TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÀNH CHO: LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ Hà Nội - 2014 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 MỤC LỤC Giới thiệu 1.1 Mục đích 1.2 Giới thiệu tổng quan hệ thống 1.2.1 1.2.2 Đăng nhập vào hệ thống Giao diện Trang chủ Các chức hệ thống 2.1 Xem thông tin Hồ sơ chờ xử lý 2.1.1 Xem danh sách hồ sơ chờ xử lý .5 2.1.2 Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý 2.1.2.1 Yêu cầu thụ lý lại hồ sơ .7 2.1.2.2 Ký duyệt hồ sơ 10 2.1.2.3 Duyệt yêu cầu bổ sung hồ sơ .12 2.1.2.4 Nhật ký xử lý .14 2.2 Xem thông tin hồ sơ chuyển xử lý 19 2.3 Xem thông tin Hồ sơ yêu cầu bổ sung 20 2.3.1 2.3.2 2.3.3 Xem danh sách hồ sơ yêu cầu bổ sung 20 Xem chi tiết hồ sơ yêu cầu bổ sung .21 Hủy hồ sơ .22 2.4 Xem thông tin Hồ sơ chờ trả kết 24 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Xem danh sách hồ sơ chờ trả kết 24 Xem chi tiết hồ sơ chờ trả kết 24 Hủy hồ sơ .25 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 Xem thông tin Hồ sơ trả kết 27 Xem thông tin Hồ sơ hạn .28 Xem thông tin Hồ sơ bị hủy 30 Xem thông tin hồ sơ Kho hồ sơ 32 Chức Tìm kiếm nâng cao .33 Chức Tạo Báo cáo thống kê 35 2.10.1 Chức Thống kê 35 2.10.1.1 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo tháng 35 2.10.1.2 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Quý 37 2.10.1.3 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Năm 40 2.10.1.4 Thống kê chi tiết tình trạng xử lý hồ sơ .42 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Giới thiệu 1.1 Mục đích Trong năm gần với phát triển vũ bão, Cơng nghệ thơng tin đóng vai trò ngày quan trọng sống hàng ngày người, làm biến đổi sâu sắc cách thức làm việc, giải trí Cơng nghệ thơng tin có tác động sâu sắc đến hoạt động quan nhà nước Điều cho phép áp dụng thành tựu to lớn Công nghệ thông tin vào việc giải thủ tục hành quan hành nhà nước Chính số quan máy hành nhà nước ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào việc giải thủ tục hành Phần mềm “Một cửa điện tử” đời dựa việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào việc giải thủ tục hành theo chế cửa quan nhà nước nhằm giúp trình giải công việc đơn giản hơn, rút ngắn thời gian xử lý công việc Phần mềm “Một cửa điện tử” giúp cho: - Quy trình giải thủ tục hành trở nên đơn giản, gọn nhẹ, giúp cán chuyên môn giảm bớt áp lực làm việc - Thơng tin thủ tục hành công bố công khai, minh bạch giúp công dân chủ động việc tra cứu thông tin, tra cứu kết thụ lý hồ sơ - Giúp lãnh đạo theo dõi tình trạng giải hồ sơ cách dễ dàng kịp thời đưa biện pháp quản lý, đạo, điều hành - Hỗ trợ cán công chức thực tác nghiệp trình tiếp nhận - thụ lý trả kết việc giải thủ tục hành - Tra cứu, tìm kiếm thơng tin hồ sơ nhanh chóng xác - Giúp q trình tạo báo cáo nhanh hơn, đơn giản - Đồng thời thông qua phần mềm “Một cửa điện tử” cán cơng chức tra cứu, tìm kiếm thơng tin thủ tục hành nhanh Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 1.2 Giới thiệu tổng quan hệ thống 1.2.1 Đăng nhập vào hệ thống Chức cho phép người dùng đăng nhập vào ứng dụng Để đăng nhập vào ứng dụng, người dùng thao tác sau: Thao tác: Nhập Tên đăng nhập Mật Click Đăng nhập để hoàn tất 1.2.2 Giao diện Trang chủ Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Mô tả: Thống kế số lượng hồ sơ tương ứng với trạng thái hồ sơ bên menu bên trái Trạng thái hồ sơ bao gồm: Hồ sơ tiếp nhận, Hồ sơ chuyển xử lý, Hồ sơ yêu cầu bổ sung, Hồ sơ chờ trả kết quả, Hồ sơ trả kết quả, Hồ sơ hạn xử lý, Hồ sơ bị hủy Ghi chú: Riêng hai loại hồ sơ: Hồ sơ hạn xử lý: liệt kê hồ sơ hết thời gian xử lý hồ sơ theo phiếu hẹn trả kết cho Tổ chức/Công dân Hồ sơ bị hủy: liệt kê hồ sơ Lãnh đạo đơn vị hủy Tổ chức/Công dân đến hẹn bổ sung hồ sơ mà không tới bổ sung tới hạn trả kết mà Tổ chức/Công dân không tới nhận kết thụ lý hồ sơ Lãnh đạo đơn vị phép hủy hồ sơ Các Module tiện ích:  Kho hồ sơ  Báo cáo thống kê  Danh mục TTHC  Tìm kiếm nâng cao Các chức hệ thống 2.1 Xem thông tin Hồ sơ chờ xử lý Trạng thái Hồ sơ chờ xử lý hồ sơ tác nhân (Cán cửa, Lãnh đạo phòng, Chuyên viên thụ lý) chuyển xử lý cho Lãnh đạo đơn vị Khi có hồ sơ tới hệ thống hiển thị thông báo màu đỏ thống kê số lượng hồ sơ 2.1.1 Xem danh sách hồ sơ chờ xử lý Để xem danh sách hồ sơ chờ xử lý người dùng thao tác sau: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn trạng thái Hồ sơ chờ xử lý danh mục Trạng thái hồ sơ Khi hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ chờ xử lý: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 2.1.2 Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý Trên form xem Danh sách hồ sơ chờ xử lý người dùng click chọn hồ sơ bất kỳ: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Khi hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý: 2.1.2.1 Yêu cầu thụ lý lại hồ sơ Để yêu cầu thụ lý lại hồ sơ người dùng thực sau: Bước 1: Trên form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý chọn Xử lý hồ sơ Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Khi hệ thống hiển thị giao diện form Xử lý hồ sơ: Bước 2: Trong form Xử lý hồ sơ:  Chọn Người nhận hồ sơ  Nhập thông tin mục “Ý kiến xử lý” Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746  Tải file đính kèm mục Tài liệu hồ sơ Bước 3: Chọn Chuyển xử lý hồ sơ Ghi chú: Lãnh đạo đơn vị Yêu cầu thụ lý lại hồ sơ cách chọn nút Trả lại form xem