TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS(Dành cho Chuyên viên)

SỞ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG TPHCM *** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN eDMS (Dành cho Chuyên viên) SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM TP.HCM, 2010 Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM MỤC LỤC 1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS 1.2.TRANG CHỦ 1.2.1.Thanh Nhắc việc 1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn 1.3.VĂN BẢN ĐẾN 1.3.1.Sổ văn đến 1.3.2.Nhập bút phê 11 1.3.3.Báo cáo 12 1.3.4.Thống kê 13 1.3.5.Tra cứu 13 1.4.VĂN BẢN ĐI 14 1.4.1.Sổ văn cá nhân 14 1.4.2.Soạn văn cá nhân 19 1.4.3.Xem xét 20 1.4.4.Báo cáo 20 1.4.5.Tra cứu 20 1.4.6.Phân quyền 20 1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ 20 1.5.1.Sổ văn nội 20 1.5.2.Soạn văn nội 22 1.5.3.Trả lời 22 1.5.4 Báo cáo 23 1.5.5.Tra cứu 23 1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC 23 Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM 1.6.1.Danh mục hồ sơ công việc 23 1.6.2.Lập hồ sơ công việc 26 1.6.3.Báo cáo 26 1.7.BIỂU MẪU 26 27 1.1.ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG eDMS - Mở trình duyệt web Internet Explorer - Gõ vào địa (Address) địa trang web: http:///edms Ví dụ: http://10.188.148.3/edms (tùy theo đơn vị khác nhau) - Gõ tên truy cập mật (do phòng tin học cấp)  nhấn phím Enter nút “Đăng nhập” 1.2.TRANG CHỦ 1.2.1.Thanh Nhắc việc  Văn đến Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Chờ giải quyết: Văn nơi khác gởi đến chờ xử lý - Quá hạn: Văn chưa giải hết hạn xử lý – theo hạn xử lý văn (Hạn tuỳ theo nội quan quy định)  Văn - Chờ phát hành: Những văn gửi đến chờ văn thư cho số phát hành - Đang xem xét: Những văn người khác gửi đến cho bạn chờ bạn cho ý kiến - Đã trả lời: Những văn gửi xem xét, cho ý kiến trả lời  Văn nội - Chờ trả lời: Những văn nội phòng ban gởi đến chờ bạn trả lời  Hồ sơ công việc - Chưa hồn tất: Những hồ sơ cơng việc chưa hồn tất 1.2.2.Tổng hợp tình hình xử lý văn Để biết tình hình xử lý văn mình, bạn xem mục “Tổng hợp tình hình xử lý văn bản” Trang chủ Chọn thông tin cần tổng hợp theo chuyên viên hay phòng ban, loại văn , khoảng thời gian Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM 1.3.VĂN BẢN ĐẾN 1.3.1.Sổ văn đến  Xử lý văn đến - Trên menu, chọn “Văn đến”  “Sổ văn đến”, hình danh sách văn đến hiển thị - Để xử lý văn bản, trước hết bạn phải tiếp nhận văn bản, check chọn văn cần xử lý nhấn nút “Tiếp nhận” - Tiếp theo, bạn nhấn chuột vào Số văn văn cần xem (ví dụ 5/CVDEN-VP) để xem thơng tin chi tiết văn Màn hình thơng tin chi tiết văn hiển thị, click chuột vào “File toàn văn” để xem nội dung văn Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Sau xem nội dung xong, tùy vào tính chất cơng việc bạn mà bạn thực thao tác tiếp theo:  Xử lý văn o Để xử lý văn bản, bạn click vào nút lệnh có biểu tượng cột “Xử lý” o Màn hình “Báo cáo kết xử lý” hiển thị  Nhập nội dung xử lý văn vào mục “Nội dung báo cáo”  Nếu cần đính kèm văn nhấp vào mục tài liệu đính kèm (phần hướng dẫn đính kèm hướng dẫn trên) Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM  Nếu bạn người cuối xử lý văn đến chọn mục tình trạng xử lý “Đã hồn tất” Nếu có phận khác xử lý chọn “Đang xử lý”  Nếu văn cần yêu cầu bạn phải soạn thảo văn khác để trả lời: bạn nhấn vào nút lệnh “Xử lý”  nhấn nút lệnh “Soạn VB trả lời” (xem tiếp mục Soạn văn phần tiếp theo)  Nếu muốn lưu văn vào Hồ sơ cơng việc chọn nút “Lưu vào HS_CV” hình lưu hồ sơ cơng việc lên (Check chọn vào “Chọn” sau nhấn nút chấp nhận Chương trình tự động trả hình trước đó)  Sau nhấn nút “Lưu” - Khi văn xử lý hoàn tất, muốn xem văn xử lý nhấn chọn “Đã xử lý”  Chuyển văn đến người khác xử lý - Sau thêm nhận văn đến qua hệ thống, văn thư chuyển văn cho lãnh đạo, chuyên viên hay phịng ban có thẩm quyền giải quyết, để chuyển văn đến người này, bạn thực sau o Trên hình “Danh sách văn đến”  mục “Chưa xử lý”, bạn muốn chuyển văn click vào biểu tượng Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên dòng văn SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM (hoặc check vào cột “Chuyển” nhấn nút lệnh ) o Màn hình “Chuyển xử lý” hiển thị, bạn thực thao tác hình Lưu ý: Tùy vào đối tượng bạn cần chuyển văn mà bạn chọn tab thích hợp luồng, phịng ban, người sử dụng, đơn vị trực thuộc o : Chuyển văn đến lãnh đạo chuyên viên phòng bạn o : Chuyển văn đến phòng ban khác, mặc định hệ Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM thống chuyển đến người quyền nhận văn phịng Phịng ban khơng có người nhận hệ thống báo “Có phịng ban chọn khơng có tên người nhận Vui lịng chọn người để gởi” o : sử dụng bạn thường xuyên gửi cho nhóm người Nếu muốn gửi văn theo luồng trước chuyển cần tạo luồng trước  Cách tạo luồng - Click vào nút - (Luồng cách ghi nhớ cách chuyển văn từ máy đến máy cán hay phịng ban khác, luồng có lợi lần sau muốn chuyển văn đến đơn vị phận cần chọn luồng gởi tới không cần tạo lại Nguyên tắc luồng gần giống danh bạ điện thoại cần cần tìm danh sách khơng cần nhớ số điện thoại) - Click vào nút - Thực thao tác hình Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 10 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Kết thúc chức báo cáo 1.3.4.Thống kê - Trên menu chọn “Văn đến”  chọn chức “Thống kê” - Màn hình “Thống kê” xuất hiện, chọn thơng tin cần thống kê - Nhấn nút ? (Có nhiều loại thống kê khác nhau, thử chọn loại thống kê khác từ bước (1) để thấy kết thực tế) 1.3.5.Tra cứu - Trên menu, chọn “Văn đến”  chọn chức “Tra cứu” - Màn hình Tra cứu văn đến hiển thị, nhập thơng tin văn cần tìm, sau nhấn nút Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 13 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Click vào số đến theo sổ văn để xem thông tin chi tiết văn đến 1.4.VĂN BẢN ĐI 1.4.1.Sổ văn cá nhân Mục đích chức dùng để cập nhật, lưu trữ xử lý văn cá nhân bạn tạo  Soạn văn - Trên menu, chọn “Văn đi”  chọn chức “Sổ văn cá nhân” – (Đây sổ ghi nhận văn do cá nhân bạn tạo ra, trình duyệt hay gởi phát hành) - Nhấn vào nút Hoặc chọn chức “Soạn văn cá nhân” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 14 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Nhập thông tin văn (những mục có dấu (*) mục bắt buộc phải nhập) (*) Nơi nhận quan, đơn vị nhận văn sau văn phát hành, bạn đừng nhầm lẫn với người mà bạn chuyển văn để trình xem xét Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 15 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM o Click vào đế đính kèm file văn soạn – Cách chọn File đính kèm hướng dẫn chức “nhập văn đến” o Check vào ô  chọn nơi nhận có danh sách (Nếu thiếu thơng báo cho phòng tin học bổ sung thêm vào hệ thống) - Nhấn nút “Lưu” Lúc văn lưu vào hệ thống Trở hình “Danh sách văn đi”, bạn thấy văn bạn vừa tạo hiển thị mục “Khởi thảo”  Sửa, xóa văn Bạn sửa xóa văn (nếu cần) nút lệnh Sửa , Xóa hình  Chuyển văn đến người khác Để chuyển văn lên lãnh đạo người khác cho ý kiến, bạn thực sau: - Click vào biểu tượng cột “Luân chuyển” văn muốn trình cấp xem xét Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 16 SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TPHCM - Màn hình Chuyển xử lý xuất hiện, nhập nội dung ý kiến chọn người mà bạn muốn chuyển văn đến (theo thứ tự hình dưới) - Kết thúc việc chuyển văn Và bạn thấy văn bạn lúc đầu hiển thị mục “Khởi thảo” chuyển qua mục “Trình xem xét” Nghĩa lúc văn chuyển qua người mà bạn chọn Việc lại bạn đợi bút phê lãnh đạo (xem mục Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 17 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM tiếp theo)  Xem bút phê người khác - Màn hình Danh sách văn hiển thị hình Lưu ý văn bút phê, trả lời cột “Trả lời” có biểu tượng Ví dụ hình bên dưới, văn thứ trả lời - Tiếp theo, để xem nội dung bút phê lãnh đạo, bạn click vào “Số kí hiệu” văn (màu đỏ) Ví dụ hình trên, văn thứ có số kí hiệu “CVDI10080000072” - Màn hình thơng tin chi tiết văn hiển thị hình Để xem nội dung bút phê lãnh đạo, bạn click chuột vào tên lãnh đạo người mà bạn muốn xem bút phê mục “Quy trình cơng văn đi” (bên trái hình) Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 