Ngoài việc nhập riêng lẻ từng quyển sách, NSD có thể đổ nhiều quyển sách vào một phiếu nhập thông qua file excel chuẩn bị sẵn.
Bước 1: NSD nhấp chọn phiếu nhập (1) (Ví dụ chọn phiếu số 17 như hình minh họa), chọn tiếp Import (2)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 29
Bước 2: NSD nhấp chọn Download file mẫu nhập sách(1), file mẫu được tải về máy tại vị trí(2)
File tải về có tên là phieu-nhap-sach.xls (2)
NSD nhấp trực tiếp vào file mẫu để mở lên, và có khung thông tin như sau:
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 30
Trở lại cửa sổ màn hình tại bước 2, NSD nhấp “chọn tệp” để lấy file vừa lưu.
Tùy thuộc vào số lượng sách trong file mà NSD có thể điều chỉnh số dòng bắt đầu và kết thúc.
Sau đó, nhấp chọn Import, thông tin ấn phẩm sẽ được hiển thị bên dưới
Sau khi chuyển dữ liệu vào hệ thống, NSD nhấp vào Lưu toàn bộ ấn phẩm vào phiếu nhập, và Trở về DM Phiếu nhập
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 31
PHẦN 5: HƯỚNG DẪN HỒI CỐ DỮ LIỆU SÁCH VÀO PHẦN MỀM Giải thích:
Hướng dẫn NSD nhập sách vào phần mềm bằng file excel đăng ký cá biệt có sẵn tại thư viện
Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ (1), chọn tiếp Hồi cố (2)
Bước 2: NSD nhấp (3) để hồi cố sách khác hoặc (4) để hồi cố SGK.
Nếu hồi cố sách khác (3), màn hình hiển thị 2 file mẫu sau:
Nếu hồi cố sách giáo khoa (4), màn hình hiển thị 2 file mẫu sau:
NSD nhấp Download file mẫu sổ ĐKCB và nhập dữ liệu.
Thông thường, file mẫu tải về sẽ được lưu tại thư mục download trong máy tính. NSD nhấp trực tiếp vào file để mở lên nhập dữ liệu.
File mẫu có dạng hoàn toàn giống với file excel sổ ĐKCB tại thư viện.
NSD tiến hành copy dữ liệu vào file excel mẫu tương ứng với các cột dữ liệu.
Một số lưu ý như sau:
Kể từ thời điểm nhập dữ liệu sách vào phần mềm là tính một lần kiểm kê. Dấu + là sách đã kiểm kê
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 32
Dấu 0 là sách đã mất tương ứng với các số đăng ký cá biệt mang số 0 Kiểm tra cột số thứ tự tên sách chính xác.
Sau khi nhập dữ liệu vào file hoàn chỉnh, NSD mở lại cửa sổ nhập liệu và tiến hành thiết lập các thông số như sau:
Bước 1: Chọn kho sách
Bước 2: Nhập dòng bắt đầu và dòng kết thúc Bước 3: Chọn tệp muốn đưa lên
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 33
Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên khung dưới, NSD nhấp tiếp bước 5: Nhấp chọn Lưu ấn phẩm vào phiếu. Hệ thống sẽ xử lý thông tin và trở về phiếu nhập.
Thông tin ấn phẩm nhập vào được xử lý hoàn tất như sau:
NSD trở lại phần mềm, nhấp chọn phiếu vừa chuyển dữ liệu vào, thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên dưới.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 34
PHẦN 6: HƯỚNG DẪN IN CÁC LOẠI NHÃN - PHÍCH Giải thích: In các loại nhãn phích cần thiết
Thao tác thực hiện: A. Hướng dẫn in nhãn
Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ (1), chọn In nhãn (2)
Bước 2: NSD nhập thông tin số phiếu muốn in tại khung (3) và nhấp tra cứu (4)
Lưu ý: NSD có thể nhấp vào biểu tượng “ ”để tra cứu số phiếu nếu muốn in theo kho. Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên khung dưới, NSD tick chọn ấn phẩm(1), và nhấp sang tab Danh sách nhãn gáy(2)
Như vậy, thông tin dãy số ĐKCB đã được nhận, NSD nhấp chọn dãy số muốn in(1), và chuyển vào bộ nhớ tạm(2). NSD chọn các nhãn cần thiết để in(3).