chi tiết Hồ sơ chờ xử lý Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Khi hệ thống chuyển xử lý mặc định tới tác nhân gửi hồ sơ cho người dùng 2.1.2.2 Ký duyệt hồ sơ Chức cho phép Lãnh đạo đơn vị Ký duyệt hồ sơ Để ký duyệt hồ sơ, người dùng thao tác sau: Bước 1: Trong form Xem chi tiết hồ sơ chờ xử lý người dùng chọn Ký duyệt hồ sơ Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 10 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Ghi chú: Khi click để xem chi tiết hồ sơ mục này, tùy vào trạng thái hồ sơ, hiển thị chức theo trạng thái 2.7 Xem thơng tin Hồ sơ bị hủy Đối với hồ sơ đến hẹn bổ sung hồ sơ mà không tới bổ sung tới hạn trả kết mà Tổ chức/Công dân không tới nhận kết thụ lý hồ sơ Lãnh đạo đơn vị phép hủy hồ sơ Để xem thông tin hồ sơ bị hủy người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn Hồ sơ bị hủy danh mục Trạng thái hồ sơ Khi hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ bị hủy: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 30 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Bước 2: Người dùng nhấn chọn hồ sơ danh sách bị hủy: Khi hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ bị hủy: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 31 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 2.8 Xem thông tin hồ sơ Kho hồ sơ Kho hồ sơ lưu trữ tất hồ sơ mà người dùng xử lý Để xem thông tin hồ sơ Kho hồ sơ người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn danh mục Kho hồ sơ Khi hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 32 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Bước 2: Người dùng nhấn chọn hồ sơ danh sách hồ sơ: Khi hệ thống hiển thị giao diện form Xem chi tiết hồ sơ trả kết (tùy vào trạng thái hồ sơ, hiển thị chức theo trạng thái đó) 2.9 Chức Tìm kiếm nâng cao Chức cho phép người dùng tiến hành tìm kiếm thơng tin hồ sơ Để Tìm kiếm thơng tin hồ sơ người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn chức Tìm kiếm nâng cao Khi hệ thống hiển thị giao diện chức Tìm kiếm nâng cao sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 33 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Bước 2: Chọn tiêu chí tìm kiếm Bước 3: Chọn Tìm kiếm, hệ thống hiển thị kết tìm kiếm tương ứng với tiêu chí người dùng tìm kiếm Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 34 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 2.10 Chức Tạo Báo cáo thống kê 2.10.1 Chức Thống kê Chức Thống kê cho phép người dùng thống kê số lượng hồ sơ theo tháng, theo quý theo năm 2.10.1.1 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo tháng Để Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Tháng người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn chức Thống kê Khi hệ thống hiển thị giao diện chức Thống kê sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 35 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Bước 2: Chọn tiêu chí thống kê Bước 3: Chọn Thống kê, hệ thống hiển thị kết thống kê tương ứng với tiêu chí người dùng chọn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 36 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 2.10.1.2 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Quý Để Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Quý người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn chức Thống kê Khi hệ thống hiển thị giao diện chức Thống kê sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 37 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Bước 2: Chọn tiêu chí Thống kê Bước 3: Chọn Thống kê, hệ thống hiển thị kết thống kê tương ứng với tiêu chí người dùng chọn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 38 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 39 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 2.10.1.3 Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Năm Để Thống kê tổng hợp hồ sơ theo Năm người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn chức Thống kê Khi hệ thống hiển thị giao diện chức Thống kê sau: Bước 2: Chọn tiêu chí Thống kê Bước 3: Chọn Thống kê, hệ thống hiển thị kết thống kê tương ứng với tiêu chí người dùng chọn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 40 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 41 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 2.10.1.4 Thống kê chi tiết tình trạng xử lý hồ sơ Để Thống kê chi tiết tình trạng xử lý hồ sơ theo Tháng người dùng thao tác sau: Bước 1: Từ giao diện hình hệ thống người dùng nhấn chọn chức Thống kê Khi hệ thống hiển thị giao diện chức Thống kê sau: Bước 2: Chọn Thống kê chi tiết, hệ thống hiển thị giao diện sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 42 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Bước 3: Chọn tiêu chí thống kê Bước 4: Chọn Thống kê, hệ thống hiển thị kết thống kê tương ứng với tiêu chí người dùng chọn Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 43 CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRẦN ĐỨC Trụ sở : Số 34/16 Hoàng Cầu – Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: (84) 04.7366747; Fax: (84) 04.7366746 Trên form hiển thị kết thống kê, người dùng In báo cáo Xuất file báo cáo định dạng: word, excel pdf Đối với Thống kê chi tiết người dùng thống kê theo Tháng, theo Quý theo Năm Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm “Một cửa điện tử” 44