18 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM Click vào Nội dung bút phê File đính kèm (file ký chỉnh sửa, bổ sung) Lưu ý: Nếu lãnh đạo duyệt ký vào văn bản, lãnh đạo đính kèm file gởi cho bạn Lúc bạn download file ký vào chức “Sửa” để thay file toàn văn mà lúc đầu bạn soạn thảo 1.4.2.Soạn văn cá nhân Chức tương tự chức thêm phần sổ văn cá nhân Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 19 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM 1.4.3.Xem xét Chức để quản lý văn người khác gởi cho bạn - Vào menu Văn  Xem xét - Click “Tiếp nhận” để tiếp nhận văn - Xem nội dung văn thực thao tác tương tự xử lý văn đến 1.4.4.Báo cáo Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn 1.4.5.Tra cứu Tương tự mục văn đến tra cứu thông tin cho văn 1.4.6.Phân quyền Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn 1.5.VĂN BẢN NỘI BỘ 1.5.1.Sổ văn nội Văn nội văn lưu hành nội phòng ban, đơn vị Màn hình sổ văn nội gọi mặc định bạn vào mục văn nội nên hình Sổ văn nội hình văn nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 20 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM  Thao tác soạn văn nội - Trên menu chọn “Văn nội bộ”  chọn chức “Soạn văn nội bộ” - Màn hình “Soạn văn nội bộ” hiển thị hình dưới, bạn nhập thơng tin văn (tương tự soạn văn đi) Lưu chuyển người - Chuyển văn Chỉ lưu trữ hệ thống Tiếp theo, để lưu văn vào hệ thống bạn lưu ý: o Nếu văn để lưu trữ hệ thống khơng chuyển cho người khác bạn nhấn vào nút để lưu văn Lúc văn lưu hệ thống hiển thị mục “Lưu trữ” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 21 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM o Nếu muốn lưu gửi văn đến người khác bạn nhấn chọn nút Tiếp theo, nhấn vào nút để chuyển văn đến người khác  Chuyển văn nội đến lãnh đạo, chuyên viên hay phòng ban khác Thực thao tác chuyển tương tự chuyển văn 1.5.2.Soạn văn nội Chức tương tự nút Thêm văn nội 1.5.3.Trả lời Khi lãnh đạo, chuyên viên gởi văn nội cho bạn, bạn vào chức “Trả lời” để xem xử lý - Trên menu chọn “Văn nội bộ”  chọn chức “Trả lời” Hoặc click vào “Trang chủ”  “Nhắc việc”  “Văn nội bộ”  “Chờ trả lời” - Màn hình “Xem xét văn nội bộ” hiển thị hình - Nhấn vào hình có mũi tên đỏ cột T/N trước văn nội muốn xem để tiếp nhận văn - Nhấn vào hình cột toàn văn để xem nội dung văn - Nhấn vào hình bút chì cột “Xử lý” để xử lý văn nội Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 22 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM - Nhập nội dung trả lời vào ô “Nội dung trả lời” - Nhấn vào “Tài liệu đính kèm” để gởi kèm File văn (Thao tác gởi kèm File hướng dẫn phần trên) - Nhấn vào hình tam giác màu đen xuống “Tình trạng”, chọn tình trạng văn – “Đã hoàn tất” “Đang xử lý” - Nhấn vào nút “Lưu” để lưu vào hệ thống - Nhấn vào nút “Trở về” - Kết thúc thao tác xử lý văn nội 1.5.4 Báo cáo Tương tự mục văn đến lập báo cáo cho văn nội 1.5.5.Tra cứu Tương tự mục văn đến tra cứu thông tin cho văn nội 1.6.HỒ SƠ CÔNG VIỆC Hồ sơ cơng việc có chức bìa chứa hồ sơ, dùng để phân loại lưu văn vào 1.6.1.Danh mục hồ sơ cơng việc - Trên menu, nhấn chọn “Hồ sơ công việc” - Nhấn chọn “Lập hồ sơ mới” (trong menu bên trái) Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 23 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM o Nhậpcác thông tin hồ sơ nhấn nút “Lưu” để lưu hồ sơ công việc o Nhấn vào nút “Trở về” để kết thúc - Chỉnh sửa, xoá hồ sơ công việc o Nếu muốn sửa đổi thông tin hồ sơ nhấn vào hình bút chì cột “Sửa” Sau chỉnh sửa xong nhấn chọn nút “Cập nhật” o Nếu muốn xóa hồ sơ cơng việc, click vào “X” cột “Xóa” - Thu thập văn vào hồ sơ: o Click vào biểu tượng cột “Chỉnh lý” Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 24 SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TPHCM o Check chọn loại văn cần bổ sung vào hồ sơ “Văn đến” hay “Văn đi” hay “Văn khác” o Nếu muốn thêm văn vào hồ sơ cơng việc click vào o Màn hình danh sách văn hiển thị, bạn check chọn văn muốn bổ sung vào hồ sơ nhấn nút nút Sau chọn xong, bạn nhấn Tài liệu hướng dẫn sử dụng eDMS – Dành cho Chuyên viên 25