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 35
Mẫu M140
Mẫu M137
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 36
Mẫu dán gáy MHTG
B. Hướng dẫn in phích
Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp In nhãn(2)
Bước 2: NSD nhập số phiếu cần in tại khung(3), chọn kho ấn phẩm cần in(4) và nhấp tra cứu(5), thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị bên dưới
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 37
Lưu ý: Định dạng trang in
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 38
PHẦN 7: HƯỚNG DẪN TRA CỨU TÀI LIỆU Giải thích: Tra cứu tài liệu hiện có trong thư viện
Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Tài liệu hiện có(2) Bước 2: NSD nhập thông tin cần tìm tại các trường dữ liệu tại khung(3) Bước 3: Nhấp tra cứu(4), thông tin tài liệu sẽ hiển thị bên dưới
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 39
PHẦN 8: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD quản lý tài liệu điện tử
2. Thao tác thực hiện: A. Tạo bộ sưu tập
Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Bộ sưu tập(2) Bước 2: NSD nhấp chọn Thêm mới bộ sưu tập(3)
Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau, NSD nhập đầy đủ thông tin ở khung(1), sau đó nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)
Thông tin bộ sưu tập sẽ được hiển thị, NSD nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa(1) để chỉnh sửa thông tin, nhấp vào dấu Trừ(2) để xóa bộ sưu tập.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 40
B. Tạo phiếu và nhập chi tiết tài liệu điện tử
Bước 1: NSD nhấp chọn Nghiệp vụ(1), chọn tiếp Biên mục TL Điện tử(2) Bước 2: NSD nhấp vào Lập phiếu(2) để tạo phiếu mới
Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra như sau, NSD nhập đầy đủ thông tin tại khung(1), hoàn tất nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)
Thông tin phiếu nhập sẽ hiển thị như hình bên dưới.
Để chỉnh sửa thông tin phiếu, NSD nhấp chọn biểu tượng Chỉnh sửa(1), để xóa phiếu nhấp vào dấu Trừ(2), để thêm tài liệu vào phiếu nhấp vào biểu tượng Thêm(3)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 41
NSD nhấp trực tiếp 2 lần vào phiếu hoặc chọn Thêm để vào chie tiết phiếu nhập
NSD nhấp vàp Thêm mới để thêm tài liệu
Màn hình sẽ hiển thị ra như hình sau, NSD nhấp chọn bộ sưu tập(1), chọn nguồn(2), lập thông tin đầy đủ cho tài liệu tại khung(3)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 42
Sau khi nhập thông tin ấn phẩm hoàn tất, NSD nhấp chọn tệp(1) và lấy lên tài liệu file pdf, chọn tiếp Upload(2) và nhấp Lưu và thoát(3)
Tài liệu sau khi được tạo sẽ hiển thị như hình.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 43
PHẦN 9: HƯỚNG DẪN PHỤC VỤ BẠN ĐỌC 1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD ghi nhận lượt sử dụng thư viện hoặc ghi nhận lượt mượn tài liệu về nhà
2. Thao tác thực hiện:
A. Checkin (Ghi nhận lượt sử dụng thư viện)
Bước 1: NSD nhấp chọn Phục vụ(1), chọn tiếp Checkin(2)
Bước 2: NSD chọn đối tượng(3) và nhập mã thẻ bạn đọc vào khung(4) và nhấn Enter(5) Nếu NSD sử dụng máy quét mã vạch thì không cần nhấn Enter(5)
Thông tin bạn đọc sử dụng thư viện sẽ được ghi nhận ở khung(6)
B. Mượn Đọc tại chỗ
Bước 1: NSD nhấp chọn Phục vụ(1) chọn Đọc tại chỗ(2)
Bước 2: NSD nhấp chọn Đối tượng(3), nhập mã số bạn đọc(4), nhập số ĐKCB(5) và nhấn Enter(6)
Thông tin bạn đọc và ấn phẩm được mượn sẽ hiển thị bên dưới khung(7)
C. Mượn về nhà
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 44
Bước 2: NSD nhấp chọn đối tượng(3), nhập mã bạn đọc(4), nhập số ĐKCB(5) và nhấp Enter
Thông tin bạn đọc và ấn phẩm sẽ hiển thị ở khung(6)
Để giải quyết khi bạn đọc trả tài liệu, NSD nhập số thẻ(1) thông tin ấn phẩm mượn sẽ được hiển thị bên dưới. NSD nhấp Trả tài liệu(3) hoặc gia hạn tài liệu(4)
Lưu ý: NSD nhập số thẻ(1) và nhập số ĐKCB(2) hệ thống tự ghi nhận trả tài liệu không cần nhấp vào Trả TL(3) ở khung bên dưới.
