNG VIỆC Quản lý tồn hồ sơ cơng việc phát sinh q trình xử lý văn đến, giải công việc, dự thảo văn bản, theo dõi hồi báo văn hay tập hợp văn liên quan đến vấn đề tổ chức Bao gồm chức năng: Tạo hồ sơ (Có thể tạo ba loại hồ sơ: Hồ sơ xử lý văn bản, Hồ sơ giải công việc, Hồ sơ văn liên quan); Tạo lập văn dự thảo; Tra cứu tìm kiếm hồ sơ; VB dự thảo đơn vị Tạo dự thảo Bước 1: Sau đăng nhập, chọn Hồ sơ CV/ Tạo VBDT Trang 16 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Nhập thông tin cho dự thảo: Loại văn bản, Lĩnh vực, Trích yếu, Người ký… Bước 3: Tại phần thơng tin dự thảo: Tại phần đính kèm tệp, chọn Browse chọn đến tệp văn lưu máy Sau nhấn nút Ghi lại để lưu Trang 17 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 4: Tại danh sách người nhận tiếp theo, nhấn vào nút mũi tên chọn tên lãnh đạo phịng duyệt Sau nhấn nút Chuyển xử lý Tạo hồ sơ Trong chức Tạo hồ sơ, có ba chức tạo mới: – Hồ sơ xử lý văn bản: Là hồ sơ tạo lập theo văn đến cần phải xử lý Trang 18 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc – Hồ sơ giải công việc: Là hồ sơ tạo lập xuất phát từ công việc quan, đơn vị, cần phải xử lý – Hồ sơ văn liên quan: Là hồ sơ tập hợp văn có liên quan Để tạo lập hồ sơ, người sử dụng thao tác theo bước sau: Bước 1: Tại danh mục chức Tạo hồ sơ, nháy chuột vào chức Hồ sơ xử lý văn bản, giao diện tạo lập hồ sơ xử lý văn hiển thị sau: Bước 2: Nháy chuột vào nút mũi tên chọn đến hồ sơ để chọn đến văn đến liên quan Bước 3: Tại giao diện này, người dùng nhập tiêu chí tìm kiếm vào trường tương ứng Sau nhấn nút Tìm kiếm Danh sách văn đến thỏa mãn hiển thị hình Người dùng đánh dấu chọn văn đến liên quan nhấn nút Gắn kèm Trang 19 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 4: Cập nhật thông tin quản lý cho hồ sơ nhấn nút chức Ghi lại (F8) để lưu thông tin vừa cập nhật bắt đầu quy trình xử lý hồ sơ vừa tạo : Sau lưu thông tin, giao diện hồ sơ chức hiển thị:  Văn dự thảo: Cho phép tạo lập Văn dự thảo hồ sơ Cách thực xem mục 1.Tạo dự thảo  Phiếu trình: Cho phép tạo lập phiếu trình trình xử lý cơng việc  Trao đổi góp ý: Cho phép tạo lập trao đổi góp ý với người dùng khác q trình xử lý cơng việc  Văn liên quan: Cho phép đưa văn liên quan vào hồ sơ  Văn phát hành: Hiển thị toàn văn dự thảo hoàn thành xử lý dạng Văn phát hành  Kết thúc hồ sơ: Cho phép kết thúc xử lý hồ sơ hoàn thành Ghi chú: Những trường thơng tin có gắn dấu đỏ thông tin bắt buộc phải nhập Nếu người sử dụng bỏ qua thơng tin này, chương trình hiển thị cảnh báo không cho phép lưu thông tin hồ sơ Xử lý phiếu yêu cầu Khi lãnh đạo giao việc phần mềm, chuyên viên thực bước sau để nhận xử lý công việc phần mềm Trang 20 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 1: Sau đăng nhập, Chọn Hồ sơ CV/ Phiếu yêu cầu chờ xử lý Bước 2: Tích vào tên Người xử lý để mở giao diện xử lý phiếu Bước 3: Chọn nút Xử lý Có hướng xử lý: Chuyển tiếp văn Xử lý văn + Trường hợp chuyển tiếp: Tích chọn Trang 21 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Nhập thông tin chuyển tiếp văn bản: Cách chọn Đơn vị/ Người xử lý: Nhấp chuột vào mũi tên màu đen chọn người theo danh sách phòng ban + Trường hợp xử lý: Tích chọn Xử lý phiếu yêu cầu cách tạo lập dự thảo (cách thực xem trình bày mục Tạo dự thảo) lập phiếu xử lý ghi tóm tắt q trình xử lý cơng việc Trang 22 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Với lựa chọn Lập phiếu xử lý: Tra cứu Cho phép chuyên viên tra cứu dự thảo, hồ sơ chuyên viên tạo có liên quan đến chuyên viên  Tra cứu VB dự thảo: Giao diện tra cứu  Tra cứu Hồ sơ Trang 23 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Giao diện tra cứu: PHẦN V - VĂN BẢN ĐI Đối với Chuyên viên, phần Văn đi, cho phép Cập nhật VB dự thảo duyệt; Văn liên quan/Văn xem để biết (Hiển thị toàn văn gửi tới chuyên viên để cập nhật nội dung); Văn liên quan/ Là người theo dõi hồi báo (Hiển thị toàn văn phát hành chuyên viên người theo dõi hồi báo), Tra cứu văn Cập nhật văn dự thảo duyệt Cập nhật văn dự thảo duyệt chức cho phép người dùng cập nhật văn dự thảo ký duyệt không làm việc chương trình Để cập nhật văn thuộc dạng này, người sử dụng thao tác sau: Bước 1: Nhấp chọn chức Cập nhật VB dự thảo duyệt danh mục Chức bên trái giao diện làm việc Trang 24 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 2: Nhấn nút chức Thêm để mở giao diện cập nhật văn dự thảo: Bước 3: Cập nhật thông tin VB dự thảo nơi nhận văn trường Văn nội (Các đơn vị nội bộ) Nơi nhận (Các đơn vị ngoài) Để chọn đơn vị nội bộ, nháy chuột vào liên kết Văn nội bộ: Ghi chú: Nơi nhận thao tác tương tự Văn nội Tại phần “File chứa nội dung toàn văn văn bản”, nháy chuột vào nút “Browse…” để tìm đến tệp văn dự thảo duyệt để gắn kèm Sau chọn tệp VB gắn kèm, nhấn vào biểu tượng lại thông tin vừa cập nhật (Hoặc nút chức Ghi lại(F8)) để ghi Muốn thay đổi tệp văn khác nhấn vào biểu tượng để xố văn gắn kèm văn khác bên cạnh tệp văn Trang 25 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 5: Nếu khơng gắn thêm tệp Văn bỏ qua bước này, chuyển đến bước Muốn gắn kèm thêm tệp văn bản, thao tác tương tự Hoặc muốn gắn liền lúc nhiều tệp văn bản, nháy chuột vào biểu tượng (bên cạnh nút Browse…) để hiển thị thêm trường gắn tệp văn Bước 6: Văn cập nhật xong, chuyên viên chuyển đến phận văn thư để vào sổ văn phát hành văn Chuyên viên nháy chuột vào nút chức “Chuyển văn thư ”, văn tự động chuển đến văn thư để cập nhật vào sổ phát hành văn Văn liên quan Hiển thị toàn văn gửi tới Chuyên viên xem để biết toàn văn chuyên viên người theo dõi hồi báo 2.1 Văn xem để biết Bước 1: Tại chức Văn liên quan, nháy chuột vào “Văn xem để biết” Các văn có người nhận văn bao gồm Chuyên viên hiển thị: Bước 2: Muốn xem chi tiết văn bản, nháy chuột vào văn tương ứng cần xem Bước 3: Đối với văn xem, chuyên viên đánh dấu chọn văn nhấn nút Đã xem phím tắt (Alt + 1) để xác nhận Các văn sau Trang 26 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc xác nhận xem không tồn danh sách văn cần xem Chuyên viên 2.2 Là người theo dõi hồi báo Bước 1: Nháy chuột vào chức “Là người theo dõi hồi báo”: Bước 2: Danh sách văn chuyên viên theo dõi hồi báo hiển thị, nháy chuột vào văn cần theo dõi, giao diện văn hiển thị: Trang 27 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Bước 3: Để cập nhật thông tin hồi báo, nháy chuột vào chức “Cập nhật trình HB”, giao diện cập nhật hồi báo hiển thị: Bước 4: Chọn quan hồi báo, tình trạng hồi báo nội dung hồi báo, sau nhấn nút chức “Ghi lại ” để lưu thông tin vừa cập nhật: Trang 28 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Tại giao diện người dùng nhấn nút chức Hiệu chỉnh để chỉnh sửa lại thông tin hồi báo Bước 5: Muốn xem trình theo dõi hồi báo, giao diện thông tin hồi báo, nháy chuột vào chức “Danh sách hồi báo” (hoặc giao diện chi tiết văn theo dõi HB nhấn chuột vào chức “Xem trình HB Bước 6: Để kết thúc theo dõi hồi báo, giao diện chi tiết văn theo dõi hồi báo, nháy chuột vào nút chức “ Kết thúc trình HB”tại mục Theo dõi hồi báo Tra cứu văn Cho phép người sử dụng tra cứu văn lưu trữ chương trình xếp theo tiêu thức: Sổ văn bản, người ký đơn vị soạn thảo Ngoài chức “Tra cứu theo tiêu thức” giúp người sử dụng tìm kiếm cách dễ dàng văn lưu trữ sở liệu – Để tìm kiếm văn bản, chọn mục “Tra cứu theo tiêu thức” bên trái, sau lựa chọn số tiêu thức để tìm kiếm Trang 29 / Hướng dẫn sử dụng hệ phần mềm TDOffice Module Quản lý văn hồ sơ công việc Cuối chọn nút “Chấp nhận” để xem kết tìm kiếm Trang 30 /