NSD có thể nhấp 2 lần tại khung nhập mã bạn đọc(1) để mở lên danh sách Giáo viên hoặc danh sách Học sinh nếu trường hợp Bạn đọc quên mang theo thẻ.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 45
NSD có thể nhấp 2 lần tại khung nhập số ĐKCB để mở lên khung thông tin tra cứu tài liệu hiện có trong thư viện và chọn số ĐKCB quyển sách mà bạn đọc muốn mượn.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 46
PHẦN 10: HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ KHO TÀI LIỆU 10.1: Quản lý kho
1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD xem thông tin tổng quan về vốn tài liệu hiện có trong thư viện
2. Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Quản lý kho(2).
Thông tin tổng quan về số tài liệu có trong kho sẽ được hiển thị dạng biểu đồ ở khung(3)
Bước 2: NSD nhấp chọn kho sách. Ví dụ kho Sách tham khảo(1), thông tin tổng quan về tổng số bản sách, số lượng hiện tại trong kho, số lượng mượn, số lượng mất và số lượng thanh lý sẽ hiển thị ở khung(2).
Khung(3) hiển thị chi tiết số lượng tên sách, tổng số bản sách và số tiền cụ thể theo môn loại tổng quát.
10.2: Hướng dẫn quản lý hỏng, mất sách 1. Giải thích: 1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD lập phiếu báo hỏng hoặc mất sách trong quá trình công tác và quản lý thư viện
2. Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp QL Hỏng mất, đền(2) Bước 2: NSD chọn Lập phiếu(3)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 47
Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị ra, NSD nhập các thông tin cần thiết ở khung(1), sau khi hoàn tất nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)
Thông tin phiếu Hỏng mất sẽ được hiển thị bên dưới, NSD nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa(1) để chỉnh sửa thông tin phiếu, nhấp Thêm(2) để thêm chi tiết phiếu. Nhấp dấu trừ(3) để xóa phiếu.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 48
Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành nhập chi tiết các bản sách bị hỏng hoặc mất. Giao diện màn hình sẽ hiển thị như sau, NSD nhấp chọn ImportFile
Cửa sổ mới sẽ hiển thị lên, NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải về mẫu nhập. Thông thường file mẫu sẽ được tải về tại thư mục Download trong máy tính. Sau khi tải hoàn tất, NSD nhấp trực tiếp và file để mở lên(2)
Thông tin file mẫu như hình sau, NSD tiến hành xóa hết dữ liệu mẫu và nhập vào số ĐKCB bị hỏng hoặc mất.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 49
Kiểm tra dòng bắt đầu và dòng kết thúc. Ví dụ trong trường hợp này dòng bắt đầu là 2 và dòng kết thúc là 6
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 50
Mở lại cửa sổ phần mềm, NSD nhập dòng kết thúc là 6 vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) lấy lên file vừa nhập liệu, nhấp Import(3).
Thông tin ấn phẩm sẽ hiển thị ở khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) và Thoát(6) để trở về phần mềm.
Thông tin ấn phẩm báo hỏng mất sẽ hiển thị như sau:
Bước 4: Sau khi chuyển dữ liệu vào phiếu báo hỏng mất, NSD nhấp chọn hình Máy in để in chi tiết phiếu báo hỏng.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 51
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 52
10.3: Hướng dẫn lập phiếu thanh lý tài liệu 1. Giải thích: 1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD lập phiếu thanh lý ấn phẩm.
2. Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Kho tài liệu(1), chọn tiếp Thanh lý(2) Bước 2: NSD nhấp chọn Lập phiếu(3) để tạo 1 phiếu mới
Cửa sổ màn hình sẽ hiển thị lên, NSD nhập thông tin cần thiết vào khung(1), sau khi hoàn tất NSD nhấp Lưu(2) và đóng cửa sổ này lại(3)
Phiếu thanh lý sẽ hiển thị như hình sau, NSD nhấp Chỉnh sửa(1) để cập nhật thông tin phiếu. Nhấp Thêm(2) để nhập chi tiết phiếu Thanh lý, nhấp dấu Trừ(3) để xóa phiếu.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 53
Bước 3: NSD nhấp Thêm(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thanh lý vào phiếu. NSD nhấp Nạp dm sách chờ thanh lý(1) để nhận toàn bộ ấn phẩm báo hỏng mất chuyển vào phiếu thanh lý hiện tại
Nhấp Import file xuất(2) để tiến hành thêm thông tin ấn phẩm cần thành lý vào phiếu bằng file excel.
Khi nhấp vào Import file xuất(2), cửa sổ màn hình sẽ hiển thị như sau:
NSD nhấp Download file mẫu(1) để tải về file excel nhập liệu. Thông thường file mẫu sẽ được tải về trong thư mục Download trong máy tính.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 54
Thông tin phiếu nhập thanh lý sẽ hiển thị như hình sau, NSD nhập số ĐKCB cần thanh lý và ghi chú thanh lý nếu có.
Kiêm tra dòng bắt đầu và dòng kết thúc. Trường hợp này dòng bắt đầu là 2 và dòng kết thúc là 6
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 55
NSD mở lại cửa sổ hệ thống, nhập dòng kết thúc 6 vào khung(1), nhấp chọn tệp(2) để lấy lên file dữ liệu vừa nhập và nhấp Import(3).
Thông tin ấn phẩm thanh lý sẽ hiển thị ở khung(4), NSD nhấp Lưu vào phiếu(5) và Thoát về phần mềm(6)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 56
Để in chi tiết phiếu thanh lý, NSD nhấp chọn In phiếu.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 57
PHẦN 11: BÁO CÁO THỐNG KÊ 11.1: Hướng dẫn xuất sổ ĐKCB từng kho sách
1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD xem và xuất sổ ĐKCB theo từng kho sách.
2. Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKCB(2) Bước 2: NSD Chọn kho muốn xuất sổ(3) và nhấp Thực hiện(4)
Thông tin sổ ĐKCB sẽ được tổng hợp. NSD nhấp Xem sổ(5) để xem trực tiếp trên trình duyệt. Hoặc nhấp Xuất file word(6) hoặc xuất file excel(7) về máy.
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 58
Sổ đăng ĐKCB khi xuất về file word(6):
Sổ ĐKCB khi xuất về file excel(7)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 59
11.2: Hướng dẫn xuất sổ tổng quát 1. Giải thích: 1. Giải thích:
Hướng dẫn NSD xuất sổ đăng ký tổng quát
2. Thao tác thực hiện:
Bước 1: NSD nhấp chọn Thống kê(1), chọn tiếp Sổ ĐKTQ(2) Bước 2: NSD nhấp chọn phần muốn xuất(3), chọn Thực hiện(4)
Kết quả tổng hợp sẽ được hiển thị bên dưới, NSD nhấp Xem sổ(5) để xem trực tiếp bằng trình duyệt, hoặc chọn xuất về file word(6) hoặc file excel(7).
Phần nhập tăng được xem từ trình duyệt(5) nhu hình sau:
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 60
Phần xuất được xem từ trình duyệt(5)
Cty TNHH Điện toán Thái Minh 07106529049 Website: http://dientoanthaiminh.com.vn Trang 61